Настройка согласования в 1с erp

Обновлено: 05.07.2024

Что чаще всего понимают под «согласованием документа»?

Согласование – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.

Суть согласования состоит в правильной разработке, оформлении управленческих решений по важным направлениям работы организации. Процедура документооборота обеспечивает качество не только документов, но и реальных процессов управления. Согласование минимизирует риски и обеспечивает исполнение решения. Этот организационный инструмент помогает анализировать конкретные финансовые, экономические, юридические и прочие факторы в комплексе принятия решения.

Процесс согласования в 1С: Документооборот

1С: Документооборот не имеет определенной отраслевой специфики. Система позволяет регламентировать правила, структурировать информацию в бюджетной организации, коммерческом секторе.

В программе 1С можно согласовывать не только документы, а еще и заведение контрагентов, проведение мероприятий, отдельные проекты и другие многочисленные задачи. Введение электронного согласования повышает в разы эффективность управленческой работы.

Отличие электронного от бумажного согласования

Сравнение типичной ситуации согласования договора наглядно показывает различие двух способов решения задачи.

Согласование документов вручную

В традиционной бумажной версии процедура выглядит так:

Юрист направляет проект ответственным работникам;
Каждый сотрудник вносит в документ свои правки;
Несколько раз исправленный текст возвращается на доработку;
Новая редакция повторно отправляется на согласование;
Процесс повторяется до принятия единого решения всеми участниками.

В такой схеме нередко случаются потери версий документа, срыв сроков и бесполезные затраты рабочего времени.

Электронный вариант согласования документов

В программе 1С: Документооборот согласование договора выглядит следующим образом:

Ответственный сотрудник, прикрепив в программе к проекту договора необходимые документы, в один клик отправляет задачу коллегам по заданному маршруту.
Каждому из участников цепочки согласования возможно задать ограничение срока.
Система показывает онлайн состояние документов, уведомляет о готовности.

На поиск и оценку состояния документа тратятся секунды, сроки движения ускоряются в несколько раз. Избавление компании от бумажной рутины экономит время сотрудников, увеличивает темп бизнеса.

Порядок согласования документов

Существующий в программе 1С: Документооборот модуль «Согласование» является специальным инструментом рассмотрения документа. Пользователь определяет список сотрудников для согласования созданного им документа и стартует. Порядок движения текста может быть:

простым, документ доступен для работы всем одновременно из заданного списка;
сложным, поэтапно первоначальный вариант обрастая правками и изменяясь переходит к одному или нескольким согласующим.

При сложном многошаговом продвижении документ может возвращаться и двигаться снова последовательно по цепочке. Ход работы над текстом всегда можно увидеть в карточке документа кликнув по ссылке «Процессы».

После окончания рассмотрения документа всеми сотрудниками программа подаст сигнал в виде задачи «Ознакомиться с результатами согласования». Будет видно решение каждого из участников, их комментарии.

Настройка модуля согласования документов

Сначала создается группа доступа всех пользователей, имеющих право участия в процедурах согласований. Настраивать функции согласования можно пользователям, включенным в одну из двух вариантов групп:

Администраторы;
Новая группа в профиле с ролью «Согласование (настройка).

Для записи ролей пользователей нужно зайти в настройках в раздел «НСИ и администрирование». В папке «Администрирование» нужно кликнуть «Настройки пользователей и прав». При выборе группы доступа создается новый профиль. В нем добавляется роль «Согласование (использование)». После этого в группе доступа (создание) в профиль «Использование согласования» подбираются все участники.

Создаются роли для исполнителей, которые будут участвовать в согласовании. Они могут быть записаны как по фамилиям с именами, отчествами так и по должностям. Например, Федоров Иван Николаевич находится в списке пользователей. Его можно выбрать из другого списка по роли Главный бухгалтер.

Виды программной связи документов

Типовой функционал программы 1С: Документооборот способен отслеживать несколько десятков согласований к одному документу. Сложное переплетение взаимоотношений можно автоматизировать. Для этого классифицируют типы связей при обработке документа:

Автоматическая, создающаяся программой, или ручная, добавленная пользователем. В ручном режиме система зафиксирует время добавления и имя сотрудника, внесшего связь во внутреннюю, входящую или исходящую карточку документа.
Единичная, при обработке одного документа, или множественная связь. В последней может быть задействовано несколько разных документов так называемых источников, первоначальных версий, и последующих вариантов, именуемых приемниками.
Имеющая обратную связь или нет. При наличии такой возможности программа автоматически выстраивает связь с заданными настройками от источника к преемнику. В случае удаления одного из связанных документов, их обратные связи тоже автоматически исчезнут.

Все виды перечисленных связей задаются при настройке системы. Справочник «Типы связей» находится в разделе программы «Нормативно-справочная информация». Перейти из карточки справочника «Типы связей» можно регистром «Настройка связей» к элементам сведений документов.

Обзор процессов согласования документов

Одним из основных инструментов согласования являются настроенные схемы, по которым процесс совместной работы над документом идет от старта до финиша.

Ход согласования документов

По мере движения задачи по указанному маршруту каждому задействованному сотруднику направляются соответствующие команды:

Отслеживать запущенные процессы удобно в окне «Мои процессы». Здесь можно контролировать, анализировать, вмешиваться в ход решения задачи. Подписать результат работы в карточке документа можно с помощью электронной подписи.

Рассмотрение

Начало согласования инициируется программой автоматически или запускается вручную. В этом процессе ответственному сотруднику направляются, например, служебные записки или входящие документы. Он может рассмотреть задачу тремя способами:

Принятая резолюция отразится в карточке документа, получившего статус «Рассмотрен». Текст резолюции можно выбрать из шаблонов.

Согласование

Исходящие или внутренние документы, файлы, другие задачи, требующие согласования с ответственными сотрудниками, направляются инициатором по определенному маршруту. Согласующие лица указываются по имени или роли пользователя, например, Иванов или Юрист. Срок устанавливается индивидуально каждому сотруднику или один общий. Решение каждого участника может быть:

положительное – «Согласовано» или «Согласовано с замечаниями»;
отрицательное – «Не согласовано».

В случае отрицательного результата документ может быть доработан и запущен на новый цикл согласования. Все циклы и истории виз на каждом цикле сохраняются в программе.

Детали работы

При согласовании управленческих решений каждому сотруднику удобно работать в окне «Задачи мне». В нем видны:

группы задач по проекту, автору, типу;
персональные, делегированные, ролевые задачи;
сводки по всем задачам, в том числе новым и просроченным.

Для продвижения процесса по маршруту и отметки выполнения задачи даже не нужно открывать карточку документа. Варианты выполнения и детали выбранной задачи показываются на странице справа.

Шаблоны согласований

Условия маршрутизации и список сотрудников для определенного вида документов могут четко регламентироваться. В программе для этой цели используют шаблоны, в которых настраивают различные схемы согласования. В качестве примера рассмотрим согласование заявки в ИТ-службу:

сотрудник создает документ-заявку;
согласует заявку руководитель данного сотрудника;
руководитель ИТ-службы согласует документ;
исполнитель ИТ-службы направляет уведомление автору заявки об ее выполнении.

Настройки позволяют установить автоматический старт для каких-то ежедневных рутинных событий. К ним относятся регистрация, запись документа, приглашение, ознакомление и т.п. действия, которые будут согласовываться системой без участия пользователя.

В шаблоне процесс согласования настраивается последовательно, параллельно, по определенным условиям, в смешанном режиме. Пример последовательного шаблона с условием - входящие счета до оплаты обязательно согласовываются финансовым директором или другими уполномоченными работниками компании. Условием является определенная минимальная сумма, допустим, 50 тысяч рублей, которую подписывает к оплате руководитель организации.

Шаблон может быть жестким, с запретом администратора на изменение. У шаблона рекомендательного характера настройки может поменять в процессе работы любой сотрудник.

Контроль процессов

Передача документов внешним корреспондентам и сотрудникам внутри организации учитывается программой. Согласования систематизируются по:

спискам документов;
затраченному времени;
статистике циклов и результатов.

При помощи специальных формируемых программой отчетов можно отслеживать все этапы согласований каждого решения организации. Контрольная функция учета отражает местонахождение документа онлайн, имя работающего с ним сотрудника, сигнализирует об истекающем или пропущенном сроке согласования.

Проверяющий может вмешаться в ход выполнения согласования – приостановить, дать команду на продолжение, прервать процесс.

Окно «На контроле» выводит сверху в первых строках объекты с самым малым временем до конца срока или уже просроченные. Здесь же можно увидеть контрольные карточки с именем контролирующего сотрудника.

Анализ и мониторинг согласований документов

Автоматическая служба 1С: Документооборота отслеживает более 100 показателей процессов согласований. Основные из них:

число циклов;
количество просроченных задач;
время просрочки;
средние трудозатраты.

Устанавливается пороговое значение роста или снижения показателей согласования. Программа информирует о достижении нижнего критического значения.

Аналитические отчеты помогают обнаружить забытые документы, показывают по ним количество дней бездействия. Статистика результатов наглядно показывает процент не согласованных документов. Отчеты дают возможность принять меры к повышению положительной динамики исходов согласования.

Заключение

Как правильно установить 1С:Документооборот, чтобы система работала стабильно и быстро? Какую система управления базами данных выбрать? Как сделать административную установку программы? Ответы на эти и другие вопросы знают специалисты компании «Первый БИТ».

В статье рассмотрена последовательность работы с заявкой на оплату в программе 1C: ERP УХ от настройки согласования заявки до создания платежного поручения. Процесс описан как с точки зрения пользователя, так и через рассмотрение участвующих в последовательности объектов системы с их наименованиями в конфигураторе. Для написания статьи использовался релиз 1С:ERP. Управление холдингом 3.1.4.31.

Механизм универсальных процессов в 1C: ERP УХ позволяет использовать процесс согласования для документа Заявка на оплату (ЗаявкаНаРасходованиеДенежныхСредств), автоматизируя постановку задач исполнителям в определенной последовательности.

Для настройки согласования заявки используем закладку Процессы и согласование, где создаем новый шаблон универсального процесса (справочник Шаблоны универсальных процессов):

Вызов редактирования шаблона из формы списка осуществляется при нажатии на значок гаечного ключа. В шаблоне выбираем режим процесса Маршрут согласования, тип согласуемого объекта Документ и согласуемый объект Заявка на оплату.

По двойному клику открывается форма редактирования этапов процесса (справочник Этапы универсальных процессов):

Для каждого этапа указываются, ответственные за согласование пользователи (по ссылке на справочник Пользователи или по роли), заполняются статусы, устанавливаемые на каждом этапе, и связи между этапами.

Назначить настроенный шаблон документу Заявка на оплату можно в обработке Матрица полномочий (название в конфигураторе - СводнаяТаблица) вызываемой из подменю Процессы и согласование.

Для дальнейших создаваемых документов Заявка на оплату будет действовать текущий шаблон.

При создании заявки ей присваивается статус Черновик. При проведении документа он автоматически отправляется на согласование, создается документ Экземпляр процесса с состоянием выполнения Запущен и ключевым объектом – ссылка на текущую Заявку.

Заполняется регистр сведений Текущий маршрут процесса с измерениями Экземпляр процесса, Этап источник и Этап приемник (в случае разветвления процесса для одного источника могут быть несколько приемников).

Если стоит задача программного определения начального и конечного этапа, то это можно сделать по данному регистру из наличия этапов только в источнике или только в приемнике.

В регистре История выполнения процессов (в форму регистра можно зайти также из Экземпляра процесса) отображаются события процесса, в частности, отмена согласования означает остановку процесса.

Выполнить отмену согласования заявки, кроме ее инициатора, может пользователь с роль ю Суперпользователь. Выбрать, какая роль системы будет являться данной ролью, возможно в подсистеме Общие справочники и настройки (Общие настройки - Роль суперпользователя). Назначить роль пользователю можно в регистре Ответственные по объектам (в конфигураторе ОтветственныеОрганизаций).

У согласующих пользователей в форме Мои задачи и оповещения (обработка ЗадачиИОповещенияТекущегоПользователя), открывающейся при начале работы, а также из подменю Процессы и согласование, появляется список заявок на согласование

Из формы обработки можно выполнить согласование или отклонение заявки, оставить пояснение.

В заявке на оплату по кнопке Ход согласования можно открыть наглядную блок-схему прохождения этапов.

С точки зрения объектов системы процесс согласования соответствует записям в регистре Выполнение процессов (где документ Экземпляр процесса содержит в качестве реквизита КлючевойОбъектПроцесса нашу заявку).

При прохождении заявкой полного цикла согласования она получает статус Утвержден (регистр сведений Регистр состояний объектов).

Для утвержденной заявки возможно ее разделение на платежные позиции, которые описываются в регистре Платежные позиции (название в конфигураторе РазмещениеЗаявок) и различаются идентификаторами.

Состояние позиции определяется в регистре Состояния исполнения документов планирования, который связан с регистром Платежные позиции по документу и идентификатору.

По умолчанию позиции имеют состояние Черновик.

При создании и проведении реестра платежей состояние позиции, включенной в реестр, меняется на В реестре платежей.

Для создания платежного поручения по позиции из формы Реестра платежей можно воспользоваться кнопкой вызова обработки Генерация платежных поручений или вводом на основании.

В случае, когда платежное поручение сформировано и проведено, позиция принимает состояние На исполнении.

Когда в платежном поручении реквизит Проведено банком принимает значение Истина и создан документ Отражение фактических данных, то позиция принимает значение Исполнено.

Также возможны состояния Отложена (исполнение позиции отложено) и Отменена – позиция отменена документом Закрытие платежной позиции.

Текущее состояние позиций заявки можно увидеть в тексте гиперссылки формы заявки, а также из формы Исполнение заявки по этой гиперссылке.

Статью подготовила Рузавина Наталья, ведущий разработчик франчайзинговой сети "ИнфоСофт".

Документ 1С запускается на согласование по кнопке «согласовать» внизу документа:

Кроме кнопки «согласовать», есть еще два индикатора, относящихся к процессу согласования в 1С:

1.1. согласующий – им может быть как пользователь 1С, так и маршрут согласования (в данном случае – это маршрут согласования коммерческого договора).

1.2. статус документа, который может принимать несколько значений:

- пустое значение – документ еще не отправлен на согласование

- «на согласовании» - документ находится в процессе согласования в 1С

- «отклонен» - документ не согласован

- «отправлен на уточнение» - документ отправлен на уточнение

- «утвержден» - документ согласован.

1.3. Когда договор находится на утверждении, вместо кнопки самого согласования появляется мини панель:

1. Панель управление механизмом согласования. Позволяет согласовать либо отклонить документ:

Кроме того, можно назначить дополнительных согласующих:

Также можно оставить комментарий и прикрепить файлы:

2. Панель сброса согласования – сбрасывает процесс согласования в 1С в исходную точку – документ не согласован.

3. Графическое отображение хода механизма согласования – открывается сам маршрут согласования:

Синим подсвечивается текущий этап механизма согласования – т.е. тот этап, на котором «завис» процесс согласования в 1С.

4. Отображение процесса согласования в 1С в виде списка:

5. История всех процессов голосования хранится в регистре сведений «История выполнения процессов».

6. Согласующий может быть пользователем, ролью или маршрутом согласования, т.е. группой пользователей. К одному документу 1С одновременно может быть прикреплен один маршрут или один согласующий.

2. Настройка согласующих в 1С:УХ

Прикрепление согласующего происходит в меню:

Выбираем требуемый документ:

Заходим на вкладку «согласование» и нажимаем на «открыть матрицу полномочий»:

Далее раскрываем само согласование двойным щелчком мыши:

Теперь пользователь может выбрать – роль, пользователя или маршрут согласования.

Если выбирается пользователь, то выбранный пользователь будет согласовывать данный документ:

Если выбрана роль, то согласующих может быть несколько, когда к данной роли прикреплено несколько пользователей. В этом случает согласовать может любой из них:

Роли настраиваются в справочнике «Ответственные по организациям»:

В данном примере документ смогут согласовывать два пользователя.

И третий вариант настройки механизма согласования – маршрут согласования.

Маршруты согласования создаются в разделе «шаблоны согласования»:

При создании маршрута указывается тип документа, для которого он предназначен:

В данном примере это версия коммерческого договора.

В дальнейшем при выборе прикрепляемого маршрута, с списке будут видны маршруты с идентичным согласуемым объектом:

Наиболее удобный и гибкий способ согласования – это настройка маршрута согласования. На один документ 1С может быть настроено множество маршрутов, которые при необходимости можно переключать.

Прикрепление определенного маршрута к документу выполняется из меню «Общие справочники и настройки»:

Далее выбираем требуемый документ:

В нем заходим в меню «Согласование» и нажимает на кнопку «Открыть матрицу полномочий»:

Затем кликаем дважды по квадратику с наименованием маршрута и открываем список всех существующих в системе маршрутов по данному документу:

После выбора определенного маршрута он становится прикрепленным к документу:

Важно! При смене маршрута согласования все текущие процессы согласования по данному виду документа следует сбросить и запустить заново.

2. Создание маршрута согласования

Маршруты согласований находятся в разделе «Процессы и согласования».

Нажимаем кнопку «Создать», пишем наименование и выбираем режим процесса «Маршрут согласования»:

После этого заполняем два появившихся реквизита:

В данном случае был выбран документ «Версия коммерческого договора.

Записываем и закрываем.

Теперь наш маршрут появился в списке. Открываем его. С этого и начинается процесс создания маршрута в 1С:

Нажимаем кнопку «Шаблоны этапов». У нас появляется меню с этапами процесса согласования. Чтобы применить шаблон, его надо перетащить мышкой в левое окно.

3. Основные этапы маршрута согласования в 1С

В этой статье рассмотрим самые распространённые этапы маршрута согласования в 1С.

3.1. Согласование в 1С

Согласование – основной этап маршрута. На этих этапах и происходит согласование либо отклонение согласования. Имеет такой вид (открывается сразу после перетаскивания мышкой):

Основные реквизиты – Наименование и Список согласующих.

В список согласующих можно выбирать либо пользователя, либо «Роли контактных лиц» (справочник «Ответственные по организациям»). В случае если выбрано несколько согласующих, то каждый из них может согласовать этап.

Кроме того, можно настроить реквизиты документа, которые может корректировать согласующий:

В данном примере настроена доступность корректировки вида договора:

Выбираем нужный реквизит и ставим признак «Есть».

Также в настройках этапа «Согласование» есть опция автоматическое утверждение.

Для включение этой опции надо выставить соответствующую «птичку» и количество часов:

В данном случае этап будет автоматически утвержден по истечении 2 часов от начала согласования этапа.

Для того чтобы этапы согласования в 1С имели взаимосвязь, в каждом из них необходимо прописывать «этапы-последователи»:

Открывается следующее диалоговое окно:

После выбора в качестве последователя «Этап 2» диаграмма приобретет такой вид:

Третий этап согласования (Согласующий Сидоров) пока никак не используется и поэтому он не связан стрелками с другими этапами.

3.2.Объект утвержден и Объект отклонен

Имеют такой вид:

Этап «Объект утвержден» ставят в конце маршрута согласования.

Например, в этапе 2 мы прописали этап последователя «Автоматическое утверждение»:

Маршрут приобрел такой вид:

По этому простейшему маршруту сначала документ должен согласовать Иванов, после чего он попадает на согласование к Петрову. После согласования Петровым документ считается утвержденным и приобретает статус «утвержден».

Этап «Объект отклонен» обычно применяется при этапах «Переход по условию», когда документ не соответствует определенным требованиям и не согласовывается.

3.3.Переход по условию

Этот этап служит для перехода по веткам голосования на основании логических условий:

Переходим в сами настройки перехода.

Начинаем с добавления логического условия.

После выбора имеем такой вид:

Следующий шаг – выбор реквизита для условия «если». Раскрываем «Согласуемый объект» и выбираем реквизит. Перетаскиваем его мышкой в поле «параметр», после чего выбираем логическое значение. В данном примере логическое выражение звучит так «Если договор является «Договором с поставщиком»:

Следующий шаг – выбрать действие для этого условия и выбор действия, если это условие не выполняется:

В результате мы получили следующий переход по условию:

Если договор является договором с покупателем, то идем в этап 1 (согласовывает Иванов), если же иначе (договор допустим «С покупателем»), то переходим к этапу 3 (согласовывает Сидоров»).

Маршрут согласования приобрел такой вид:

Желтый цвет стрелок говорит о том, что этап был недавно изменен.

По данному маршруту договоры с поставщиками согласовывают последовательно Иванов и Петров. Остальные договоры согласовывает Сидоров.

Остался неиспользованным этап с «автоматическим отклонением». Добавим еще одно условие в «переход по условию».

На шаге «Иначе» добавим еще одно условие.

Сначала удалим предыдущее действие:

Затем добавим условие:

Добавили условие по валюте.

Теперь этап «Переход по условию» выглядит так: если договор с поставщиком, то переходим на этап 1, иначе - если остальные договоры с валютой евро – то переходим на этап 3, иначе переходи на этап «автоматическое отклонение».

Маршрут согласования приобрел такой вид:

Новый маршрут можно читать так: если договор «с поставщиком», то его согласуют последовательно Иванов (этап 1) и Петров (этап 2); а если договор не с «поставщиком» и его валюта взаиморасчетов равно евро – то его согласовывает Сидоров (этап 3). Во всех остальных случаях договор не согласовывается.

Читайте также: