Как в outlook добавить в календарь письмо
Обновлено: 07.07.2024
Когда рассылаешь анонс события, стараешься максимально убедить подписчиков прийти. Делаешь рассылку с анонсом за две недели, еще раз за неделю и за полчаса до начала, но половина получателей все равно не приходит.
Сегодня будем работать с явкой на ваши ивенты — разберемся, как прислать подписчику анонс, чтобы он попал в его личный календарь и напомнил о себе оттуда.
Почему стоит заморочиться и предложить подписчику добавить событие из письма в календарь? Потому что вы сами добавите в напоминание любые детали — что за событие, где проходит, кто проводит, какие будут бонусы. К тому же вы сможете выбрать, когда именно напомнить подписчику о предстоящем ивенте — за неделю, день или пару часов.
Два способа добавить мероприятие из письма в календарь
Как добавить анонс в календарь ссылкой
Большая часть календарных сервисов работает с напоминаниями по схожему принципу. Вы создаете общедоступное мероприятие, сервис генерирует ссылку на него, вы отправляете эту ссылку подписчику — в письме, чат-боте или любым другим способом. При нажатии на ссылку подписчик переходит в свой аккаунт в этом сервисе, на страницу настройки события — здесь ему нужно лишь подредактировать напоминание.
Давайте сразу посмотрим, как это выглядит для пользователей. Нашла у себя письмо от сервиса TimePad — это площадка для продажи билетов на мероприятия. После бронирования билетов на концерт сервис прислал письмо на email с функцией добавить событие в личный Google Календарь:
Из письма можно сразу добавить мероприятие в свой календарь
Плюсы:
Минусы:
- Одна ссылка содержит только одно мероприятие.
- Не все календари умеют генерировать ссылки на мероприятия.
- Под каждый сервис-календарь нужна своя ссылка.
Как добавить анонс в календарь файлом ics
Ics — это тип файлов, которые хранят календарные данные. Чтобы использовать этот файл, нужно импортировать его содержимое в свою программу-календарь — все события, записанные в файле, перезапишутся в календарь.
Ics вам понадобится, если нельзя передать мероприятие в виде ссылки. Например, если подписчик использует не онлайн-календарь, а программу на компьютере или приложение на телефоне.
Покажу, как добавить напоминание в приложение-календарь iCalendar на компьютере с MacOS. Пользователю достаточно скачать и открыть файл:
Как ics-файл открывается на компьютере под MacOS
Примерно так же все происходит и на телефоне. Достаточно скачать файл и открыть его, устройство само предложит подходящие приложения:
Как ics-файл открывается на телефоне под Android
На некоторых устройствах файлы даже открываются автоматически, это зависит от пользовательских настроек самого устройства.
Плюсы:
- ics-файл будет работать во всех сервисах и приложениях.
- Файл может содержать много событий, они загрузятся одновременно.
Минусы:
- Не все пользователи доверяют скачанным из интернета файлам.
Как создать напоминание со ссылкой
Дальше я покажу на примере Google Календаря, как создать общедоступное мероприятие и ссылку на него для подписчиков.
Выбираем дату и кликаем на нужный временной интервал. Точность не нужна, вы можете позже отрегулировать любые настройки. В открывшемся окне набираем название, либо сразу переходим в «Другие параметры». Здесь самое главное — установить в настройках приватности вариант «Общедоступное», чтобы была возможность поделиться мероприятием. Жмем кнопку «Сохранить» вверху.
Чтобы мероприятием можно было поделиться, сделайте его общедоступным
Создавайте напоминание так, как вы хотите представить его подписчикам — все ваши настройки сохранятся при передаче ссылки или ics файла, включая описание события и интервалы напоминаний.
После этого кликаем на созданное мероприятие, во всплывшем окне жмем на три точки и выбираем опцию «Опубликовать мероприятие». Здесь календарь предложит вам две опции на выбор — кусочек HTML кода или ссылку. Копируйте ссылку и сохраните ее себе куда-нибудь.
Ссылка на мероприятие в Google Календаре лежит в разделе «Опубликовать мероприятие»
Дальше в статье я покажу, как вставить эту ссылку в письмо.
Как создать напоминание с файлом формата ics
Теперь создадим ics-файл. Я выбрала два способа: с помощью Google Календаря — одного из самых популярных календарных сервисов, и c помощью бесплатного сервиса Event Generator от Emailmatrix, которым очень просто воспользоваться любому желающему.
Создаем ics-файл из Google Календаря. Для начала создайте и настройте свое мероприятие. Желательно создавать его в отдельном календаре — вы будете скачивать именно календарь со всем содержимым, а не только отдельное мероприятие.
Теперь на панели слева найдите нужный календарь. Нажмите на три точки справа от названия. В открывшемся меню выберите пункт «Настройки и общий доступ», а на следующем шаге нажмите кнопку «Экспортировать календарь». На ваш компьютер скачается zip-архив, в котором и будет нужный нам ics.
Экспорт ics файла из Google Календаря
Обратите внимание, что календарь необязательно делать общедоступным, ведь вы не делитесь доступом к календарю онлайн, а сразу передаете подписчику копию данных.
В прочих онлайн-календарях процесс будет аналогичным — создать новый календарь с нужным мероприятием и скачать его. Нужно только найти соответствующие пункты в настройках.
Создаем ics-файл в сервисе Event Generator. Перейдите на страницу сервиса и заполните все графы. Их здесь немного — время начала и окончания, часовой пояс, заголовок и описание мероприятия, по желанию ссылка на сайт и адрес проведения. Нажмите «Создать событие», и сервис отдаст вам два готовых варианта. Первый, нужный нам — ics-файл, который можно либо скачать, либо взять ссылку его скачивание. Второй вариант — ссылка на событие в Google Календаре.
Создание ics-файла и ссылки на Google Календарь в сервисе Event Generator
Как вставить мероприятие из календаря в письмо
Сейчас я на примере конструктора рассылок SendPulse покажу, как тремя разными способами добавить напоминание из календаря в письмо.
Обратите внимание! Если собираетесь использовать ics-файл, загрузите его в какое-то облачное хранилище, например, Google Диск. Лучше выдавать ссылку на скачивание, чем прикреплять файл к письму — почтовые системы не очень хорошо относятся к письмам с вложениями.
Потренироваться работе с календарем можно на наших готовых шаблонах. Для это зайдите в аккаунт, выберите на панели слева раздел «Шаблоны», нажмите на любой понравившийся и кликните «Редактировать». Вы попадете в конструктор рассылок SendPulse и сможете начать работу над выбранным шаблоном.
Потренироваться можно на готовом шаблоне, они находятся в аккаунте в разделе «Шаблоны»
Ссылка в тексте
Самый простой способ добавить мероприятие из календаря в письмо — вставить гиперссылку в текст. Не нужно ставить «голые» ссылки в текст: они бывают огромными, выглядят неаккуратно и портят впечатление от письма.
Я сделаю гиперссылку. Для этого добавлю в письмо блок текста с приглашением добавить мероприятие в свой календарь. Для примера использую ссылки на Google Календарь и скачивание ics-файла, которые получила при создании события в сервисе Event Generator.
Добавление ссылки на календарь в письмо в виде гиперссылки
Обратите внимание! В каком виде добавлять напоминание в письмо — это ваше решение. Отталкивайтесь от того, на каких устройствах аудитория читает ваши рассылки. Вы можете либо вести подписчиков на онлайн-календари, либо выдать ссылку на скачивание ics-файла, либо скомбинировать эти способы.
Ссылка на кнопке
Можно повесить ссылки на кнопки, этот вариант займет побольше времени. Процесс будет аналогичным, только вместо текста нужно будет создать в письме ряд кнопок.
Чтобы поставить несколько элементов в горизонтальный ряд, нам понадобится опция «Добавить структуру», она находится сверху в левой панели. Кликайте на нее и выбирайте нужную структуру.
После этого перетаскивайте в каждое окошко структуры нужные элементы, в нашем случае это кнопки. Учтите, что в SendPulse максимальное количество элементов в ряду — четыре (я для примера сделаю структуру с двумя кнопками). Напишем для кнопок названия и добавим ссылки.
Элемент «Структура» в конструкторе SendPulse понадобится, чтобы добавить несколько кнопок в ряд
После этого можно настроить внешний вид кнопок — цвет, размер, форму.
Кнопки настраиваются — текст, ссылки и внешний вид
Иконки
Покажу, как применить его в конструкторе SendPulse. Зайдите в нужный вам шаблон. Код мы будем вставлять в текстовый блок, поэтому перетащите на рабочую область новый элемент «Текст». Теперь, если щелкнете на этот элемент, увидите всплывающее окно с опциями форматирования. Раскройте это окно щелчком на стрелку в правом углу и выберите значок исходного кода “<>”. В открывшемся окне вставьте подготовленный код и нажмите «Ок». Готово!
Вставить иконки календарей в письмо можно через опцию «Исходный код»
Добавляем событие из календаря в письмо: что стоит запомнить
Подписчик может перенести готовое напоминание о событии из письма к себе в календарь в пару кликов. Так и ему меньше хлопот, и для вас чуть выше шанс, что он не забудет про ивент.
Есть два способа, как добавить напоминание о мероприятии из календаря в письмо:
- Создать событие в онлайн-календаре и отдать подписчикам ссылку. Это несложно, но вам придется создать мероприятия во всех популярных онлайн-календарях — нельзя в «Яндекс.Календарь» добавить мероприятие из Google Календаря.
- Создать событие в календаре и скачать его в виде ics-файла. Это надежно — с такими файлами работают практически все календарные онлайн-сервисы, программы и приложения. Но это не совсем удобно для подписчиков — не все знают, что это за формат и как его загрузить в свой календарь.
Можете скомбинировать способы — добавить в письмо и ссылки, и ics-файл. Красиво вставить готовый результат в письмо можно тремя способами:
- Повесить ссылки на текст.
- Добавить ссылки на кнопки.
- Создать иконки со ссылками в HTML-разметке письма.
На следующий ивент обязательно попробуйте добавить напоминание из календаря в письмо и смотрите, как это повлияет на количество участников. C конструктором SendPulse эта работа не займет много времени.
Электронная почта часто используется в повседневной жизни. В Outlook хранится огромный объем информации, который можно отслеживать: от билетов на самолет до бронирования автомобиля или сведений о доставке посылок.
Эта функция недоступна для учетных записей в Служба Office 365, предоставляемая 21Vianet, Office 365 Germany или Office 365 для государственных учреждений планах.
Некоторые типы событий не будут поддерживаться с середины августа 2020 г.
Как это выглядит
Чтобы разрешить Outlook добавлять события из электронной почты, не нужно ничего делать. Если вы хотите отключить эту функцию, см. изменение параметров события.
Прошедшие или неподдерживаемые события не будут автоматически добавляться в календарь.
Поддерживаемые типы событий
Бронирование автомобиля на аренде
Счета (событие этого типа не будет поддерживаться с середины августа)
Бронирование ресторана (мероприятия этого типа не будут поддерживаться с середины августа)
Резервирование событий : музыка, виды спорта и другие (такие события не будут поддерживаться с середины августа)
Резервирование служб — визит к врачам, обслуживание автомобиля и т. д. (Такие события не будут поддерживаться с середины августа)
В календарь автоматически добавляются рейсы, автомобиль и бронирование гостиниц. Вы можете автоматически добавлять в календарь другие события, например счета и бронирование ресторана, изменяя параметры события.
Если вы выбрали "Счета Outlook для поиска предстоящих счетов используются алгоритмы машинного обучения. Он не имеет доступа к вашим финансовым сведениям и не может отслеживать финансовые активности для поиска этих событий.
В настоящее время тип события "Счета" поддерживается только в Северной Америке.
Изменение параметров события
Совет: Чтобы найти адрес Outlook в Интернете, выберите Файл. На вкладке СведениявПараметры учетной записи адрес отображается в области Доступ к этой учетной записи в Интернете.
Примечание: Если инструкции не совпадают с тем, что вы видите, возможно, используется более поздняя версия Outlook в Интернете. См. инструкции для классической версии Outlook в Интернете.
Выберите Календарь > События из электронной почты.
Под каждым типом события выберите один из следующих ок.
Не показывать сводки событий по электронной почте или в календаре:Вы не увидите сводные карточки для этих событий в своей почтовой ящике, и события не будут отображаться в календаре.
Показывать только сводки событий по электронной почте: Вы увидите в своей почтовой ящике сводные карточки для этих событий, но эти события не будут отображаться в календаре.
Показывать сводки событий по электронной почте и в календаре: Вы увидите в своей почтовой ящике сводные карточки для этих событий, и эти события будут отображаться в календаре.
По умолчанию события, созданные из электронной почты, помечаются как частные, поэтому их данные видны только вам. Вы можете сделать свои события общедоступными, сняв флажок Помечать события как частные, чтобы они отображались только для меня.
Восстановление событий из электронной почты
Если вы заметили, Outlook больше не получает информацию о событиях, для которые вы выбрали получение сводок, события из электронной почты могли быть отключены для вашей учетной записи. Чтобы снова включить их, с помощью действий ниже.
Выберите Календарь > События из электронной почты.
Инструкции для классической версии Outlook в Интернете
Выберите Настройки или Почта.
На боковой панели слева выберите Календарь > События из электронной почты.
Выполните одно из указанных ниже действий:
Чтобы указать, какие именно события нужно добавлять в календарь, поставьте или уберите галочку рядом сРейсы, Резервирования гостиниц, Аренда автомобилей, Доставка посылок, Бронирования столиков, События, or Платежи.
Примечание: Если вы используете учетную записьMicrosoft 365 для бизнеса или другую коммерческую учетную запись с Outlook, сведения о доставке пакетов не будут добавляться в календарь автоматически.
Рабочий день делового человека наполнен различными встречами, совещаниями и семинарами. Календарь поможет организовать ваше расписание и вовремя напомнит о предстоящем событии. Чтобы добавить планируемую встречу в бланк календаря, выполните следующие действия.
1. С помощью команды Вид > Список папок закройте панель списка папок, открытую в предыдущих упражнениях.
2. В группе Ярлыки Outlook щелкните на значке Календарь. Календарь появится в виде расписания текущего дня, прокручиваемого календаря месяцев и списка задач, как показано на рис. 19.9.
Рис. 19.9. Календарь
3. Щелкните на стрелке кнопки Создать и выберите пункт Встреча.
4. Введите в поле Тема открывшегося окна диалога текст Совещание по вопросам рекламы.
5. В поле Место напечатайте Офис дочерней компании.
6. В левом раскрывающемся списке строки Начало выберите в календаре день, на который назначено совещание (например, четверг следующей недели). Для перехода к другому месяцу пользуйтесь кнопками прокрутки (рис. 19.10).
7. В правом раскрывающемся списке строки Начало выберите время начала совещания.
8. В таком же списке строки Конец укажите предполагаемое время окончания совещания.
9. Установите флажок Оповещение. Это заставит Outlook заранее предупредить вас о предстоящем совещании.
Рис. 19.10. Настройка события
10. В одноименном раскрывающемся списке выберите пункт 1 час (1 hour), чтобы напоминание появилось за час до предстоящего события.
11. Если вы еще не решили, следует ли появляться на планируемом совещании, выберите в раскрывающемся списке В это время пункт Под вопросом. По умолчанию назначаемое событие получает состояние Занят. Если вы хотите дать возможность своему секретарю записать на то же самое время еще одно событие, выбирайте вариант Под вопросом. Чтобы указать на свое отсутствие в зоне досягаемости и невозможность ответа на телефонные звонки, назначьте для такого интервала времени событие с состоянием Нет на работе. Различные состояния отражаются в бланке календаря разным цветом.
12. В нижнем прокручивающемся поле для заметок введите текст Не забыть материалы по рекламе в журналах.
Рис. 19.11. Окно напоминания
Щелчок на кнопке Прекратить закроет окно напоминания. Кнопка Отложить тоже закрывает окно, но инициирует повторное напоминание через интервал времени, указанный в раскрывающемся списке в нижней части окна. Щелчок на кнопке Открыть откроет детальное описание события.
Программа Outlook напомнит о предстоящем событии, только если она запущена. Чтобы не пропустить важное заседание, поместите значок Outlook в папку Автозагрузка Главного меню, чтобы программа запускалась автоматически сразу после включения компьютера и загрузки Windows.
Для начала работы с календарем в Outlook необходимо в области навигации кликнуть на Календарь.
Вкладка Главная содержит основные команды, необходимые для работы с календарем.
Вкладка Папка расширенные функции для работы с календарем.
Создание события в календаре Outlook
Для того, чтобы создать новое в календаре, находясь в разделе Календарь необходимо на вкладке Главная выбрать, какое событие вы хотите создать
Это приведет к открытию нового окна, в котором осуществляется создание события.
В данном окне также представлен ряд вкладок: Файл, Вставка, Формат текста, Рецензирование.
В поле Тема указывается название события.
В полях Время начала и Окончание указывается дата и время, в которые будет происходить событие. Для того, чтобы назначить событие на какой-то день без указания конкретного времени, необходимо поставить галочку Целый день.
В самое нижнее поле вводится описание события.
После создания события необходимо нажать на кнопку Сохранить и закрыть, расположенную в левом верхнем углу.
Создание встреч в календаре Outlook
Для того, чтобы создать встречу в Outlook необходимо перейти в разделе Календарь на вкладке Главная нажать кнопку Создать встречу и заполнить появившееся окно:
Вы можете указать время начала и окончания мероприятия,настроить его повторение и сделать другие настройки.
Создание собраний в календаре Outlook
В отличие от встреч, собрания в Outlook подразумевают присутствие на них других участников.
Чтобы создать собрание необходимо в разделе Календарь на вкладке Главная нажать кнопку Создать собрание и заполнить появившееся окошко:
Созданное собрание будет добавлено в ваш календарь, а также направлено другие участникам.
Рабочее время в Outlook
В календаре Outlook вы можете указать границы своего рабочего времени.
Создание нескольких календарей в Outlook
Для удобства работы в Outlook вы можете создать несколько календарей. Для этого необходимо в разделе Календарь на вкладке Главная нажать кнопку Открыть календарь и выбрать пункт Создать новый пустой календарь.
В появившемся окне необходимо ввести имя нового календаря и нажать ОК.
Совместное использование календарей в Outlook
Outlook позволяет использовать календари совместно с другими пользователями.
При этом вы можете поделиться:
- полной информацией, содержащейся в календаре;
- информацией о занятом и свободном времени (без деталей);
- только информацией о доступном времени.
Расписание ближайших групп:
Установка обновлений Office
Автор: Sreda31 · Published 15.09.2016 · Last modified 12.10.2021
Учетная записи в Outlook
Автор: Sreda31 · Published 09.08.2016 · Last modified 12.10.2021
Видео-урок: Ведение дневника в Outlook
Автор: Sreda31 · Published 29.05.2019 · Last modified 12.10.2021
Читайте также: