Как в 1с вывести список сотрудников с номерами трудовых договоров
Обновлено: 07.07.2024
Необходимо сформировать отчет в 1С: Зарплата и управление персоналом 3.1 в разрезе срочных трудовых договоров. Как это можно сделать?
ОТВЕТ специалиста линии консультаций:
Для формирования отчета по срочным трудовым договорам можно взять за основу кадровые отчеты «Личные данные сотрудников» или «Штатные сотрудники» (Раздел Кадры/Кадровые отчеты).
Выбираем отчет, переходим в «Настройки» отчета, выбираем вид настроек «Расширенный».
Переходим на вкладку «Поля и сортировки» и, стоя на строке «Поля», нажимаем кнопку «Добавить».
Раскрываем по «плюсику» первую папку «Работа», в конце списка раскрываем папку «Трудовой договор», выбираем «Основание срочного договора». Раскрываем по «плюсику» вторую папку «Работа», выбираем строки «Дата начала» и «Дата окончания».
Убираем лишние поля, которые не требуются нам для формирования отчета. На вкладке «Отборы» встаем на поле «Отборы», нажимаем «Добавить отбор».
В «Выборе поля отчета» снова раскрываем вторую папку «Работа», выбираем поле «Дата окончания».
В появившейся строке отбора в графе «Условие» ставим «Заполнено». Таким образом мы выведем в отчет только тех сотрудников, у которых имеются срочные трудовые договоры. Нажимаем «Закрыть и сформировать».
В итоге получаем отчет, в котором видно основания срочных договоров, даты их начала и окончания. Вариант отчета можно сохранить, нажав кнопку «Выбрать другой вариант отчета или сохранить новый».
В процессе работы у кадровика либо бухгалтера часто возникает необходимость сформировать список сотрудников компании по каким-либо определенным критериям. Рассмотрим самые популярные варианты: например, руководитель поставил задачу кадровику предоставить перечень сотрудников с личными данными (дата рождения, паспортные данные, ИНН, Снилс). При правильном ведении учета и заполнения личных карточек сотрудников все эти данные можно оперативно сформировать в программе. Заходим в раздел Кадры-Кадровые отчеты-Личные данные сотрудников.
В открывшейся форме нужно установить отбор по дате, организации (в случае если в базе их несколько), далее нажимаем кнопку Настройка, здесь мы можем добавить отборы по сотрудникам, если нужны не все, либо по должностям. Для настройки вывода необходимых параметров переключаем Вид на расширенный
Переходим на вкладку Поля и сортировка, галочками отмечаем необходимые значения для вывода в отчет.
Далее нажимаем Закрыть и сформировать. Проверяем результат.
Если список сформировался с ФИО не в алфавитном порядке, то потребуется сделать дополнительную настройку. В разделе Настройки-Дополнительные Настройки:
Указать необходимые приоритеты для формирования отчетов.
Рассмотрим следующую задачу. Бухгалтеру нужно сформировать список работающих физических лиц с номерами телефонов и адресами электронных почт. Эти данные так же хранятся в карточке сотрудника, чтобы вывести общий список заходим в Кадры-Кадровые отчеты-Контактная информация сотрудников.
Принцип работы с отчетом аналогичен предыдущему случаю, устанавливаем даты формирования отчета, выбираем организацию, идем в настройке, задаем необходимые параметры. Проверяем сформировавшийся отчет. В список попадут те сотрудники, у которых требуемые данные заполнены в личной карточке.
Так же может возникнуть потребность в отчете по занимаемым должностям и условиям труда для анализа данных руководителю. Под эти нужды есть отдельный отчет, находится он так же в списке кадровых отчетов, называется Штатные сотрудники. Схема формирования однотипная, через настройки задали нужные отборы:
В открывшейся форме отчета переходим в настройки и устанавливаем отборы по дате увольнения: больше либо равно 01.01.2018 и меньше либо равно 31.12.2019, нажимаем закрыть сформировать
Таким образов в отчет попадут все уволенные за период с 2018 по 2019г.
Эти же данные можно вывести через отчет Кадровые изменения.
В шапке отчета задаем требуемый период 01.01.2018 по 31.12.2019г, переходим в настройки и устанавливаем Вид события-увольнение.
Полученный результат будет соответствовать предыдущему отчету, вопрос выбора отчета в данном случае остается на усмотрение пользователя.
В заключении рассмотрим еще один быстрый и простой способ формирования отчета по кадровым данных сотрудников. Заходим в раздел Кадры-Сотрудники, в этой форме переходим по кнопке Еще-изменить форму
отмечаем пункты, которые необходимы нам в отчете, далее нажимаем Применить
Затем снова кнопка Еще-вывести список-ОК.
Полученный результат сохраняем либо распечатываем.
Так же напоминаем, что периодически необходимо актуализировать персональные данные сотрудников, такие как паспортные данные. В программе реализована дополнительная проверка по ведению учета, при заполненных паспортных данных и дате рождения, при достижении сотрудником возраста смены паспорта в списке сотрудников будет выходить дополнительное предупреждение, для его анализа нужно открыть карточку сотрудника и будет доступно пояснение.
В данном ситуации необходимо связаться с сотрудником и запросить новые паспортные данные и ввести их карточку сотрудника по ссылке Личные данные
Далее по синей ссылке История изменения документа, удостоверяющего личность. Откроется окно для ввода данных по новому документу, затем ОК, Записать и закрыть.
Чтобы принять сотрудника на работу в Бухгалтерии предприятия 3.0 данный сотрудник должен быть добавлен в справочник физические лица и сотрудники. Добавим сотрудника в справочник физические лица заходим в раздел зарплата и кадры далее справочники и настойки пункт физические лица.
Нажимаем по кнопке создать, откроется окно в котором заполняем данные по физическому лицу. После заполнения сохраняем карточку по кнопке записать и закрыть.
Затем для добавления сотрудника в справочник сотрудники переходим в раздел зарплата и кадры далее кадры пункт сотрудники.
Нажимаем создать в открывшемся окне заполняем ФИО сотрудника и записываем карточку по кнопке записать. Так как мы ранее создали сотрудника в справочнике физические лица при записи карточки сотрудника выйдет окно, что данный человек уже существует в базе. Выбираем да, это тот, кто мне нужен и информация по сотруднику подтянутся автоматически из справочника физические лица.
Физическое лицо можно не создавать отдельно, при создании сотрудника в справочнике сотрудники программа автоматически создает карточку физического лица. Если находится человек с похожим именем, то выйдет окно выбрать существующего или создать нового. При приеме сотрудника по совместительству, либо у него повторный прием (увольнялся ранее) в справочнике физические лица новую карточку никогда не создаем там сотрудник должен быть только один. А в справочнике сотрудники при каждом приеме нужно создавать новую карточку.
Если у сотрудника есть вычеты, либо условия страхования отличаются от тех, которые программа ставит по умолчанию, то изменить данные нужно в карточке сотрудника в пунктах налог на доходы и условия страхования пройдя по ссылкам в нижней части карточки сотрудника.
Сотруднику можно назначить отдельный способ отражения в учете не такой, как для всей организации. Для этого нужно в карточке сотрудника кликнуть по ссылке в пункте учет расходов.
Приема на работу создаем из карточки сотрудника по ссылке принять на работу, либо по кнопке оформить документ и выбираем прием на работу.
Если данных пунктов нет, тогда нужно зайти в раздел главное далее настройки пункт функциональность.
В открывшемся окне переходим на вкладку сотрудники и ставим галку «Кадровые документы». Если кадровые документы вести не будете, тогда данные о приеме указать в карточке сотрудника. Без включенной настройки кадровых документов отчеты СЗВ-ТД и СТД-Р заполняться автоматически не будут.
После открытия документа приема на работу выбираем сотрудника и заполняем кадровые данные. Если ведутся электронные трудовые книжки, то для отражения приема в отчете СЗВ-ТД и СТД-Р нужно поставить галку «Отразить в трудовой книжке». После того как данные внесены проводим документ. Из приема на работу есть возможность распечатать приказ о приеме и трудовой договор нажав по кнопке печать.
Так же прием на работу можно создать из раздела зарплата и кадры далее кадры пункт кадровые документы и создать документ прием на работу.
После проведения документа прием на работу нужно вернуться в карточку сотрудника. Пункт выплата зарплаты станет активным для редактирования, где мы можем указать необходимый способ выплаты.
Консультацию для Вас составила специалист нашей Линии консультаций.
*Для оказания консультации необходимо сообщить ИНН вашей организации, регистрационный номер вашей программы ( для программ 1С:Предприятие версии ПРОФ необходим активный договор 1С:ИТС ПРОФ)
Договор гражданско-правового характера (далее сокр. Договор ГПХ) заключается между организацией и физ. лицом для исполнения работ или услуг. При этом организация и физ. лицо заключают трудовой договор.
Для оформления в программе вознаграждения по договору ГПХ нужно в настройках установить данную возможность( рис. 1):
Меню - Настройка — Расчет зарплаты - Регистрируются выплаты по договорам гражданско-правового характера.
К тому же в настройках нужно определить как начисления по договорам ГПХ будут учитываться в бух. учете.
-расчеты с контрагентами (проводки по ДТ 76)
-расчеты по оплате труда (проводки по ДТ 70)
-вариант расчетов выбирается в документе
После включения возможности учета в 1с ЗУП договоров ГПХ в меню Зарплата появляется документ «Договоры (в т.ч. Авторские)» (рис.2)
Рассмотрим пример:
Организация заключила договор подряда на исполнение работ с физ. лицом Ивановым А.В., не являющегося сотрудником организации. Срок выполнения работа 01.09.2021-30.09.2021. Вознаграждение составляет 100 000 рублей, выплачивается по окончании работ.
Для оформления договора ГПХ с физическим лицом, который не оформлен по трудовому договору в организации необходимо внести по нему сведения в справочник Сотрудники в разделе Кадры, ранее созданное физ. лицо.
Если на данное физ. лицо в последующем будут оформляться новые договоры ГПХ, то заводить заново нового сотрудника не требуется.
Далее после добавления сотрудника нужно отразить в 1с ЗУП факт заключения Договора ГПХ.
Меню - Зарплата - «Договоры (в т.ч. Авторские)» — Создать
На выбор предлагается 2 вида договора:
«Договор (работы, услуги)»
«Договор авторского заказа» (По договору авторского заказа одна сторона (автор) обязуется по заказу другой стороны (заказчика) создать обусловленное договором произведение науки, литературы или искусства на материальном носителе или в иной форме.)
В нашем примере создаем «Договор (работы, услуги)»(рис.3)
Поле «Организация» заполняется основной организацией по умолчанию, либо в списке нужно выбрать необходимую.
Поле «Сотрудник» выбираем ранее созданное в справочнике Сотрудники физ. лицо с которым у нас оформлен договор.
Поля «Дата начала» и «Дата окончания» заполняем как определено в договоре.
Условия договора:
Поле «Сумма» — ввести всю сумму оплаты по договору.
«Способ оплаты» выбираем из предложенных:
- однократно в конце срока (оплата происходит 1 раз по окончанию договора)
- по актам выполненных работ (при данном способе необходимо будет заводить документ: Акт приемки выполненных работ)
- в конце срока ежемесячными авансовыми платежами (оплата происходит каждый месяц в течении срока действия договора, согласно сумме по договору в поле Размер платежа)
При выборе первого и последнего способа оплаты, когда заранее известна сумма фактических затрат, становится доступным поле «Сумма вычета», куда необходимо внести данную сумму расходов для налогового вычета.
Также в шапке документа можете указать Счет, субконто, подразделение затрат и порядок учета отражения данного договора в бухгалтерском учете.
Нажав на кнопку Печать можно распечатать сам договор и акт выполненных работ, если он был заведен. (Рис.4)
Многие пользователи, осуществившие переход с ЗУП 2,5 на ЗУП 3.0, пытаются найти отчет "Список сотрудников организации", как это было в прежней конфигурации. Одной из задач этого отчета, благодаря выполнению которой он стал таким популярным у пользователей, формирование списка сотрудников по должностям с актуальными окладами.
В новой версии конфигурации Зарплата и управление персоналом этого отчета нет, но список сотрудников по должностям с актуальными окладами можно получить довольно легко. Для этого разработчики внесли в конфигурацию Зарплата и управление персоналом 8.3 отчет "Штатные сотрудники".
Настрою вашу 1С. Опыт с 2004 года. Подробнее →
Доступен он в разделе "Кадры" - "Кадровые отчеты" - "Штатные сотрудники".
Расскажу немного подробнее об этом отчете.
Отчет "Штатные сотрудники" позволяет вывести список всех сотрудников предприятия с произвольным набором имеющихся о них в программе сведений. Выводит работающих по трудовым договорам на дату формирования отчета сотрудников, а также основные сведения об их рабочем месте. Отчет формируется на определенный период времени, это может быть как дата с указанием точного времени, так и начало какого-либо периода, например месяца или недели.
В стандартную панель отборов выведен только отбор по организации, но при необходимости можно установить и другие фильтры отчета: по подразделениям, должностям и сотрудникам. Для включения этих отборов в отчете надо нажать кнопку "Настройка", установить галочки на интересующие поля и задать значение отбора.
Возможно добавление и других отборов, для этого надо перейти в окно настроек и включить расширенный вид настроек и на первой закладке "Отборы" по команде "Добавить отбор" выбрать дополнительные отборы среди предложенных в списке полей.
Отчет представлен в виде таблицы сведений по сотрудникам, сгруппированных по подразделению и организации.
Состав столбцов можно менять. Изменения так же делаются в окне настроек при использовании расширенного вида настроек. Включение и отключение отображения столбцов в отчете регулируется флажками в списке полей на закладке "Поля и сортировка". Последовательность колонок меняется с помощью кнопок, отображенных в виде стрелок. Добавление новых строк выполняется при нажатии кнопки "Добавить" и выборе одного из полей списка.
Часто данный отчет используется именно для получения списка сотрудников по должностям с актуальными окладами, для этого достаточно отключить лишние поля отчёта и оставить только поля: No, Сотрудник, Должность и Оклад (тариф).
Для печати отчета надо нажать кнопку печати, отображенную в виде принтера.
Для сохранения на ПК отчета надо нажать кнопку в виде дискеты и указать место сохранения.
Для отправки по электронной почты используется кнопка в виде конверта. Предварительно в базе должны быть установлены настройки учетной записи электронной почты.
Для последующего использования сделанные настройки можно сохранить, для этого надо выбрать действие "Сохранить вариант отчета" и присвоить созданному варианту наименование.
Читайте также: