Как в календаре outlook отметить отпуск
Обновлено: 07.07.2024
Вы можете легко отметить время как "Занят" или "Нет на месте" в календаре Outlook. Но что делать, если вы не используете Microsoft 365 и у вас не включен общий доступ к календарю, но вам нужно, чтобы ваше время было видно вашим коллегам? В этой статье рассказывается, как использовать приглашения на собрания, занимающие целый день, для оповещения коллег, не влияя при этом на свободное время в их календарях.
О том, как предоставить общий доступ к календарю, читайте в статье Предоставление общего доступа к календарю Outlook другим пользователям.
Оповещение об отпуске через приглашение на собрание выполняется в два этапа. Во-первых, сообщите коллегам, что вы будете отсутствовать, добавив свой отпуск в их календари. Затем укажите отпуск в своем календаре.
Шаг 1. Добавление времени отпуска в календари коллег
Если пометить время в календаре как "Нет на работе", коллеги увидят эту пометку при попытке запланировать собрание с вами. Но нельзя ли заранее оповестить всех сотрудников о своем отсутствии, не загромождая их календари и не изменяя сведения о доступности? Это можно сделать, отобразив в календарях событие на целый день, которое, в отличие от обычного события на целый день, будет отображаться как свободное время. Такое событие не будет влиять на доступность коллег.
Примечание: Приглашения на собрания рассчитаны на отправку и получение пользователями Outlook. Возможность видеть расписания других пользователей при создании приглашений в Outlook зависит от наличия в организации Microsoft Exchange Server.
В календаре на вкладке Главная нажмите кнопку Создать собрание.
Сочетание клавиш Чтобы создать приглашение на собрание, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q.
Введите описание в поле Тема и при необходимости укажите место.
С помощью списков Время начала и Время окончания задайте интервал времени, в течение которого вы будете отсутствовать на работе. Для отпусков обычно задаются целые дни. В этом случае следует установить флажок Целый день.
Примечание: По умолчанию Outlook использует для планирования часовой пояс, заданный на компьютере. Чтобы спланировать время отсутствия на основе другого часового пояса, в группе Параметры выберите Часовые пояса.
В группе Участники в группе Параметры ответав кнопке "Запросить ответы" отпишитесь.
В группе Параметры в раскрывающемся списке Показать как выберите Свободен. Если вы уже указали, что это событие на целый день, для параметра Показать как автоматически задается значение Свободен.
Убедитесь, что параметр Показать как имеет значение Свободен. Это позволит получателям принять приглашение на собрание и добавить ваш отпуск в свой календарь, но при этом не блокировать время в своем календаре. Получатель по-прежнему будет доступен во время вашего отпуска.
Если выбрать событие на целый день, оно будет начинаться в полночь. Чтобы коллеги не получали оповещения в неудобное время, задайте для параметра Напоминание значение Нет.
Введите любые сведения, предназначенные для получателей.
Укажите получателей в строке Кому.
Чтобы оповестить коллег о повторяющихся отпусках, в группе Параметры выберите Повторение, укажите шаблон повторения и нажмите кнопку ОК.
Примечание: Если флажок Целый день не был установлен, то событие отображается во временной сетке и не выводится вверху каждого дня. Однако оно по-прежнему помечается как свободное.
Шаг 2. Блокировка времени отпуска в календаре
Если вы выполнили действия, описанные в предыдущем разделе, отправленный запрос на собрание помечается как свободное время, чтобы предотвратить блокировку времени в календарях других пользователей. Однако это время также помечается как свободное в вашем календаре. Необходимо создать дополнительную встречу, чтобы коллеги видели, что вы недоступны в указанное время.
Типичной ошибкой является открытие приглашения на собрание в календаре после отправки исходного запроса и задание для параметра Показать как значения Нет на работе вместо Свободен. При этом всем получателям исходного приглашения отправляются обновления, изменяющие состояние Свободен на Нет на работе, что нежелательно. Необходимо создать копию встречи в собственном календаре, задав для параметра Показать как значение Нет на работе.
Когда сотрудники планируют собрания и другие события в календаре Outlook, они видят сведения о вашей доступности, если вы не заблокировали эту возможность. Обычно для встреч, собраний и событий параметр Показать как имеет значение Занят. Также можно создавать элементы, выбирая для параметра Показать как значение Нет на работе. Элементы с пометкой Нет на работе интерпретируются так же, как элементы с пометкой Занят: они указывают на недоступность пользователя в определенный период времени. Визуально элементы двух типов отличаются: элементы с пометкой Нет на работе выделены фиолетовым цветом, а элементы с пометкой Занят — синим. Это различие помогает определить причину недоступности пользователя. Например, можно переместить элемент с пометкой Занят, но элемент с пометкой Нет на работе (используемый, например во время отпуска) перемещать нежелательно.
В календаре на вкладке Главная нажмите кнопку Создать встречу.
В поле Тема введите название отпуска.
В полях Время начала и Время окончания щелкните нужные даты.
Установите флажок Целый день.
Задайте для параметра Показать как значение Нет на работе.
Примечание: Можно удалить (только из собственного календаря) исходное приглашение на собрание, отправленное другим пользователям. Однако если вы оставите его в календаре, можно будет в случае необходимости легко разослать обновление или отменить приглашение.
Важно: Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.
Шаг 1. Добавление времени отпуска в календари коллег
Если пометить время в календаре как "Нет на работе", коллеги увидят эту пометку при попытке запланировать собрание с вами. Но нельзя ли заранее оповестить всех сотрудников о своем отсутствии, не загромождая их календари и не изменяя сведения о доступности? Это можно сделать, отобразив в календарях событие на целый день, которое, в отличие от обычного события на целый день, будет отображаться как свободное время. Такое событие не будет влиять на доступность коллег.
Примечание: Приглашения на собрания рассчитаны на отправку и получение пользователями Outlook. Возможность видеть расписания других пользователей при создании приглашений в Outlook зависит от наличия в организации Microsoft Exchange Server.
В меню Файл наведите указатель мыши на пункт Создать и выберите Приглашение на собрание.
Сочетание клавиш Чтобы создать приглашение на собрание, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q.
Введите описание в поле Тема и при необходимости укажите место.
С помощью списков Время начала и Время окончания задайте интервал времени, в течение которого вы будете отсутствовать на работе. Для отпусков обычно задаются целые дни. В этом случае следует установить флажок Целый день.
Примечание: По умолчанию Outlook использует для планирования часовой пояс, заданный на компьютере. Чтобы спланировать время отсутствия на основе другого часового пояса, на вкладке Собрание в группе Параметры выберите Часовые пояса.
В группе Параметры в раскрывающемся списке Показать как выберите Свободен. Если вы уже указали, что это событие на целый день, для параметра Показать как автоматически задается значение Свободен.
Убедитесь, что параметр Показать как имеет значение Свободен. Это позволит получателям принять приглашение на собрание и добавить ваш отпуск в свой календарь, но при этом не блокировать время в своем календаре. Получатель по-прежнему будет доступен во время вашего отпуска.
Если выбрать событие на целый день, оно будет начинаться в полночь. Чтобы коллеги не получали оповещения в неудобное время, задайте для параметра Напоминание значение Нет.
Введите любые сведения, предназначенные для получателей.
Укажите получателей в строке Кому.
Чтобы оповестить коллег о повторяющихся отпусках, на вкладке Собрание в группе Параметры выберите Повторение, укажите шаблон повторения и нажмите кнопку ОК.
При добавлении шаблона повторения к приглашению на собрание название вкладки Собрание изменяется на Повторяющееся собрание.
На вкладке Собрание в группе Показать нажмите кнопку Встреча.
Примечание: Если флажок Целый день не был установлен, то событие отображается во временной сетке и не выводится вверху каждого дня. Однако оно по-прежнему помечается как свободное.
Шаг 2. Блокировка времени отпуска в календаре
Если вы выполнили действия, описанные в предыдущем разделе, отправленный запрос на собрание помечается как свободное время, чтобы предотвратить блокировку времени в календарях других пользователей. Однако это время также помечается как свободное в вашем календаре. Необходимо создать дополнительную встречу, чтобы коллеги видели, что вы недоступны в указанное время.
Типичной ошибкой является открытие приглашения на собрание в календаре после отправки исходного запроса и задание для параметра Показать как значения Нет на работе вместо Свободен. При этом всем получателям исходного приглашения отправляются обновления, изменяющие состояние Свободен на Нет на работе, что нежелательно. Необходимо создать копию встречи в собственном календаре, задав для параметра Показать как значение Нет на работе.
Когда сотрудники планируют собрания и другие события в календаре Outlook, они видят сведения о вашей доступности, если вы не заблокировали эту возможность. Обычно для встреч, собраний и событий параметр Показать как имеет значение Занят. Также можно создавать элементы, выбирая для параметра Показать как значение Нет на работе. Элементы с пометкой Нет на работе интерпретируются так же, как элементы с пометкой Занят: они указывают на недоступность пользователя в определенный период времени. Визуально элементы двух типов отличаются: элементы с пометкой Нет на работе выделены фиолетовым цветом, а элементы с пометкой Занят — синим. Это различие помогает определить причину недоступности пользователя. Например, можно переместить элемент с пометкой Занят, но элемент с пометкой Нет на работе (используемый, например во время отпуска) перемещать нежелательно.
В Календаре в меню Файл выберите пункт Создать, а затем щелкните Встреча.
В поле Тема введите название отпуска.
В полях Время начала и Время окончания щелкните нужные даты.
Установите флажок Целый день.
Задайте для параметра Показать как значение Нет на работе.
Примечание: Можно удалить (только из собственного календаря) исходное приглашение на собрание, отправленное другим пользователям. Однако если вы оставите его в календаре, можно будет в случае необходимости легко разослать обновление или отменить приглашение.
Отпуск – это время для отдыха. Однако предшествующие ему недели могут быть очень напряженными: вы спешите закончить все важные дела, прежде чем поставить статус «Вне офиса» и настроить автоответы. Мы хотим помочь вам исключить одну задачу из этого списка.
Веб-версия Outlook упрощает освобождение календаря и автоматической отмены собраний перед тем, как вы покинете офис на некоторое время. При настройке автоответа в веб-версии программа предложит выполнить следующие действия:
- Заблокировать ваш календарь, чтобы люди знали о вашем отсутствии.
- Очистить существующие встречи в вашем календаре, отказываясь и отменяя их.
- Автоматически отправлять ответ на входящие приглашения, пока вы отсутствуете.
Блокировка календаря
Перед тем, как покинуть офис (реальный или виртуальный) и начать отдых, вы маркируете период своего отсутствия в календаре, чтобы адресаты знали о вашем предстоящем отсутствии. Теперь при настройке автоответа можно выбрать опцию Блокировать календарь, и веб-версия Outlook создаст встречу на всю длительность вашего отпуска.
Когда коллеги осведомятся о вашей доступности с помощью Помощника по планированию, они увидят, что вы отсутствуете.
Очищение запланированных собраний
Еще одна задача, о которой следует позаботиться прежде, чем покинуть офис – это отмена и отказ от текущих встреч в календаре. Теперь при настройке автоматического ответа веб-версия Outlook находит все мероприятия, которые запланированы на этот период, и предоставляет возможность указать встречи, которые вы хотели бы отменить, а также настроить вариант ответа.
Веб-версия Outlook по умолчанию выбирает все собрания с участниками, оставляя только собрания без участников (поскольку в большинстве случаев они служат напоминаниями или заметками, которые пользователи создали исключительно для себя). Если есть какая-то встреча, которую вы не хотите отменять, просто снимите галочку в списке, и Outlook оставит это собрание в календаре.
Разумеется, работа не останавливается во время вашего отсутствия в офисе. Но теперь Outlook может автоматически отклонять приглашения от вашего имени. Так ваши коллеги будут знать, что вы не сможете посетить встречу по причине отсутствия. После ответа от вашего имени Outlook оставит приглашение в вашем почтовом ящике, чтобы вы были в курсе того, что происходило во время вашего отъезда.
Предположим, что вы запланировали отпуск на Бали. Вы хотите сообщить коллегам, что вас не будет на месте, но вы не думаете, что стоит рассылать всем письмо о своих планах. В календаре группы можно запланировать отсутствие на работе и отказаться от отправки уведомления другим пользователям. Когда ваши коллеги откроют календарь, они увидят даты вашего отсутствия.
В нижней части экрана выберите календарь.
В области навигации выберите Все календари группы и выберите свою группу. Если открыто несколько календарей, отображаются события из каждого из них.
Если открыто несколько календарей, выберите календарь группы.
Выберите Главная >Новая встреча.
Заполните сведения о вашем отсутствии, такие как название, место, даты начала и окончания. Если хотите, введите личную заметку.
Рядом с show As (Показать как)выберите Free ( Бесплатно).
Рядом с напоминаниемвыберите Нет.
Если вас не будет на протяжении нескольких часов, выберите событие на весь день.
Примечание: Если инструкции не совпадают с тем, что вы видите, возможно, используется более поздняя версия Outlook в Интернете. См. инструкции для классической версии Outlook в Интернете.
В нижней части страницы выберите календарь.
В области навигации разверните раздел Группы и выберите свою группу. Если открыто несколько календарей, отображаются события из каждого из них. Каждый календарь обозначен цветом, как указано в области навигации. В разделенном представлении вверху отображается название каждого календаря.
В верхней части страницы нажмите кнопку Новое событие.
В верхней части окна выберите Календарь, а затем выберите календарь группы.
Заполните сведения о вашем отсутствии, такие как название, место, даты начала и окончания. Если хотите, введите личную заметку.
Если вас не будет на протяжении нескольких часов, выберите весь день.
В верхней части диалогового окно выберите Занят, а затем выберите Бесплатно.
Рядом с напомнить мневыберите Никогда.
Инструкции для классической версии Outlook в Интернете
В нижней части страницы выберите календарь.
В области навигации разверните раздел Группы и выберите свою группу. Если открыто несколько календарей, отображаются события из каждого из них. По цветным ярлычкам в верхней части можно определить, к какой группе относятся те или иные события.
Выберите Создать > Событие календаря.
В группе Сохранить в календарьвыберите календарь группы в меню.
Заполните сведения о вашем отсутствии, такие как название, место, даты начала и окончания. Если хотите, введите личную заметку.
Если вас не будет на протяжении нескольких часов, выберите весь день.
В области Показать каквыберите Свободен.
В области Напоминаниевыберите Нет.
Групповой календарь позволяет членам группы просматривать календари участников на своих. Microsoft Outlook 2013 позволяет пользователям создавать новые групповые календари и создавать группы из существующих календарей.
Создание нового календаря
кредит: Изображение предоставлено Microsoft Outlook 2013
Нажмите на Значок календаря чтобы открыть страницу календаря.
кредит: Изображение предоставлено Microsoft Outlook 2013
На странице календаря нажмите Календарь Группы и выбрать Создать новую календарную группу.
кредит: Изображение предоставлено Microsoft Outlook 2013
Введите имя группы во всплывающем окне и нажмите Хорошо.
кредит: Изображение предоставлено Microsoft Outlook 2013
Чтобы добавить членов группы в календарь, нажмите на контакт и нажмите Участники группы, Повторите для каждого участника и нажмите Хорошо заканчивать. В качестве альтернативы введите каждый адрес на панели членов группы, разделяя каждый адрес точкой с запятой, а затем нажмите Хорошо.
кредит: Изображение предоставлено Microsoft Outlook 2013
Календарь каждого участника указан под именем календаря группы. Отдельный календарь с именем и адресом каждого участника отображается на панели просмотра при выборе. Чтобы выбрать все календари в группе, установите флажок рядом с названием группы. Чтобы удалить календарь из области просмотра, снимите флажок рядом с именем участника.
Создание группы из существующих календарей
кредит: Изображение предоставлено Microsoft Outlook 2013
Чтобы создать групповой календарь из существующих календарей, откройте нужные календари в группе на панели просмотра.
Шаг 2
Нажмите Сохранить как новую календарную группу.
Шаг 3
Во всплывающем окне введите имя группы и нажмите Хорошо.
Удаление календаря из группы
кредит: Изображение предоставлено Microsoft Outlook 2013
Как создать календарь ежедневных встреч в Excel
В Microsoft Excel 2013 вы можете создать свой собственный ежедневный график встреч всего за несколько минут. Excel уже включает шаблон специально для ежедневных встреч, который .
Как создать общий семейный календарь outlook mail
Если у вас есть учетная запись Microsoft, теперь вы можете создать общий семейный календарь. Вот как это сделать.
Читайте также: