Как заполнить анкету в эксель видео
Обновлено: 07.07.2024
Часто перед пользователями табличного редактора встает такая задача, как создание специального бланка для ввода необходимой информации. Бланки представляют из себя форму, помогающую облегчить процедуру заполнения табличного документа. В редакторе существует интегрированный инструмент, который позволяет реализовать наполнение рабочего листа этим способом. Ко всему прочему, пользователь программы при помощи макроса может осуществить создание своего варианта бланка, адаптированного под различные задачи. В статье мы детально рассмотрим разнообразные методы, позволяющие создать бланк в табличном документе.
Использование инструментов заполнения в табличном редакторе
Форма заполнения – это специальный элемент с полями, названия которых соответствуют наименованиям столбиков наполняемой таблички. В поля необходимо вбивать информацию, которая сразу же вставится новой строчкой в выбранную область. Эта специальная форма может быть использована в качестве обособленного интегрированного инструмента табличного редактора или же находиться на самом рабочем листе в качестве диапазона. Разберем каждую вариацию более детально.
Первый метод: интегрированный элемент для ввода информации
Первоначально выясним, как использовать интегрированную форму для добавления информации в табличный документ редактора. Подробная инструкция выглядит так:
- Отметим, что изначально, иконка, которая включает эту форму – скрыта. Нам необходимо произвести процедуру активации инструмента. Передвигаемся в подменю «Файл», находящееся в левой верхней части интерфейса табличного редактора. Находим здесь элемент, имеющий наименование «Параметры», и кликаем по нему левой клавишей мышки.
- На дисплее возникло окошко под наименованием «Параметры Excel». Передвигаемся в подраздел «Панель быстрого доступа». Здесь находится огромное количество разнообразных настроек. В левой стороне располагаются специальные инструменты, которые можно активировать на панели инструментов, а в правой стороне находятся уже включенные инструменты. Раскрываем перечень около надписи «Выбрать команды из:» и выбираем при помощи левой клавиши мышки элемент «Команды на ленте». В перечне команд, выведенном в порядке алфавита, ищем пункт «Форма…» и выбираем его. Кликам «Добавить».
- Щелкаем на кнопку «ОК».
- Мы активировали данный инструмент на специальной ленте.
- Теперь нам необходимо заняться оформлением шапки таблички, а затем ввести какие-нибудь показатели в нее. Наша табличка будет состоять из 4 колонок. Вбиваем наименования.
- В самую 1-ю строчку нашей таблички также вбиваем какое-нибудь значение.
- Производим выделение любого поля заготовленной таблички и кликаем на элемент «Форма…», располагающийся на инструментальной ленте.
- Открылось окошко настроек инструмента. Здесь располагаются строчки, соответствующие наименованиям колонок таблички.
Стоит отметить, что первая строчка уже наполнена данными, так как мы до этого самостоятельно ввели их на рабочем листе.
Второй метод: наполнение бланков информацией из таблички
К примеру, у нас имеется табличка, в которой содержится информация по платежам.
Цель: заполнить бланк этими данными, чтобы его можно было удобно и корректно распечатать. Подробная инструкция выглядит так:
- На отдельном рабочем листе документа осуществляем создание пустого бланка.
Стоит заметить, что внешний вид самого бланка можно создать самостоятельно или же скачать готовые бланки с различных источников.
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
Dim str As String
If Target.Count > 1 Then Exit Sub
If Target.Column = 1 Then
r = Cells(Rows.Count, 2).End(xlUp).Row
- Данный макрос не позволяет вводить больше одной метки в первую колонку.
Заключение и выводы о создании бланка.
Мы выяснили, что существует несколько видов создания бланка в табличном редакторе. Можно использовать специальные формы, располагающиеся на инструментальной ленте или же применять оператор ВПР для осуществления переноса информации из таблички в бланк. Дополнительно применяются специальные макросы.
Нам потребуется обычный файл Excel. Вы можете взять за основу имеющийся или начать с чистого листа.
Составляем список данных, которыми нам требуется заполнять договор: номер, дата, предмет договора, сумма, срок, данные заказчика и так далее. Для каждого элемента нам потребуется создать в Excel свою ячейку для заполнения. У меня получилась примерно такая форма:
Оформление может быть любым, на ваш вкус и цвет. При формировании формы я использовал стили, расположенные на вкладке Главная. Это быстро и удобно, а также позволяет в один клик изменить цветовую гамму на вкладке меню "Разметка страницы" - "Тема"
Автоматизация формы
Часть данных (номер договора, сумма, срок), необходимо заполнять всегда тут ничего не сделаешь. Но как мы видим есть часть данных, которые хорошо бы заполнить автоматически. Это - сумма прописью, срок прописью, данные заказчика в родительном падеже и так далее. Давайте их автоматизируем.
Дата договора
В Excel существует множество функций по работе с датами. Если дата договора всегда текущая, то можно использовать функцию =СЕГОДНЯ(). При необходимости можно настроить, чтобы дата рассчитывалась как следующий рабочий день =РАБДЕНЬ(СЕГОДНЯ();1).
Для вставки даты вы можете использовать календарь из программы:
Сумма договора
Тут можно автоматизировать заполнение значения суммы договора прописью, для этого в программе есть специальная кнопка Деньги прописью, которая поможет сформировать формулу для автоматического расчета. Программа умеет склонять по всем падежам и поддерживает формирование суммы в нескольких форматах.
Срок прописью
Срок прописью аналогично, хочется вводить только цифры, чтобы в документ вставлялось прописью полностью. Кстати, это касается не только срока, это может быть количество чего угодно: услуги, штуки, килограммы, яблоки, помидоры и так далее. В программе Doc.filler все это можно автоматизировать. Откройте функции и выберите Вещи прописью.
В диалоговом окне сформируйте нужную вам формулу.
Заполнение заказчика
Данные заказчика идеально подгружать из внутренней системы заказчика 1С или другой CRM. Если такой возможности нет, то для начала можно упростить жизнь путем создания справочника правовых форм (ООО, ОАО и т.д.) Тогда нам потребуется просто выбрать из списка нужную форму и указать наименование. Остальное мы сделаем на формулах.
Итак создадим отдельный лист и разместим там таблицу со списком правовых форм.
Таблицу можно отформатировать как табличный диапазон, так с ней будет проще работать далее.
Теперь на форме создадим динамичный выпадающий список с данными правовых форм.
Осталось создать формулы для заполнения заказчика сокращенно в моем случае это формула = Правовая_форма &" "& Заказчик_наименование . Замените на соответствующие ячейки.
Формула для полного наименования заказчика следующая =ВПР( Правовая_форма ; ПравовыеФормы ;2;0)&" "& Заказчик_наименование . ПравовыеФормы - название таблицы со справочником форм.
Результат выглядит следующим образом:
Склонение ФИО подписанта
Сейчас посмотрим как автоматически склонять ФИО подписанта. Для этого в программе есть соответствующая функция, которую можно вставить из меню:
Программа умеет склонять 90% русских ФИО по всем падежам.
Склонение должности и других фраз
Аналогичным образом склоняются должности и другие короткие фразы договора, например Устав. Вставьте функцию Склонение фраз через ленту меню:
Итоговая форма
В результате мы создали форму и автоматизировали часть информации, чтобы не приходилось вводить ее по нескольку раз.
Следующим нашим шагом будет создание шаблона договора и последующее его автоматическое заполнение данными из формы.
Телеграмм поставила. Продублируйте, пожалуйста, ссылку на ДЗ в телеграм.
Инга Чечкина
а если меня нет в телеграмме как получить д/з?
АНЯ АНЯ
а д\з где увидеть?
Oksana Bordunova
Larisa Vorobeva
спасибо! очень понравилось. Вопрос есть. При покупке курса, какой эксель надо иметь
Маруся Марусина
Спасибо, хороший преподаватель. )))
Наталья Зонова
Alyona Brandt
Viktoria Sanch
спасибо! классный лектор!
Наталья Зимнякова
Спасибо. Полезный урок.
Botirbek Vosikov
Спасибо большое за вебинар!
Мила Шарафуллина
Galina Pospelova
Спасибо! Было интересно
Ольга Алексеевна
дайте ссылку на чат в телеграм
Larisa Vorobeva
где оставить заявку?
Виктор Destinoo0
Спасибо, было полезно узнать что-то новое и вспомнить забытое)
Елена Сунчугашева
Ренат, спасибо! Интересно!
Larisa Vorobeva
Larisa Vorobeva
а гдечат втелеграмм?
Виктор Destinoo0
уже применил в своих таблицах)
АНЯ АНЯ
уже знаю где применю
Виктор Destinoo0
а как убрать пробелы в числах , скопированных с каких-либо ресурсов?
Виктор Destinoo0
те это более полная функция =Сегодня()
Наталья Панова
Наталья Панова
Как можно сделать, чтобы ячейка становилась сама красной, если значение в ней перестало соответствовать заданным параметрам?
Svetlana Artemyeva
Подскажите, не уловила, какая команда для быстрого заполнения выделенных ячеек, например числом.
Разберем решение еще одной практической ситуации — заполнение электронного бланка анкеты. Сам разрабатываемый лист будет достаточно насыщен элементами управления, поэтому здесь мы рассмотрим оформление листа последовательно.
Начнем разработку (рис. 2.12) с небольших деталей. Так, заполним три ячейки в столбце В поясняющей информацией, а для трех соответствующих ячеек в столбце С необходимо лишь подобрать соответствующее форматирование — заливку и размер шрифта. В дальнейшем в процессе работы с этим бланком пользователь будет вносить в ячейку С2 фамилию, в С4 — имя, а в С6 — отчество. Теперь, как и в предыдущих книгах, следует убрать сетку с рабочего листа.
Рис. 2.12. Верхняя часть электронной анкеты
На рис. 2.12 в правой части расположено три элемента управления: текстовое окно и группа из двух переключателей. Мы уже рассматривали пример, связанный с функционированием переключателей. Этот элемент управления позволяет обеспечить два состояния: «включено» и «выключено». Идея использования двух подобных элементов на нашем листе достаточно простая. А именно, человек, который заполняет бланк, указывает (щелчком на одном из переключателей) один из двух вариантов:
В случае выбора варианта Другой город следует указать, какой именно. Это производится в соседнем текстовом окне справа. Понятно, что рассматривается ситуация, когда большинство людей, заполняющих бланк, проживает в Нижнем Новгороде. Зададим значения свойства Name элементов на рис. 2.12 следующим образом:
- Opt1 (переключатель Н. Новгород);
- 0pt2 (переключатель Другой город);
- City (текстовое окно для ввода названия города).
В начальном варианте (при открытии книги) по умолчанию установлен вариант Н. Новгород (это выполняется в окне свойств, где следует установить True в качестве значения свойства Value). При этом текстовое окно для выбора города должно быть невидимым. Для этого в окне свойств для свойства Visible объекта City необходимо установить значение False.
При щелчке на переключателе Другой город текстовое окно City становится видимым, а при щелчке на переключателе с подписью Н. Новгород опять пропадает. Сами тексты процедур обработки щелчков на переключателях, обеспечивающих подобный эффект, приведены в листинге 2.17.
В дальнейшем мы обеспечим программную установку значений свойства Value переключателей и значения свойства Visible текстового окна City.
'Листинг 2.17. Процедуры обработки щелчков ' на переключателях для выбора города Private Sub Opt1_Click() City.Visible = False End Sub Private Sub Opt2_Click() City.Visible = True End Sub
Подчеркнем один важный технический момент. Мы расположили два переключателя, которые связаны друг с другом. При щелчке на одном из них значение свойства Value другого автоматически становится False. Далее на нашем рабочем листе мы расположим еще одну группу переключателей, которая фиксирует категорию анкетируемого (учащийся или специалист). Для того чтобы группы переключателей правильно работали, необходимо подчеркнуть, какие из них к какой группе относятся. Для этого необходимо значения свойства GroupName для переключателей, связанных с городами, сделать одинаковыми (например, можно выбрать Op_city). Для других переключателей значение данного свойства должно быть другим.
Теперь можно выйти из режима конструктора и проверить работу написанных процедур. Убедившись, что все функционирует по плану, продолжим создание рассматриваемой разработки. На рис. 2.13 показана следующая группа элементов управления, которые нам необходимо добавить на том же рабочем листе. В левой части рис. 2.13 сосредоточены элементы, которые заполняются при условии, что анкетируемый является студентом. Соответственно, правая часть — для лиц, уже имеющих диплом об образовании. При этом названия Место учебы, Курс, Место работы и Примечание являются элементами управления типа «Надпись». Они введены для пояснения содержимого соседних (находящихся справа от них) текстовых окон. В связи с тем, что эти надписи программно в дальнейшем не используются, имена этих объектов мы не приводим.
Рис. 2.13. Нижняя часть электронной анкеты
Переключатели Студент (Name — St) и Специалист (Name — Sp) относятся к одной группе переключателей, отличной от группы переключателей, используемых для выбора городов. Теперь поясним, как они будут использоваться.
Теперь можно сказать, что мы рассмотрели функциональное назначение элементов на листе электронной анкеты. Перейдем к программным процедурам.
Как уже говорилось, при открытии книги по умолчанию необходимо сделать выбор на вариантах Н.Новгород и заполнении анкеты студентом. Это лучше реализовать в процедуре Workbook_Open (листинг. 2.18).
На панели элементов ActiveX (см. рис. 1.24) пиктограмма элемента управления «Флажок» третья слева.
' Листинг 2.18. Процедура, выполняемая при открытии книги PPrivate Sub Workbook_Open() Worksheets(1).Opt1.Value = True Worksheets(1).Opt2.Value = False Worksheets(1).City.Visible = False Worksheets(1).St.Value = True Worksheets(1).Place.Visible = True Worksheets(1).Place.Text = "" Worksheets(1).Kyrs.Visible = True ' По умолчанию рассматривается студент первого курса Worksheets(1).Kyrs.Text = "1 " Worksheets(1).Work.Visible = False Worksheets(1).Work.Text = "" Worksheets(1).Prim.Visible = False Worksheets(1).Prim.Text = "" Worksheets(1).Engl.Value = False Worksheets(1).Auto.Value = False Worksheets(1).Info.Value = False End Sub
Из текста листинга 2.18 видно, что для флажков значения свойства Name установлены следующим образом:
- Eng1 — знание английского языка;
- Auto — умение управлять автомобилем;
- Info — навыки работы на компьютере.
В результате мы обеспечили автоматическую установку начальных значений при открытии книги. Действие переключателей Студент и Специалист мы уже прокомментировали, и теперь приведем программные процедуры обработки щелчков мышью на них (листинг 2.19).
' Листинг 2.19. Процедуры, выполняемые по щелчкам на переключателях Sp и St Private Sub St_Click() Place.Visible = True Kyrs.Visible = True Work.Visible = False Prim.Visible = False End Sub Private Sub Sp_Click() Place.Visible = False Kyrs.Visible = False Work.Visible = True Prim.Visible = True End Sub
Таким образом, мы обеспечили необходимый интерфейс ввода информации на первом рабочем листе книги. Заполненный вариант анкеты представлен на рис. 2.14.
Рис. 2.14. Заполненная форма анкеты
Далее будем считать, что информацию с первого листа следует записать в базу данных — на второй лист (рис. 2.15). Здесь для данных по каждому анкетируемому отводится по одной строке. И по щелчку на кнопке Записать на 2-й лист (см. рис. 2.14) информация анкеты переписывается в очередную свободную строку второго листа. В листинге 2.20 приводится текст данной процедуры. Как вы уже заметили, из названия процедуры следует, что для свойства Name кнопки установлено значение WriteList.
Рис. 2.15. Представление информации на втором листе книги
' Листинг 2.20. Процедура, выполняемая при щелчке на кнопке Записать на 2-й лист Private Sub WriteList_Click() ' Подсчет количества имеющихся записей на втором листе N = 0 While Worksheets(2).Cells(N + 2, 1).Value <> "" N = N + 1 Wend ' Запись порядкового номера в первый столбец Worksheets(2).Cells(N + 2, 1).Value = N + 1 ' Копирование фамилии, имени отчества Worksheets(2).Cells(N + 2, 2).Value = Range("C2") Worksheets(2).Cells(N + 2, 3).Value = Range("C4") Worksheets(2).Cells(N + 2, 4).Value = Range("C6") ' Название города располагается в пятом столбце на втором листе If Opt1.Value = True Then Worksheets(2).Cells(N + 2, 5).Value = "H.Новгород" Else Worksheets(2).Cells(N + 2, 5).Value = City.Text End If ' Статус в шестом столбце, место работы или учебы в седьмом, ' примечание в восьмом столбце. If St.Value = True Then Worksheets(2).Cells(N + 2, 6).Value = "студент" Worksheets(2).Cells(N + 2, 7).Value = Place.Text Worksheets(2).Cells(N + 2, 8).Value = Kyrs.Text Else Worksheets(2).Cells(N + 2, 6).Value = "спец. с в/о" Worksheets(2).Cells(N + 2, 7).Value = Work.Text Worksheets(2).Cells(N + 2, 8).Value = prim.Text End If ' Характеристики человека, зафиксированные во флагах If Eng1.Value = True Then Worksheets(2).Cells(N + 2, 9).Value = "Да" Else Worksheets(2).Cells(N + 2, 9).Value = "Нет" End If If Auto.Value = True Then Worksheets(2).Cells(N + 2, 10).Value = "Да" Else Worksheets(2).Cells(N + 2, 10).Value = "Нет" End If If Info.Value = True Then Worksheets(2).Cells(N + 2, 11).Value = "Да" Else Worksheets(2).Cells(N + 2, 11).Value = "Нет" End If End Sub
Теперь все процедуры готовы, и можно поработать с созданной электронной анкетой. Понятно, что данная разработка не включает многие детали, которые в каждой практической ситуации накладывают свои требования. Однако в этой статье и не ставилась цель создать что-то универсальное. Гораздо важнее на рассмотренных примерах получить навыки, необходимые для выполнения самостоятельных разработок.
Microsoft Excel – самая популярная программа для работы с электронными таблицами. Ее преимущество заключается в наличии всех базовых и продвинутых функций, которые подойдут как новичкам, так и опытным пользователям, нуждающимся в профессиональном ПО.
В рамках этой статьи я хочу рассказать о том, как начать работу в Эксель и понять принцип взаимодействия с данным софтом.
Создание таблицы в Microsoft Excel
Конечно, в первую очередь необходимо затронуть тему создания таблиц в Microsoft Excel, поскольку эти объекты являются основными и вокруг них строится остальная работа с функциями. Запустите программу и создайте пустой лист, если еще не сделали этого ранее. На экране вы видите начерченный проект со столбцами и строками. Столбцы имеют буквенное обозначение, а строки – цифренное. Ячейки образовываются из их сочетания, то есть A1 – это ячейка, располагающаяся под первым номером в столбце группы А. С пониманием этого не должно возникнуть никаких проблем.
Обратите внимание на приведенный выше скриншот. Вы можете задавать любые названия для столбцов, заполняя данные в ячейках. Именно так формируется таблица. Если не ставить для нее границ, то она будет бесконечной. В случае необходимости создания выделенной таблицы, которую в будущем можно будет редактировать, копировать и связывать с другими листами, перейдите на вкладку «Вставка» и выберите вариант вставки таблицы.
Задайте для нее необходимую область, зажав левую кнопку мыши и потянув курсор на необходимое расстояние, следя за тем, какие ячейки попадают в пунктирную линию. Если вы уже разобрались с названиями ячеек, можете заполнить данные самостоятельно в поле расположения. Однако там нужно вписывать дополнительные символы, с чем новички часто незнакомы, поэтому проще пойти предложенным способом. Нажмите «ОК» для завершения создания таблицы.
На листе вы сразу же увидите сформированную таблицу с группировками по столбцам, которые можно сворачивать, если их отображение в текущий момент не требуется. Видно, что таблица имеет свое оформление и точно заданные границы. В будущем вам может потребоваться увеличение или сокращение таблицы, поэтому вы можете редактировать ее параметры на вкладке «Конструктор».
Обратите внимание на функцию «Экспресс-стили», которая находится на той же упомянутой вкладке. Она предназначена для изменения внешнего вида таблицы, цветовой гаммы. Раскройте список доступных тем и выберите одну из них либо приступите к созданию своей, разобраться с чем будет не так сложно.
Основные элементы редактирования
Работать в Excel самостоятельно – значит, использовать встроенные элементы редактирования, которые обязательно пригодятся при составлении таблиц. Подробно останавливаться на них мы не будем, поскольку большинство из предложенных инструментов знакомы любому пользователю, кто хотя бы раз сталкивался с подобными элементами в том же текстовом редакторе от Microsoft.
На вкладке «Главная» вы увидите все упомянутые инструменты. С их помощью вы можете управлять буфером обмена, изменять шрифт и его формат, использовать выравнивание текста, убирать лишние знаки после запятой в цифрах, применять стили ячеек и сортировать данные через раздел «Редактирование».
Использование функций Excel
По сути, создать ту же таблицу можно практически в любом текстовом или графическом редакторе, но такие решения пользователям не подходят из-за отсутствия средств автоматизации. Поэтому большинство пользователей, которые задаются вопросом «Как научиться работать в Excel», желают максимально упростить этот процесс и по максимуму задействовать все встроенные инструменты. Главные средства автоматизации – функции, о которых и пойдет речь далее.
Если вы желаете объявить любую функцию в ячейке (результат обязательно выводится в поле), начните написание со знака «=», после чего впишите первый символ, обозначающий название формулы. На экране появится список подходящих вариантов, а нажатие клавиши TAB выбирает одну из них и автоматически дописывает оставшиеся символы.
Обратите внимание на то, что справа от имени выбранной функции показывается ее краткое описание от разработчиков, позволяющее понять предназначение и действие, которое она выполняет.
Если кликнуть по значку с функцией справа от поля ввода, на экране появится специальное окно «Вставка функции», в котором вы можете ознакомиться со всеми ними еще более детально, получив полный список и справку. Если выбрать одну из функций, появится следующее окно редактирования, где указываются аргументы и опции. Это позволит не запутаться в правильном написании значений.
Взгляните на следующее изображение. Это пример самой простой функции, результатом которой является сумма указанного диапазона ячеек или двух из них. В данном случае знак «:» означает, что все значения ячеек указанного диапазона попадают под выражение и будут суммироваться. Все формулы разобрать в одной статье нереально, поэтому читайте официальную справку по каждой или найдите открытую информацию в сети.
На вкладке с формулами вы можете найти любую из них по группам, редактировать параметры вычислений или зависимости. В большинстве случаев это пригождается только опытным пользователям, поэтому просто упомяну наличие такой вкладки с полезными инструментами.
Вставка диаграмм
Часто работа в Эксель подразумевает использование диаграмм, зависимых от составленной таблицы. Обычно это требуется ученикам, которые готовят на занятия конкретные проекты с вычислениями, однако применяются графики и в профессиональных сферах. На данном сайте есть другая моя инструкция, посвященная именно составлению диаграммы по таблице. Она поможет разобраться во всех тонкостях этого дела и самостоятельно составить график необходимого типа.
Элементы разметки страницы
Сохранение и переключение между таблицами
Программа Эксель подразумевает огромное количество мелочей, на разбор которых уйдет ни один час времени, однако начинающим пользователям, желающим разобраться в базовых вещах, представленной выше информации будет достаточно. В завершение отмечу, что на главном экране вы можете сохранять текущий документ, переключаться между таблицами, отправлять их в печать или использовать встроенные шаблоны, когда необходимо начать работу с заготовками.
Надеюсь, что эта статья помогла разобраться вам с тем, как работать в Excel хотя бы на начальном уровне. Не беспокойтесь, если что-то не получается с первого раза. Воспользуйтесь поисковиком, введя там запрос по теме, ведь теперь, когда имеются хотя бы общие представления об электронных таблицах, разобраться в более сложных вопросах будет куда проще.
Читайте также: