Как внедрить документооборот 1с

Обновлено: 03.07.2024

Внедрение 1С на предприятии любого масштаба считается сложным процессом, требующим серьезных профессиональных решений, даже если речь идет о типовых проектах. Если не разбираться в особенностях, не иметь практики в этой области, знаний и опыта, то бизнес может провалиться. Чтобы риски были минимальными, а бюджет был потрачен не напрасно, необходимо следовать всем правилам, которые предлагает выбранная система. А также помнить, что от того или иного типа технологии, подхода к организации, планирования проекта зависит успех работы компании.

Выбор технологии внедрения 1С

Были проведены исследования касательно того, что влияет на успешность действия или полный провал 1С. Оказалось, что немалую роль играют масштабы проекта. Если он достаточно крупный, то самой лучшей мерой будет разбить его на части или так званые подпроекты, в которых будут свои задачи и отдельные друг от друга результаты. Такая постановка вопроса позволяет максимально повысить эффективность бизнеса и улучшить положение дел.

Немалое влияние оказывают и технологии, применяемые для IT-проекта. Чем более они гибкие, тем результативнее процесс. Перед началом всех работ требуется определиться с тем, какую технологию вы будете использовать в конкретной ситуации. Необходимо ознакомиться с возможностями системы, существующими методиками, которые являются базой программы. Наиболее правильным решением будет обратиться к специалистам за помощью, чтобы выбор программ и технологий был произведен правильно.

Существует три основных вида используемых технологий:

• Технология Стандартного Внедрения (1C:ТСВ)
• Технология Быстрого Результата (1C:ТБР)
• Технология Корпоративного внедрения (1C:ТКВ)

Они отличаются тем, что имеют определенные особенности, обладают достоинствами, но вместе с тем и ограничениями, имеют зависимость от масштаба бизнес-проекта, а также объема задач.

1C:ТСВ

Технология подразумевает использование типовых решений. Преимущественно применяется в малом и среднем бизнесе. Является простой, быстро запускаемой, экономичной, что актуально для только начинающих развиваться предприятий, для новичков в сфере бизнеса, которые имеют малый начальный капитал или вообще начинают с нуля. В ходе внедрения потребуется произвести определенные изменения текущих процессов, так как все будет подчинено логике типового (или тиражного) решения. При этом пользователям предлагается типовая документация.

1C:ТБР

Технология предназначена к использованию в средних и крупных бизнесах. Позволяет управлять внедрением стандартных решений, базируется на принципах Agile. Что касается стоимости, скорости внедрения, то эти моменты сбалансированы. Видимые результаты появляются достаточно быстро. Уровень контроля — на высоком уровне. Технология сама по себе является гибкой, ее можно подстраивать под любые проекты. Сам функционал очень похож на типовой. В документирование входит ведение и заполнение журналов. Если задача выходит за рамки стандартной, то для нее создается отдельное задание, учитывающее все ее особенности.

Для успешного использования технологии очень важна готовность компании к изменениям. Необходимо замотивировать персонал, описать все возможности внедрения и будущий результат, повлиять на скорость принятия решений.

1C:ТКВ

Корпоративное внедрение предназначено для крупных проектов с большим масштабом деятельности и сложными процессами внутри. Опирается на стандарты PMI, ГОСТ и другие. Снижает риски, которые могут нести с собой некоторые IT-проекты. Сюда входят архитектурные изменения и ошибки, содержание проекта, бюджет, сроки внедрения. С помощью технологии появляется возможность создавать любые системы, даже самые сложные. Что касается документации проекта, то она ведется по стандарту. При этом должно быть постоянное тесное взаимодействие компании с заказчиком. Проект в момент реализации фактически не подлежит изменениям. Технология подходит тем, кто владеет крупными предприятиями, фирмами, планирует организовать текущие процессы более точно и готов к серьезным изменениям.

Все эти технологии должны применяться по существу. Если нет возможности разбить большой проект на несколько малых и несложных, то лучше обратить внимание на 1C:ТКВ. Но в случае, если такая возможность появилась, то намного проще использовать 1C:ТСВ или же другой вариант — 1C:ТБР. Если ваш проект масштабный, а команда — сильная и сплоченная, то есть смысл комбинировать технологии, чтобы максимально оптимизировать проект, уйти от формализма и быть гибким в реализации и выполнении задач.

Подход к организации процесса работ по внедрению 1С

Разобравшись в видах технологий, вы сможете подобрать тот, который лучше всего подходит к определенной ситуации. Но успех проекта не определяется только технологиями. Большую роль играет состав команды, общий настрой, стремление к положительным изменениям, выбранный подход к организации всех существующих процессов. Существует несколько вариантов комплектаций команды, которые имеют свои различия:

1. Служба IT. Все проектные работы производятся исключительно сотрудниками внутренней службы. В этом есть свои положительные стороны: исполнитель хорошо знает свою работу, текущие процессы. А стоимость услуги достаточно низкая и доступная. Минусы же в том, что сотрудники получают дополнительную нагрузку, которая теперь ложится на их плечи. Риски повышаются, так как можно не уложиться по срокам. А качество работы может быть на среднем или даже низком уровне. Контроль качества производится слабо, а стандарты проектного управления отодвигаются в сторону.
2. Подрядчики. Работу доверяют исключительно профессионалам вне внутренней команды. Преимущества такого подхода в том, что отношения со специалистами формальные — на уровне оказания услуг и выплаты денег за качество. При этом есть возможность контролировать весь ход работ, видеть результаты — подрядчики действуют «прозрачно». Их минусов можно назвать более высокую оплату услуг.
3. Смешанный вариант. При этом функции выполняют все задействованные в работе лица: часть работ отдается внутренним исполнителям, а часть — нанятой организации. При этом можно гибко управлять существующими ресурсами, планировать приоритетность выполнения задач. Стоимость будет средней, так как некоторая часть работ выполняется собственными силами. Единственный недостаток такого подхода заключается в том, что все работы нужно синхронизировать и постоянно сверять, чтобы все было выполнено правильно и в срок.

Выбирать подход нужно, опираясь на существующие задачи, их сложность, масштабность, доступность ресурсов. Также играет роль то, имеется ли в вашей компании свой обслуживающий ИТ-персонал. Все же специалисты советуют применять в практической бизнес-деятельности все подходы, опираясь на такие приоритеты:

• Организация и выполнение некоторых проектов собственными силами с задействованием штатного персонала.
• Заказ услуг у подрядчика, чтобы решить некоторые сложные узкоспециализированные задачи, требующие максимальной грамотности, компетенции, правильного подхода. Используется в случаях, если собственных ресурсов мало для совершения тех или иных работ. Обычно такой подход всегда дает высокие результаты, потому что любая узкая сфера требует концентрации на предмете, глубоких знаний всех тонкостей и нюансов.
• Полная передача внешнему исполнителю всех работ. Такое выполнение «под ключ» снимает многие обязанности с сотрудников, облегчает задачи и позволяет заниматься другими, более творческими делами касательно развития компании. При этом у заказчика остается право контроля и регулировки всех текущих процессов.

Планирование проектных работ по внедрению 1С

Планирование, а также методика использования проектов различаются между собой, если говорить о разных технологиях, применяемых подходах. К примеру, Технология быстрого результата не нуждается в планировании заранее. Это в том случае, если она достаточно гибкая касательно создания новых проектов и их различных вариаций. Для этой технологии будет достаточным описать примерный объем работ, рассчитанный от 2 до 4 недель. Также увидеть примерный результат, к которому стремятся и сотрудники, и исполнительные службы. После этого можно смело начинать действовать.

Что касается технологии корпоративного внедрения, то ее нужно планировать более тщательно, проверять все нюансы проекта. Заказчик можно создать описание, что он хочет видеть в дальнейшем в области автоматизации, также желаемый результат. Следуя описанию, исполнители сократят процесс планирования и даже объем работ. Первым этапом должно быть обследование, после чего специалисты смотрят на результаты и делают свои выводы, что изменить и как улучшить дальнейшие процессы.

На успех планирования влияют многие факторы. В том числе — наличие постоянной коммуникации, четкой слаженной работы между клиентом и исполнителем. Следует помнить, что правильно распределенные полномочия, установленные границы обязанностей усиливают эффективность взаимодействия. Заказчик обязан быть послушным, гибким, готовым к разного рода переменам, требованиям. Если он будет действовать конструктивно, четко следовать курирующим указаниям, то сроки внедрения 1C будут минимизированы, а успех процесса — очевидным.

Крупным компаниям и предприятиям с нестандартными задачами, рекомендуем проектное внедрение 1С. Такой подход позволяет создать автоматизированную систему, соответствующую специфике учета и особенностям бизнес-процессов конкретного предприятия.

Вкратце обо мне. Я работаю в ИТ-отрасли более 20 лет. Также, как и многие из вас, я вырос из системного администратора, был программистом, ведущим программистом, начальником отдела. Сейчас являюсь директором департамента программного обеспечения компании SUKHOI.

Кто знает, что такое компания SUKHOI?

Для тех, кто не знает – мы занимаемся разработкой и производством самолетов.

Кстати, был интересный случай. Я был на конференции, где выступал докладчик из РосНано, и мы, когда слушали его, удивлялись, почему он что-то говорит-говорит, а потом резко замолкает, потом опять что-то говорит и опять замолкает. А потом присмотрелись – в центре зала сидит человек в костюме, который все время ему подавал знак, можно об этом рассказывать или нельзя.

Еще раз повторюсь, мы – компания публичная, международная, поэтому я расскажу все, как есть. Мы строим самолет SukhoiSuperjet 100 – самолет отличный, я летал на нем, как пассажир, летал на симуляторе, как пилот, сажал его. Все очень просто, все компьютеризировано. Последнее слово техники. Кстати, открою небольшой секрет залу, что скоро уже будет выпускаться SukhoiSuperjet 115 (SukhoiSuperjet100 – это 100 мест, а 115 – соответственно, 115 мест).

Содержание

Вернемся к статье. Она состоит из двух частей:

• В первой части я расскажу о тех «фишках», которые я использую;
• А вторая часть условно называется «Военная стратегия», или «Идеальный план». Потому что для меня, например, любое внедрение любого проекта сравнимо с небольшой военной стратегией: у меня есть план захвата справочников, план захвата ключевых пользователей, план захвата руководства и т.д. И я попробую показать вам свой идеальный план, который помогает мне добиваться успеха.

«Фишки», которые я использую при внедрении ПО в крупной компании

Первая «фишка», которую я использую, очень простая – это команда.

Я приверженец такого выражения, что «кадры решают все». И в любом проекте команда – это самое главное звено.

Какие параметры команды я использую в своей работе? Я провел уже, наверное, несколько сотен собеседований и видел огромное количество людей. И у меня сформировалось свое представление о тех качествах, согласно которым я подбираю людей себе в команду. Я постарался сформулировать эти качества в том порядке, в котором они для меня важны.

• Наиважнейшее качество для меня – это порядочность сотрудника, который будет у меня работать. Каждый под словом «порядочность» понимает что-то свое. Для меня это означает, что человек схож со мной по каким-то идеалам, и я смогу этому человеку доверять.
• Дальше идет такое выражение, как «подходимость».
  Имеется в виду, что человек должен подходить команде, которая будет у меня работать.
  Здесь очень важный момент, потому что я очень часто вижу, что руководители подбирают в команду одинаковых людей. По моему мнению, это неправильно, и люди должны быть разные. У меня в команде есть пессимисты, оптимисты, интроверты, экстраверты – люди с абсолютно разными интересами. Но всегда так получается, что они дополняют друг друга. Например, - вы не поверите! - у меня в ИТ работает один сотрудник – он мастер спорта, чемпион Москвы по бодибилдингу. Когда я брал его на работу, у меня были некоторые сомнения насчет его деловых качеств, но на данный момент у нас никто лучше, чем он, договариваться не умеет.
  Как прочувствовать эту «подходимость»? Это, наверное, больше вопрос интуиции, и, конечно, необходим большой опыт.
  Поэтому знакомьтесь с людьми, проводите больше собеседований, ходите на собеседования сами, и постепенно у вас выработается такое чутье для подбора людей в команду.
• Далее по порядку идет результативность. Здесь все очень просто – достаточно спросить у человека, в каких проектах он участвовал и чем он может похвастаться. Чаще всего люди об этом охотно рассказывают, и сразу становится понятно, чем человек занимался, что для него более важно – процесс или результат.
• Ну и, соответственно, знания. Это тоже очень важный параметр. Знания я чаще всего проверяю тестами. Например, если мне необходимо набрать в команду людей со знанием бухгалтерии (или, в данном случае, со знаниями систем электронного документооборота), то в интернете есть куча тестов на эту тему.

С чего лучше начинать внедрение? Есть стандартный сценарий:

• Приказ об открытии проекта.
• Формирование рабочей группы
• Формирование проектной документации, и т.д.

Но на практике я понял, что начинать нужно не с этого. В моем понимании, сначала нужна реклама – это вторая «фишка», о которой я хочу вам рассказать.

Чем больше вы разрекламируете ваш проект, тем проще вам будет его делать.

Например, проект по внедрению системы электронного документооборота я всегда начинаю с презентации, которую провожу перед руководством и сотрудниками компании. Важно максимально распространить информацию о начале внедрения – с помощью корпоративного портала, сарафанного радио.

И это очень помогает, особенно на этапе обучения. У меня была такая интересная ситуация: мы провели рекламу, начали внедрять, а потом, когда уже подошел этап обучения, оказалось, что даже те пользователи, которые не были в проекте, уже все о нем знают и сами помогают внедрять. Поэтому вторая «фишка» – делайте вашему проекту как можно больше рекламы: о нем должна услышать вся компания.

Дальше – союзники. Это третья «фишка». Здесь я не буду долго останавливаться.

Понятно, что для того, чтобы сделать любой проект, нужны союзники. Я в своей методологии разделяю союзников на два типа: пассивные и активные.

Активные союзники – это те люди, которые будут вас всячески поддерживать. На проектах по внедрению системы электронного документооборота, это чаще всего руководство или заказчики, которые хотят получить тот или иной проект.
Именно они наиболее заинтересованы во внедрении, потому что им важно все посчитать, чтобы получить трудоемкость и сократить затраты.

• Есть также пассивные союзники.
  На примере внедрения системы электронного документооборота – это, чаще всего, юридический отдел. Они вроде и «за», и вроде, им и все равно.
  Но в ходе проекта они, в принципе, всегда кивают, и нам с ними удается договориться, чтобы они не мешали и выступали, как наши союзники.

Четвертая «фишка» – это упрощение.

Здесь, наверное, многие вышли из программистов, поэтому знают, что такое декомпозиция. Именно это я использую в своей работе, как четвертую «фишку».

Что это значит? Попробую объяснить на примере строительства самолета. Вот так вот у нас строят самолеты. Построить самолет сразу, коллеги, это очень сложно. Наверное, единственный человек, который знает, из чего состоит весь самолет целиком – это главный конструктор. Его ночью разбуди, задай ему какой-нибудь вопрос, и он тебе расскажет, что там есть блок такой-то, который подключен контактом таким-то. Но такой человек всего один. Также и у нас в ИТ – очень мало людей, которые знают все. Поэтому я в своей практике стараюсь упрощать проекты и никогда не внедряю систему целиком, чтобы сразу работал весь процесс.

Например, мы внедряем:

• Сначала входящие документы,
• Потом служебные записки,
• Потом договоры,и т.д.

Все по порядку. Это позволяет людям заказчика понимать, что мы сейчас сделаем, и быстрее запускать проект.

И последняя «фишка» – это QuickWin.

Что это такое? Это – быстрая победа, определенная цель, которую можно достичь очень быстро. Я в своей работе использую это постоянно – мне кажется, что в процессе внедрения надо всегда стремиться к быстрой победе.

Чаще всего я использую QuickWin в совокупности с правилом Парето. Это означает, что нужнонайти тот блок, тот этап любого проекта, который при минимальном вложении в него своих ресурсов даст максимальный результат.

Например, система электронного документооборота позволяет очень быстро внедрить служебные записки. При этом пользователи сразу приобщаются к работе в системе, а у руководителя проекта начинают расти погоны. И на базе этого следующие этапы запускать гораздо проще.

Если подводить итог из фишек, которые я использую – это:

• Команда,
• Реклама,
• Союзники,
• Максимальное упрощение
• И Quick Win.

«Военная стратегия», или «Идеальный план»

Как я уже сказал, те сотрудники, которые работают у меня, часто видят внедрение проекта как какую-то военную игру. На самом деле все проще: любой проект можно внедрять играючи. У меня в команде есть специальные переговорщики, есть консультанты, есть программисты… Каждый из них занимается своим делом, но если собрать все в кучу, получается, что это небольшая армия, которая позволяет сделать любой проект. Поэтому я всегда рассматриваю внедрение как военную стратегию.

Что касается системы электронного документооборота, то перед реализацией проекта главное – это как следует заранее подготовиться. На чем надо акцентировать внимание?

• В первую очередь необходимо знать организационную структуру компании. Это та вещь, без которой вы этот проект сделать просто не сможете. Есть разные компании, и не у всех организационная структура доступна и прозрачна. Но даже если это сложно, вам все равно будет необходимо сделать. У меня, например, структура компании засекреченная. Часть структуры – публичная, а часть структуры является коммерческой тайной. Но кое-как, через третьи руки, этого всегда можно добиться.
• Следующее – это изучить имеющиеся регламенты и СТП. Я работал в разных компаниях – в государственных, коммерческих, публичных и непубличных. И из своего опыта могу сказать следующее: в западных и в государственных компаниях чаще всего все регламентировано (есть определенные СТП и приказы по документообороту). А в коммерческих почему-то все иначе. Но вам при внедрении электронного документооборота в компании обязательно необходимо узнать структуру движения документов. Поэтому нужно просто взять документ, представить себя электронной СМС-кой, и пройти по всем сотрудникам, по всем подразделениям – тогда вы сможете решить этот вопрос.

Ну и последнее – это обеспечить соответствие федеральному закону об электронной подписи.
Почему-то в 100% случаев мне все говорили: «это сделать очень сложно, потому что у нас нет электронной цифровой подписи».
Хочется просто сказать: ребята, почитайте закон, в законе все об этом написано.

Сделать электронно-цифровую подпись совсем несложно. Для этого необходимо всего три документа.

• Положение по делопроизводству,
• Положение о простой электронной подписи,
• И положение об информационной безопасности.

Просто заполните эти три документа, подпишите их у президента компании и ознакомьте с ними сотрудников. И можно сказать, что электронно-цифровая подпись у вас уже есть.

Теперь о выборе системы для документооборота. Я работал с разными системами:

• С системой DIRECTUM.
• Сейчас у нас стоит documentum – это, наверное, самая дорогая система из всех, которые существуют в этом классе.
• Но чаще всего я все-таки останавливаюсь на 1С:Документообороте, потому что это действительно очень хороший и гибкий продукт.

Как я выбираю систему для внедрения?

• Во-первых, я выбираю по принципу: внутренняя система мне нужна или внешняя?
  • Внутренняя система означает, что сервер для нее находится внутри компании. Например, 1С:Документооборот ставится, чаще всего, внутри компании, на внутренних серверах.
  • А есть внешние серверы.Например, можно хранить документы в GoogleDocs или Microsoft 365 – в облачных системах.

  Здесь – очень просто. Если компания позволяет выводить ваши документы вовне, то используйте внешнюю систему, это позволит вам быстрее реализовать проект.
  Но для нашей компании, например, это недопустимо. У нас очень многое входит в понятие «коммерческой тайны», и поэтому я должен делать это внутри, а вовне я могу только почту рассылать.

  • Второе: какую выбрать платформу? Это тоже очень просто: чем больше у меня компетенций по конкретной программе внутри компании, ту платформу я чаще всего и ставлю.
    Если у меня в ИТ-департаменте много людей, которые могут объяснить пользователям, как работать с 1С, то я ставлю 1С, если есть компетенции по documentum, то я ставлю documentum.
    Почему? Потому что это позволяет быстрее сделать проект, проще его поддерживать, и, когда первая линия поддержки есть внутри компании, это уже очень многого стоит.
  • Третий критерий выбора – это цена.
  • И последний критерий – это возможности функционала и наличие демо-версии.
    Сейчас почти во всех системах можно посмотреть демо-версию. Бывают, конечно, такие, кто говорит: «у нас классный продукт по документообороту, но демо-версию мы вам показать не можем».
    Я придерживаюсь правила, что если нет демо-версии, то я даже не буду продолжать разговор, ведь обязательно сначала нужно самому посмотреть программу – стоящий это продукт или нет.

  
  

  Вот так вот я вижу идеальный план, идеальную стратегию по захвату:

  1. Первое – это информация и реклама.
  2. Потом – организационная и техническая подготовка. Я знаю, что программисты чаще всего не любят писать инструкции. Я с этим столкнулся. Но я открою небольшой секрет: есть люди, которые любят это делать. Они реально целыми днями сидят и пишут справку. Просто таких людей нужно найти.
  3. Дальше – установка «начальной версии».
     Нужно просто поставить программу, чтобы юзеры начали ею пользоваться.
  4. Анализ и проектирование.
     Здесь вам нужно искать QuickWin. Чем больше и быстрее вы их найдете, тем быстрее вы сделаете свой проект.
  5. Разработка и донастройка
  6. Ввод в действие
  7. И техническая поддержка.

  С 4-го по 7-й пункт можно поставить в цикл: сделали, поставили на техническую поддержку, опять ищете QuickWin. И так – по кругу.

  Это, собственно, такой идеальный план, который у меня всегда получается реализовать.

  Бонус №1: Как посчитать экономический эффект?

  
  

  Первый вариант – посчитать экономию по себестоимости:

  • сколько стали экономить человеческих ресурсов,
  • сколько стали экономить материальных ресурсов.

  Исходя из того, что пишут в интернете, при внедрении системы документооборота можно добиться экономии в себестоимости на 10-30 %, не более.

  
  

  Второй вариант – посчитать экономию по прибыли.

  Это – экспертный способ оценки эффективности внедрения системы электронного документооборота (или любой другой системы). Он всегда спорный. Потому что, если вы подойдете к руководителю и скажете:

  • «компания стала работать прозрачнее», - руководитель чаще всего ответит: «Обоснуй». И начинается спор…
  • Или еще: «у нас улучшился контроль исполнительской дисциплины». Ответ руководителя: «а как ты это посчитал?»

  Поэтому, когда пишут, что дополнительная прибыль может составить до 100%, это очень спорно.

  Бонус №2: Закрытие проекта. Премия и оплата

  
  

  Проект всегда надо закрывать. Не стоит об этом забывать. Для этого должны быть:

  • документ «Акт о вводе в промышленную эксплуатацию»,
  • премиальный фонд
  • оплата подрядчикам.

  Я столкнулся с такой ситуацией, что часто руководители проектов и программисты боятся закладывать большой премиальный фонд по завершении проекта. Не бойтесь этого, закладывайте столько, сколько вы считаете честным и справедливым.

  • Во-первых, если руководству что-то дается бесплатно, то чаще всего, это не ценят.
  • И, во-вторых, вы можете считать, что для вас миллион рублей – это хорошая стоимость, но для руководства компании это, чаще всего, несерьезная сумма. Поэтому призываю вас: всегда закладывайте премиальный фонд. К вам будут лучше относиться, и заработать на этом вы сможете больше.
  • И, очень важный момент (я здесь специально это отметил), не забывайте оплачивать работу подрядчикам, даже если вы были ими не очень довольны. Потому что если вы всегда позитивно оплачиваете работу, то, чаще всего, потом подрядчики идут вам навстречу и помогают в тех или иных случаях.

  Поэтому не забудьте «выбить» себе премию и не забудьте оплатить работу тех людей, с которыми вы работали.

  Данная статья написана по материалам доклада, прочитанного автором на Конференции Инфостарта IE 2014 29-31 октября 2014 года.

  Итак, руководство организации приняло решение об автоматизации документооборота – о том, что подталкивает компании к этому решению, мы говорили в предыдущей статье. Теперь давайте поговорим о том, какие шаги необходимо сделать дальше?

  В первую очередь, ищем человека, который может стать Руководителем проекта в организации. Прежде всего Руководителем проекта должен стать человек, который может организовать работы по проекту, а также сможет задействовать в работе руководителей и специалистов подразделений. Таким образом, Руководитель проекта - это профессионал в области проектного управления, который умеет организовывать работу ключевых пользователей системы документооборота.

  В случае если такого человека нет внутри организации, тогда нужно пригласить его со стороны, используя аутсорсинг.

  На следующем шаге автоматизации документооборота необходимо определить границы проекта. Что входит в границы проекта?

  Множество документов с разделением на виды или типы документов, которые будут автоматизированы в системе 1С:Документооборот;

  Порядок/правила нумерации документов, которые подлежат автоматизации;

  Перечень связей между документами, которые будут находится в системе документооборота;

  Список номенклатуры дел, если она используется в организации;

  Ключевые реквизиты для документов, которые будут автоматизированы;

  Организация структуры папок и/или категорий для хранения различных видов или типов документов;

  Шаблоны документов и шаблоны файлов (правила автозаполнения);

  Маршруты движения документов в организации;

  Определение доступа к документам (матрицы прав доступа);

  Группы пользователей, их роли;

  Сложности, с которыми организация может столкнуться при определении границ проекта:

  Документационное обеспечение управления не на высоком уровне (нет порядка в процессах и документах).

  От того насколько правильно и грамотно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Представьте себя на месте менеджера по продажам, подменяющего коллегу Антона. Перед вами стоит задача заключить с клиентом Антона типовой договор. Сегодня. Иначе клиент будет очень недоволен. Но где форма типового договора, знает лишь Антон, а где Антон - знает лишь один Господь Бог. Согласитесь, что это не самая лучшая ситуация для продуктивной работы, хотя казалось бы, все дело в одном типовом документе.

  Отсутствуют знания предметной области у ключевых пользователей документооборота и/или у Руководителя проекта.

  Согласитесь, что странно удивляться тому, что вся хата в дыму, если печку взялся выкладывать сантехник. Также документооборот, делопроизводство и методология документационного обеспечения - эта такая же область знаний как и любая другая, и также требует изучения и освоения навыками в данной области.

  Несколько ответственных за бизнес-процесс.

  Иван Андреевич Крылов давно все сказал по этому поводу в своей басне. Несогласованность - вот, главная проблема, когда лебедь, рак и щука не могут договориться между собой по одному вопросу, считая свое мнение самым главным и непререкаемым.

  Невысокий статус проекта по внедрению документооборота в организации. Когда в какой-нибудь компании 50% бюджета выделяется на отдел продаж, 40% бюджета выделяется на отдел закупок, 9% бюджета тратится на бухгалтерию и 1% из бюджета идет на отдел хозяйственного обеспечения, стоит ли удивляться тому, что на кухне не всегда есть вкусные печеньки.

  Время - это деньги.

  Внимание к любому проекту выраженное в потраченном времени - это эквивалент бюджета, распределяемого на те или иные задачи.

  Меньше потраченного времени - слабее полученный результат.

  Имеются противники в подразделениях организации, поскольку их влияние с приходом автоматизации снижается.

  Движение луддитов зародилось в Англии много веков назад, но дело их и по сей день живет и процветает в лице многочисленных сторонников. Этих идейных сынов можно встретить чаще, чем хотелось бы людям несущим передовые технологии и прогресс. Прогресс пугает людей, которые не способны перестроиться, не способны обучиться, не способны оседлать новую волну. А напуганный человек либо убегает (но кто же побежит с хорошей должности или от хорошей зарплаты), либо нападает. Это психология выживания. Просто помните, луддиты среди нас.

  Наладить систему управления документами в организации;

  Определить ответственного за каждый бизнес-процесс;

  Формализовать бизнес-процессы в организации;

  Назначить руководителем проекта человека, который может организовать работу в команде для достижения поставленных целей;

  Повысить статус проекта по внедрению документооборота в организации;

  Провести работу с противниками, объяснив, что их влияние не снижается, а они встраиваются в общий маршрут движения документов в организации.

  Что делать, если компания не может определить границы проекта самостоятельно?

  В таком случае выходом из положения может стать привлечение специалистов из компаний, которые оказывают консалтинговые услуги в области реинжиниринга и автоматизации процессов. Специалисты из такой компании проведут анализ текущей деятельности вашей организации, определят “узкие места” для последующей автоматизации, предоставят рекомендации для подготовки организации к автоматизации документооборота, а также помогут определить границы будущего проекта по документообороту.

  Итак, когда границы проекта по автоматизации документооборота определены, не менее важным является определение сроков и стоимости самого проекта.

  Задача по определению стоимости проекта кажется несложной, однако, имеется подводная часть бюджетного айсберга, о которой организации могут не подозревать.

  Кроме стоимости приобретения программы 1С:Документооборот и лицензий в зависимости от редакции системы, количества пользователей, наличия дополнительных модулей, при расчете бюджета и планировании внедрения чаще всего забывают учесть:

  Стоимость обновления аппаратного обеспечения для обеспечения оптимальной производительности системы (покупка серверов, работа ИТ-отдела и т.д.);

  Стоимость и время труда рабочей группы по внедрению системы документооборота;

  Человеческие, временные и финансовые затраты на оцифровку и ввод документов в систему документооборота;

  Стоимость обучения пользователей и администраторов.

  Теперь, когда в бюджете все учтено, организации необходимо определить сроки для реализации проекта, получить одобрение от руководства компании и перейти к этапу автоматизации.

  Не забывайте про лайки и комментарии к публикации – расскажите о своем опыте.

  Если у Вас есть вопросы, разбор которых Вам бы хотелось увидеть в следующих статьях - пишите об этом в комментариях!

  Конструктивная критика приветствуется!

  Специальные предложения

  
  

  
  

  
  

  
  

  
  

  
  

  
  

  С какими проблемами сталкиваетесь при внедрении?

  Организационные - слабая подготовленность сотрудников к внедрению (80%, 4 голосов) Определение границ проекта при внедрении документооборота (60%, 3 голосов) Экономические - системы документооборота требует определенных финансовых затрат, на которые руководство не всегда готово согласиться, принимая решение о внедрении (60%, 3 голосов) Отсутствует документооборот как таковой, даже бумажный (40%, 2 голосов) Определение цели проекта по автоматизации документооборота (20%, 1 голосов) Технические - сложность интеграции с различными информационными системами (20%, 1 голосов) На мой взгляд, статья "ни о чём и обо всём". 98% статьи можно применить к любому проекту внедрения. Полностью соглашусь с тем, что обязательно нужен спец, который четко представляет как устроен ЭДО в 1с ДО, в чем его преимущества и слабости и как лучше всего его использовать на конкретной организации. Мои потуги запуска ЭДО в 1СДО закончилисть тем, что мне сказали "у нас на бумаге все построено и сделайте то же самое в цыфри". После недели общения с людом я осознал, что кроме как на бумаге такое ни где не получится. И заверение руководителя в том, что у него все двигается по цепочке, разбились о реальное описание, того как бумажка добирается до него. И это была не цепочка =) это была какая-то хроматина =) Прежде всего Руководителем проекта должна стать человек. (3) Спасибо, что указали на опечатку.
  Текст отредактирован, никакого сексизма не подразумевалось)

  Просмотры 3269

  Загрузки 0

  Рейтинг 17
  

  Создание 18.06.20 17:44

  Обновление 18.06.20 17:44

  № Публикации 1252887

  Кому Для всех

  Тип файла Нет файла

  Конфигурация Не имеет значения

  Операционная система Не имеет значения

  Страна Россия

  Вид учета Не имеет значения

  Доступ к файлу Бесплатно (free)

  Код открыт Да

  
  

  См. также

  Как настроить правильную техподдержку (helpdesk, service desk на коленке) Промо

  Эта статья будет полезна для компаний, которые оказывают техническую поддержку своим пользователям - внешним или внутренним клиентам. В статье я расскажу, как оказываем поддержку мы, как выстроили этот бизнес-процесс, что контролируем и на что обращаем внимание в работе. Вы можете использовать наш опыт при построении собственной системы поддержки или обратиться к нам за помощью за построением такой системы, будем рады помочь. В статье формируется основной набор правил, которые мы сформировали при настройке системы для себя, а так же небольшие примеры того, как мы эти правила применяем.

  24.04.2019 29664 siddy 0

  Как вносить изменения в новое ЭДО от 1С в БП 3? Июнь 2021, БП 3.0.93.20

  Обновились на 3.0.93.20, и все мои расширения под ЭДО перестали работать. Разберем, где вообще искать код, который выводит данные электронного документа в XML, где вмешиваться в ход этого вывода?

  03.06.2021 6583 fixin 26

  Исправление вывода списка процессов в 1С:Документооборот с группировкой

  24.05.2021 1443 Xleo777 5

  Диадок, модуль 1С - заполнение полей с дополнительной информацией

  Некоторые контрагенты для настройки электронного обмена документами требуют заполнения специальных полей ИнфПолФХЖ1 и ИнфПолФХЖ2 дополнительной информацией.

  21.05.2021 2733 _Vovik 9

  Права доступа в 1С:Документооборот 2.1 Промо

  В программе 1С:Документооборот ред 2.1 механизм системы прав доступа сильно изменился. С одной стороны, права доступа в данной версии стали проще и быстрее, с другой стороны - права по рабочим группам объектов теперь могут противоречить политикам доступа. Разберемся в данной статье как работает механизм прав доступа в 1с документообороте 2.1.

  16.09.2016 88439 vlush78 0

  13.05.2021 2638 Flover 0

  Иной подход к схемам комплексных процессов (возможность пользователям в удобном формате видеть участников процесса до его запуска) в 1С: Документооборот

  Предлагаю решение, как несложным образом переработать шаблоны комплексных процессов, чтобы пользователи могли видеть исполнителей процесса еще до запуска, а ответственные за ввод шаблонов упростили себе задачу при работе со сложными маршрутами.

  30.03.2021 2420 Capitullo 2

  Перенос присоединенных файлов в документооборот при бесшовной интеграции

  Сейчас присоединенные файлы, добавленные к документу, перенести в связанный документ документооборота можно только вручную. В статье приведен программный код для решения этой задачи в ERP.

  26.02.2021 1491 ВикторП 21

  Интеграция «1С:Управление производственным предприятием» с «1С:Документооборот» Промо

  В данной статье пойдет речь о возможности интеграции 1С:Управление производственным предприятием ред. 1.3 с 1С:Документооборот КОРП и о том, что может получить предприятие от этой интеграции.

  18.02.2013 66098 Vladimir_Konyrev 38

  Доступность процессов и задач по предмету всем участникам рабочей группы документа

  Простой способ сделать задачи и процессы доступными всем участникам рабочей группы документа. Для этого нужно добавить дополнительный обработчик бизнес-события, который будет срабатывать по виду события "Старт процесса". Актуально, если используете комплексные процессы, и не все участники видят задачи друг друга.

  15.02.2021 696 Capitullo 4

  Новое в 1С:Документооборот 3.0

  Под новый год фирма 1С сделала нам всем подарок – вышла ознакомительная версия долгожданного 1С:Документооборот 3.0! По традиции новая версия кардинально отличается от предшественника как в плане интерфейса, так и по “начинке”. В данной статье рассмотрим самые интересные нововведения. Приступим к обзору.

  11.02.2021 4842 Koder_Line 5

  Сказ о том, как в одной крупной компании документооборот внедряли, или проблемы типовых обменов между КА и ДО

  Приветствую всех. Сегодня пойдет речь о том, как на одной крупной компании внедряли 1С:Документооборот 2.1 в связке с КА 2.4. Вроде бы системы типовые, мы практически не добавляли ничего в них, но проблем было столько, что я решил изложить их в статье. Может, кому-то пригодится это в дальнейшем, и не придется тратить кучу времени на поиск решений.

  10.11.2020 7485 maks_20 30

  Запрет повторного запуска комплексных процессов типовыми средствами в 1С: Документооборот

  Реализация решения изложенного в статье, исключает ошибочный (повторный) запуск комплексного процесса в 1С: Документооборот.

  09.11.2020 2025 sulig 5

  Блокировка повторного запуска комплексного процесса по документу в 1С: Документооборот

  Доработка в 1С: Документооборот позволяет заблокировать повторный запуск комплексного процесса по шаблону для данного документа, если процесс по этому шаблону уже запущен.

  02.11.2020 1349 vlad356987 14

  Ограничение выбора вариантов шаблонов запуска процессов в Документообороте 2.1

  Столкнулся с проблемой, что Документооборот позволяет пользователю выбрать к запуску шаблоны процессов, которые напрямую не указаны в том виде документа, для которого производится запуск процесса.

  20.07.2020 2751 Maito 8

  Почему в организациях рождается решение по автоматизации документооборота

  Бизнес-аналитик Марта Сныткина запускает серию статей о проблемах внедрения документооборота. Личный опыт и собеседования с заказчиками показали: когда вопрос касается документооборота, компании не знают, с чего начать и как навести порядок в своих архивах. Вот вопросы, которые заказчики задают мне чаще всего. Как определить, что пришло время для электронного документооборота? С чего необходимо начинать работу при внедрении системы документооборота? Какие проблемы могут возникнуть при подготовки к внедрению документооборота и способы их решения. Попробуем ответить на них вместе!

  01.06.2020 3054 Marta_Snytkina 0

  Визуализация электронной подписи в заполняемом файле MS Word в 1С:Документооборот

  Произвольное размещение визуализации электронной подписи в заполняемом документе MS Word в конфигурации 1С:Документооборот.

  09.04.2020 6278 Xleo777 6

  Делегирование в 1С:Документооборот

  Важной составляющей при настройке прав доступа пользователей в электронный документооборот «1С:Предприятия» является механизм делегирования прав. Он применяется в случае временного отсутствия одного сотрудника (отпуск, больничный и пр.) и необходимости перенаправлять обязанности и ответственность за своевременное выполнение задач на другого сотрудника. При процессе делегирования возможна передача нескольких или всех прав.

  25.02.2020 7473 Koder_Line 4

  Отправка "Заявления на подключение к ЭДО ПФР" из программы "1С: Бухгалтерия предприятия, ред. 2" для СЗВ-ТД

  Инструкция по отправке "Заявления на подключение к ЭДО ПФР" из программы "1С Бухгалтерия предприятия, ред. 2" для обмена сведениями об электронных трудовых книжках и отправки отчетов по форме СЗВ-ТД.

  11.02.2020 29842 rusmil 9

  Детектор завершения согласования для 1С: Документооборот КОРП

  Детектор, обнаруживающий завершение согласования и создающий соответствующее бизнес-событие, на которое можно настроить обработчик или автозапуск процесса.

  Прикладное решение «1С:Документооборот 8 КОРП» предназначено для автоматизации делопроизводства и документооборота коммерческих предприятий.

  В программе решаются задачи учета документов, автоматизации взаимодействия сотрудников, контроля исполнительской дисциплины и анализа состояния дел.

  Для кого предназначена книга

  Книга будет интересна:

  Краткое содержание глав

  Раздел I. Подготовка программы к работе

  Глава 1. Типовая методика документооборота . Речь пойдет о том, как заполнить информационную базу первоначальными настройками и типовыми данными в несколько кликов. Информация полезна для тех, кто не знает, с чего начать постановку документооборота на предприятии.

  Глава 2. Настройка и ведение НСИ . Глава содержит описание действий, которые необходимо предпринять для первоначального заполнения программы данными и дальнейшего ведения нормативно-справочной информации.

  Раздел II. Работа с программой

  Глава 3. Рабочий стол . В этой главе вы познакомитесь с интерфейсом программы, научитесь настраивать и использовать окно Текущие дела .

  Глава 4. Работа с документами . Речь пойдет об основных операциях регистрации, учета и управления внутренними, входящими, исходящими документами предприятия.

  Глава 5. Работа с файлами . Глава содержит описание возможностей, сценариев и настроек работы с файлами. Это загрузка и выгрузка, хранение, шаблоны, автозаполнение данными, редактирование, контроль версий, сканирование, печать, сохранение и многое другое.

  Глава 6. Управление договорами . Приведены практические советы и руководства по подготовке, согласованию, учету, контролю и расторжению договоров предприятия.

  Глава 7. Учет обращений граждан и организаций . Речь пойдет о том, как автоматизировать работу с обращениями граждан и организаций – от первичной регистрации до списания в дело и анализа.

  Глава 8. Управление процессами и задачами . Руководства и советы этой главы помогут автоматизировать такие взаимодействия между сотрудниками, как постановка задач, согласование, исполнение, рассмотрение, утверждение и др.

  Глава 9. Бизнес-события . Речь пойдет о настройке и использовании бизнес-событий, которые применяются для автоматического выполнения каких-либо действий. Например, для автоматического старта процессов при регистрации документов определенных видов.

  Глава 10. Проекты . В главе описаны возможности проектного учета и автоматизации работы с проектами – начиная с их создания, планирования и утверждения, заканчивая выполнением, завершением и анализом полученных результатов.

  Глава 11. Мероприятия . В программе предусмотрена автоматизация проведения совещаний, обсуждений, заседаний и других коллективных собраний. В главе речь пойдет о подготовке, согласовании, протоколировании, исполнении решений и анализе этих мероприятий.

  Глава 12. Бронирование помещений . Речь пойдет о бронировании помещений с помощью «1С:Документооборота 8». Вы узнаете, как настроить бронирование под определенное мероприятие или дату.

  Глава 13. Обсуждения. Описаны возможности подсистемы Обсуждения . С ее помощью пользователи могут общаться друг с другом в режиме реального времени, создавать чаты и вести переписку по конкретным документам, контрагентам, получать уведомления, звонить по аудио- и видеосвязи, общаться с чат-ботом и т. д.

  Глава 14. Форум . В главе рассмотрены возможности форума – коллективной площадки для обсуждения и обмена мнениями о документах, файлах, мероприятиях и других рабочих вопросах.

  Глава 15. Электронная подпись . В главе описаны принципы работы с электронной подписью. Вы узнаете, как защитить документ от подделки и внесения несанкционированных изменений, как подтвердить целостность и актуальность подписанных данных.

  Глава 16. Электронная почта . В «1С:Документообороте 8» предусмотрены «легкая» и встроенная почта. Расскажем о том, чем обусловлен выбор варианта используемой почты. Остановимся на настройках, возможностях, советах для эффективной работы с почтой.

  Глава 18. Планирование и учет рабочего времени . В «1С:Документообороте 8» удобно планировать рабочее время и вести его учет. Из главы вы узнаете, как удобно и быстро планировать время с помощью календаря, как узнавать об отсутствии сотрудников, чем учет трудозатрат поможет в организации рабочего времени. Расскажем про протокол работы сотрудников и о других вариантах анализа затрат рабочего времени.

  Глава 19. Контроль объектов документооборота . Глава содержит информацию о том, как следить за сроками и ходом выполнения работ по всем контролируемым объектам в одном окне.

  Глава 20. Поиск данных . В главе рассмотрены три вида поиска, предусмотренные в программе: полнотекстовый поиск, поиск в списках, поиск документов и файлов.

  Глава 21. Штрихкодирование документов . Глава познакомит вас с настройками штрихкодирования: автоматической и ручной вставкой кода, печатью и поиском документов по штрихкоду, подключением сканера и др.

  Глава 22. Категоризация данных. Речь пойдет о классификации документов и файлов по категориям, о том, как относить данные к той или иной категории вручную и создавать правила для автоматизации этого процесса.

  Раздел III. Администрирование, настройки и сервисные функции

  Глава 23. Персональные настройки . В главе описано использование персональных настроек, которые действуют только для текущего пользователя и могут быть изменены им в любой момент.

  Глава 24. Настройка программы . В главе описано использование общих настроек программы, которые действуют для всех пользователей и устанавливаются администратором.

  Глава 25. Администрирование пользователей . Речь пойдет о том, как оптимальным образом управлять настройками и сведениями о пользователях информационной базы.

  Глава 26. Настройка прав доступа . В главе собрана полная информация по настройке прав доступа в «1С:Документообороте».

  Глава 27. Поддержка и обслуживание . Приведено описание ключевых возможностей, необходимых для администрирования информационной базы.

  Глава 28. Сервисные функции. В главе описаны полезные сервисные возможности, такие как использование дополнительных обработок, настройка рассылки отчетов, загрузка данных из файла в справочники, оценка производительности и прочее.

  Глава 29. Средства интеграции . Приведена информация об интеграционных возможностях программы, которые позволяют настраивать обмен с другими конфигурациями и приложениями. Часть главы посвящена настройке распределенной информационной базы.

  Глава 30. Система внешнего документооборота (СВД) . Из главы вы узнаете, как наладить автоматический обмен электронными документами между различными предприятиями.

  Глава 31. Мобильное приложение . Глава включает информацию о настройке и порядке работы с приложением «1С:Документооборот 2.2» на мобильных устройствах под управлением iOS и Android. Приложение предназначено для постоянной офлайн-работы. Подходит для решения основных задач: просмотра почты, календаря, исполнения и постановки задач.

  Глава 32. Мобильный клиент (ознакомительная версия) . Из заключительной главы вы узнаете о подключении к тестированию мобильного клиента «1С:Документооборота». Мобильный клиент взаимодействует с информационной базой онлайн аналогично тому, как это делают клиентские приложения платформы для настольных компьютеров. Ознакомительная версия имеет ограниченный функционал, в дальнейшем будут доступны все возможности настольного клиента.

  Как работать с книгой

  Чтобы было удобно следовать инструкциям и руководствам, в книге использованы различные виды форматирования для терминов, путей к файлам, названий команд, пошаговых инструкций, примечаний, советов и других элементов:

  Виджет Задачи мне отображается в окне Текущие дела , если установлена настройка программы Использовать процессы и задачи .

  Дополнительные материалы

  Комплект нормативных документов

  Организацию работы с документами можно подробно изучить в пособии «1С:Документооборот 8 КОРП. Комплект нормативных документов. Методика построения делопроизводства и документооборота. Редакция 4». Пособие представляет собой сборник материалов для построения делопроизводства на базе программы «1С:Документооборот 8 КОРП». Все нормативные документы комплекта составлены с учетом использования возможностей программы.

  К пособию прилагается компакт-диск с документами в электронном формате и демонстрационной базой данных, которая иллюстрирует применение комплекта нормативных документов.

  Документы, включенные в комплект, универсальны и готовы к внедрению в любой организации с минимальными доработками (не более 30 % с учетом отраслевой специфики компании).

  Частые вопросы по «1С:Документообороту»

  В главном меню программы предусмотрена ссылка на раздел ИТС Частые вопросы по 1С:ДО .

  В разделе публикуются ответы на самые актуальные вопросы по «1С:Документообороту 8». Пользуйтесь с удовольствием. Рекомендуем добавить раздел в Избранное и просматривать перед тем, как написать на «Линию технической поддержки».

  
  

  Рис. 1. Частые вопросы по «1С:Документообороту 8»

  Учебные курсы

  Для тех, кто хочет серьезнее овладеть навыками работы в программе «1С:Документооборот 8 КОРП», предусмотрены курсы в учебном центре «1С»:

  1. Профессиональная работа в «1С:Документообороте 8» редакции 2.1 .

  Курс предназначен для партнеров и пользователей, заинтересованных в приобретении практических навыков работы в программе. В программу включены: изучение всех прикладных возможностей «1С:Документооборота 8», обучение эффективному использованию программы в повседневной работе, практическое освоение приемов быстрой работы.

  2. Подготовка к автоматизации документооборота .

  Учебный курс содержит основы делопроизводства в том объеме, который обеспечит уровень знаний, достаточный для участия в проектах внедрения и дальнейшего совершенствования в предметной сфере.

  Рекомендуем пройти обучение всем участникам проекта внедрения и тем, кто хочет наладить эффективную работу с документами на предприятии.

  Это методический курс по управлению документами. Он не рассчитан на ознакомление с функциональными возможностями программы «1С:Документооборот 8».

  3. Настройка и администрирование «1С:Документооборота» .

  Курс-практикум для администраторов «1С:Документооборота». Курс состоит из теоретических уроков и практических заданий, связанных в единый сквозной пример.

  4. Внедрение «1С:Документооборота» .

  Основная цель курса – повысить технические и управленческие компетенции специалистов по внедрению «1С:Документооборота», дать углубленные знания об инструментах и механизмах внедрения программы и возможностях ее настройки. Курс предназначен для консультантов и руководителей проектов по внедрению «1С:Документооборота», программистов «1С», системных и функциональных администраторов «1С:Документооборота», ИТ-специалистов.

  5. Методология управления документами .

  Углубленный методический курс для участников проектов внедрения по управлению документами разработан в соответствии с ФГОС ВО по направлению подготовки бакалавриата «Документоведение и архивоведение». Состоит из бесплатных видеоуроков (теория документационного обеспечения управления) и трехдневного очного практикума (закрепление теоретического материала и практическая работа с использованием проектной документации реальных проектов).

  Материалы для удаленной работы

  Включает следующие документы:

  Обратите внимание: это только возможные методики, их применение в конкретной организации должно определяться руководителями.

  Читайте также:

    
  • Как оформить дано в ворде
    
  • Пусть говорят как обратиться за помощью на программу телефон
    
  • An incompatible easy anti cheat driver version is already running что делать
    
  • Из за вк лагает браузер
    
  • Есть ли возможность выгрузить базу данных сделок контактов и компаний в формате excel