Какие справочные разделы документа можно сформировать автоматически с помощью ms word
Обновлено: 07.07.2024
Создание оглавления в больших документах - это обычное дело. Но не все знают, что это можно сделать, как автоматически, так и вручную. Как оформить содержание документа Word с помощью заголовков либо созданных самостоятельно стилей? Как добавить автоматическую нумерацию в оглавление и как управлять уровнями в созданном содержании документа?
Автоматическое создание оглавления в Word: как сделать?
Для автоматического создания оглавления вашего документа (названия глав, разделов и т.д. с указанием номеров страниц) лучше всего взять за основу встроенные или созданные самостоятельно стили заголовков.
Программа автоматически будет учитывать номер страницы, на котором расположен заголовок.
Встроенные стили заголовков вы можете найти на вкладке Главная - Стили.
Как создать оглавление на основе стилей заголовков?
Если в документе задействованы определенные стили для заголовков различных уровней, надо:
1. В окне открытого документа перейти к вкладке «Ссылки».
Стили заголовков в документе и команда вставки Оглавления Стили заголовков в документе и команда вставки Оглавления2. Поставить курсор в место вставки оглавления. Обычно оно располагается в конце или начале документа.
3. В группе «Оглавление» щелкнуть по кнопке «Оглавление».
4. В меню «Оглавление» выбрать из списка стилей автоматически собираемых оглавлений подходящее по параметрам.
5. В месте размещения курсора ввода текста появится область оглавления со всеми заголовками и номерами страниц.
Автоматически собранное оглавление с нумерацией страниц Автоматически собранное оглавление с нумерацией страницКак вручную создать оглавление документа?
Если в документе нет заголовков отформатированных определенными стилями, выполните следующие действия:
1. В окне открытого документа перейдите к вкладке «Ссылки»
2. Поставьте курсор в место вставки оглавления. Обычно оно располагается в конце или начале документа.
3. В группе «Оглавление» щелкните по кнопке «Оглавление».
4. В меню «Оглавление» выберите пункт «Ручное оглавление».
Ручное оглавление позволяет прописать самостоятельно заголовки разных уровней Ручное оглавление позволяет прописать самостоятельно заголовки разных уровней5. В месте размещения курсора ввода текста появится область оглавления, в которую необходимо вручную внести нужные заголовки документа.
Как изменить параметры оглавления?
По умолчанию автоматически собираемые и ручные оглавления строятся на основе трех уровней заголовков. Но иногда достаточно сформировать оглавление только из двух уровней или вовсе из одного (Заголовка 1), а может, наоборот, увеличить количество уровней до 4-5, все зависит от вашего документа и требований к нему.
Если необходимо изменить этот и другие параметры, следуйте алгоритму, приведенному ниже:
Севрюкова Любовь Анатольевна. Учебное пособие для студентов профессии «Мастер по обработке цифровой информации».
Программа Microsoft Word .
Тема № 2: Работа с документами в текстовом процессоре Microsoft Word
Данное учебное пособие содержит теоретический материал по теме: «Работа с документами в текстовом процессоре Microsoft Word », а также комплект дидактического материала, включающий в себя упражнения и задания, предназначенные для закрепления и проверки теоретических знаний и практических умений.
Рекомендуется для использования при изучении МДК 01.01 Технология создания и обработки цифровой мультимедийной информации.
Создать новый документ Microsoft Word можно несколькими способами.
1 способ. С помощью контекстного меню на рабочем столе. Вызвать контекстное меню на любом свободном месте рабочего стола. Выполнить команду Создать/Документ Microsoft Office Word . Ввести имя документа с клавиатуры.
2 способ. С помощью контекстного меню или строки меню в окне папки. Создание текстового документа в окне папки с помощью контекстного меню аналогично созданию документа на рабочем столе. Для создания документа с помощью строки меню необходимо выполнить команды Файл/Создать/Документ Microsoft Office Word . Ввести имя документа с клавиатуры.
3 способ. При запуске программы Microsoft Word (любым способом).
4 способ. С помощью кнопки Office . Щелкнуть один раз левой кнопкой мыши на кнопке Office и в открывшемся списке выбрать пункт Создать .
5 способ. С помощью панели быстрого доступа. Щелкнуть кнопку Создать на панели быстрого доступа .
Первоначальное сохранение документа рекомендуется осуществлять сразу после создания документа. Для этого следует выполнить команду Сохранить как из списка команд, открывающегося кнопкой Office . В появившемся диалоговом окне Сохранение документа следует указать папку, в которую сохраняется документ, и задать имя и тип документа (рис. 1). После этого щелкнуть на кнопке Сохранить .
Рис. 1. Диалоговое окно Сохранение документа
При последующем сохранении документа используется команда Сохранить из списка команд, открывающегося кнопкой Office или кнопка Сохранить на панели быстрого доступа.
Существует несколько способов открытия документа, созданного в программе Microsoft Word :
1 способ. С помощью программы Проводник (если программа Word не запущена). В программе Проводник открыть папку, в которой содержится нужный файл, и открыть его, выполнив двойной щелчок мыши на значке файла.
2 способ. С помощью значка Мой компьютер (если программа Word не запущена). Открыть папку Мой компьютер , затем папку, в которой содержится нужный файл, и открыть его, выполнив двойной щелчок мыши на значке файла.
3 способ. С помощью кнопки Office (если программа Word уже открыта). Выполнить команду Открыть из списка команд, открывающегося кнопкой Office . В диалоговом окне Открытие документа (рис. 2) указать нужный диск, папку, файл и щелкнуть на кнопке Открыть .
Рис. 2. Диалоговое окно Открытие документа
3 способ. С помощью панели быстрого доступа. Щелкнуть на кнопке Открыть . В диалоговом окне Открытие документа (рис. 2) указать нужный диск, папку, файл и щелкнуть на кнопке Открыть .
Существует четыре режима представления документов на экране: Разметка страницы ; Режим чтения ; Режим структуры ; Web-документ; Черновик .
Разметка страницы. Показывает документ в том виде, в котором он будет напечатан, включая верхние и нижние (рис. 3). Это основной рабочий режим, в котором работает пользователь.
Рис. 3. Внешний вид документа в режиме Разметка страницы
Режим чтения. При этом режиме (рис. 4) все дополнительные меню, ленты и инструменты исчезают с экрана, а на освободившемся месте располагается текст. Поэтому этот режим удобен для просмотра и чтения документа.
Рис. 4. Внешний вид документа в режиме Чтения
Web -документ. Режим Web -документ (рис. 5) показывает текст таким, каким его увидят пользователи Интернета при публикации документа в Сети.
Рис. 5. Внешний вид документа в режиме Web -документ
Структура. В режиме структуры (рис. 6) важен не сам текст, а его структура, т.е. список разделов. Этот режим позволяет редактировать структуру документа независимо от текста. Например, можно выделить все заголовки и изменить их уровень в иерархии.
Рис. 6. Внешний вид документа в режиме Структура
Черновик. Режим Черновик (рис. 7) используется для быстрого редактирования документа.
Рис. 7. Внешний вид документа в режиме Черновик
Чтобы изменить режим отображения документа необходимо открыть вкладку Вид и выбрать нужный режим в группе инструментов Режимы просмотра документа . Существует и более быстрый способ переключения между режимами просмотра документа: на панели режимов, расположенной в нижней части окна программы щелкнуть один раз левой кнопкой мыши на кнопке, соответствующей нужному режиму.
Если нужно увидеть на экране весь документ целиком или, наоборот, его часть, то для этого изменяют масштаб экранного изображения.
Для изменения масштаба необходимо открыть вкладку Вид и в группе инструментов Масштаб (рис. 8) установить нужный масштаб .
Рис. 8. Группа инструментов Масштаб вкладки Вид
Группа инструментов Масштаб включает в себя следующие кнопки:
Кнопка Масштаб. Открывает диалоговое окно Масштаб (рис. 9), в котором можно установить другие виды масштаба.
Рис. 9. Диалоговое окно Масштаб
Кнопка 100%. Отображает документ в натуральную величину, т.е. в масштабе 1:1.
Кнопка Одна страница. Позволяет изменить масштаб документа так, чтобы страница полностью поместилась в окне.
Кнопка Две страницы. Позволяет изменить масштаб документа так, чтобы две страницы полностью поместились в окне.
Кнопка По ширине страницы. Позволяет изменить масштаб документа так, чтобы ширина страницы совпадала с шириной окна.
Для изменения масштаба можно также воспользоваться панелью Масштаб , расположенной в нижней части окна программы и установить нужный масштаб с помощью кнопок Уменьшить , Увеличить или с помощью бегунка. Увидеть масштаб отображения документа позволяет кнопка Выбор масштаба , расположенная левее панели масштаба. Эта кнопка позволяет также открыть диалоговое окно Масштаб (рис. 9).
Упражнение 1
1. Создайте новый текстовый документ при загрузке программы с помощью главного меню.
Технология выполнения:
Выполните команду Пуск/Все программы/ Microsoft Office / Microsoft Office Word .
2. Сохраните созданный документ в папку D :\Общая\Группа М-11 с именем Создание документа с помощью кнопки Office .
Технология выполнения:
Щелкните один раз левой кнопкой мыши на кнопке Office и в открывшемся списке выберите команду Сохранить как .
В диалоговом окне Сохранение документа в раскрывающемся списке Папка выберите папку D :\Общая\Группа М-11 .
В поле со списком Имя файла введите Создание документа .
Проверьте, чтобы в поле со списком Тип файла был выбран тип – Документ Word .
Щелкните кнопку Сохранить .
1. Создайте новый текстовый документ при загрузке программы с помощью ярлыка на Рабочем столе .
Технология выполнения:
Выполните двойной щелчок мыши на значке ярлыка программы.
2. Сохраните созданный документ в папку D :\Общая\Группа М-11 с именем Создание документа с помощью кнопки Сохранить на панели быстрого доступа.
Технология выполнения:
На панели быстрого доступа щелкните кнопку Сохранить .
В диалоговом окне Сохранение документа из раскрывающегося списка Папка выберите папку D :\Общая\Группа М-11 .
В поле со списком Имя файла введите Создание документа .
Проверьте, чтобы в поле со списком Тип файла был выбран тип – Документ Word .
Щелкните кнопку Сохранить .
1. Создайте новый текстовый документ Документ 1 с помощью контекстного меню в папке D :\Общая\Группа М-11 .
Технология выполнения:
Откройте папку D :\Общая\Группа М-11.
Вызовите контекстное меню в любом свободном месте окна папки.
Выполните команду Создать/Документ Microsoft Office Word .
Введите имя документа – Документ 1 .
2. Сохраните созданный документ в папку D :\Общая\Группа М-11 группа с именем Создание документа с помощью кнопки Office .
Технология выполнения:
Щелкните один раз левой кнопкой мыши на кнопке Office и в открывшемся списке выберите команду Сохранить как .
В диалоговом окне Сохранение документа в раскрывающемся списке Папка выберите папку D :\Общая\Группа М-11 .
В поле со списком Имя файла введите Создание документа .
Проверьте, чтобы в поле со списком Тип файла был выбран тип – Документ Word .
Щелкните кнопку Сохранить .
Создайте новый текстовый документ при загрузке программы с помощью загрузочного файла.
Технология выполнения:
Откройте папки С :\Program Files\Microsoft Office\Office12.
В папке Office 12 найдите файл WinWord и выполните двойной щелчок мыши на пиктограмме файла.
Сохраните созданный документ в своей рабочей папке с именем Создание документа с помощью панели быстрого доступа.
Технология выполнения:
На панели быстрого доступа щелкните кнопку Сохранить .
В диалоговом окне Сохранение документа из раскрывающегося списка Папка выберите папку D :\Общая\Группа М-11 .
В поле со списком Имя файла введите Создание документа .
Проверьте, чтобы в поле со списком Тип файла был выбран тип – Документ Word .
Щелкните кнопку Сохранить .
Упражнение 2
1. Откройте текстовый документ Текст 1 , расположенный в папке D :\Общая\Группа М-11 с помощью значка Мой компьютер .
Технология выполнения:
Выполните двойной щелчок мыши на значке Мой компьютер .
Откройте поочередно папки D :\, Общая, Группа М-11 .
Выделите файл Текст 1 .
Выполните команду Файл/Открыть .
2. Представьте открытый документ в Режиме чтения.
Технология выполнения:
Выполните команду Вид/Режим чтения.
3. Создайте новый документ с помощью панели быстрого доступа.
Технология выполнения:
Щелкните кнопку Создать на панели быстрого доступа.
1. Откройте текстовый документ Текст 1 , расположенный в папке D :\Общая\Группа М-11 с помощью программы Проводник .
Технология выполнения:
Вызовите контекстное меню кнопки Пуск .
Выберите пункт Проводник .
В левой панели проводника откройте папку D :\Общая\Группа М-11 .
В правой панели проводника откройте файл Текст 1 , выполнив двойной щелчок мыши на значке файла.
2. Представьте открытый документ в режиме Web -документа .
Технология выполнения:
Выполните щелчок мыши на кнопке Web -документ , расположенной на панели выбора режимов представления документа.
3. Создайте новый документ с помощью кнопки Office .
Технология выполнения:
Щелкните один раз левой кнопкой мыши на кнопке Office и выберите команду Создать в открывшемся списке.
1. Загрузите программу Microsoft Word . Откройте текстовый документ Текст 1 , расположенный в папке D :\Общая\Группа М-11 с помощью кнопки Office .
Технология выполнения:
Щелкните один раз левой кнопкой мыши на кнопке Office и выберите команду Открыть .
В диалоговом окне Открытие документа в раскрывающемся списке Папка откройте поочередно папки D :\, Общая, Группа М-11 .
Выделите файл Текст 1 .
Щелкните кнопку Открыть .
2. Представьте открытый документ в режиме Структуры.
Технология выполнения:
Щелкните кнопку Структура , расположенную на вкладке Вид ленты команд.
3. Создайте новый документ с помощью панели быстрого доступа.
Технология выполнения:
Щелкните кнопку Создать на панели быстрого доступа.
1. Загрузите программу Microsoft Word . Откройте текстовый документ Текст 1 , расположенный в папке D :\Общая\Группа М-11 с помощью панели быстрого доступа.
Технология выполнения:
Щелкните кнопку Открыть , расположенную на панели быстрого доступа.
В диалоговом окне Открытие документа в раскрывающемся списке Папка откройте поочередно папки D :\, Общая, Группа М-11 .
Выделите файл Текст 1 .
Щелкните кнопку Открыть .
2. Представьте открытый документ в режиме Черновик.
Технология выполнения:
Щелкните кнопку Черновик , расположенную на панели выбора режимов представления документа.
3. Создайте новый документ с помощью кнопки Office .
Технология выполнения:
Щелкните один раз левой кнопкой мыши на кнопке Office и выберите команду Создать в открывшемся списке.
Word для Windows, Mac OS или мобильных устройств позволяет:
Создавать документы с нуля или с помощью готового шаблона.
Добавлять текст, изображения, картинки и видео.
Искать материалы по теме среди надежных источников.
Получать доступ к документам с компьютера, планшета и телефона с помощью OneDrive.
Делиться документами и работать над ними совместно.
Отслеживать и просматривать изменения.
Создание документа
На вкладке Файл нажмите кнопку Создать.
В поле Поиск шаблонов в сети введите тип создаваемого документа и нажмите ВВОД.
Добавление и форматирование текста
Установите курсор и введите текст.
Чтобы изменить форматирование, выделите текст и выберите одну из команд: Полужирный, Курсив, Маркеры, Нумерация и т. д.
Добавление рисунков, фигур, диаграмм, графических элементов SmartArt и т. д.
Выберите вкладку Вставка.
Выберите нужный элемент:
Таблицы — нажмите Таблицы, наведите указатель на нужный размер и выберите его.
Рисунки — нажмите Рисунки, найдите изображение на компьютере, выберите стоковое изображение или выполните поиск в Bing.
Примечание: В более старых версиях Word Изображения из Интернета могут располагаться на ленте рядом с элементом Рисунки.
Фигуры — нажмите Фигуры и выберите фигуру из раскрывающегося списка.
Значки — нажмите Значки, выберите нужный значок и щелкните Вставить.
Трехмерные модели — нажмите Трехмерные модели, выберите источник (из файла или из Интернета), перейдите к нужному изображению и нажмите кнопку Вставить.
Графические элементы SmartArt — нажмите SmartArt, выберите рисунок SmartArtи нажмите ОК.
Диаграмма — нажмите Диаграммы, выделите диаграмму и нажмите ОК.
Снимок экрана — нажмите Снимок и выберите один из вариантов в раскрывающемся меню.
Microsoft Word имеет очень мощную справочную систему. Ответы на многие вопросы можно найти, обратившись к ней. В программе предусмотрено несколько способов получения доступа к справочной информации.
Вызов справки с помощью кнопки Справка: Microsoft Office Word, которая расположена над лентой (рис. 11.1).
При этом появится окно Справка Word (рис. 11.2). С ее помощью можно осуществлять поиск по ключевому слову, просматривать тематически сгруппированные вопросы и пользоваться предметным указателем.
Вызов справки клавишей F1. При этом также появится окно Справка Word.
Всплывающие подсказки, которые поясняют значение кнопок на панелях инструментов (рис. 11.3).
Рис. 11.3. Всплывающая подсказка при подведении указателя мыши к кнопке Правописание
Нужно отметить, что всплывающие подсказки в Word 2007, в отличие от предыдущих версий, содержат подробные текстовые описания. Например, если в Word 2003 при подведении курсора к кнопке, рядом с ней появлялось единственное слово – Полужирный, теперь кроме него выводится пояснение: Применение полужирного начертания к выделенному тексту, да еще и указывается сочетание клавиш для выполнения этой команды с клавиатуры – CTRL+B.
11.2. Получение справки в Интернете
В каждой новой версии интеграция Microsoft Office с Интернет - ресурсами становится более тесной. Каждый день увеличивается количество пользователей Интернета, и многие просто не могут представить работу без него. Компьютер , подключенный к Интернету, сегодня уже не роскошь, а необходимость. Именно поэтому Microsoft Office 2007 содержит встроенную систему предоставления справочных материалов в подключенном к Интернету режиме. Более того, это является предпочтительнее, чем обращение к встроенным в программы пакетам справочных файлов, потому что на Интернет -ресурсе Microsoft постоянно появляются новые сведения. Информация , отсутствующая в файлах справки, которые входят в дистрибутив Microsoft Office, может быть доступна в подключенном режиме.
Тесная интеграция с Интернетом заметна уже при вводе поискового запроса в окне Справка Word. Прежде чем начать просмотр файлов справки, сохраненных на жестком диске, программа подключится к узлу Microsoft (рис. 11.4). Только лишь если справочные материалы в подключенном режиме по каким-то причинам будут недоступны, откроется справка с локального диска.
увеличить изображение
Рис. 11.4. Идет поиск справочной информации в Интернете
В Microsoft Word есть и другие замечательные возможности, позволяющие быстро получить доступ к новой информации о программе. К ним относятся следующие команды раздела Ресурсы окна Параметры Word, вызвать которое можно при помощи одноименной кнопки в меню Office (рис. 11.5).
Получить обновления — программа связывается со страницей сайта Microsoft, на которой доступны для загрузки последние обновления программ Microsoft Office (рис. 11.6). Обновления — это регулярно выпускаемые компанией добавления для пакета, позволяющие сделать его работу более стабильной и безопасной. Обновления рекомендуется устанавливать всем пользователям.
Читайте также: