Как выделить письма в outlook для переноса

Обновлено: 04.07.2024

Нужна помощь в организации вашего почтового ящика Microsoft Outlook? Сделайте приоритетными электронные письма, выполнив следующие действия.

Почти каждый офисный работник должен иметь дело с громоздкой электронной почтой в тот или иной момент. К счастью, пользователи Microsoft Outlook могут воспользоваться различными функциями, разработанными для того, чтобы выделить важные электронные письма.

К ним относятся условное форматирование и цветовые категории для добавления различных шрифтов и цветов в ваши электронные письма. Вот как использовать эти функции в Outlook.

Использование условного форматирования в Outlook

В Outlook нажмите View> View Settings в Текущий вид категория. В окне Расширенные настройки просмотра, нажмите Условное форматирование,

Создание нового правила условного форматирования

Как вы увидите из Условное форматирование В окне настроек Outlook уже использует правила условного форматирования для определенных сценариев. Например, непрочитанные электронные письма будут отображаться синим текстом с использованием шрифта Segoe UI.

Чтобы добавить собственное правило условного форматирования, нажмите добавить.

Дайте подходящее имя своему правилу, затем нажмите Шрифт чтобы настроить параметры форматирования, такие как шрифт, цвет и размер.

Ok чтобы подтвердить настройки шрифта.

Как только стиль форматирования для вашего правила установлен, нажмите кнопку Условие .

Отсюда вы можете установить правило, которое будет применяться автоматически к электронным письмам, содержащим определенные ключевые слова, или к электронным письмам, отправленным на определенные адреса электронной почты или с них.

Форматирование по адресу электронной почты

Форматирование с помощью поиска по ключевым словам

Чтобы применить правило условного форматирования к электронным письмам, содержащим слова, введите ключевое слово (или ключевые слова) в поле Поиск слов.

Расширенные правила условного форматирования

Вы можете создать дополнительные сложные правила форматирования в Вкладки больше вариантов и продвинутый. Отсюда вы можете применить новое правило к электронным письмам по их статусу чтения, важности, флагу отслеживания, размеру и т. д.

Например, чтобы настроить правило, применимое только к непрочитанным письмам, щелкните Только предметы, которые, затем выберите Не прочитано из выпадающего меню.

На вкладке продвинутый вы можете создать определенный поиск для вашего правила, используя почти все доступные данные Outlook. Нажатие на поле опция дает вам сотни вариантов на выбор. Наиболее распространенные поля перечислены под Часто используемые поля.

Добавить в список чтобы добавить этот расширенный критерий поиска к правилу форматирования. В приведенном ниже примере показан расширенный поиск по всем электронным письмам, содержащим «Ben» в поле содержание.

Когда вы будете довольны своим правилом, нажмите Ok затем подтвердить Ok.

Использование категорий электронной почты

Например, зелено-желто-красная цветовая система поможет вам расставить приоритеты для наиболее важных писем. По умолчанию Outlook предлагает категории: синий, зеленый, оранжевый, фиолетовый, красный и желтый. Вы можете редактировать их или создавать свои собственные, используя альтернативные цвета и имена.

Создание или редактирование категорий

Клик на новый, чтобы создать новую категорию. Выберите цвет категории в раскрывающемся меню, присвоив ему имя.

Ok чтобы сохранить свою категорию.

Применение категории к электронным письмам Outlook вручную

Чтобы вручную применить категорию к электронной почте Outlook, выберите ее в представлении папки Outlook. Главная> Категоризировать, а затем нажмите на свою категорию.

Ваша категория будет отображаться в виде цветного квадрата в представлении папки Outlook по умолчанию над временем и датой получения. Название вашей категории будет отображаться под темой электронного письма в представлении электронной почты.

Чтобы просмотреть электронные письма по категориям, нажмите Вид> Категории и выделите соответствующий раздел для вашей категории.

Автоматическое применение категорий Outlook

Вы также можете использовать правила Outlook для автоматического применения категорий к определенным электронным письмам. Для этого нажмите Файл> Информация> Управление правилами и оповещениями,

в Правила электронной почты вкладка Правила и оповещения меню, нажмите Новое правило кнопка.

Выберите критерии поиска для своего правила цветовой категории. Например, чтобы применить правило к электронным письмам с определенного адреса электронной почты или имени домена, флажок От людей или публичной группы.

Шаг 2. Нажмите на критерии еще раз (подчеркнуто синим цветом). Сразу после Из, внизу введите свой адрес электронной почты или имя домена.

Вы можете установить действие для своего правила на следующем этапе. Нажмите, чтобы включить Присвоить категории категории Опция в Шаг 1.

Выберите категорию для назначения этому правилу, нажав категория в Шаг 2 раздел ниже, прежде чем нажать Ok, Далее.

Следующий этап позволяет выбрать любые исключения из этого правила. Выберите их, как указано выше, или нажмите далее чтобы продолжить.

Цветовая категория будет применяться к вашим электронным письмам в соответствии с выбранными вами критериями.

Не пропустите ваши важные электронные письма Outlook

Вы также можете использовать Quick Parts в Outlook, чтобы быстро добавлять общие утверждения в ваши ответы по электронной почте.

Выберите один из вариантов. Outlook автоматически предлагает создать правило на основе отправителя и получателей. Чтобы просмотреть дополнительные параметры, выберите Создать правило.

В диалоговом окне Создание правила выберите один или несколько из первых трех флажков.

Создать правило с помощью Мастера правил

Существует три типа правил, которые можно реализовать с помощью Мастера правил.

Настраиваемые правила: Это правила, создаваемые без шаблона.

Правила настраиваются практически неограниченно . Существует ряд параметров, которые можно задать для каждого типа создаваемых правил. Чтобы узнать, как создать правила с помощью Мастера правил, выполните следующие действия.

Выберите Файл > Управление правилами & оповещениями для открытия диалогового окна Правила и оповещения.

На вкладке Правила электронной почты нажмите Новое правило.

Нажмите Далее.

В Шаге 1: Выберите поле условия (-ий) , любое из условий, установленных на предыдущем экране, будет отмечено. Можно выбрать несколько дополнительных условий, установив флажки.

В Шаге 2: Измените окно описания правила, нажмите на любое из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Нажмите Далее.

В Шаге 1: Выберите поле условия (-ий) , любое из действий, настроенных на первом экране, будет отмечено. Можно выбрать несколько дополнительных действий, установив флажки.

В Шаге 1: Выберите поле условия (-ий), выберите несколько дополнительных условий, установив флажки.

В Шаге 2: Измените окно описания правила, нажмите на любое из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Затем нажмите Далее.

На последней странице Мастера правил введите имя для правила.

По умолчанию установлен флажок Включить правило. Можно снять этот флажок, если вы не хотите, чтобы правило было включено в данный момент.

Нажмите Готово, чтобы сохранить и включить правило.

Если правило больше не нужно, его можно удалить.

На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями.

В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты выберите правило.

Вы можете вручную выполнить одно или несколько правил.

На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями, а затем на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Применить правила.

В диалоговом окне Применить правила в списке Выберите правила для выполнения установите флажок рядом с каждым правилом, которое вы хотите выполнить.

Если нужно использовать другую папку, в разделе Выполнить в папке нажмите кнопку Обзор, выберите папку и нажмите кнопку ОК.

Установите флажок Включить вложенные папки, чтобы включить все папки, расположенные в папке, указанной в шаге 3.

Нажмите Выполнить.

В приложении Outlook есть два типа правил: правила сервера и правила клиента.

Правила сервера
При использовании учетной записи Microsoft Exchange Server некоторые правила являются правилами сервера. Они применяются к почтовому ящику на сервере Exchange, даже когда Outlook не запущен.

Правила только для клиента
Правила клиента — это правила, которые выполняются только на вашем компьютере. Это правила, которые выполняются в Outlook, а не на сервере Exchange Правила только для клиента могут выполняться только в случае, когда приложение Outlook запущено.

Совет: Если в списке правил содержатся правила обоих видов, сначала применяются серверные правила, а затем правила клиента.

Уведомления о доставке, ответы на голосование и автоответы

Приглашения на собрания, запросы выполнения задач и документы

Если ответ на приглашение или на поручение перемещен согласно правилу в папку Удаленные, ответ не будет отслежен исходным элементом.

Если приглашение на собрание автоматически перемещено в папку Удаленные, собрание не добавляется в папку Календарь.

Группы контактов

Выполнение правила, содержащего группу контактов, может зависеть от способа его создания.

Когда вы получаете электронное письмо на другом диалекте, у вас есть несколько способов его перевести. Вы можете настроить свои параметры таким образом, чтобы все входящие электронные письма на другом языке обрабатывались одинаково. Или вы можете сделать перевод, когда это необходимо.

Как изменить настройки перевода Outlook для входящей почты

Откройте Outlook и перейдите в Файл >Параметры.
В окне параметров Outlook выберите Язык налево.
Прокрутите вниз вправо до Перевод.
Выберите вариант вверху. Вы можете выбрать «Всегда переводить», «Спрашивать перед переводом» или «Никогда не переводить». Очевидно, вы захотите выбрать один из первых двух вариантов.
Вы можете подтвердить язык перевода, который уже должен быть установлен по умолчанию.
Если есть языки, отличные от вашего, для которых вы не хотите переводить, вы можете нажать Добавить язык чтобы включить его в поле внизу.
Нажмите ОК.

Чтобы перейти к той же настройке в Outlook в Интернете, Следуй этим шагам.

Использование Always Translate

Это самый быстрый способ сделать это, если вы регулярно получаете электронные письма на другом диалекте. Перевод займет всего несколько секунд (в зависимости от вашего подключения), и вы получите переведенный текст автоматически.

Вы можете увидеть исходный язык текста и можете нажать Показать оригинал чтобы увидеть это перед переводом.

Как и в случае с настройкой выше, вы можете нажать Показать оригинал чтобы увидеть непереведенный текст. У вас также есть возможность включить автоматический перевод, как описано ранее.

Как выполнить разовый перевод электронного письма

Возможно, вы предпочитаете оставить настройки перевода на Никогда не переводить в шаге 4 выше и используйте Outlook для перевода писем по мере их поступления.

Общайтесь быстрее с помощью переводов Microsoft Outlook

С настройками и одноразовым переводом в настольном приложении Microsoft Outlook и в Интернете общение на других языках не должно быть трудным. Вы можете использовать Outlook для легкого перевода писем.

Чтобы получить дополнительную помощь с переводом, посмотрите, как перевести документ PDF.

Вкладка Office - включите редактирование и просмотр с вкладками в Office и сделайте работу намного проще . Kutools for Outlook - приносит 100 мощных расширенных функций в Microsoft Outlook

Выделение писем, отправленных только мне в Outlook 2007

1. Убедитесь, что ваш почтовый ящик выбран.

2. Затем нажмите Вид > Текущий вид > Настроить текущий вид. Смотрите скриншот:

4. в Автоматическое форматирование диалоговом окне выполните следующие действия:

A: Нажмите Добавить кнопка для создания нового правила;

B: введите имя нового правила в Имя: текстовое поле, после присвоения имени новому правилу правило будет добавлено в Правила для этого представления список автоматически;

C: Затем нажмите Состояние… нажмите кнопку, чтобы выбрать нужное вам состояние.

5. Затем в выскочившем Фильтр диалог, проверьте Где я: поле, убедитесь, что содержимое "единственный человек на линии To»Появляется в текстовом поле. Затем нажмите OK закрыть его.

6. Затем он возвращается к предыдущему Автоматическое форматирование диалоговое окно, нажмите шрифт для входа в шрифт Диалог.

7. в шрифт диалоговое окно, настройте нужное значение и нажмите OK закрыть его.

Выделение писем, отправленных только мне в Outlook 2010 и 2013

В Outlook 2010 и 2013 вам нужно сделать следующее.

1. Под Вид вкладку, пожалуйста, нажмите Настройки просмотра. Смотрите скриншот:

3. Следующие шаги аналогичны действиям в Outlook 2007, нажмите здесь знать больше.

Чаевые: За это Условное форматирование Вы можете не только выделить только отправленное вам электронное письмо, но также можете выделить адрес электронной почты, который ваш адрес электронной почты находится в строке «Кому» или «Копия» для других людей, и даже выделить электронные письма для получения дополнительных значений.

Заметки:

1. Обратите внимание, что имя вашей учетной записи электронной почты должно совпадать с именем, которое получатель сохранил в своей адресной книге.

2. Когда вы получите электронные письма, которые будут отправлены только вам в следующий раз, они будут автоматически выделены с вашим индивидуальным форматированием.

Читайте также: