Массовое форматирование документов word

Обновлено: 07.07.2024

Если у вас есть идея или совет по эффективному использованию редактора Word, то пишите мне через форму контактов на сайте. Любые ваши дельные советы и подсказки будут размещены в очередных выпусках рассылки и на сайте (с указанием вашего авторства).

Методики настройки интерфейса Word 2007

Дмитрий спрашивает:
Есть ли методика создания собственных ribbon-вкладок в Office Word 2007, либо добавления кнопок не на панель быстрого доступа, а во вкладки?

Кроме того, рекомендую посетить и изучить материалы следующих сайтов в Рунете:
Microsoft Word 2007. Меняем интерфейс
Настройка Word 2007

И хорошая новость напоследок: в новой версии редактора Word 2010, которая должна выйти в составе пакета Microsoft Office 2010 в конце года, уже предусмотрены штатные средства для добавления/изменения вкладок, групп и команд на ленте редактора.
Я уже протестировал эти инструменты в технической версии редактора (правда, техверсия редактора на английском языке) и могу сказать, что реализовано все очень просто и легко для пользователя. Остается дождаться выхода локализованной версии пакета.

Автотекст с последовательной нумерацией

Олег, решение подсказал Александр Витер . Он предложил использовать поле последовательной нумерации SEQ. Вот что он написал:

Можно сделать элемент автотекста, который содержит в себе поле SEQ и вставлять его куда нужно.
Например, код поля можно задать так: < SEQ нумерация \* MERGEFORMAT >. Окружить его квадратными скобками и добавить в автотекст. На этот автотекст поставить сочетание клавиш и все. И таких списков может быть сколько угодно. У меня получалось без проблем использовать 6 таких последовательностей. Они отличаются друг от друга только идентификаторами (в примере идентификатором последовательности является слово «нумерация»).
Если есть вопросы, задавайте.

Массовое форматирование документов

Время от времени пользователям редактора Word требуется изменить что-то (текст, форматирование) сразу в нескольких документах, без необходимости работы с каждым документом по отдельности. В качестве примера могу привести Макрос пакетной замены (автор: Е.Родыгин) , с помощью которого возможно искать и менять какой-то единый текст во многих документах одновременно.

И вот недавно ко мне обратился Дмитрий с просьбой помочь ему в аналогичной ситуации. Он спрашивал:
Дано очень много файлов формата rtf и doc. Необходимо их отформатировать разом, не открывая каждый в отдельности, а именно: изменить во всех размер шрифта на 12, поставить абзацы 1.25, сделать times new roman, изменить поля, покрасить текст в черный, интервал одинарный. Помогите, пожалуйста!

Я предложил Дмитрию воспользоваться следующим макросом (см. код ниже). Но затем подумал, что пользователям наверное было бы удобнее использовать специальную форму для выбора необходимых параметров форматирования текста, нежели копаться в коде макроса и менять эти параметры вручную.
Я разработал такую форму и включил ее в шаблон (ссылка). Шаблон (предназначенный для редактора Word 2003) имеет дополнительную панель инструментов с кнопкой "Массовое форматирование документов":

Как определить местонахождение документа

Антон спрашивает:
Можно ли посмотреть историю созданных (сохраненных) документов в Word 2007? Если да, то как?
По работе приходится создавать и сохранять много документов и, к сожалению, не всегда удается запомнить, куда именно документ какой-либо сохранил. Подскажите, пожалуйста, каким образом можно посмотреть нечто вроде истории созданных (сохраненных) документов с указанием их места расположения?

Антон, однозначно могу сказать, что сам редактор Word не предоставляет такой возможности. Это в большей степени епархия ОС.
Но вы можете самостоятельно узнать местонахождение ваших последних использованных файлов (не только документов), например, таким способом (я использую Total Commander). Зайдите по адресу:
C:\Documents and Settings\NAME_USER\Application Data\Microsoft\Office\Последние файлы\
В этой папке вы увидите список ярлыков для каталогов и файлов. Наведите указатель мыши на любой ярлык и выплывет подсказка с адресом, где этот документ находится.
И еще один совет: вы можете воспользоваться моим шаблоном "Последние файлы", который будет выводить список имен документов по щелчку на кнопке. Вот ссылка:
Список недавно открываемых файлов .

Полезные ссылки

Информация об авторских правах

Авторские права на все материалы, опубликованные на сайте WordExpert.ru и в этой рассылке (включая текст, фотографии, подборку, расположение и т.п.) принадлежат Кокину Антону Вадимовичу, если не указано иное. Вы можете свободно использовать и распространять эти материалы с обязательной ссылкой вида "Информация с сайта WordExpert.ru" и с обязательным указанием автора материала.

В этой рассылке также упоминаются различные web-страницы с соответствующими ссылками. Эти ссылки указываются исключительно в информационных целях и никакой рекомендации или одобрения с моей стороны данных веб-страниц не подразумевается, если не указано иное.

На этой странице вы можете загрузить на свой компьютер и установить различные шаблоны или полезные программы для редактора Word.

Галерея для упрощённой вставки изображений из папки

Подробная информация изложена в заметке Александра Витера Вставка изображений из указанной папки для Word 2007 .

"Методичка" - пакет макросов для форматирования документов Word

Пакет "Методичка" служит для преобразования неформатированного текста в документ MS Word, который удобно редактировать и использовать.

Пакет можно использовать для форматирования сканированных книг и документов, оформления курсовых и дипломов, правки "кривого" текста полученного из Интернета, вырезанного из книги в формате pdf и т. д.

Пакет распространяется за вознаграждение (цена - любая приемлемая для пользователя сумма). За информацией обращаться на страницу автора пакета .

Макрос пакетной замены от Александра Витера

Шаблон "Массовое форматирование документов"

Шаблон «Массовое форматирование документов» позволяет произвести форматирование текста во многих документах одновременно (без открытия этих документов). Предназначен для редактора Word 2003.

Шаблон "СЦЕНАРИЙ" (для автоматизации написания киносценариев)

Шаблон «Сценарий» предназначен для автоматизации написания киносценариев на основе предустановленного формата и заданных стилей. Работает только в редакторе Microsoft Word 2007.

Шаблон "Быстрое выделение"

Шаблон "QuickSelect" предназначен для быстрого доступа к командам выделения объектов (слов, предложений, строк, параграфов, экрана , разделов, страниц, всего документа).

Читайте подробности в заметке Шаблон “Быстрое выделение” .

Шаблон инструкции по оформлению текстовой документации

Для связи с автором Инструкции сообщаю его реквизиты:

Куличев Андрей Радиевич

Шаблон для работы с закладками

Шаблон "BMTools" предназначен для быстрого доступа к закладкам текущего документа и содержит инструменты работы с закладками.

Подробности читайте в заметке Шаблон для работы с закладками и в файле Инструкция.doc в архиве.

Вы можете скачать и установить один из двух вариантов шаблона.

Первый вариант (список закладок отображается в меню после команд):

Второй вариант (список закладок отображается в самом верху меню):

Шаблон инструментов работы с последними файлами

Шаблон "RFTools" предназначен для отображения списка недавно открываемых файлов, вывода диалогового окна "Последние файлы", очистки списка последних файлов (очищается список, файлы не удаляются).

Время от времени пользователям редактора Word требуется изменить что-то (текст, форматирование) сразу в нескольких документах, без необходимости работы с каждым документом по отдельности. В качестве примера могу привести Макрос пакетной замены, с помощью которого возможно искать и менять какой-то единый текст во многих документах одновременно.

И вот недавно ко мне обратился Дмитрий с просьбой помочь ему в аналогичной ситуации. Он спрашивал:

Дано очень много файлов формата rtf и doc. Необходимо их отформатировать разом, не открывая каждый в отдельности, а именно: изменить во всех размер шрифта на 12, поставить абзацы 1.25, сделать times new roman, изменить поля, покрасить текст в черный, интервал одинарный. Помогите, пожалуйста!

Обновлено 25.03.2010г.. Александр Витер внес исправления в шаблон, чтобы в новых версиях ОС Windows не выскакивали ошибки.

Я разработал такую форму и включил ее в шаблон. Шаблон (предназначенный для редактора Word 2003) имеет дополнительную панель инструментов с кнопкой "Массовое форматирование документов":

Чтобы иметь возможность подключать эту форму (шаблон) только тогда, когда это необходимо, вам нужно будет разместить файл шаблона (batchFormatDocs.dot) в стандартную папку с шаблонами Word:

C:\Documents and Settings\ИМЯ_ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ\Application Data\Microsoft\Шаблоны\.

Как только форма становится нужна, вы открываете меню Сервис, выбираете команду Шаблоны и надстройки и в открывшемся окне нажимаете кнопку Добавить:

Откроется стандартное окно выбора файлов, в котором вы должны найти файл шаблона (если вы добавили его в папку с шаблонами, как описано выше) и выбрать его. В результате шаблон появится в окне и будет доступен:

Форма простая и содержит лишь некоторые параметры форматирования. Я не сторонник ручного форматирования текста - лучше и правильнее создать соответствующие стили. Но иногда это невозможно и проще (быстрее) форматировать документ по-старинке.

В общем виде форма выглядит так:

Вводите значения в соответствующие поля, выбирайте параметры из полей списков и нажимайте кнопку Применить.

Когда вы закончите работу по форматированию, вы можете выгрузить шаблон. Для этого достаточно снять флажок с имени шаблона в окне Шаблоны и надстройки.

Напоминаю, что шаблон позволяет произвести форматирование текста во многих документах одновременно (без открытия этих документов). Будут отформатированы документы с расширениями doc, rtf и docx, находящиеся в одной папке (а если отмечен флажок "Включая подпапки", то и в дочерних). Процесс форматирования скрыт от пользователя, но по окончании выскочит окошко с уведомлением о завершении процесса форматирования.

Код макроса по параметрам Дмитрия:

Вы можете помочь в развитии сайта, сделав пожертвование:

--> Или помочь сайту популярной криптовалютой:

BTC Адрес: 1Pi3a4c6sJPbfF2sSYR2noy61DMBkncSTQ

ETH Адрес: 0x7d046a6eaa1bd712f7a6937b042e9eee4998f634

LTC Адрес: LUyT9HtGjtDyLDyEbLJZ8WZWGYUr537qbZ

USDT (ERC-20) Адрес: 0x7d046a6eaa1bd712f7a6937b042e9eee4998f634

Яндекс Деньги: 410013576807538

А тут весь список наших разных крипто адресов, может какой добрый человек пожертвует немного монет или токенов - получит плюсик в карму от нас :) Благо Дарим, за любую помощь! -->

Откройте новый документ в Microsoft Word и введите текст, который нужно добавить в несколько документов. Для примера возьмем адрес, который будет находиться в нижней части страницы. Наша задача — сохранить это форматирование без изменений при копировании.

Скриншот: Брайан Кларк

Сохраните файл, чтобы создать ссылку. Учтите, что, если вы переместите исходный файл с текстом в другое место, ее потребуется обновить. Для этого нажмите правой кнопкой мыши по документу и выберите «Обновить ссылку».

Скриншот: Брайан Кларк

Автомобиль по подписке уже сегодня. Подробнее по ссылке

Выделите текст, на который нужно создать ссылку в новом документе, и скопируйте его. Для этого щелкнете правой кнопкой мыши и выберите «Копировать» либо нажмите CTRL+C на клавиатуре. На устройствах Mac воспользуйтесь Command+C.

Скриншот: Брайан Кларк

В новом документе поставьте курсор в то место, где хотите разместить ссылку на текст.

Скриншот: Брайан Кларк

На вкладке «Главная» нажмите на «Вставить». В выпадающем меню выберите «Специальная вставка».

Скриншот: Брайан Кларк

В открывшемся окне нажмите «Вставить ссылку», а затем выберите из предложенных опций «Форматированный текст». Нажмите «ОК», чтобы вставить ссылку.

Скриншот: Брайан Кларк

Если вам понадобится обновить адрес или добавить номер телефона, достаточно будет изменить текст только в оригинальном файле. Затем он автоматически обновится во всех остальных документах.

Читайте также: