Обмен с 1с synerdocs

Обновлено: 07.07.2024

23 октября состоялся онлайн-семинар Synerdocs «Секрет успеха: как «ВЭБ-лизинг» перешел на ЭДО». Эксперты представили успешный опыт подключения контрагентов к электронному документообороту и ответили на вопросы из зала.

Василий Сапаров, руководитель проектов Synerdocs

Алиса Муратова, бизнес-аналитик Synerdocs

Алёна Тарасова, заместитель начальника отдела сопровождения розничных сделок АО «ВЭБ-лизинг»

О проекте компании «ВЭБ-лизинг»

Лиана Дорощенко: Каким образом проходит внутреннее согласование полученных в сервисе документов (договоров, дополнительных соглашений, актов и т.д.)? Каким образом вы их проверяете (согласовываете) и производите подписание? На базе какой корпоративной информационной системы реализован ЭДО в компании «ВЭБ-лизинг»?

Алёна Тарасова: Функции внутреннего согласования у нас нет, но настроена интеграция системы бухгалтерского учета 1С с сервисом обмена Synerdocs. Все документы подписываются электронной подписью и отправляются в адрес лизингополучателей, которые в свою очередь тоже подключены к ЭДО.

Игорь Поляков: Какая конверсия по подключению к ЭДО по проекту «ВЭБ-лизинга»?

Алёна Тарасова: Проект подключения еще не завершен, мы находимся только в самом начале –завершился первый этап. У компании «ВЭБ-лизинг» свыше 20 000 действующих клиентов. Около 3 000 из них вместе с Synerdocs мы подключили к ЭДО, активно обмениваемся с ними первичной бухгалтерской документацией в электронном виде. Проект подразумевает несколько этапов, подключение продолжается, и мы уверены, что постепенно число клиентов к ЭДО будет увеличиваться.

Василий Сапаров: Сегодня мы наблюдаем рост показателей подключения. Связано это с тем, что на предыдущих этапах мы усиленно готовили контрагентов к переходу на ЭДО, и сейчас многие из них уже готовы сделать этот шаг.

Игорь Поляков: В данном проекте «ВЭБ-лизинг» использует только одного прямого провайдера ЭДО (+роуминг), верно?

Василий Сапаров: Верно, обмен документами осуществляется в сервисе Synerdocs, но также настраивается роуминг с другими операторами ЭДО.

Алексей Ляхин: Изменялись ли формы и состав документов при внедрении ЭДО?

Алёна Тарасова: Да, перешли на форму УПД с функцией СЧФДОП. Ранее на бумаге мы отправляли клиенту счет-фактуру и акт выполненных работ отдельно.

Алиса Муратова: Есть законодательно установленные нормы, которые определяют форму и формат документа при переходе на ЭДО. Любой оператор, который обеспечивает взаимодействие организаций в электронном виде, обязан придерживаться этого порядка.

Вера Панфилова: Как уведомляли контрагентов о переходе на ЭДО? Какие документы направлялись и по какому каналу связи? Как быстро получали обратную связь от контрагента?

Василий Сапаров: Каналами информирования были выбраны: сайт компании «ВЭБ-лизинг», личный кабинет клиента, информационная email-рассылка. Также проводили обзвон контрагентов – узнавали, насколько они готовы к переходу на ЭДО. Обратная связь поступала к нам волнами. Например, после рассылки контрагенты задавали много вопросов, кто-то был готов сразу подключиться. Далее наступало затишье – компаниям требовалось время, чтобы принять решение. Для максимального эффекта сразу после рассылки «по горячим следам» мы проводили обзвон, уточняли, на какой стадии сейчас решение, каковы причины отказа и т.д.

Вера Панфилова: Вопросы для будущих планов по внедрению. Как при подписании исходящих писем ЭП осуществляется отправка адресату? Допустимо ли направлять данный документ по «Почте России» с отметкой об ЭП или обязательно требуется отправлять само письмо с ключом подписи (электронный файл)?

Алиса Муратова: Для отправки электронного документа достаточно лишь иметь доступ к интернету, так вы сможете войти в веб-доступ Synerdocs.

Оригинал документа может существовать только в одном виде – в электронном или бумажном. Какое-либо дублирование не является правомерным. Если вы работаете в ЭДО, то и контрагент тоже должен быть подключен к сервису обмена и подписывать документы в нем. Не должно быть такого, что электронные документы распечатываются и подписываются, а потом отправляются в бумажном виде контрагенту.

О возможностях сервиса

Екатерина Кантина: Вопрос к Synerdocs: пробовали ли вы интегрировать ЭДО в учетную систему контрагентов (чтобы уменьшить % ручной обработки)?

Василий Сапаров: Есть несколько вариантов работы с сервисом, в том числе и интеграция с учетной системой, даже с нетиповой, самописной или доработанной. Также можно использовать универсальный сервис интеграции. Оба способа подходят для компаний с большим объемом входящих и исходящих документов. Если документооборот небольшой и преобладает входящий трафик, идеальным выбором станет работа в веб-клиенте Synerdocs. Суть в том, что контрагент выбирает наиболее удобный для себя вариант.

Вера Панфилова: При подписании документа электронной подписью (ЭП) система запрашивает (ставим или не ставим ЭП) простановку ЭП? Или она ставится автоматически после согласования документа?

Алиса Муратова: Зависит от особенностей ваших бизнес-процессов. Если у вас есть регламент по согласованию документов, то с помощью сервиса ЭДО можно устроить внутреннее согласование. После того как документ пройдет все итерации согласования, можно поставить ЭП. Но ставить ее будет конкретный сотрудник, у которого есть полномочия на подписание документов.

Алексей Ляхин: Как обеспечивается соответствие данных в электронных XML-документах данным их визуальных форм? Применяется ли заполнение доп.инфополей в XML для обеспечения корректной визуализации?

Игорь Поляков: А бизнес-процессом предусмотрено, что клиент может отклонить электронный документ и запросить уточнение?

Василий Сапаров: При отправке документа на подпись контрагенту подразумеваются как минимум два варианта развития событий. Первый – если документ правильный, то контрагент его подписывает. Второй – если обнаружены несоответствия, можно запросить уточнение. В случае с УПД (универсальный передаточный документ) оформляются корректировки и уточнения.

Дмитрий Киричек: Как происходит подписание УПД при получении уполномоченным лицом ТМЦ по доверенности?

Алиса Муратова: Лицо, подписывающее документ, во-первых, должно быть уполномочено на подписание тех или иных документов. Во-вторых, у него должна быть своя электронная подпись. В остальном все стандартно: пришел документ, если есть расхождения – запрашиваете уточнение, если нет –подписываете.

Лиана Дорощенко: Если на входе получает первичку сама бухгалтерия, то далее, скорее всего, документы отправляются на подписание генеральному директору. Посредством какой системы это происходит? Правильно ли понимаем, что для входа в ЭДО бухгалтерии необходима ЭП, которая не позволяет производить подписание, аналогично ЭП генерального директора?

Алиса Муратова: Всё верно, необходима лишь электронная подпись. Выстраивание согласования зависит от ваших бизнес-процессов и от того, как вы привыкли работать. Если у вас есть ECM-система, то несомненно, документ может быть согласован несколькими ответственными сотрудниками, на визирование придет генеральному директору, он и ставит свою электронную подпись. В любом случае подписывать документы имеет право лишь уполномоченный на это сотрудник. Им может быть и бухгалтер.

Галина Шмелева: При интеграции с внутренним документооборотом и создании финархива в DIRECTUM какой пакет попадает/выгружается в систему? В каком виде ЭП у подписанных документов?

Елена Чеверноженко: Где хранится архив подписанных документов? Как происходит обмен документов с налоговой? Как контролируется подписание документов контрагентами?

Алиса Муратова: Давайте по порядку. Вариант хранения документов выбирает компания сама, это может быть сервис обмена (например, Synerdocs), локальный архив. Вы можете хранить непосредственно на вашем ПК или же использовать систему электронного документооборота (например, DIRECTUM).

Обмен документами с налоговыми органами происходит через специализированные сервисы по сдаче отчетности. Вы можете выгрузить документы из сервиса Synerdocs и представить в налоговые органы в электронном виде.

Статусы подписания документа контрагентами можно отследить по статусам в самих документах. Также можно подключить опцию «Уведомление о получении». В этом случае вы можете узнать даже о факте открытия документа.

Guseinov Kamil: Реализована ли возможность подписания договорной документации со всех сторон?

Алиса Муратова: Если вы имеете в виду договорные документы, которые необходимо подписать двумя и более сторонами, то да, такая возможность в сервисе предусмотрена.

Алексей Татаркин: Если в документе 1С имеются дополнительные поля, возможно ли передавать их и рассчитывать на их заполнение при работе в роуминге и без?

Василий Сапаров: Основной момент – дополнительные поля, содержащиеся в документе в 1С, должны быть заполнены в соответствии с требованиями законодательства, предъявляемыми к корректности формата и форм. Если они не нарушаются, то в рамках форматно-логического контроля, который проходит на стороне сервиса Synerdocs, эти документы пройдут. Если допущены ошибки, то документ не будет отправлен, а пользователь увидит уведомление об ошибке с указанием, что именно заполнено неверно. Поэтому говоря об обмене либо в рамках сервиса Synerdocs, либо в рамках роуминга, основное условие – это корректность форм и форматов всех документов, к которым законодательство эти требования устанавливает.

Алексей Яковлев: Опишите, пожалуйста, переходный период от другого оператора к вам. Вы сможете на себя взять загрузку документов с незавершенным циклом?

Алиса Муратова: Все незавершенные циклы документооборота все-таки нужно будет довести до конца с текущим оператором, а уже потом переходить на работу с новым.

Василий Сапаров: Как я понимаю, речь идет о контрагенте, который решил сменить оператора и перейти в Synerdocs. Каким юридически значимым был обмен при прошлом операторе ЭДО, таким он остается и при новом. Что касается перестройки обмена со своими контрагентами, здесь вопросов тоже не должно возникнуть – есть технология роуминга, которая позволяет обмениваться с нашими контрагентами вне зависимости от того, какого оператора используют другие контрагенты. Что изменится в текущей работе? Ничего, только инструмент работы.

Внимание! Если вы пользуетесь интеграционным решением версии 1.7, то обновленная функциональность вам пока недоступна. Следите за новостями, вскоре вы также сможете воспользоваться новинками интеграции.

В текущем обновлении мы постарались убрать лишние действия, сделать ваше взаимодействие с решением простым и удобным. Вот лишь самые заметные изменения в интеграции, которые мы хотели бы описать отдельно.

Отправка нескольких документов одному контрагенту

Рассылка документов. Также появилась возможность отправки документов нескольким контрагентам. Например, если у вас трехсторонний договор, то при его отправке вы можете указать нескольких контрагентов, которые должны получить его на подпись.

Сопоставление и связывание. При работе с первичным документом вы можете сопоставить его содержание с данными в 1С. Таким образом, вы всегда будете четко знать отправлен/получен ли документ по сделке, нет ли у него дублей и т.п.

Документы также можно связать друг с другом. Например, договор с первичкой, спецификациями и допосоглашениями. Это позволит вам быстро находить документы по конкретной сделке и всегда в них ориентироваться.

Смена пользователя без перезагрузки. Вам больше не надо перезагружать интеграционное решения, чтобы просто сменить юридическое лицо, от которого вы работаете. Сейчас достаточно сменить пользователя и продолжить работать. Эту возможность высоко оценят бухгалтеры, которые ведут учет сразу по нескольким юридическим лицам и им приходится часто переключаться между ними.

Предпросмотр документа. В текущем обновлении появилась возможность посмотреть содержание документа прямо в окне интеграции. Это крайне удобно, поскольку больше не требуется производить дополнительных действий с документом, чтобы прочитать его.

Просмотр документа

Комментарии. Часто отправляемые документы необходимо сопроводить дополнительными комментариями, например, о статусе согласования или нюансах содержания. Эти комментарии теперь можно прикреплять к документам во время отправки – контрагент получит их вместе с документами.

Улучшения интерфейса. Мы последовательно делаем ваше взаимодействие с документами проще и приятнее. Поэтому буквально самые заметные улучшения вы увидите в интерфейсе: улучшились возможности фильтрации и отображения разной информации о документах, их статус, поиск и т.п. Все изменения перечислить сложно.

Новинки интерфейса интеграции

Напоминания об обновлениях. Отныне вы никогда не пропустите изменения интеграции: система будет сама сообщать вам о том, что появилась новая версия, и пора обновить обработку.

Раздел «Настройка». Мы решили, что для пользователей очень важна возможность тонко настроить под себя интеграцию Synerdocs и 1C. Для этого мы вынесли настройки интеграции в отдельное меню, в котором каждый пользователь может определить нужный набор функциональности для собственной работы.

Предоставляем бесплатное* решение для тех, кто работает с документами в 1С и хочет получать, отправлять и принимать их к учету в привычной системе.

Интеграция Directum RX и 1С

Когда в компании используется несколько корпоративных систем для управленческого учета, бухгалтерии и документооборота в компании, очень удобно использовать интеграционные решения.

Преимущества интеграции

Бесплатное типовое решение

Используйте интеграцию бесплатно* и без дорогих проектов внедрения.

Быстрый старт

Скачайте с сайта внешнюю обработку, загрузите в систему и приступайте к работе.

Решение ключевых задач обмена документами

Создавайте, отправляйте и принимайте электронные документы в форматах ФНС в одной системе.

Работа с данными в 1С

Учитывайте входящие документы и заносите их данные в систему. Синхронизируйте номенклатуры.

Привычный интерфейс

Полноценно пользуйтесь знакомой системой: фильтрацией, сортировкой документов и другими возможностями интерфейса.

Приглашение контрагентов

Предложите партнерам и клиентам обмен прямо из учетной системы.

*Интеграционное решение 1C-Synerdocs предоставляется бесплатно при наличии тарифа от 500 документов и выше.

Скачайте интеграционное решение с 1С

Актуальные версии и дополнительные материалы вы можете найти на странице техподдержки. Если в вашей компании используется особая конфигурация или у вас собственная разработка на 1С, обратитесь к нам — мы расскажем вам о нюансах настройки интеграции.

Как работать с интеграционным решением

Synerdocs и 1С: как настроить

Уделите меньше 10 минут своего времени, чтобы узнать, как работает интеграционное решение Synerdocs и 1С. Мы покажем вам по шагам, как установить интеграционное решение и произвести пользовательские настройки.

Интеграция с 1С

Из этого видео вы узнаете, как сервис Synerdocs работает в паре с учетной системой 1С и экономит ваше время. Все основные задачи — прием/отправка первичных учетных документов, подписание электронной подписью, отслеживание статуса, хранение и поиск — вы можете решать в одной привычной системе.

Хабровчане, делюсь исследованием. В марте искали лучшего оператора электронного документооборота. Ну, как лучшего. Выбирали того, чей сервис больше подходит именно нашей компании. За неделю пришлось изучить 7 наиболее известных – сравнили их по параметрам: от возможностей интеграции с 1С до качества техподдержки. Но обо всём по порядку…

С чего всё началось

Чтобы не было проблем с законом, решили пользоваться сервисом для юридически значимого электронного документооборота. При первом погружении в тему выяснили, что выбирать придется из 30+ вариантов. Во всяком случае столько нашлось в интернете. Разбираться детально со всеми не хотелось, да и времени было мало. Поэтому узнали у контрагентов, чем пользуются они. Это помогло сузить количество претендентов до 7 самых популярных.

Итак, рассмотрели сервисы:

Если нужна история компаний-разработчиков, поройтесь на сайтах (ссылки в источниках). Спойлер: она у всех похожа – начинали как сервисы для сдачи налоговой отчетности, потом стали оказывать услуги по обмену электронными документами между контрагентами. Исключения: Сфера Курьер и E-COM – изначально работали как EDI-провайдеры, Synerdocs – вырос из системы внутреннего документооборота. И наконец, есть важное отличие продуктов от «Такском» и «Калуга.Астрал» – они встроены в решение от 1C.

Сравнивали по следующим параметрам:

1. Минимальные тарифы

Отмечу сразу, что рассматривали только минимальные тарифы. Контрагентов у нас не очень много, объем документооборота не очень большой, да и не хотелось на старте тратить много денег.

Контур.Диадок

Минимальный тариф за 900 руб. включает в себя 100 документов. Позволяет обмениваться документами только с контрагентами, оператором электронного документооборота которых является «СКБ Контур». При этом клиент может приобретать тарифный план «Минимальный» не чаще одного раза в год.

Taxcom/1С: ЭДО

Минимальный пакет – 500 руб. в год, ограничение – 50 пакетов в квартал. В пакет могут входить любые виды документов и в любом количестве, но в каждом должно быть не более 1 счета-фактуры. Берут оплату за подключение к сервису – 500 рублей.

Synerdocs

Тарифы стартуют с 2050 руб. за 300 документов. Рассчитываются на год.

Калуга.Онлайн/1С: ЭДО

Сфера Курьер

За подключение к сервису, если вы не из ритейла, придется заплатить отдельно – от 300 рублей (250+НДС). По минимальному тарифу за 300 руб. (250 + НДС) вы получите 50 исходящих. Документы сверх тарифа оплачиваются выше – по 7 руб. за шт. Тарифы действуют месяц.

Минимальный тариф – 4000 рублей. Он включает в себя 500 исходящих документов в месяц.

В пересчете на 1 документ в минимальном тарифе получили:

2. Наличие демо-доступа

Посмотреть, как выглядит работа в сервисе изнутри, можно не во всех случаях. На каких-то сайтах услуга прописана явно (Контур.Диадок, Synerdocs, СБИС), а где-то пришлось постараться: Сфера.Курьер – запрашивали через онлайн-чат, в Е-COM логин/пароль от тестовой версии предоставили после разговора по телефону. Не удалось потестировать Калугу.Онлайн/1С: ЭДО и Taxcom/1С: ЭДО.

3. Техподдержка

Режим работы, заявленный на сайте:

Ради интереса позвонили по указанным номерам поддержки в 19.00 по МСК. В Контур.Диадок дозвонились, хоть не очень быстро. В Калуга.Онлайн /1С: ЭДО, Synerdocs – без проблем, в E-COM – тишина, а вот со СБИСом случилось интересное – попали на регионального партнера компании (трубку в это время никто не взял). А еще набрали в ночь с субботы на воскресенье тех, кто заявляет режим 24/7. Результат: дозвонились только до Taxcom/1С: ЭДО.

Что ещё удалось выяснить о техподдержке: