Microsoft office groove что это

Обновлено: 05.07.2024

Андрей Колесов

ПАКЕТ РЕАЛИЗУЕТ ДЕЦЕНТРАЛИЗОВАННЫЙ РЕЖИМ КОЛЛЕКТИВНОЙ РАБОТЫ

Вряд ли будет преувеличением сказать, что главным событием зимнего сезона 2006-2007 гг. на мировом ИТ-рынке станет полное обновление настольной платформы Microsoft: операционной системы Widnows и семейства офисных продуктов — Windows Vista и MS Office 2007. Ведь почти все мы, от “простых” пользователей до “крутых” ИТ-профи, имеем дело с этим ПО и, значит, хотя, может быть, и не сразу, а год-два спустя, будем работать с новыми продуктами. Что же касается важности выпуска данных программных продуктов для самой Microsoft, то напомним, что предыдущие версии Windows и Office выпускались соответственно пять лет и три года назад (до этого обновления происходили чаще) и что на долю этого ПО приходится почти 60% объема продаж ее продуктов (в сумме — 25 млрд. долл. в последнем финансовом году) и до 90% прибыли.

Все это сказано для того, чтобы в общих чертах можно было представить объем инноваций, с которыми многие из нас столкнутся уже в начале следующего года. Ведь только в состав Office 2007 входит более полутора десятка клиентских и серверных приложений! Конечно, в основном речь идет об обновлениях уже знакомых нам программ (но на этот раз объем новшеств значительнее, даже по сравнению с двойным переходом 2000 – XP -- 2003), но есть там и новички. Самый интересный из них (за свои слова отвечаю!) — Groove 2007.

Собственно, это довольно хорошо известный на ИТ-рынке (но не в России) продукт. Он попал в арсенал Microsoft после приобретения ею весной прошлого года компании Groove Networks. Это ПО (прежнее название — Groove Virtual Office) предназначено для поддержки коллективной работы в рамках динамического группового пространства, в том числе при отсутствии сетевого соединения. Перспективы данного продукта можно себе представить по такой детали: основателем и руководителем Groove Networks является Рей Оззи, создавший в свое время Lotus Notes. Сразу после перехода в Microsoft именно он занял пост главного технического менеджера этой корпорации, а летом 2006 г . фактически возглавил разработку всего ее софта, заменив Билла Гейтса в должности главного архитектора ПО.

Децентрализованная модель групповой работы

Продукты Office System, представляя собой интегрированный набор настольных и серверных приложений, нацелены на решение двух основных задач: обеспечения эффективной индивидуальной деятельности пользователя и поддержки коллективной работы.

Нетрудно заметить, что последние лет пять развитие Office связано в основном со вторым направлением, о чем свидетельствуют появление и расширение серверной составляющей семейства. Здесь, в свою очередь, также можно выделить два варианта взаимодействия людей.

Групповая работа с документами. Тут ключевая роль отводится SharePoint Server, который еще три года назад перекочевал из серверного семейства в офисное, а его “облегченный” вариант SharePoint Serviсes — в состав Windows Server 2003. Именно SharePoint Server как универсальный механизм поддержки коллективной работы и управления информацией должен формировать единое информационное пространство при построении корпоративных информационных систем на базе ПО Microsoft, причем речь тут идет не только об объединении клиентских офисных приложений, но и о решении задач информационной интеграции в других программных продуктах, например в ERP-решениях MS Dymanics. В версии 2007 возможности этого сервера существенно расширены, в частности в нем реализован полноценный механизм workflow. Еще одно важное новшество — формирование на базе SharePoint Server нескольких специализированных серверов поддержки групповой работы, в том числе при использовании электронных таблиц и электронных форм.

Пакет Groove предлагает иной, третий вариант поддержки коллективной работы на основе децентрализованной клиентской архитектуры, которая использует модифицированный вариант прямого взаимодействия между компьютерами “точка — точка” (peer-to-peer). При использовании Groove каждый член команды на своем компьютере имеет точную копию рабочего пространства (workspace) данной группы. Реализуется это с помощью весьма изощренного механизма синхронизации клиентских данных.

Пользователи могут настраивать режимы обмена данными для оптимизации объема передаваемой информации и загрузки компьютера, но все же основной метод коммуникаций — автоматические push-технологии с использованием механизма предупреждений (alerts).

Для организации Groove-сетей Microsoft предлагает три варианта.

1. Публичная интернет-служба Public Relay, предоставляемая корпорацией. Чтобы подключиться к ней, нужно просто купить коробочный продукт Groove и установить его на клиентский ПК, имеющий доступ в Интернет. Продукт поставляется автономно или в составе комплекта Office 2007 Enterprise Edition.

2. Для организаций, которые хотят создать собственные внутренние сети на основе Groove, сэкономить на клиентских лицензиях, снизить расходы на управление системой и интегрировать Groove в корпоративную ИС, предлагается продукт Groove Server 2007. Он включает три основных компонента. Server Relay выполняет примерно те же функции, что и Public Relay, оптимизируя при этом объемы передаваемых данных. Server Manager обеспечивает развертывание и управление Groove-сети в соответствии с корпоративными политиками. Server Data Bridge отвечает за информационное взаимодействие клиентских приложений Groove с корпоративными базами данных и прикладными системами.

3. Groove Enterprise Services — вариант Groove Server, предназначенный для малых и средних предприятий, в том числе не имеющих собственной серверной инфраструктуры. Его реализует сама Microsoft в режиме Web-хостинга.

Сказав эти общие слова о принципах работы Groove, посмотрим, как продукт выглядит с точки зрения пользователя.

Начало работы

После установки Groove вам нужно создать на сервере свою учетную запись. Если вы купили продукт самостоятельно, то это делается с помощью Groove Account Setup Wizard, если же ваша компания приобрела корпоративную лицензию, то ИТ-менеджер пришлет вам нужную информацию по электронной почте. Вы можете работать со своей учетной записью на разных компьютерах — на ПК в организации и, скажем, на ноутбуке дома. Синхронизация между ними будет выполняться автоматически через Интернет.

По умолчанию приложение запускается автоматически сразу после загрузки Windows и, если вы находитесь в сети, сразу соединяется с сервером и начинает выполнять операции синхронизации в фоновом режиме. Вы же увидите на экране стартовую панель Groove Launchbar (рис. 1).

Рис. 1. Стартовая панель Groove Launchbar. Здесь находятся два главных окна для управления ключевыми ресурсами приложения Workspace list и Contact list

На ней расположены два основных окна, с помощью которых выполняется управление ключевыми ресурсами приложения — набором имеющихся у вас рабочих пространств (Workspace list) и списком контактов (Contact list, встроенная адресная книга Groove). Представление этой информации можно менять: например, контакты можно упорядочить по именам, по их текущему статусу (подключен, вне сети и пр.), по принадлежности к рабочим пространствам, по организациям. Внизу на панели еще находится вспомогательное окно Common Tasks, в котором предлагается динамично изменяемый контекстный список часто выполняемых операций.

Главным элементом Groove является workspace — виртуальное информационное пространство (данные и инструменты для их обработки), в котором трудится та или иная группа людей. Хотя этот термин переводится как “рабочее пространство”, наверное, точнее его суть отражает понятие “проект”, имеющее также такую важную характеристику, как состав команды (рабочей группы).

Но отметим сразу: Groove не является средством управления проектами. Его задача в другом — в информационном обеспечении реализации относительно небольших проектов небольшими же группами. При этом данные группы могут быть территориально распределенными, со слабыми организационными связями, а ее члены — весьма мобильными.

Есть два варианта появления workspace в составе установленного на вашем компьютере пакета Groove — сформировать собственное новое пространство и принять участие в уже реализуемом проекте. Создание workplace выполняется двумя щелчками мыши, при этом можно использовать различные шаблоны для формирования начальной структуры (которую можно потом изменять) пространства.

Мне было отправлено приглашение по электронной почте. Дома я увидел письмо такого содержания: “Если у вас нет пакета Groove, то вы можете установить бесплатную ознакомительную версию (бета), щелкнув на этой ссылке:

Если у вас уже есть пакет, щелкните здесь:

Пакет у меня был установлен, поэтому мое подключение к проекту заняло не более двух минут (но для получения копии workspace нужно, чтобы кто-то из членов группы был в режиме онлайн).

Каждому члену команды присваивается роль (менеджер, участник или гость), которая определяет его права при работе внутри данного информационного пространства. Эти права устанавливаются при отправке приглашения и могут быть изменены в дальнейшем. По умолчанию инициатор проекта получает статус менеджера (он может потом передать свои полномочия другому человеку), остальные члены команды — статус участников. Но приглашать новых членов группы может не только менеджер, но и все участники.

Итак, к реализации некоторого информационного проекта могут быть привлечены любые пользователи ПК, никак не связанные между собой организационно. Встроенная система шифрования обеспечит защиту информации при использовании любых проводных или беспроводных сетей. Доступ к информации будут иметь только те, кто получил приглашение и дал согласие на участие. Никакая “мастер-копия” на сервере не хранится. Все операции по созданию и управлению рабочим пространством выполняются без участия ИТ-администраторов или каких-то ИТ-служб.

Использование рабочего пространства

Теперь посмотрим, что представляет собой рабочее пространство (рис. 2). По сути это автономный офис с собственной файловой системой и встроенными инструментами. Разумеется, при этом вы можете работать с внешними файлами и приложениями, установленными на вашем ПК. Пакет Groove 2007 предоставляет возможность использования более десятка различных инструментов, из которых мы сейчас рассмотрим только основные.

Рис. 2. Общий вид окна рабочего пространства. Его можно настраивать различными способами, в том числе добавляя необходимые для работы инструменты

Средство Files Tool обеспечивает работу с файлами, хранимыми в workspace. Его функции в целом аналогичны функциям Windows Explorer. Собственно для работы с файлами применяются соответствующие приложения, установленные на компьютере пользователя. После добавления файла в Groove Files Tool каждый член команды может просматривать его содержимое, а в зависимости от назначенной ему роли -- и вносить изменения. Когда кто-то редактирует файл, то все сделанные исправления (только исправления!) автоматически передаются на компьютеры всех остальных членов группы. Если другой участник в это же время также корректировал данный документ, то Groove создает две копии файла, с которыми пользователи должны разобраться, контактируя между собой.

Одно из важнейших новшеств Groove 2007 — его интеграция с библиотеками документов SharePoint (через Office SharePoint Server 2007 или Windows SharePoint Services). Это устраняет возможные конфликты при работе с файлами и позволяет публиковать документы в корпоративных хранилищах данных. В новой версии Groove реализована возможность совместного просмотра презентаций PowerPoint 2007.

В отдельную категорию документов в Groove выделены электронные формы. Специализированный инструмент для работы с ними в этом пакете имеется уже давно, но сейчас эти возможности существенно расширены за счет интеграции с Office InfoPath 2007.

Традиционными функциями пакетов поддержки групповой работы являются средства планирования — управление встречами и ведение календаря (Meeting Tool и Calendar Tool, см. рис. 2). Для организации обсуждений внутри рабочей группы служит Discussion Tool. Диалоговый поток может быть представлен в хронологическом порядке или в структуре “тема — ответы” (рис. 3).

И, наконец, ключевое значение имеет набор инструментов для мониторинга деятельности команды и взаимодействия ее членов в режиме реального времени. Встроенные средства уведомления о присутствии и оповещения членов группы, а также средства для работы в режиме реального времени дают возможность узнать, кто, где, когда и над чем работает, и связаться с членами группы в нужное время (рис. 4).

Рис. 4. Так работает система обозначения присутствия и предупреждений Groove

Как уже подчеркивалось ранее, изюминкой Groove является механизм синхронизации данных рабочего пространства. Основная идея здесь заключается в том, что приложение автоматически регистрирует изменения и доводит их до членов группы. Все обмены данными выполняются в фоновом режиме. Пользователи могут работать в оперативном или автономном режиме и не заботиться о том, как и когда изменения будут доставлены другим участникам проекта. Хотя, конечно, наиболее оптимальный вариант, если члены группы будут максимально часто работать в режиме онлайн. В то же время вы можете управлять режимами синхронизации — например, для отдельных файлов можно установить вариант загрузки только по требованию.

Рис. 6. Средства осведомленности о присутствии и настраиваемые оповещения помогают следить за различными группами и проектами

Уровень приоритетов предупреждений может определяться автоматически, но у пользователя есть право и самому указать объекты (файлы, инструменты, контакты), об изменении которых ему нужно знать в первую очередь.

Области применения

Вернемся к главному вопросу — для чего нужен продукт Groove?. Вот его видимые достоинства:

● возможность быстро организовать совместную работу без участия ИТ-служб предприятий, пригласив для сотрудничества любых людей, в том числе находящихся за периметром корпоративной сети;

● обеспечение мобильной работы пользователей как в автономном, так и в подключенном режиме;

● автоматическое решение вопросов синхронизации данных внутри группы.

Даже из краткого описания продукта понятны его основные возможности и ограничения. Это не портал коллективной работы, он не годится для длительного хранения данных, не подходит для публикации материалов и решения длительных “процессных” задач.

Groove нацелен на реализацию проектно-ориентированной модели работы относительно небольшими (но весьма “разношерстными”) командами, созданными на ограниченный период времени, со слабо формализованными взаимосвязями и бизнес-процессами. Примеров таких очень много — это может быть и подготовка информационных материалов для проведения презентации нового продукта внутри компании, и работа над научным проектом специалистов из различных организаций и стран.

Из всех вариантов перевода слова “Groove”, наверное, его суть лучше всего отражает такой:“гармонично взаимодействовать”.

Microsoft Office Groove 2007 — это решение для совместной работы, обеспечивающее динамичное и эффективное взаимодействие распределенных рабочих групп, включающих сотрудников, которые работают в разных организациях и в удаленном или автономном режиме. Использование рабочих областей Groove экономит время, увеличивает производительность и повышает качество коллективной работы. В статье будут рассмотрены основные особенности и преимущества данного решения.

Основные проблемы современной коллективной работы

Современная деловая жизнь предполагает весьма интенсивный обмен информацией между различными участниками бизнес-процессов, нередко охватывающих разные компании в различных странах и разных часовых поясах, мобильных пользователей, иногда работающих за компьютерами разных типов (например, домашним и офисным). Повышение эффективности обмена информацией в таком распределенном коллективе становится насущной потребностью — ведь от нее во многом зависит успешность и эффективность ведения бизнеса.

Рабочая область Groove

С какими задачами чаще всего сталкиваются участники таких распределенных коллективов?

Если сотрудник работает и в офисе, и дома, то рано или поздно он столкнется с проблемой синхронизации документов на рабочем и домашнем компьютерах. Сейчас такие проблемы обычно решаются копированием данных на портативный носитель, но в этом случае возникает риск утечки документов в результате его утери (наглядное тому подтверждение вы можете найти в нашем ежемесячном «Дайджесте событий ИТ-безопасности»).

Наконец, доступ к документам, за которые несет ответственность сотрудник, должен быть возможен и во время его отсутствия на рабочем месте. Это особенно актуально в условиях нашей страны — ведь даже если речь идет о деятельности внутри российского государства, она вполне может охватывать десять часовых поясов.

Перечисленные проблемы — это не просто раздражающий фактор, они мешают эффективному ведению бизнеса, и именно поэтому их следует решать. Этой цели служит Microsoft Office Groove — новый продукт Microsoft, предназначенный для повышения эффективности распределенной коллективной работы.

Microsoft Office Groove: возможности и технические особенности

Применение Microsoft Office Groove позволяет решить географические, временные и организационные проблемы предоставления доступа к документам и совместной работы над ними в распределенных коллективах. Собственно говоря, Groove — это клиентское приложение, которое позволяет группам людей взаимодействовать в защищенном режиме по сети, как будто они находятся вместе, и для этого им не нужно применять ни виртуальные частные сети, ни настроенную распределенную инфраструктуру безопасности.

Данное приложение использует концепцию общих рабочих областей, которые могут быть совместными с рабочими областями Windows Sharepoint Server, но доступ к ним возможен при наличии брандмауэров, защищающих локальные сети участников. В рабочей области Groove могут располагаться структурированные и неструктурированные данные, сведения о присутствии на рабочем месте или в сети различных участников процесса. В это приложение интегрированы различные средства коммуникации, средства оповещения о событиях. Кроме того, можно расширять функциональность Groove за счет дополнений, созданных независимыми производителями и предназначенных для решения различных задач.

Технически работа Groove организована следующим образом. Рабочие области Groove, изначально созданные и расположенные на компьютерах участников, синхронизируются между собой с помощью Relay-серверов в момент подключения их к сети, при этом указанные серверы расположены за пределами локальных сетей участников. После создания локальной рабочей области ее создатель может пригласить участников работы над ней, после чего она становится доступной для приглашенных участников, а ее данные синхронизируются между соответствующими компьютерами, как только участник оказывается подключенным к сети.

Groove предназначен для применения в первую очередь при динамичной проектной деятельности относительно небольших групп в условиях жестких временных ограничений, при неустойчивых интернет-каналах, используемых ими для связи между собой. Однако в том случае, когда участники группы расположены в одном и том же офисе и используют одни и те же бизнес-приложения, они вполне могут обойтись и традиционными файловыми серверами.

Варианты использования и компоненты решения

Применение Groove возможно двумя способами. Первый из них заключается в потреблении услуг, носящих название Groove Enterprise Services и предоставляемых корпорацией Microsoft для небольших компаний и индивидуальных пользователей, и удобен тем, что, будучи пользователем услуги, компания или частное лицо может не заниматься созданием собственной инфраструктуры для синхронизации рабочих областей.

Второй способ заключается в создании собственного, полностью подконтрольного компании решения на основе сервера Office Groove Server 2007, представляющего собой управляемое решение масштаба предприятия. Office Groove Server 2007 состоит из трех основных серверных компонентов: Groove Manager, Groove Relay, Groove DataBridge, — каждый из которых требует отдельного сервера и 64-разрядной операционной системы. Далее мы обсудим назначение этих компонентов.

Компонент Microsoft Office Groove Server Manager предназначен для управления использованием Groove, в том числе созданием и хранением учетных записей на основе LDAP-каталогов, включая Active Directory и каталоги Lotus Notes, для создания доменов Office Groove 2007 и управления политиками безопасности в каждом из них, управления доступом к данным и его аудитом. Этот сервер позволяет настроить правила доступа к Groove (например, для применения Groove только внутри корпоративной сети или как внутри, так и вне корпоративной сети), управлять всеми аспектами широкомасштабного развертывания Office Groove 2007 из единого веб-интерфейса, отслеживать использование, проводить проверки данных и централизованно выполнять архивацию учетных записей пользователей.

Компонент Office Groove Server Relay предназначен для управления доступом и обменом данных. С его помощью осуществляется авторизация пользователей, обмен зашифрованной информацией через открытые порты брандмауэра, временное хранение информации для пользователей Office Groove 2007, работающих в автономном режиме. При этом каждому пользователю может быть назначен один или более серверов Groove Relay.

Microsoft Office Groove Server Data Bridge обеспечивает серверную платформу интеграции и структуру для подключения существующих источников данных к рабочим областям Office Groove 2007. С его помощью можно создавать пользовательские решения для подключения групп, работающих в рабочих областях Groove с «живыми» бизнес-данными из бизнес-приложений, порталов и баз данных, обеспечивать доступ участников рабочих групп проекта к наиболее точным, обновленным данным и синхронизацию данных в системах отдельного участника с последними обновлениями, поступившими от участников группы, а также встраивать логику бизнес-процессов в действия Office Groove 2007 с целью обеспечения автоматического заполнения инструмента или данных и управления жизненным циклом на основе заданных бизнес-правил.

В целом можно отметить, что Microsoft Office Groove позволяет осуществлять эффективное взаимодействие и обмен документами и данными бизнес-приложений с помощью общих рабочих областей между территориально удаленными пользователями, позволяя организовать командную работу, не зависящую от географических и инфраструктурных ограничений, и тем самым повысить эффективность коллективной работы распределенных команд.

Groove предоставляет пользователям пространство для проведения онлайновых встреч, обсуждения общих проектов, передачи файлов напрямую с одного компьютера на другой, хранения версий файлов и многого другого

С распространением интернета совершенно изменилось понятие рабочего коллектива. Люди, живущие в разных странах и работающие в разных организациях, вполне могут участвовать в совместной разработке одних и тех же проектов. Есть такие сотрудники, которые вовсе никогда не заглядывают в офис, а занимаются своей работой, не покидая дома. Другие постоянно путешествуют и принимают участие в общих проектах, находясь в пути. В виртуальном офисе каждый работает там, где ему удобно, однако, если проект совместный, то общий контроль за ходом его выполнения просто необходим. Главная проблема такой организации труда состоит в общих ресурсах. Для тех, кто работает удаленно, не существует обычной офисной инфраструктуры, которая включает серверы, на которых хранятся файлы, залы для проведения конференций и т.д. Во многих случаях это усложняет работу. Если сотрудники офиса свободно могут передать друг другу файлы по локальной сети, поделиться своими мыслями, сесть рядом и вместе обсудить идеи относительно проекта, то для людей, которые находятся на разных континентах, такие способы взаимодействия недоступны. Приложение Microsoft Office Groove 2007 создано специально для упрощения совместной работы. Groove предоставляет пользователям пространство для проведения онлайновых встреч, обсуждения общих проектов, передачи файлов напрямую с одного компьютера на другой, хранения версий файлов и многого другого. Фактически, Groove дает возможность всем сотрудникам виртуального офиса почувствовать себя ближе друг к другу, так, будто бы они находятся в одном помещении.

Программа Groove появилась в активе Microsoft сравнительно недавно. В 2005 году Microsoft купила компанию Groove Networks, которая занималась ее разработкой. Интересно, что владелец этой компании, Рэй Оззи (Ray Ozzie), также является создателем Lotus Notes. Поглощение Groove Networks сопровождалось принятием всех сотрудников компании в штат Microsoft, а Рей Оззи стал не просто рядовым служащим, а техническим директором корпорации. Более того, когда в 2006 году Гейтс сообщил о своем намерении покинуть пост руководителя Microsoft (напомним, это произойдет в июле этого года), Рей Оззи был назван его преемником на посту главного архитектора программного обеспечения. Работа с Groove начинается с создания новой учетной записи. Она необходима для того, чтобы иметь возможность получать доступ к своим данным с любого компьютера, например, с домашнего, рабочего, ноутбука и т.д.

Учетную запись можно включить в общий каталог Groove, чтобы другие пользователи программы могли ее обнаружить.

Рабочая область является основным элементом Groove, поэтому первое, что необходимо сделать после загрузки программы – создать ее. Правда, может оказаться, что она уже создана другими участниками совместного проекта. В этом случае вам достаточно будет присоединиться к ней. Рабочие области могут быть двух типов: стандартная, которая подразумевает наличие нескольких компонентов, и область, обеспечивающая совместный доступ к файлам.

Кроме этого, есть возможность распределения ролей. Каждый член рабочей группы может быть в роли руководителя, участника или же гостя. С каждой ролью связан определенный набор разрешений. Например, гость не может удалять, добавлять и изменять файлы и папки, участник имеет больше полномочий, а руководителю доступны все возможности, вплоть до изменения разрешений для каждой из групп.

Groove тесно интегрирован с Outlook, MSN Messenger, программами пакета MS Office, а также с популярными приложениями других производителей, в том числе Adobe Photoshop, WinRar, WinZip. Используя меню "Файл", можно непосредственно из Groove создать новый документ Word, таблицу Excel, архив и т.д. Преимущество такого способа работы с файлами в том, что вам не нужно тратить время на добавление файлов в рабочую область – они будут там находиться сразу же после создания. Естественно, все правки, которые вы вносите в файлы, тут же автоматически учитываются, и другие участники проекта могут видеть изменения.

Каждый компонент рабочей области представлен в виде вкладки. При необходимости можно добавлять дополнительные компоненты.

Например, "Блокнот" можно использовать для записи и хранения заметок, "Альбом" пригодится для создания разных графических элементов, скажем, схем. Компонент "Рисунки" будет полезен, если в проект необходимо добавить цифровые фотографии или другие изображения, а "Отслеживание вопросов" удобно использовать для обсуждения важных вопросов, на которые необходимо ответить в ходе работы. Стоит отметить и специальные компоненты для работы с файлами SharePoint и формами InfoPath.

Одна рабочая область может содержать несколько компонентов одного типа, что может быть удобно в процессе работы над крупным проектом. Благодаря этой возможности можно создать свои вкладки для каждой небольшой задачи, которая решается в рамках проекта. Для удобства каждую вкладку, соответствующую компоненту, можно переименовать. Для проектов, в которых основной задачей является обмен файлами, предусмотрен особый тип рабочей области, которая называется "Совместный доступ к файлу". При создании такой рабочей области необходимо указать папку, в которой будут сохраняться все файлы, относящиеся к проекту. По умолчанию такая папка создается на рабочем столе, но вы можете выбрать для нее любое другое расположение. Удобство рабочей области такого типа заключается в том, что управлять файлами можно непосредственно из Проводника. Groove добавляет в него новую панель "Синхронизация папок", при помощи которой можно наблюдать за тем, какие пользователи используют рабочую область, приглашать новых пользователей, добавлять компьютеры, с которыми нужно выполнять синхронизацию, синхронизировать данные рабочей области с файлами на компьютере. По умолчанию новые версии файлов загружаются автоматически, но при желании можно установить ограничения на загрузку или же выбрать ручной режим, в котором загрузка будет выполняться только по запросу пользователя.

Для каждого файла, который находится в синхронизируемой папке, можно настроить уровень оповещения, и тогда программа будет сообщать о появлении его новой версии. Для того чтобы добавить в рабочую область, обеспечивающую совместный доступ к файлам, новый файл, достаточно скопировать его в соответствующую папку. Оповещение о наличии нового файла появится у всех участников рабочей области. Groove работает по принципу пиринговой сети, то есть, обмен файлами выполняется непосредственно между пользователями, без необходимости использования FTP-сервера или другого "посредника" для хранения файлов. Создать рабочую область, обеспечивающую совместный доступ к файлам, можно не только из окна Groove, но и прямо из Проводника. Для этого достаточно войти в нужную папку и нажать кнопку "Синхронизация папки", которую Groove добавляет на панель инструментов файлового менеджера. Сделав это, вы увидите панель "Синхронизация папок", а новая рабочая область появится в общем списке в окне Groove.

Заключение

Будет ли Groove полезен лично вам? Groove – это программа для более удобной организации работы, и она может стать незаменимым помощником для всех, чья работа связана со взаимодействием с другими людьми. Например, Groove может оказаться полезным, если вы работаете над написанием книги с соавтором, который живет в другом городе. Программу можно использовать и в обычном офисе, если некоторые сотрудники постоянно в разъездах или есть необходимость взаимодействовать с людьми, работающими в других филиалах предприятия. Наконец, над приобретением Groove обязательно стоит задуматься владельцам небольших компаний, которые отказались от обычного офиса. Не секрет, что сегодня нередко можно встретить бюро переводов, а также фирмы, занимающиеся проектированием, художественно-оформительской деятельностью, сотрудники которых работают дома. Это удобно как руководству, ведь оно может сэкономить на аренде офиса, так и самим сотрудникам, которым не нужно тратить силы и время на утренние и вечерние "пробки". Установив на компьютере каждого из сотрудников такой фирмы Groove, можно создать настоящий "виртуальный офис", ведь каждый будет не только выполнять свою работу, но и следить за тем, чем заняты другие.

В этой статье описано, как удалить Microsoft Office Groove 2007, Virtual Office Groove или рабочую область Groove. Кроме того, в этой статье объясняется, как выйти из всех связанных данных или удалить все связанные данные при удалении Groove.

Дополнительная информация

В некоторых сценариях может потребоваться удаление Groove. В приложении Groove Virtual Office 3. x вы решите, нужно ли удалять данные Groove при удалении Groove. Во всех остальных версиях Groove все данные учетных записей и данные общего пространства для более поздней установки Groove остались после удаления Groove. Даже если вы не собираетесь удалять данные при удалении Groove, рекомендуем защитить данные Groove. Для этого создавайте резервные копии учетной записи и рабочих областей перед удалением Groove. Чтобы получить дополнительные сведения о том, как создать резервную копию учетной записи, щелкните следующий номер статьи базы знаний Майкрософт:

907230 Создание резервной копии учетных записей и рабочих областей в Groove После создания резервных копий данных, которые могут потребоваться позже, выполните одно из указанных ниже действий, чтобы удалить Groove с компьютера.

Как удалить Groove 2007, оставив все связанные данные?

В меню файл выберите команду выход, а затем нажмите кнопку Да при появлении запроса на подтверждение. Если Groove остановлен из-за ошибки, откройте диспетчер задач и убедитесь, что Groove не запущен.

На панели управления дважды щелкните элемент Установка и удаление программ. В списке установленных программ выберите набор 2007 Microsoft Office, который вы используете, и нажмите кнопку изменить.

Выберите команду Добавить или удалить компонентыи нажмите кнопку продолжить.

Выберите Microsoft Office Groove, щелкните недоступнои нажмите кнопку продолжить.

После того как программа установки завершит удаление Groove 2007, нажмите кнопку Закрыть.

Удаление Groove 2007 и удаление всех связанных данных

На панели запуска Groove в меню Параметры выберите пункт Параметры , а затем откройте вкладку удостоверения .

Для каждой учетной записи выберите пункт нет списка для общедоступного каталога Groove и каталога локальной сети.

Если вы планируете использовать эту учетную запись на другом компьютере, выполните резервное копирование учетной записи. Дополнительные сведения о том, как это сделать, см. в указанной ниже статье базы знаний Майкрософт.

907230 Создание резервной копии учетных записей и рабочих областей в GrooveОткройте вкладку учетная запись , нажмите кнопку Удалить в разделе удалить учетную запись с компьютера, а затем введите пароль при появлении соответствующего запроса. Эта процедура препятствует сохранению текущей установки в качестве компьютера для учетной записи в новой установке.

Повторите действия 1 – 3 для каждой учетной записи в установке Groove.

Если вы удалили все учетные записи, перезапустите Groove, дождитесь завершения передачи данных, а затем снова выйдите из Groove, чтобы завершить удаление.

Выберите команду Добавить или удалить компонентыи нажмите кнопку продолжить.

Выберите Microsoft Office Groove, щелкните недоступнои нажмите кнопку продолжить.

После того как программа установки завершит удаление Groove 2007, нажмите кнопку Закрыть.

Чтобы удалить все файлы данных, удалите папки данных Groove. Эти папки находятся в одном из следующих расположений в зависимости от используемой операционной системы.

C:\Users\username\AppData\Local\Microsoft\Office\Groove

Microsoft Windows XP

C:\Documents and Settings \имя_пользователя\ Settings\Application Data\Microsoft\Office\groove

Microsoft Windows Server 2003

C:\Documents and Settings \имя_пользователя\ Settings\Application Data\Microsoft\Office\Groove

Удаление приложения Groove Virtual Office 3. x без отображения всех связанных данных

В меню файл выберите команду выйти из Groove, а затем нажмите кнопку Да при появлении запроса на подтверждение. Если Groove остановлен из-за ошибки, откройте диспетчер задач и убедитесь, что Groove не запущен.

На панели управления дважды щелкните элемент Установка и удаление программ, выберите Groove в списке установленных программ, а затем нажмите кнопку Удалить.

Вы хотите удалить данные пользователя и системы во время удаления Groove?

Когда программа установки завершит удаление Groove, перезагрузите компьютер.

Удаление приложения Groove Virtual Office 3. x и удаление всех связанных данных

В меню " Параметры " на панели запуска Groove выберите пункт Параметры, а затем откройте вкладку удостоверения .

Если вы планируете использовать эту учетную запись на другом компьютере, выполните резервное копирование учетной записи. Чтобы получить дополнительные сведения о том, как создать резервную копию учетной записи, щелкните следующий номер статьи базы знаний Майкрософт:

907230 Создание резервной копии учетных записей и рабочих областей в GrooveЗатем откройте вкладку учетная запись , выберите команду удалить учетную запись с компьютера, а затем введите пароль при появлении соответствующего запроса. Это предотвратит сохранение текущей установки в качестве компьютера для учетной записи в новой установке.

Повторите действия 1 – 3 для каждой учетной записи в установке Groove.

Вы хотите удалить данные пользователя и системы во время удаления Groove?

Когда программа установки завершит удаление Groove, перезагрузите компьютер.

Примечание. Удаление данных Groove в случае сбоя при удалении Groove 3. x выполните действие 10 в разделе "Удаление Groove Workspace 2 и удаление всех связанных данных".

Удаление Groove Workspace 2. x с сохранением всех связанных данных

Щелкните правой кнопкой мыши значок Groove в области уведомлений, а затем выберите команду завершить работу Groove. Если Groove остановлен из-за ошибки, откройте диспетчер задач и убедитесь, что Groove не запущен.

Когда программа установки завершит удаление Groove, перезагрузите компьютер.

Удаление Groove Workspace 2. x и удаление всех связанных данных

В окне Groove выберите Моя учетная запись, а затем — удостоверения.

907230 Создание резервной копии учетных записей и рабочих областей в GrooveЗатем в моей учетной записинажмите учетная запись, выберите команду удалить учетную запись, а затем введите пароль при появлении соответствующего запроса. Это предотвратит сохранение текущей установки в качестве компьютера для учетной записи в новой установке.

Повторите действия 1 – 3 для каждой учетной записи на компьютере.

Если вы удалили все учетные записи, перезапустите Groove, дождитесь завершения передачи данных, а затем снова выйдите из Groove.

На панели управления дважды щелкните элемент Установка и удаление программ, выберите Grooveи нажмите кнопку Удалить.

Когда программа установки завершит удаление Groove, перезагрузите компьютер.

В окне "Установка и удаление программ" нажмите кнопку Справка Groove, если она есть, и нажмите кнопку Удалить.

В проводнике Windows найдите и удалите каталоги Groove. Расположение этих каталогов по умолчанию зависит от версии Groove и операционной системы.

Приложение Groove 2 установлено на компьютере под управлением Microsoft Windows 98 или Microsoft Windows Millennium Edition.

C:\Program Files\Groove Networks\Groove

Приложение Groove 2 установлено на компьютере с операционной системой Microsoft Windows NT:

C:\Program Files\Groove Networks\Groove

C:\WINNT\Profiles\user name\Application Data\Groove Networks\Groove

Приложение Groove 2 установлено на компьютере под управлением Microsoft Windows 2000:

C:\Program Files\Groove Networks\Groove

C:\Documents and Settings \имя пользователя\Application Data\Groove Networks\Groove

Приложение Groove 2 установлено на компьютере под управлением Windows XP:

C:\Program Files\Groove Networks\Groove

C:\Documents and Settings \имя пользователя\Application Data\Groove Networks\Groove

C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Groove Networks\Groove

Groove 2 обновлен из Groove 1 на компьютере под управлением любой операционной системы:

Примечание. Папка Application Data — это скрытая папка. Если вы не видите папку в проводнике Windows, выполните указанные ниже действия.

В проводнике выберите в меню Сервис пункт Свойства папки , а затем откройте вкладку вид .

В области Дополнительные параметры установите флажок Показывать скрытые файлы и папки в разделе скрытые файлы и папки, нажмите Сброс всех папок в области представления папок , а затем нажмите кнопку ОК.

В меню вид нажмите кнопку Обновить , чтобы обновить список файлов.

Прошлогоднее приобретение компанией Microsoft фирмы Groove Networks, включение в Microsoft Office выпускаемого ею продукта Groove Virtual Office и недавнее назначение ее основателя Рея Оззи (Ray Ozzie) на пост главного архитектора программного обеспечения вместо самого Билла Гейтса – даже по отдельности события весьма незаурядные, а выстроенные в логическую цепь становятся сенсацией, обойти вниманием которую просто невозможно.

Стартовая панель (Launchbar) программы Microsoft Office Groove 2007

Действительно, семейство продуктов под общим названием Groove, о котором и пойдет речь в данной статье, предназначено для организации сотрудничества в территориально распределенных коллективах. В последнее время сегмент средств автоматизации совместной работы развивается довольно бурно, ориентированных на него продуктов уже немало, и их число продолжает увеличиваться. Поэтому нужны веские основания, чтобы выделить всего один из них, и в случае Groove они, несомненно, имеются.

Автора, автора!

Бывают такие люди – что ни сделают, все у них получается хорошо. Одним из ярких примеров может служить именно Рей Оззи – автор Groove. Достаточно сказать, что именно он является создателем пакета Lotus Notes, который в свое время (более десяти лет назад) произвел настоящий фурор во всей индустрии информационных технологий и практически стал синонимом успеха и инновационности. Сегодня семейство продуктов Lotus Notes, развиваемое IBM и насчитывающее более 125 млн пользователей во всем мире, несколько утратило былые позиции безусловного лидера рынка средств коллективной работы, и кто знает, возможно, это произошло из-за того, что последние восемь лет Рей Оззи не участвует в данном проекте.

С 1997 г. Рей Оззи занимался воплощением своей новой идеи – Groove Virtual Office. Дело в том, что Lotus Notes и архитектурно подобные системы коллективной работы отлично подходят для организации сотрудничества внутри компании, когда каждый пользователь имеет фиксированное рабочее место, а все компьютеры объединены в локальную сеть, защищенную от внешнего мира. Однако для группы, члены которой находятся далеко друг от друга, часто меняют местоположение и не могут регулярно собираться в реальном офисе, очевидно, требуется нечто иное – а именно, некий «виртуальный офис», где любой его специалист мог бы трудиться в удобное время, в удобном для него месте и при этом оставаться полноценным участником всех процессов. За решение данной задачи взялся Рей Оззи, основав фирму Groove Networks, – и ему удалось!

Рей Оззи: путь к вершине

Рей Оззи – один из наиболее известных деятелей компьютерной индустрии, создатель Lotus Notes, считается основоположником систем компьютерной поддержки коллективной работы.

Родился 20 ноября 1955 г. в городке Парк-Ридж (Park Ridge), штат Иллинойс, США. В 1979 г. получил степень бакалавра в области Computer Science и диплом с отличием как лучший выпускник Университета штата Иллинойс в Урбана-Шампейн (Urbana-Champaign).

В университете Оззи принимал участие в создании системы коллективного доступа PLATO, там же он начал свою трудовую деятельность в Data General, работая над одной из первых распределенных операционных систем.

После увольнения из Data General Оззи перешел в фирму Software Arts, которая разрабатывала электронные таблицы VisiCalc и TK!Solver. После покупки Software Arts компанией Lotus Development проекты VisiCalc и TK!Solver были свернуты из-за конкуренции с собственным продуктом Lotus 1-2-3.

Затем Рей Оззи основал компанию Iris Associates, где в начале 90-х гг. прошлого века и была создана первая версия легендарного продукта Notes, ставшего затем Lotus Notes (после того как Lotus приобрела Iris Associates), а потом и IBM Lotus Notes (после покупки Lotus корпорацией IBM в 1995 г.).

Через несколько лет Рей Оззи вновь уходит «в свободное плавание» и в 1997 г. основывает фирму Groove Networks, в которой создает ПО для коллективной работы Groove Virtual Office. В апреле 2005 г. детище Рея Оззи вновь покупают, на сей раз Microsoft, а он становится одним из трех главных технических директоров ведущей софтверной компании мира.

И наконец, 15 июня 2006 г. Оззи назначен на пост главного архитектора программного обеспечения Microsoft, который до того времени занимал Билл Гейтс. Впрочем, около двух лет оба будут трудиться плечом к плечу – пока Рей окончательно не войдет в курс всех дел корпорации.

В 1995 г. журнал PC Magazine назвал Рея Оззи человеком года. Он занимает почетное место в залах славы Computer Museum и InfoWorld, удостоен множества престижных отраслевых наград. В Интернете Рея Оззи можно найти по адресу

Знакомство

Несмотря на то что Groove Networks уже более года принадлежит Microsoft, семейство продуктов Groove Virtual Office все еще распространяется под прежней торговой маркой и включает четыре варианта, самый простой из которых условно бесплатен. В настоящее время доступна также вторая бета-версия уже Microsoft Office Groove 2007, компонента корпоративных редакций Microsoft Office 2007, его релиз ожидается к началу 2007 г. Оба продукта можно загрузить с сайта принципиальных отличий между ними почти нет – Microsoft сознательно сохранила интерфейс практически неизменным для облегчения перехода пользователей на новую версию. Поэтому сказанное в статье будет в равной степени относиться к обоим, и для краткости мы будем называть их просто Groove.

Рабочие области

Список рабочих областей – «виртуальных офисов», в которых трудится пользователь Groove

Самое интересное в Groove – это стандартные рабочие области. Каждая из них представляет собой набор инструментов, определяющих различные виды взаимодействия между сотрудниками. Например, для организации и проведения встреч (реальных или виртуальных) – в рабочую область добавляется инструмент Meetings, с помощью которого можно назначить время и место, определить состав участников, задать тему и т. п. Для коллективных обсуждений предназначен Discussion. Для совместной работы с документами и обмена файлами используется Files. Для планирования совместной деятельности пригодится Calendar, для формирования заметок и объявлений – Notepad и т. д. Всего в Groove 3.1 около двух десятков встроенных инструментов, к сожалению, большая часть из них, по всей видимости, не будет поддерживаться в Microsoft Office Groove 2007.

Имеется также конструктор, в котором при необходимости создается свой или видоизменяется встроенный инструмент. Его возможности довольно широки – поскольку внутри Groove инструменты представляются HTML-страницами с обрабатывающим их кодом на JavaScript, то при желании собственное творение можно снабдить не только оригинальным внешним видом, но и специфичной функциональностью, правда, для это необходимы навыки программирования. В наиболее сложных случаях (например, если требуется интегрировать Groove с какой-нибудь базой данных или, скажем, бухгалтерской системой) на помощь придет свободно распространяемый SDK, благодаря которому новый инструмент может быть создан на любом подходящем языке программирования.

Пример стандартной рабочей области: справа – список сотрудников, окно чата и перечень доступных операций, внизу – закладки с названиями инструментов. В данный момент открыт инструмент Discussion, которым пользуются два человека

Рабочая область для обмена файлами выглядит как обычный каталог со специальной панелью

Дизайнер инструментов Groove – обширные возможности, с которыми, правда, придется разбираться

На сайте имеется целый каталог готовых шаблонов рабочих областей и инструментов, хорошо подходящих для многих типичных ситуаций. Так, если вам предстоит организовать мозговой штурм возникшей проблемы, стоит воспользоваться шаблоном Structured Brainstorming, который подключит все нужные инструменты и объяснит, как их эффективно применить. Останется лишь описать проблему и пригласить всех поучаствовать в ее решении. Опять же, к сожалению, доступные шаблоны и инструменты не вполне совместимы с новой версией Microsoft Office Groove 2007, причем это не дефект бета-версии, а особенность, которая сохранится и в финальном релизе. Остается надеяться, что Microsoft предложит адекватную замену.

Интересным свойством Groove является возможность работы за несколькими компьютерами – скажем, офисным, домашним и дорожным ноутбуком – под одной учетной записью. Тогда все ваши действия, произведенные на одном ПК (например, добавление нового лица в список контактов, присоединение к области), будут автоматически распространяться на остальные. Таким образом, вы всегда сможете использовать любой из них с одинаковым удобством, а для ваших сотрудников это будет незаметно.

Следует, однако, отметить, что в рабочих областях для обмена файлами данные не шифруются, поскольку они хранятся в обычных каталогах файловой системы – это, кстати, один из аспектов, вызывающий критику многих пользователей Groove. В стандартную рабочую область с помощью встроенного инструмента Files нельзя добавить обычный каталог с диска. Вместо этого приходится создавать копии файлов и помещать их в Groove по отдельности либо применять инструмент SharePoint Files, который позволяет включать в рабочие области Groove документы и библиотеки с сервера SharePoint.

Peer-to-Peer

Как мы уже говорили, Groove основывается на принципах P2P. Изменения в рабочей области одного из пользователей распространяются на машины остальных участников аналогично передаче данных в файлообменных сетях. Однако Groove может функционировать в разных средах, подстраиваясь под конкретные условия. В локальной сети используется полностью децентрализованная модель. При выходе в Интернет архитектура может стать гибридной за счет применения единого каталога. В довольно распространенной ситуации, когда пользователи находятся в разных сетях, не имеют реальных IP-адресов и отгорожены от Интернета брандмауэрами, взаимодействие приобретает клиент-серверный характер – трафик направляется через центральный сервер Groove.

Безусловно, в последнем случае теряется большинство преимуществ P2P и проявляются недостатки клиент-серверного подхода, вроде единой точки отказа, проблем с масштабированием и пр. Однако подобная «всеядность» Groove вполне оправдана, поскольку изначально продукт ориентировался на небольшие рабочие группы. Кроме того, Microsoft сосредоточилась именно на корпоративной составляющей Groove и готовит несколько серверных компонентов, в том числе и шлюзы для связи удаленных филиалов. Таким образом, можно будет спроектировать и построить инфраструктуру, оптимально подходящую для конкретных начальных условий.

На новом месте

Microsoft довольно давно присматривалась к Groove. Еще в 2001 г. она инвестировала в Groove Networks 51 млн долл. и помогла разработать инструмент для связи с библиотеками документов SharePoint. Поэтому покупка этого продукта в апреле 2005 г. выглядит как вполне закономерный шаг – Groove прекрасно дополнит список ПО, которое выпускает Microsoft для поддержки коллективной работы.

Пример готового шаблона рабочей области для мозгового штурма

Однако Groove 3.1 в определенной мере дублирует возможности таких продуктов Microsoft, как Office Communicator, Windows Messenger и Project. Видимо, поэтому новый Groove пока выглядит скорее усеченной версией старого, нежели его развитием. По существу, привнесенными функциями можно назвать только более качественную интеграцию с SharePoint (причем именно версии 2007) и поддержку форм InfoPath, в то время как список потерь насчитывает полтора десятков пунктов.

Судя по всему, уже в следующем году линейка продуктов Groove Virtual Office прекратит свое существование, а пришедший ей на смену Microsoft Office Groove 2007 будет распространяться только в составе корпоративных редакций Microsoft Office. При этом некоторые наработки старого Groove вполне могут перекочевать в другое офисное ПО Microsoft. Отдельно в рамках семейства Microsoft Office System 2007 также появится Office Groove Server 2007, включающий три основных компонента: Manager, Relay и Data Bridge.

До выхода финальной версии Microsoft Office Groove 2007 еще более полугода, поэтому делать окончательные выводы на основе второй бета-версии несколько преждевременно (осенью ожидается еще и третья). Однако уже сейчас есть все основания полагать, что Groove станет одной из ключевых технологий в Microsoft Office System, а поддержка коллективной работы останется приоритетным направлением для Microsoft, курировать которое в ближайшие годы будет создатель Groove, а теперь главный архитектор программного обеспечения компании Рей Оззи.

Читайте также: