Настройка штатного расписания в 1с erp

Обновлено: 04.07.2024

с 01.07.2021 года в СЗВ-ТД необходимо указывать коды ОКЗ. Коды заполняются в справочнике Трудовые функции. Справочник привязывается к Должностям и Штатному расписанию. Для правильного заполнения отчетности СЗВ-ТД необходимо во всех позициях штатного расписания заполнить реквизит "Трудовая функция".

Внешняя обработка создана на базе обработки от 1С для ЗУП 3.1. Скачана с официального сайта из раздела обновлений.
Внесенные изменения:

  1. В обработке от 1С неправильно обрабатывается документ "Индексация штатного расписания". Ошибка исправлена.
  2. Обновляется реквизит Трудовая функция и коды ОКПДТР и ОКЗ в справочнике Должности. Обновление происходит, если должность используется только один раз в штатном расписании.
  3. Доработана табличная часть обработки. В списке добавлены колонки с кодами ОКПДТР и ОКЗ и наименования этих справочников. Это позволяет проконтролировать заполнение кодов и трудовых функций во всем штатном расписании в удобной форме.
  4. Проверена на конфигурациях ERP и КА.

Порядок использования и подключения описан на сайте ИТС: "

После выбора трудовой функции и сохранения данных таблица штатного расписания обновляется. В колонках отображаются коды ОКПДР и ОКЗ трудовой функции. В колонках "Наименование" отображается наименования по соответствующим классификаторам. В общем случае наименования классификаторов различаются. Можно визуально проверить соответствие кодов и наименований.

Порядок подключения

  1. Открыть меню "Администрирование" -> "Печатные формы, отчеты и обработки" -> "Дополнительные отчеты и обработки".
  2. В справочнике нажать на кнопку "Добавить из файла . ". Выберите файл обработки.
  3. На закладке "Команды" по ссылке "Размещение" указать раздел кадры. Добавить пользователей для быстрого доступа к обработке".
  4. Вызов обработки осуществляется через "Дополнительные обработки" выбранного раздела.

Дополнительно

Обработка тестировалась на конфигурации "1С:ERP Управление предприятием 2 (2.4.13.209, 2.5.6.220)", "1С:Комплексная автоматизация 2 (2.4.13.209)", "Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1 (3.1.18.83)".

Штатное расписание (далее ШР) — это документ, который необходим для описания состава и числа работников. В ШР указываются, какие должности в компании существуют, требуемая квалификация, условия оплаты и многое другое.

Обязательное наличие ШР существующим законодательством не требуется, но отсутствие может вызвать дополнительные вопросы у контролирующих органов. Образец ШР можно подготовить самостоятельно. В качестве рекомендации утверждена унифицированная форма Т-3 (Постановление Госкомстата РФ N 1 (05.01.2004)).

В 1С:ERP ШР является справочником. Элементы этого справочника служат для ведения кадрового учета. Они используются для:

  • оформления приказов по движению кадров;
  • составления списка начислений для сотрудников в 1С 8.3;
  • приема и перемещения сотрудников в организации.

Данный справочник находится в разделе Кадры – Штатное расписание:



Элементы данного справочника – это позиции ШР. Позиция ШР представляет из себя комбинацию:

Элемент ШР = Должность + Подразделение



Должности – это справочник. В нем указываются должности, специальности и профессии. Элементы этого справочника указываются в кадровых документах 1С, отчетах и печатных формах.

Подразделения – это справочник. Его элементы используются для ведения кадрового учета.

В программе 1С:ERP у позиции ШР также указывается место в Структуре предприятия – это отдельный справочник необходимый для управленческого учета.

В карточке ШР описываются условия труда и указывается число штатных единиц.

Настройка штатного расписания компании осуществляется в разделе НСИ и администрирование – Кадры



Под ссылкой Настройка штатного расписания для удобства отображены текущие основные настройки ШР в программе:



При нажатии на ссылку Настройка штатного расписания открывается форма настроек ШР:



Рассмотрим настройки ШР подробнее

2. Настройки Штатного расписания компании

Автоматическая проверка кадровых документов в соответствии штатному расписанию

Если этот флаг установлен, то при регистрации кадровых документов будет автоматически выполняться проверка на их соответствие ШР. Если Документ не соответствует ШР, то будет выдано предупреждение:



Данное предупреждение носит информационный характер и не мешает проведению документа.


Если флаг Автоматическая проверка… не установлен, то такую проверку можно вызывать самостоятельно, по кнопке Проверить.



Ведется история изменений Штатного расписания

Этот флаг устанавливается, если для Предприятия необходимо хранить историю 1С изменений штатного расписания.

При установке этого флага станут доступны следующие документы:

Утверждение штатного расписание

1С Изменение штатного расписания

Индексация штатного расписания



Теперь все изменения ШР (закрытие, изменение и ввод новых позиций и т.д.) необходимо будет производить с помощью указанных документов.

Все изменения при этом сохраняются и по ним можно будет формировать отчеты. Также можно вернуться к предыдущей версии ШР, отменив проведение документа-изменения.




Если этот флаг снять, то текущее ШР сохранится:



Используется "вилка" окладов и надбавок

При установке этого флага размер оклада и надбавок при описании позиции штатного расписания можно задавать в виде диапазона (минимального и максимального значения):



В позиции штатного расписания используются разряды и категории

После установки этого флага в позиции можно дополнительно к должности указывать разряд (категорию). Это позволит не создавать отдельные должности для каждого разряда (например, «Водитель 1 категории» и «Водитель 2 категории»), а выбрать в позиции необходимый разряд (категорию) для одной должности («Водитель»).

Также можно указать только должность без разряда (категории).

Список необходимых разрядов и категорий заполняется в справочнике Квалификационные разряды (категории). Для доступа к этому справочнику необходимо установить флаг Отображать команду «Все функции» в меню Сервис - Параметры:





Сам справочник можно выбрать в меню Все функции – Справочники - Квалификационные разряды (категории):



В программе можно указывать разряд (категорию) для конкретного сотрудника. И они могут отличаться от разрядов, указанных в ШР:



Для индивидуального использования тарифных групп нужно установить флаг Используются тарифные группы в настройках расчета зарплаты:





Способ отображения надбавок в печатной форме штатного расписания (Т3).

Печатную форму Т3 можно распечатать из самого справочника меню Печать:



По умолчанию при выводе формы Т-3 размер всех начислений указывается в денежном выражении ФОТ (в рублях) для каждого начисления:



Также можно указать способ вывода в процентах, коэффициентах или комбинированным способом.

Использовать бронирование позиций

В программе при приеме на работу есть возможность бронирования позиций.
При установке этого флага, документ Прием на работу можно оформлять в несколько этапов. Сначала забронировать выбранную позицию. Эта позиция будет считаться занятой (отражается в отчете по ШР), но принятым на работу сотрудник считаться не будет:


Когда будет необходимо зарегистрировать фактическое начало работы сотрудника, бронирование в документе снимается и его можно дооформить обычным образом.

Данный функционал позволяет контролировать наличие свободных позиций при приеме сотрудников на работу.

Бронирование можно осуществлять и с помощью документа Кадровый перевод:


3. Основные отчеты Штатного расписания

Основные отчеты штатного расписания это:

Штатная расстановка – отчет показывает позиции ШР с указанием занимающих их сотрудников.


Заполненность штатного расписания – отражает состояние ШР (количество занятых и свободных ставок) с указанием временно освобожденных ставок.

Найти их можно в разделе Кадры – Кадровые отчеты:




4. Отключение Штатного расписания 1С 3.1 (для технических специалистов)

В заключение рассмотрим возможность полного отключения ШР в программе.

Описанные ниже действия носят справочный характер для технических специалистов. При реальном ведении учета выполнение этих действий не рекомендуется.

Перед началом отключения необходимо выполнить резервное копирование информационной базы.

В связи с тем, что большинство компаний использующих программу 1С:ERP ведет ШР, в последних релизах программы, в окне настроек отсутствует возможность его полного отключения:



В более ранних версиях программы такая возможность присутствовала по аналогии с программой ЗУП 3.0:



Для отключения ШР необходимо удалить единственную запись в регистре сведений Настройки штатного расписания. Открыть данный регистр можно через меню Все функции:





Отключение ШР предполагает, что при приеме и переводе сотрудников необходимо будет полностью описывать место и условия их работы:



Для того чтобы вновь включить ШР в программе, нужно добавить запись в регистр сведений Настройки штатного расписания в 1С 8.3 Бухгалтерия. Для этого можно в разделе настроек кадрового учета снять и заново установить флаг Использовать программу для кадрового учета и расчета заработной платы:



Запись в регистре сведений Настройки штатного расписания компании снова появится.

Штатное расписание (далее ШР) — это документ, который необходим для описания состава и числа работников. В ШР указываются, какие должности в компании существуют, требуемая квалификация, условия оплаты и многое другое.

Обязательное наличие ШР существующим законодательством не требуется, но отсутствие может вызвать дополнительные вопросы у контролирующих органов. Образец ШР можно подготовить самостоятельно. В качестве рекомендации утверждена унифицированная форма Т-3 (Постановление Госкомстата РФ N 1 (05.01.2004)).

В 1С:ERP ШР является справочником. Элементы этого справочника служат для ведения кадрового учета. Они используются для:

  • оформления приказов по движению кадров;
  • составления списка начислений для сотрудников в 1С 8.3;
  • приема и перемещения сотрудников в организации.

Данный справочник находится в разделе Кадры – Штатное расписание:



Элементы данного справочника – это позиции ШР. Позиция ШР представляет из себя комбинацию:

Элемент ШР = Должность + Подразделение



Должности – это справочник. В нем указываются должности, специальности и профессии. Элементы этого справочника указываются в кадровых документах 1С, отчетах и печатных формах.

Подразделения – это справочник. Его элементы используются для ведения кадрового учета.

В программе 1С:ERP у позиции ШР также указывается место в Структуре предприятия – это отдельный справочник необходимый для управленческого учета.

В карточке ШР описываются условия труда и указывается число штатных единиц.

Настройка штатного расписания компании осуществляется в разделе НСИ и администрирование – Кадры



Под ссылкой Настройка штатного расписания для удобства отображены текущие основные настройки ШР в программе:



При нажатии на ссылку Настройка штатного расписания открывается форма настроек ШР:



Рассмотрим настройки ШР подробнее

2. Настройки Штатного расписания компании

Автоматическая проверка кадровых документов в соответствии штатному расписанию

Если этот флаг установлен, то при регистрации кадровых документов будет автоматически выполняться проверка на их соответствие ШР. Если Документ не соответствует ШР, то будет выдано предупреждение:



Данное предупреждение носит информационный характер и не мешает проведению документа.


Если флаг Автоматическая проверка… не установлен, то такую проверку можно вызывать самостоятельно, по кнопке Проверить.



Ведется история изменений Штатного расписания

Этот флаг устанавливается, если для Предприятия необходимо хранить историю 1С изменений штатного расписания.

При установке этого флага станут доступны следующие документы:

Утверждение штатного расписание

1С Изменение штатного расписания

Индексация штатного расписания



Теперь все изменения ШР (закрытие, изменение и ввод новых позиций и т.д.) необходимо будет производить с помощью указанных документов.

Все изменения при этом сохраняются и по ним можно будет формировать отчеты. Также можно вернуться к предыдущей версии ШР, отменив проведение документа-изменения.




Если этот флаг снять, то текущее ШР сохранится:



Используется "вилка" окладов и надбавок

При установке этого флага размер оклада и надбавок при описании позиции штатного расписания можно задавать в виде диапазона (минимального и максимального значения):



В позиции штатного расписания используются разряды и категории

После установки этого флага в позиции можно дополнительно к должности указывать разряд (категорию). Это позволит не создавать отдельные должности для каждого разряда (например, «Водитель 1 категории» и «Водитель 2 категории»), а выбрать в позиции необходимый разряд (категорию) для одной должности («Водитель»).

Также можно указать только должность без разряда (категории).

Список необходимых разрядов и категорий заполняется в справочнике Квалификационные разряды (категории). Для доступа к этому справочнику необходимо установить флаг Отображать команду «Все функции» в меню Сервис - Параметры:





Сам справочник можно выбрать в меню Все функции – Справочники - Квалификационные разряды (категории):



В программе можно указывать разряд (категорию) для конкретного сотрудника. И они могут отличаться от разрядов, указанных в ШР:



Для индивидуального использования тарифных групп нужно установить флаг Используются тарифные группы в настройках расчета зарплаты:





Способ отображения надбавок в печатной форме штатного расписания (Т3).

Печатную форму Т3 можно распечатать из самого справочника меню Печать:



По умолчанию при выводе формы Т-3 размер всех начислений указывается в денежном выражении ФОТ (в рублях) для каждого начисления:



Также можно указать способ вывода в процентах, коэффициентах или комбинированным способом.

Использовать бронирование позиций

В программе при приеме на работу есть возможность бронирования позиций.
При установке этого флага, документ Прием на работу можно оформлять в несколько этапов. Сначала забронировать выбранную позицию. Эта позиция будет считаться занятой (отражается в отчете по ШР), но принятым на работу сотрудник считаться не будет:


Когда будет необходимо зарегистрировать фактическое начало работы сотрудника, бронирование в документе снимается и его можно дооформить обычным образом.

Данный функционал позволяет контролировать наличие свободных позиций при приеме сотрудников на работу.

Бронирование можно осуществлять и с помощью документа Кадровый перевод:


3. Основные отчеты Штатного расписания

Основные отчеты штатного расписания это:

Штатная расстановка – отчет показывает позиции ШР с указанием занимающих их сотрудников.


Заполненность штатного расписания – отражает состояние ШР (количество занятых и свободных ставок) с указанием временно освобожденных ставок.

Найти их можно в разделе Кадры – Кадровые отчеты:




4. Отключение Штатного расписания 1С 3.1 (для технических специалистов)

В заключение рассмотрим возможность полного отключения ШР в программе.

Описанные ниже действия носят справочный характер для технических специалистов. При реальном ведении учета выполнение этих действий не рекомендуется.

Перед началом отключения необходимо выполнить резервное копирование информационной базы.

В связи с тем, что большинство компаний использующих программу 1С:ERP ведет ШР, в последних релизах программы, в окне настроек отсутствует возможность его полного отключения:



В более ранних версиях программы такая возможность присутствовала по аналогии с программой ЗУП 3.0:



Для отключения ШР необходимо удалить единственную запись в регистре сведений Настройки штатного расписания. Открыть данный регистр можно через меню Все функции:





Отключение ШР предполагает, что при приеме и переводе сотрудников необходимо будет полностью описывать место и условия их работы:



Для того чтобы вновь включить ШР в программе, нужно добавить запись в регистр сведений Настройки штатного расписания в 1С 8.3 Бухгалтерия. Для этого можно в разделе настроек кадрового учета снять и заново установить флаг Использовать программу для кадрового учета и расчета заработной платы:



Запись в регистре сведений Настройки штатного расписания компании снова появится.

Документ под название «Изменения в штатном расписании» добавляем, базируясь на утвержденном штатном расписании. Чтобы это осуществить, выбираем раздел Кадры, затем Штатное расписание и в итоге попадаем в Документы, изменившие штатное расписание.


При использовании документа об «Утверждении штатного расписания» можно посмотреть по базе должности, количество ставок и подразделения. Если расписание установлено в штатном порядке, то изменения в него можно добавить, только с помощью документа, который называется «Изменение штатного расписания». Открыть можно через два пути: Кадры – Изменение штатного расписания либо же более длинным Кадры – Штатное расписание – Изменить текущее штатное расписание.

Когда вы добавляете документ, вам нужно заполнить следующие поля:

  • Дату, с которой начинается функционирование нового расписания.
  • Организация (если в ней вдруг присутствуют дочерние компании)
  • Позиция штатного расписания

Новые данные можно добавлять только через преобразование существующего расписания или полностью обновлять его.


После того, как поле позиции штатного расписания заполнено, нажимаем кнопку «Ок». Для внесения изменений, выбираем штатную позицию и пишем новые показатели:

  • Сколько и в каком виде начисляется (оклад, надбавки).
  • Количество рабочих ставок.
  • Разряд
  • Информация об отпускном периоде.

Измененная позиция будет выделяться в документе синим. При создании новой позиции, карточка рабочего расписания заполняется с нуля. Указывается должность, подразделение, в котором работает человека, график работы, размер и тип оплаты труда, количество ставок, а также разряды и отпускное время. Новая позиция будет подчеркнута зеленым цветом.


В документе можно и закрывать уволенные/ неработающие кадры, они будут выделены красным цветом. После того, как вы внесли и проверили все изменения, нажимаете на Провести и закрыть, в результате чего все данные сохранятся. Проверить новое расписание можно через отчет, который называется Штатная расстановка, найти ее можно в разделе Кадры, Кадровые отчеты.

Индексация штатного расписания в 1С ЗУП

Чтобы проиндексировать расписание, вам нужно сделать несколько простых шагов:

  1. В первую очередь проверьте настройки программы. В разделе кадрового учета и штатного расписания должна быть установлена галочка, что расписание штата сотрудников постоянно обновляется, а также ведется история изменений в расписании. А при оценке заработной платы необходимо отметить галочку, что индексация заработной платы рабочих выполняется.
  2. Зарегистрируйте индексацию начислений на расписании.

Воспользуемся путем: Кадры - Индексация штатного расписания - создать. Если какого-то звена пути вы не можете найти, то воспользуйтесь настройкой навигации.


Когда заполняется документ Индексация штатного расписания, то главное не забыть про заполнение данных о:

  • Месяце, с которого идет индексация.
  • Дате – точное число в этом месяце, с которого начнется расчет.


  • Индексируемых показателях
  • Коэффициента, по которому проводится индексация. Он вводится вручную.

Кнопка заполнить автоматически создает базу из работников, которые имеют начисления по индексируемым значениям.

Индексация начислений проводится следующим образом : Зарплата – Индексация заработка – Создать. Раздел индексация заработка можно найти и через настройки навигации.


Здесь заполняем те же показатели: месяц, с которого начинается отсчет, показатели для индексации, а также коэффициенты. При оформлении видов начислений, которые умножаются на коэффициент, можно воспользоваться функцией округления.


Коэффициент, как и прежде, вводится вручную с клавиатуры. Работников можно добавлять 3 способами:

  • С помощью подбора нужного кадра в составленном списке.
  • Кнопка заполнить механически заполняет список сотрудниками, показатели которых внесены в показатели индексации.
  • Кнопка добавить позволяет вносить рабочих вручную.


Очень важно сравнить значения графы Оклады в созданных документах, они не должны различаться. Дата, месяц и коэффициент индексации в документах индексации Штатного расписания и заработной платы тоже должны совпадать. После проверки нажать на плашку Провести и закрыть. Если вдруг приказ об индексации необходим к печати, то сделать это можно с помощью одноименной кнопки.


Приказ можно также отправлять по почте или сохранять в любом текстовом формате.

Читайте также: