Как внести деньги в кассу в 1с ут 11

Обновлено: 18.05.2024

Рассмотрим, как в конфигурации 1С Управление торговлей (УТ) версия 11.2 настраивается информация о кассах и кассовых книгах нашей компании.

Для этого перейдем в раздел «Нормативно-справочная информация и администрирование». В группе Нормативно-справочной информации есть два справочника – «Кассы предприятия» и «Кассы ККМ».

По своему смыслу Кассы ККМ соответствуют кассовым ящикам каждой контрольно-кассовой машины, и сейчас нас данный справочник и интересует. А вот справочник «Кассы предприятия» ― это как раз то, что нам нужно. Перейдем по соответствующей команде.

В справочнике Кассы предприятия в программе 1С Управление торговлей (УТ) версия 11.2 заполняются элементы, соответствующие так или иначе местам хранения денежных средств в организации. Это могут быть как отдельные кассы (кассовые комнаты), так и сейф руководителя, либо еще какие-то места обособленного хранения денежных средств.

В верхней строке окна данного справочника возможно установить отборы по организации и по кассовой книге. Также присутствуют две команды: «Создать кассу» и «Создать кассовую книгу».

Кассовая книга – отдельный элемент справочника, соответствующий кассовой книге. Например, по основной организации может вестись основная кассовая книга, а для филиала можно завести отдельную кассовую книгу для филиала, и настроить систему таким образом, чтобы филиальные кассы отражались в этой отдельной кассовой книге.

Мы сейчас создавать кассовую книгу не будем, а создадим сразу кассу предприятия. Нажимаем команду «Создание», и здесь первое, что нам необходимо выбрать, это – нашу организацию. Выбираем нашу организацию – ТД «Оптовичок». Далее необходимо указать валюту.

В конфигурации 1С Управление торговлей 11.2 (УТ 11) кассы привязаны жестко к каждой организации и определяются валютой хранения и движения денежных средств по данной кассе. Если у вас происходит наличный оборот в различных валютах, соответственно, необходимо будет создать кассы под каждую валюту.

В моем случае, это будет организация ТД «Оптовичок» (она у нас пока одна) и валюта – рубли.

Далее необходимо указать название кассы. Я выберу предложенный системой по умолчанию, т.е. это будет касса нашего торгового дома «Оптовичок» в рублях.

Далее, как раз, необходимо указать в какой кассовой книге будут учитываться кассовые ордера. В моем случае это будет основная кассовая книга организации. Если же вы хотите указать дополнительно кассовую книгу, то выбираете соответствующую опцию «в отдельной кассовой книге» и далее необходимо будет выбрать кассовую книгу из списка уже введенных кассовых книг.

Далее можно указать, за каким подразделением закреплена данная касса, но я сейчас этого делать не буду.

Следующее – указывается срок инкассации денежных средств (количество дней с момента выдачи наличных денежных средств из кассы организации до момента их зачисления на расчетный счет), т.е. срок зачисления денежных средств на расчетный счет предприятия. Оставим его равным нулю, т.е. денежные средства будут зачисляться в день инкассации. Данная информация используется в конфигурации 1С Управление торговлей 11.2 (УТ 11) для планирования денежных средств с помощью платежного календаря.

Далее возможно указать, как будет контролироваться движение денежных средств по кассе. Например, разрешена ли выдача денежных средств без заявок на оплату, и разрешить прием и передачу денежных средств без распоряжений на перемещение в другие кассы. Я сейчас эти флаги устанавливать не буду. В дальнейшем конфигурация 1С Управление торговлей 11.2 (УТ 11) не будет контролировать данные требования. Если же потребуется включить такую настройку, всегда можно вернуться к данному справочнику и установить соответствующий флаг.

После того, как вся необходимая информация заполнена, можно воспользоваться кнопкой «Записать и закрыть». Теперь в нашем справочнике мы видим, что, во-первых, появилась группа «Основная кассовая книга организации» и в рамках этой группы появилась наша касса «ТД «Оптовичок» в рублях.

Таким образом, в конфигурации 1С Управление торговлей версии 11.2 (УТ 11) происходит настройка информации о кассах и кассовых книгах компании.

В подсистеме казначейства вместо прежнего отчета Ведомость по денежным средствам добавлены четыре отчета, которые помогают анализировать денежные потоки.

Ведомость по денежным средствам

Отчет состоит из двух таблиц. Первая – содержит начальные и конечные остатки по счетам и кассам организации, а также поступления и выплаты. Вторая – содержит информацию по денежным средствам в пути. Денежные средства в пути включают переводы денежных средств между кассами или счетами организации, либо проводимые инкассации, а также эквайринговые расчеты с покупателями.

Аналитика данного отчета состоит из:

Организация;
Валюта кассы / счета;
Отправитель средств (для ДС в пути);
Получатель средств (для ДС в пути);
Контрагент (для ДС в пути);
Вид перевода денежных средств (для ДС в пути).

Отчет можно сформировать в валюте управленческого или регламентированного учета, а также в валюте счета или кассы (валюта мест хранения). Если в аналитике группировки присутствуют разновалютные данные, то они не пересчитываются в единую валюту, а выводятся во всех имеющихся валютах. Это работает для вывода данных в валюте В валюте мест хранения. В остальных случаях все данные пересчитываются в валюту управленческого или регламентированного учета.

Отчет можно детализировать до первичных документов.

Движения денежных средств

Данный отчет помогает анализировать движения денежных средств.

Отчет включает три поставляемых варианта отчета:

Движения денежных средств;
Движения денежных средств по направления деятельности;
Корреспонденция движений денежных средств.

Вариант отчета «Движения денежных средств»

Отчет состоит из графической части и табличной части. Графическое представление позволяет увидеть:

поступления;
выплаты;
денежный поток за отчетный период;
денежный поток нарастающим итогом.
Графический вариант представления движений денежных средств:

График может быть настроен пользователем, выведен в формате гистограммы или графика:

График включает как фактические данные, так и плановые, если эти данные в настройках отчета включены.

Плановые данные состоят из: планируемых платежей в отношении заказов покупателей и поставщиков, договоров с контрагентами и накладных, соответствуют графикам поступлений и выплат, а также содержат данные по договорам кредитов и депозитов.

Остатки по счетам и кассам на плановые периоды вычисляются исходя из планируемых оборотов и фактических остатков. Просроченные платежи отображаются на предшествующий день. Плановые данные выделяются курсивом.

Табличная форма отчета включает в себя разделы, соответствующие группам статей ДДС:

Основная деятельность;
Финансовая деятельность;
Инвестиционная деятельность.

Добавлены три предопределенные группы статей ДДС для видов деятельности. При начальном заполнении информационной базы предопределенные статьи движения денежных средств выводятся в группе Основная деятельность.

Управление выводом данных только по необходимым разделам осуществляется в настройках отчета:

Отчет по структуре включает информацию о сальдо денежных средств на начало и конец отчетного периода, состоит из разделов по поступлению и списанию денежных средств. Далее информация детализируется до аналитических разделов, например, до статей движения денежных средств.

Аналитиками отчета могут быть следующие измерения (измерения денежных средств и корреспондирующие аналитики):

Организация;
Банковский счет / касса;
Валюта кассы / счета;
Отправитель средств (для ДС в пути);
Получатель средств (для ДС в пути);
Контрагент (для ДС в пути);
Вид перевода денежных средств (для ДС в пути);
Направление деятельности (контрагента);
Подразделение;
Статья движения денежных средств;
Хозяйственная операция;
Партнер;
Договор;
Объект расчетов;
Объект оплаты;
Статья/аналитика активов/пассивов, доходов/расходов;
Корреспондирующее направление деятельности.

Для сравнительного анализа денежных потоков используется опциональный раздел отчета Сравнение денежных потоков:

Сравнение денежных потоков по видам деятельности:

Сравнение денежных потоков по статьям ДДС и сравнение денежных потоков по направлениям деятельности:

Отчет можно детализировать до первичных документов.

Ведомость по денежным документам

Данный отчет используется для анализа движений денежных документов, отчет включает информацию о закупках денежных документов, а также о передаче их подотчетным лицам.

Отчет формируется в валюте:

управленческого учета;
регламентированного учета;
валюте денежного документа.

Аналитическими разрезами отчета являются:

Организация;
Подразделение;
Денежный документ;
Валюта;
Материально-ответственное-лицо.

Отчет можно детализировать до первичных документов.

Ведомость по денежным средствам у подотчетных лиц

Отчет используется для анализа расчетов с подотчетными лицами. В отчете содержится информация по наличию авансов у подотчетных лиц или задолженности организации перед подотчетными лицами на начало и конец отчетного периода, а также данные по выданным авансам и их использованию подотчетными лицами.

Отчет можно детализировать до следующих аналитик:

Подотчетное лицо;
Организация;
Подразделение;
Валюта.

Информация в отчете может быть выведена в валюте:

управленческого учета;
регламентированного учета;
валюте операции.

Отчет можно детализировать до первичных операций.

Использование данных отчетов помогает анализировать движения денежных средств на предприятии, принимать управленческие решения на основе этой информации.

Выдача наличных денежных средств (ДС) оформляется в базе документом Расходный кассовый ордер (РКО).

Список РКО находится в разделе Казначейство → Расходные кассовые ордера.

Документ РКО может создаваться для различных видов операций:

Оплата поставщику;
Выдача подотчетнику;
Выплата зарплаты через кассу;
Выплата зарплаты раздатчиком;
Выплата зарплаты работнику;
Сдача в банк;
Инкассация в банк;
Выдача в другую кассу;
Выдача в кассу ККМ;
Прочий расход;
Возврат оплаты клиенту

Для создания РКО на основании документов поставщиков, кассир выбирает кассу, переходит на закладку К оплате и выбирает основание платежа. (Рис.1).

Рис.1

В сформировавшемся списке кассир выбирает необходимое ему основание для оплаты и нажимает Оплатить. Сформируется РКО в которому все данные будут заполнены из документа основания, кассир сверяет их, проводит документ и распечатывает печатную форму документа РКО.
Также в программе возможно создать РКО по нескольким документам контрагента. Для этого создаем новый документ РКО с видом операции Оплата поставщику. На закладке Основное сотрудник выбирает Получателя. Переходит на закладку Расшифровка платежа устанавливает значение Списком и далее возможно вручную внести нужные документы, а удобнее будет воспользоваться кнопкой Подобрать по остаткам. (Рис.2).

Рис.2

Кассир выбирает нужные позиции и переносит их в документ. При необходимости сотрудник может изменить сумму. После чего проводит документ и печатает РКО.

Часто на предприятии расход ДС находится под строгим контролем администрации, и оплаты происходят только после предварительного согласования. Для контроля расхода ДС используется документ Заявка на расходование ДС. Для того чтобы данный документ стал доступным включаем функциональную опцию в разделе НСИ и администрирование подраздел Казначейство Заявки на расходование ДС.
Для просмотра документов, по которым еще не сформированы Заявки, используем отчет Платежный календарь по организациям и ДС. Данный отчет формирует информацию о доступных остатках ДС, о планируемых платежах, о просроченных платежах и т.п. (Рис.3).

Рис.3

Также в программе для оперативного управления ДС создано рабочее место Платежный календарь, который находится в разделе Казначейство. Левая его часть - это список заявок, правая – календарь. (Рис.4).

Рис.4

Из данного рабочего места мы можем попасть в документ поставщика и вводом на основании создать Заявку на расходование ДС. Когда Заявка будет в статусе к оплате и согласовано, она будет отображаться в списке заявок.
После согласования Заявки устанавливаем статус К оплате и вводом на основании создаем документ РКО. Все данные заполнились на основании Заявки. Обратим внимание, что после включения опции использования Заявок в документе РКО у нас добавился обязательный реквизит Заявка на расход ДС. Проводим документ. (Рис.5).

Рис.5

Читайте также: