Как в 1с сохранить отчет в pdf

Обновлено: 07.07.2024

Благодаря удобству и информационной надежности 1С огромное количество пользователей используют решения для автоматизации и обработки бизнес-процессов на любых фирмах. Но, все же, зачастую возникает необходимость выгрузки информации из 1С в другие программы и файлы. Данный материал раскрывает понятие выгрузки и показывает, как проводится данный процесс и потенциальные сложности при его проведении. Сразу хотим отметить, если у вас возникнет необходимость задать вопрос по 1С, вы можете это сделать по телефону или через заявку на сайте, по которой с вами свяжутся в ближайшее время.

Какие данные можно выгружать из 1С

В 1С любой конфигурации доступна выгрузка следующей информации:

Печатные формы;
Отчеты;
Таблицы и списки.

Форматы для выгрузки поддерживаются следующие:

Microsoft Excel;
Microsoft Word;
PDF;
Выгрузка в CSV;
HTML и другие.

Процесс выгрузки печатных форм и отчетов

Сохранение в требуемом формате можно сделать для любой печатной формы или отчета в 1С. Открываем форму или отчет и выбираем в Главном меню Файл – Сохранить как.

Затем мы увидим окно сохранения документа, где нужно присвоить имя и тип файла.

Потенциальные сложности во время выгрузки

Опция «Сохранить как» не всегда может функционировать.

Объясняется это неактивизированной печатной формой или отчетом в настоящий момент. Кликаем мышкой в любом месте и печатная форма становится активной для сохранения.

Можно увидеть, что опция «Сохранить как» уже доступна. Напомним, по любым вопросам касаемо выгрузки и не только вы можете обращаться к нашим консультантам по сопровождению 1С 8.3.

Особенности выгрузки в Excel

Чаще всего требуется произвести выгрузку в табличном формате Excel. Для сохранения данных указываем тип Лист Excel2007 -…(*.xlsx), реже используется старый формат Лист Excel (*.xls):

Выгрузка из 1С в другие форматы (PDF, Word, CSV и др) проводится таким же образом.

Как выгружать произвольные таблицы из 1С

Давайте рассмотрим возможность выгрузки любых данных в случае наличия на это прав.

Используя штатный механизм в 1С, позволяющий выгружать любые списки (к примеру, список документов или элементы справочника), пользователь может получать комплексные данные удобным способом. Так, в командной панели любого списка выбираем группу «Еще» и затем команду «Вывести список»:

После этого нужно определить требуемые колонки и нажать кнопку ОК:

Мы получим данные в виде специального табличного документа, имеющего аналогичный вид, как и у всех отчетов в 1С. Выгрузка проводится также с помощью опции Файл – Сохранить как:

Выгрузка невидимых в перечне данных

Часто пользователи сталкиваются с необходимостью добавить в список колонки, присутствующие в документе, но отсутствующие по каким-то причинам в текущем перечне. Например, в перечне «Клиенты» отсутствует поле «Телефон», которое видно только в дополнительной панели с правой стороны.

Для возможности выгрузить телефон из 1С необходимо эти данные сначала внести в список. Нажимаем «Еще – Изменить форму». Из перечня колонок выбираем нужную нам. Стоит отметить, что почти во всех конфигурациях программы имеется поле «Ссылка». При переходе на это поле и нажав кнопку «Добавить поля» нам отобразятся все доступные поля этого справочника. Тут мы и делаем выбор поля «Телефон» и присваиваем ему галочку использования.

После проведения этих этапов база данных клиентов с телефонами готова к выгрузке в файл используя команду «Вывести список».

Выгрузка таблиц из 1С

Не редко создается необходимость выгрузить список каких – либо данных из табличной части документа, формы списка, журнала документов и т. п. Такие задачи часто единичны, и нецелесообразно привлекать специалиста для написания отчета.

Например, вам нужно получить всю номенклатуру с видом «Материалы» при этом нужны только колонки «Номенклатура» и «Единица».

В том случае, когда необходимо выгрузить данные с их фильтрацией, первым делом, необходимо настроить список в меню «Ещё» табличной части.

В появившемся окне из левой части (доступные поля) необходимо выбрать те, по которым вы будете делать отбор (в данном случае «Вид номенклатуры»). В правой части окна устанавливаются значения параметров отбора. При этом вид сравнения не ограничивается одним лишь равенством.

После того, как был установлен обор, в форме списка справочника «Номенклатура» будут отображаться лишь те позиции, которые подходят под заданное условие.

Следующим шагом будет вывод данного списка в табличный документ.

В меню «Еще» выберите пункт «Вывести список».

Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:

Если вам нужно вывести не все колонки, как в нашем примере, то установите «галочки» только на тех, которые необходимы.

В итоге вы получаете, по сути, отчет, который можем сохранить в любой доступный формат. Как это сделать будет рассмотрено ниже. Подобным образом можно выгружать табличные части документов и справочников, данные из журналов документов, форм списков и не только.

Выгрузка отчетов и печатных форм из 1С

Любой отчет, печатную форму, табличный документ (например, который мы получили в нашем примере) в 1С 8.3 можно выгрузить во внешний файл в два клика.

На верхней панели программы находится кнопка сохранения во внешний файл (интерфейс «Такси»). Она будет активна на любых отчетах и печатных формах, где доступно сохранение.

Выгрузка базы данных 1С целиком

Данный способ необходим в тех случаях, когда базу данных 1С нужно выгрузить целиком, например, для создания тестовой копии.

Зайдите в нужную информационную базу в режиме конфигуратора.

В меню «Администрирование» выберите пункт «Выгрузить информационную базу».

Укажите при необходимости другое имя файла и путь для сохранения.

Полученный файл выгружаемых данных с расширением *.dt в дальнейшем очень легко загрузить. Для этого в режиме конфигуратора в меню «Администрирование» выберите пункт «Загрузить информационную базу» и откройте полученный ранее файл *.dt.

Раньше и не верилось, например, что бухгалтерию можно вести в телефоне, а теперь — пожалуйста, загрузил специальное приложение и вперед! Разработчики постоянно совершенствуют программу 1С. Так, начиная с релиза 3.0.81, в неё в пилотном режиме добавлена возможность создания документов «Акт», «Накладная», «Счет-фактура» с помощью загрузки по фотографии или сканированному варианту. Как это делается, расскажем в статье.

Сразу оговоримся, что пока данный функционал доступен только пользователям облачной 1С.

Для загрузки данных в 1С теперь достаточно сфотографировать документ, отсканировать его или сфотографировать с помощью мобильного приложения «Сканер документов».

Начнем с первого варианта — загрузка по фото или скану.

Загрузка документов в 1С из скана (фото)

Имеем сфотографированный телефоном документ и отправленный пользователю на электронную почту: акт об оказании услуг на сумму 2750 руб. от контрагента ИП Кругловой О.А. Услуги оказаны ООО «Василек». Контрагент и услуга новые, в 1С не внесены.

Шаг 1. Перейдите в раздел «Покупки» — «Поступления (Акты, накладные, УПД)».

В журнале документов нажмите кнопку «Загрузить» и выберите команду «Из скана (фото)».

Шаг 2. Для добавления фото в 1С нажмите кнопку «Добавить файлы».

Шаг 3. В модуле «Распознавание документов» нажмите «Добавить». В открывшемся окне выберите файл фотографии документа или сканированное фото. В нашем случае прикрепляем файл, присланный на электронную почту.

Шаг 4. После переноса файла в 1С выделите его и нажмите «Распознать».

Далее действия выполняются автоматически. Документ отобразится в правой части окна.

Дождитесь окончания обработки, пока статус документа не изменится на «Распознанный» — значок в виде буквы «А» и не появится «синяя стрелочка».

В строке отображаются данные документа:

тип — в нашем примере «Акт об оказании услуг»;
имя файла и наименование документа;
автор — в данном примере это пользователь 1С;
организация, чей документ загружается. В нашем примере ООО «Василек».

Шаг 5. Щелкните дважды мышкой на строке. Откроется форма ввода документа в 1С с заполненными по возможности реквизитами. А те данные, которые не сопоставлены, обозначены как ошибки.

Так как контрагент, договор и номенклатура ранее не использовались в программе, то программа не может их сопоставить с распознанными данными фото. Эти поля помечены красным.

Пройдемся по ошибкам и дозаполним форму.

Ошибка первая: не сопоставлен контрагент

Шаг 6. Щелкните на поле «Контрагент». В сканированном эскизе фото программа автоматически покажет нужный распознанный фрагмент и предложит создать нового контрагента, т.к. он отсутствует в базе.

Нажмите на выпадающую ссылку «Создать: Индивидуальный предприниматель Круглова Ольга Александровна». Наименование контрагента считано с фото документа.

Шаг 7. В открывшемся окне подтвердите создание контрагента — кнопка «Создать».

Вид контрагента 1С определит автоматически.

При возможности использовании сервиса 1С-Контрагент программа предложит им воспользоваться. Согласимся на предложение.

Ошибка вторая: нет договора

Шаг 9. Поле «Договор» в нашем примере мы заполнили вручную, указав «Без договора». Но при указанном в документе договоре его также можно внести с помощью используемой обработки.

Ошибка третья: не сопоставлена номенклатура

Шаг 10. Щелкните на поле «Номенклатура» и создайте новый элемент, нажав на всплывающую «подсказку».

Шаг 11. В окне заполнения данных о номенклатуре укажите «Вид номенклатуры». Наименование и единица измерения заполнятся из фото документа.

Шаг 12. Заполнив данные, нажмите кнопку «Создать» и выберите нужный вид документа. В нашем примере это «Услуги (акт)».

Из рабочего места «Распознавание документов», окошка «Распознанные», наш документ исчезнет и переместится в «Обработанные». Если нажмем одноименную кнопку, отобразятся документы, на основании которых созданы «Акты» или «Накладные».

Шаг 13. Откройте журнал «Поступления (Акты, накладные, УПД)» и увидите сформированный обработкой документ из нашего фото.

Задача выполнена. Причем отметим, что фото было не лучшего качества, но система смогла его распознать.

Рассмотрим еще один вариант переноса документов — с помощью фото, но используя мобильное приложение «1С — Сканер документов».

Передача документов в 1С: Бухгалтерию предприятия ред. 3.0 с помощью приложения «1С: Сканер документов». Установка приложения «1С: Сканер документов»

Начнем с того, что необходимо установить приложение на телефон. Найти его можно самостоятельно или воспользовавшись QR-кодом из 1С со ссылкой на указанное приложение.

Сделать это можно из рабочего места в разделе «Продажи» или «Покупки» — подраздел «Сервис» — «Загрузить документы из сканов (фото)».

Это тоже рабочее место, что мы рассмотрели выше.

Шаг 1. Перейдите в рабочее место и нажмите кнопку «Мобильные приложения».

Шаг 3. Используя QR-код, загрузите мобильное приложение. Оно доступно в двух вариантах операционных систем телефона:

для пользователей Android;
для пользователей Apple iOS.

В нашем примере мы установим на телефон приложение для Android, используя приложение Google play.

Шаг 4. Найдите приложение и нажмите «Установить»

После установки приложения на телефон перейдите в 1С в рабочее место загрузки фото.

Шаг 5. Для добавления «клиента» загрузки нажмите кнопку «Добавить».

Добавлять фото документов могут не только сотрудники, но и клиенты, используя коды подключения.

В окне создания «клиента» — «пользователя» задайте его наименование.

Синхронизировать программу с приложением можно с помощью ключа пользователя или отсканировав QR-код. Ключ пользователя формируется программой автоматически.

Синхронизируем нового клиента с его приложением.

Шаг 6. Запустите приложение на телефоне. Автоматически оно предложит войти в систему. Вы можете ввести ключ пользователя (при удаленном расположении клиента) или отсканировать QR-код, нажав на него.

Если у вас пока нет кода или ключа, можно воспользоваться для ознакомления «Демо-режимом».

Загрузка фото через приложение «1С: Сканер документов» и синхронизация с его с 1С

Интерфейс программы прост. Он имеет только раздел «Мои документы». Добавить документы можно:

выбрав готовый файл с телефона;
выбрав действие — Сделать фото.

Воспользуемся вторым вариантом.

Шаг 8. Как только файл фото попадает в приложение, происходит его обработка. Приложение автоматически его отправит в 1С.

В приложении информация о файлах отображается следующим образом.

Для примера сфотографирован и передан еще раз этот же документ «Акт об оказании услуг».

Шаг 9. Перейдите в 1С. В рабочем месте «Распознавание документов» автоматически появился переданный из приложения документ.

Обратите внимание, что документы группируются по датам загрузки, что облегчает поиск нужной документации.

У строки документа имеется пиктограмма — «листик со скрепкой». Нажав на нее можно перейти к документу и посмотреть прикрепленное вложение.

Далее действуем также, как и при загрузке фото (скана) с компьютера.

Шаг 10. Щелкните дважды на строке документа и откроется его форма.

Так как с контрагентом из документа мы уже работали, и он, и его номенклатура уже внесены в программу, то они без проблем сопоставились.

Если вы впервые работаете с этим контрагентом, то выполняете действия так, как мы рассмотрели в первом разделе статьи при загрузке документа по фото в программу.

Шаг 11. Проверьте документ на наличие ошибок (незаполненных полей).

Обратите внимание на гиперссылку — «Связанные документы». Нажав на нее, пользователь видит, что имеются дубли распознанного документа и в системе уже сформирован документ «Поступление (Акт, накладная, УПД)».

Обратите внимание, программа контролирует совпадение реквизитов загружаемых документов и предупреждает об том пользователя, чтобы по ошибке не были загружены документы дважды.

Так как мы рассматриваем пример загрузки, нажмем «Создать новый».

В реальном режиме работы, конечно же, при обнаружении имеющегося документа в базе, повторно загружать его не надо.

Шаг 12. Перейдите в журнал документов по поставщикам — «Поступление (акты, накладные, УПД). В журнале два документа. Первый загруженный с помощью фото с компьютера, через кнопку «Загрузить». Второй — с помощью мобильного приложения «1С: Сканер документов».

Обратите внимание на значок «скрепка» у каждого загруженного нами документа. Это означает, что имеются прикрепленные файлы.

Выделив документ, нажмите «кнопку-скрепку» на панели инструментов журнала. Откроется окно «Присоединенные файлы», где хранится наша фотография документа или его скан.

Дополнительные настройки рабочего места «Распознавание документов»

В рабочем месте «Распознавание документов» у нас два документа со статусом «Отработанные».

Посмотрим, какие настройки рабочего места еще имеются.

«Кнопка-картинка» — «Показать миниатюры файлов» / «Скрыть миниатюры файлов» — отображает фото документа в нижней части рабочего стола.
«Кнопка-скрепка» — «Показать панель с документами» / «Скрыть панель с документами» — отображает связанные документы и файлы с правой стороны рабочего места.

При нажатой кнопке «Загружено» в списке отображаются все документы, сгруппированные по датам загрузки. Пользователь может установить отбор по контрагенту или организации, нажав одноименные кнопки.

Обратите внимание на «кнопку-шестеренку» на панели задач.

Здесь пользователь может задать дополнительные настройки, которые включают:

настройки распознавания документов;
настройки заполнения документов;
настройки обработки документов;
прочие настройки.

Для изменения настроек установите галочку или переместите переключатель в нужное положение.

По гиперссылке «Соответствие распознанных строк» можно посмотреть, как сопоставлялись значения справочников

Мы рассмотрели функционал загрузки документов по фото и сканам. Пока он доступен только для пользователей облачной 1С-Fresh, но надеемся, что в скором времени 1С порадует этим инструментом всех остальных пользователей 1С.

Читайте также: