Какие существуют способы заполнения и редактирования ячеек в excel

Обновлено: 05.07.2024

Заполнять пустоты или нет? Этот вопрос часто касается пустых ячеек в таблицах Excel. С одной стороны, ваша таблица выглядит аккуратнее и читабельнее, если вы не загромождаете ее повторяющимися значениями. С другой стороны, пустые ячейки могут вызвать проблемы при сортировке, фильтрации данных или создании сводной таблицы. В этом случае вам желательно заполнить все поля.

Таким образом, мой ответ - «Заполнить». А теперь посмотрим, как это сделать.

Есть разные способы решения этой проблемы. Я покажу вам несколько быстрых и один ОЧЕНЬ быстрый способ заполнить пустые ячейки значениями.

Как выделить пустые ячейки на листах Excel.

Перед тем, как заполнить пустоты в таблице Excel, сначала нужно их выделить. Если у вас большая таблица с десятками незаполненных областей, разбросанными по ней, то потребуется много времени, чтобы сделать это вручную. Вот быстрый приём для выбора пустых ячеек.

  1. Выберите столбцы или строки, в которых вы хотите заполнить пустоты.
  1. Нажмите Ctrl + G или же F5 для отображения диалогового окна “Перейти”.
  2. Щелкните по кнопке «Выделить».
  3. Выберите «Пустые ячейки».

Совет. Если вы забыли сочетания клавиш, перейдите в группу «Найти и выделить» на вкладке Главная и выберите команду «Выделить группу ячеек» в раскрывающемся меню. Появится то же самое диалоговое окно.

  1. Далее выберите, что будем выделять. Например, формулы, комментарии, константы, пробелы и т. д.
  1. Установите переключатель «Пустые ячейки» и нажмите «ОК».

Теперь выделены только пустые ячейки из выбранного диапазона, и вы готовы к следующему шагу.

Формула Excel для заполнения пустых ячеек значениями, стоящими выше / ниже

Выбрав пустые ячейки в таблице, вы можете заполнить их значениями, стоящими сверху или снизу, или же просто вставить какое-то определенное содержимое.
Если вы собираетесь заполнить пробелы значением из ближайшей заполненной ячейки выше или ниже, вам нужно ввести очень простую формулу в одну из пустых ячеек. Затем просто скопируйте ее во все остальные. Вот как это сделать.

  1. Выделите все незаполненные ячейки, как описано выше.
  2. Нажмите F2 или просто поместите курсор в строку формул, чтобы начать писать формулу в активной ячейке.

Как видно на скриншоте ниже, активная ячейка – A3, то есть по умолчанию это самая левая верхняя из всех незаполненных.

  1. Введите знак равенства (=).
  2. Наведите курсор на ячейку, находящуюся выше или ниже, с помощью клавиши со стрелкой вверх или вниз или просто кликните по ней мышкой.

Формула (=A2) показывает, что A3 получит значение из A2, и будет заполнена предыдущим значением.

  1. Нажмите Ctrl + Enter , чтобы автоматически вставить формулу сразу во все выделенные позиции.

Ну вот! Теперь каждая выделенная ячейка ссылается на ячейку, находящуюся над ней.

Совет. Вы должны помнить, что все ячейки, которые раньше были пустыми, теперь содержат формулы. И если вы хотите, чтобы ваша таблица была в порядке, лучше эти формулы заменить на значения. В противном случае вы получите беспорядок при сортировке или же добавлении строк или столбцов в таблицу.

Поэтому рекомендую не останавливаться и сразу после ввода формул заменить их на значения. Выполните следующие простые шаги:

  1. У вас выделены все ячейки с формулами, которые вы только что ввели и хотите преобразовать.
  2. Нажмите Ctrl + C или же Ctrl + Ins , чтобы копировать формулы и их результаты в буфер обмена.
  3. Нажмите Shift + F10 а потом V , чтобы вставить обратно в выделенные позиции только значения.
    Shift + F10 + V — это самый быстрый способ использовать диалог Excel «Специальная вставка».

Заполните пустые ячейки нулями или другим определенным значением

Что, если вам нужно заполнить все пробелы в таблице нулями, любым другим числом или просто одинаковыми данными? Вот два способа решить эту проблему.

Способ 1.

  1. Выделите пустые ячейки, как мы уже делали.
  2. Нажмите F2 для активации режима редактирования в строке формул. Или просто кликните туда мышкой.
  3. Введите желаемое число или текст.
  4. Нажмите Ctrl + Enter .

Несколько секунд - и все пустые ячейки одинаково заполнены введенным вами словом, символом либо нулями при необходимости.

Способ 2.

  1. Выделите диапазон с пустыми ячейками.
  2. Нажмите Ctrl + H для отображения диалогового окна «Найти и заменить». Или используйте меню.
  3. В этом окне перейдите на вкладку «Заменить».
  4. Оставьте поле «Найти» пустым и введите необходимое значение в текстовое поле «Заменить на».
  5. Щелкните " Заменить все".

Пустые ячейки будут заполнены значением, которое вы указали.

Заполнение пустых ячеек при помощи макроса VBA.

Если подобную операцию вам приходится делать часто, то имеет смысл создать для неё отдельный макрос, чтобы не повторять всю вышеперечисленную цепочку действий вручную. Для этого жмём Alt+F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer), чтобы открыть редактор VBA, затем вставляем туда новый пустой модуль через меню Insert – Module. Далее копируем или вводим туда вот такой короткий код:

Sub Fill_Blanks()
For Each cell In Selection
If IsEmpty(cell) Then cell.Value = cell.Offset(-1, 0).Value
Next cell
End Sub

Как легко можно сообразить, этот макрос проходит последовательно по всем выделенным ячейкам и, если они не пустые, то заполняет их значениями из предыдущей ячейки сверху.

Для удобства, можно назначить этому макросу сочетание клавиш или даже поместить его в Личную Книгу Макросов (Personal Macro Workbook), чтобы он был доступен при работе в любом вашем файле Excel.

Какой бы способ вы ни выбрали, заполнение таблицы Excel займет у вас буквально минуту.

Как быстро заполнить пустые ячейки без использования формул.

Вот наши данные о продажах в разрезе менеджеров и регионов. Некоторые из продавцов работали в нескольких регионах, сведения об их продажах записаны друг под другом. Также объединены ячейки месяцев. Таблица выглядит достаточно читаемо. Однако, если нужно будет отфильтровать или просуммировать данные по менеджерам, или же найти сумму продаж по региону за определенный месяц, то сделать это будет весьма затруднительно. Этому будут мешать пустые и объединенные ячейки.

Поэтому постараемся привести таблицу к стандартному виду, заполнив все пустоты и разъединив ранее объединенные области.


Перейдите на ленте на вкладку AblebitsTools.

  1. Установите курсор в любую ячейку таблицы, в которой вам нужно заполнить пустые ячейки.
  2. Щелкните значок «Заполнить пустые ячейки (FillBlankCells)».

На экране появится окно надстройки, в котором перечислены все столбцы и указаны параметры заполнения.

  1. Снимите отметку со столбцов, в которых нет пустых ячеек.
  2. Выберите действие из раскрывающегося списка в правом нижнем углу окна.

Если вы хотите заполнить пустые поля значением из ячейки, находящейся выше, выберите параметр «Заполнить ячейки вниз (Fill cells downwards)». Если вы хотите скопировать содержимое из ячейки ниже, выберите в этом же выпадающем списке «Заполнить ячейки вверх (Fill cells upwards)». В нашем случае выбираем заполнение вниз.

В отличие от рассмотренных выше способов, здесь пустые ячейки заполнены не одним и тем же значением, а разными, которые гораздо больше подходят для ваших данных. Правильное заполнение этой даже такой небольшой таблицы потребовало бы от вас достаточно существенных затрат времени. А надстройка позволяет это сделать буквально в пару кликов.


Помимо заполнения пустых ячеек, этот инструмент также разделил объединенные ячейки. В таком виде таблица вполне пригодна для фильтрации данных, различных подсчетов, формирования сводной таблицы на ее основе.

Проверьте это! Загрузите полнофункциональную пробную версию надстройки Fill Blank Cells и посмотрите, как она может сэкономить вам много времени и сил.

Теперь вы знаете приемы замены пустых ячеек в таблице разными значениями. Я уверен, что вам не составит труда сделать это при помощи любого из рассмотренных способов.

Быстрое удаление пустых столбцов в Excel - В этом руководстве вы узнаете, как можно легко удалить пустые столбцы в Excel с помощью макроса, формулы и даже простым нажатием кнопки. Как бы банально это ни звучало, удаление пустых столбцов в Excel не может… Как полностью или частично зафиксировать ячейку в формуле - При написании формулы Excel знак $ в ссылке на ячейку сбивает с толку многих пользователей. Но объяснение очень простое: это всего лишь способ ее зафиксировать. Знак доллара в данном случае служит только одной цели - он указывает,… Чем отличается абсолютная, относительная и смешанная адресация - Важность ссылки на ячейки Excel трудно переоценить. Ссылка включает в себя адрес, из которого вы хотите получить информацию. При этом используются два основных вида адресации – абсолютная и относительная. Они могут применяться в разных комбинациях… Относительные и абсолютные ссылки – как создать и изменить - В руководстве объясняется, что такое адрес ячейки, как правильно записывать абсолютные и относительные ссылки в Excel, как ссылаться на ячейку на другом листе и многое другое. Ссылка на ячейки Excel, как бы просто она ни… 6 способов быстро транспонировать таблицу - В этой статье показано, как столбец можно превратить в строку в Excel с помощью функции ТРАНСП, специальной вставки, кода VBA или же специального инструмента. Иначе говоря, мы научимся транспонировать таблицу. В этой статье вы найдете… 4 способа быстро убрать перенос строки в ячейках Excel - В этом совете вы найдете 4 совета для удаления символа переноса строки из ячеек Excel. Вы также узнаете, как заменять разрывы строк другими символами. Все решения работают с Excel 2019, 2016, 2013 и более ранними версиями. Перенос… Как безопасно удалить пустые ячейки в Excel и как не нужно никогда это делать - В этом руководстве вы узнаете, как правильно и безопасно удалять пустые ячейки в таблицах Excel, чтобы они выглядели четкими и профессиональными. Пустые ячейки – это неплохо, если вы намеренно оставляете их в нужных местах по… Как посчитать количество пустых и непустых ячеек в Excel - Если ваша задача - заставить Excel подсчитывать пустые ячейки на листе, прочтите эту статью, чтобы найти 3 способа для этого. Узнайте, как искать и выбирать среди них нужные с помощью стандартных инструментов поиска, или же просто… 6 способов — как безопасно удалить лишние пустые строки в Excel - Это руководство научит вас нескольким простым приемам безопасного удаления нескольких пустых строк в Excel без потери информации. Пустые строки в таблице — это проблема, с которой мы все время от времени сталкиваемся, особенно при объединении… Как поменять столбцы местами в Excel? - В этой статье вы узнаете несколько методов перестановки столбцов в Excel. Вы увидите, как можно перетаскивать один или сразу несколько столбцов мышью либо с помощью «горячих» клавиш. Можно перемещать сразу несколько несмежных столбцов за раз. Последнее часто…

Чтобы отредактировать содержимое ячейки в строке формул:

1. Выделите ячейку, содержимое которой требуется изменить.

2. Выберите строку формул для перехода в режим редактирования в этой строке.

3. Сделайте необходимые изменения.

Чтобы произвести непосредственное редактирование содержимого ячейки:

1. Выделите ячейку и нажмите клавишу <F2>.

2. Отредактируйте содержимое ячейки.

3. Нажмите клавишу <Enter> или кнопку Ввод, чтобы принять сделанные изменения.

В любой момент во время редактирования можно отказаться от внесённых изменений, нажав кнопку Отмена слева от строки формул, или клавишу <Esc>.

Если нужно полностью заменить содержимое ячейки, выделите её и начните набирать новое значение. Старое значение будет замещаться новым.

Вводимая в ячейки Excel информация может быть отображена на экране различными способами. Для изменения формы отображения и доступа информации Excel использует средства форматирования и защиты.

Изменение параметров шрифта

Установка шрифта для данной ячейки или диапазона производится с помощью команды Формат | Ячейки, вкладка Шрифт.Выравнивание

Для выравнивания данных в ячейке нужно предварительно выделить эту ячейку, затем выполнить команду Формат | Ячейки и в открывшемся диалоговом окне перейти на вкладку Выравнивание.

Для упрощения и повышения эффективности процесса ввода в Excel предусмотрено несколько дополнительных способов ввода. Одним из способов ввода в Excel повторяющихся значений является выбор из списка.

Упражнение 12.

1. Заполните ячейки таблицы данными как показано на рис. 5.

2. Щёлкните правой кнопкой мыши на ячейке В7, в которую нужно ввести данные.

3. В появившемся контекстном меню выполните команду Выбрать из списка.

4. Выберите нужное значение из списка.


Рис. 5 Исходные данные

При работе с большим объёмом данных, например со списками, возникает необходимость ввода последовательности однородно возрастающих или убывающих значений. Для облегчения таких операций в Excel существует удобная альтернатива – автозаполнение.

Последовательности чисел, дат и времени основаны на изменении какого-то базового значения с некоторым шагом. Например, если в первую ячейку занесено значение 10, а шаг последовательности равен 2, то во второй ячейке последовательности будет храниться значение 12, в третьей – 14 и т.п.

Чтобы создать последовательность:

1. Введите начальное значение в первую ячейку последовательности.

2. Выделите диапазон ячеек, в котором должна содержаться последовательность.

3. Выполните команду Правка | Заполнить| Прогрессия и в появившемся диалоговом окне Прогрессиязадайте параметрыпоследовательности (рис. 6).


Рис. 6 Окно для создания последовательности

4. С помощью переключателяРасположениевыберите направление заполнения –по строкамилипо столбцам.

5. С помощью переключателя Тип определите тип последовательности: арифметическая прогрессия, геометрическая прогрессия или последовательность дат – положение даты.

6. Для последовательности дат выберите единицу изменения даты посредством переключателя Единицы.

7. В поле Шаг введите шаг последовательности. Для геометрической прогрессии это значение является знаменателем прогрессии, для последовательности дат задаётся количество периодов времени, выбранных в предыдущем пункте.

8. Поле Предельное значениеопределяет конец последовательности.

Самым удобным средством занесения информации является маркер заполнения, находящийся в правом нижнем углу активной ячейки (рис. 7). Механизм использования маркера заполнения следующий:

1. Выделите ячейку или прямоугольный диапазон, содержащий исходную информацию, подлежащую распространению.

2. Указатель мыши подведите к маркеру заполнения.

3. Маркер заполнения захватываете с помощью левой кнопки мыши и протаскиваете в нужном направлении, пока не будет «охвачена» подлежащая заполнению область.

4. Нажатую кнопку мыши отпускаете.


Рис. 7 Протяжка маркера при заполнении диапазона В2:В5

При выделении диапазона ячеек путём перетаскивания маркера заполнения правой кнопкой мыши появляется контекстное меню, представленное на рис. 8. В нём содержатся команды, описанные в табл. 2.

Возможности, предоставляемые контекстным меню маркера заполнения:

1. Введите в первую ячейку последовательности начальное значение, а во вторую - значение, увеличенное на шаг.

2. Выделите этот диапазон ячеек.

С помощью правой кнопки мыши перетащите маркер заполнения так, чтобы выделить диапазон, который нужно заполнить.


Рис. 8 Контекстное меню

Команды контекстного меню при автозаполнении

Команда Действие
Копировать ячейки Копирует выделенную ячейку или диапазон в ячейки, выделенные с помощью маркера заполнения. Копируются значения и форматы.
Заполнить Заполняет последовательностью. Шаг последовательности выбирается автоматически.
Заполнить только форматы Присваивает выделенным с помощью маркера заполнения ячейкам форматы исходной ячейки. Значения ячеек не меняются
Заполнить только значения Присваивает выделенным с помощью маркера заполнения ячейкам значения исходной ячейки. Форматы ячеек не меняются
Заполнить по дням Заполняет выделенные с помощью маркера заполнения ячейки последовательностью дат с шагом в один день, начиная с даты, содержащейся в исходной ячейке.
Заполнить по рабочим дням Действие аналогично предыдущей команде, но пропускаются выходные дни.
Заполнить по месяцам Заполняет выделенные ячейки последовательностью дат с шагом в один месяц, начиная с даты в исходной ячейке.
Заполнить по годам Заполняет выделенные ячейки последовательностью дат с шагом в один год, начиная с даты в исходной ячейке.
Линейное приближение Заполняет выделенные ячейки значениями, полученными при линейной аппроксимации значений, содержащихся в исходном диапазоне.
Экспоненциальное приближение Заполняет выделенные ячейки значениями, полученными при экспоненциальной аппроксимации значений, содержащихся в исходном диапазоне.
Прогрессия Открывает окно Прогрессия.

Упражнение 13.Создайте последовательности различных типов, как показано на рис. 9 двумя способами: командой Правка | Заполнить| Прогрессияи с помощью маркера заполнения.

При работе в Excel может возникнуть потребность в создании текстовых последовательностей. Excel может создать последовательность на основе заданного ранее так называемого списка автозаполнения.

Если при автозаполнении в первой ячейке диапазона находится значение, принадлежащее одному из списков, то остальные ячейки будут последовательно заполнены значениями из данного списка.

Чтобы создать, изменить или удалить список автозаполнения:

1. Выполните команду Сервис| Параметры.

2. В появившемся окне Параметры перейдите на вкладку Списки (рис. 10).

3. Чтобы изменить список, выделите его в перечне Списки, отредактируйте список элементов в поле Элементы списка и нажмите кнопку <Добавить>.

4. Чтобы удалить список, выделите его в перечне Списки и нажмите кнопку <Удалить>.

После завершения работы со списками нажмите кнопку <Ok>. Если вы хотите отменить сделанные изменения, нажмите кнопку <Отмена>.


Рис. 9 Примеры последовательностей

Упражнение 14. Создайте текстовые последовательности: знаки Зодиака, основные узлы компьютера, изучаемые дисциплины.


Рис. 10 Работа со списками автозаполнения

Для выхода из Excel можно использовать несколько способов:

1. Выполните команду Файл| Выход.

3. Используйте сочетание клавиш <Alt>+<F4>.

4. Дважды щёлкните на значок системного меню в левом верхнем углу окна Word.

Если во время работы вы вносили какие-либо изменения в рабочие книги Excel автоматически выводит диалоговое окно о сохранении результатов работы.

Контрольные вопросы

1. Как запустить Excel сразу с открытым в нём нужным документом?

2. Как проще всего скопировать рабочий лист и назначить ему новое имя?

3. Как выделить несмежные листы или несмежные ячейки?

4. Какие существуют форматы для представления чисел в Excel?

5. Какие способы ввода повторяющихся значений вы знаете. Что такое маркер заполнения.

Содержимое ячейки можно редактировать непосредственно в ячейке. Вы также можете изменить содержимое ячейки, введя строка формул.

При редактировании содержимого ячейки Excel режиме правки. Некоторые Excel работают иначе или недоступны в режиме правки.

Если Excel режиме редактирования, в левом нижнем углу окна программы Excel отображается слово Изменить, как показано на рисунке ниже.

Как Excel в режиме правки?

В режиме правки многие команды недоступны. Например, если Excel находится в режиме правки, применить условное форматирование или изменить выравнивание содержимого ячейки невозможно.

Кроме того, клавиши со стрелками немного по-Excel в режиме правки. Вместо того чтобы перемещать курсор из ячейки в ячейку, в режиме правки клавиши со стрелками перемещают курсор в ячейке.

Включить или отключить режим правки

Если вы пытаетесь использовать режим правки, но ничего не происходит, возможно, он отключен. Вы можете включить или отключить режим правки, изменив параметр Excel редактирования.

Щелкните Файл > Параметры > Дополнительно.

Только Excel 2007: нажмите кнопку Microsoft Office , Excel параметры ,а затем выберите категорию Дополнительные параметры.

В разделе Параметры правки выполните требуемое действие.

Чтобы включить режим правки, выберите элемент Разрешить редактирование непосредственно в ячейках.

Чтобы отключить режим правки, сключим поле Разрешить редактирование непосредственно в ячейках.

Перейдите в режим правки

Чтобы начать работу в режиме правки, сделайте следующее:

Дважды щелкните ячейку с данными, которые вы хотите изменить.

При этом запускается режим правки, и курсор находится в ячейке, которую вы дважды щелкнули. Содержимое ячейки также отображается в панели формул.

Щелкните ячейку с данными, которые вы хотите изменить, а затем щелкните в любом месте в области формул.

При этом в режиме правки курсор будет расположен в области формул в том месте, где вы щелкнули.

Щелкните ячейку с данными, которые вы хотите изменить, и нажмите F2.

В режиме правки курсор будет курсором в конце содержимого ячейки.

Вставка, удаление и замена содержимого ячеок

Чтобы вставить символы, щелкните ячейку, в которой их нужно вставить, и введите новые символы.

Чтобы удалить символы, щелкните ячейку, в которой их нужно удалить, а затем нажмите кнопку BACKSPACE или выберите символы, а затем нажмите кнопку DELETE.

Чтобы заменить определенные символы, вы выберите их и введите новые символы.

Чтобы включить режим замены, чтобы существующие символы заменялись новыми при вводе, нажмите кнопку ВСТАВИТЬ.

Примечание: Режим перепечатки можно использовать или отключать только в режиме правки. Если включен режим вставки, знак справа от точки вставки выделяется в панели формул и перезаписывается при вводе.

Чтобы начать новую строку текста в определенной точке ячейки, щелкните в том месте, где нужно ввести разрыв строки, а затем нажмите ALT+ВВОД.

Отмена и отмена изменений

Перед нажатием клавиши ВВОД или TAB, а также до или после нажатием клавиши F2 можно нажать клавишу ESC, чтобы отменить любые изменения содержимого ячейки.

После нажатия вводов или tab можно отменить изменения, нажав CTRL+Z или нажав кнопку Отменить на панели быстрого доступа.

Настройка способа отображения содержимого ячейки

После редактирования содержимого ячейки может потребоваться настроить их отображение.

Изменение ширины столбца

Щелкните ячейку, для которой требуется изменить ширину столбца.

На вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат.

Выделите пункт Размер ячейки и выполните одно из следующих действий.

Чтобы подогнать размер ячейки под текст, выберите команду Автоподбор ширины столбца.

Чтобы указать большую ширину столбца, щелкните Ширина столбца и введите нужное число в поле Ширина столбца.

Примечание: Также ширину столбца можно увеличить, изменив формат столбца или отдельной ячейки. Например, можно изменить формат даты, чтобы отображался только день и месяц (формат "дд.мм"), например 31.12, или представить число в экспоненциальном формате, например 4E+08.

Если в ячейке несколько строк текста, часть текста может отображаться не так, как нужно. Путем переноса текста в ячейке можно отобразить несколько строк текста.

Примечание: Если Excel режиме редактирования, изменить способ переноса текста невозможно.

Перенос текста в ячейке

Щелкните ячейку, в которой требуется выполнить перенос текста.

На вкладке Главная в группе Выравнивание выберите пункт Переносить текст.

Примечание: Если текст является одним длинным словом, символы не будут переносимы; вы можете расширить столбец или уменьшить размер шрифта, чтобы увидеть весь текст. Если после переноса текста в ячейке отображается не весь текст, может потребоваться изменить высоту строки.

На вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат и выберите в разделе Размер ячейки команду Автоподбор высоты строки.

Выход из режима правки

Чтобы остановить работу в режиме правки, сделайте следующее:

Нажмите клавишу ВВОД.

Excel выйти из режима правки и выбрать ячейку непосредственно под текущей ячейкой.

Вы также можете указать, что при нажатии нажатия ввод вы можете выбрать другую смежную ячейку.

Щелкните Файл > Параметры > Дополнительно.

Только Excel 2007: нажмите кнопку Microsoft Office , Excel параметры ,а затем выберите категорию Дополнительные параметры.

В разделе Параметры правки выполните требуемое действие.

Чтобы выделение оставалось в ячейке, которую вы редактируете, сделайте так, чтобы после нажатия нажатия ввод переместили выделение.

Чтобы управлять направлением выделения, выберите после нажатия клавиши ВВОД, переместите выделение, щелкните стрелку рядом с кнопкой Направление ивыберите направление из списка.

Нажмите клавишу TAB.

При этом режим правки перестанет быть изменен и выберет ячейку справа от текущей ячейки. При нажатии shift+TAB ячейка будет выбрана слева.

Форматирование ячеек – это внешнее их оформление, а также корректировка формата данных их содержимого.

Форматирование ячейки не меняет внутреннего представления данных. Существуют некоторые приемы форматирования данных:

ü Изменение вертикального и горизонтального выравнивания данных в ячейке;

ü Задание числовых форматов;

ü Указание шрифта, цвета, текста и фона;

ü Добавление к ячейкам декоративных рамок и заливки.

Для форматирования ячеек нужно:

1. Выделить нужные ячейки.

2. Воспользоваться кнопками панели инструментов ФОРМАТИРОВАНИЕ или запустить команду меню ФОРМАТ -> ЯЧЕЙКИ.

Существует несколько способов редактирования данных:

ü Двойной щелчок левой кнопкой мышки на ячейке и затем переместить курсор внутри ячейки к месту исправления;

ü Выделить ячейку и внести изменения в строке формул;

ü Выделить ячейку и нажать клавишу F2, и затем переместить курсор внутри ячейки к месту исправления.

15. Перемещение и копирование данных в Excel. Перемещение и копирование данных в Excel является одной из основных операций, используемых при работе с табличными данными, при этом копируется на новое место не только содержимое ячеек, но и их форматирование. В Excel перемещение и копирование содержимого ячеек можно осуществить двумя способами:
-командами меню Правка;
-перетаскиванием с помощью мыши.
Как только пользователь выделит ячейку и выберет команду Вырезать или Копировать в меню Правка,Excel произведет копирование содержимого ячейки в буфер обмена.
Когда вставляются данные из более чем одной ячейки, требуется указать только левый верхний угол области ячеек на рабочем листе Excel, в которую осуществляется вставка.
Перемещение и копирование данных в Excel с помощью меню
1. Выделите область ячеек для копирования.
2. Для перемещения щелкните кнопку Вырезать-или выберите команду Вырезать из меню Правка.Excel показывает границу, окружающую область вырезания.
3. Для копирования щелкните по кнопке Копировать-или выберите Правка, Копировать.Excel показывает границу, окружающую область копирования.
4. Выберите место (верхнюю ячейку области) вставки.
5. Щелкните по кнопке Вставить-нажмите Enter или выберите Правка, Вставить.
Возможность Перетаскивания позволяет перемещать или копировать содержимое выделенных ячеек с помощью мыши.Эта возможность Excel особенно полезна при перемещении и копировании на небольшие расстояния (в пределах видимой области рабочего листа).Перемещение и копирование данных в Excel перетаскиванием
1. Выберите область ячеек для перемещения.
2. Переместите указатель мыши на обрамление выделения.
3. Перетащите выделение с помощью указателя на новое место. Область ячеек будет перемещена на новое место.
4. Если при перетаскивании удерживать нажатой клавишу Ctrl,область ячеек будет скопирована на новое место.

16. Общие принципы форматирования: Главный принцип форматирования в Microsoft Excel такой же, как и у других приложений Windows: сначала выделить форматируемую область, затем – применить инструменты форматирования. Основные инструменты форматирования вынесены на панель форматирования и большинство из них совпадают с инструментами текстового процессора Word. Среди новых следует отметить инструмент "Объединить и поместить в центре" и кнопки для задания денежного и некоторых числовых форматов. Можно делать через формат ячеек либо через панель инструментов.

17. Мастер функций в Excel: Функции можно вводить вручную, но в Excel предусмотрен мастер функций,позволяющий вводить их в полуавтоматическом режиме и практически без ошибок. Для вызова мастера функций необходимо нажать кнопку Вставка функции на стандартной панели инструментов, выполнить команду Вставка/Функция или воспользоваться комбинацией клавиш [Shift+F3]. После этого появится диалоговое окно Мастер функций, в котором можно выбрать нужную функцию. Диалоговое окно Мастер функций используется довольно часто. Поэтому опишем его подробнее. Окно состоит из двух связанных между собой списков: Категория и Функция. При выборе одного из элементов списка Категория в списке Функция появляется соответствующий ему перечень функций. В Microsoft Excel функции разбиты на 12 категорий. Категория10 недавно использовавшихся постоянно обновляется, в зависимости от того,какими функциями вы пользовались в последнее время. Она напоминает стековую память: новая вызванная вами функция, которая в этом списке еще не числилась,займет первую строку, вытеснив тем самым последнюю функцию

18. Microsoft Excel. Основные встроенные функции (СУММ, СРЗНАЧ, ОКРУГЛ, МАКС, МИН), назначение, синтаксис.

СУММ -Суммирует все числа в интервале ячеек.

Синтаксис: СУММ(число1;число2; . )

Число1, число2. — от 1 до 30 аргументов, для которых требуется определить итог или сумму.

СРЗНАЧ - Возвращает среднее (арифметическое) своих аргументов.

Синтаксис: СРЗНАЧ(число1; число2; . )

Число1, число2, . — это от 1 до 30 аргументов, для которых вычисляется среднее.

ОКРУГЛ - Округляет число до указанного количества десятичных разрядов.

Синтаксис: ОКРУГЛ(число;число_разрядов)

Число — округляемое число.

Число_разрядов — количество десятичных разрядов, до которого нужно округлить число.

МАКС - Возвращает наибольшее значение из набора значений.

Синтаксис: МАКС(число1;число2; . )

Число1, число2. — от 1 до 30 чисел, среди которых требуется найти наибольшее.

МИН - Возвращает наименьшее значение в списке аргументов.

Синтаксис: МИН(число1;число2; . )

Число1, число2. — от 1 до 30 чисел, среди которых требуется найти наименьшее.


Для того чтобы в ячейку ввести какие-либо данные необходимо:

1) Щелкнуть по ячейке, чтобы выделить ее.


2) Ввести данные в выделенную ячейку с клавиатуры.


Текст отобразится как в самой ячейке, так и в строке формул.

3) Для завершения ввода, можно нажать клавишу Enter на клавиатуре или щелчком левой кнопки мыши по значку галочки в строке формул. Если вы ошиблись или передумали вводить данные, то для отмены можно нажать на клавишу Esc или щелкнуть по значку крестика в строке формул.

Ввод чисел

Следует помнить, что в русской версии Excel разделителем целой и дробной части является запятая, в английской - точка.

Числовые значения в ячейке могут содержать как цифры, так и специальные символы: + - Е е ( ) . , % /

Существуют некоторые особенности ввода чисел с использованием специальных символов:


1) Для ввода отрицательного числа перед числом ставится знак "-" (минус).

2) Число, которое заключено в скобки воспринимает программой как отрицательное. Т.е. (7) - для Excel означает -7.


3) Для отображения числа в экспоненциальном виде используется символ Е или е. Например, 7е2 означает 7*100, записывается в Excel как 7,00E+02 в экспоненциальном формате, а в числовом формате означает 700.


4) Для удобства ввода больших чисел, между разрядами можно ставить пробел (987 654,00). После нажатия клавиши Enter, в ячейке число отобразиться с пробелами, а в строке формул пробела не будет.



5) Знак процента используется для ввода процентного формата.


6) Для ввода дробных значений можно использовать знак Слеш (/). Если программа может распознать введенное число как дату, например 14/11, то в ячейке отразится дата - 14 ноября. Если надо представить это число как дробь, то перед вводимом числом необходимо ввести ноль - 0 14/11, и тогда в ячейке отобразится 1 и 3/11.



Число, которое Excel не может распознать как дату, например 14/28, будет представлено как дробь.

Ввод времени.


Для того чтобы в Excel ввести в ячейку время необходимо ввести часы, минуты и секунды, используя в качестве разделителя двоеточие. При вводе данных можно использовать как все три компонента, так и два (когда секунды не нужны). Если время было введено как часы и минуты, то в строке формул все равно время отобразиться с секундами.

Ввод даты.

Дата состоит из трех частей: день, месяц, год. В Excel используются следующие разделители: дефис ( - ), слеш ( / ), точка ( . ). Если ввести только день и месяц, то Excel автоматически поставит текущий год, а в строке формул дата будет отображаться полностью.


В Excel самая ранняя дата - 1 января 1900 года, начиная с нее всем датам присваивается порядковый номер от 1 и далее, так дате 01.01.2015 соответствует число 42005. Благодаря этому есть возможность выполнять вычисления между датами, узнать какая дата будет или была через определенное количество дней. Даты до 1900 года воспринимаются как текст.

Ввод текста.

В Excel можно записывать текст в несколько строк. Для этого нужно нажать клавиши Alt+Enter.


Если текст слишком длинный и не влезает в ячейку, можно воспользоваться командой Перенести текст. Для этого нужно:

1) Выделить ячейку с содержимым, которое не влезает


2) На вкладке Главная, в группе Выравнивание нажать кнопку Перенести текст


Обратите внимание, что в отличие от предыдущего случая, в строке формул текст остался написанным в одну строчку.

3) При необходимости можно изменить высоту строки или ширину столбца.

Для ввода символа, которого нет на клавиатуре, необходимо:

1) На вкладке Вставка, в группе Символы, выбрать команду Символ.

2) В открывшемся диалоговом окне можно выбрать нужный шрифт. Для облегчения поиска выбрать необходимый набор символов. Так же Excel показывает последние символы, которые вы использовали для вставки.


Для вставки выбранного символа нужно дважды щелкнуть по нему или нажать кнопку Вставить.

Редактирование данных.

Существует несколько способов редактирования данных в ячейке: редактирование непосредственно в ячейке или в строке формул.

Для редактирования в ячейке необходимо:

1) Дважды щелкнуть левой клавишей мыши по ячейке, которую вы собираетесь редактировать.

2) Внести необходимые изменения в ячейке.

3) Для сохранения изменений надо нажать клавишу Enter, для отмены - клавишу Esc


Для редактирования данных в строке формул:

1) Выделить ячейку, один раз щелкнув по ней левой кнопкой мыши.

2) В строке формул щелкнуть левой кнопкой мыши в месте редактирования.

3) Повторить действия пункта 2 и пункта 3 предыдущего способа.


Кроме того для сохранения и отмены внесенных изменений можно использовать клавишу Ввод и клавишу Отмена в строке формул.

Читайте также: