Как выгрузить календарь из outlook в excel

Обновлено: 05.07.2024

Многие бизнес-процессы (и даже целые бизнесы) в этой жизни предполагают выполнение заказов ограниченным количеством исполнителей к заданным срокам. Планирование в таких случаях происходит, что называется, "от календаря" и часто возникает потребность переноса запланированных в нём событий (заказов, встреч, поставок) в Microsoft Excel - для дальнейшего анализа формулами, сводными таблицами, построения диаграмм и т.п.

Само-собой, хотелось бы реализовать такой перенос не тупым копированием (что как раз несложно), а с автоматическим обновлением данных, чтобы в будущем всё внесенные в календарь изменения и новые заказы "на лету" отображались бы в Excel. Реализовать такой импорт можно за считанные минуты с помощью надстройки Power Query, встроенной в Microsoft Excel, начиная с 2016-й версии (для Excel 2010-2013 её можно скачать с сайта Microsoft и установить отдельно по ссылке).

Предположим, что мы используем для планирования бесплатный Google Calendar, в котором я, для удобства, создал отдельный календарь (кнопка со знаком "плюс" в правом нижнем углу рядом с Другие календари) с названием Работа. Сюда мы заносим все заказы, которые нужно выполнить и доставить клиентам по их адресам:

Открыв двойным щелчком любой заказ можно просмотреть или отредактировать его детали:

Обратите внимание, что:

В названии мероприятия указано имя менеджера, который выполняет этот заказ (Елена) и номер заказа (45).
Указан адрес доставки
В примечании вписаны (отдельными строками, но в любом порядке) параметры заказа: тип оплаты, сумма, имя клиента и т.д. в формате Параметр=Значение.

Шаг 1. Получаем ссылку на Google Calendar

Сначала нам нужно получить веб-ссылку на наш календарь с заказами. Для этого щёлкаем по кнопке с тремя точками Параметры календаря Работа рядом с названием календаря и выбираем команду Настройки и общий доступ:

В открывшемся окне можно, при желании, сделать календарь общедоступным или открыть к нему доступ для отдельных пользователей. Нам же нужна ссылка для закрытого доступа к календарю в формате iCal:

Шаг 2. Загружаем данные из календаря в Power Query

Теперь открываем Excel и на вкладке Данные (если у вас Excel 2010-2013, то на вкладке Power Query) выбираем команду Из интернета (Data - From Internet) . Затем вставляем скопированный путь к календарю и жмём ОК.

Распознавать формат iCal Power Query не умеет, но ему легко помочь. По сути, iCal - это обычный текстовый файл c двоеточием в качестве разделителя и внутри он выглядит примерно так:

Так что можно просто щелкнуть правой кнопкой мыши по значку загруженного файла и выбрать максимально близкий по смыслу формат CSV - и наши данные о всех заказах будут загружены в редактор запросов Power Query и разделены на два столбца по двоеточию:

Если присмотреться, то хорошо видно, что:

Информация о каждом мероприятии (заказе) группируется в блок, начинающийся со слова BEGIN и заканчивающийся END.
Дата-время начала и окончания хранится в строках с метками DTSTART и DTEND.
Адрес доставки - это LOCATION.
Примечание к заказу - поле DESCRIPTION.
Название мероприятия (имя менеджера и номер заказа) - поле SUMMARY.

Шаг 3. Преобразуем в нормальный вид

Для этого выполним следующую цепочку действий:

Удалим ненужные нам верхние 7 строк до первого BEGIN командой Главная - Удалить строки - Удаление верхних строк (Home - Remove rows - Remove top rows) .
Отфильтруем по столбцу Column1 строки, содержащие нужные нам поля: DTSTART, DTEND, DESCRIPTION, LOCATION и SUMMARY.
На вкладке Добавление столбца выберем Столбец индекса (Add column - Index column) , чтобы добавить к нашим данным колонку с порядковым номером строки.
Там же на вкладке Добавление столбца выберем команду Условный столбец (Add column - Conditional column) и в начале каждого блока (заказа) выведем значение индекса:

И вот наш список заказов, загруженный в Excel из Google-календаря:

В будущем, при изменении-добавлении новых заказов в календарь, достаточно будет лишь обновить наш запрос командой Данные - Обновить всё (Data - Refresh All) .

Вы можете поделиться своим календарем Outlook с другими - это экспортировать календарь Outlook, а затем импортировать его в папку календаря Outlook других людей. Но возникает вопрос, как это экспортировать. Следующие руководства расскажут, как экспортировать календарь Outlook в электронную таблицу Excel.

Экспорт календаря из Outlook в электронную таблицу Excel без функции экспорта

Первый способ позволит легко и быстро экспортировать все элементы календаря из Outlook в электронную таблицу Excel без функции импорта и экспорта. Пожалуйста, сделайте следующее:

1. Переместите папку «Календарь» и выберите календарь, который вы хотите экспортировать в Excel.

2. Измените вид календаря, нажав Вид > Сменить вид > Список. Смотрите скриншот:

3. Выберите все элементы календаря или несколько, которые вы будете экспортировать в Excel.
Примечание: Удержание Ctrl клавишу, вы можете выбрать несколько несмежных элементов, щелкая каждый элемент один за другим; проведение Shift клавишу, вы можете выбрать несколько соседних элементов, щелкнув первый и последний.

4. Щелкните выделенные элементы правой кнопкой мыши и выберите Копировать из контекстного меню.

5. Создайте новую книгу, щелкните правой кнопкой мыши пустую ячейку и выберите Сохранить только текст (T) в контекстном меню. Смотрите скриншот:

6. Сохраните и закройте новую книгу.

Таким образом, выбранные элементы календаря уже экспортируются в новую книгу.

Один щелчок, чтобы сохранить / экспортировать несколько электронных писем в текстовые / PDF / HTML / CSV-файлы в Outlook

Экспорт календаря из Outlook в электронную таблицу Excel

1, Идти к Файл > Открыть и экспорт> Импорт / экспорт. Смотрите скриншот:

2. В открывшемся мастере импорта и экспорта в разделе Выберите действие для выполнения, наведите на Экспорт в файл, А затем нажмите Следующая продолжать.

3. В Экспорт в файл диалог, пожалуйста, выберите Значения, разделенные запятыми, А затем нажмите Следующая. Смотрите скриншот:

Внимание: Если вы используете Outlook 2010 или более ранние версии, выберите Microsoft Excel 97-2003 вариант напрямую.

4. Теперь под Выберите папку для экспорта из, наведите на Календарь от Файл данных Outlook, А затем нажмите Следующая.

5. Когда Экспорт в файл появится диалоговое окно, щелкните Обзор . кнопку, чтобы выбрать место назначения файла.

6. Найдите и выберите место, где можно сохранить файл. Назовите файл и, наконец, нажмите OK для закрытия диалога.

7. Когда он переходит к предыдущему Экспорт в файл диалоговое окно, нажмите Следующая продолжать.

8. Теперь другой Экспорт в файл появится диалоговое окно, нажмите Завершить для экспорта календаря Outlook. Смотрите скриншот:

9. В диалоговом окне «Установить диапазон дат» укажите диапазон дат, в который вы будете экспортировать календарь, и нажмите кнопку OK кнопку.

Внимание: Если вы используете Outlook 2010 или более ранние версии, и вы выбираете Microsoft Excel 97-2003 в шаге 3 календарь уже был экспортирован как книга Excel. Если вы используете Outlook 2013 или более поздние версии, календарь был экспортирован в виде файла CSV, и, пожалуйста, выполните шаг ниже.

10. Теперь у нас есть экспорт указанного календаря в виде файла CSV. Откройте файл CSV в Microsoft Excel, а затем сохраните файл как книгу.

Демонстрация: экспорт календаря Outlook в Excel

Чаевые: В этом видео, Kutools вкладка добавлена Kutools для Outlook . Если вам это нужно, нажмите здесь получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!

Допустим, вам нужно экспортировать электронные письма, полученные в период с 2016/4/15 по 2016/5/10 в Outlook, в отдельный файл PST или книгу Excel, есть идеи? В этой статье представлены два обходных пути для экспорта писем Outlook в книгу Excel или файл PST по диапазону дат.

Экспорт электронных писем Outlook по диапазону дат в файл Excel

Для экспорта писем по диапазону дат из Outlook в Excel выполните следующие действия:

1. Перейти к почта просмотрите и откройте почтовую папку, в которую вы будете экспортировать электронные письма по диапазону дат.

2. Введите критерии поиска received:2016/4/15..2016/5/10 в Мгновенный поиск пунктом.

Внимание: received:2016/4/15..2016/5/10 означает поиск писем, полученных в период с 2016/4/15 по 2016/5/10, и вы можете изменить диапазон дат по своему усмотрению.

3. Теперь обнаруживаются все письма, полученные в указанном диапазоне дат. Выберите все результаты поиска, щелкните правой кнопкой мыши и выберите Копировать из контекстного меню. Смотрите скриншот:
Внимание: Вы можете выбрать все результаты поиска, щелкнув любое письмо в списке рассылки и нажав Ctrl + A ключи одновременно.

4. Создайте новую книгу, выберите ячейку A1 и нажмите Ctrl + V одновременно, чтобы вставить все результаты поиска в новую книгу.

5. Сохраните новую книгу.

И теперь все электронные письма, полученные между указанным диапазоном дат, экспортируются в книгу Excel.

Если вам нужно экспортировать электронные письма по указанному диапазону дат в файл PST в Outlook, сделайте следующее:

1. Нажмите Файл > Открыть и экспортировать > Импорт/Экспорт (или Файл > Откройте > Импортировать).

2. В открывшемся мастере импорта и экспорта нажмите, чтобы выбрать Экспорт в файл и нажмите Следующая кнопку.

3. В новом диалоговом окне «Экспорт в файл» нажмите, чтобы выбрать Файл данных Outlook (.pst) и нажмите Следующая кнопку.

4. Откроется диалоговое окно «Экспорт файла данных Outlook». Нажмите, чтобы выбрать почтовую папку, из которой вы будете экспортировать электронные письма, и нажмите Фильтр кнопка. Смотрите скриншот ниже:

5. Теперь в диалоговом окне "Фильтр" перейдите к Advanced вкладка и укажите критерии фильтрации как:
(1) Нажмите Рубрики > Все поля почты > Полученный;
(2) Выберите между из состояние раскрывающийся список;
(3) Введите диапазон дат в поле Значение коробка. В моем случае я набираю 2016/4/15 and 2016/5/10 в Значение пунктом.
(4) Щелкните значок Добавить в список кнопку.
(5) Нажмите OK > Следующая.

Примечание: Если вам нужно экспортировать электронные письма с разными диапазонами дат, например полученные письма 2015 января 1 г. или ранее or не ранее 2016/7/1, вам необходимо включить Query Builder чтобы указать два критерия поиска.

Здесь я рекомендую вам быстро включить построитель запросов, Kutools > Параметры > проверьте Восстановить вкладку «Конструктор запросов» в диалоговом окне расширенного поиска Outlook вариант, который поддерживается Kutools для Outlook. Смотрите скриншот:

А затем укажите комплексные критерии поиска на Query Builder вкладка в диалоговом окне Фильтр, как показано ниже:

6. В открывшемся диалоговом окне «Экспорт файла данных Outlook» щелкните значок Приложения кнопку, чтобы открыть диалоговое окно Открыть файлы данных Outlook, затем укажите папку назначения, в которую вы поместите файл PST, назовите файл PST в Имя файла и нажмите OK > Завершить.

7. В новом диалоговом окне «Создание файла данных Outlook» щелкните значок OK кнопку.
Внимание: Если вам нужно добавить пароль в экспортированный файл PST, введите его в оба Пароль коробка и подтвердите пароль поле, а затем щелкните OK кнопку.

До сих пор мы экспортировали электронные письма, полученные в указанном диапазоне дат, в отдельный файл PST в Outlook.

Демонстрация: экспорт писем по диапазону дат в файл PST в Outlook

При экспорте контактов из Outlook копия ваших контактов сохраняется в CSV-файле или в файле другого типа. Затем контакты из этого файла можно импортировать в другую учетную запись электронной почты.

Откройте на компьютере Outlook и перейдите на вкладку Файл.

Если на ленте нет элемента Файл в верхнем левом углу, у вас нет Outlook на компьютере. В этом случае вы можете найти инструкции по экспорту для своей версии Outlook в статье Какая у меня версия Outlook.

Выберите команды Открыть и экспортировать > Импорт и экспорт.

Выберите пункт Экспорт в файл.

Выберите Значения, разделенные запятыми.

Проверьте, в какой папке будут сохраняться файлы, и нажмите кнопку Далее.

Найдите новый CSV-файл на компьютере и откройте его в Excel, чтобы убедиться в том, что ваши контакты были экспортированы. Скорее всего, в нем будет много пустых ячеек. Это нормально.

Обычно рекомендуется закрыть файл без сохранения изменений. В противном случае форматирование файла может быть нарушено, и вы не сможете использовать его для импорта. Если это произойдет, вы всегда можете снова выполнить экспорт и создать новый файл.

Для обновления данных в CSV-файле можно использовать Excel. Советы по работе со списком контактов в Excel см. в статье Создание и редактирование CSV-файлов.

Если вы работаете с приложением Outlook на компьютере друга, теперь вы можете удалить свою учетную запись из его версии Outlook. Вот как это сделать.

В Outlook на компьютере выберите команды Файл > Настройка учетных записей > Настройка учетных записей.

Выберите учетную запись, которую вы хотите удалить, и нажмите кнопку Удалить.

Теперь контакты, скопированные в CSV-файл, можно импортировать на другой компьютер с Outlook для Windows или в другую службу электронной почты.

Внизу выберите , чтобы открыть страницу Люди.

На панели инструментов Управление выберите пункт Экспорт контактов.

Выберите экспорт всех контактов или только контактов из определенной папки, а затем нажмите кнопку Экспорт.

В нижней части страницы нажмите кнопку Сохранить, и файл contacts.csv сохранится по умолчанию в папке "Загрузки". Вы также можете выбрать место для его сохранения: щелкните стрелку рядом с кнопкой Сохранить и выберите пункт Сохранить как.

Важно: Office 2010 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

Вверху ленты Outlook 2010 откройте вкладку Файл.

Если на ленте нет элемента Файл, у вас не Outlook 2010 . В этом случае вы можете найти инструкции по импорту для своей версии Outlook в статье Какая у меня версия Outlook?

Выберите Параметры.

В окне "Параметры Outlook" выберите Дополнительно.

В разделе Экспорт выберите Экспорт.

В окне Мастер импорта и экспорта выберите Экспорт в файл и нажмите Далее.

Выберите нужный тип экспорта в поле Создать файл следующего типа. Чаще всего используется формат Значения, разделенные запятыми (Windows), называемый также CSV-файлом. Затем нажмите кнопку Далее.

Если вы собираетесь использовать экспортированные контакты в другой копии Outlook, выберите Файл данных Outlook (.pst).

В разделе Выберите папку для экспортапрокрутите список вверх, если требуется, а затем выберите папку с контактами, которые вы хотите экспортировать. После завершения нажмите кнопку Далее.

Примечание: Если вы не выбрали экспорт в файл данных Outlook (PST-файл), то можете экспортировать только одну папку за раз.

Рядом с полем Сохранить экспортируемый файл как нажмите кнопку Обзор, выберите целевую папку, а затем в поле Имя файла введите имя для файла.

В диалоговом окне Экспорт в файл нажмите кнопку Далее.

По завершении экспорта нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть окно "Параметры Outlook".

Откройте папку, в которую вы сохранили список контактов (например, папку "Документы").

Если вы экспортировали контакты в CSV-файл, просмотрите его в Excel, чтобы узнать, что было экспортировано из Outlook. Скорее всего, в нем будет много пустых ячеек. Это нормально.

Сведения об импорте контактов в Outlook 2016 см. в статье Импорт контактов в Outlook.

Читайте также: