Как завести студентов в 1с 8
Обновлено: 06.07.2024
В настоящее время практически во всех вузах существует форма платного обучения. При этом большой объем расчетов со студентами по договорам на платное обучение, планирование и контроль оплаты, подготовка отчетности по результатам этих расчетов требуют больших трудозатрат работников бухгалтерии.
Факультет журналистики МГУ им. М.В. Ломоносова образован в 1952 г. на основе отделения журналистики, открытого в 1947 г. на филологическом факультете. К настоящему времени он выпустил более 18 тыс. специалистов. На факультете 13 кафедр: периодической печати, телевидения и радиовещания, редакционно-издательского дела и информатики, экономической журналистики и рекламы, социологии журналистики, техники средств массовой информации, истории русской журналистики и литературы, истории отечественных средств массовой информации, литературно-художественной критики и публицистики, истории зарубежной журналистики и литературы, стилистики русского языка, теории и экономики СМИ.
Обучение проводится на очном, вечернем и заочном отделениях, есть возможность получить второе высшее образование, предусмотрены программы профессиональной переподготовки. Выпускники факультета работают как в России, так и за рубежом.
Планово-финансовый отдел факультета журналистики ведет расчеты по договорам на платное обучение более чем с двумя тысячами студентов. В отсутствие системы автоматизации каждая квитанция выписывалась вручную. В результате для выписки квитанций всем студентам работникам отдела требовалось около недели. Планирование расчетов отсутствовало, анализ результатов расчетов был очень затруднен. По причине отсутствия единой информационной базы по студентам для получения сводных отчетов по каждому из таких параметров, как «Специальность», «Форма обучения», «Платежи», «Задолженность», «Куратор» и др., требовалось несколько часов.
В связи с ростом трудозатрат на операции по расчетам со студентами руководство факультета приняло решение об автоматизации этого участка. Выполнение проекта было поручено компании «АВРО-БУС» (1С:Франчайзи, г. Москва), которая с 1999 г. сотрудничает с ведущими российскими вузами и предлагает собственные типовые программные разработки для учебных заведений на платформе «1С:Предприятие».
Выбор программного обеспечения
Специалисты компании «АВРО-БУС» провели детальный анализ задач планово-финансового отдела факультета. В результате анализа было принято решение об автоматизации расчетов со студентами на основе платформы «1С:Предприятие 8», поскольку она предоставляет все необходимые возможности для решения учетных задач вуза. В частности, платформа обеспечивает создания гибких отчетов, а также высокую производительность при большом количестве пользователей.
В результате выполнения проекта было разработано прикладное решение на платформе «1С:Предприятие 8», которое позволило автоматизировать все операции по расчетам со студентами, получающими образование на платной основе. Автоматизированная система успешно введена в эксплуатацию.
Получение информации о студентах
Вся необходимая информация о студентах хранится в единой информационной базе, справочная информация о каждом студенте – на его карточке. Это данные о параметрах обучения («Факультет», «Курс», «Специализация» и т.д.), статусе студента («Зачислен», «Отчислен», «Окончил», «В академическом отпуске», «Восстановлен» и т.д.), а также кадровые приказы, приказы по оплате и данные о задолженности.
Предусмотрена возможность ведения учета по студентам, для которых параллельно применяются другие параметры обучения – «Второе высшее образование», «Курсы профессиональной переподготовки» и т.д.
Работники факультета могут формировать списки студентов с отбором по таким параметрам, как «Дата зачисления», «Уровень образования», «Форма обучения», «Кафедра», «Куратор», «Специализация» и т.д. Реализовано оперативное получение статистических данных о студентах.
Планирование поступления средств и отслеживание задолженности
В системе предусмотрена регистрация договоров и выданных квитанций об оплате обучения, а также фактов оплаты. В форму договора со студентом вводится информация о годе обучения, семестре, сумме договора, а также о суммах оплаты за год и за семестр.
Предусмотрены наглядные графики платежей. На основании графиков формируется сводный отчет, позволяющий планировать поступление оплаты и оперативно отслеживать задолженность студентов. Графики платежей можно сформировать по разным параметрам: по факультету в целом, по уровню образования, по кафедре и т.д. Реализована регистрация предполагаемой даты платежа. Это позволяет в дальнейшем получить информацию о сумме, которая запланирована к оплате до выбранной даты. Формируется отчет по студентам, имеющим задолженность по оплате и по сумме долга. Кроме того, можно сформировать отчет о выданных, но не оплаченных квитанциях.
В системе предусмотрена возможность регистрации факта предъявления оплаченной квитанции до получения банковской выписки, отражающей оплату. Подтверждение оплаты выполняется после фактического поступления денежных средств, что помогает более оперативно и точно контролировать задолженность по оплате обучения.
Получение отчетности по итогам расчетов со студентами
Сотрудникам планово-финансового отдела факультета необходимо получать отчетность по множеству параметров: курсу, специальности, кафедре, форме обучения, куратору, задолженности и т.д. Автоматизированная система позволяет формировать любой сводный отчет за минуту.
В результате автоматизации расчетов со студентами на платформе «1С:Предприятие 8» в несколько раз ускорено выполнение расчетных операций. Время, необходимое для формирования и выдачи квитанций, сокращено до одного дня. Появилась возможность оперативно планировать поступление оплаты. Использование графика платежей и план-фактного анализа расчетов со студентами позволило сделать учет более прозрачным, а также упростить контроль за оплатой обучения и отслеживание задолженностей студентов. Значительно упростилось получение кадровой информации по студентам. Если раньше для получения актуальной информации о студенте нужно было отправлять запрос в деканат, то теперь все необходимые данные можно получить в течение минуты.
Для этого переходим с Вами в раздел «Зарплата и кадры», «Кадровые документы».
И создаем новый кадровый документ – а именно «Прием на работу».
Открывается форма для заполнения. В этом документе мы должны указать, должность, на которую мы принимаем нового сотрудника. В справочнике должности мы выбираем соответствующую должность, например «Главный бухгалтер».
Далее указываем сотрудника, которого мы принимаем на работу, «Показать все», в нашем случае есть сотрудник Иванов Иван Иванович, которого мы выбираем для документа приема на работу.
Далее указываем дату приема на работу, с какого числа он у нас будет принят на работу, например, мы его оформляем на работу с 1 августа 2019 года. Дата документа, которая указана здесь - это дата фактически приказа приема на работу. Испытательный срок, если есть испытательный срок, мы его указываем в документе приема на работу, если нет, то оставляем не заполненные нулевые значения.
Вид занятости, если это новый сотрудник, который у нас еще в организации не работает, то это вариант, как основное место работы. Если это сотрудник наш, который уже занимает какое-то рабочее место, но он еще устраивается у нас на работу по совместительству, значит мы должны будем указать, что это внутреннее совместительство. И соответственно, внешнее совместительство - это некий сотрудник другой организации, который к нам устроился по совместительству на работу.
В табличной части мы должны указать, те виды начислений, которые мы соответственно создаем для нашего сотрудника. Это те виды начислений, которые программа будет использовать при начислении зарплаты нашему сотруднику Иванову Ивану Ивановичу. Мы должны указать вид начисления и размер начисления. Вид начисления можно выбрать из списка «Показать все». В данной ситуации мы видим, что у нас есть три варианта: «Компенсация отпуска при увольнении», «Оплата по окладу», «Премия». В нашем случае, естественно, «Оплата по окладу».
И указываем размер, например, 40000 тысяч рублей.
После чего мы можем провести документ. На печать мы можем вывести « Приказ о приеме Т-1»,
где будет указано: номер документа, дата составления, с какого числа, кого и на какую должность, и по какой тарифной ставки мы приняли на работу.
В статье «Новый порядок учета расчетов по долгосрочным договорам образования» эксперты 1С рассказали о новом порядке учета расчетов по долгосрочным договорам об оказании платных образовательных услуг с 01.01.2020 и о методике отражения расчетов в подсистеме «Образовательные услуги» редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8». В этой статье рассматривается пример учета расчетов по долгосрочным договорам в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (БГУ КОРП).
Рассмотрим методику применения документов подсистемы «Образовательные услуги» редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» для учета расчетов по долгосрочным договорам образования в соответствии с федеральным стандартом бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Долгосрочные договоры», утв. приказом Минфина России от 29.06.2018 № 145н, на условном примере.
Необходимо принять на первый курс факультета «Графика» группу студентов. Согласно договору период обучения студентов — с 01.09.2020 по 30.06.2025, стоимость обучения каждого студента за весь период составляет 1 000 000 руб. Оплата производится перед началом каждого семестра согласно графику оплаты (оплатить до 01.09.2020; 01.02.2021; 01.09.2021; 01.02.2022; 01.09.2022; 01.02.2023; 01.09.2023; 01.02.2024; 01.09.2024; 01.02.2025). Стоимость одного семестра — 100 000 руб.Графики оплаты
В справочнике Графики оплаты (раздел Платное обучение, группа команд Долгосрочные договоры) вводятся графики оплаты, используемые в образовательном учреждении, с указанием срока оплаты, стоимости и периода обучения, за который производится оплата. Может использоваться несколько графиков. Например, графики оплаты по разным факультетам могут отличаться.
В поле Наименование указывается наименование создаваемого графика.
В поле Группа можно указать группу графиков. Например, графики могут быть разбиты по годам зачисления учащихся. Далее следует выбрать вариант ввода графика оплаты:
- В абсолютных величинах (суммы платежей) — указываются суммы платежей. Итоговая сумма платежей по графику оплаты должна быть равна полной стоимости за весь период обучения;
- В относительных величинах (процентах, долях) — график оплаты указывается в процентах (долях) от сумм начислений. Например, 50% аванс и 50% по факту оказания услуг.
В полях табличной части указываются следующие данные:
- Оплатить до — планируемая (крайняя) дата оплаты, после которой платеж будет считаться просроченным;
- Сумма (%, доля) — сумма (процент от суммы начисления) к уплате за соответствующий Период обучения;
- Период оплаты — период, за который будет произведена оплата;
- Примечание — произвольный текст, который указывается в зависимости от потребности пользователя. Например, «1 семестр», «2 семестр» и т. п.
Согласно Примеру График оплаты может быть введен следующим образом.
Оформление карточки учащегося и договора обучения
При оказании платных услуг обязательным является заключение договора со студентом. Поэтому следующим этапом работы является заполнение справочника Учащиеся и взаимосвязанных с ним справочников Договоры и иные основания возникновения обязательств, Курс, Группа и т. д.
В карточке учащегося (справочник Учащиеся) помимо Ф.И.О. учащегося в группе реквизитов Сведения о плательщике за услуги образования следует указать Контрагента, являющегося плательщиком по договору обучения, и Договор обучения, заключенный с плательщиком (рис. 2). Для создания договора следует воспользоваться гиперссылкой Создать договор обучения, расположенной рядом с полем Договор.
В версии ПРОФ редакции 2 «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» в Настройках параметров учета (в разделе Администрирование — Настройки параметров учета — Ведение учета) рекомендуется установить флаг Вести и контролировать исполнение графиков по договорам с контрагентами. В этом случае при создании Договора в группе реквизитов Вести графики исполнения по умолчанию будут установлены флаги График платежей и План-график реализации .
Данная настройка позволит контролировать исполнение графика оплаты и плана-графика реализации образовательных услуг, а также рассчитывать и контролировать долгосрочную и просроченную задолженность, в частности, при заполнении регламентированных форм бухгалтерского учета. Также это дает возможность видеть актуальную задолженность, не терять контроль над дебиторской задолженностью, контролировать своевременное поступление оплаты. Основные показатели исполнения договора в БГУ2 включают общую сумму неисполненных платежей, а также сумму просроченных платежей с выделением платежей более 30 и более 90 дней просрочки.
Подробнее о ведении и контроле исполнения графиков по договорам с контрагентами см. в разделе методической поддержки БГУ2.Зачисление учащегося
Для регистрации факта зачисления учащегося в учебное заведение по долгосрочным договорам образования, срок действия которых превышает один год либо даты начала и окончания которых приходятся на разные отчетные периоды (п. 5 Стандарта), следует ввести документ Приказ (образование) (раздел Платное обучение, группа команд Образовательные услуги) с реквизитом Вид приказа, имеющим значение Зачисление (долгосрочный договор), рис. 3. Для автоматического расчета сумм начислений по долгосрочным договорам каждому учащемуся можно назначить График оплаты, который содержит информацию о графике платежей за определенные периоды обучения (месяцы, семестры, курсы и пр.).
В документе следует указать начало действия приказа, факультет, заполнить табличную часть списком учащихся с указанием курса, группы и при необходимости графика оплаты (см. рис. 3).
Начисление доходов будущих периодов
Начисление доходов будущих периодов при подписании долгосрочного договора отражается документом Начисление доходов будущих периодов (образование).
В шапке документа указываются следующие данные (рис. 4):
- Дата — дата отражения расчетов с учащимися по доходам от реализации образовательных услуг в соответствии с пунктом 11 Стандарта «по факту подписания иного долгосрочного договора, но не позднее месяца, следующего за месяцем, в котором он заключен»;
- Факультет — наименование факультета. Выбирается из справочника Подразделения;
- Номенклатура — наименование образовательной услуги. Выбирается из фрагмента справочника Номенклатура, ограниченного перечнем услуг;
- КФО, КПС, Счет, КЭК — полный счет доходов будущих периодов (401.40).
На закладке Начисления табличная часть может быть заполнена автоматически по данным оформленных приказов по контингенту учащихся в соответствии с требуемыми критериями отбора по кнопке Заполнить — Учащимися по отбору (рис. 4).
По умолчанию отбор учащихся производится по факультету, указанному в шапке документа, возможен отбор по дополнительным реквизитам — Группа, Курс, Состояние учащегося и т. д. По окончании настройки отбора табличная часть на закладке будет заполнена списком студентов с указанием плательщика, договора, счета расчетов по доходам (поле Расчеты). Счет расчетов заполняется автоматически на основании выбранного значения КЭК, выбирается из списка счетов 205.00.
Колонки Количество, Единица измерения, Цена предназначены для расчета полной стоимости образовательных услуг за весь период обучения в колонке Всего (п. 3 ст. 54 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»). Например, если при заключении договора обучения на 18 месяцев в поле Количество указывается «18», в поле Ед. изм. выбирается единица измерения «мес.» (месяц), то в поле Цена указывается стоимость (ставка) обучения за месяц. Заполнять эти реквизиты необязательно, достаточно в колонке Всего заполнить итоговую сумму доходов от реализации за весь срок действия долгосрочного договора (п. 11 Стандарта).
В случае если студентам назначены графики оплат (рис. 3), стоимость услуг по договору (колонки Цена, Сумма, Всего на закладке Начисления) и порядок оплаты услуг (на закладках Общий / Особый порядок оплаты) будут заполнены автоматически.
Стоимость и порядок оплаты услуг в документе могут быть рассчитаны по графикам оплаты. По кнопке Рассчитать следует выбрать вариант расчета:
- Стоимость по графикам оплаты учащихся — стоимость услуг будет рассчитана по графикам оплаты учащихся, установленным приказами (о зачислении, об изменении графика оплаты);
- Стоимость по графику оплаты… — стоимость услуг будет рассчитана по выбранному графику оплаты.
При расчете стоимости услуг по графикам оплаты одновременно будет заполнен порядок оплаты услуг на закладках Общий / Особый порядок оплаты. В качестве общего (стандартного) порядка оплаты (закладка Общий порядок оплаты, рис. 5) будет выбран наиболее часто используемый для выбранных студентов график оплаты.
На закладке Порядок учета доходов указываются параметры списания доходов будущих периодов и отражения в доходах текущего периода.
В реквизите Признание доходов указывается порядок списания со счетов учета доходов будущих периодов (401.40) на счета учета доходов текущего периода (401.10), выбирается из списка и может принимать значения:
- По месяцам — расчет суммы списания производится равномерно по месяцам. Сумма списания (сумма доходов текущего периода) рассчитывается как остаток по счету 401.40 «Доходы будущих периодов», не списанный на данный момент, деленный на количество месяцев, оставшихся до окончания периода списания. Если период начала (окончания) приходится не на первый (последний) день месяца, то текущий месяц учитывается в той доле, которая приходится на него в периоде списания. При этом расчет доли месяца производится пропорционально количеству дней, которые в месяце учитываются, к количеству календарных дней в этом же месяце;
- По календарным дням — расчет суммы списания производится равномерно по календарным дням. Рассчитывается сумма списания (сумма доходов текущего периода), приходящаяся на один день, как остаток по счету 401.40 «Доходы будущих периодов», не списанный на данный момент, деленный на количество дней, оставшихся до окончания списания. Для расчета суммы списания (суммы доходов текущего периода) эта сумма умножается на количество дней в текущем месяце. В последнем месяце полностью списывается остаток, и таким образом учитываются погрешности округления в расчетах других периодов;
- По графику — расчет суммы списания производится в соответствии с установленным договором планом-графиком реализации услуг (работ). Для договоров платного обучения план-график реализации определяется на основе указанных периодов обучения (колонка Период обучения на закладке Общий (особый) порядок оплаты), таким образом, доходы от реализации услуг (работ) будут отражаться на счетах учета доходов текущего периода на дату окончания соответствующего периода обучения;
- В особом порядке — сумма списания в текущем месяце не рассчитывается автоматически, ее нужно указать вручную в документе начисления доходов текущего периода.
Для рассматриваемого Примера можно указать вариант признания доходов По графику, в этом случае списание доходов будущих периодов будет производиться в конце каждого периода обучения, указанного в графике оплаты.
В реквизитах Начало списания и Окончание списания (при признании доходов По месяцам или По календарным дням) указывается период, в течение которого доходы будущих периодов будут относиться на финансовый результат текущего периода.
В группе реквизитов Отражение в доходах текущего периода указываются счет и аналитика бухгалтерского учета доходов текущего периода, а также порядок отражения доходов в налоговом учете (в целях исчисления налога на прибыль, налога при УСН).
На закладке Общий порядок оплаты (рис. 5) вводится общий (единый) порядок оплаты для списка учащихся и их договоров, указанных на закладке Начисления, за исключением отдельных начислений с особым порядком оплаты.
Табличная часть закладки Общий порядок оплаты заполняется автоматически, если учащимся при зачислении были назначены графики оплаты, либо если стоимость на закладке Начисления была рассчитана по графикам оплаты (по кнопке Рассчитать — По графикам оплаты учащихся или Рассчитать — По графику оплаты…). Вручную заполняется аналогично справочнику Графики оплаты.
График оплаты, указанный на закладках Общий (особый) порядок оплаты, может быть сохранен в качестве шаблона (элемент справочника Графики оплаты) для заполнения в других документах по кнопке Сохранить командной панели.
Для загрузки графика оплат из сохраненного шаблона следует использовать кнопку Загрузить командной панели. При нажатии на кнопку Загрузить будет открыт справочник Графики оплаты, из которого следует выбрать необходимый график и нажать кнопку Выбрать. Данные выбранного Графика оплаты будут загружены в табличную часть Общий порядок оплаты.
На закладке Особый порядок оплаты вводится особый порядок оплаты для отдельных начислений, для которых неприменим общий (стандартный) порядок оплаты. Например, в случае предоставления скидок, льгот или особого графика оплаты образовательных услуг для некоторых договоров (учащихся).
В левой части формы следует выбрать строку начисления и установить флаг Особый порядок оплаты для выбранного начисления.
Особый порядок оплаты для выбранного начисления вводится в правой части формы по тем же правилам, что на закладке Общий порядок оплаты.
На закладке Бухгалтерская операция в поле Типовая операция следует выбрать операцию Начисление доходов будущих периодов (205.00-401.40).
При проведении документа по каждому начислению (каждой строке табличной части Начисления) будут сформированы бухгалтерские записи:
Дебет 2 205 31 56 Кредит 2 401 40 131— расчеты с дебиторами и доходы будущих периодов на сумму доходов от реализации за весь срок действия долгосрочного договора.
В соответствии с этапами жизненного цикла учащегося в ВУЗе в 1С:Университет введен контроль состояния физических лиц: от «абитуриента» до «выпускника».
ЭТАП 1 – АБИТУРИЕНТ
Абитуриентом является некое физическое лицо, поступающее в ВУЗ. Для регистрации абитуриента в 1С:Университет перейдите в подсистему «Управление студенческим составом», раздел «Приказы»; «Физические лица».
По кнопке «Создать» откроется форма создания физического лица (в нашем примере мы создаем некого Петрова Сергея Ивановича, кстати, весь процесс показываем на демонстрационной базе). Процесс создания физического лица не должен вызвать у Вас трудностей, последовательно переходя по закладкам, заполните всю известную Вам информацию о будущем абитуриенте. Результат работы:
Физическое лицо создано, теперь нужно присвоить ему статус «абитуриент»: перейдите в подсистему «Приемная комиссия» (в разделе «Организация работы приемной кампании» Вы сможете настроить все особенности приема абитуриентов), раздел «Работа с заявлениями абитуриентов»; «Заявление поступаещого», теперь можно создать заявление нашего Петрова С. И.:
Теперь наш Петров Сергей официально абитуриент. Это можно просмотреть там же, где мы создавали физическое лицо, но уже на закладке «Абитуриенты»; будьте внимательны и ищите абитуриента в той приемной кампании, в которой он участвует
ЭТАП 2 – СТУДЕНТ
Переход между состояниями физическых лиц осуществялется с помощью приказов. Давайте примем Петрова на обучение и постепенно переведем его с курса на курс.
Перейдите в раздел «Управление студенческим составом», раздел «Приказы»; «Приказы» и создадим новый приказ с типом «Зачисление в вуз», тогда Петров станет студентом.
С помощью аналогичных приказов, но уже с типом «Перевод на следующий курс» последовательно переведем Петрова на 5-ый курс, напомним, что это будет 4 разных документа. Результат проделанной работы можно просмотреть в карточке физического лица, на закладке «История перемещений»:
ЭТАП 3 – ВЫПУСКНИК
Представим, что наконец-то Петров закончил обучение в нашем ВУЗе, и теперь он выпускник – осуществить это можно с помощью приказа с типом «Выпуск». Кстати, этот приказ в истории перемещений студента не отобразится.
Теперь с помощью отчета «Личная карточка студента» (подсистема «Управление студенческим составом») можно просмотреть проделанную нами работу:
В поле Студент выберем интересующее нас физическое лицо – в нашем примере Петров С. И. По кнопке Сформировать появится табличный документ, который мы можем сохранить или распечатать через команду «Главное меню; Файл;…».
Вся введенная в систему информация о физическом лице и его движениях будет отображаться в этом файле:
вторая страница документа
Как итог, видим что в разрезе каждого цикла обучения можно собирать, хранить и анализировать информацию, характерную для соответствующего этапа учебы.
Читайте также: