Как загрузить данные в 1с бухгалтерия

Обновлено: 05.07.2024

При написании публикации использовалась версия платформы 8.3.6 .1760.
Модифицирована на версии платформы 8.3.10 .2168.

Одним из полезных нововведений на платформе 8.3.6 стала возможность возможность импорта содержимого из файлов в форматах XLS (Microsoft Excel 97), Microsoft Office OpenXML (Microsoft Excel 2007- 2010) и ODS (OpenDocument) в табличный документ.
На платформе 8.3.10 появилась возможность считывания данных с отдельных листов книги EXCEL.
Данная возможность доступна как в интерактивном режиме, так и из встроенного языка.
Реализована поддержка вставки из буфера обмена областей, скопированных из Microsoft Excel и OpenOffice Calc.
Реализация импорта из EXCEL на встроенном языке стала возможна в результате нововведений в функционал объекта "ТабличныйДокумент":
Для метода "Прочитать" объекта "ТабличныйДокумент" реализован параметр "СпособЧтенияЗначений" (Новое системное перечисление "СпособЧтенияЗначенийТабличногоДокумента").

В данной публикации приводится пример реализации функционала импорта из файлов EXCEL (xlsx, xls, ods) в таблицу значений в режиме 1С:Предприятие на платформе 8.3.6.

О файле EXCEL:
В общем случае файл EXCEL содержит несколько листов с данными.
Метод табличного документа "Прочитать" читает все листы в 1 (один) табличный документ на платформах 8.3.6-8.3.9, а на платформе 8.3.10 можно считать отдельные листы файла EXCEL.
Поэтому для использования данного функционала на версиях платформы 8.3.6-8.3.9 необходимо использовать файлы EXCEL, содержащие 1 (один) лист с данными, для платформы 8.3.10, такого ограничения нет.
О листе файла EXCEL:
Содержимое на листе должно быть разнесено по соответствующим колонкам по назначению.
В качестве примера содержимого листа может служить обычный прайс.
Рекомендутся ячейки таблицы на листе файла оформлять рамкой "Все границы" .
Колонки результирующей таблицы значений формируются по количеству, определяемому свойством "ШиринаТаблицы" табличного документа.
В последствии для удобства пустые колонки удаляются из результирующей таблицы значений.
О типах значений файла EXCEL:
Числа - как "число", даты - как "дата", Стоки - как "строка", Булево - как "строка" вида "ИСТИНА" ("TRUE") или "ЛОЖЬ" ("FALSE") .
В результирующую таблицу значений записываются типизованные значения.
О картинках файла EXCEL:
В исходном файле EXCEL это могут быть как ссылки на файлы, разделенные между собой символом "Перевод строки" в пределах одной ячейки, так и собственно картинки .
Картинки должны находиться в пределах ячейки. В одной ячейке может быть несколько картинок.
В результирующую таблицу значений записываются ссылки на файлы картинок.
Каждая ячейка колонки может, в общем случае, содержать несколько ссылок на файлы, разделенные между собой символом "Перевод строки".

Обработка выполняет загрузку через встроенную в конфигурацию Бухгалтерия 3.0 обработку "Универсальный обмен данными в формате XML". Для загрузки нужен файл в формате XML выгруженный по правилам написанным с использованием конфигурации 1С: Конвертация данных 2.

Она позволяет работать со списком загруженных документов. Можно проводить, отменять, помечать на удаление документы. Так же в отдельную таблицу загружается список загруженных справочников. Все операции (загрузка и обработка документов) выполняются в фоне. Есть возможность сохранять списки загруженных документов, для дальнейшей работы с ними. Обработка может выполнять резервное копирование и восстановление базы.

Достоинства

Удобная работа с документами после загрузки. Возможность группового проведения, отмены проведения, пометки на удаление, снятие с пометки на удаление.
Все операции по загрузке и обработке документов выполняются в фоновом режиме.
Возможность сохранения списка загруженных документов.
Резервное копирование и восстановление информационной базы.

Установка

Добавьте обработку в справочник «Дополнительные отчеты и обработки». Иначе она работать не будет, так как используются фоновые задания.

Настройка

При первом запуске надо настроить обработку, для этого нажмите на кнопку настроить.

Имя файла обмена – Путь к файлу выгрузки в формате XML.
Число хранимых загруженных объектов – Максимальное количество хранимых в памяти загружаемых объектов. По умолчанию 5 000. Рекомендую ставить 100 000.
Путь к папке резервных копий – Папка куда будут сохраняться резервные копии.
Автоматически сохранять загрузки документов – автоматически сохраняет список загруженных документов после загрузки.
Каталог сохранения загрузок – Папка куда будут сохраняться списки документов.

Все остальные настройки рекомендую установить, как на картинке выше.

Настройка правила обмена

Чтобы после загрузки из файла обмена, список документов и справочников заполнился, надо доработать правило обмена в конфигурации «Конвертация данных, редакция 2.1».

В глобальном обработчике «Перед загрузкой данных», надо добавить два параметра.
Для версии обработки 2.0 «ДокументыКПроведению» и «НовыеСправочники»: Для версии обработки 2.5 «НовыеДокументы» и «НовыеСправочники»:
В глобальном обработчике «После загрузки объекта», добавить следующий код.
Для версии обработки 2.0:

Для версии обработки 2.5:

Важно: чтобы выгружаемые документы и справочники попадали в таблицы "Документы" и "Справочники", надо для каждого объекта в правилах конвертации объекта (ПКО) во вкладке "Настройки" проверить чтобы не стояла галочка Использовать быстрый поиск объекта при выгрузке и загрузке.

Загрузка

Чтобы загрузить данные из файла выгрузки, нажмите на кнопку «Выполнить загрузку». Загрузка происходит в фоновом режиме.

Все дальнейшие операции с документами (проведение, отмена проведения, пометка и снятие) выполняются так же в фоновом режиме.

Примечание

Обработку применяю постоянно для загрузки и проведения документов в Бухгалтерии.

Есть множество причин, по которым необходимо выполнять резервное копирование базы данных. Среди них атака вирусов, скачки напряжения или даже атмосферные явления. Кроме того, следует всегда делать резервное копирование, когда вы выполняете обновление программы.

Регулярное создание архивных копий заметно сократит возможность потери важной информации, которая хранится в базе.

Сегодня расскажем, как выполнить резервное копирование и восстановление информационной базы 1С на примере «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0».

Важно: доступ к настройкам резервного копирования в программах 1С есть только у пользователя с правами «Администратор».

Создаем копию информационной базы 1С

Чтобы узнать, где находится база, нужно запустить систему. При запуске посмотрите на строчку с расположением файла базы.

Далее нужно перейти по этому пути и переместить копию файла туда, где он будет хранится.

Во время этой операции в базе нельзя производить действия с объектами конфигурации.

Когда потребуется восстановить базу из файла, замените файл *.1CD в папке базы данных.

Выгрузка информационной базы через конфигуратор

Есть и другой способ сделать резервное копирование. Для этого варианта в программе 1С нужно активизировать конфигуратор и выполнить выгрузку базы в файл с расширением dt.

Настраиваем автоматическое резервное копирование

Чтобы выполнялось регулярное сохранение базы, лучше применять автоматическое резервное копирование в 1С.

В типовых конфигурациях есть инструменты для настройки этого процесса для информационной базы в файловом варианте.

У вас будут варианты для сохранения копии. Система предложит:

жесткий диск;
внешнее устройство;
облачный архив.

Через ссылку «Настройка резервного копирования» вы сможете выбрать:

периодичность создания копии файловой базы 1С;
дату начала и дату окончания выгрузки ИБ;
место для сохранения ИБ (используйте облачные сервисы);
количество хранимых резервных копий.

Обратите внимание! Такой механизм не подойдет для клиент-серверной базы.

В этом случае автоматическое резервное копирование данных в 1С 8.3 нужно будет выполнять через СУБД. А для этого нужно понимать структуру и механизмы СУБД.

Если у вас это вызывает сложности, то лучше обратитесь за помощью к нашим специалистам.

Восстановление базы 1С из резервной копии

Администратору важно не только уметь создавать копии базы данных или настраивать автоматическое резервное копирование, но и знать, как в случае необходимости восстановить базу.

Итак, у вас уже есть резервная копия информационной базы 1С 8.3.

Давайте загрузим ее в программу. Только обязательно сделайте перед этим резервную копию.

Режим конфигуратор

Если вы создавали архивную копию базы 1С через Конфигуратор, то в этом же режиме запустите базу 1С 8.3, куда вы собираетесь загрузить файл для восстановления.

Далее в окне нажимаем на файл сохраненной резервной копии с разрешением *.dt. Затем «Открыть».

Затем программа выдаст предупреждение и спросит, продолжить ли загрузку. Отвечаем «Да».

Внизу окна в строке можно будет следить за статусом загрузки.

Режим пользователя

В этом же разделе нужно будет и загружать файл архива.

Затем в разделе «Резервное копирование и восстановление» следует нажать «Восстановление из резервной копии».

Программа запросит указать путь к файлу резервной копии для выполнения операции по восстановлению.

Далее выбирайте «Открыть», а затем нажмите «Восстановить данные».

Подождите до завершения операции, а затем приступайте к работе в восстановленной базе 1С.

Раньше и не верилось, например, что бухгалтерию можно вести в телефоне, а теперь — пожалуйста, загрузил специальное приложение и вперед! Разработчики постоянно совершенствуют программу 1С. Так, начиная с релиза 3.0.81, в неё в пилотном режиме добавлена возможность создания документов «Акт», «Накладная», «Счет-фактура» с помощью загрузки по фотографии или сканированному варианту. Как это делается, расскажем в статье.

Сразу оговоримся, что пока данный функционал доступен только пользователям облачной 1С.

Для загрузки данных в 1С теперь достаточно сфотографировать документ, отсканировать его или сфотографировать с помощью мобильного приложения «Сканер документов».

Начнем с первого варианта — загрузка по фото или скану.

Загрузка документов в 1С из скана (фото)

Имеем сфотографированный телефоном документ и отправленный пользователю на электронную почту: акт об оказании услуг на сумму 2750 руб. от контрагента ИП Кругловой О.А. Услуги оказаны ООО «Василек». Контрагент и услуга новые, в 1С не внесены.

Шаг 1. Перейдите в раздел «Покупки» — «Поступления (Акты, накладные, УПД)».

В журнале документов нажмите кнопку «Загрузить» и выберите команду «Из скана (фото)».

Шаг 2. Для добавления фото в 1С нажмите кнопку «Добавить файлы».

Шаг 3. В модуле «Распознавание документов» нажмите «Добавить». В открывшемся окне выберите файл фотографии документа или сканированное фото. В нашем случае прикрепляем файл, присланный на электронную почту.

Шаг 4. После переноса файла в 1С выделите его и нажмите «Распознать».

Далее действия выполняются автоматически. Документ отобразится в правой части окна.

Дождитесь окончания обработки, пока статус документа не изменится на «Распознанный» — значок в виде буквы «А» и не появится «синяя стрелочка».

В строке отображаются данные документа:

тип — в нашем примере «Акт об оказании услуг»;
имя файла и наименование документа;
автор — в данном примере это пользователь 1С;
организация, чей документ загружается. В нашем примере ООО «Василек».

Шаг 5. Щелкните дважды мышкой на строке. Откроется форма ввода документа в 1С с заполненными по возможности реквизитами. А те данные, которые не сопоставлены, обозначены как ошибки.

Так как контрагент, договор и номенклатура ранее не использовались в программе, то программа не может их сопоставить с распознанными данными фото. Эти поля помечены красным.

Пройдемся по ошибкам и дозаполним форму.

Ошибка первая: не сопоставлен контрагент

Шаг 6. Щелкните на поле «Контрагент». В сканированном эскизе фото программа автоматически покажет нужный распознанный фрагмент и предложит создать нового контрагента, т.к. он отсутствует в базе.

Нажмите на выпадающую ссылку «Создать: Индивидуальный предприниматель Круглова Ольга Александровна». Наименование контрагента считано с фото документа.

Шаг 7. В открывшемся окне подтвердите создание контрагента — кнопка «Создать».

Вид контрагента 1С определит автоматически.

При возможности использовании сервиса 1С-Контрагент программа предложит им воспользоваться. Согласимся на предложение.

Ошибка вторая: нет договора

Шаг 9. Поле «Договор» в нашем примере мы заполнили вручную, указав «Без договора». Но при указанном в документе договоре его также можно внести с помощью используемой обработки.

Ошибка третья: не сопоставлена номенклатура

Шаг 10. Щелкните на поле «Номенклатура» и создайте новый элемент, нажав на всплывающую «подсказку».

Шаг 11. В окне заполнения данных о номенклатуре укажите «Вид номенклатуры». Наименование и единица измерения заполнятся из фото документа.

Шаг 12. Заполнив данные, нажмите кнопку «Создать» и выберите нужный вид документа. В нашем примере это «Услуги (акт)».

Из рабочего места «Распознавание документов», окошка «Распознанные», наш документ исчезнет и переместится в «Обработанные». Если нажмем одноименную кнопку, отобразятся документы, на основании которых созданы «Акты» или «Накладные».

Шаг 13. Откройте журнал «Поступления (Акты, накладные, УПД)» и увидите сформированный обработкой документ из нашего фото.

Задача выполнена. Причем отметим, что фото было не лучшего качества, но система смогла его распознать.

Рассмотрим еще один вариант переноса документов — с помощью фото, но используя мобильное приложение «1С — Сканер документов».

Передача документов в 1С: Бухгалтерию предприятия ред. 3.0 с помощью приложения «1С: Сканер документов». Установка приложения «1С: Сканер документов»

Начнем с того, что необходимо установить приложение на телефон. Найти его можно самостоятельно или воспользовавшись QR-кодом из 1С со ссылкой на указанное приложение.

Сделать это можно из рабочего места в разделе «Продажи» или «Покупки» — подраздел «Сервис» — «Загрузить документы из сканов (фото)».

Это тоже рабочее место, что мы рассмотрели выше.

Шаг 1. Перейдите в рабочее место и нажмите кнопку «Мобильные приложения».

Шаг 3. Используя QR-код, загрузите мобильное приложение. Оно доступно в двух вариантах операционных систем телефона:

для пользователей Android;
для пользователей Apple iOS.

В нашем примере мы установим на телефон приложение для Android, используя приложение Google play.

Шаг 4. Найдите приложение и нажмите «Установить»

После установки приложения на телефон перейдите в 1С в рабочее место загрузки фото.

Шаг 5. Для добавления «клиента» загрузки нажмите кнопку «Добавить».

Добавлять фото документов могут не только сотрудники, но и клиенты, используя коды подключения.

В окне создания «клиента» — «пользователя» задайте его наименование.

Синхронизировать программу с приложением можно с помощью ключа пользователя или отсканировав QR-код. Ключ пользователя формируется программой автоматически.

Синхронизируем нового клиента с его приложением.

Шаг 6. Запустите приложение на телефоне. Автоматически оно предложит войти в систему. Вы можете ввести ключ пользователя (при удаленном расположении клиента) или отсканировать QR-код, нажав на него.

Если у вас пока нет кода или ключа, можно воспользоваться для ознакомления «Демо-режимом».

Загрузка фото через приложение «1С: Сканер документов» и синхронизация с его с 1С

Интерфейс программы прост. Он имеет только раздел «Мои документы». Добавить документы можно:

выбрав готовый файл с телефона;
выбрав действие — Сделать фото.

Воспользуемся вторым вариантом.

Шаг 8. Как только файл фото попадает в приложение, происходит его обработка. Приложение автоматически его отправит в 1С.

В приложении информация о файлах отображается следующим образом.

Для примера сфотографирован и передан еще раз этот же документ «Акт об оказании услуг».

Шаг 9. Перейдите в 1С. В рабочем месте «Распознавание документов» автоматически появился переданный из приложения документ.

Обратите внимание, что документы группируются по датам загрузки, что облегчает поиск нужной документации.

У строки документа имеется пиктограмма — «листик со скрепкой». Нажав на нее можно перейти к документу и посмотреть прикрепленное вложение.

Далее действуем также, как и при загрузке фото (скана) с компьютера.

Шаг 10. Щелкните дважды на строке документа и откроется его форма.

Так как с контрагентом из документа мы уже работали, и он, и его номенклатура уже внесены в программу, то они без проблем сопоставились.

Если вы впервые работаете с этим контрагентом, то выполняете действия так, как мы рассмотрели в первом разделе статьи при загрузке документа по фото в программу.

Шаг 11. Проверьте документ на наличие ошибок (незаполненных полей).

Обратите внимание на гиперссылку — «Связанные документы». Нажав на нее, пользователь видит, что имеются дубли распознанного документа и в системе уже сформирован документ «Поступление (Акт, накладная, УПД)».

Обратите внимание, программа контролирует совпадение реквизитов загружаемых документов и предупреждает об том пользователя, чтобы по ошибке не были загружены документы дважды.

Так как мы рассматриваем пример загрузки, нажмем «Создать новый».

В реальном режиме работы, конечно же, при обнаружении имеющегося документа в базе, повторно загружать его не надо.

Шаг 12. Перейдите в журнал документов по поставщикам — «Поступление (акты, накладные, УПД). В журнале два документа. Первый загруженный с помощью фото с компьютера, через кнопку «Загрузить». Второй — с помощью мобильного приложения «1С: Сканер документов».

Обратите внимание на значок «скрепка» у каждого загруженного нами документа. Это означает, что имеются прикрепленные файлы.

Выделив документ, нажмите «кнопку-скрепку» на панели инструментов журнала. Откроется окно «Присоединенные файлы», где хранится наша фотография документа или его скан.

Дополнительные настройки рабочего места «Распознавание документов»

В рабочем месте «Распознавание документов» у нас два документа со статусом «Отработанные».

Посмотрим, какие настройки рабочего места еще имеются.

«Кнопка-картинка» — «Показать миниатюры файлов» / «Скрыть миниатюры файлов» — отображает фото документа в нижней части рабочего стола.
«Кнопка-скрепка» — «Показать панель с документами» / «Скрыть панель с документами» — отображает связанные документы и файлы с правой стороны рабочего места.

При нажатой кнопке «Загружено» в списке отображаются все документы, сгруппированные по датам загрузки. Пользователь может установить отбор по контрагенту или организации, нажав одноименные кнопки.

Обратите внимание на «кнопку-шестеренку» на панели задач.

Здесь пользователь может задать дополнительные настройки, которые включают:

настройки распознавания документов;
настройки заполнения документов;
настройки обработки документов;
прочие настройки.

Для изменения настроек установите галочку или переместите переключатель в нужное положение.

По гиперссылке «Соответствие распознанных строк» можно посмотреть, как сопоставлялись значения справочников

Мы рассмотрели функционал загрузки документов по фото и сканам. Пока он доступен только для пользователей облачной 1С-Fresh, но надеемся, что в скором времени 1С порадует этим инструментом всех остальных пользователей 1С.

Читайте также: