Как загрузить счет в 1с унф
Обновлено: 07.07.2024
У любой организации рано или поздно возникает потребность в автоматизации учета своей деятельности. Таблички в Excel стали громоздкими и неудобными, объем информации увеличился и требует анализа. Руководство компании принимает решение — нужно внедрение 1С.
Приобрести лицензии на программы 1С не сложно, гораздо сложнее и ценнее получить нужный результат от программного продукта.
Среди прочих конфигураций, малый бизнес, как правило, внедряет 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ). В этой конфигурации можно фиксировать все типовые операции коммерческой деятельности компании. Бывает, что типовых возможностей программы для ведения деятельности недостаточно. В этом случае требуется доработка конфигурации.
В статье расскажем об успешном внедрении 1С:УНФ нашему клиенту и доработке конфигурации для ведения валютного учета.
Постановка задачи
В конце 2019 г. к нам обратилась логистическая компания, которой требовалось купить и внедрить 1С. Компания предоставляет услуги перевозки в России и за рубежом. Мы выяснили, как компания ведет учет, и какие процессы нужно автоматизировать.
Требования к валютным операциям в проекте
Одно из основных требований заказчика — организация многовалютного учета с выполнением требований:
- Отражать операции в разной валюте в рамках одной сделки.
Например: - заказ и отгрузка в евро;
- оплата в рублях;
- расходные операции, связанные с выполнением сделки в долларах.
Индивидуальный курс валюты должен указываться в следующих документах:
- Заказ покупателя;
- Поступление на счет;
- Расход со счета;
- Приход в кассу;
- Расход из кассы;
- Расходная накладная.
За один день может быть создано несколько наборов документов с различными сценариями поступления и списания денег и разным курсом одной валюты.
- Расчеты с контрагентами в валюте необходимо осуществлять не по курсу ЦБ, а по курсу, согласованному сторонами (у.е.). В связи с тем, что в один день могут быть операции с разными контрагентами и с различными сценариями поступления и списания денег – во всех документах требуется указывать индивидуальный курс пересчета валюты на рубли.
- Необходимо формировать отчеты одновременно в двух валютах: национальной валюте и иностранной валюте, в которой проведена операция.
Ни в одной подходящей конфигурации 1С полностью не реализованы перечисленные требования к валютному учету.
После анализа остальных бизнес-процессов компании мы остановили выбор на конфигурации 1С:Управление нашей фирмой.
1С:УНФ не перегружена лишними функциями и при этом закрывает потребности учёта основных бизнес-процессов небольшой фирмы.
Внедрение 1С:УНФ
На старте внедрения мы проводим предпроектное исследование. Это необходимо для фиксирования бизнес-процессов компании, подлежащих оцифровке и учету. Также, исследование помогает подобрать правильную конфигурацию и методологию ведения учета. В результате предпроектного исследования мы фиксируем техническое задание на внедрение и передаем в работу.
В результате внедрения мы выполнили работы:
- Провели анализ бизнес-процессов в компании;
- Выбрали наиболее подходящую конфигурацию и купили лицензии 1С;
- Смоделировали процессы в 1С и написали техническое задание на внедрение 1С;
- Установили и настроили типовую конфигурацию;
- Провели доработку и тестирование системы в соответствии с требованиями;
- Выполнили интеграцию 1С и Битрикс24;
- Передали систему в эксплуатацию.
Учет валютных операций в УНФ
Существующий в УНФ валютный учет решает две из трех задач обозначенных заказчиком.
- В документах есть возможность отражать операции в разной валюте;
- В документах можно указать индивидуальный курс валюты, но используется он только для пересчета табличной части документа. При проведении документа сумма операции все равно пересчитывается по единому курсу, зафиксированному в регистре сведений. Этот курс используется при формировании отчетов. Курсы валют обычно равны курсу ЦБ. Для решения этой задачи мы сделали ряд доработок, о которых расскажем далее..
- В конфигурации можно формировать отчеты в разных валютах.
Как работает учет валютных операций в 1С:УНФ
В начале работы с программой в списке валют есть только российский рубль. Чтобы вести в программе учет в нескольких валютах нужно выполнить несколько действий:
- Активировать соответствующую настройку. В блоке настроек “Деньги” раздела “Компания” - установить флаг “Несколько валют”.
- В справочник “Валюта” необходимо добавить те валюты, в которых будут происходить расчеты с покупателями и поставщиками. Из классификатора валют необходимо выбрать Доллар США, ЕВРО и загрузить их курсы. Можно настроить расписание загрузки для ежедневного обновления курса валют.
- Для того, чтобы в документах появилась возможность работы с валютами, надо создать договора с поставщиками и покупателями в валюте. Именно по этим договорам и будут осуществляться валютные операции.
Чтобы операции можно было создавать одновременно в рублях и в иностранной валюте, в договоре должен быть установлен признак “в у.е.”. При установленном признаке, даже если документ оформляется в рублях, при проведении суммы операций оперативно пересчитываются и отражаются в валюте договора. Т.е. это решает задачу с формированием отчетов в двух валютах и задачу оформления отгрузки в валюте, а оплаты этой отгрузки в рублях.
Валютный учет в программе 1С:УНФ не представляет особых сложностей. Курс валюты задается в справочнике валют. Документы продажи и отчеты формируются в соответствующей валюте. Для одной валюты можно задать один курс на день. Этот курс фиксируется в регистрах, используется в расчетах и отчетах.
В большинстве случаев этих возможностей достаточно для учета. Для выполнения требований к валютным операциям потребовались доработки конфигурации.
Доработка валютного учета в УНФ
Для достижения поставленных целей в конфигурацию внесли ряд доработок:
- В документах "Поступление на счет", “Поступление в кассу”, “Расход со счета” и “Расход из кассы” изменили механизм проведения: суммы по всем регистрам пересчитываются из иностранной валюты в национальную валюту не по курсу указанному в регистре, а по курсу указанному в документе
- Запретили менеджерам проводить “денежные” документы. Оставили возможность только создавать и записывать документы.
- В отчетах реализовали отражение прибыли по индивидуальному курсу поступления денежных средств, а не по курсу расходной накладной.
Полезные доработки УНФ для упрощения учета
Кроме настроек и доработок валютного учета решили еще ряд задач, которые упростили работу пользователям и минимизировали ошибки:
Программа Управление Нашей Фирмой предназначена для ведения Управленческого Учета, одним из блоков которого являются Деньги и их движение.
Загрузка движения денег по расчетным счетам можно вести в 3-х Вариантах:,
Ручной ввод предполагает внесение каждой операции вручную. Последовательность действий в этом случае следующая:
Открываем вкладку «Деньги»
Во вкладке находим пункт «Поступления на счет»
И заполняем согласно платежного поручения или выписки банка.
В поле «Счет» выбираем счет нашей фирмы на который пришел платеж
В поле «Покупатель» выбираем контрагента от которого пришел платеж
В поле «Сумма» ставим сумму платежа
В табличной части необходимо проставить сумму НДС
Из этой вкладки мы можем создать входящую Счет-фактуру нажав ссылку под таблицей.
После внесения всех данных нажмите желтую кнопку «Провести и закрыть»
Форму «Поступление на счет» можно также вызвать форм других документов. Например, из «Заказ Покупателя» нажав кнопку «Создать на основании» .
Полуавтоматический ввод операций предполагает, что у Вас есть возможность получить от Вашего банка Выписку за определенный период в электронном виде в формате 1С.
Получив выписку из банка заходим во вкладку «Деньги»
Нажимаем на кнопку «Загрузить из 1С»
Откроется форма загрузки файлов
Выбираем актуальный файл Выписки и нажимаем "Открыть" .
Новые события будут выделены галочками – если вы считаете что данный документ не надо загружать, снимите галочку.
Нажмите внизу желтую кнопку «Загрузить выписку в 1С» .
После загрузки откроется таблица «Документы по банку» - проверьте и проведите все новые не проведенные документы. Отличить проведенный документ от не проведенного можно по зеленой галочке на пиктограмме перед датой документа.
Автоматический ввод документов из банка предполагает прямое сопряжение 1с и банка минуя банк-клиент. Возможность и процедура настройки может меняться в зависимости от банка. Поэтому автоматическую настройку мы опишем позже в отдельной статье.
Полный управленческий учет позволяет более эффективно управлять предприятием и его ресурсами, получая более высокую прибыль с вложенных денег.
1С Управление Нашей фирмой позволяет вести управленческий учет каждым сотрудником в процессе выполнения своих обязанностей. Кроме учетной функции 1С УНФ является мощным инструментом, который упрощает и автоматизирует работу сотрудников и руководителей.
Специалисты РПС-Учет проведут анализ бизнес-процессов, предложит оптимальный вид настройки программы и разработает материалы для обучения Ваших сотрудников, а также обучит их работе в программе.
Мы можем провести обучение как лично на Вашем предприятии, так и удаленно.
Здесь нам предлагают указать владельца счета. Мы нажимаем на кнопочку, которая находится справа в графе «владелец счета» и переходим в меню выбора нашей фирмы:
В данной форме мы можем указать наше юридическое название, представление в программе, вид организации (юридическое лицо или ИП).
После заполнения всех этих данных нажимаем на кнопку «записать и закрыть»
Возвращаемся к форме создания банковского счета
В первую очередь нам нужно выбрать банк. Для этого нажимаем на кнопку справа и во всплывающем окне выбираем пункт «показать все»
У нас открывается справочник «Банки»:
Нажимаем на кнопку «создать»
После этого система предложит нам выбрать банк из классификатора
Нажимаем «да» и у нас открывается классификатор банков
Мы можем выбрать любой из доступных здесь банков. Давайте выберем банк из города Москва
Для этого выделяем банк и нажимаем на кнопку «выбрать». После этого видим, что наш банк добавился:
Выделяем банк и нажимаем на кнопку «выбрать»
Теперь выбранный нами элемент добавляется в поле «банк»
Далее нам необходимо указать номер счета и выбрать вид счета. Он может быть расчетный, депозитный, ссудный или иной
После того как «банк» заполнен, переходим во вкладку «настройка печати»
Ставим галочку напротив записи «Редактировать текст наименования организации». Теперь мы можем редактировать текст внутри поля
Переходим во вкладку «дополнительно»
Здесь мы можем указать дату открытия, дату закрытия счета, а также номер и дату разрешения (номер и дату разрешения Центрального Банка на открытие валютного счета).
После того, как мы заполнили все обязательные поля, нажимаем на кнопку «записать»
После этого переходим во вкладку «отчеты»
Здесь мы можем рассмотреть отчеты. Для этого нужно ввести слово для поиска
Теперь переходим во вкладку «счета учета»
Здесь мы можем настроить наш счет учета, а также восстановить его по умолчанию
По умолчанию счетом учета является банк. Для того, чтобы выбрать любой другой счет учета, нажимаем на кнопку справа и в появившемся всплывающем окне переходим по гиперссылке «показать все»
Мы переходим в справочник счет
И можем выбрать счет по типу или списком
Здесь, помимо банка, мы можем выбрать кассу, переводы в пути или финансовые вложения
Выделяем один из вариантов счета и нажимаем на кнопку «выбрать»
После этого возвращаемся в «основное» и жмем на кнопку «записать и закрыть»
Если у вас подключен сервис 1С:Контрагент, то тут просто выбираем «Заполнить по ИНН или наименованию» и вводим ИНН организации или ИП. После этого появляется окошко с наименованием нужного юр.лица или ИП, выбираем его:
Автоматически заполнится: полное наименование, КПП и ОГРН, юридический адрес для организации. Встанет также короткое название для использования в программе. Для индивидуального предпринимателя автоматически заполняется ОГРН ИП и ФИО.
Если сервис 1С:Контрагент не подключен, то выбираем вид организации: юридическое лицо или ИП, и начинаем заполнять нужные поля.
Раздел открывается при нажатии на перевернутую галочку слева от названия:
Для заполнение номера телефона нажимаем на троеточие в поле телефона, как на картинке. И заполняем появившуюся форму:*
Заполняем адрес электронной почты, тут все просто.
Как загрузить печать в 1С:УНФ
1С:УНФ дает возможность загрузить в программу сканы печати и подписи руководителя. Благодаря этому можно прямо из программы сохранять документы (например, счета, акты и накладные, договоры) сразу в формате pdf, с печатью и подписью. Очень удобно и не надо делать сканирование заранее распечатанных и подписанных документов. Как это сделать правильно?
Как загрузить подпись руководителя в 1С:УНФ
Дальше добавляем подпись руководителя. Разворачиваем список, нажав на маленький треугольник справа (на скрине отмечен цифрой 1) и в выпадающем окне нажимаем на плюс (отмечено цифрой 2)
Система налогообложения в 1С:УНФ
Выбираем нужную нам систему налогообложения. Даже если вы не планируете вести бухучет в данной программе и вся отчетность будет вестись бухгалтером отдельно, этот раздел все равно необходимо заполнить. Особенно если у вас общая система налогообложения и НДС.
В любом случае имейте ввиду, что выбор системы налогообложения критично важен в первую очередь для вашего кошелька, и отнеситесь серьезно к этому вопросу.
Если с системой налогообложения вопросов нет, то просто выбираете нужные поля, переключая соответствующие кнопки:
Сюда можно загрузить, например, сканы регистрационных документов организации, чтобы они всегда были под рукой и не надо было их искать. Как потом открывать присоединенные файлы и как работать с ними можно посмотреть в справке программы, которая открывается при нажатии на вопросительный знак в правом верхнем углу:
Читайте также: