Как в ворде сохранить документ чтобы открывался везде одинаково

Обновлено: 07.07.2024

Студенты – народ занятой. Написанием контрольных и курсовых работ они занимаются в последний момент. Сохранность текста в электронном виде полностью зависит от техники. Компьютер любит неожиданно «зависнуть». От перебоев с электричеством никто не застрахован. Присутствует и человеческий фактор. После завершения работы достаточно кликнуть не на ту кнопку, и весь труд пойдет насмарку. Случалось?

Студенты и офисные работники пользуются стандартным пакетом программ Microsoft Office. Наиболее востребованные из них – Word и Excel. Спасти курсач поможет одна простая функция, предусмотрительно встроенная разработчиками.

В каких случаях не сохраняется документ?

Техника способна подвести в любой момент, даже если кажется полностью исправной. А если проект нужно сдать завтра и времени на переписывание нет?

Делать работу заново придется, если:

компьютер решил самостоятельно перезагрузиться;
выключился свет, а гаджет питается напрямую от сети;
зависла система;
произошла ошибка приложения;
уставший студент вышел без сохранения.

Настройка автосохранения в Word

Функция «Автосохранение» в Ворд позволяет минимизировать последствия форс-мажорных ситуаций. По умолчанию, текстовый документ сохраняется каждые 10 минут на диске C. После экстренного выключения компьютера, при повторном включении пользователю будет предложена одна из предварительно сохраненных копий.

Настройка автосохранения практически идентична во всех версиях Word. Студент может отрегулировать, как часто сохранять документ, а также указать более удобное расположение файлов. Для этого необходимо выполнить 5 действий:

1. Кликнуть на раздел «Файл». У версии 2007 года вместо него кружочек в левом верхнем углу.

В зависимости от версии место, куда нажать, может меняться. Но оно всегда примерно там ;) Источник: Яндекс. В зависимости от версии место, куда нажать, может меняться. Но оно всегда примерно там ;) Источник: Яндекс.

2. Выбрать из меню пункт «Параметры» или «Параметры Word» для версии 2007.

В 273 году нашей эры сгорела Александрийская библиотека. Древние египтяне не смогли сохранить документы, находившиеся в ней.

Сегодня же, достаточно знать несколько функций текстового редактора Microsoft Word, чтобы обезопасить себя от угрозы потери данных.

В этой статье, подробно разберемся как сохранять в ворде документы и что делать, если по какой то причине забыли сохранить изменения.

В каком формате сохранять вордовские документы;
Как сохранить документ в формате Word;
Сохранить документ как …;
Что делать, если забыл сохранить документ;
Как найти последний сохраненный документ;
Word не сохраняет изменения: Документ защищен командой «Ограничить редактирование»;
Файл снабжен атрибутом «Только для чтения»;
Word отказывается сохранять файлы;
Системные проблемы.

В каком формате сохранять вордовские документы

Старые и новые версии текстового редактора MS Word содержат разные форматы документов. В текстовом редакторе используются расширения:

.doc — расширение старого образца, применялись до версии 2003 года;
.docx — расширение нового образца, применяется в версиях от 2003 года.

Если бы все пользователи шли в ногу со временем, думаю проблем бы не возникло, но так как многие, просто не хотят заниматься обновлением программного обеспечения, появляются проблемы связанные с открытием текстовых файлов и передать свою работу на проверку или согласование, не представляется возможным.

Дело в том, что более новые версии (от 2003 года) MS Word, без проблем работают как с расширением .docx, так и с .doc, а вот редакторы более старые, не способны открыть современный формат .docx, что вызывает ряд трудностей.

Существует проверенное временем решение:

Мы не в силах заставить всех перейти на новый Word, но мы можем сохранять документы в формате .doc, что решит конфликт текстовых редакторов.
Перед сохранением документа, убедитесь какой версии Word, у того пользователя, которому будете передавать файл.

Альтернативным вариантом открытия новых форматов, является онлайн версия Word. Вы всегда можете открыть документ через бесплатные приложения Office Online, и сохранить в подходящем вам формате, для дальнейшего редактирования на своем компьютере.

Как сохранить документ в формате Word

Теперь вы знаете, что вордовские документы можно сохранить в двух форматах (.doc, .docx). Рассмотрим что именно нужно сделать, чтобы сохранить файл.

При первом сохранении текста в ворде, следует:

Кликнуть на вкладку «Файл» в основном меню и выбрать «Сохранить» или нажать горячую клавишу «Ctrl + S».
В результате откроется окно «Сохранение документа».
Далее следует выбрать куда нужно сохранить документ. Для этого найдите нужную папку в проводнике и кликните по ней один раз левой клавише мыши.
Если Вам необходимо сохранить документ в папку второго или третьего уровня, выполните пункт 3.
После выбора папки следует задать имя файла. Найдите строку «Имя файла» и напишите название вашего документа.
Строка ниже подписана как «Тип файла», здесь Вы можете задать интересующий формат.

Строчка «Документ Word» сохраняет файл в формате .docx, строчка «Документ Word 97 — 2003» сохраняет файл в формате .doc.

Нажмите мышкой на «Сохранить» или на клавишу «Enter».

После того, как документ сохранен в файл, все последующие исправления можно сохранить или снова заходя в «Файл» -> «Сохранить», либо сохранить с помощью клавиатуры, клавишами «Ctrl + S» или «Shift + F12».

Сохранить документ как …

Функция бывает полезна во многих случая, при работе с документами, когда нужно сохранить текст в ворде под разными форматами.

К примеру, нужно сохранить документ для старой версии Word в формате .doc, либо .rtf, или поменять название документу, вариантов может быть много.

Один из таких, во время работы с файлами первоисточниками, возникает необходимость создать новый документ на базе открытого и затем редактировать его. Для этого существует команда «Сохранить как».

Рассмотрим, как это делается:

В ленте основного меню воспользуйтесь вкладкой «Файл».
Кликните по команде «Сохранить как» или нажмите горячие клавиши «F12» на клавиатуре.
В диалоговом окне выберите папку для сохранения документа.
В строке «Имя файла» задайте новое имя файла.
В строке «Тип файла» вы можете изменить текущее расширение на любое из выпадающего списка.
Нажмите клавишу «Enter» на клавиатуре или кликните на команду «Сохранить».

Выполнив эти действия, Вы получите, два файла. Один исходный, он будет сохранен на Вашем компьютере и второй новый, он будет открыт и тоже сохранен на ПК, но уже под другим именем и возможно расширением.

Как создать новый шаблон Word: основные этапы

Каждый документ, создаваемый в программе Ворд, основан на каком-нибудь шаблоне, даже если пользователь для этого ничего не делал.

Шаблон представляет собой образец для создания нового тестового листа, который хранит разные элементы и составляет основную его часть.

То есть они являются неотъемлемыми частями, определяющими структуру документов и включающие такие настройки: шрифт, макросы, автотекст, параметры страницы, стиль и т.п.

Поговорим сегодня о том, чем может быть полезен шаблон для Ворда, какие виды выделяют, как его можно создать и изменить.

Польза и разновидность инструментов

Шаблон Word — это текстовый инструмент, благодаря которому экономится время на написание различных работ.

Используя в программе Ворд готовые инструменты или создав новый по какой-либо статичной форме, где сохранятся определенные поля для заполнения, пользователю в дальнейшей работе придется только вводить переменные данные, а постоянные будут включаться автоматически, причем независимо от вида данных.

В программе Ворд выделяют 2 основных типа:

общие (глобальные);
шаблоны документов (настроенные и пользовательские) или локальные.

Также можно использовать для работы шаблон с расширениями, который бывает следующего вида:

dotm (с содержанием макросов или программы), где буква «m» подразумевает макрос;
dotx (без макросов и программ), где «x» — основанный на XML.

Как уже упоминалось, любой текстовый лист в редакторе создается на основе формы, чаще все заданной по умолчанию. Шаблон стандартный имеет имя normal.dot.

Но не всем известно, что в редакторе имеются и другие, полезные формы для написания писем, факсов, заявлений и прочих типов.

Воспользоваться заложенными в Ворд формами можно путем выбора в меню команды «Файл», где в открывшемся окне нужно нажать кнопку «Создать», что в результате приведет к области задач «Создание документа».

Чтобы создать новые текстовые листы на основе шаблона, можно использовать стандартные формы, включенные в пакет Microsoft Office, или же применить тот, который был скачан с официального сайта.

В первом случае при выборе нужной команды откроется окно, где можно будет подобрать нужную форму, причем необходимо учитывать, что каждый шаблон размещен на вкладках в соответствии с конкретным предназначением.

Выбрав по требованиям более подходящий шаблон, документ соответственно будет изменен.

Основные этапы создания шаблонов

Для того чтобы создавать новые шаблоны, которые будут удовлетворять ваши индивидуальные потребности, необходимо:

Сохранить нужной формы файл в качестве шаблона документа. Для этого следует выбрать в меню «Файл», после чего выбрать команду «Сохранить как», где в окне нажать на «Тип файла»: Шаблон. При этом необходимо обратить внимание, чтобы не произошло сохранение поверх имеющегося файла с именем Normal.dot, поскольку это может привести к дальнейшим проблемам в работе с программой.
Заполнить документ данными, которые в последующем будут автоматически загружаться при создании нового.
Ввести переменные таким путем: «Вид» — «Панель инструментов» — «Формы».
Включить защиту от изменений путем выбора команды «Сервис» и «Защита …». Это действие следует выполнять при надобности в дальнейшем защищать инструменты от нежелательных изменений. Защиту можно снять аналогичным способом, только выбрав кнопку «Снять защиту».

Вот такой малый перечень необходимых действий потребуется, чтобы создать новый шаблон. Изменить его также не составит труда и не займет много времени. Достаточно для изменения формы нажать на нее правой кнопкой мышки, где в открывшемся окне выбрать пункт «Изменить». Включить новый инструмент можно двойным кликом по его имени в панели задач. Теперь работа в программе Ворд будет для вас с учетом полученных знаний еще более приятна и проста.

Что делать, если забыл сохранить документ

Ни для кого не секрет, что человеку свойственно ошибаться, а компьютер просто машина, поэтому возникают ситуации, когда документ закрывается без сохранения.

Завис компьютер, произошел сбой и Word закрылся, скакнуло напряжение и компьютер выключился, закрыл ворд не сохранил текст документа, подобных случаев можно перечислить очень много, но факт остается фактом, документ, над которым работали очень долго, не сохранился.

Или наоборот, заработался, часть документа удалил и случайно нажал «Сохранить» и теперь надо вернуть более раннюю версию.

Избежать подобных ситуаций, поможет встроенная функция автосохранения документа. Эта функция будет сохранять документ через определенное количество минут автоматически.

И все же, бывают случаи, часто от невнимательности или усталости, когда при закрытии документа, машинально нажал «Не сохранять». Конечно же, все последние изменения будут потеряны, но частично, файл удастся спасти..

Давайте рассмотрим, что следует делать, если вышли без сохранения или в результате программного сбоя закрылся текстовый редактор WS Word или отключили свет и компьютер выключился.

Войдите в меню «Файл».
Выберите команду «Параметры».
Кликните на строку «Сохранение».
Скопируйте адрес папки из ячейки «Каталог данных для автовосстановления».

Автоматическое восстановление

Во время работы над документами Word автоматически сохраняет их во временную папку. Существует возможность восстановить файл, воспользовавшись Автоматическим восстановлением

, в случае если Вы забудете сохранить изменения или произойдет сбой.

Как восстановить документ

По умолчанию Word автоматически сохраняет каждые 10 минут. Если документ редактировался менее 10 минут, Word может не успеть выполнить автосохранение.

Если Вы не видите нужный файл, можете посмотреть все автоматически сохраненные файлы в представлении Backstage. Откройте вкладку Файл

, нажмите
Управление версиями
, а затем выберите
Восстановить несохраненные документы
.

Как только напишете заголовок, сразу же сохраните документ

, чтобы в случае непредвиденных обстоятельств, не потерять документ, над которым работали целый день!

Как найти последний сохраненный документ

Не опытные пользователи текстового редактора, зачастую не обращают внимания в какую папку сохраняют свой документ, а затем не могут его найти. Ситуация распространенная и решается в два клика.

Найти последний сохраненный документ поможет следующий алгоритм:

Открыть меню «Файл».
Выбрать строку с командой «Последние» и кликнуть по ней мышкой.
В открывшемся окне Вы увидите две колонки: в первой колонке будет последний закрытый документ; во второй, папка, где он сохранен.

Word не сохраняет изменения

Почему Ворд не сохраняет документ? Возможно, Вы сталкивались с проблемой, когда Word отказывается сохранять отредактированный документ. Этому есть различные объяснения начнем с программного.

Документ защищен командой «Ограничить редактирование»

В главном меню выбрать пункт «Рецензирование».
Кликнуть на иконку «Защита».
В открывшемся меню найти кнопку «Отключить защиту».
В новом окне ввести пароль и нажать «Ок». После этого Ваш документ будет доступен для редактирования и сохранения.

Файл снабжен атрибутом «Только для чтения»

Чтобы избавится от проблемы следует:

Закрыть редактируемый документ.
Найти его в сохраненной папке и кликнуть правой кнопкой мыши.
В открывшемся окне команд найти «Свойства».
В открывшемся окне «Свойства» перейти во вкладку «Общие».
Снять галочку с команды «Атрибуты» «Только чтение».

Word отказывается сохранять файлы

Что делать если ворд не сохранил документ? По какой причине? Да, просто, не хочет сохранять. Может сбой системный, может еще что то.

В этом случае, самый банальный способ, это выделить текст документа и нажать «Ctrl+C», другими словами копировать.

Далее, создаем новый вордовский документ и нажимаем «Ctrl+V», тобишь вставить.

В 90% случаев, данный способ поможет в вашей беде.

Создание документов Word и Excel из шаблонов

Шаблон — это уже почти готовый документ, сохранённый в виде файла особого формата. Большинство шаблонов Microsoft Office созданы таким образом, чтобы вам осталось лишь дозаполнить в нём данные. Оформление же документа уже есть.

Очевидно, что существует ряд документов, создание которых можно шаблонизировать. К примеру, это может быть резюме или письмо — структура таких документов более или менее одинакова. А раз так, то нет особой необходимости каждый раз изобретать велосипед, создавая новый документ с нуля. Именно для этой цели и были придуманы шаблоны.

Кроме того, если вы регулярно создаёте однотипные документы и при этом не требуется обеспечивать уникальность оформления каждого документа, то в этом случае также можно воспользоваться шаблонами. Как это сделать, мы сейчас рассмотрим.

Работать в нескольких окнах программы Word - это возможно. Что это за окна Word и как можно работать одновременно сразу в нескольких? Как переключаться из одного окна в другое и для чего это можно использовать?

Microsoft Word позволяет работать с несколькими документами одновременно. При этом каждый новый документ открывается в отдельном окне , а пользователь, работая в полноэкранном режиме, видит только последний открытый документ.

Как перейти из одного окна одного открытого документа к другому?

Если нужно перейти из одного открытого документа в другой, можно воспользоваться одним из следующих способов:

При нескольких одновременно открытых окон документов и переключиться от одного открытого документа к другому можно одним из трех способов.

1. В окне любого из открытых документов переходим к вкладке «Вид».

2. В группе «Окно» щелкаем по кнопке «Перейти в другое окно»

3. В меню «Перейти в другое окно» в списке открытых в данный момент окон выбираем название нужного окна.

2 способ: в окне любого из открытых документов используем сочетания клавиш Alt+Tab .

Примечание . При этом клавиша Alt удерживается, а нажатиями клавиши Tab осуществляется переход от одного ярлыка окна к другому. После выбора нужного ярлыка отпускаем обе клавиши, и нужное окно выходит на первый план.

С помощью сочетания клавиш Alt+Shift+Tab можно также перейти к предыдущему открытому окну.

Важно : При нажатии клавиш Alt+Tab или Alt+Shift+Tab в возникшем списке будут не только открытые документы Word, но и все остальные окна запущенных в данный момент программ.

3 способ: можно также использовать панель задач Windows, где отображены кнопки с названиями всех открытых в данный момент окон. Щелчком по нужной кнопке переходим к следующему открытому окну.

Панель задач: переход из одного окна программы в другое Панель задач: переход из одного окна программы в другое

Как управлять окнами программы Word?

В Word кнопка закрытия документа совпадает с кнопкой закрытия окна программы. Если открыто несколько документов, то при закрытии одного из них, остальные остаются открытыми. При закрытии последнего документа с помощью этой кнопки окно программы также закрывается.

Кроме того, документ можно закрыть с помощью сочетания клавиш Ctrl+W или команды Закрыть меню кнопки Файл. При этом после закрытия последнего документа окно программы остается открытым.

Если на момент закрытия изменения в документе не были сохранены, то появится окно с вопросом, стоит ли сохранять изменения в документе.

Для подтверждения сохранения изменений нужно нажать кнопку Да, для отклонения — кнопку Нет. Чтобы вернуться к документу и продолжить работу с ним, щелкните на кнопке Отмена.

Важно : Если при закрытии документа проигнорировать запрос на сохранение документа, то несохраненные данные будут утеряны.

Как работать с двумя окнами документов одновременно?

Если необходимо одновременно работать с текстом в двух документах, можно расположить их окна рядом на экране монитора:

1. В окне открытого документа (любого из двух) переходим к вкладке «Вид».

2. В группе «Окно» щелкаем по кнопке «Рядом» .

3. В окошке «Сравнить рядом» в списке открытых в данный момент окон выбираем нужное.

4. Окна отобразятся рядом, и при этом автоматически активируется кнопка «Синхронная прокрутка» , позволяющая одновременно прокручивать страницы документов в обоих окнах.

Примечание . Окна будут отображены рядом слева направо, позволяя копировать текст или сравнивать информацию в окнах разных документов. Если расположение окон будет нарушено, можно воспользоваться кнопкой «Восстановить расположение».

Чтобы выйти из режима документов, размещенных "Рядом", необходимо выполнить одно из следующих действий:

нажать кнопку Рядом в меню кнопки Окно;
нажать кнопку Развернуть, которая находится в верхней части окна, рядом с кнопкой закрытия.

Как работать с одним документом в двух окнах одновременно?

Для сопоставления текста одного большого документа удобнее всего разделить его окно на два экрана. При этом все изменения в одном окне синхронно происходят и в другом, так как окна по-прежнему отображают один и тот же документ.

1. В окне открытого документа переходим к вкладке «Вид».

2. В группе «Окно» щелкаем по кнопке «Разделить».

3. На текстовом поле появится горизонтальная линия, прикрепленная к курсору мыши.

4. При переходе из одного окна в другое (щелкая левой кнопкой мыши) появятся отдельные вертикальные полосы прокрутки для самостоятельной работы в каждом окне.

Примечание . Прокручивая страницы в одном окне, можно изменять, копировать или вырезать текст, а затем вставлять его в другое окно того же документа, щелкая курсором мыши в нужном окне. Горизонтальную границу между окнами можно перемещать вверх или вниз по странице курсором в виде двусторонней стрелки, удерживая левую кнопку мыши.

Как создать еще одно окно документа?

Чтобы можно было работать с двумя и более версиями одного документа, можно создать новые окна уже открытого документа:

1. В окне открытого документа переходим к вкладке «Вид».

2. В группе «Окно» щелкаем по кнопке «Новое окно».

3. Откроется второе окно документа, полностью идентичное первому. При этом в его названии автоматически добавится цифра «2».

Для того, чтобы привести в соответствие весь текст в программе Word его сначала необходимо выделить.

Для этого можно либо выделить его с помощью зажатой левой кнопкой мыши, либо просто нажать сочетание клавиш "Ctrl + A".

Далее любые корректировки, которые вы будете производить будут отражаться на выделенном сегменте единовременно.

Мой любимый метод уничтожения всякого форматирования в Microsoft Word:

1) Открываем документ

2) Выбираем в меню Файл, Сохранить как

3) Меняем тип файла на .TXT (Обычный текст)

4) Закрываем документ и открываем вновь сохраненный экземпляр.

И еще вариант (скриншот из версии 2003):

Выделяем весь документ (Ctrl+A и нажимаем "Очистить формат")

Первым делом нужно выделить абсолютно весь текст в документе - для этого используем сочетанием клавиш ctrl и A. Теперь, когда весь текст у нас выделен, делаем его одинаковым - выбираем определенный шрифт, его размер, интервалы, выравнивание, цвет и другие параметры.

Если вы хотите, чтобы весь текст в документе Ворд [Word] был одинаковым (размер, цвет, стиль), вам нужно сделать следующее:

сначала нужно выделить весь ваш текст (это можно сделать левой кнопкой мышки или же сочетанием клавиш Ctrl + А)
после этого на верхней панели выбираем определенный шрифт, стиль текста, который вы хотите применить ко всему тексту.

После этого весь текст будет одинаковым.

В деловых документах текст в Ворде обычно должен быть совершенно одинаковым.

Для этого стоит его полностью выделить. Для этого используем мышку. А потом в верхней панели выбираем все необходимое для нашего текста - шрифт, его размер и другие необходимые вам параметры.

Чтобы применить одинаковое форматирование ко всему тексту в программе Microsoft Word нужно:

1) Выделить нужный текст (с помощью опции в меню или с помощью Ctrl + A).

2) Применить к нему нужное форматирование с помощью специальных кнопок на панели инструментов (например, выравнивание) или в контекстном меню выбрать нужную опцию форматирования (например, отступ).

Смотря что вы имеете в виду одинаковый. Если это шрифт и размер шрифта, то в на верхней панеле есть эти функции. Или же можно выделить нужный текст, нажать ПКМ, и выбрать в меню "Шрифт". Так же можно изменить параметры вводимого текста в разделе "Стили"

Для того, чтобы применить ко всему тексту одинаковые характеристики текста, выравнивания и т.д., выделяем весь текст - для этого ставим мышку на левое поле, и делаем три щелчка, или нажимаем комбинацию клавиш CTRL+A, после этого выбираем нужные характеристики.

Если вам необходимо сделать весь текст одинаковым в ворде (Word), то нужно проделать следующее:

1) Первым делом выделите весь ваш текст;

2) А теперь приступайте к изменению параметров на одни и те же. Это сделать можно на верхней панели инструментов: выбирайте один определённый шрифт и стиль, размер, конкретный интервал, отступы, цвет и так далее.

После этих действий текст будет одинаковым.

Чтобы сделать весь текст в ворде одинаковым, нужно выделить весь текст документа, а потом применить к нему нужное форматирование - изменение цвета, фота, шрифта или кегля.

Как выделить весь текст в ворде разом? Если размер текста небольшой, это можно сделать мышью, зажав левую клавишу, либо зажав шифт и стрелку вправо.

Если текст слишком большой для ручных манипуляций, нажмите Ctrl+А - команда выделит сразу весь текст в документе любого объема.

Нажимаем Ctrl + A или выделить все. Далее устанавливаем для всего текста одинаковое форматрирование: шрифт, размер шрифта, перенос строк, отступы и абзацы. В результате текст будет в едином стиле. Также можно сохранить как txt и там вообще никакого стиля НЕ будет. Во всех текстовых редакторах txt будет выглядеть одинаково.

Ворд (Word) - это довольно оснащенный текстовой документ со множеством функций.

Есть разные способы, как поднять текст в Ворде наверх.

Если между текстом и верхней частью (другой частью текста) пустой зазор, то его можно удалить, попросту, выделив "пустое место" мышью и нажав на клавишу "Del" - текст подтянется кверху.

Например, вот незаполненный текстом участок:

Теперь выделили, зажимая правую кнопку мыши, зазор между текстами, - по умолчанию видим обведенную цветом линию:

Теперь нажмем клавишу "Del" и на всей протяженности, где обвели, расстояние исчезнет, текст "подтянется":

Аналогично можно сделать то же самое, только не стирать зазор между двумя абзацами, а скопировать текст, который ниже, затем переместить. Для этого его сначала обводят, удерживая ЛКМ:

После этого можно скопировать в буфер обмена при помощи мыши или горячих клавиш: мышью кликнуть ПКМ и выбрать "копировать", а горячими клавишами - "Ctrl + C".

Теперь поставили курсор текста на тот абзац, до которого надо "подтянуть" текст. Далее надо мышью или горячими клавишами вставить. Мышью аналогично, как копировали, только выбрать пункт меню "вставить", а горячими клавишами при помощи "Ctrl V":

Читайте также: