Linkedcell excel несколько ячеек

Обновлено: 04.07.2024

Выпадающий список работает так: выбираете ячейку и справа от нее появляется кнопка со стрелкой вниз (правда, стрелка больше похожа на треугольник).

После нажатия на кнопку списка появится перечень доступных значений, одно из которых можно выбрать.

Значений в списке может быть много, но в обзор помещается до 8 строк. Если значений в списке больше восьми, справа от них появится полоса прокрутки.

Чтобы создать выпадающий список, выделите ячейку, где он должен появиться (или группу ячеек) и перейдите на вкладку Данные -> Проверка данных.

В появившемся окне укажите тип данных – Список, поставьте галочку рядом со строкой «Список допустимых значений».

Источником данных может быть:

Текст – пишется через точку с запятой «;» и без знака равно «=», например
Материалы;Заработная плата;Амортизация

Ссылки на ячейки:
=$A$1:$A$7

Именованный диапазон:
=ИмяДиапазона

Связанные выпадающие списки

Связанные выпадающие списки – это списки, в которых выпадающие значения появляются не «просто так», а в зависимости от уже заполненных данных. Так, для выбранной группы появится только список входящих в неё наименований.

Создадим выпадающие списки несколькими способами – для разных таблиц с исходными данными.

Способ 1. Названия групп в заголовках столбцов, в строках – элементы групп.

Способ 2. Названия групп – в первом столбце, элементы групп – во втором столбце.

Способ 1. Связанные выпадающие списки из таблицы с группами в заголовках столбцов

Исходные данные: таблица с названиями групп в заголовках столбцов.

Справка:

Форматированная («умная») таблица Excel

Форматированная таблица – это таблица, у которой есть свое имя, свойства и структура. Такая таблица представляет из себя именованный «саморасширяющийся» диапазон. При добавлении в нее новых данных границы таблицы автоматически «захватят» новое значение.

У форматированной таблицы множество преимуществ по сравнению с обычной. Поэтому на курсах и семинарах я советую использовать такие таблицы везде, где есть такая возможность.

Создать форматированную таблицу просто: выделите диапазон ячеек и перейдите в меню Главная -> Форматировать как таблицу -> выберите понравившийся вид таблицы. Готово – форматированная таблица создана.

Формула ДВССЫЛ

Формула ДВССЫЛ передает значения из ячейки, адрес которой записан в самой формуле в виде текстовой строки.

Например, записываем в ячейке B1 адрес ячейки А1. Формула ДВССЫЛ( B1 ) «увидит», какой адрес записан в ячейке B1, а результатом вычисления формулы будет текст, записанный в ячейке А1. Эту же формулу можно записать, указав адрес ячейки в кавычках – ДВССЫЛ( « А1 » ).

С помощью ДВССЫЛ можно обратиться к ячейке по адресу с помощью других формул, например СЦЕПИТЬ, & или ЕСЛИ и т.д. Так, формула на рисунке ДВССЫЛ( B1 & C1 ) обращается к тексту в ячейке А1. После нажатия Enter в ячейке, где вводилась формула ДВССЫЛ( B1 & C1 ) появится значение из ячейки A1, в нашем случае это «текст».

Пошаговая инструкция по созданию связанных выпадающих списков

Шаг 1. Создайте справочник исходных данных в виде форматированной smart-таблицы.

Выделите таблицу со статьями и преобразуйте ее в smart-таблицу: выберите в меню Главная -> Форматировать как таблицу.

В появившемся окне обязательно проверьте галочку рядом с надписью «Таблица с заголовками». Если ее нет – поставьте.

Столбец таблицы: = Источник[Материалы]

Чтобы появилась такая формула, нажмите равно = и выделите столбец, его имя появится в строке формул.

Шаг 2. Создайте выпадающий список с группами.

Готово! В столбце «группа» появился выпадающий список.

Шаг 3. Создайте выпадающий список со статьями.

Готово! В столбце «статья» появляется только список статей, входящих в группу.

Теперь в форматированную smart-таблицу можно добавлять новые группы и статьи. Добавим, например, новый столбец «Прочее», и такая группа сразу же появится в выпадающем списке.

Способ 2. Связанные выпадающие списки из таблицы с группами в первом столбце и элементами - во втором

Исходные данные: таблица с названиями групп в первом столбце, элементами групп – во втором столбце.

На самом деле в сети можно найти несколько вариантов реализации этого способа. Но у них у всех есть один недостаток: такой список нужно «администрировать». Потому что таблица должна быть всегда отсортирована по названиям групп – нельзя, чтобы группы располагались произвольно. Если группы будут идти «как попало», то формула, с помощью которой это всё сделано (СМЕЩ) не сработает, и список будет создаваться с ошибкой. Т.е. пользователю нужно все время сортировать первый столбец или добавлять туда данные в алфавитном порядке. А еще потребуется записывать где-то отдельно сами названия групп и это тоже нужно будет делать «вручную».

Мы придумали, как обойти эту проблему: с помощью сводных таблиц , которые будут за нас упорядочивать данные. Благодаря этому постоянное «администрирование» будет заменено на простую процедуру «обновить».

Для создания списков используем форматированные (умные) таблицы, сводные таблицы, формулы СМЕЩ + ПОИСКПОЗ + СЧЁТЗ, СЧЁТЕСЛИ и диспетчер имен.

Справка:

Формула СМЕЩ

СМЕЩ выдает ссылку на диапазон ячеек, находящийся в указанном количестве ячеек от исходной. Ссылка определяется с учетом заданного в формуле размера диапазона – числа строк и столбцов. Другими словами, этой формулой вы можете «сказать» Excel-ю на сколько ячеек он должен отступить и какой диапазон «захватить».

Синтаксис формулы СМЕЩ такой:

СМЕЩ(ссылка ; смещ_по_строкам ; смещ_по_столбцам ; [высота] ; [ширина] ), где

ссылка – ссылка, от которой вычисляется смещение, может быть адресом ячейки или группы ячеек;
смещ_по_строкам – количество строк, которые требуется отсчитать вверх или вниз от начальной ссылки;
смещ_по_столбцам – количество столбцов, которые требуется отсчитать влево или вправо от начальной ссылки;
[высота] – число строк возвращаемой ссылки (необязательный);
[ширина] – число столбцов возвращаемой ссылки (необязательный).

Формула ПОИСКПОЗ

Ищет нужный нам элемент в диапазоне ячеек и выдает его порядковый номер в диапазоне.

Синтаксис ПОИСКПОЗ такой:

ПОИСКПОЗ( искомое_значение ; просматриваемый_массив ; [тип_сопоставления] )

Подробнее про эту формулу можно посмотреть в видеоинструкции: Какая формула лучше ВПР и работает с несколькими критериями

Формула СЧЁТЗ

СЧЁТЗ просто считает количество непустых ячеек в диапазоне.

Формула СЧЁТЕСЛИ

Почти тот же СУММЕСЛИ, только проще – подсчитывает количество значений, соответствующих определенному условию.

Пошаговая инструкция по созданию списков

Шаг 1. Преобразуйте исходные данные в форматированную smart-таблицу.

Выделите таблицу со статьями и преобразуйте ее в smart-таблицу: перейдите в меню Главная -> Форматировать как таблицу.

В появившемся окне обязательно проверьте галочку рядом с надписью «Таблица с заголовками». Если ее нет – поставьте.

Форматированная таблица «статьи» создана.

Создайте первую сводную таблицу с группами статей.
Выделите любую ячейку таблицы с исходными данными, перейдите в меню Вставка -> Сводная таблица. Добавьте сводную таблицу на существующий лист и поместите группы в область строк.

Создайте вторую сводную таблицу со статьями: меню Вставка -> Сводная таблица. В область строк поместите группы и статьи.

Форматируем сводную таблицу со статьями и придаем ей вид справочника.
Выделите любую ячейку таблицы, перейдите на вкладку Конструктор -> Макет отчета -> Показать в табличной форме. У нас получится почти та таблица, которая нам нужна, но в ней автоматом появятся промежуточные суммы. Чтобы их отключить, идем: Промежуточные итоги -> Не показывать промежуточные суммы.

Скройте строку «Общий итог» в обеих таблицах справочников. Перейдите на вкладку Конструктор -> Общие итоги -> Отключить для строк и столбцов.

В итоге получатся два справочника, как на рисунке ниже. Для удобства разместите таблицы рядом на одном листе – с первой строки и в столбцах A, C и D, как на рисунке (это поможет разобраться с формулой СМЕЩ).

Шаг 3. Создайте именованные диапазоны с помощью диспетчера имен.

Откройте диспетчер имен: в меню Формулы -> Диспетчер имен.

- Введите имя «ГруппыСписок» и формулу, которая будет определять диапазон:
  =СМЕЩ($A$1;1;0;СЧЁТЗ($A:$A)-1;1)
Пояснения к формуле:

СМЕЩ ( $A$1 ; 1 ; 0 ; СЧЁТЗ( $A:$A ) – 1 ; 1 ) – определяет адрес ячеек с названиями групп.
- - $A$1 – это первая ячейка в справочнике групп.
  - Следующие цифры 1 ; 0 – это отступ от первой ячейки на 1 строку и 0 столбцов (отступ нужен, потому что в первой ячейке название столбца).
  - СЧЁТЗ( $A:$A ) – 1 Считаем число непустых ячеек в столбце А. Вычитаем -1, потому что название столбца не должно быть в списке.
  - Последнее число 1 в формуле – это количество столбцов.
  Нажмите ОК. Названия листов в формуле появятся сами.
  - Точно так же создайте в диспетчере имен список статей.
    Введите имя ГруппыСтатей, а для диапазона – формулу:
    =СМЕЩ($C$1;ПОИСКПОЗ($G2;$C:$C;0)-1;1;СЧЁТЕСЛИ($C:$C;$G2);1)
  Пояснения к формуле:
  
  СМЕЩ ( $C$1 ; ПОИСКПОЗ ( $G2 ; $C:$C ; 0 ) – 1 ; 1 ; СЧЁТЕСЛИ( $C:$C ; $G2 ) ; 1 ) – определяет адрес ячеек с названиями статей из группы с помощью ПОИСКПОЗ, которая ищет группы статей.
  - $С$1 – это первая ячейка в столбце с группами.
  - ПОИСКПОЗ ( $G2 ; $C:$C ; 0 ) – 1 Определяет, на сколько строк нужно отступить от первой ячейки. ПОИСКПОЗ ищет название группы, выбранной в таблице с данными (столбец $G) среди ячеек справочника (столбец $C). В адресе ячейки $G2 не «закрепляем» номер строки с помощью знака $, чтобы формула работала для каждой ячейки в столбце.
  - Следующая цифра 1 – это отступ на 1 столбец вправо, т.е. переходим к столбцу «статьи», откуда нужно брать данные.
  - СЧЁТЕСЛИ( $C:$C ; $G2 ) – считаем число ячеек в столбце $C, в которых названия групп такие же, как в столбце с данными. Здесь тоже не «закрепляем» номер строки у ячейки $G2 с помощью знака $.
  - Последнее число 1 в формуле – это количество столбцов.
  Шаг 4. Создайте выпадающие списки.
  
  Выделите ячейки в столбце «группы», перейдите в меню Данные -> Проверка данных. Задайте тип данных Список, источник =ГруппыСписок.
  
  То же самое – для статей. Тип данных – список, источник =ГруппыСтатьи
  
  Выпадающие списки готовы. Форматированные smart-таблицы позволят «захватить» все данные, а сводные таблицы – избежать ошибок, отсортировать справочник и создать список групп.
  
  Читайте также: