Настройка бизнес процессов в 1с документооборот
Обновлено: 05.07.2024
Регламентируйте работу, используя типовые (шаблонные) и уникальные процессы, задавая жесткую маршрутизацию документов, настраивая запуск процессов по бизнес-событиям. Отслеживайте иерархию процессов, собирая их в цепочки, выстраивайте необходимую последовательность работ. Оценивайте эффективность работы сотрудников по различным показателям: соблюдение сроков и успешность исполнения, количество переносов сроков, результаты согласования и другим.
Готовые шаблоны согласования, рассмотрения, исполнения
В «1С:Документообороте 8» уже предусмотрены 9 готовых процессов: согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, исполнение, ознакомление, приглашение, составные процессы, комплексный процесс. Для каждого процесса предусмотрена своя схема работы, которая легко настраивается под специфику вашего предприятия. Например, процесс согласования может идти параллельно, последовательно, в смешанном режиме и даже по условиям.
Процесс «Согласование». Используется для согласования с ответственными лицами исходящих, внутренних документов, файлов, а также решения других вопросов, требующих согласования. Для процесса «Согласование» предусмотрено три варианта маршрутизации:- всем сразу (параллельное согласование);
- по очереди (последовательное согласование);
- смешано (параллельно-последовательное согласование).
В качестве согласующих лиц можно указать пользователя или роль, например, «Юрист». Срок согласования может быть общим или индивидуальным для каждого согласующего лица. В рамках процесса согласования могут быть приняты положительные решения «Согласовано», «Согласовано с замечаниями» либо отрицательное — «Не согласовано». Если результат согласования отрицательный («Не согласовано»), после доработки документа процесс можно запустить на следующий цикл согласования. Ведется подсчет всех циклов согласования и сохранение истории всех виз на каждом цикле. Результат согласования можно подписать электронной подписью.
После этого документ получает статус «Рассмотрен» и принятая резолюция отображается в его карточке. Резолюцию можно подписать электронной подписью. При направлении на рассмотрение сотрудник может указать проект резолюции. Тексты резолюций можно быстро выбирать из заранее подготовленных шаблонов.
Процесс «Исполнение». Этот процесс используется для направления на исполнение документов или иных поручений. Успешность исполнения определяет проверяющий, если указан. Список исполнителей может содержать как конкретных пользователей, так и роли (например, «Секретарь»).
Для процесса предусмотрено три варианта маршрутизации:- всем сразу (параллельное исполнение);
- по очереди (последовательное исполнение);
- смешано (параллельно-последовательное исполнение). В этом случае можно указать порядок исполнения (одновременно либо после предыдущего исполнителя).
- общий срок для всех исполнителей;
- персональный срок для каждого исполнителя;
- общий срок для всех и, дополнительно, персональный срок для некоторых исполнителей.
Срок исполнения можно указать с точностью до минут. Одного из исполнителей можно назначить ответственным. Он будет отвечать за результат исполнения всего процесса в целом.
Запуск процессов по шаблону
«1С:Документооборот 8» можно настроить так, чтобы в некоторых случаях процессы запускались программой автоматически без каких-либо действий со стороны пользователей. Для жесткого запуска процессов по шаблону:- нужно привязать процесс к виду документа;
- при необходимости указать условие автостарта;
- установить флажок «Запретить изменение процессов»;
- выбрать событие, при котором произойдет автозапуск, например, «Создание внутреннего документа».
После такой настройки процесс будет запущен автоматически, без участия пользователя, в момент нажатия на кнопку «Записать и закрыть» в карточке документа.
Иерархия и история процессов
Все задачи и процессы, созданные по документу, можно посмотреть прямо из карточки документа и увидеть:- кто сейчас работает с документом;
- какие процессы и задачи запущены по документу;
- какие из них исполнены, с каким результатом, в какие сроки;
- какие не исполнены и просрочены.
Программа показывает всю иерархию процессов, начиная от исходного и заканчивая подпроцессами, которые были созданы исполнителями во исполнение своих задач.
Контроль процессов
Любой процесс можно поставить на контроль. Процесс, в карточке которого указан Контролер, ставится на контроль автоматически. Предметы (документы, файлы и т. п.) процессов наследуют признак контроля от процессов. Например, если по приказу запущен процесс Исполнение, поставленный на контроль, то приказ тоже отображается как контрольный. На контроль можно поставить не только весь процесс, но и отдельную задачу.
Что можно поставить на контроль? Все, что угодно: входящие, исходящие и внутренние документы, файлы, письма, процессы и задачи, мероприятия, проекты и проектные задачи, и даже то, чего нет в программе. Контроль позволяет следить за сроками и ходом выполнения работ. Программа сама отследит истекающий или пропущенный срок контроля и сообщит об этом по почте.
Как поставить на контроль? Чтобы поставить объект на контроль, просто щелкните на картинке «К» или в колонке «К» в списке. Сразу откроется новая контрольная карточка:- установите срок контроля;
- напишите примечания для себя;
- и нажмите «Поставить на контроль».
Поставленные на контроль объекты отмечаются значком «К» зеленого или красного цвета.
- показывает все контрольные карточки, в которых сотрудник является контролером;
- удобно отслеживать и переносить контрольные сроки, снимать объекты с контроля, выводить отчеты, создавать на основании контрольных карточек письма или записи календаря;
- выводит самые просроченные объекты в первых строках вверху.
Мониторинг и аналитика
Мониторинг процессов. В «1С:Документообороте 8» есть автоматическая служба мониторинга процессов. Она сама отслеживает и контролирует более 100 показателей по всем процессам, например:- время просрочки;
- количество просроченных процессов;
- число циклов согласований;
- средние трудозатраты и другие.
При росте или снижении показателей ниже порогового значения программа будет информировать вас по почте.
Оперативные консультации по 1С:Документооборот без предоплаты. Первая консультация бесплатно.
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.
В этой статье мы рассмотрим вопросы настройки процессов согласования (в том числе сложные процессы согласования) в решении для построения системы электронного документооборота «1С:Документооборот».
Что чаще всего понимают под «согласованием документа»?
Согласование – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.
Это относится не только к документам, например, согласованию приказа, согласовывать можно отдельные файлы, а также проведение мероприятий, заведение контрагентов для использования в системе и проектов, отдельные проектные задачи и многие другие объекты системы.
При этом глобальная цель процесса согласования – повысить качество не только согласуемых документов, но и реальных управленческих решений, которые обычно стоят за этими документами, поэтому процесс согласования является важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость компании.
Процесс согласования в 1С:Документооборот
Процесс, реализованный в программе, можно использовать как самостоятельный процесс для согласования договоров перед их подписанием, а также заявок на оплату или закупку ТМЦ перед их оплатой (в отдельных случаях ежедневной «рутины» может быть даже настроено автоматическое согласование), так и в качестве элемента комплексного процесса для сложной многошаговой обработки документов.
Для того чтобы настроить шаблон любого процесса, в том числе и согласования, необходимо перейти в раздел «Управление процессами» и выбрать пункт меню «Шаблоны процессов».
После этого откроется рабочее место администратора бизнес-процессов по настройке шаблонов процессов в системе.
Обратите внимание, что обычным пользователям этот функционал недоступен, настраивать шаблоны процессов могут только пользователи со специальными полномочиями, дающими права на данную подсистему.
Попробуем создать новый шаблон процесса на примере согласования документа «Заявка на расходование средств», а также построить маршрут согласования заявки в 1С.
Находясь в разделе «Согласование», нажимаем кнопку «Создать». Открывается окно создание нового процесса согласования.
Заполняем уникальное название шаблона. Если необходимо показывать наш шаблон процесса ограниченному кругу пользователей – указываем рабочую группу шаблона. При этом можно разрешить изменение этого шаблона пользователям данной рабочей группы.
На второй вкладке настраиваются основные параметры процесса согласования:
Здесь указываем название процесса, которое будет видеть пользователь в своих задачах. Рекомендуем использовать имя предмета в наименовании, так сразу будет понятно, что именно нужно согласовывать.
Можно заполнить расширенное описание, чтобы пользователю при выполнении своей задачи было четко понятны функции и действия, которые необходимо выполнить.
Далее настройка маршрута согласования в следующей табличной части требует выбрать тип согласования. Система позволяет направлять процесс согласования документов всем участникам согласования сразу, по очереди, либо смешанно.
Далее из состава пользователей системы необходимо подобрать участников процесса, указать сроки исполнения для каждого из них. При этом в шаблоне можно указать только относительные сроки – в днях, часах или даже минутах.
Только при установленных сроках исполнения в дальнейшем мы сможем контролировать исполнительскую дисциплину, а также подключать возможность эскалации решений.
При подборе исполнителей можно использовать не только конкретных пользователей, но и встроенный механизм автоподстановок:
Автоподстановки – встроенный предопределенный механизм системы, позволяющий подставлять значения реквизитов связанных объектов. Добавление своих автоподстановок возможно только с использованием программирования.
Еще один «умный» механизм подбора участников процесса – ролевая адресация:
Роли исполнителей также настраиваются в разделе «Управления процессами».
Обратите внимание, что именно использование автоподстановок и ролевой адресации является наиболее предпочтительным при построении маршрутов бизнес-процессов в системе, поскольку именно такой подход в дальнейшем позволит значительно облегчить администрирование подсистемы управления бизнес-процессами в системе.
Если согласование заявок по условиям требует подбора согласующих, необходимо воспользоваться функционалом настройки маршрутизации бизнес-процесса.
Настройка условий возможна по довольно сложным алгоритмам – с использованием практически всех реквизитов объектов системы или с использованием встроенного языка программирования системы.
На третьей вкладке настройки шаблона маршрута согласования можно настроить предметы процесса.
Предметы могут быть различными по типу:
- Основной предмет – в результате исполнения процесс будет изменять статус у документа – согласован, не согласован, согласован с замечаниями;
- Дополнительный предмет – статусы изменяться не будут;
- Заполняемый предмет – в ходе исполнения задачи пользователь будет должен заполнить этот предмет по предложенному шаблону и алгоритму.
Если в процессе будет использоваться несколько предметов, можно настроить порядок их отображения:
В следующей табличной части вкладки можно отрегулировать видимость того или иного предмета на каждом шаге процесса:
Для заполняемого предмета процесса здесь настраивается шаг процесса, на котором от пользователя потребуется заполнений данного предмета:
На последней вкладке настройки маршрута согласования можно настроить проверку условия, при соблюдении которого пользователь сможет выполнить свою задачу. Настройка условий схожа по своей сути с настройкой условий маршрутизации.
На первой вкладке не забываем назначить настроенный нами шаблон определенному виду документа, в нашем случае – Заявке на расходование средств.
Здесь же можно настроить механизм эскалации задач, позволяющий оптимизировать бизнес процесс и минимизировать человеческий фактор.
Настройка правил эскалации позволяет автоматически завершать тот или иной шаг процесса, либо перенаправлять неисполненную задачу, например, непосредственному руководителю исполнителя, в зависимости от временных условий.
Как показывает этот пример, даже настройка очень простого шаблона маршрута согласования требует от администратора достаточно знаний и опыта работы с системой, понимания внутренних механизмов и зависимостей объектов. Настройка же более сложных процессов согласования документов, например, такого процесса как согласование договоров в 1С Документооборот, потребует значительного времени и знаний, поскольку для него характерно такое явление, как повторное согласование или желание вовсе отменить согласование на каком-то этапе.
Для решения подобных задач, особенно на этапе внедрения системы, когда необходима методологическая и консалтинговая поддержка, наиболее оптимальным и выгодным подходом является вовлечение профессиональных исполнителей, имеющих достаточный багаж знаний и опыта внедрения подобных систем, что позволит исключить нелепые ошибки и добиться положительных результатов в короткие сроки, и что наиболее важно – сэкономить бюджет компании.
Профессиональные специалисты нашей компании готовы всегда помочь вам во внедрении системы электронного документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот 8»!
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
Оперативные консультации по 1С:Документооборот без предоплаты. Первая консультация бесплатно.
Сложные бизнес-процессы обработки документов не получиться использовать без того, чтобы предварительно не настроить маршруты их прохождения. Давайте посмотрим, как настраивать и использовать маршрутизацию в системе электронного документооборота 1С:Документооборот.
Чтобы настроить условия маршрутизации в 1С Документооборот, переходим в раздел «Управление процессами» и выбираем меню «Условия маршрутизации».
В окне реестра условий в левой части расположен перечень объектов, по которым происходит маршрутизация, а в правой – сами условия по выбранному объекту.
Внизу окна видны комментарии к условию, по которым легче найти и отобрать необходимое. Каким же образом настроить нужное нам условие?
Для установки условия следует выбрать объект, на основании значения реквизитов которого это условие будет работать.
Такими объектами могут быть внутренние, входящие и исходящие документы, контрагенты, мероприятия, файлы, проекты и проектные задачи. Далее выбираем способ задания условия. Возможно три варианта:
- В режиме конструктора;
- На встроенном языке;
- Комбинация из других условий.
Давайте разберемся, что каждый из этих вариантов означает.
Создание условий в режиме конструктора
Позволяет сконструировать нужное нам условие из состояния или комбинации состояний реквизитов выбранного выше объекта.
Выбрав реквизит, нужно определить требование к его содержанию – вид сравнения. Выбор вариантов сравнения зависит от типа реквизита, но, как правило, это: Равно, Не равно, Заполнено, Не заполнено, В списке, Не в списке. Последнее сравнение предполагает ввод списка значений, с которым будет сравниваться значение реквизита.
Отборы можно объединять в группы по разным условиям взаимного применения – группа И, группа ИЛИ, группа НЕ. В результате, если использовано объединение в группу И, должны будут выполняться все строчки условий, в группу НЕ, наоборот, – будет проверяться невыполнение всех строчек условия, а в группу ИЛИ – хотя бы одно из условий. При этом в группе ИЛИ условия будут проверяться по порядку их ввода, поэтому приоритет, то есть порядок, можно регулировать соответствующими кнопками.
Если нужно составить сложное условие, но при этом его невозможно построить с помощью конструктора условий и реквизитов объекта, можно построить требующееся условие на встроенном языке.
Условие на встроенном языке
С правой стороны расположены реквизиты выбранного объекта для использования в выражениях встроенного языка. В этом же окне, не выходя из конструктора, можно проверить созданное условие на работоспособность. Безусловно, чтобы грамотно написать такое условие, нужны соответствующие знания и опыт разработки на языке 1С, то есть лучше всего привлечь для этого программиста 1С.
Комбинация существующих условий
Еще один вариант составления условий – комбинация из других, уже существующих условий. То есть, используя группировку по принципу логического И, логического ИЛИ или логического НЕ, можно составить достаточно сложное условие маршрутизации.
Созданные условия маршрутизации можно использовать в простых процессах типа Исполнение, Согласование, Ознакомление.
Если у процесса несколько исполнителей, правильнее использовать условия маршрутизации, иначе при невыполнении условия процесс при запуске выдаст ошибку, поскольку исполнителей у него не будет. Также условия маршрутизации можно использовать в комплексном процессе для маршрутизации шагов процесса.
Для установки условий выполнения действия комплексного процесса перейдем по ссылке «Порядок выполнения» в действии и открыть меню настройки маршрутизации. Здесь можно установить порядок совместного применения, если условий несколько – логическое И или логическое ИЛИ. То есть действие будет стартовать при выполнении сразу всех отмеченных ниже действий или при выполнении любого из отмеченных ниже действий.
В данном примере шаг регистрации будет выполняться, если согласован документ с большой суммой и подписан договор аренды на большую сумму.
Используя условия, как внутри простых процессов, так и в порядке выполнения действий, сложные условия маршрутизации на встроенном языке, а также всевозможные комбинации сложных условий, можно построить сложнейшие бизнес-процессы обработки документов, согласования контрагентов и так далее.
Например, нужно перед согласованием договора проверить, согласовывался ли ранее контрагент, и если нет – то сначала согласовать контрагента, а уже потом договор.
Для этого на первом шаге процесса устанавливаем условие старта шага процесса – Контрагент НЕ согласован. А в настройке самого условия указываем, что «Вид контрагента» должен быть равен значению «Юридическое лицо», а «Группа доступа» – «Несогласованные контрагенты».
При встраивании условий маршрутизации в сложные процессы важно предусмотреть все варианты поведения системы – что будет происходить, когда условие будет выполняться и когда не будет.
Например, в выше рассмотренном примере с согласованием контрагента по условию нужно обязательно предусмотреть вариант, когда контрагент согласован, и первый шаг запускаться не будет. Чтобы процесс не выдал ошибку, нужно во втором шаге включить условие При старте, обратное условию на первом шаге – Контрагент согласован.
Таким же образом строится условие в шаблоне процесса, подготовленного с использованием схемы вместо табличной части.
В настройке условия можно использовать результаты действий, предметы или создавать произвольные условия. Создание условий на основе предмета процесса мы уже рассматривали на примерах процессов с настройкой в таблице. Результат действий – настройка условия в зависимости от результата того или иного шага процесса, например, согласования с положительным результатом. Произвольное условие может быть построено на произвольных параметрах.
Графическая схема процесса упрощает управление выходами условия, его параметрами и составом, поэтому сейчас для более простого и наглядного конструирования в системе 1С:Документооборот развивается схематичное построение комплексных бизнес-процессов. Схемы процессов можно распечатывать и сохранять в электронных форматах, что позволяет их использовать в проектной и эксплуатационной документации системы.
В 1С Документооборот (рассматривается версия 2.1.25, но вопрос актуален и для других относительно свежих версий конфигурации) есть несколько возможностей построить процессы согласования (исполнения подписания и т.д.) для документов:
1. Использование простых процессов, вручную запускаемых пользователем из документа в нужном ему порядке.
2. Использование комплексных процессов - процессы, каждый этап которого может состоять из "простых" процессов.
Есть возможность составлять комплексные процессы в виде схемы и в виде таблицы.
Первый вариант, а также вариант с использованием комплексного процесса в виде таблицы здесь рассматривать не буду, так как они годятся в основном для несложных вариантов маршрутов. Максимальный функционал доступен при использовании схем комплексных процессов.
В процессе работы выявили для себя несколько минусов использования схем комплексных процессов:
1. Неудобный редактор:
- при копировании блоков данные внутри них очищаются (результат копирования на скриншоте)
- редактор может подвисать при перемещении или копирования большого количества блоков,
- соединяющие линии иногда ведут себя непредсказуемо
(линии на скриншоте выше не поддаются выравниванию)
- нельзя добавить несколько блоков завершения, из за этого линий на схеме может стать очень много и их нужно долго и утомительно "тянуть" до блока завершения.
2. Не работает автоматическая адресация по объектам адресации (из ролей исполнителей) , нужно помимо указания объекта адресации в роли, указывать еще дополнительно условие в блоке, где выбрана эта роль.
К примеру добавим роль с объектом адресации организация:
И внесем в нее двух исполнителей по организациям:
Для того чтобы исполнителем по документу был участник по определенной организации, блок в маршруте придется заполнить таким образом:
Создать условия маршрутизации по организациям
Для второй организации также потребуется условие. После этого нужно будет указать их в самом блоке:
А теперь предположим, что у нас таким организаций 10. Удобства добавляет вышеупомянутый пункт, что такой блок на схеме скопировать не получится, каждый раз придется заполнять вручную, за что отдельная "благодарность" разработчикам.
3. При использовании больших схем пользователю сложно разобраться по какому маршруту пойдет его документ.
4. Для замены исполнителя в маршруте приходится долго выискивать нужные строки внутри блоков , открывая каждый.
В итоге после запуска согласования документов через Документооборот на тех поддержку свалилось множество заявок от пользователей с просьбой помочь понять кто будет согласовывать их документ. Было принято решение оптимизировать этот механизм.
Было разработано следующее решение:
1. В шаблон комплексного процесса добавлена табличная часть Порядок участников со следующими полями:
- Этап (добавленный справочник, см. пункт 2)
Условие маршрутизации в данном случае дает максимальную гибкость отборов, но с другой стороны приходится вносить множество условий. Если ваши процессы проще, можно добавить в колонки другие отборы, например по организации или виду документа, принцип работы в данном случае не меняется.
Пример таблицы со множеством отборов:
2. При записи шаблона комплексного процесса для каждого блока, в котором выполняется действие (например согласование, исполнение и т.д.) добавляется элемент справочника Этапы процессов.
3. Был доработан механизм создания каждого этапа процесса.
4. Создан служебный элемент справочника Пользователи для выбора в схемах процессов в качестве исполнителя ("Робот ДО").
Принцип работы:
Создается шаблон процесса, в нем добавляются необходимые блоки - согласования, утверждения, обработки и т.д. После этого шаблон записывается. Для каждого блока создаются элементы справочника Этапы процессов, названия которого совпадают с названиями блоков. Во всех блоках всегда указываем исполнителем пользователя Робот ДО. Функционирует возможность в блоке указать порядок выполнения (по очереди, всем сразу).
Теперь в табличной части Порядок участников мы выбираем исполнителей (элементы справочника Полные роли или справочника Пользователи), а также условия, при которых исполнитель участвует в данном этапе.
Для обработки условий используется типовой справочник Условия маршрутизации, которые позволяет задавать практически любые условия по предмету согласования.
Для проверки выполняется ли условие используется типовая функция (общий модуль РаботаСУсловиямиМаршрутизации.ПроверитьПрименимостьУсловияМаршрутизацииКОбъекту).
После того как мы внесли всех участников процесса, задали им условия, можно использовать процесс для запуска согласования документов.
В шаблоне комплексного процесса можно указать назначения - виды документов, для которых возможен запуск этого процесса. По этому значению можно еще до запуска процесса определить по документу (если для вида этого документа задан всего один шаблон процесса), какие участники будут согласовывать этот документ - для этого нужно пройтись по таблице Порядок участников и вывести результат для пользователя, например, в таблицу на отдельной вкладке или выводить при помощи кнопки Показать участников.
Второй вариант вывести на форму создания нового комплексного процесса таблицу, в которую выводить Порядок участников отобрав те, которые проходят по условиям документа:
У нас используются обе эти возможности. Также добавлен вывод в отдельную колонку в документе текущих исполнителей роли, если в Порядок участников процесса внесена роль (см. скриншот выше).
В результате мы имеем следующие возможности:
- Пользователь до запуска процесса может узнать его участников в удобном виде
- Схемы процессов значительно упрощаются
- Участников процессе легче администрировать
- Весь процесс заполнения шаблона процесса можно переложить на менее квалифицированных пользователей (таблицу заполнять проще чем схему)
Интересно мнение сообщества на подобную схему работы, как и предложения по улучшению. Функционал используется в рабочей базе несколько месяцев, на матрицах процессов с сотнями строк исполнителей и условий. При наличии интереса могу описать полностью какие изменения в коде и куда внести, с какими сложностями столкнулись и вопросы производительности.
Читайте также: