Как запретить редактирование документа word

Обновлено: 04.07.2024

Управление правами на доступ к данным (IRM) позволяет предотвратить печать, переадваровку или копирование конфиденциальных данных неавторизованными людьми. Разрешения хранятся в документе, на котором они аутентификация с помощью IRM-сервера.

С помощью IRM в Office вы можете управлять файлами XML Paper Specification (XPS) и следующими типами файлов Word:

Документы .doc

Документы .docx

Документ DOCM с поддержкой макроса

Шаблон .dot

Шаблон Template .dotx

Шаблон с поддержкой макроса .dotm

Настройка компьютера для использования службы IRM

Скачивание разрешений

Ограничение разрешений на доступ к содержимому в файлах

IRM позволяет применять ограничения для каждого пользователя, файла или группы (для расширения группы требуется служба каталогов Active Directory). Например, при создании документа Николай может предоставить Елене разрешение на чтение, но не на изменение. Николай может предоставить Николаю разрешение на редактирование документа. Николай также может принять решение о применении пятидневных ограничений к доступу Елены и Алексея к документу.

Выберите вкладку Файл.

Выберите Сведения, выберите Защитить документ, на указателе на пункт Ограничить разрешениядля людей , а затем выберите Ограниченный доступ.

В диалоговом окне Разрешения выберите Ограничить разрешения для этого документа ,а затем назначьте необходимые уровни доступа для каждого пользователя.

Примечание: Если администратор задал настраиваемые политики разрешений, которые пользователи не могут изменить, доступные вам варианты могут быть ограничены.

Уровни разрешений

Чтение. Пользователи с разрешением на чтение могут читать документ, но у них нет разрешения на его редактирование, печать или копирование.

Изменить Пользователи с разрешением на изменение могут читать, редактировать и сохранять изменения в документе, но у них нет разрешения на его печать.

Полный контроль Пользователи с полным доступом имеют полные разрешения на авторство и могут делать с документом все, что может сделать автор, например устанавливать даты окончания срока действия содержимого, запретить печать и предоставить разрешения пользователям. По истечении срока действия разрешения для документа авторизованные пользователи могут открывать его только автор или пользователи с разрешением на полный доступ к документу. Авторы всегда имеют уровень разрешений "Полный доступ".

Чтобы предоставить кому-либо разрешение на полный доступ, в диалоговом окне Разрешения выберите Дополнительные параметры ,а затем в столбце Уровень доступа выберите стрелку, а затем в списке Уровень доступа выберите вариант Полный доступ.

После назначения уровней разрешений выберите ОК.

Установка даты окончания срока действия для файла

Перейдите в файл.

На вкладке Сведения выберите Защитить документ, на указателе на пункт Ограничить разрешениядля людей , а затем выберите Ограниченный доступ.

В диалоговом окне Разрешения, в диалоговом окне Разрешения, выберите ограничить разрешение на доступ к этому документу, а затем выберите Дополнительные параметры.

В поле Дополнительные разрешения для пользователейвыберите срок действия этого документа истекает и введите дату.

Дважды выберите ОК.

Использование другой учетной записи пользователя Windows для управления правами на доступ к файлам

Откройте документ, книгу или презентацию.

Выберите вкладку Файл.

На вкладке Сведения выберите Защитить документ, на указателе на пункт Ограничить разрешениядля людей , а затем выберите Управление учетными данными.

Выполните одно из следующих действий:

В диалоговом окне Выбор пользователя выберите адрес электронной почты учетной записи, которую вы хотите использовать, а затем выберите ОК.

В диалоговом окне Выбор пользователя выберите Добавить, введите свои учетные данные для новой учетной записи и дважды выберите ОК.

Просмотр содержимого с ограниченным разрешением на доступ

Чтобы просмотреть контент с управлением правами, на который у вас есть разрешения, с помощью Office, просто откройте документ.

IRM в Office для Mac 2016 содержит три уровня разрешений.

Чтение документа. Чтение документа.

Изменить Чтение, изменение, копирование и сохранение изменений.

Полный доступ Чтение, изменение, копирование сохранение изменений, печать, установка даты окончания срока действия содержимого, предоставить разрешений пользователям, программный доступ к содержимому.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Выбор уровней разрешений вручную

На вкладке Рецензиранный в области Защитавыберите Разрешенияи выберите Ограниченный доступ.

При первом доступе к серверу лицензирования введите имя пользователя и пароль для сервера, а также установите флажок Сохранить пароль в цепочке ключей Mac OS.

Примечание: Если не выбрать сохранить пароль вchain ключей Mac OS,может потребоваться ввести имя пользователя и пароль несколько раз.

В полях Чтение документа, Изменение документа или Полный доступ введите адрес электронной почты или имя пользователя или группы пользователей, которым хотите назначить уровень доступа.

Если вы хотите найти адрес или имя электронной почты в адресной книге, выберите .

Если вы хотите назначить уровень доступа всем людям в адресной книге, выберите добавить всех .

После назначения уровней разрешений выберите ОК.

Ограничение разрешений с помощью шаблона

Администратор может настроить IRM политики на уровне компании, определяющие, кто имеет доступ к уровням разрешений на доступ к информации для пользователей. Этих аспекты управления правами определяются с помощью серверных шаблонов службы управления правами Active Directory (AD RMS). Например, администратор может определить шаблон прав под названием "Служебные, конфиденциальные", в котором будет указано, что документы, использующие эту политику можно открывать только пользователям из домене компании.

На вкладке Рецензиранный в области Защитавыберите Разрешения, а затем выберите нужный шаблон прав.

Изменение или удаление установленных уровней разрешений

Если вы использовали шаблон для ограничения разрешений, то изменить или удалить уровни разрешений будет нельзя. Эти действия возможно только если уровни разрешений установлены вручную.

В полях Чтение документа, Изменение документа и Полный доступ введите новый адрес электронной почты или имя пользователя или группы пользователей, которым хотите назначить уровень доступа.

Чтобы удалить человека или группу людей с уровня доступа, выберите адрес электронной почты и нажмите кнопку DELETE.

Чтобы удалить всех из уровня разрешений, выберите добавить всех .

Установка даты окончания срока действия для файла с ограниченным доступом

Авторы могут использовать диалоговое окно "Задать разрешения" для установки дат окончания срока действия содержимого.

На вкладке Рецензиранный в области Защитавыберите Разрешенияи выберите Ограниченный доступ.

Выберите Дополнительныепараметры , а затем выберите Срок действия этого документаистекает и введите дату.

По истечении времени выданных разрешений для документа, его можно будет открыть только автору или пользователям с уровнем разрешений "Полный доступ".

Позволение пользователям с разрешением на изменение или чтение распечатывать содержимое

По умолчанию у пользователей с разрешениями на изменение и чтения нет доступа к печати.

На вкладке Рецензиранный в области Защитавыберите Разрешенияи выберите Ограниченный доступ.

Выберите Дополнительные параметрыи выберите Разрешить пользователям с разрешением на изменениеили чтение печатать содержимое .

Позволение пользователям с правом на чтение копировать содержимое

По умолчанию пользователи с правом на чтение не могут копировать содержимое.

На вкладке Рецензиранный в области Защитавыберите Разрешенияи выберите Ограниченный доступ.

Выберите Дополнительные параметрыи выберите Разрешить пользователям с разрешением на чтение копировать содержимое.

Разрешить выполнение сценариев в файле с ограниченным доступом

Авторы могут изменять параметры, чтобы разрешить запуск макросов Visual Basic при открытии документа, а также разрешить сценариям AppleScript доступ к информации в документе с ограниченным доступом.

На вкладке Рецензиранный в области Защитавыберите Разрешенияи выберите Ограниченный доступ.

Выберите Дополнительные параметры, а затем выберите Доступ к содержимому программным путем.

Требование подключения для проверки разрешений

По умолчанию от пользователей требуется удостоверить свою подлинность путем подключения к серверу службы управления правами AD при первом открытии документа с ограниченным доступом. Но вы можете сделать так, чтобы от них требовалась проверка подлинности каждый раз, когда они открывают документ.

На вкладке Рецензиранный в области Защитавыберите Разрешенияи выберите Ограниченный доступ.

выберите Дополнительныепараметры , а затем выберите Требовать подключение для проверки разрешений .

Снятие ограничений

На вкладке Рецензиранный в области Защитавыберите Разрешения, а затем выберите Без ограничений.

В диалоговом окне выберите удалить ограничения.

См. также

В Office для iOS все полученные файлы, защищенные службой IRM, будут открываться, если у вашей учетной записи есть на них разрешения. При открытии таких файлов вверху будет выводиться панель информации, позволяющая просмотреть разрешения, которые были назначены этому файлу.

Если вы подписаны на Microsoft 365 с службой управления правами Azure и ИТ-отдел определил некоторые шаблоны IRM, вы можете назначить их файлам в Office на iOS.

Примечание: Если кнопка Ограничить разрешения недоступна в приложении, откройте любой документ, защищенный службой IRM, для ее инициализации.

В Office Android все получаемые файлы, защищенные С помощью IRM, будут открываться, если вы вошел с помощью учетной записи с разрешениями на доступ к файлу. При открытии таких файлов вверху будет выводиться панель информации, позволяющая просмотреть разрешения, которые были назначены этому файлу.

Управление правами на доступ к данным (IRM) помогает делать следующее:

предотвращать пересылку, копирование, изменение, печать, передачу факсом или вставку содержимого уполномоченными получателями в неавторизованных целях;

ограничивать отправленное содержимое;

обеспечивать ограниченный срок действия файла, чтобы содержимое документов больше нельзя было просматривать через заданный период времени;

принудительно применять корпоративные политики, которые определяют использование и распространение содержимого в организации.

IRM не может защитить ограниченное содержимое от:

стирания, кражи или захвата и пересылки вредоносными программами , такими как программы-трояны, регистраторы нажатия клавиш и шпионские программы некоторых типов;

Массовое использование персональных компьютерных устройств в ежедневной деятельности пользователей позволило значительно снизить общие трудозатраты на исполнение различных действий, и существенно увеличить конечную производительность пользователей. Любые трудоемкие процессы исполняются компьютерными устройствами гораздо быстрее, и, безусловно, компьютеры не имеют конкуренции в процессах создания, обработки, перемещения и хранения пользовательских материалов. А последующий перевод существующих и создание новых видов информационных материалов в электронно-цифровом формате значительно расширили границы применения компьютеров, практически полностью сконцентрировав обслуживание множества разнообразных процессов только мощностями соответствующих видов компьютерных устройств.

Введение

Виды ежедневного применения компьютеров различны. Они задействованы как для решения и управления сложными производственными процессами, в экономической, финансовой, образовательной, консультационной и коммерческой областях, так и используются в личных целях для общения, игр и развлечений.

Но часто и наиболее полно компьютеры применяются для ведения различных видов учета, официальной и личной переписки, офисного документооборота, создания и хранения деловых текстовых документов, массово распространяемых договоров, электронных таблиц, баз данных, образцов электронной отчетности и других видов файлов.

Для полноценного обслуживания, создания, редактирования и хранения любых видов документов необходимо наличие соответствующего программного обеспечения, способного безошибочно выполнять любые действия, заданные пользователями, и поддерживать исполнения всех процессов на высоком скоростном уровне. Огромной популярностью среди пользователей пользуется офисный пакет прикладных приложений, созданный корпорацией «Microsoft» для различных вариантов операционных систем, в состав которого входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и другими, осуществляется всецелая поддержка скриптов и макросов. Перечень интегрированных в единый пакет программ включает обязательное наличие таких видов как: «Microsoft Word» , «Microsoft Excel» , «Microsoft PowerPoint» , «Microsoft Access» и другие программные приложения.

Деловые документы являются неотъемлемой частью рабочего процесса и могут быть представлены значительным количеством ежедневно используемых вариантов файлов. И чтобы обезопасить готовые виды текстовых материалов (таких как, договора, соглашения, акты и т.д.) и избежать намеренного изменения сторонними пользователями части документа или отдельных элементов, особенно при удаленном способе заполнения, необходимо защитить готовые текстовые формы. К счастью, в приложении «Microsoft Word» присутствует возможность активировать внутренний инструмент, который позволяет ограничить редактирование и препятствует любым изменениям текста в документе, кроме заполнения специально утвержденных форм. И далее в статье мы рассмотрим алгоритм создания элементов заполнения текстового документа и включение режима защиты для ограничения редактирования остального содержимого.

Устанавливаем зоны текстового заполнения и активируем ограничение последующего редактирования документа «Microsoft Word»

Как мы уже упоминали ранее, существуют различные случаи, когда пользователям требуется ограничить или полностью запретить вносить в исходный текстовый документ любые правки и изменения, например, при подписании контракта, соглашения о конфиденциальности, договора о займе или ответственности и т.д. И в каждом варианте, автор документа стремиться подготовить согласованный текст и предоставить противоположной стороне документ для заполнения и подписания, ограничив возможности редактирования основного утвержденного содержимого, оставив лишь в тексте подготовленные пустые поля для заполнения контактной, личной и другой необходимой информации.

В приложении «Microsoft Word» , специализирующемся на создании документов различной сложности, удовлетворить пожелания автора документа можно исполнив несколько простых шагов, подробное описание которых представлено далее.

Первоначально необходимо открыть приложение «Microsoft Word» и выбрать исходный текстовый документ, требующий применения данных ограничений. Пакетный офисный текстовый редактор наделен многими встроенными инструментами, которые как активируются изначально при установке программного продукта, так и скрыты в настройках приложения и требуют дополнительных действий по отношению к себе для полноценного функционирования. Базовый набор инструментов содержит только основные панели инструментов, и предоставляет возможность каждому пользователю включить недостающие вкладки отдельно при такой необходимости.

Поэтому, чтобы добавить к текстовому документу некоторые элементы управления и защиты, необходимо включить отображение на ленте инструментов вкладку «Разработчик» .

На основной странице приложения «Microsoft Word» нажмите на ленте главного меню вкладку «Файл» , расположенную в левом верхнем углу окна, и содержащую доступ к настройкам приложения и навигационным кнопкам управления документами.

Документ можно пометить как доступный только для чтения, но при этом разрешить внесение изменений в отдельные его части.

Такие части со снятыми ограничениями можно сделать доступными для любого пользователя, открывающего документ, либо можно предоставить разрешение на изменение этих частей документа отдельным пользователям.

Защита документа и пометка частей, в которых разрешены изменения

На вкладке Рецензирование в группе Защитить выберите команду Ограничить редактирование.

В области Ограничения на редактирование установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа.

В списке ограничений на редактирование выберите пункт Только чтение.

Выделите часть документа, в которой будут разрешены изменения.

Например, выберите группу абзацев, заголовок, предложение или слово.

Совет: Чтобы выбрать за один раз несколько частей документа, выберите нужную часть, а затем при нажатой клавише CTRL выберите остальные.

В области Исключения сделайте одно из следующего:

Чтобы разрешить любому пользователю, открывшему документ, изменять выбранную часть, в списке Группы установите флажок Все.

Чтобы разрешить редактирование выбранной части только некоторым людям, щелкните Другие пользователи, а затем введите имена пользователей.

Если вы хотите иметь возможность редактировать эту часть документа, укажите свое имя. Разделите имена точкой с запятой.

Важно: Если вы планируете защитить документ с помощью проверки подлинности пользователей вместо защиты с помощью пароля, необходимо ввести для имен пользователей адреса электронной почты.

Примечание: При выборе нескольких пользователей их имена добавляются в качестве элементов в поле Группы, так что их можно быстро выбрать снова.

Продолжайте выбирать части документа и назначать пользователям разрешение на их изменение.

В разделе Включение защиты нажмите кнопку Да, включить защиту.

Выполните одно из следующих действий.

Если вы хотите назначить документу пароль, чтобы пользователи, которым он известен, могли снимать защиту и работать с документом без ограничений, введите пароль в поле Новый пароль (необязательно), а затем подтвердите его.

Примечание: С помощью этого параметра вы можете дать другим пользователям возможность работать с вашим документом.

Используйте надежные пароли, состоящие из букв в верхнем и нижнем регистре, цифр и символов. В ненадежных паролях не используются сочетания таких элементов. Надежный пароль: Y6dh!et5. Ненадежный пароль: House27. Пароль должен состоять не менее чем из 8 знаков. Лучше всего использовать парольную фразу длиной не менее 14 знаков. .

Обязательно запомните пароль. Если вы забудете пароль, корпорация Майкрософт не сможет его восстановить. Храните записывные пароли в безопасном месте вне сведений, которые они помогают защитить.

Чтобы зашифровать документ так, чтобы защиту могли снять только его авторизованные владельцы, установите флажок Проверка подлинности пользователя.

Примечание: Зашифровав документ, вы можете защитить его от доступа других пользователей.

Разблокирование защищенного документа

Чтобы снять с документа всю защиту, может потребоваться знать пароль, примененный к документу. Возможно, вы должны быть указаны в качестве владельца документа, который пройдет проверку подлинности.

Если вы являетесь авторизованным владельцем документа или знаете пароль для отключения его защиты, сделайте следующее:

На вкладке Рецензирование в группе Защитить нажмите кнопку Ограничить редактирование.

В области задач Ограничить редактирование нажмите кнопку Отключить защиту.

Если вам будет предложено ввести пароль, укажите его.

Внесение изменений в документ с ограничениями

Когда вы открываете защищенный документ в Word, возможность его редактирования определяется наличием или отсутствием разрешения от владельца документа на внесение изменений в определенную его часть.

В области задач Ограничить редактирование отображаются кнопки для перехода к областям документа, в которых пользователю разрешены изменения.

Поиск частей, которые можно редактировать

Такое изменение запрещено, поскольку выделенный фрагмент заблокирован.

Чтобы вернуться в область задач и найти фрагмент, который разрешено изменять, сделайте следующее:

На вкладке Рецензирование в группе Защитить нажмите кнопку Ограничить редактирование.

Щелкните Найти следующую область, которую я могу редактировать или Показать все области, которые я могу редактировать.

Дополнительные сведения

В этой статье

Добавление защиты и пометка частей, в которых изменения разрешены

На вкладке Рецензирование в группе Защитить нажмите кнопку Ограничить редактирование.

В списке ограничений на редактирование выберите пункт Только чтение.

Выделите часть документа, в которой будут разрешены изменения.

Например, выберите группу абзацев, заголовок, предложение или слово.

В области Исключения сделайте одно из следующего:

Продолжайте выбирать части документа и назначать пользователям разрешение на их изменение.

В разделе Включение защиты нажмите кнопку Да, включить защиту.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Чтобы назначить документу пароль, необходимый для снятия защиты, введите его в поле Новый пароль (необязательно), а затем подтвердите.

Примечание: Необходимо использовать этот параметр, если предполагается опубликовать документ, чтобы над ним могли одновременно работать несколько людей.

Очень важно запомнить свой пароль. Если вы забудете пароль, корпорация Майкрософт не сможет его восстановить. Все записанные пароли следует хранить в надежном месте отдельно от сведений, для защиты которых они предназначены.

Примечание: Шифрование документа предотвращает совместное редактирование.

Дополнительные сведения о проверке подлинности пользователей см. в статье Управление правами на доступ к данным в Microsoft Office 2010.

Разблокирование защищенного документа

На вкладке Рецензирование в группе Защитить нажмите кнопку Ограничить редактирование.

В области задач Ограничить форматирование и редактирование нажмите кнопку Отключить защиту.

Если вам будет предложено ввести пароль, укажите его.

Внесение изменений в документ с ограничениями

При открытии защищенного документа в Microsoft Word 2010 возможность изменений определяется наличием или отсутствием предоставленного владельцем документа разрешения на внесение изменений в конкретную его часть.

В области задач Ограничить форматирование и редактирование отображаются кнопки для перемещения к областям документа, в которых пользователю разрешены изменения.

Открытие области задач "Ограничить форматирование и редактирование"

Такое изменение запрещено, поскольку выделенный фрагмент заблокирован.

Чтобы вернуться в область задач и найти фрагмент, который разрешено изменять, сделайте следующее:

На вкладке Рецензирование в группе Защитить нажмите кнопку Ограничить редактирование.

Дополнительные сведения

Важно: Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

Что вы хотите сделать?

Добавление защиты и пометка частей, в которых изменения разрешены

На вкладке Рецензирование в группе Защитить нажмите кнопку Защитить документ и выберите пункт Ограничить форматирование и редактирование.

В списке ограничений на редактирование выберите пункт Только чтение.

Выделите часть документа, для которой не нужны ограничения.

Например, выберите группу абзацев, заголовок, предложение или слово.

В области Исключения сделайте одно из следующего:

Продолжайте выбирать части документа и назначать пользователям разрешение на их изменение.

В разделе Включение защиты нажмите кнопку Да, включить защиту.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Разблокирование защищенного документа

Разрешение на внесение изменений в документ — это не то же самое, что разрешение на снятие защиты с документа. Даже если всем разрешено изменять содержимое документа, снять защиту могут только его авторизованные владельцы и пользователи, которые введут правильный пароль.

В области задач Ограничить форматирование и редактирование нажмите кнопку Отключить защиту.

Внесение изменений в документ с ограничениями

Когда кто-то открывает защищенный документ в Microsoft Office Word 2007, возможность вносить изменения определяется тем, предоставлено ли этому пользователю разрешение на редактирование конкретного фрагмента. При открытии документа в области задач Ограничить форматирование и редактирование отображаются кнопки для перемещения к областям документа, которые можно изменять. Если разрешение на редактирование частей документа предоставлено всем, то любой пользователь, открывший документ, сможет перейти к этим областям, щелкнув Найти следующую область, которую я могу редактировать.

Открытие области задач "Ограничить форматирование и редактирование"

Такое изменение запрещено, поскольку выделенный фрагмент заблокирован.

Чтобы вернуться в область задач и найти фрагмент, который разрешено изменять, сделайте следующее:

С помощью пометки "Пометить как окончательный" можно сделать файл Word, Excel или PowerPoint файл только для чтения. Когда вы пометите файл как окончательный, команды ввода, редактирования, проверки оценок будут отключены или отключены, а файл станет доступно только для чтения, а для свойства Состояние документа будет установлено состояние Окончательный.

Команда Пометить как окончательный не является средством обеспечения безопасности. Любой пользователь, получивший электронную копию файла, помеченного как окончательный, может отредактировать этот файл, отменив команду «Помечен как окончательный».

Если вы хотите зашифровать презентацию паролем или ограничить права на ее редактирование, см. статью Добавление и удаление защиты в документе, книге или презентации.

В этой статье:

Пометка файла как окончательного

В файле Word, PowerPoint или Excel выберите команды Файл > Сведения > Защита (документа, презентации или книги) > Пометить как окончательный. На приведенном ниже изображении показана команда "Пометить как окончательный" в Excel 2016.

Примечание: В Office 2010 и Office 2013 команда Пометить как окончательный находится в разделе Разрешения. На приведенном ниже изображении показана команда "Пометить как окончательный" в Excel 2013.

Дважды нажмите кнопку ОК.

Чтобы определить, помечена ли презентация как окончательная, поищем значок "Пометить как окончательный" в строке состояния в нижней левой части окна PowerPoint, как показано на рисунке ниже:

Включение возможности редактирования файла, помеченного как окончательный

В файлах, помеченных как окончательные, выбрана команда Пометить как окончательный. Чтобы включить возможности редактирования файла, помеченного как окончательный, вы можете выполнить указанную выше последовательность действий, чтобы выбрать команду Пометить как окончательный еще раз.

Примечание: Для файлов, помеченных как окончательные, также выводится значок «Помечен как окончательный» в строке состояния.

Читайте также: