Номер трудового договора как присвоить в 1с
Обновлено: 07.07.2024
1С:Электронные трудовые книжки - сервис, который помогает сформировать отчетность в Пенсионный Фонд России, а также вести кадровый учет небольшой фирмы (оформлять прием, кадровый переводи увольнение сотрудника).
Ознакомиться с порядком работы в сервисе можно также в нашей Видеоинструкции
Правовое регулирование
Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" с 1 января 2020 г. в России вводится электронная трудовая книжка. Все работодатели (организации и ИП) обязаны представлять информацию о трудовой деятельности своих сотрудников в Пенсионный Фонд России (далее - ПФР).
Начало работы в сервисе
Перед началом работы заполните сведения о работодателе, указав обязательные реквизиты. По кнопке "Заполнить реквизиты по ИНН" сведения будут заполнены автоматически.
Рис.1 Заполнение регистрационных данных работодателя
Ввод данных по сотрудникам
23.01.2020 г. в ООО "ТД "Комплексный" принят на работу Петров Петр Сергеевич на должность мастера с окладом 35 000 руб. в мес.
Для приема на работу введите данные по новому сотруднику. Раздел Сотрудники, кнопка "Создать".
Рис.2 Раздел "Сотрудники"
В форме укажите данные нового сотрудника. Обязательными для заполнения являются реквизиты ФИО, Дата рождения и СНИЛС, т.к. эти данные передаются в составе СЗВ-ТД. После ввода данных, нажмите кнопку "Записать и закрыть".
Рис.3 Редактирование данных сотрудника
Оформление кадровых документов
Чтобы принять нового сотрудника на работу оформите приказ о приеме на работу. Подменю Создать раздела Приказы - кнопка "Прием".
Рис.4 Раздел "Приказы"
Рис.5 Приказ о приме на работу
В поле "Наименование документа" можно указать наименование, которое будет выводится в форме СЗВ-ТД (это может быть не только "Приказ", но и "Распоряжение" или "Представление" и т.п.) . Заполните подразделение, в котором работает сотрудник и укажите его должность. Если для должности по закону установлены льготы, то в СЗВ-ТД указывается наименование в соответствии с квалификационными справочниками – эти сведения укажите в реквизите "Трудовая функция". Испытательный срок, оклад и условия приема заполняйте в случае, если кадровый документооборот ведется в программе и планируется распечатывать кадровые документы. Для регистрации события - нажмите кнопку "Провести и закрыть".
Перемещение или увольнение сотрудников оформите в разделе Сотрудники подменю Оформить документ. Выделите нужного сотрудника и выберите кадровое событие.
Рис.6 Выбор приказа на кадровое событие в разделе "Сотрудники"
Все кадровые документы организации по всем сотрудникам доступны в разделе Приказы.
Какую отчетность сдавать
С 2020 года работодатели обязаны представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
За январь 2020 г. форму СЗВ-ТД нужно представить не позднее 17 февраля 2020 г. Сведения представляются по сотрудникам, которые в течение месяца были приняты на работу, уволены, переведены на другую должность или в другое подразделение. В отчет также следует включить сотрудников, которые предоставили заявление о способе ведения трудовой книжки.
Если по сотруднику никаких кадровых событий не произошло, то включать в отчет СЗВ-ТД такого сотрудника не нужно.
06.02.2020 г. в ООО "ТД "Комплексный" заполняют отчет по форме СЗВ-ТД за январь 2020 г.
Раздел Отчетность в ПФР, кнопка "Создать".
Рис.7 Создание нового отчета СЗВ-ТД в разделе "Отчетность в ПФР"
Выберите нужный отчетный период. По кнопке "Заполнить" программа автоматически сформирует данные только по тем сотрудникам, по которым были кадровые события в выбранном отчетном периоде.
Рис.8 Заполнение отчета по форме СЗВ-ТД за январь 2020 г.
Чтобы посмотреть кадровый мероприятия в форме СЗВ-ТД по конкретному сотруднику, выделите его в списке двойным щелчком мыши. В окне "Мероприятия" будут указаны кадровые события по сотруднику в отчетном периоде.
Рис.9 Окно "Мероприятия"
После заполнения формы СЗВ-ТД, нажмите кнопку "Провести". Из формы возможно распечатать отчет, который надо подписать и представить в ПФР.
Сдача отчетности на бумажном носителе возможна, если численность сотрудников организации не более 25 человек. Если сотрудников больше - то отчет примут только в электронном виде.
Рис.10 Печатная форма отчета СЗВ-ТД за январь 2020 г.
Начиная, с 2021 г. в случае приема или увольнения сотрудника, срок сдачи отчета СЗВ-ТД - не позднее следующего рабочего дня, следующего за датой приказа о приеме или увольнении сотрудника.
Остальные кадровые изменения (в частности, перевод) необходимо представлять в сроки не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
Способ ведения трудовых книжек
В течение 2020 г. работодатель должен собрать информацию о способе ведения трудовых книжек своих сотрудников. Для этого до 30 июня 2020 г. необходимо проинформировать сотрудников о необходимости выбрать способ ведения трудовой книжки.
Сотрудник может выбрать один из следующих способов ведения трудовой книжки:
- на бумажном носителе;
- в электронной форме.
Эту информацию нужно отразить в программе. Для регистрации заявления введите документ "Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности" из раздела Сотрудники. Данные этого документа включаются в отчет СЗВ-ТД вместе с кадровыми изменениями.
Рис.11 Раздел "Сотрудники", список заявлений о предоставлении сведений о трудовой деятельности
Рис.12 Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Если сотрудник принял решение сохранить бумажную трудовую книжку, работодатель все равно представляет сведения о его кадровых перемещениях в ПФР. Если сотрудник выбрал способ ведения своей трудовой книжки в электронной форме, то работодатель выдает оригинал трудовой книжки сотруднику на руки, где последней записью будет "Выбран электронный способ ведения трудовой книжки".
С 2021 г. для новых сотрудников, которые впервые устраиваются на работу, способ ведения трудовой книжки возможен только в электронном виде.
Выписка из трудовой книжки
В случае увольнения сотрудника или по его заявлению работодатель обязан ему выдать "Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем" форма СТД-Р. Сведения сформируйте в разделе Сотрудники - Сведения о трудовой деятельности форма СТД-Р.
Рис.13 Список сведений о трудовой деятельности, СТД-Р
Добавьте новый документ по кнопке "Создать", выберите сотрудника - сведения о его трудовой деятельности заполнятся автоматически.
Из формы СТД-Р возможно распечатать документ и выдать сотруднику.
Рис.14 Окно формы СТД-Р
Ответственность за непредставление сведений
Санкции за нарушение порядка и сроков сдачи СЗВ-ТД установлены Федеральным законом от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ и КоАП РФ.
При нарушении сроков сдачи СЗВ-ТД штраф согласно ст. 17 Закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ составляет 500 руб. в отношении каждого застрахованного лица, на которое не представлены сведения. Дополнительно, за несоблюдение порядка представления сведений в форме электронных документов штраф согласно той же ст. 17 Закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ составляет 1000 руб.
Непредставление сведений о трудовой деятельности или представление их с нарушением срока также грозит привлечением к административной ответственности за нарушение норм трудового законодательства (п. 9 ст. 1 Закона от 16.12.2019 г. № 436-ФЗ). Санкции за подобное нарушение установлены в ст. 5.27 КоАП РФ и предусматривают:
Редактирование макетов печатных форм документов выполняется в программе ЗУП в разделе Администрирование - Печатные формы, отчеты и обработки - Макеты печатных форм.
Рядом с названием макета программа показывает значок того, были ли внесены ручные исправления в макет.
Можно вернуться к поставляемой форме или удалить измененный макет с помощью кнопок в шапке таблицы.
Для изменения макета можно в документе Прием нажать Печать - Трудовой договор, после чего по кнопке Еще - Изменить макет.
Обратите внимание, что в макете есть ячейки, текст которых обрамлен фигурными скобками <>, внутри которых находится обычный текст, а также названия, заключенные в квадратные скобки []. Текст в квадратных скобках – параметр, который заполняется в макете согласно условиям обработки макета, а вся запись, заключенная в фигурные скобки – это шаблон. Шаблон может как содержать статичный текст помимо используемых параметров, так и не содержать его.
Удалять параметры совсем из макета нельзя, так как их наличие проверяется при запуске обработки макета, но вы можете использовать любой параметр в других ячейках: как сам по себе, так и в сочетании с конкретным текстом. И в первом, и во втором случае, параметр в любой ячейке должен быть обрамлен помимо квадратных еще и фигурными скобками, чтобы дать программе понять, что используется шаблон.
Неправильное заполнение:
- [ДатаПриема] – нет фигурных скобок, определяющих содержимое как шаблон
- Принять на работу с [ДатаПриема] – нет фигурных скобок, определяющих содержимое как шаблон
- <Принять на работу с ДатаПриема> – нет квадратных скобок определяющих текст ДатаПриема как параметр
- <[ДатаПриема]>
- <Принять на работу с [ДатаПриема]>
Так шаблон <Трудовой договор № [ТрудовойДоговорНомер]> имеет и текст Трудовой договор №, который вы можете поменять или вовсе удалить и параметр ТрудовойДоговорНомер, который будет заполнять в макете номер договора из документа Прием на работу. Данный параметр вы сможете только переместить или скопировать в новую ячейку.
А шаблон <[ОрганизацияГородФактическогоАдреса]> находится в ячейке без дополнительного текста, но тем не менее имеет и фигурные скобки и квадратные.
Таким образом, ничто не помешает вам создавать собственные текстовые шаблоны в макете, оперируя набором тех параметров, которые вы в нем найдете.
Итак, начнем с приема сотрудника на работу.
Сделать это можно двумя способами. Первый в разделе Кадры открываем список сотрудников организации:
И здесь уже создаем нового сотрудника:
Второй способ в разделе Кадры сразу воспользоваться возможностью создать сотрудника:
В любом случае откроется форма создания нового сотрудника организации. Если в базе ведется учет по нескольким организациям, то выбираем нужную нам и начинаем вводить данные по новому сотруднику. Если сотрудник ранее у нас уже работал, т.е. сведения о нем как о физическом лице в программе уже есть, то программа определит возможные совпадения уже при вводе фамилии и имени нового сотрудника и выдаст нам соответствующую информацию. В зависимости от нашего ответа мы или автоматически заполним карточку сотрудника имеющимися личными данными в программе или продолжим оформление дальше:
Вводим данные о дате рождения, ИНН, СНИЛС. Далее оформляем документ Прием на работу. Для этого нужно воспользоваться либо соответствующей гиперссылкой либо кнопкой Оформить документ:
В открывшемся документе указываем дату приема, при необходимости количество месяцев испытательного срока, подразделение, должность. При ведении в программе штатного расписания программа автоматически поставит ФОТ, соответствующий данной должности. Кроме этого здесь же мы указываем график работы сотрудника и указываем вид занятости:
Здесь же, на закладке главное мы можем указать количество ставок, занимаемых сотрудником. Сделать это можно как в виде обыкновенной, так и в виде десятичной дроби:
Если у вас нет возможности изменить количество ставок, значит в программе не установлена возможность работы по неполной ставке. О настройках программы вы можете прочитать в нашей статье Настройка программы 1С:Зарплата и управление персоналом 8. Здесь же при приеме на работу можно отредактировать право на ежегодный отпуск и назначить дополнительный отпуск сотруднику:
Переходим на закладку Оплата труда. ФОТ в нашем случае рассчитала программа автоматически как 0,5 от оплаты по окладу предусмотренной штатным расписанием для данной должности. Кроме того здесь же указываем порядок пересчета месячной ставки в часовую при работе сверхурочно и способ начисления аванса сотруднику. Как видим здесь при определении размера аванса предусмотрена более гибкая схема чем в редакции 2.5:
Ну и в разделе Доп.тарифы, коэффициенты можно назначить какие то дополнительные начисления, которые отличны от основной ставки:
На последней закладке этого документа Трудовой договор указываются номер трудового договора (по кнопке Назначить программа автоматически присвоит договору номер, следующий по порядку), дата, дата окончания, если договор срочный, а также условия приема и какую то дополнительную информацию об условиях договора:
По кнопке Печать нам доступны печатные формы Приказ о приеме и несколько видов Трудовых договоров. Однако сейчас в моем примере паспортные данные сотрудника в трудовой договор не будут подставляться, так как я завела новое физическое лицо и паспортные данные нигде не указала.
Для заполнения паспортных данных в карточке созданного сотрудника надо открыть форму ввода этих данных по гиперссылке Личные данные:
В открывшемся окне заполняем паспортные данные, а также адресные сведения:
Здесь же в карточке сотрудника, если необходимо, мы можем заполнить сведения об образовании, различные справки, состав семьи. Сведения о статусе застрахованного лица и об инвалидности заполняются по гиперссылке Страхование:
А сведения о стандартных налоговых вычетах вносятся в программе по гиперссылке Налог на доходы
Как видим все данные по работнику теперь можно внести и посмотреть в карточке сотрудника практически не обращаясь к справочнику физических лиц. Кроме того отсюда же можно распечатать различные документы, такие как трудовой договор, приказ о приеме на работу, личная карточка и.т.п:
Вот и все, о чем я хотела вам сегодня рассказать. Работайте в новой редакции программы 1С:ЗУП с удовольствием, а если возникнут проблемы – обращайтесь в нашу службу заботы.
Прием на работу – такая простая и привычная операция в программе. Большинство бухгалтеров сталкиваются с ней регулярно, но тем не менее вопросы у пользователей возникают очень часто. Как установить аванс сотруднику, где указать счет затрат по зарплате, как принять уволенного ранее сотрудника, где указать стандартные вычеты. Все эти задачи решаются на этапе приема сотрудника на работу. И рассматривать эту операцию мы будем на самой популярной сегодня программе 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.
Сначала произведем настройки программы, для того, чтобы у нас была возможность работать с кадровыми документами. Для этого в разделе Зарплата и кадры перейдем в Настройки зарплаты:
В открывшемся окне устанавливаем переключатель учета расчётов по заработной плате в положение В этой программе, а для учета кадровых приказов - Полный кадровый учет:
Вот теперь программа настроена для нужной нам работы. Для приема на работу нового сотрудника в разделе Зарплата и кадры открываем список сотрудников:
И нажимаем на кнопку Создать:
В верхней строке вводим фамилию, имя и отчество нового сотрудника. В том случае, если такой человек у нас уже работал, то программа сообщит нам о наличии в базе такого физического лица. В случае если это тот человек который нам нужен, а не полный его тезка, то даем программе соответствующую команду:
В этом случае автоматически будут заполнены все личные данные сотрудника:
Программа – умница. Проверяет правильность ввода ИНН и СНИЛС. В моем случае эти сведения неверные и выделены красным.
Проверив, ну или заполнив все данные физического лица, мы нажимаем на гиперссылку Принять на работу:
В этом документе заполняем подразделение, должность, вид занятости, устанавливаем оклад и аванс….. упс. Тех кто давно не принимал на работу сотрудников в программе 1С:Бухгалтерия 8, ред. 3 здесь поджидает маленькая неожиданность.
Почему сейчас в нижней части документа нет возможности установить величину планового аванса сотруднику. Как же так? Все же было не так давно. И даже на диске ИТС про это написано. Однако, программа меняется и разработчики постоянно улучшают функционал ее функционал. Начиная с 51 релиза, в программе появилась возможность указать дату выплаты аванса по организации, а также указать общий размер аванса для всех сотрудников или для каждого индивидуально. По умолчанию установлена выплата аванса 25 числа расчетного месяца и общий для всех сотрудников аванс 40% от оклада. При желании эту настройку можно изменить. Для этого опять заходим в раздел Зарплата и кадры, в настройки зарплаты и в общих настройках проходим по гиперссылке Порядок учета зарплаты:
Открываем настройки и на первой же закладке видим последние нововведения: дата выплаты аванса и признак настройки аванса - общий или индивидуальный.
Если каждому сотруднику размер аванса устанавливается индивидуально, то при соответствующей настройке мы устанавливаем аванс в документе Прием на работу:
Здесь же в нижней части документа прописываем условия приема, эти сведения будут выводиться на печать в приказе на работу:
Из созданного приказа можно распечатать приказ и даже трудовой договор:
После того как мы провели и закрыли документ Прием на работы в карточке принимаемого на работу сотрудника автоматически заполнились данные из приказа:
Здесь же мы можем указать, как будем выплачивать зарплату сотруднику: наличными, по зарплатному проекту или на расчетный счет:
В зависимости от того, что мы выберем у нас будут доступны для заполнения либо сведения о лицевом счете зарплатного проекта, либо реквизиты счета в банке, где кроме банка и номера счета можно изменить назначение платежа (изменить получателя конечно тоже можно, но вряд ли это надо делать):
Далее в карточке сотрудника мы переходим к настройкам расчета НДФЛ, т.е. к указанию статуса налогоплательщика, вводе заявлений на стандартные вычеты. Также во вновь открывшемся окне есть возможность указать для сотрудника доходы с предыдущей работы:
После заполнения этих сведений переходим к настройке условий страхования сотрудника. По умолчанию все Граждане РФ. Здесь также устанавливаются при необходимости сведения об инвалидности:
Ну и последняя настройка – это настройка расходов по оплате труда. По умолчанию для всех сотрудников предприятия проводки по зарплате устанавливаются в настройках учета зарплаты. Однако часто бывает необходимо указывать для разных сотрудников разные способы отражения зарплаты:
Читайте также: