Microsoft office 365 как работает
Обновлено: 07.07.2024
Microsoft 365 — что это и как устроено
Дмитрий Шаров
21 апреля Microsoft представила Microsoft 365. Это сильно эволюционировавший Office 365, который стал умнее благодаря искусственному интеллекту и оброс новыми и улучшенными старыми сервисами. Теперь это целая экосистема для компьютеров на любой ОС, включая мобильные, которая делает работу и общение с близкими удобным. Разбираемся, что он теперь умеет и кому будет полезен.
Весь софт обновляется автоматически
В Microsoft 365, как и его предшественнике Office 365, все программы автоматически обновляются до последних версий. Новые функции добавляются примерно раз в месяц, а о новинках всегда можно узнать в разделе «Новые возможности» из меню «Справка».
Для домашнего пользования есть два варианта подписки: персональная и семейная. Последней одновременно могут пользоваться шесть человек. Также каждый участник обоих вариантов подписки может подключить пять своих устройств.
Новые подписки сохраняют все возможности Office 365. Это премиальные приложения Office, 1 ТБ в облачном хранилище OneDrive для каждого человека, 60 минут звонков на мобильные и городские номера в Skype, расширенные средства безопасности для защиты от вредоносного ПО и фишинговых атак и круглосуточная техподдержка.
Это не просто инструменты, а полноценные помощники
Теперь Microsoft Office может подсказать, как сделать текст лучше. Новая функция Microsoft Editor (Корректор) — это персональный редактор на основе искусственного интеллекта. Он рекомендует перефразировать неудачные обороты речи, дает советы по стилистике и помогает писать понятно и убедительно.
Microsoft Editor можно настраивать под конкретную ситуацию. Например, если вы пишете деловое письмо, он будет советовать заменить просторечные слова и неподходящие речевые обороты на более официальные.
Таким образом, теперь Office не просто подчеркивает грамматические ошибки, а полноценно работает со смыслом текста. Новая функция доступна на 20 языках, причем не только в Word, но и в почте Outlook, а также в виде расширений в браузерах Microsoft Edge и Google Chrome.
Искусственный интеллект превращает презентации в полноценные выступления
Еще одна новинка на базе ИИ — Presenter Coach — помогает преодолеть страх публичных выступлений и отрепетировать речь. Presenter Coach, интегрированный в PowerPoint, слушает ваше выступление и в режиме реального времени советует оптимальный темп, подмечает слова-паразиты и помогает грамотно строить предложения.
Функция пока работает только на английском языке и будет полезна для тех, кто хочет потренировать иностранный язык.
Создавать креативный контент стало проще
Теперь для создания творческих проектов не нужны сторонние сервисы. Впечатляющие презентации, анимации и документы можно делать прямо в Microsoft 365 при помощи Design Ideas (Конструктора) и нового креативного контента.
Для презентаций он предлагает несколько тыс. стилей с анимированными фонами, новыми шрифтами и нестандартной вёрсткой. При этом библиотека фонов загружается не списком, а реагирует на действия пользователя. Так, если в тексте слайда идет речь о природе Африки, Конструктор может предложить варианты оформления с пустыней, жирафами и баобабом.
Новый креативный контент также представлен в Word, Excel и Outlook. Здесь стал доступен фотобанк из 8 тыс. стоковых изображений с удобной сортировкой и поиском, и несколько тыс. векторных значков и стикеров, которые помогут сделать содержание наглядным.
Для ещё большей наглядности приложения поддерживают вставку 3D-моделей, которые можно вращать на 360° для лучшего ракурса и создавать из них анимации в PowerPoint. Кроме этого, в Office появились новые премиум-шаблоны документов на все случаи: от поздравительной открытки до резюме и макета газеты.
Теперь данные ещё больше защищены
За повышенную защиту файлов отвечает облачный сервис OneDrive, который входит в Microsoft 365. Он может быть интегрирован в Проводник и выглядеть как набор обычных папок, содержимое которых можно открыть на всех устройствах пользователя. OneDrive также может создавать резервные копии файлов, чтобы даже при повреждении вирусом-вымогателем их можно было восстановить.
Для самых важных документов у OneDrive есть ещё один уровень защиты — личное хранилище (Personal Vault). Это защищенная папка, которую можно открыть только при дополнительном подтверждении через отпечаток пальца, пин-код, СМС или почту. При этом содержимым папки нельзя поделиться через интернет, а если вы отошли от компьютера, она снова заблокируется. В бесплатной версии Microsoft 365 в личное хранилище помещается только 3 файла, а пользователи с подпиской могут хранить в Personal Vault любое количество файлов (в пределах объёма хранилища OneDrive).
Функционал постоянно расширяется
Некоторые приложения анонсированы, но появятся после 21 апреля. Самые заметные из них — Microsoft Teams и Family Safety.
Microsoft Teams — это центр общения и взаимодействия, в котором будет одинаково удобно обсуждать рабочие задачи с коллегами и семейные события с родственниками. Ожидается, что пользователи смогут использовать текстовые и видеочаты, общие календари и инструменты планирования. Устойчивость Teams к нагрузкам проверена всеобщим переходом на удалёнку в апреле.
Microsoft Family Safety — это приложение, которое позволит защитить близких от цифровых и реальных угроз. Родственники могут делиться геопозицией во время походов в школу или вечерних пробежек, чтобы другие члены семьи видели, что с ними все в порядке. Кроме этого, в Family Safety можно настроить родительский контроль и просматривать статистику экранного времени для разных приложений, чтобы сформировать полезные привычки.
Ознакомьтесь с вопросами и ответами о Microsoft 365. Другие вопросы и ответы о Microsoft 365 для бизнес-пользователей см. на этой странице.
Популярные вопросы
Office 2021 продается на условиях единовременной покупки: вы платите определенную сумму один раз и получаете приложения Office для одного компьютера. Продукты на условиях единовременной покупки доступны как для ПК с Windows, так и для компьютеров Mac. При этом такая покупка не предполагает доступ к обновлениям, то есть если вы захотите перейти на следующую основную версию приложений, то вам придется покупать их по полной цене.
Microsoft 365 предоставляется на условиях подписки: вы получаете постоянно обновляемые функции для совместной работы в удобном интегрированном интерфейсе. В состав Microsoft 365 входят функциональные классические приложения Office, с которыми вы уже давно знакомы, такие как Word, PowerPoint и Excel. Вы также получаете дополнительное место в хранилище и облачные функции, позволяющие работать с файлами вместе в режиме реального времени. В рамках подписки у вас будет постоянный доступ к обновляемым функциям, исправлениям ошибок и обновлениям для системы безопасности, а также бесплатная техническая поддержка по текущим вопросам. Вы можете оплачивать подписку на ежемесячной или ежегодной основе, а в рамках плана Microsoft 365 для семьи также получаете возможность поделиться доступом к ней с членами своей семьи (до 6 человек), чтобы пользоваться приложениями на нескольких компьютерах с Windows и macOS, планшетах и телефонах.
Как узнать, будет ли Microsoft 365 работать на моем компьютере Windows или Mac?Приложения Microsoft 365 совместимы с Windows, macOS, Android и iOS 2 . Ознакомьтесь с требованиями к системе, где указаны совместимые версии устройств, а также другие требования для использования различных возможностей.
Приложения Microsoft 365 одинаковые на компьютерах с Windows и macOS?Нет. Для каждой операционной системы разработаны оптимизированные версии приложений. Для пользователей ПК с Windows и компьютеров Mac могут быть доступны разные наборы и версии приложений и функций. С Microsoft 365 вы получаете максимальную гибкость. В рамках вашей учетной записи вы не ограничены платформой macOS или Windows, поэтому можете переносить приложения с одного устройства на другое.
Сохраню ли я контроль над своими документами, оформив подписку Microsoft 365?Да. Созданные вами документы принадлежат только вам. Вы можете хранить их в сети с помощью OneDrive либо на вашем ПК или компьютере Mac.
Нужен ли доступ к Интернету для работы с Microsoft 365? Доступ к Интернету нужен для установки и активации всех последних выпусков приложений и служб в составе всех планов подписки Microsoft 365. Обратите внимание: если вы уже пользуетесь подпиской, вам не нужно будет устанавливать приложения заново или покупать другую подписку. Если вы пользуетесь одним из планов Microsoft 365, доступ к Интернету потребуется для управления учетной записью подписки, например для установки приложений на другие ПК или для изменения параметров выставления счетов. Кроме того, соединение с Интернетом требуется для доступа к документам в хранилище OneDrive, если не установлено классическое приложение OneDrive. Рекомендуем также регулярно подключаться к Интернету, чтобы проверять наличие новых версий Microsoft 365 и пользоваться преимуществами автоматического обновления. Если доступ к Интернету отсутствует в течение 31 дня, приложения переходят в режим ограниченной функциональности, в котором можно просматривать и печатать документы, но нельзя создавать и редактировать их. Для повторной активации приложений достаточно снова подключиться к Интернету. Для работы с приложениями Office, такими как Word, Excel и PowerPoint, доступ к Интернету не требуется, так как они полностью установлены на компьютере. Что такое учетная запись Майкрософт и зачем она нужна для работы с Microsoft 365?При регистрации для оформления пробной подписки или покупки Microsoft 365 вам будет предложено войти в систему с помощью учетной записи Майкрософт. Это нужно для установки приложений подписки Microsoft 365 и управления ею, а также для использования других ее преимуществ, включая хранилище OneDrive.
Сколько человек могут использовать подписку Microsoft 365?Вы можете пользоваться подпиской Microsoft 365 для семьи вместе с 5 своими близкими (всего до 6 человек). План Microsoft 365 персональный предназначен для одного человека.
Можно ли моим родным пользоваться преимуществами моей подписки?Если у вас компьютер на Windows, то, чтобы установить код, нажмите на вкладку «Файл», затем «Сведения» → «Защитить документ» → «Зашифровать с помощью пароля». Если на MacOS — «Рецензирование», а потом «Защитить документ».
Главное — запомнить придуманную комбинацию, потому что восстановить пароль в Word нельзя.
2. Создание своих шаблонов, тем и стилей
Упростит работу, если вы регулярно готовите похожие документы, например ежемесячные отчёты или курсовые, и постоянно используете одинаковое форматирование текста.
Чтобы сохранить стиль, выделите текст, который отформатирован так, как вам нужно, и щёлкните по нему правой кнопкой мыши. На появившейся панели инструментов нажмите «Стили», а затем «Создать стиль». Придумайте ему название и кликните «Ок».
Чтобы сохранить шаблон, оформите документ, затем щёлкните на кнопку Office → «Сохранить как» → «Шаблон Word».
Для создания собственной темы войдите во вкладку «Конструктор» → «Цвета» → «Настроить цвета».
3. Расширение панели быстрого доступа
Стандартно в панели находятся кнопки «Сохранить» и «Отмена действия», но в настройках к ним можно добавить и другие. Для этого найдите нужную вам команду на ленте, например «Таблица», щёлкните по ней правой кнопкой мыши и выберите «Добавить на панель быстрого доступа».
4. Преобразование документа в веб‑страницу Sway
5. Комментарии
6. Разная ориентация страниц в одном документе
Выберите страницу, для которой вы хотите изменить ориентацию. Нажмите на вкладку «Разметка страницы» → «Параметры страницы» → «Ориентация». В графе «Применить» выберите «К текущему разделу». Пригодится, если хотите вставить в текстовый документ большую горизонтальную иллюстрацию, например диаграмму.
7. Фокусировка
Кнопка «Фокусировка» находится во вкладке «Вид». Если нажать её, на экране останется только белый лист: меню Word и панель задач скроются. Настоящее спасение, когда вам трудно сосредоточиться на работе.
8. Буфер обмена
В нём копятся все фрагменты текста, которые вы копировали или вырезали за время работы с документом. Чтобы просмотреть их, на вкладке «Главная» в группе «Буфер обмена» нажмите кнопку запуска (она находится в нижнем правом углу).
9. Правки от руки
На устройствах с сенсорным экраном вносить правки в текст можно пальцем или пером с помощью инструмента «Рисование». В нём нужно выбрать перо «Редактор рукописного ввода».
- Обведите текст, чтобы выделить его.
- Зачеркните текст, чтобы удалить. Убрать сразу большой участок текста можно, перечеркнув его по диагонали.
- Нарисуйте волнистую линию между словами. Это соединит их.
- Нарисуйте внутри слова вертикальную линию, чтобы разделить его.
- Нарисуйте галочку, чтобы добавить слово.
10. Восстановление документа
Если вы забыли сохранить изменения в уже существующем документе, зайдите в него снова, откройте вкладку «Файл» и нажмите «Сведения». В разделе «Управление книгой» выберите файл «При закрытии без сохранения». И нажмите команду «Восстановить».
Если вы случайно закрыли новый файл, действуйте по следующей схеме: «Файл» → «Сведения» → «Управление документом» → «Восстановить несохранённые книги».
Пользоваться программами Microsoft 365 можно на персональных компьютерах, смартфонах и планшетах, независимо от установленной на них операционной системы.
Для работы в приложениях нужно оформить подписку. Если вы постоянно пользуетесь несколькими гаджетами или живёте не один, выгоднее всего будет приобрести пакет Microsoft 365 для дома. С такой подпиской вы сможете работать одновременно с 6 устройств.
Покупать подписку нужно у официальных партнёров Microsoft. Например, в интернет‑магазине софта Allsoft. Лицензионную подписку на продукты компании там продают с 2004 года. Сейчас на подписку действует скидка 18%: оформить её на год для семьи из 6 пользователей можно за 2 788 рублей. Все продукты Microsoft 365 станут доступны сразу после получения ключа: он придёт на почту через 10 минут после оплаты.
Excel
Программа для работы с электронными таблицами.
11. Разграничители
Их можно добавить, чтобы визуально разделить показатели в одной таблице. Инструмент «Границы» находится во вкладке меню «Шрифт».
12. Диаграмма на основе таблицы
Для создания сводной диаграммы нужно выделить необходимые ячейки и нажать F11: Excel сам преобразует данные в график на новом листе.
Маленькие диаграммы, они же спарклайны, можно вставлять в саму таблицу. Для этого откройте вкладку «Вставка», нажмите «Спарклайны» и выберите «График» или «Гистограмма».
13. Цветные маркеры страниц
Чтобы лист с важной информацией легче было находить, его ярлычок можно закрасить цветом. Для этого щёлкните по нему правой кнопкой мыши и выберите соответствующую команду.
14. Выделение всех ячеек
Можно сделать двумя способами: зажав комбинацию Ctrl + A или щёлкнув по кнопке в левом углу листа Excel.
15. Объединение текста с помощью &
Нажмите на ячейку для объединения и поставьте знак равенства (=). Теперь щёлкните на первую ячейку с данными, затем введите комбинацию &” “ (&, кавычки, пробел, кавычки). Щёлкните на вторую ячейку, которую вы хотите объединить.
16. Ускорение ввода
Можно присвоить сложным словам или значкам, которых нет на клавиатуре, простые замены. Например, Иван Иванович Иванов — ИИИ. Для этого на вкладке «Рецензирование» нажмите «Правописание», затем «Параметры», снова «Правописание» и «Параметры автозамены».
PowerPoint
Программа для создания презентаций.
17. Идеи для оформления
Введите текст и добавьте картинки на стандартный лист, зайдите во вкладку «Конструктор» и нажмите кнопку «Идеи для оформления». PowerPoint предложит вам варианты дизайна.
18. Трансформация изображения
Чтобы создать ощущение анимации, используйте переход «Трансформация» между двумя слайдами. Так можно показать, например, рост дерева или прыжок зайца.
19. Использование 3D‑моделей
Их можно добавить в качестве иллюстраций через вкладку «Вставка». Можете создать несколько подобных слайдов и немного менять положение 3D‑модели. Добавьте переход «Трансформация», чтобы сделать плавную анимацию.
20. Добавить gif‑анимацию
Вставьте её в презентацию как обычный рисунок. Откройте вкладку «Слайд‑шоу» и нажмите «Начать слайд‑шоу»: гифка будет двигаться.
21. Рукописный ввод
Если вы создаёте презентацию на смартфоне или планшете, можете добавить рисунки или надписи от руки с помощью инструмента «Рисование».
22. Повторное использование готовых слайдов
Выберите слайд, который вы хотите сохранить, и скопируйте его. Теперь зайдите во вкладку «Файл» → «Создать» → «Пустая презентация». Удалите пустой слайд и вставьте свой. Сохраните эту презентацию как шаблон.
23. Группировка слайдов в разделы
Кликните правой кнопкой мыши между слайдами и во всплывшем меню нажмите «Добавить раздел». Поможет упорядочить большую презентацию.
24. Одинаковое оформление рисунков с подписями
Выделите все нужные картинки и надписи, удерживая Shift, а затем нажмите «Работа с рисунками». Затем щёлкните «Макет рисунка» и выберите нужный вариант оформления.
25. Работа со слоями
В разделе «Работа с рисунками» нажмите «Формат», а потом «Область выделения». Справа откроется меню со всеми объектами на слайде, так ими будет удобнее управлять: двигать, менять размер, добавлять анимацию.
26. Установка направляющих
Откройте вкладку «Вид» и в окне «Показ» поставьте галочку напротив «Направляющих». На слайде появятся красные разделители — с ними выравнивать элементы на слайдах будет проще.
Microsoft Edge
27. Коллекции
Кнопка «Коллекции» находится справа от адресной строки. С её помощью можно создавать подборки закладок на разные темы, например, собирать рецепты, образовательные сайты или онлайн-кинотеатры.
28. Мониторинг паролей
В ближайших обновлениях Microsoft 365 в Edge добавят инструмент Password Monitor, который поможет следить за утечкой паролей. Он будет уведомлять, если логин и пароль из автозаполнения были обнаружены в даркнете. Оповещение придёт внутри браузера, и вы сможете сразу заменить старый пароль на новый.
29. Режим для чтения
Если вы любите читать интернет‑издания, научные статьи или электронные книги, можете сделать процесс комфортнее с помощью расширения Immersive Reader. Если нажать на его иконку в браузере, страница примет упрощённый вид. В всплывающем меню вы сможете выбрать цвет фона, размер шрифта и удобный междустрочный интервал.
30. Исправление ошибок
Установите в браузере расширение Editor. Оно будет искать и предлагать исправления не только грамматических, но также пунктуационных и стилистических ошибок.
OneNote
Электронная записная книжка с несколькими дополнительными удобными функциями.
31. Создание скриншота части экрана
Нажмите комбинацию Windows + S. С помощью курсора выделите нужную область для копирования. Скрин сохранится в формате PNG.
32. Копирование текста из рисунка
OneNote умеет преобразовывать в текст картинку или рукописную запись. Вставьте изображение в записную книжку и щёлкните по нему правой кнопкой мыши. Выберите команду «Копировать текст из рисунка».
33. Поиск слова в аудиозаписи или видео
Если вам нужно найти конкретный фрагмент в длинной аудиолекции или фильме, зайдите во вкладку «Файл», нажмите «Параметры» → «Звук и видео». В разделе «Поиск аудиозаписей» поставьте галочку в графе «Разрешить поиск слов в звукозаписях и видеозаписях».
34. Создание структуры заметок с помощью комбинаций
Структура помогает быстро упорядочить длинные и сложные документы, планы и презентации.
- Чтобы сделать страницу подстраницей, нажмите Ctrl + Alt + ].
- Чтобы поднять страницу выше в иерархии — Ctrl + Alt + [.
- Добавить подстраницу уровнем ниже текущей — Ctrl + Shift + Alt + N.
35. Рукописный ввод и мультимедиа
Сделать заметки более красочными можно с помощью картинок, аудио и видео — они находятся во вкладке «Вставка». А ещё в заметки можно добавлять рисунки и красочные пометки с помощью рукописного ввода. Инструменты для этого лежат во вкладке «Рисование».
Outlook
Программа для управления электронной почтой.
36. Правила и оповещения
37. Предпросмотр писем
38. Отложенная доставка
39. Прямое обращение
40. Очистка беседы
Настройте параметры удаления так, чтобы программа не трогала то, что вам ещё понадобится, например непрочитанные письма или письма с флажками.
Publisher
Программа для создания визиток, буклетов, календарей, веб‑страниц и других графических материалов.
41. Замена рисунка
Просто перетаскивайте их из вспомогательной области в макет. Когда вокруг рисунка появится розовый контур, нужно отпустить кнопку мыши.
42. Группировка объектов
Чтобы одновременно редактировать сразу несколько картинок или надписей, сгруппируйте объекты с помощью одноимённой кнопки на вкладке «Главная» или зажав кнопку Shift.
43. Создание пользовательского обрамления
Во вкладке «Узорное обрамление» нажмите кнопку «Создать», затем «Выбор картинки». Найдите нужный рисунок или фотографию на компьютере.
Access
Программа для работы с базами данных. В Access можно создавать классические базы данных и разные персональные приложения для работы с ними.
44. Импортирование данных из Excel
Нажмите на кнопку «Внешние данные». В разделе «Имя файла» кликните «Обзор» и найдите нужную таблицу Excel. Щёлкните по ней дважды — откроется мастер импорта данных. В нём вы сможете выбрать, какую информацию скопировать.
45. Изменение цвета и шрифта
Формы и отчёты можно персонализировать, чтобы они были не такими скучными и серыми. Добавить цвет фона или изменить шрифт можно во вкладке «Главная» в группе «Форматирование текста».
46. Обновление данных с помощью запроса
На вкладке «Создание» в группе «Запросы» найдите «Конструктор запросов». Затем выберите нужную таблицу. На вкладке «Конструктор» кликните «Обновить». Нажмите в таблице на поля, требующие обновления. Результаты запроса можно использовать для автоматического ввода или обновления информации.
А вот и главный лайфхак. Microsoft 365 позволяет хранить все документы, презентации, заметки, базы данных и фотографии в облаке OneDrive. Доступ к файлам вы можете получить в любой точке планеты и с любого устройства: компьютера, планшета или смартфона. Нужно лишь войти в свою учётную запись Microsoft.
В домашний пакет Microsoft 365 входит 1 Тб в OneDrive. Оформить подписку на программы можно у официального партнёра компании — интернет‑магазина софта Allsoft. Стоимость для семьи из 6 пользователей — 2 788 рублей в год: это всего 232,3 рубля в месяц за семь программ и место в облачном хранилище.
Открывается окно, в котором необходимо указать свой логин (имя пользователя, учетную запись).
Теперь введите свой пароль. И нажмите кнопку «Войти».
Все пароли, которые были вам выданы действительны на один вход. Поэтому при первом входе система запрашивает новый пароль, который будет известен только вам и будет действовать уже постоянно.
В новом окне система просит ввести либо номер вашего телефона, либо адрес электронной почты. На ваш телефон или электронную почту система отправит код подтверждения, поэтому необходимо указывать реальные данные.
На открывшейся странице показаны все доступные по нашей лицензии приложения из пакета Microsoft Office 365. Обратите внимание, что в число приложений входят веб-версии программ Word, Excel, PowerPoint. К сожалению наша лицензия не позволяет установить эти программы к себе на компьютер. Обратите так же внимание, что по нашей лицензии доступны такие приложения как OneDrive в котором каждый пользователь может хранить до одного террабайта файлов и записная книжка OneNote, в которой вы можете хранить какие-то ваши заметки, а также размещать учебные материалы и предоставлять к ним доступ вашим студентам или обмениваться информацией с коллегами.
Подробнее об организации учебного процесса с использованием продуктов Microsoft office 365 вы можете узнать из курса повышения квалификации «Информационные системы, электронная образовательная среда, основы создания онлайн-курсов», который проводит институт повышения квалификации МАДИ.
Если возникли какие-то проблемы, попробуйте воспользоваться инструкцией от Microsoft.
Читайте также: