Как загрузить контрагентов в 1с документооборот

Обновлено: 07.07.2024

В справочник Контрагенты можно загружать данные из таблиц. Это особенно удобно пользователям, которые вели учет в других программах и заполняют базу с нуля. Самый большой справочник Контрагенты теперь можно загрузить быстро и без ошибок из подготовленного списка.

В этой статье мы дадим подробную пошаговую инструкцию по загрузке контрагентов и банковских счетов из файла Excel.

Как это работает?

При загрузке контрагентов из файла автоматически:

создаются новые элементы справочника Контрагенты , если их нет в справочнике;
реквизиты уже введенных контрагентов в соответствии с данными файла не корректируются.

Если в справочнике уже есть элемент с тем же ИНН и КПП, то новый контрагент не создается и дублирования информации не происходит. Если ИНН и КПП не заполнены, то поиск контрагента в базе происходит по наименованию.

Подготовка таблицы данных

Рассмотрим порядок загрузки сведений о контрагентах и их банковского счета в 1С из файла в виде пошаговой инструкции.

Подготовка файла включает:

создание таблицы данных;
настройку загрузки контрагентов.

Создание таблицы данных

Для загрузки можно использовать файлы, содержащие данные в табличном виде:

файл Excel (xls, xlsx);
файл 1С (mxl);
файл таблицы в формате OpenOfficeСalc (ods).

Самым распространенным является вариант загрузки из файла Excel, который мы и рассмотрим в нашей статье.

Файл может содержать таблицу со следующими сведениями:

Организация переходит с бухгалтерской программы Парус на 1С:Бухгалтерия 3.0. Для заполнения справочника Контрагенты подготовлен файл Excel со списком основных реквизитов по контрагентам. Необходимо загрузить данные в 1С, используя штатный механизм загрузки контрагентов из Excel.

Проверка загружаемых полей

Перед загрузкой данных, содержащих адреса, обязательно проверьте загружены ли в 1С все указанные регионы из Адресного классификатора: раздел Администрирование — Настройки программы — Интернет поддержка и сервисы — Адресный классификатор — ссылка Загрузить классификатор .

Загрузка контрагентов и банковских счетов из таблицы Excel

Для загрузки выбирается подготовленный и проверенный файл, содержащий данные по контрагентам и банковским счетам.

Подготовка данных к загрузке — это наиболее важная часть работы, поэтому мы пройдем ее подробно, шаг за шагом.

Шаг 1. Сопоставление заголовков таблицы названиям реквизитов контрагентов

При выборе файла программа открывает специальную форму настройки для загрузки данных в программу.

Каждой колонке должен соответствовать определенный реквизит справочника Контрагенты .

Если названия колонок таблицы совпадает с названиями реквизитов карточки контрагента, то они определяются программой автоматически.

Шаг 2. Удаление не нужной информации из таблицы загрузки

В таблице данных удалите ненужную информацию — как правило, это заголовки таблицы и подписи. Используйте кнопки:

Удалить все лишнее — программа сама определяет информацию, которую нужно удалить:
- пустые строки;
- заголовки таблицы;
- дополнительную информацию вне таблицы.
Автоматическое удаление часто не дает нужного эффекта, поскольку программа не может точно определить относится информация к загружаемой или нет. Вследствие этого используются для удаления следующие кнопки:
- Удалить строку — строка удаляется пользователем вручную. Для этого курсор устанавливают на нужной строке и нажимают кнопку Удалить строку .
- Удалить колонку — колонка таблицы удаляется целиком, если информация по ней не будет загружаться.
В таблице должна остаться только загрузочная информация по контрагентам. В нашем примере строка с названием колонок не нужна, поэтому требуется ее удалить, как лишнюю информацию.

Для перехода на следующий шаг нажмите кнопку Далее .

Шаг 3. Указание группы для новых контрагентов

Определите группу справочника, в которую будут загружаться новые контрагенты. Например, группу — Поставщики. Если группу для новых контрагентов не выбирать, то контрагенты загрузятся списком в корневой каталог справочника Контрагенты .

Таблица подготовлена для загрузки данных.

Шаг 4. Анализ данных перед загрузкой

Перед загрузкой данных программа проинформирует, что есть новые контрагенты, которые будут созданы в справочнике Контрагенты автоматически.

На вкладке Все новые контрагенты идут со значком + . Также новых контрагентов можно посмотреть на вкладке Новые . Они отображаются в списке серым цветом — их еще нет в базе. Контрагенты, которые есть в базе, отображается черным цветом.

Нажмите на кнопку Загрузить . Будет добавлена информация только по новым контрагентам.

Найденные контрагенты не участвуют в загрузке и сведения в них не меняются.

Шаг 5. Проверка загрузки реквизитов контрагентов

Проверьте создание новых элементов справочника Контрагенты в указанной вами группе.

В нашем примере для проверки откроем папку Поставщики в справочнике Контрагенты и проконтролируем, что все новые позиции с контрагентами из файла, которых не было в справочнике, в т. ч. данные по их банковским счетам и контактным лицам, теперь там присутствуют.

Желательно тщательно проверить загруженные реквизиты по каждому из контрагентов, т. е. заполнение полей карточки:
- основные сведения по контрагенту;
- банковский счет;
- адрес;
- контактное лицо.
Функционал загрузки контрагентов и банковских счетов из таблиц позволяет ввести все нужные позиции справочника быстро и без ошибок!

Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации
Карточка публикации

(3 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>
Все комментарии (1)

Благодарю за актуальную информацию

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Вы можете задать еще вопросов

Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8
Вы можете оформить заявку от имени Юр. или Физ. лица Оформить заявку
Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>

Как не попасть в ловушку, работая с контрагентами из ЕАЭС

[17.11.2021 запись] Практический переход на ФСБУ 6 и ФСБУ 26 в 1С

Переход на ФСБУ 6/2020 «Основные средства» в 1С по альтернативному алгоритму

Изменения в 2021 году, о которых нужно знать бухгалтеру

[11.10.2021 запись] Учет ОС по-новому: ФСБУ 6/2020, ФСБУ 26/2020, ФСБУ 25/2018

[29.10.2021 запись] Пообъектный учет ОС и подходы к определению и пересмотру СПИ

Загрузка файла выполняется по кнопке Загрузить из формы справочника Контрагенты. Предварительная подготовка файла не требуется.

Загружаться могут основные реквизиты контрагента (краткое и полное наименование, ИНН, КПП, ОГРН, юридический и фактический адреса, телефон, контактные лица, банковские реквизиты).

На первом этапе обработки Загрузка контрагентов из файла данные загружаются в табличный документ, который при необходимости можно отредактировать следующим образом:

По кнопке Загрузить в указанной группе справочника Контрагенты создаются новые элементы.

При открытии данного справочника первая информация по контрагенту, с которой можно ознакомиться в области просмотра, это – контактные данные контрагента: адрес, электронный адрес, телефон, сайт и прочее. Для удобства некоторые данные выделены гиперссылками с возможностью перехода по ним.

Данный номер проходит обязательную проверку при заведении нового контрагента для исключения дублей. В реквизитах, которые ссылаются на контрагента, реализован автоподбор по ОГРН, т.е. при вводе номера система подставит нужного.

Таким образом, данная настройка позволяет провести автоматическую сверку создаваемого или изменяемого контрагента с Единым государственным реестром налогоплательщиков (ЕГРН), выдавая соответствующий результат в его карточке рядом с ИНН:

Если контрагент недействителен, то будет выделен красным шрифтом в полях ИНН и КПП списков и окон выбора. Также он будет выделяться красным при выборе в соответствующем реквизите документов.

Также из 1С:ДО при введенных фактическом или юридическом адресах есть возможность просмотреть адрес на картах Яндекс.Карты или Google Maps.

Взаимодействие с контрагентами через 1С:ДО выполняется при передаче договоров на согласование, подпись, т.е. при отправке им исходящих документов, как постоянным получателям. Для этого используется список рассылки.

Формирование списка рассылки происходит по соответствующей команде в разделе НСИ и состоит из данных контрагента: наименование, получателя (организация), адресата (ответственное лицо организации), группа доступа контрагента.

1С:ДО предоставляет возможность из карточки контрагента в 1С просмотреть все документы по нему (в списках внутренних, входящих или исходящих документов с последующей работой с документами в рамках контрагента – поиск, создание, изменение, копирование).

И наоборот, при работе со списками документов в системе есть возможность применить режим просмотра по контрагентам.

Из каждой карточки контрагента имеется возможность вывести отчеты по нему: Досье контрагента, Все по контрагенту, Лента контрагента.

Отчет Досье контрагента предоставляет информацию о виде деятельности, дате регистрации в ЕГРЮЛ и ЕГРИП, юридический адресе, контактах, руководителе и учредителях, наличии связей с другими контрагентами из ЕГРЮЛ и ЕГРИП и пр.

Формирование в 1С отчета по контрагенту требует включенной интернет-поддержки пользователей.

Отчет Все по контрагенту выводит информацию по всем типам документов, мероприятиям, проектам, письмам, где контрагент использовался или как отправитель, или получатель, или непосредственно контрагент.

Лента контрагента выстраивает хронологию использования номера контрагента в системе.

В 1С:ДО также предусмотрена возможность заведения контрагентов не только путем создания их карточки непосредственно в программе, но и путем выгрузки из синхронизированных конфигураций-корреспондентов. Синхронизация происходит на основании данных контрагента (наименование, ИНН, КПП).

Таким образом, программа 1С:Документооборот позволяет вести учет физических и юридических лиц для дальнейшего их использования в договорной деятельности, упрощая механизм заведения карточек по средствам заполнения по ИНН или наименованию, или синхронизации с другими конфигурациями на базе 1С, проведя сверку с данными ЕГРН, выполняя рассылку документов.

Константа АдресВебСервиса1СДокументооборот определяет расположение веб-сервиса. В этом примере используется имя публикации DocumentOborotCorp веб-сервиса конфигурации Документооборот 8 КОРП, редакция 2.1 (2.1.12.2).

Справочник Правила интеграции с 1С:Документооборотом задает соответствия между типами объектов интегрируемой конфигурации и типами объектов 1С:Документооборота. Кроме этого, справочник задает правила заполнения реквизитов при создании объектов 1С:Документооборота на основании объектов интегрируемой конфигурации и наоборот.

Доступно для соответствия только по реквизитам 4-х объектов конфигурации 1С:Документооборота: ( табличные части объектов не участвуют)

Со стороны конфигурации БИД доступны все объекты, которые входят в состав определенного типа ИнтеграцияС1СДокументооборотИнтегрируемыеОбъекты :

Подробнее о настройке правил интеграции можно посмотреть в документации. Отметим, что возможно установить условие применимости правила при загрузке в 1С:Документооборот , а также условие применимости правила при загрузке из 1С:Документооборота.

Эти условия представляю собой выражение на встроенном языке 1С:Предприятия, определяющие правила при создании объекта 1С:Документооборота на основании объекта этой конфигурации .

Для работы работы с выражением используется переменная Параметры типа структуры. Результат вычисления должен присваиваться свойству Результат. Истина означает применимость правила, Ложь – неприменимость. К реквизитам объекта этой конфигурации можно обращаться через свойство Источник

В данном примере для контрагента, я создал правила для выгрузки контрагента с признаком Юридические Лицо

Следующая функция глобального модуля возвращает массив подходящих правил.

Функция используется при создании объекта 1С:Документооборота. Если массив подходящих правил равно нулю, то заращивает у пользователя какой ответ 1С:Документооборота создать. Это на мой взгляд не корректно. Мне кажется, что если подходящих правил нет, то программа не должна позволять пользователю создать объект. В этом примере, функция не нашла подходящее правило, потому, что контрагент является физическим лицом

В случае контрагента вида юридического лица, правило находится создается объект 1С:Документооборота

Связи между объектами конфигурации и объектами 1С:Документооборота хранится в специальном служебном регистре Объекты, интегрированные с 1С:Документооборотом

В плане обмена 1С:Документооборот регистрируются измененные объекты для обмена

Изменения выгружаются при выполнении обмена

2. Переопределяемые общие модули библиотеки БИД

Особого внимания требуют процедуры и функции переопределяемых модулей:

Назначение этих функций и процедур описывается в комментариях к ним. Их программные коды могут поставляться по умолчанию уже настроенными для работы с другими объектами БИД без программного кода . В этом случае необходимо оставить свой программный код в теле процедур и функций, которые относятся к функционалу.

Рассмотрим некоторые примеры функций и процедур модуля ИнтеграцияС1СДокументооборотПереопределяемый

Содержит код, заполняющий вторичные ссылочные объекты на основании объектов интегрируемой конфигурации. По умолчанию заполняется только наименование и идентификатор. Для справочников, соответствующих справочникам Контрагенты и Организации, рекомендуется реализовать заполнение свойств inn и kpp, чтобы обеспечить поиск соответствия по этим реквизитам.

Для пользователей сервиса 1С ЭДО с релиза Бухгалтерии Предприятия 3.0.92 доступен функционал пакетных отправки и получению электронных документов. Для того, чтобы сформировать пакет документов на отправке, необходимо зайти в один из документов, который будет включен в пакет, нажать на кнопку ЭДО – Просмотреть электронный документ.

В открывшемся на просмотр электронном документе нажмите на кнопку Добавить в пакет и выберите добавляемый документ. Есть три варианта: добавить файл с компьютера, из хранилища или из информационной базы.

При выборе документа из базы программа предложит добавить в первую очередь связанные документы и присоединенные файлы, если таковые имеются. Документы можно добавить как формализованную форму (если для данного вида документов она предусмотрена) или как печатную форму документа. Если вам необходимо добавить не связанный и не присоединенный документ, то нажмите кнопку Добавить другой, выберите тип документа и сам документ. Для вложений можно добавить реквизиты: номер, дату, сумму и вид документа.

Документы в пакете визуально будут выглядеть как вкладки, по кнопке с плюсом можно добавлять новые документы в пакет. Для удаления документа из пакета, нажмите на значок крестика в его вкладке.

Для документов в пакете можно изменить настройки по гиперссылке Настройки формирования.

В рабочем месте Текущие дела ЭДО пакет документов будет выглядеть следующим образом:

Пакетное отображение можно отключить по кнопке Настройки просмотра. В таком случае документы из пакетов будут отображаться по отдельности. Но при этом при открытии документа из пакета вы все равно попадете в пакет документов.

Количество документов в пакете не ограничено.
При получении пакета документов утвердить, отклонить или подписать вы сможете весь пакет целиком. Если требуется принять не все документы из пакета, то зайдите во вкладку с документом, нажмите кнопку Другие действия – Действия с документом и выполните необходимую команду.

От контрагентов, работающих в системе СБИС, поступающие пакеты можно будет обработать только целиком.

Программа 1С:Документооборот в рамках справочника «Контрагенты» в 1С предоставляет возможность вести учет юридических и физических лиц, с которыми предприятие ведет договорную деятельность.

При открытии данного справочника первая информация по контрагенту, с которой можно ознакомиться в области просмотра, это – контактные данные контрагента: адрес, электронный адрес, телефон, сайт и прочее. Для удобства некоторые данные выделены гиперссылками с возможностью перехода по ним.

Карточка контрагента в 1С содержит вкладку «Контактные лица» для работы с контактными лицами, без перехода в новое окно.

Среди автоматически заполняемых реквизитов (если заполнение происходит по ИНН или наименованию) может быть - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН), который используется для идентификации контрагента и автозаполнения файлов, при этом:

- ОГРН – указывается для юридического лица;

- ОГРНИП – для индивидуального предпринимателя;

- регистрационный номер – для иностранной организации.

Данный номер проходит обязательную проверку при заведении нового контрагента для исключения дублей. В реквизитах, которые ссылаются на контрагента, реализован автоподбор по ОГРН, т.е. при вводе номера система подставит нужного.

Если в настройках программы установлена галочка «Автоматически проверять контрагентов по ЕГРН», то в режиме онлайн при помощи веб-сервиса Федеральной налоговой службы выполняется дополнительная проверка правильности заполнения ИНН и КПП контрагентов. Тут же проверяется доступ и к самому веб-сервису.

2. Сверка контрагента с Единым государственным реестром налогоплательщиков

Таким образом, данная настройка позволяет провести автоматическую сверку создаваемого или изменяемого контрагента с Единым государственным реестром налогоплательщиков (ЕГРН), выдавая соответствующий результат в его карточке рядом с ИНН:

- КПП не соответствует данным базы ФНС: указанные КПП и ИНН контрагента отличаются;

- Отсутствует в базе ФНС: указанные ИНН и КПП никогда регистрировались в ЕГРН;

- Неверный ИНН, Недопустимые символы в КПП и т. д.: ошибки при вводе данных.

Если контрагент недействителен, то будет выделен красным шрифтом в полях ИНН и КПП списков и окон выбора. Также он будет выделяться красным при выборе в соответствующем реквизите документов.

Проверка контрагентов по ЕГРН не требует включенной интернет-поддержки пользователей, но выполняется периодически – раз в неделю по регламентному заданию «Проверка контрагентов».

Также из 1С:ДО при введенных фактическом или юридическом адресах есть возможность просмотреть адрес на картах Яндекс.Карты или Google Maps.

Взаимодействие с контрагентами через 1С:ДО выполняется при передаче договоров на согласование, подпись, т.е. при отправке им исходящих документов, как постоянным получателям. Для этого используется список рассылки.

Формирование списка рассылки происходит по соответствующей команде в разделе НСИ и состоит из данных контрагента: наименование, получателя (организация), адресата (ответственное лицо организации), группа доступа контрагента.

1С:ДО предоставляет возможность из карточки контрагента в 1С просмотреть все документы по нему (в списках внутренних, входящих или исходящих документов с последующей работой с документами в рамках контрагента – поиск, создание, изменение, копирование).

И наоборот, при работе со списками документов в системе есть возможность применить режим просмотра по контрагентам.

3. Досье контрагента, Все по контрагенту, Лента контрагента.

Из каждой карточки контрагента имеется возможность вывести отчеты по нему: Досье контрагента, Все по контрагенту, Лента контрагента.

Отчет Досье контрагента предоставляет информацию о виде деятельности, дате регистрации в ЕГРЮЛ и ЕГРИП, юридический адресе, контактах, руководителе и учредителях, наличии связей с другими контрагентами из ЕГРЮЛ и ЕГРИП и пр.

Формирование в 1С отчета по контрагенту требует включенной интернет-поддержки пользователей.

Отчет Все по контрагенту выводит информацию по всем типам документов, мероприятиям, проектам, письмам, где контрагент использовался или как отправитель, или получатель, или непосредственно контрагент.

Лента контрагента выстраивает хронологию использования номера контрагента в системе.

В 1С:ДО также предусмотрена возможность заведения контрагентов не только путем создания их карточки непосредственно в программе, но и путем выгрузки из синхронизированных конфигураций-корреспондентов. Синхронизация происходит на основании данных контрагента (наименование, ИНН, КПП).

Таким образом, программа 1С:Документооборот позволяет вести учет физических и юридических лиц для дальнейшего их использования в договорной деятельности, упрощая механизм заведения карточек по средствам заполнения по ИНН или наименованию, или синхронизации с другими конфигурациями на базе 1С, проведя сверку с данными ЕГРН, выполняя рассылку документов.

Программа 1С:Документооборот в рамках справочника «Контрагенты» в 1С предоставляет возможность вести учет юридических и физических лиц, с которыми предприятие ведет договорную деятельность.

При открытии данного справочника первая информация по контрагенту, с которой можно ознакомиться в области просмотра, это – контактные данные контрагента: адрес, электронный адрес, телефон, сайт и прочее. Для удобства некоторые данные выделены гиперссылками с возможностью перехода по ним.

Карточка контрагента в 1С содержит вкладку «Контактные лица» для работы с контактными лицами, без перехода в новое окно.

Среди автоматически заполняемых реквизитов (если заполнение происходит по ИНН или наименованию) может быть - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН), который используется для идентификации контрагента и автозаполнения файлов, при этом:

- ОГРН – указывается для юридического лица;

- ОГРНИП – для индивидуального предпринимателя;

- регистрационный номер – для иностранной организации.

Данный номер проходит обязательную проверку при заведении нового контрагента для исключения дублей. В реквизитах, которые ссылаются на контрагента, реализован автоподбор по ОГРН, т.е. при вводе номера система подставит нужного.

Если в настройках программы установлена галочка «Автоматически проверять контрагентов по ЕГРН», то в режиме онлайн при помощи веб-сервиса Федеральной налоговой службы выполняется дополнительная проверка правильности заполнения ИНН и КПП контрагентов. Тут же проверяется доступ и к самому веб-сервису.

2. Сверка контрагента с Единым государственным реестром налогоплательщиков

Таким образом, данная настройка позволяет провести автоматическую сверку создаваемого или изменяемого контрагента с Единым государственным реестром налогоплательщиков (ЕГРН), выдавая соответствующий результат в его карточке рядом с ИНН:

- КПП не соответствует данным базы ФНС: указанные КПП и ИНН контрагента отличаются;

- Отсутствует в базе ФНС: указанные ИНН и КПП никогда регистрировались в ЕГРН;

- Неверный ИНН, Недопустимые символы в КПП и т. д.: ошибки при вводе данных.

Если контрагент недействителен, то будет выделен красным шрифтом в полях ИНН и КПП списков и окон выбора. Также он будет выделяться красным при выборе в соответствующем реквизите документов.

Проверка контрагентов по ЕГРН не требует включенной интернет-поддержки пользователей, но выполняется периодически – раз в неделю по регламентному заданию «Проверка контрагентов».

Также из 1С:ДО при введенных фактическом или юридическом адресах есть возможность просмотреть адрес на картах Яндекс.Карты или Google Maps.

Взаимодействие с контрагентами через 1С:ДО выполняется при передаче договоров на согласование, подпись, т.е. при отправке им исходящих документов, как постоянным получателям. Для этого используется список рассылки.

Формирование списка рассылки происходит по соответствующей команде в разделе НСИ и состоит из данных контрагента: наименование, получателя (организация), адресата (ответственное лицо организации), группа доступа контрагента.

1С:ДО предоставляет возможность из карточки контрагента в 1С просмотреть все документы по нему (в списках внутренних, входящих или исходящих документов с последующей работой с документами в рамках контрагента – поиск, создание, изменение, копирование).

И наоборот, при работе со списками документов в системе есть возможность применить режим просмотра по контрагентам.

3. Досье контрагента, Все по контрагенту, Лента контрагента.

Из каждой карточки контрагента имеется возможность вывести отчеты по нему: Досье контрагента, Все по контрагенту, Лента контрагента.

Отчет Досье контрагента предоставляет информацию о виде деятельности, дате регистрации в ЕГРЮЛ и ЕГРИП, юридический адресе, контактах, руководителе и учредителях, наличии связей с другими контрагентами из ЕГРЮЛ и ЕГРИП и пр.

Формирование в 1С отчета по контрагенту требует включенной интернет-поддержки пользователей.

Отчет Все по контрагенту выводит информацию по всем типам документов, мероприятиям, проектам, письмам, где контрагент использовался или как отправитель, или получатель, или непосредственно контрагент.

Лента контрагента выстраивает хронологию использования номера контрагента в системе.

В 1С:ДО также предусмотрена возможность заведения контрагентов не только путем создания их карточки непосредственно в программе, но и путем выгрузки из синхронизированных конфигураций-корреспондентов. Синхронизация происходит на основании данных контрагента (наименование, ИНН, КПП).

Таким образом, программа 1С:Документооборот позволяет вести учет физических и юридических лиц для дальнейшего их использования в договорной деятельности, упрощая механизм заведения карточек по средствам заполнения по ИНН или наименованию, или синхронизации с другими конфигурациями на базе 1С, проведя сверку с данными ЕГРН, выполняя рассылку документов.

Читайте также: