Отображение контактов в outlook
Обновлено: 07.07.2024
Я на Outlook 2007 и у меня есть аккаунт на нашем сервере Exchange. Когда я нажимаю кнопку "большие контакты" в левом нижнем углу, я вижу все контакты, которые я создал за последние пару лет. Но когда я пишу новое письмо и нажимаю кнопку "кому", чтобы найти/выбрать контакт из глобального списка адресов, я вижу только своих сотрудников и контакты в списке exchange.
Это довольно раздражает, и я уверен, что я один раз, пару ОС-обновления и обновления офиса назад, может искать контакты также. Мне это приснилось?
добавлена дополнительная информация: я пробовал вкладку "адресная книга Outlook" в контактах->свойства, но опция "показать эту папку как адресную книгу электронной почты" недоступна/серым цветом!
убедитесь, что адресная книга Outlook установлена следующим образом:
после установки адресной книги Outlook может потребоваться включить использование контактов в качестве адресной книги Outlook. Чтобы проверить это, щелкните правой кнопкой мыши на папку контактов, перейдите в адресную книгу Outlook и убедитесь, что "показать эту папку как адресную книгу электронной почты" отмечено (и при необходимости задать имя). Если вы не выполнили описанные выше шаги с 1 по 6, Этот параметр будет отключен.
затем при открытии адресной книги Outlook он должен появится в выпадающем списке "адресная книга" с именем, указанным на предыдущем шаге.
Если это не помогает, попробуйте другие шаги по устранению неполадок, расположенные здесь:
при нажатии на кнопку Вы должны получить диалоговое окно выбор имен. В верхней части этого окна должна быть раскрывающаяся адресная книга. Первым в списке, который не выбран, должна быть адресная книга outlook. То, что выбрано и появляется под этим в списке, является глобальным списком адресов.
убедитесь, что контакты настроены на отображение в виде адресной книги. Чтобы проверить это, щелкните правой кнопкой мыши на папку контактов, перейдите в адресную книгу Outlook и убедитесь, что "показать эту папку как адресную книгу электронной почты" отмечено (и при необходимости задать имя).
тогда при открытии адресной книги Outlook она должна появиться в выпадающем списке "адресная книга" с именем, указанным на предыдущем шаге.
кажется, что это было/связано с тем, что мой профиль переносится со старого компьютера на новый, и когда я использовал "Windows Easy Transfer" (это называется?) что-то с моими контактами и outlook/exchange пошло не так. Я слышал то же самое от кого-то другого.
Спасибо за все советы и такие, однако!
попробуйте повторно импортировать контакт и убедитесь, что поле сопоставления с полем целевой outlook при импорте. некоторое время outlook не сопоставляет поля автоматически.
Если это Outlook 2010, то вы можете решить эту проблему следующим образом:
С помощью страницы "люди" Outlook в Интернете можно создавать, просматривать и редактировать контакты, списки контактов и группы. Создавайте новые контакты с нуля или добавляйте собеседника из карточки профиля. Вы можете создать простой список контактов для отправки электронной почты группе людей или создания групп для совместной работы с помощью групп.
Чтобы перейти на страницу "люди", войдите в Outlook в Интернете и щелкните значок " люди " в нижней части страницы.
Примечание: Если инструкции не совпадают с тем, что вы видите, возможно, используется более поздняя версия Outlook в Интернете. См. инструкции для классической версии Outlook в Интернете.
Создание контактов
Новые контакты будут сохранены в папке "Контакты по умолчанию", и вы также увидите их в списке контактов. Если вы хотите сохранить контакт в другой папке, выберите ее перед созданием контакта.
Щелкните значок люди в нижней части области навигации.
На панели инструментов страницы люди нажмите кнопку создать контакт.
Введите сведения о контакте. Щелкните Добавить, чтобы ввести дополнительные сведения, такие как адрес и день рождения.
Добавление контакта из карточки профиля пользователяКогда вы щелкните имя или фотографию другого пользователя в Outlook или других приложениях и службах Office, вы увидите свою карточку профиля с информацией о них. На карточке профиля вы можете сохранить их в своих записных книжках, например, если вы хотите добавить заметки или другую информацию.
При необходимости добавьте дополнительные сведения. Щелкните Добавить, чтобы ввести дополнительные сведения, такие как адрес и день рождения.
Примечание: Контакт автоматически сохраняется в папке "Контакты", используемой по умолчанию, на странице "люди".
Добавление пользователей из своей организации в список сохраненных контактов
Чтобы добавить контакт в избранное, выберите его и нажмите кнопку Добавить в избранное на панели инструментов.
Найти нужный контакт на странице Люди можно несколькими способами:
В верхней части страницы выберите пункт Избранное , чтобы просмотреть список пользователей, добавленных в избранное.
Выберите нужные контакты.
Совет: Выберите букву в списке для быстрого перехода к нужному разделу.
Чтобы найти людей из вашей организации (каталога), которых нет в сохраненных контактах, воспользуйтесь поиском.
На странице Люди выберите контакт в центральной области, чтобы просмотреть или изменить его сведения. Вы видите версию карточки профиля. Вкладки и разделы, которые вы видите, могут отличаться.
Файлы: последние файлы, которыми контакт поделился с вами.
LinkedIn: если у контакта есть общедоступный профиль LinkedIn с тем же адресом электронной почты, который вы сохранили, здесь будут показаны сведения из LinkedIn.
Чтобы изменить контакт, выберите изменить контакт рядом с контактными даннымиили нажмите кнопку изменить на панели инструментов.
На странице Люди выберите контакт.
Щелкните значок камеры.
Если вы хотите центрировать изображение иначе, просто щелкните круг и переместите указатель. Чтобы изменить масштаб, воспользуйтесь ползунком под фотографией.
Изменение способа отображения и сортировки контактовЧтобы изменить способ отображения имен контактов, выберите пункт Параметры , а затем — >имя или фамилиюконтакта.
Для выбора сортировки используйте меню Сортировка в верхней части списка. Например, выберите Сортировка по > фамилию.
Вы можете связать контакты, чтобы, например, указать, что они относятся к одному и тому же человеку. Связанные контакты отображаются как один контакт.
Чтобы связать контакты, выполните указанные ниже действия.
На странице люди выберите один или несколько контактов, а затем на появившейся панели нажмите кнопку связать контакты .
Чтобы удалить связь:
На странице Люди выберите контакт, щелкните Связанные контакты на панели инструментов и выберите Удалить связь.
Выберите один или несколько контактов и нажмите кнопку Удалить.
Создание списков контактов
Список контактов — это набор адресов электронной почты, который полезен для отправки электронной почты группе пользователей. Списки рассылки также называются списками рассылки.
По умолчанию списки контактов создаются в папке Контакты по умолчанию, и вы также можете просматривать их в списке контактов. Если вы хотите сохранить список контактов в другой папке, выберите ее, а затем нажмите кнопку создать список контактов.
На странице люди на панели инструментов щелкните стрелку рядом с пунктом создать контакти выберите пункт создать список контактов.
Введите имя списка и добавьте имена или адреса электронной почты.
Вы можете добавлять пользователей (адреса электронной почты) в список контактов двумя способами: изменяя список контактов и добавляя в него людей из списка или выбирая один или несколько контактов и добавляя их в список в разделе " Добавить в список " на панели инструментов.
Примечание: Поскольку список контактов — это только набор адресов электронной почты, вы можете добавлять только те контакты, которые имеют адрес электронной почты.
Добавьте людей в список контактов, изменив список контактов:
На странице люди выберите списки контактов в области навигации или найдите имя списка контактов.
Выберите список контактов, а затем щелкните Изменить.
Введите имена или адреса электронной почты.
Нажмите Сохранить.
Добавьте один или несколько контактов в список контактов с помощью команды " Добавить в список ".
На странице люди выберите контакты, которые вы хотите добавить в список.
На панели инструментов в верхней части экрана нажмите кнопку Добавить в список.
Щелкните знак "плюс" рядом со списком контактов, в который нужно добавить контакты.
Выберите создать список контактов , чтобы добавить выбранные контакты в новый список, а затем введите имя для нового списка контактов.
Щелкните за пределами области, чтобы закрыть ее по завершении.
Вы можете удалить пользователей (адреса электронной почты) из списка контактов двумя способами: изменив список контактов или выбрав контакт и удалив его из списка с помощью команды Добавить в список на панели инструментов.
Удаление пользователей из списка контактов путем редактирования списка:
На странице люди выберите списки контактов в области навигации или найдите имя списка контактов.
Выберите список контактов, а затем щелкните Изменить.
Выберите x для имени или адреса электронной почты, который вы хотите удалить.
Нажмите Сохранить.
Удаление выбранных пользователей из одного или нескольких списков контактов с помощью параметра " Добавить в список ".
На странице люди выберите контакт, который вы хотите удалить из списка контактов.
На панели инструментов нажмите кнопку Добавить в список. Вы увидите список контактов, в который уже добавленэтот контакт.
Щелкните значок X рядом с списком контактов, из которого вы хотите удалить выбранный контакт.
Щелкните за пределами области, чтобы закрыть ее по завершении.
Выберите список контактов, который хотите удалить, и нажмите кнопку Удалить.
Создание групп
Совместная работа над проектом или общая цель Создание группы для предоставления команде места для бесед, совместного доступа к файлам, планирования событий и многого другого.
Сведения об управлении группами, участником которых вы являетесь, можно узнать в разделе Просмотр и управление группами в Outlook в Интернете
На странице люди на панели инструментов щелкните стрелку рядом с пунктом создать контакти выберите пункт создать группу.
Введите имя группы и добавьте свои данные.
Дополнительные сведения можно найти в разделе Создание группы в Outlook
Инструкции для классической версии Outlook в Интернете
Создание контакта или списка контактов
Щелкните значок " люди " в нижней части области навигации.
В области навигации в разделе Контакты выберите папку, в которой вы хотите создать контакт. Если вы еще не создали ни одной папки, перейдите к шагу 3.
Примечание: Чтобы создать папку, выберите нужные Контакты, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите команду создать папку. Введите имя папки.
Введите сведения о контакте или списке контактов.
Примечание: После создания контакта в определенной папке его невозможно переместить в другую. Чтобы после создания сохранить контакт в другом месте, удалите его и создайте заново в нужной папке.
На появившейся карточке контакта выберите Добавить в список контактов.
Введите сведения о контакте.
Примечание: При сохранении новый контакт автоматически будет добавлен в папку Контакты. Контакт, созданный таким образом, невозможно сохранить в другой папке или переместить.
Выберите контакт, который вы хотите добавить в список.
В Outlook в Интернете щелкните значок " люди " в нижней части области навигации.
Выберите контакт или список контактов, который вы хотите изменить, и нажмите кнопку Изменить.
Примечание: Если кнопка " изменить " не отображается, контакт может быть от Skype для бизнеса или для подключенной учетной записи социальных сетей. Чтобы изменить контакт, откройте Skype для бизнеса или с помощью веб-браузера откройте свою учетную запись социальных сетей, в которой находится контакт.
Внесите необходимые изменения.
Внимание: Вы не можете восстановить контакт или список контактов, который удален в Outlook в Интернете.
Выберите контакт или список контактов, который вы хотите удалить, и нажмите кнопку Удалить.
Примечание: Если вы не видите кнопку " Удалить ", контакт может быть из Skype для бизнеса или из подключенной учетной записи социальных сетей. Чтобы удалить контакт, откройте Skype для бизнеса или откройте в веб-браузере свою учетную запись социальных сетей, в которой находится контакт.
Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).
Бизнес держится на связях. Потерянная контактная информация означает упущенную сделку. У вас не будет клиентов, если вы не знаете, как до них добраться. В Microsoft Outlook список контактов размещается как можно ближе к электронной почте.
В этом уроке вы узнаете, как добавить контакты в Outlook и как создать контактную группу в Outlook. Рассмотрим полезные функции, такие, как создание группы контактов в Outlook. Давайте начнём.
Важность ваших контактов из Microsoft Outlook
Контакты в MS Outlook бывают частные и деловые. Для постоянной связи Outlook позволяет сохранять адреса прямо внутри вашей электронной почты.
Каждая запись в адресной книге электронной почты является контактом. Бизнесмену и каждому, кто пользуется email, удобнее иметь адресные книги в Интернете. Тогда вы их точно не потеряете.
Для поиска в Outlook щёлкните значок Address Book (в виде раскрытой книги) справа от вкладки Home. В диалоговом окне Address Book: Contacts появится основная информация о контакте:
Информация о контакте в окне Address Book: Contacts.
Ваша адресная книга по умолчанию - Contacts – [Your Email Address], но можно создавать и дополнительные адресные книги.
Чтобы найти более подробную информацию о контакте, дважды щёлкните его имя, чтобы открыть карточку контакта:
Детальная информация в карточке контакта MS Outlook.
Как видите, карточка содержит не только адрес электронной почты вашего контакта. Помимо возможности хранить до трёх адресов, есть поля для ввода следующей информации:
- Место работы
- Адрес веб-страниц
- IM адреса
- Телефонные номера (рабочий, домашний, факс, мобильный и прочие)
- Адреса (до трёх физических адресов на контакт)
Можно прикрепить изображение к карточке контакта, если у вас оно есть. Кроме того, есть поле Notes для дополнительной информации.
Адресная книга Outlook позволяет не только хранить и находить контактную информацию, но использовать её для отправки коллективных писем с помощью контактных групп. Подробнее о Microsoft Outlook читайте в пособиях:
Полезные советы для работы с Email
Теперь перейдём к созданию контактов и контактных групп в MS Outlook:
1. Занесение нового контакта в MS Outlook
Осознавая важность адресной книги Outlook, вы готовы организовать свой список контактов. Существуют два основных метода добавления контактов в Outlook:
- из адресной книги
- из электронной почты
Разберём каждый из них.
Шаг 1. Как добавить контакты в Outlook из адресной книги
Этот метод удобен, если вы хотите добавить к своим контактам в MS Outlook визитные карточки. Иметь аккуратно организованную информацию о контактах в почтовом ящике гораздо удобней, чем хранить стопки карточек, которые могут быть случайно потеряны.
Для начала откройте адресную книгу в MS Outlook и щелкните правой кнопкой мыши в любом месте. Появится всплывающее меню:
Нажмите New Entry для добавления нового контакта в свою адресную книгу.
Выбор опции New Entry. Диалоговое окно New Entry:
Добавление контакта или новой группы контактов из диалогового окна New Entry.
Выберите параметр New Contact и нажмите OK. Вы увидите пустую карточку Contact Card:
В карточке можно хранить разнообразную информацию о каждом контакте в адресной книге Outlook.
Заполните каждое поле контакта соответствующей информацией.
Щёлкнув по стрелке справа, вы можете дописать информацию. В приведенном ниже примере есть три типа адресов, которые вы можете добавить в карточку контакта:
Вы можете хранить несколько адресов для каждого контакта.
Заполнив поля, выберите Save & New сохраните контакт и продолжайте заполнение адресной книги. Или, выбрав Save & Delete, вернитесь в Address Book:Contacts.
Шаг 2. Как добавить контакты в Outlook из Email
Вы можете сохранить контактную информацию из писем, полученных в Outlook.
По щелчку правой кнопкой мыши на адрес отправителя, появляется всплывающее меню:
Командой Add to Outlook Contacts добавляется новый контакт из электронной почты.
Выберите Add to Outlook Contacts. Открывается контактная карта с уже заполненным именем отправителя и адресом. Если у вас есть дополнительная информация об этом контакте, добавьте её в карточку.
Заполнив, нажмите Save & Close или Save & New, чтобы сохранить контакт в адресной книге.
Шаг 3. Как добавить изображение
Если хотите, вы можете добавить изображение или логотип. Откройте карточку контакта человека, чьё изображение вы хотите добавить. Нажмите значок Add Contact Picture справа от имени пользователя. Откроется окно браузера:
Можно добавить изображение в MS Outlook.
Перейдите к файлу с изображением, которое вы хотите добавить. Укажите на него и нажмите OK. Теперь выбранное изображение появится на карточке контакта:
Вы можете добавить фотографию или рисунок в карточку контакта MS Outlook.
Шаг 4. Как удалить контакт
Иногда требуется удалить контакт. Или информация устарела, или вам больше не понадобится.
К счастью, в Outlook это делается легко. Откройте окно Address Book: Contacts. Выберите имя контакта, который вы хотите удалить. Затем щелкните правой кнопкой мыши в любом месте. Появится всплывающее меню:
Выберите имя контакта в адресной книге и нажмите Delete.
Выберите Delete. Система запросит подтверждения:
После нажатия Yes контакт будет удалён из адресной книги MS Outlook.
3. Создание группы контактов
(Примечание: Эта опция известна как the Distribution List в ранних версиях Outlook.)
Рассмотрим эту возможность внимательнее.
Шаг 1. Как создать группу контактов в Outlook
Откройте окно People. Нажмите на три точки в нижнем левом углу MS Outlook. Появится всплывающее меню Navigation Options:
Выбор опции People в меню Navigation.
Во всплывающем меню выберите People. Окно People содержит весь список ваших контактов:
Вы увидите полный список контактов Outlook в окне People.
Нажмите New Contact Group в Ribbon. Появится пустое окно Contact Group:
Окно Contact Group для создания группы контактов.
Введите в поле Name имя для группы, которую вы хотите создать. Теперь, когда вы создали новую группу контактов, можно начать добавлять адреса.
Шаг 2. Как добавить адреса в контактную группу Outlook
В открытом окне Contact Group нажмите значок Add Member на ленте. Появится всплывающее меню:
Выбор участников группы Outlook из контактов Outlook, адресной книги или электронной почты.
Имеется возможность выбора адресов из существующих контактов Outlook, из адресной книги или электронной почты.
При нажатии From Outlook Contacts или From Address Book, отобразится окно Select Members: Contacts. Вы можете выбрать имя контакта.
Для примера возьмём вариант New E-mail Contact. Вместо полной карточки контакта появляется диалоговое окно Add New Member:
Окно Add New Member для добавления контакта в группу Outlook.
Введите имя и адрес контакта, который вы хотите добавить в группу. Обратите внимание, что по умолчанию стоит флажок Add to Contacts. Если его убрать, контакт будет добавлен в вашу новую группу контактов, но не в адресную книгу. Это может пригодиться, если вам нужна связь с этим человеком только в составе группы.
После ввода информации нажмите OK. Контакт в группу добавлен. Дополняйте в группу столько контактов, сколько понадобится.
По окончании работы щёлкните значок Save & Close в верхнем левом углу окна Contact Group.
Шаг 3. Как использовать контактную группу
Шаг 4. Как переименовать группу
Имя группы контактов можно изменить. Например, после завершения одного проекта и перехода к другому, вы можете переименовать свою группу контактов.
Для этого откройте выпадающее окно Navigation и выберите People:
Опция People в меню Navigation для доступа к окну Contacts.
Появится окно Contacts:
Имя группы контактов в верхней части окна Contacts.
Имя группы отображается в верхней части списка контактов (рядом с значком людей). Нажмите туда, чтобы выбрать. Дважды щёлкните мышью на группе контактов и откройте окно Contact Group:
Вы можете переименовать существующую группу контактов.
Запишите новое имя в поле Name. Закончив, кликните по иконке Update Now. Для сохранения изменений и выхода, нажмите Save & Close.
Шаг 5. Как поменять адреса в контактной группе MS Outlook
Списки адресов часто требуют изменений. Электронная почта Outlook поможет вам идти в ногу со временем.
Состав участников контактной группы меняется в окне Contact Group . Вы можете указать новые адреса или удалить ненужные. Откройте Contact Group window:
Изменение адресов в группе контактов
Начнем с добавления нового участника. Дважды щёлкните значок Add Members в ленте. Можно добавить участника из списка контактов Outlook, адресной книги или ввести новый контакт электронной почты. По окончании нажмите на значок Update Now в Ribbon.
Чтобы удалить участника из группы контактов, щёлкните его имя. Затем нажмите значок Remove Member в Ribbon. Информация участника удаляется из контактной группы. (Однако, не из списка контактов электронной почты Outlook.)
После внесения изменений и выхода из окна нажмите значок Save & Close слева в Ribbon.
Шаг 6. Как удалить контактную группу
Время от времени требуется полностью удалить контактную группу. Возможно, вам больше не нужно связываться с её членами.
Для удаления группы из электронной почты MS Outlook откройте окно Contacts. Имена групп отображаются в верхней части списка.
Щёлкните по имени группы, которую вы хотите удалить. Нажмите значок Delete (выглядит как X) в Ribbon. Ваша контактная группа удалена.
В Outlook можно сэкономить время, когда нужно поделиться контактной информацией с другими пользователями MS Outlook, через Microsoft OneNote. В Outlook вы можете обмениваться контактами в OneNote с другими пользователями Outlook.
OneNote - приложение для заметок в составе Microsoft Office. Чтобы узнать больше об OneNote, просмотрите этот учебник:
Откройте окно Contacts. Выберите адрес и кликните по иконке OneNote в Ribbon. Появится диалог Select Location в OneNote:
Вы можете поделиться контактной информацией Outlook в Microsoft OneNote.
Разверните опцию My Notebook и выберите блокнот OneNote для сохранения адреса. Нажмите OK. Ваша информация добавляется в OneNote в выбранный вами блокнот:
Контактная информация Microsoft Outlook внесена в OneNote.
Примечание. Можно обмениваться информацией о контактной карточке Outlook с OneNote.
Если кому-то понадобилась ваша контактная информация или даже ваша контактная группа, вы можете сделать это быстро и легко через электронную почту Outlook.
Откройте окно Contacts. Нажмите на элемент Outlook для выбора. Это может быть контактной группой или индивидуальным адресом. В этом примере я показываю, как разделить контактную группу в Outlook.
Нажмите Forward Contact на ленте, чтобы открыть всплывающее меню:
Вы можете пересылать адрес из Outlook или информацию о группе кому угодно.
Примечание. Группы контактов могут быть отосланы только в качестве контакта Outlook. Индивидуальные адреса могут быть перенаправлены либо в виде контакта Outlook, либо визитной карточки.
Выберите опцию формата элемента. Откроется окно Compose с уже прикрепленным элементом контакта:
Информация о контактной группе Outlook прилагается к электронной почте.
Практика использования ваших контактных групп
После занесения контактов в Outlook и организации их в группы вы обнаружите, что для них в Outlook существует много применений. Вот лишь несколько идей:
Организуйте свою электронную почту с Inbox Management
Содержите свой почтовый ящик MS Outlook в порядке, следуя методам управления электронной почтой. Узнайте о них reduce your email inbox clutter with our free eBook:
Заключение
Теперь, когда вы знаете, как добавлять контакты в Outlook и как организовать их в группы, вы готовы в полной мере использовать MS Outlook в своей деловой и личной жизни. Начните сегодня с создания контактной группы в Outlook.
Как вы используете контакты Outlook в своем бизнесе? Используете ли вы контактные группы MS Outlook? Поделитесь своими мыслями (или советами) в комментариях ниже.
В Outlook, когда вы создаете новую папку контактов на панели контактов, эта новая папка автоматически добавляется в адресную книгу по умолчанию. Но иногда, когда вы открываете свою адресную книгу, вы можете заметить, что некоторые папки контактов, которые отображаются в области навигации контактов, не отображаются в адресной книге. Смотрите скриншот:
Это может вызвать неудобства при выборе контактов, которые включены в эту папку контактов. В этом руководстве мы подробно покажем вам, как отобразить папку контактов как адресную книгу в Outlook.
Вкладка Office - включите редактирование и просмотр с вкладками в Office и сделайте работу намного проще . Kutools for Outlook - приносит 100 мощных расширенных функций в Microsoft OutlookПоказывать папку контактов как адресную книгу в Outlook
Чтобы отобразить папку контактов как адресную книгу в Outlook, сделайте следующее.
1. Перейти к Контакты or Люди Посмотреть.
2. Выберите и щелкните правой кнопкой мыши папку контактов, которая не отображается в адресной книге. Нажмите Свойства в контекстном меню. Смотрите скриншот:
3. в Свойства диалоговое окно, вам необходимо:
1). Щелкните значок Адресная книга Outlook вкладка;
2). Проверить Показать эту папку как адресную книгу электронной почты Имя адресной книги коробка;
3). Щелкните значок OK кнопку.
После этого вы увидите, что папка контактов отображается как адресная книга в диалоговом окне «Адресная книга». Смотрите скриншот:
Читайте также: