Как заполнить справочник сотрудников в 1с 8 бухгалтерия организация существует давно

Обновлено: 07.07.2024

Программа 1C:Зарплата и управление персоналом дает возможность пользователям автоматизировать кадровое делопроизводство. Она позволяет вести обязательный кадровый учет, а также применять дополнительный функционал для внутреннего ведения кадрового учета по правилам и стандартам компании.

В разделах «Кадры» и «Зарплата» доступны все документы для реализации кадрового делопроизводства в 1С.

Учет личных данных сотрудников

Учет личных данных сотрудников в программе Зарплата и управление персоналом структурирован, ведется по каждому сотруднику, имеет как обязательные для заполнения параметры (для кадровой работы, начисления зарплаты, учета налогов), так и дополнительные (для управленческого учета в 1С). Доступны:

Печатные типовые формы документов на обработку личных данных сотрудников, срочного или бессрочного трудового договора, личной карточки сотрудника;
учет электронных трудовых книжек;
возможности хранения сканированных и внесенных данных в личные дела физических лиц.

В программе предусмотрен учет данных и формирование отчетных документов в проверяющие службы:

воинский учет сотрудников (основной, в запасе) по должностям;
персонифицированный учет для всех категорий сотрудников с аналитикой стажа, степени вредности производства;
учет для службы занятости (декларация соответствия);
учет для ПФР (сведения о трудовой деятельности СЗВ-ТД).

Создание штатного расписания в 1С

Функционал по созданию штатного расписания в 1С не является обязательным и применяется работодателем при необходимости. Функционал рекомендован для больших организаций со сложной структурой. Возможности, которые дает включение программного штатного расписания в 1С в кадровое делопроизводство:

сократить время на оформление кадровых документов при приеме, переводе сотрудников, т.к. информация автоматически отражается из штатного расписания;
сохранять историю изменений (в том числе в печатной форме Т-3);
определять свободные позиции штатного расписания;
задавать разные условия труда для должностей с одним называнием;
классифицировать позиции по категориям, разрядам;
на выбор вводить точные значения окладов или диапазон значений, указывать нецелое количество штатных единиц;
вводить должности (подразделения) на определенный период, тем самым контролировать временное действие штатной единицы (отдела) в справочнике;
вести учет штатной расстановки;
бронировать позицию штатного расписания за сотрудником;
штатное расписание можно индексировать.

Движения в кадровом персонале организации

Помимо создания печатных форм кадровых документов организации по приему (Т-1), переводу (Т-5), увольнению (Т-8) сотрудников, в программе можно контролировать кадровые движения, а также результат последующих действий. Доступен(а):

контроль численности сотрудников, работающих по внешнему/внутреннему совместительству или по основному месту работы;
функционал группового кадрового оформления единым документом (в случае открытия/закрытия подразделения, реструктуризации организации) – формыT-1а, Т-8а, Т-5а;
учет переводов при смене должностей, окладов, с работы по совместительству на основное место (и в обратном порядке), при работе с несколькими организациями – учет смены работодателя;
контроль и перенос остатков отпусков при смене работодателя в пределах холдинга (информационной базы);
функционал перемещения сотрудников с различными показателями, которые отличаются по территориальному признаку;
функционал увольнения и полного расчёта сотрудника в день увольнения, не дожидаясь закрытия месяца;
учет уникальности кадровой нумерации документов, табельных номеров физического лица;
возможность заключения договора гражданско-правового характера, его закрытия по мере выполнения работ поэтапно актами выполнения работ;
возможность без кадрового перевода изменять рабочий график;
функционал фиксирования с дальнейшей оплатой дополнительной работы сотрудника при замещении отсутствующего сотрудника, при внутреннем совмещении должностей, расширении обязанностей, увеличении объемов работы, при подработках.

Учет рабочего времени работников и их отсутствия

Одним из важных направлений кадрового делопроизводства является учет рабочего времени работников и их отсутствия. В программе предусмотрен функционал, позволяющий вести учет при различных условиях труда:

можно использовать разные виды графиков (суммированный учет рабочего времени, с неполным рабочим днем, многосменные, пятидневную рабочую неделю, 2/2, индивидуальные графики и др.);
есть возможность выбора производственных календарей и применения нескольких для разных регионов;
можно регистрировать отсутствия на рабочем месте по болезни, отгулы, отпуска и другие отклонения от графика, устанавливать дополнительные часы за пределами нормы при суммированном учете рабочего времени или за работу в праздничные дни;
можно использовать на выбор определенный вид планового времени или применить несколько вариантов, есть возможность расширить классификатор;
возможно вести учет дней ежегодного отпуска, дополнительного, учебного отпуска для различных категорий сотрудников, формировать резервы отпусков, сформировать фактические и перенесенные отпуска по форме Т-7 в документе «График».

Унифицированные формы, применяемые в программе (макеты печатных форм) не обязательны для применения и могут быть скорректированы по внутренним правилам кадрового документооборота компании.

Единая информационная база дает возможность структурного анализа и управления кадровым составом в разных срезах, в различные периоды времени и применяется для расчета кадровых показателей: коэффициента текучести кадров, среднесписочной численности, коэффициента выбытия кадров и т.п. Что позволяет своевременно прослеживать кадровую динамику отдельных подразделений и организации в целом, выявлять проблемные участки кадрового персонала организации. Единое отражение рабочего времени и дней отсутствия в программе дают наглядную общую картину (в табеле учета рабочего времени по форме Т-13): возможность выявлять причины отсутствий сотрудников, причины потери времени, вычислять результативные показатели (например, fte). Что позволяет вносить коррективы в плановую штатную численность подразделений.

Прежде чем мы будем добавлять нового сотрудника, мы должны добавить новый элемент в справочник «Физические лица». Заходим «Зарплата и кадры», «Физические лица».

Здесь мы должны создать, с помощью кнопки «Создать», элемент Физическое лицо, которое в дальнейшем мы оформим в программе как сотрудника.

Заполняем полное имя (Фамилия, Имя, Отчество), заполняем все необходимые данные: дату рождения, ИНН, Снилс, вид документа, место рождения, гражданство.

Обязательно заполняем правильным образом, адрес по прописки и адрес места проживания.

После того как мы все эти данные, всю информацию занесли, мы записываем наш элемент. У нас в справочнике «Физические лица» появился Иванов Иван Иванович.

После чего, мы переходим к созданию нового элемента в справочнике «Сотрудники». Заходим в «Зарплата и кадры», справочник «Сотрудники».

Создание нового элемента.

Начинаем набирать Фамилию, Имя, Отчество нашего сотрудника, нажимаем Enter. Программа нам говорит, что она нашла физическое лицо с похожим именем Иванов Иван Иванович. Если это полный тезка, то мы можем сказать «Нет, это – другой человек» и продолжить создание сотрудника дальше, либо говорим «Да, это тот, кто мне нужен», то самое физическое лицо, которое мы создаем как сотрудника.

И тогда программа нам, соответственно, подтягивает к нашему сотруднику все необходимые данные, которые заполняются для него (Иванова Ивана Ивановича), как для физического лица. После чего, мы можем эту карточку сотрудника «Записать и закрыть».

У нас соответственно появляется в справочнике сотрудника, новый сотрудник Иванов Иван Иванович.

Для ввода реквизитов организации требуется перейти по пункту меню главное и перейти по ссылке реквизиты организации.

Далее выбираем вид организации - индивидуальный предприниматель или юридическое лицо.

Для примера рассмотрим ситуацию, когда у нас юридическое лицо. После этого следует выбрать систему налогообложения. Упрощенная система - шесть процентов, пятнадцать или общую систему. Данная настройка нужна для учетной политики организации. В будущем эту настройку можно будет изменить. Выберем в данном случае упрощенную систему пятнадцать процентов.

Открывается окошко, которое является карточкой вашей организации, где вводятся абсолютно все сведения об организации начиная с названия.

Например, возьмем название ООО "Ромашка".

Программа нам сама в автоматическом режиме вводит полное название и наименование в программе.

Далее вводим ИНН, КПП и ОГРН нашей организации. Система налогообложения вводится автоматически, так как мы до этого ее с вами выбрали.

Основной банковский счет. Нажимаем показать все.

Создать. По классификатору выбираем наш банк.

Классификатор изначально в программу подгружен. Выбираем нужный нам банк и вводим номер счета.

Далее следует ввести оставшиеся сведения об организации. В принципе вам не обязательно это делать сразу же. Вы можете ввести эти данные позже, можете ввести сразу же. Переходим по ссылке адреса и телефоны.

Мы можем ввести юридический адрес нашей организации.

Перед этой процедурой необходимо загрузить адресный классификатор.

Как правило адресный классификатор загружается в момент установки программы 1С.

После того, как мы ввели информацию об адресах и телефонах, переходим в пункт меню подписи и заполняем руководителя, главного бухгалтера и кассира.

Нажимаем кнопку создать и заполняем графы.

Это физические лица нашей организации. Нужно это для того, чтобы данные подписи отображались в печатных формах наших документов.

Логотип и печать.

Данный раздел нужен для того, чтобы подгрузить логотип и печать, которые будут отображаться в печатных формах наших документов.

Вводим код инспекции. Например, наобум введем код 7705.

Как только мы ввели код инспекции, программа дает возможность ввести наименование, полное наименование, ОКТМО и ОКАТО. Нужно это заполнять для того, чтобы в отчетности заполнялась налоговая, в которой будет сдаваться собственно отчетность на титульном листе.

Пенсионный фонд и фонд социального страхования. Данные разделы нужны для того, чтобы у нас правильно заполнялась отчетность по кадровому учету и по зарплате.

Коды статистики нужны для статистической отчетности.

После того, как мы ввели все данные, мы нажимаем кнопку записать и закрыть.

Итак, начнем. За основу берем стандартный вариант отчета «Список сотрудников организации» (в ЗУП 3.0 отчет называется «Личные данные сотрудников»), устанавливаем дату отчета (в нашем примере 01.09.2014) указываем Организацию и переходим в настройку структуры варианта отчета.

Шаг 1

Переходим в раздел «Отбор», снимаем стоящий тут отбор «Текущее состояние – не равно – уволен»

После этого в отчете станут видны все сотрудники, которые когда-либо работали в организации вплоть до даты отчета.

Шаг 2

Устанавливаем свой отбор на поле Дата увольнения: «Дата увольнения – больше либо равно – 01.01.2014»

Таким образом, оставляя только тех, кто уволен в течение 2014 года.

Шаг 3

Завершаем настройку отчета, добавляя в него вывод дополнительной информации по сотрудникам, если она требуется в отчете: например, дата приема, дата увольнения или же дата рождения. Если требуется только ФИО сотрудников, то этот шаг можно пропустить.

Стандартный вариант отчета выведет список сотрудников и их табельные номера с группировкой по подразделениям.

Настройка завершена

Нажимаем кнопку «Сформировать», получаем результат. А дальше вы можете «навести красоту», сделав отчет удобочитаемым, и вывести в него ту информацию по сотрудникам, которая вам нужна. Все настройки, которые вы делаете «под себя», можно и нужно сохранять, чтобы не повторять одни и те же действия, тем самым повышая эффективность своей работы. О сохранении отчета чуть ниже, после доведения отчета до совершенства.

Настройки структуры можно делать все сразу, а можно, добавив одну, сформировать результат и посмотреть, получилось ли то, что было нужно, после чего вернуться в настройку структуры и продолжить её изменение. Перечислим те функции, которые требуются чаще всего.

Сгруппировать и добавить поля

В настройках структуры отчета в разделе «Структура отчета» можно настроить необходимые группировки и поля отчета. Например, добавить в поля должность, размер тарифной ставки (если на ее просмотр есть право) или возраст, паспортные данные и т.д.

В разделе группировки можно, например, указать подразделение или же сгруппировать сотрудников по видам занятости и пр.

Нумеровать список

В настройках структуры отчета в разделе «Структура отчета» добавить системное поле «№ п/п» в список колонок отчета. Если в группировках строк присутствует подразделение, то, возможно, захочется видеть количество сотрудников в каждом из подразделений – эту информацию выведет поле «№ в группе».

Упорядочить список

В настройках структуры отчета в разделе «Сортировка» можно указать поле, по которому удобно упорядочить список сотрудников. Например, это может быть ФИО сотрудника (то есть его Наименование), либо Дата приема.

Сохранить вариант отчета

Готовый вариант отчета сохранится в том виде, в котором вы его настроили. Для этого нужно нажать кнопку «Сохранить вариант как» и указать имя варианта. Например, «Список сотрудников за период». Кнопку сохранения вы найдете в правом нижнем углу панели «Настройки». По кнопке «Сохранить вариант» вы сохраните отчет с уже существующим именем.

На этом все. Перечисленные выше настройки может сделать любой пользователь, осваивающий или работающий в программах 1С не первый год. Кстати, это не значит, что, сделав идеальный вариант отчета, можно забыть, как это делается. Вы сможете сделать любой вид отчета, когда это понадобится, проделав несложные шаги по его настройке.

Такой порядок действий вы можете применить к отчету «Списки сотрудников организации» во всех программах 1С, где он есть. В программах новых редакций ЗУП 3.0, БП 2.0, УПП 2.0 порядок действий аналогичен, по-иному могут называться лишь заголовки.

Читайте также: