Какие существуют способы ввода бухгалтерских записей проводок в информационную базу 1с

Обновлено: 17.05.2024

Дата публикации 09.08.2019

Использован релиз 3.0.71

Основным способом отражения хозяйственных операций в программе является ввод документов конфигурации, соответствующих первичным бухгалтерским документам. В некоторых случаях по отдельным хозяйственным операциям допускается формирование проводок и движений по регистрам сведений и накопления вручную с помощью документа "Операция".

Раздел: Операции – Операции, введенные вручную.
Кнопка "Создать". Вид документа – "Операция" (рис. 1).
Заполните табличную часть документа по кнопке "Добавить": укажите счет дебета и счет кредита с аналитикой к ним, сумму в бухгалтерском учете (колонка "Сумма") и суммы в налоговом учете отдельно к счетам учета по дебету и кредиту (колонки "Сумма Дт" и "Сумма Кт"), если по этим счетам в плане счетов установлен признак ведения налогового учета. При указании сумм в проводках обратите внимание на соблюдение принципа БУ = НУ + ПР + ВР по балансовым счетам (значение в колонке "Сумма" должно совпадать с суммой значений по строкам "НУ", "ПР" и "ВР" в колонках "Сумма Дт" и "Сумма Кт").
Кнопка "Записать".
Добавьте закладки для отражения движений по регистрам сведений и / или накопления:
- по кнопке "Еще" выберите в контекстном меню "Выбор регистров" (рис. 1);
- в открывшемся окне "Выберите регистры, по которым нужно сделать движения" на закладках "Регистры сведений" и / или "Регистры накопления" отметьте флажками выбранные регистры (рис. 2);
- по кнопке "ОК" в документ добавятся закладки – закладка "Бухгалтерский и налоговый учет" (на эту закладку будет перемещена табличная часть с проводками) и закладки, соответствующие выбранным регистрам сведений и накопления (рис. 3);
- заполните движения по регистрам на каждой из закладок (рис. 3).
Кнопка "Записать и закрыть".

Ручной ввод хозяйственных операций с помощью документа "Операция" должен использоваться только в крайних случаях, когда отразить хозяйственную операцию с помощью документа конфигурации не представляется возможным. Для создания движений по регистрам предварительно проанализируйте, какие движения и по каким регистрам создаются в похожих ситуациях документами конфигурации.

Основа эффективного функционирования АИС-БУ – высокая степень автоматизации ввода данных и формирования записей о хозяйственных операциях. Даже в рамках одной системы автоматизации бухгалтерского учета реализуются различные способы ввода данных и формирования записей о хозяйственных операциях. Распространены три основные способа ввода данных и формирования записей о хозяйственных операциях (рис. 4.21):

ручной ввод бухгалтерских операций/проводок;
автоматизированная генерация бухгалтерских операций и проводок на основе типовых операций;
автоматическая генерация бухгалтерских операций и проводок на основе электронных форм документов.

Рис. 4.21. Классификация способов ввода данных и формирования записей о хозяйственных операциях

Ручной ввод бухгалтерских операций/проводок. В зависимости от способа хранения информации бухгалтер вводит либо проводки, либо бухгалтерские операции. Этот способ предполагает, что бухгалтер самостоятельно заполняет все реквизиты вводимой операции. Он сам формирует проводки операции и определяет корреспондирующие счета каждой проводки, при необходимости рассчитывает суммы проводок.

Способ ручного ввода операции/проводки достаточно гибок: он позволяет указывать любые значения реквизитов, формировать любые проводки. Способ прост в освоении и не требует предварительной настройки системы.

Чтобы снизить ошибки и трудоемкость ручного ввода в системах предусматриваются некоторые элементы автоматизации. Широко используется механизм подсказок при заполнении отдельных реквизитов. Для ввода однотипных операций/проводок применяется режим копирования. Это позволяет ввести новую операцию/проводку по образцу аналогичной ранее введенной операции, но с корректировкой значений отдельных реквизитов, которые у вводимой операции/проводки отличаются. При вводе операций с большим количеством проводок применяются режимы автоматического ввода новых проводок без и с копированием ранее введенной проводки.

Особая ответственность ложится на бухгалтера при определении корреспондирующих счетов проводки. Для избежания ошибок при вводе счета/субсчета бухгалтеру предоставляется возможность выбора нужного счета/субсчета из справочника счетов/субсчетов, или из специальных справочников корреспондирующих счетов.

Ручной ввод операций/проводок может сопровождаться контролем корреспонденции счетов. Контроль может выполняться в двух режимах: в момент ввода записей о хозяйственных операциях и в групповом режиме после их ввода. Контроль корреспонденции счетов организуется с помощью специальных справочников корректных проводок. Этот справочник подготавливается бухгалтером, ответственным за методологию учета на предприятии, или конкретного участка учета. После этого работа по вводу информации может быть доверена рядовым бухгалтерам.

Контроль правильности формирования корреспонденции счетов в некоторых системах выполняется не только в момент ввода информации о хозяйственной операции, но и независимо от него. Контроль выполняется в групповом режиме после окончания ввода всех записей. Это позволяет локализовать большинство ошибочных и сомнительных проводок. Эта функция полезна при аудиторских проверках. Особенно важна она в системах класса "бухгалтерский комплекс", где информация поступает в АРМ сводного учета из АРМ других участков учета и требует сплошной проверки.

Групповой режим контроля реализован в программах "1С: Бухгалтерия 7.7"; "Галактика" и многих других системах автоматизации учета.

Ввод данных и автоматизированная генерация бухгалтерских операций и проводок на основе типовых операций. Наряду с возможностью ручного ввода информации о хозяйственных операциях многие системы позволяют автоматизировать ввод рутинных, часто повторяющихся операций, а также операций, которые порождают несколько проводок и требуют расчета сумм по каждой из них.

Такие стандартные, многократно повторяющиеся операции в практике учетной работы встречаются достаточно часто. Приведем лишь два примера.

Пример 1. Хозяйственная операция, связанная с реализацией продукции, отражается в учете тремя проводками. Первая из них отражает сумму от реализации продукции без НДС по счетам: дебет счета62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" и кредит счета46 "Реализация продукции", вторая сумму НДС по счетам: дебет счета46 и кредит счета 68"Расчеты с бюджетом". Кроме того, как правило, в этот же момент на счет 46 списывается и учетная стоимость реализованной продукции: дебет 46 и кредит 40 "Готовая продукция". Таким образом, по данной хозяйственной операции должны быть отражены в журнале учета хозяйственных операций три проводки с расчетом сумм по каждой из них, а также запись о самой операции, если в системе хранятся бухгалтерские операции (второй способ хранения информации о хозяйственной операции).

Пример 2. При начислении зарплаты бухгалтеру приходится делать отчисления в определенном проценте в пенсионный фонд, страховой фонд, фонды медицинского страхования, фонд занятости, жилищно-социальный фонд и т.д. Он должен рассчитать суммы и соответственно сформировать все проводки и отразить их в журнале учета операций.

Подобные операции в системах автоматизации бухгалтерского учета называют типовыми операциями. Для них разрабатываются шаблоны, которые представляют собой сценарии формирования проводок, позволяющие отразить хозяйственную операцию в учете. С помощью шаблонов обеспечивается автоматизированный ввод бухгалтерских операций. При этом генерируются все проводки, сопутствующие данной операции, и автоматически, по заданному алгоритму, рассчитываются их суммы.

Данный способ автоматизации ввода информации о хозяйственных операциях получил название "ввод данных с использованием типовых операций". Он позволяет избежать ошибок в определении корреспонденции счетов, а также избавляет бухгалтера от выполнения рутинной работы по заполнению реквизитов операции. Общая схема работы с типовыми операциями представлена на рис 4.22.

Рис. 4.22. Общая схема ввода данных и автоматизированная генерация бухгалтерских операций и проводок на основе типовых операций

Шаблон типовой операции включает одну или нескольких проводок, отражающих хозяйственную операцию в бухгалтерском учете. Для каждой проводки, входящей в этот шаблон, определяются дебетуемый и кредитуемый счета, а вместо сумм проводок указываются алгоритмы их определения. В типовой операции указывается также краткое содержание операции и каждой проводки, может указываться имя файла документа, связанного с этой операцией. Последний реквизит позволяет сформировать и напечатать документ.

Суммы проводок могут рассчитываться по формуле или запрашиваться при вводе. Алгоритмы расчетов могут быть простыми, например, выражающими пропорциональное отношение суммы проводки к общей сумме хозяйственной операции. Они могут быть и достаточно сложными, описанными с помощью встроенного в программу специализированного процедурного языка, позволяющего обращаться к остаткам и оборотам счетов, делать ссылки на результаты других проводок данной типовой операции, содержать условия расчетов, использовать диапазон дат и т.д.

Каждая типовая операция регистрируется в справочнике (списке) типовых операций под своим уникальным именем. Типовые операции в справочнике могут быть сгруппированы: по разделам учета, по основному счету, задействованному в операциях или другим критериям.

На рис. 4.23 показана организация справочника типовых операций системы "1С: Бухгалтерия" версии 7.7.

Рис. 4.23 Справочник типовых операций в программе "1С: Бухгалтерия 7.7"

Типовые операции в справочнике могут быть сгруппированы по различным критериям. В комплекте поставки программы типовые операции объединены в группы по принадлежности к различным задачам. Каждая группа содержит определенный набор типовых операций (рис. 4.24).

Рис. 4.24. Группа справочника типовых операций в программе "1С: Бухгалтерия 7.7"

Каждая типовая операция имеет свой шаблон, в соответствии с которым строятся проводки. Экранная форма создания/корректировки шаблона типовой операции в программе "1С: Бухгалтерия 7.7" приведена на рис. 4.25.

Рис. 4.25. Экранная форма создания/корректировки шаблона типовой операции в программе "1С: Бухгалтерия 7.7"

В программе "Финансы без проблем" пользователь может задать несколько уровней иерархии справочника "дерево видов операций". Описание правил формирования проводок и расчета их сумм задается на последнем уровне (рис. 4.19).

В работе с типовыми операциями различают два этапа: создание шаблонов типовых операций и использование их для ввода данных о хозяйственных операциях.
Создание шаблона типовой операции выполняется один раз на момент внедрения автоматизированной системы учета, а затем по мере необходимости. На этом этапе типовой операции присваивается имя и код, разрабатывается шаблон типовой операции. Она заносится в справочник типовых операций. Новую типовую операцию можно создать и путем копирования ранее созданной типовой операции, близкой к ней по содержанию, корректируя отдельные поля-реквизиты.

На этапе эксплуатации системы созданная типовая операция многократно используется для ввода операций и проводок по заданному шаблону в журнал хозяйственных операций и в массив информации о хозяйственных операциях. При этом, если требуется рассчитать суммы проводок от некоторой общей суммы по данной хозяйственной операции, то эта сумма вводится вручную. Сумма каждой из проводок рассчитывается автоматически с помощью алгоритма расчета, заданного для конкретной проводки. Как правило, программы предоставляют возможность скорректировать рассчитанные суммы, хотя эта возможность поддерживается не всегда.

При использовании типовых операций бухгалтер избавляется от необходимости ввода одинаковых реквизитов по каждой проводке хозяйственной операции. Такие реквизиты, как дата вводятся один раз по данной хозяйственной операции, а содержание проводки лишь корректируется. В процессе ввода запрашиваются объекты аналитического учета, если на синтетическом счете предусмотрено ведение аналитики. Возможность корректировки реквизитов операции и ее проводок обеспечивает гибкость использования типовых операций. Часто системы позволяют ввести новую хозяйственную операцию путем копирования близкой по содержанию ранее введенной типовой операции, изменив значения некоторых из ее реквизитов.

системы, в которых проводки, введенные с помощью типовой операции, сохраняют связь с операцией (например, в системе "Интегратор");
системы, в которых проводки, введенные с помощью типовой операции, теряют связь с операцией (например, в системе "1С: Бухгалтерия").

Первый вариант предпочтителен. Он позволяет в любой момент выполнить перерасчет сумм проводок, он удобен при удалении ошибочно введенной информации.

Ввод данных и автоматическая генерация бухгалтерских операций на основе электронных форм документов. В системах автоматизации учета, которые реализуют технологию работы "от документа", пользователь заполняет предложенную ему форму документа, а бухгалтерские операции и их проводки формируются автоматически. Пользователь не может редактировать реквизиты, как сформированной операции, так и ее проводок, что и отличает этот способ от ранее рассмотренного автоматизированного способа.

Схемы реализации ввода данных в документ и занесения автоматически сформированных операций и проводок по заполненному пользователем документу в массив информации о хозяйственных операциях были рассмотрены в предыдущих параграфах этой главы.

Алгоритм формирования операции и проводок описывается при настройке системы, а исходные данные для его реализации берутся из заполненного документа. Язык, используемый для описания этого алгоритма, как правило, достаточно сложен и не рассчитан на конечного пользователя.

Напомним, что в зависимости от модели документооборота и функции, которую несет первичный документ, зависит и сохранение связи документа со сформированными по нему проводками, соблюдение временного лага между формированием документа и проводками, а также возможность формирования групповых проводок по документам одного вида (§ 4.2).

Данный способ формирования операций и бухгалтерских проводок используется, как при проведении документов, оформляющих реальную хозяйственную операцию, так и при проведении специализированных документов, оформляющих регламентные операции бухгалтерского учета (§ 4.1). Следовательно, автоматическая генерация бухгалтерских операций на основании вводимых пользователем документов выполняется также при начислении амортизации основных средств, нематериальных активов, переоценки остатков в валюте, закрытии месяца, квартала и т.п.

В своей работе мы часто сталкиваемся с парадоксальным отношением бухгалтеров к системам автоматизации бухучета. Казалось бы, технические решения призваны облегчить труд сотрудников и высвободить для них больше времени на решение ключевых задач. Но на практике большинство бухгалтеров открещиваются от них: «чур меня, чур».

С чем это связано? С недоверием к технике, с нежеланием переучиваться? Или с потаенным страхом, что автоматизация бизнеса оставит бухгалтеров без работы? Да, знаменитая статья «Будущее рабочих мест» за авторством Карла Фрея и Майкла Осборна из Оксфордского университета предсказывала сокращение мест бухгалтеров и аудиторов на 94%. Но не стоит трактовать ее столь буквально:

10 примеров автоматизации рутинных задач

Автоматизация хороша там, где ее применяют с умом. Это как с автолюбителями. Если вы каждый день стоите в пробках по три часа, лучше перейти на коробку автомат, чем сквозь слезы с занемевшей ногой гордиться умением водить на механике.

В этой статье мы собрали самые распространенные ручные операции, которые бухгалтеры до последнего стараются делать вручную, хотя для каждого существует одно или несколько технических решений.

Ввод первички

Акты, счета-фактуры, УПД, счета на оплату, паспорта и другие первичные документы могут отнять нечеловеческое количество времени на ручной ввод. Но зачем, если ABBYY разработала специальное решение для обработки документов? На базе ее технологий существует несколько разных сервисов и ПО для бухгалтеров, которые можно использовать для автоматизации ввода первички. От сотрудника требуется только проверка результата.

Время до: от 1 до 5 часов

Время после: 10-15 минут

Электронная отчетность

Время до: 30-60 минут

Время после: 1-5 минут

Клиент-банк

Если про электронную отчетность из 1С слышали многие, то вот про то, что там же можно обмениваться документами с банком, знают не все специалисты. Прямо в интерфейсе 1С вы можете формировать и отправлять платежи в банк, отслеживать статус документов и получать информацию по всем картам.

Обмен документами с контрагентами

Документооборот с контрагентами тоже можно организовать прямиком из интерфейса 1С. Во-первых, не придется переключаться. Во-вторых, больше ничего не потеряется.

Сверка данных с контрагентами

Авансовый отчет по QR-коду

Даже покупка двадцати наименований канцелярии для офиса может обернуться часовой работой для бухгалтера, которому надо составить авансовый отчет по расходам, то есть вручную ввести каждую позицию, их количество и стоимость. А можно было просто отсканировать QR-коды с чеков, а программа бы составила авансовый отчет автоматически.

Время до: 60 минут

Время после: 2 минуты

Проверка контрагента

Время до: 3-5 часов на одного контрагента

Время после: 3-5 минут на одного контрагента

Поиск дублей в справочниках

Нечаянные дублирующие документы в справочниках могут стать настоящей занозой сами знаете где. Временные затраты, которые уходят на ручную проверку, зависят от размера вашей базы и такого туманного понятия, как «замыленность глаза». Короче говоря, вы можете потратить целый день на поиск дубля. А программе на это потребуется не больше пары минут.

Сверка выручки с базой НДС

Соответствие закону

Вам хоть раз возвращали документы, потому что «они оформлены по устаревшим нормам»? И это тогда, когда нормы устарели 15 минут назад. Приятного в этом мало, а возня на переделывание может занять слишком много времени. Избавиться от такой проблемы можно раз и навсегда при помощи автоматизированного решения, которое загружает в свою базу все свежие изменения законодательства и сверяет с ними ваши документы.

Экономия времени в этом случае равняется тому времени, которое вам в каждом конкретном случае придется потратить на переоформление документа и повторную его отправку.

Что нужно знать, чтобы автоматизировать рутинные задачи

Итак, что нужно делать, чтобы держать руку на пульсе:

Следить за обновлениями 1С, обязательно прочитывать документы свежих релизов и внедрять в учет.
Изучать возможности дополнительных сервисов и ПО.
Развивать аналитическое мышление, изобретать собственные решения и реализовывать их при помощи программистов 1С. Высший пилотаж, повышает ценность сотрудника в N раз.

А теперь давайте посмотрим, как именно мы можем сэкономить собственное время и ресурсы:

Как реализовать решения автоматизации на практике

Настало время поговорить о том, как все эти прелести реализовать технически. Вот где живут решения для автоматизации:

1. 1С и ее свежие внутренние возможности

Многие возможности автоматизации процессов уже заложены в вашу версию 1С или вот-вот появятся в новых релизах. Для того, чтобы быть в курсе, необходимо следить за обновлениями и погружаться в тематические информационные источники: это могут быть и профильные СМИ, и блоги бухгалтеров.

Плюсы: уже входит в стоимость вашей программы, дополнительно платить не надо

Минусы: встроенные возможности 1С редко могут потягаться с дополнительными сервисами

2. Портал ИТС и Маркет42

Плюсы: невысокая стоимость, широкий выбор, сервисы не влияют на обновления 1С

Минусы: решения все же стандартизированные, для каких-то супер-уникальных случаев могут и не подойти

3. Индивидуальные разработки

Вариант, который идеально подходит тем, у кого много специфики в работе или крупным компаниям. Вы можете самостоятельно найти решение для автоматизации какой-то части работы и заказать его реализацию у опытного разработчика 1С. Либо можно пойти дальше и обратиться к разработчику, чтобы он познакомился с вашей системой учета и предложил, какими способами можно автоматизировать самые трудоемкие процессы, отнимающие уйму времени и сил.

Плюсы: если все пойдет хорошо, на выходе вы получите уникальную разработку, которая будет решать именно ваши задачи

Минусы: это дорого, долго и, увы, не всегда эффективно, если не повезло с исполнителем

4. Комплексные решения

Плюсы: экономия, удобство использования

Минусы: некоторые функции в комплексном решении вам могут и не понадобиться

Как видите, автоматизация бухгалтерского учета имеет множество вариантов, и не так страшна, как кажется на берегу. Грамотное использование современных возможностей поможет сэкономить время, деньги и, самое главное, нервы от недопущенных ошибок.

В редакции 2.0 предусмотрено два режима формирования бухгалтерских записей — проводок документами. Выбор режима формирования проводок производится в настройках параметров учета.

1. Проводки формируются одновременно с проведением документа. В целом, этот аналогичен формированию проводок в редакции 1.0. В этом случае, заполнение всех реквизитов и проведение документа производится одним сотрудником, формирование проводок не выделяется в отдельное действие. Типовая операция и дополнительные реквизиты выбираются непосредственно в самом документе. Применяется в небольших организациях, имеющих одного или нескольких счетных работников, полностью ответственных как за документооборот, так и за бухгалтерское оформление документов.

2. Проводки формируются обособленно от документа. При этом варианте работы документ имеет несколько стадий жизненного цикла. За каждую стадию в общем случае отвечает отдельный сотрудник. Формирование бухгалтерских проводок — отдельное действие. Документ проводится без выбора типовой операции, проводки при этом не формируются. После этого, другой пользователь в отдельной форме устанавливает для документа типовую операцию, заполняет дополнительные реквизиты и формирует проводки. Данный вариант работы применяется в крупных организациях при разделении функций между сотрудниками. Примером может быть централизованная бухгалтерия (ЦБ) — в обслуживаемых учреждениях (удаленный доступ) готовятся первичные документы, а бухгалтерские записи формируются уже в ЦБ.

Настройка типовых операций в пользовательском режиме

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» есть возможность настройки типовых операций в пользовательском режиме:

можно изменить существующую операцию — изменить правила формирования проводок, добавить новые проводки и пр.;
можно создать новую операцию на основе существующей (поставляемой фирмой «1С») или «с нуля»;
можно отключить неиспользуемые операции;
предусмотрен экспорт/импорт типовых операций;
можно настроить права пользователя на использование и (или) редактирование операции.

возможность автоматизации часто используемых операций, которые не предусмотрены в программе — формирование проводки «одной кнопкой»;
возможность «тонкой настройки» операций для конкретного учреждения, с сохранением поддержки измененных операций;
реализация отраслевых, ведомственных требований к учету.

Редактирование типовых операций выполняется в пользовательском режиме без внесения изменений в конфигурацию.

Настройка типовых операций в пользовательском режиме

Дополнительные табличные части документа

Наряду с возможностью добавления дополнительных реквизитов типовой операции реализована возможность без изменения конфигурации:

добавить колонки к существующим табличным частям документов;
добавить дополнительные табличные части.

Добавленные колонки и табличные части документов могут быть использованы при настройке проводок типовых операций.

Настройка заполнения реквизитов по умолчанию

Для реквизитов документов и справочников предусмотрена возможность настраивать значения по умолчанию в пользовательском режиме

Редактирование макетов печатных форм без программирования

Можно редактировать макеты печатных форм, не прибегая к помощи внешних программ. При этом предусмотрены большие возможности по редактированию макетов печатных форм, в частности, можно:

изменить формат (тип, размер и цвет шрифта, заливку, центрирование, границы);
изменить расположение полей документа;
изменить текстовые поля и их расположение.

Редактирование макетов печатных форм без программирования

Бизнес-процессы и задачи

Бизнес-процессы позволяют объединять отдельные операции в системе в цепочки взаимосвязанных действий, приводящих к достижению определенных целей.

Читайте также: