Как внести стаж в 1с бухгалтерия

Обновлено: 03.07.2024

Все сведения о страховом стаже сотрудников хранятся в специальных разделах программы 1С бухгалтерия. Формирование сведений данного вида производится программой в автоматическом режиме. Однако для этого необходимо произвести настройку 1С бухгалтерия 8.3.

В разделе программы 1С бухгалтерия, отражающем отчётность, требуется кликнуть на иконку Создать. После чего, в выпавшем окне выбрать соответствующую строку. Вся информация по страховому стажу штатных сотрудников организации, хранится в заранее заполненном справочнике, содержащем отчётность по физическим лицам за определённый период.

В открывшемся документе, содержащем сведения о страховом стаже, необходимо отразить:

сведения об организации, формирующей отчётность по СЗВ, в случае, когда в программе 1С бухгалтерия, отображается учёт по нескольким организациям (если организация одна, сведения отобразятся в автоматическом режиме);
учётный год, за который требуется отчёт;
дата, на момент отображения данных;
вид данных (в первоначальных настройках программы 1С бухгалтерия, установлена позиция Исходная, предполагающая отсутствие данных за прошлые периоды).

Необходимо учитывать, что формирование сведений происходит в новом действующем формате по умолчанию, в случае, если дата создания документа будет позже 21 января текущего года.

Далее требуется кликнуть на иконку заполнить. В случае заполнения табличной части программой 1С бухгалтерия 8.3, в автоматическом режиме, здесь отобразятся сведения обо всех сотрудниках, имеющих трудовой договор действительный на текущий год. Программа учитывает даты увольнения и приёма на работу, ранее внесённые в соответствующие разделы. Сведения о физ. лицах, с которыми заключены договора гражданско-правового характера, вносятся в отчётную форму в ручном режиме, независимо от начисленных за данный период доходов и удержанных страховых взносов. При внесении лиц в отчёт, указываются все личные данные. Документ в случае необходимости может быть отредактирован пользователем. Программа 1С бухгалтерия, позволяет получить копии оправленных для отчёта файлов в электронном или печатном формате.

Совместно с формой СЗВ СТАЖ, в Пенсионный Фонд России, подаются сведения по страхователю, в соответствии с формой ОДВ 1, для отображения индивидуального учёта.

Сформировать список работающих по трудовому договору сотрудников, для каждого из них вывести ФИО, дату приема, должность и стаж работы на предприятии - количество лет, месяцев и дней, прошедших с даты приема.

Пример (на дату 08.06.2021)
Иванов Иван Иванович, принят 21.11.2019, стаж 1 год 6 месяцев 18 дней

Почему пришлось написать новую статью

Сначала я искал готовые решения на Инфостарте и других ресурсах. Нашел файлы самописных отчетов, и ни один из них меня не устроил.

Первый попавшийся отчет строился на регистре «ТекущиеКадровыеДанныеСотрудников» - закрыл эту статью сразу же.

Второй был построен грамотнее, показатели считались в запросе, и формулы были выложены в статье. Но вот с формулами там было что-то напутано, нужный мне результат не смог получить, рассчитывая по этим формулам вручную. Кроме того, статья была довольно старая, и нет гарантии, что заработает в актуальном релизе.

При этом мне известно, что типовой отчет "Личные данные сотрудников" уже умеет отделять работающих сотрудников от уволенных, а также не учитывает договора подряда.

Поэтому я решил, что будет правильнее доработать типовой готовый отчет, путем добавления трех пользовательских полей.

Настройку отчета можно будет сохранить, а если она «слетит» при очередном обновлении – так же легко можно будет и восстановить, так как формулы расчета сохранил у себя в файле и в этой статье.

Формулы расчета стажа на языке выражений СКД

Для решения задачи у нас есть следующие исходные данные

1. Дата, по состоянию на которую формируется отчет (это параметр отчета "Личные данные").

2. Дата приема сотрудника.

Я считаю, что эта дата всегда заполнена, так как в отчете есть предустановленный отбор по работающим сотрудникам по состоянию на дату отчета. Поэтому все дальнейшие формулы не учитывают проверку на пустую дату приема.

Первое, что нужно рассчитать – это количество полных месяцев с даты приема до даты отчета. В нашем примере (с 21.11.2019) получается 18 полных месяцев. Если прибавить 18 месяцев к дате приема, получаем 21.05.2021, что меньше даты отчета (08.06.2021).

В языке выражений СКД есть функция РазностьДат(), в нашем приемер она дает 19 месяцев между датами отчета и датой приема. Поэтому при расчеете нужно проверять: если к дате приема прибавляем разность дат и полученная дата больше даты отчета, нужно отнять один месяц.

Формула на языке выражений СКД будет выглядеть так:

Обратите внимание, что при сравнении дат обе приводятся к началу дня. Полученный показатель назову условно КолМесяцев, чтобы использовать его для пояснения алгоритма расчета в других формулах.

Теперь можно рассчитать количество полных лет, которые сотрудник отработал на предприятии: это количество полных месяцев, деленное на 12. От полученного числа нужно взять целую часть. Упрощенно формула выглядит так:

Подставляем выражение расчета количества полных месяцев, получаем формулу расчета отработанных лет на языке выражений СКД:

Цел((ВЫБОР КОГДА НачалоПериода(ДобавитьКДате([Дата приема], "Месяц", РазностьДат([Дата приема], [Параметры.Дата], "МЕСЯЦ")), "ДЕНЬ") > НачалоПериода([Параметры.Дата], "ДЕНЬ") ТОГДА -1 ИНАЧЕ 0 КОНЕЦ + РазностьДат([Дата приема], [Параметры.Дата], "МЕСЯЦ"))/12)

Зная количество отработанных лет и количество полных месяцев стажа, легко рассчитать количество месяцев стажа, исключая отработанные годы: КолМесяцев-СтажЛет*12

Формула на языке СКД для количества месяцев стажа:

ВЫБОР КОГДА НачалоПериода(ДобавитьКДате([Дата приема], "Месяц", РазностьДат([Дата приема], [Параметры.Дата], "МЕСЯЦ")), "ДЕНЬ") > НачалоПериода([Параметры.Дата],"ДЕНЬ") ТОГДА -1 ИНАЧЕ 0 КОНЕЦ +РазностьДат([Дата приема], [Параметры.Дата], "МЕСЯЦ") - 12 * Цел((Выбор Когда НачалоПериода(ДобавитьКДате([Дата приема], "Месяц", РазностьДат([Дата приема], [Параметры.Дата], "МЕСЯЦ")), "ДЕНЬ") > НачалоПериода([Параметры.Дата], "ДЕНЬ") Тогда -1 Иначе 0 Конец + РазностьДат([Дата приема], [Параметры.Дата], "МЕСЯЦ")) / 12)

Наконец, осталось посчитать количество дней, по следующему алгоритму: к дате приема добавляем количество полных месяцев, а затем считаем разницу в днях между датой отчета и полученной датой.

РазностьДат(ДобавитьКДате([Дата приема], "МЕСЯЦ", Выбор Когда НачалоПериода(ДобавитьКДате([Дата приема], "Месяц", РазностьДат([Дата приема], [Параметры.Дата], "МЕСЯЦ")), "ДЕНЬ") > НачалоПериода([Параметры.Дата], "ДЕНЬ") Тогда -1 Иначе 0 Конец + РазностьДат([Дата приема], [Параметры.Дата], "МЕСЯЦ")), [Параметры.Дата], "ДЕНЬ")

Для доработки варианта отчета открываем раздел «Кадры» - «Кадровые отчеты» - «Личные данные сотрудников». На форме отчета есть кнопка «Еще» - нажимаем еще, выбираем «Прочее» - «Изменить вариант отчета».

Переходим на вкладку «Пользовательские поля», нажимаем кнопку «Добавить», тип поля – выражение, и создаем поле «Стаж работы на предприятии, лет». В заголовок пишем произвольный заголовок поля, в выражение детальных записей – формулу расчета количества лет, см. выше. Выражение итоговых записей не заполняем. Нажимаем кнопку ОК.

Точно так же добавляем поля расчета месяцев и дней.

В итоге мы добавили в отчет три пользовательских поля, нажимаем кнопку «Завершить редактирование». Но это еще не все, требуется добавить наши поля в список полей отчета.

Для добавления полей на форме отчета нужно нажать кнопку «Настройка» - откроется окно настройки, сразу же переключаемся в расширенный режим, и на вкладке «Поля и сортировки» добавляем только что созданные пользовательские поля – стаж работы на предприятии. Теперь можно нажать кнопку «Закрыть и сформировать».

Чтобы настройка отчета сохранилась для последующего использования, нужно сохранить вариант отчета – нажать маленькую кнопочку справа от кнопки «Настройка» и выбрать пункт «Сохранить вариант отчета». Далее потребуется присвоить имя варианту отчета, я указал – «Личные данные сотрудников – стаж работы на предприятии».

После сохранения настройки отчет можно легко найти в списке кадровых отчетов:

Все зависит от конфигурации. Если это конфигурация с расширенным зарплатно-кадровым функционалом (ЗУП и т.п.), то это в карточке сотрудника, а если это программы типа БП, то в самом больничном.

Следовало указать конфигурацию!

программа БП, нашла в самом больничном, вкладка "Оплата пособия".

Добрый день. Сделайте пожалуйста скрин, где вы исправили стаж

хотели как лучше, а вышло как всегда

программа БП, нашла в самом больничном, вкладка "Оплата пособия".

В конфигурации "БП" в документе "Больничный" нет вкладок (точнее вкладка одна и у нее нет наименования), есть только ссылки (подчеркнутый синий текст): "Заполнены данные ЛН" и "Сведения для реестра прямых выплат ФСС". Что за вкладка "Оплата пособия"? Имеется также поле "Стаж", которое у нас заполнено правильно, но в документе "Реестр прямых выплат ФСС", при нажатии на кнопку "Проверить", выдаются ошибки "Не заполнен стаж". Вечно, нагородят огород, мозго..тельство бизнеса, бухгалтерии и застрахованных лиц. Будто, у всех застрахованных имеется карта "Мир". Типа, пришла тетка к гинекологу, он ей говорит, что она станет мамой, а она сразу бежать в банки открывать карту "Мир". Ети их.

Открываем документ "Реестр прямых выплат ФСС" (можно из документа "Больничный" перейти по ссылке "Сведения для реестра прямых выплат ФСС"). На вкладке "Сведения, необходимые для назначения пособия" имеется два окна. В первом окне - перечень всех документов "Больничный", во втором окне - пять вкладок, данные в которых меняются для каждого "Больничного листа". Во втором окне на вкладке "Оплата пособия" имеется два поля: "Страховой стаж, лет" и "С нестрахов. периодами, лет". Заполняем эти поля вручную. Видимо, в конфигурации БП 3.0 (у меня 3.0.101.19) эта информация отсутствует, поэтому не заполняется автоматом. Печалька.

Работник, при достижении пенсионного возраста, может не расторгать трудовой договор и продолжать свою трудовую деятельность. Согласно ТК РФ, в такой ситуации специалиста можно уволить на общих основаниях, например, по собственному желанию или по соглашению сторон. Фирма не вправе принуждать пенсионера к увольнению. Если же сотрудник при достижении пенсионного возраста принимает решение уйти на заслуженный отдых, работодателю нужно это верно оформить.

Порядок действий

Сначала нужно получить от теперь уже пенсионера заявление об увольнении. Работник на основании этой бумаги может проститься с организацией в любой момент по собственному желанию. По общему правилу, сотрудник должен предупредить работодателя о расторжении трудовых отношений в письменной форме, не позднее, чем за две недели (ч. 1 ст. 80 ТК РФ).

Однако для пенсионеров сделано исключение: руководство обязано расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении. Работодатель не вправе требовать от сотрудника, уходящего на заслуженный отдых, отработки в две недели (ч. 3 ст. 80 ТК РФ). Датой увольнения будет являться день, указанный на бумаге.

После получения заявления, в день прекращения трудового договора работодатель должен издать соответствующий приказ и выдать сотруднику трудовую книжку (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). В приказе следует указать опять же ту дату, которую сотрудник указал в заявлении. Строку «Основание прекращения трудового договора» необходимо заполнить в соответствии с ТК РФ – например, так: «инициатива работника» или «собственное желание». С приказом об увольнении пенсионер должен быть ознакомлен под роспись.

На основании приказа нужно сделать запись в трудовой книжке. При увольнении сотрудника в связи с его выходом на пенсию обычно делается запись «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, в связи с выходом на пенсию, п. 3 части первой статьи 77 ТК РФ».

Основанием увольнения может служить также соглашение сторон (ст. 78 ТК РФ). В этом случае приказ издается на основании договоренностей, к которым пришли руководитель и пенсионер, в трудовой книжке нужно сделать запись «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ». Запись заверяет своей подписью сотрудник кадровой службы или руководитель организации. Не забудьте поставить печать. На основании данных из приказа об увольнении в личной карточке работника нужно сделать «завершающую» запись.

В последний рабочий день увольняющийся должен получить все положенные ему выплаты: заработную плату, компенсацию за неиспользованный отпуск, премии, если они предусмотрены коллективным договором. Если сотрудник уже был в оплачиваемом отпуске, то организация вправе произвести удержание за использованный авансом отпуск.

Однако следует иметь в виду, что согласно статьям 137, 138 ТК РФ, организация не вправе удерживать более двадцати процентов из суммы выплат. Работодателю при оформлении сотрудником трудовой пенсии в территориальный орган ПФР следует представить данные персонифицированного учета.

СЗВ-СТАЖ

Представление сведений для установления пенсии производится по форме СЗВ-СТАЖ (постановление Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п). Форма представляется на застрахованных лиц, которым для установления пенсии необходимо учесть период работы календарного года, срок представления отчетности за который не наступил.

На подготовку и передачу в орган ПФР формы СЗВ-СТАЖ у работодателя три календарных дня с момента подачи заявления сотрудником.

Законодательством не установлена унифицированная форма заявления застрахованного лица о представлении по нему сведений для установления пенсии, поэтому заявление может быть составлено в произвольной форме.

Документ необходимо заполнять, в том числе, и на граждан, работающих по гражданско-правовому договору; его должен подписать руководитель, и на нем нужно поставить печать фирмы.

Оформление в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1

Рассмотрим подготовку сведений для установления пенсии (СЗВ-СТАЖ) в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1.

Сведения по форме СЗВ-СТАЖ формируются отчетом «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц, СЗВ-СТАЖ». Для этого зайдите в раздел «1C-Отчетность» и нажмите на кнопку «Создать» и выберите документ «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц, СЗВ-СТАЖ». В поле «Тип сведений» укажите «Назначение пенсии».

Чтобы перейти непосредственно в сформированные сведения, щелкните дважды по строке с сотрудником. В результате открывается форма «Сведения о стаже». В форме указывается стаж сотрудника с начала календарного года по дату предполагаемого выхода на пенсию. Если в это время у сотрудника были особые периоды стажа (временная нетрудоспособность, отпуск без сохранения заработной платы, периоды работы в особых условиях, дающие право на досрочное назначение пенсии, и т.д.), их необходимо указать (заполняются автоматически). При изменении или дополнении данных необходимо нажать на кнопку ОК.

Если сведения передаются в ПФР без использования онлайн-сервисов, то по кнопке «Печать» можно сформировать печатную форму сведений «СЗВ-СТАЖ», а также опись передаваемых документов по форме ОДВ-1. С помощью кнопки «Выгрузить» производится выгрузка пакета (форм СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1) в указанный каталог для передачи в территориальный орган ПФР в электронном виде. Имена файлам программа присваивает автоматически.

После принятия сведений ПФР документ следует защитить от изменения с помощью флажка «Документ принят в ПФР (не редактируется)», после этого его провести. Отредактировать документ после этого можно только сняв указанный флажок.

Многие работодатели при увольнении сотрудников в связи с выходом на пенсию выплачивают им единовременное поощрение за добросовестный труд. Эти деньги включаются в расходы на оплату труда при расчете налогооблагаемой прибыли (ст. 255 НК РФ). Такие выплаты облагаются страховыми взносами и должны учитываться при расчете суммы пенсии. Их необходимо включать в другие расходы, связанные с производством и реализацией (ст. 264 НК РФ).

При этом если единовременная выплата оформлена как материальная помощь, то в пределах 4000 руб. за год страховыми взносами она не облагается (ст. 9 Закона № 212-ФЗ). При выдаче выходных пособий установлена льгота по НДФЛ. Выплаты, производимые при увольнении сотрудника на пенсию, освобождаются от обложения НДФЛ в сумме, не превышающей в целом трехкратный размер среднего месячного заработка или шестикратный размер среднего месячного заработка для работников, уволенных из организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Что делать после выплат

После выплат от работодателя начинает действовать бывший сотрудник. Для назначения пенсии он должен подать заявление в отделение ПФР (с приложением необходимых документов). В обязанности работодателя при уходе работника на пенсию входит представление сведений в ПФР.

В последний рабочий день увольняющийся должен получить все положенные ему выплаты, а к заявлению в ПФР приложить документ, удостоверяющий личность (паспорт) и СНИЛС.

По дополнительному запросу могут потребоваться документы, подтверждающие страховой стаж: трудовая книжка, трудовые договоры, выписки из приказов, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы, справки о периоде работы и т. д. Также сюда относится справка о среднемесячном заработке за 2000–2001 гг. или за любые 60 месяцев подряд за период до 1 января 2002 г. в течение трудовой деятельности и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования. Как видно из приведенного списка, некоторые бумаги придется оформлять работодателю.

При необходимости ПФР может потребовать у пенсионера дополнительные документы: например, об изменении фамилии, об установлении инвалидности и степени ограничения способности к трудовой деятельности и др. Сотрудники ПФР проверят все сведения, представленные сотрудником, оформят выписки из его лицевых счетов, рассчитают размер трудовой пенсии и подготовят пенсионное удостоверение. После получения этого документа пенсионеру нужно обратиться в управление соцзащиты населения по месту проживания для оформления мер социальной поддержки.

Читайте также: