Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни как настроить в 1с

Обновлено: 07.07.2024

В 2013 году Федеральная налоговая служба РФ в сотрудничестве с Минфином приняли новое понятие – УПД или универсальный передаточный документ. На деле речь идет о формате документации, соединяющем первичный документ учета и счет-фактуру, формируемую для задач налогового учета на основе этого первичного учетного документа.

Универсальный передаточный документ появился благодаря Федеральному закону №402 «О бухучете», принятому два года назад. В частности, ФЗ позволяет отказаться от унифицированного формата первичных документов, оформляя лишь их обязательные реквизиты. Вместе с тем в законе появились поправки, благодаря которым в счета-фактуры можно стало вносить дополнительную информацию, к примеру, часто не указываемые реквизиты первичного учета.

Первичная документация требуется как для ведения бухучета, так и для проведения налогового учета (осуществить вычет налога на добавленную стоимость можно лишь с использованием соответствующих первичных документов). Соответственно, на законных основаниях сейчас можно работать с универсальными передаточными документами в случае с каждым видом учета. Таким образом можно избежать дублирования информации, которая по большей части имеется в СФ и первичных документах.

Организуя переход на электронный документооборот, продавец и покупатели должны заблаговременно решить, какая документация станет использоваться для обмена – отдельно первичные документы и СФ или универсальные передаточные документы.

Случаи использования универсальных передаточных документов

Пользоваться универсальными передаточными документами можно по желанию. Иными словами, вы можете самостоятельно решать, нужны ли вам УПД или вы станете работать с ними в комплексе с классическими форматами документов.

Рассмотрим случаи, в которых можно применять универсальные передаточные документы:

Передача по контракту лицензионного соглашения или в качестве исключительных имущественных прав;
Осуществление посреднических мероприятий;
Оказание услуг;
Передача результатов выполненных работ;
Отправка продукции с транспортировкой или без нее.

Для возможности использования универсальных передаточных документов предприятие обязано подтвердить работу с ними, указав этот факт в учетной политике. Также формируется указ руководства компании об утверждении бланка УПД.

Статус УПД – что это?

В универсальных передаточных документах статус является пояснением, и может применяться в следующих «качествах»:

Статус Первый. Применяется при использовании универсальных передаточных документов как первичной документации и счета-фактуры;
Статус Второй. Используется при применении УПД только в качестве первичной документации, исключительно для решения задач бухучета.

Соответственно, статус УПД указывает на то, какие цели поставлены перед универсальными передаточными документами в системе документооборота. Если при формировании УПД второй статус присваивается ошибочно, однако все требующиеся для СФ графы оформлены должным образом, применять универсальный передаточный документ для подачи на вычет разрешено. Конец формы

Универсальными передаточными документами со вторым статусом можно пользоваться:

Комиссионерами, отгружая продукцию комитенту;
Неплательщикам налога на добавленную стоимость. К примеру, предприятиям на упрощенной системе налогообложения. Т.к. работа с УПД не обязывает у расчету и выплате НДС.

УПД – элементы и правила оформления

В составе универсальных передаточных документов имеется:

Первичная документация.
Сформированный на основе первого документа счет-фактура. Фактурная часть в бумажном документе будет выделена рамкой.

В соответствии с российским законом, в УПД должны содержаться такие сведения:

Наименование документа;
Наименование составившего документ предприятия**;
Дата формирования документа и его №***;
Факт выполнения хозяйственной операции;
Стоимость и число объектов;
Подписи, их расшифровка с указанием должности расписавшихся лиц – ответственного за хозоперации и ответственного за подписание (возможно их замов);
При введении в реализацию соответствующих данных, основание, на котором была заключена сделка.

Универсальные передаточные документы с первым статусом должны содержать следующие строки:

№ таможенной декларации;
Сокращенное название и цифровой код государства происхождения продукции;
Налоговая ставка;
Сумма акциза в указании суммы;
Платежный расчетный документ, по которому сформирован УПД.

** Если бухгалтерский учет продавца осуществляет сторонняя фирма, то указывается информация этой фирмы. Кроме того, могут значиться сведения о комиссионере. В бумажном варианте универсальных передаточных документов имеется место для простановки печати, однако ставить ее не обязательно. Название составителя документа можно не указывать, если на печати будут ясно просматриваться сведения о продавце.

*** Статус определяет № и дату универсальных передаточных документов. Налоговая служба предъявляет строгие требования к нумерации счетов-фактур. В случае с первичными документами номера – не обязательные реквизиты. Соответственно:

Если СФ введен к реализации, то для универсальных передаточных документов применяется первый статус. Дата формирования и № УПД нужно присваивать согласно хронологии номеров счетов-фактур, т.к. согласно регламентам налогового учета;
Если СФ НЕ введен к реализации, то для универсальных передаточных документов используется второй статус. Время формирования УПД и его № необходимо брать из накладной, руководствуясь номерами первичной документации в соответствии с регламентами бухгалтерского учета.

Особенности универсальных передаточных документов для бухучета

Универсальные передаточные документы являются «альтернативой»:

Только первичной документации;
Первичной документации и СФ одновременно.

С учетом присвоенного универсальным передаточным документам статуса допускается (первый статус) или запрещено (второй статус) применять УПД для подачи на вычет.

Применять универсальные передаточные документы лишь как замену счета-фактуры запрещено.

Другими словами, универсальные передаточные документы – это основание для:

Подтверждения покупательских затрат;
Подтверждения доходов продавца;
Вычета или начисления НДС.

В случае получения частичной оплаты по операции или предоплаты, или же оплаты при осуществлении работы налогового агента, необходимо оформлять СФ привычным образом.

Для создания универсальных передаточных документов можно использовать печатную форму в документе реализации.

В программе 1С универсальные передаточные документы не имеют собственного отдельного документа. Это связано с тем, что УПД используются в качестве счета-фактуры. Для окончания работы с УПД нужно провести его регистрацию так, как если бы работа велась с привычным счетом-фактурой.

После необходимо указать подписанта универсальных передаточных документов в дополнительной вкладке.

Теперь можно воспользоваться печатным форматом УПД.

Универсальные передаточные документы или счет-фактура – что выбрать?

Каждое предприятие может на свое усмотрение выбрать работу со счетами-фактурами или универсальными передаточными документами. Следует знать, что для применения УПД в качестве СФ, в документе должны быть все обязательные для СФ данные.

Универсальные передаточные документы отличаются функциональностью. Они позволяют оптимизировать оборот документации, а при оформлении в электронном формате – снижать объемы проводимых через оператора транзакций, т.е. минимизировать расходы на ЭДО. Кроме того, электронный УПД дает возможность всегда иметь оригинальные документы «в наличии».

Возможна ли корректировка универсальных передаточных документов?

Наравне со счетами-фактурами, универсальные передаточные документы могут подвергаться корректировке и исправлению. При корректировке и внесении изменений в фактические условия операции, при согласовании с другими участниками сделки, скорректировать УПД позволяет УКД - универсальный корректировочный документ. В отличие от универсального передаточного документа, УКД должен содержать дату, в которую контрагент получил извещение или в которую он дал согласие на изменение условий сделки.

Если в документах с первым статусом есть неточности в части первичной документации и счета-фактуры, и эти неточности грубые (мешают налоговой службе осуществить проверку), следует дополнительной строкой прописать № исправления и дату;
Если неточности – не грубые или же располагаются лишь в первичке, то универсальный передаточный документ исправляется лишь как первичная документация. Независимо от прежнего, статус документа стоит изменить на второй. Таким образом можно привлечь внимание к исправлению. Вместе с тем ни главный бухгалтер, ни руководство организации не обязаны ставить на документе подпись. Кроме того, исправленный универсальный передаточный документ не нужно регистрировать;
Если изменения были внесены в универсальные передаточные документы со вторым статусом, в части первички нужно выполнить аналогичные вышеуказанным действия. Однако в такой ситуации СФ на основе скорректированной информации нужно выставить отдельно.

Важно! В налоговом учете дата признания – это фактическая дата проведения операции, которая не определяется временем внесения изменений в УПД.

Время формирования УПД

Наравне с любой иной первичной документацией, универсальные передаточные документы нужно формировать одновременно или незамедлительно после осуществления любой хозоперации фирмы.

Даты, которые стоит указать в УПД:

Получения или приемки;
Фактического проведения операции;
Формирования документа.

Особенности даты выставления счетов-фактур:

При совпадении трех дат со временем определения базы налогов по НДС, сложностей не будет;
При совпадении дат составления документации и фактического совершения сделки, данная дата будет датой для определения налоговой базы. А дата подписания документа сдачи-приемки работ заказчиком станет датой для расчета налоговой базы для работ;
Если документ был сформирован перед или после отгрузки, то датой для работ станет дата приемки, а датой для налоговой – дата фактического проведения операции.

В любой ситуации право на вычет у покупателя, имеющего универсальные передаточные документы, будет. Однако не ранее времени приемки работы или времени получения продукции.

Электронные и бумажные универсальные передаточные документы - разница

Разрешено оформлять универсальные передаточные документы в цифровом формате. Вид – аналогичный виду бумажных УПД. Несколько требований по заполнению:

ДОП – первичная документация. Подпись ставят покупатель и продавец;
СЧФДОП - первичная документация и СФ. Подпись ставят покупатель и продавец;
СЧФ – счет-фактура. Подпись ставит продавец.

В случае с УПД с первым статусом можно применять каждый формат, со вторым статусом – только ДОП и СЧФДОП.

Цифровые универсальные передаточные документы могут быть:

2-х сторонними. Несколько xml-файлов: в одном данные и подпись покупателя, во втором данные и подпись продавца;
1-но сторонним. В файле только данные и подпись продавца.

Ставить подпись на цифровом УПД может уполномоченное на подписание первичных документов и счетов-фактур лицо. Требуется указание статуса подписавшего лица:

Сотрудник предприятия-продавца, сформировавшего файл;
Физическое лицо, имеющее полномочия;
Сотрудник продавца;
Работник другого стороннего предприятия (указываются «основания полномочий»).

Использовать электронные универсальные передаточные документы удобнее и легче. В таком случае, при виртуальном обмене через оператора, существенно уменьшается объем документов, отправляемых по каналам связи. Соответственно, минимизируются расходы на оплату транзакций у оператора.

Стоимость работы с цифровой системой документооборота нельзя сопоставить с расходами, которые требуются при ведении классического документооборота (в бумажном формате). Речи идет и о необходимости оплачивать услуги почты и курьерских компаний, о затратах на покупку бумаги и расходных материалов для принтера.

Напоминаем, что система электронного документооборота (в отличие от морально устаревшего бумажного аналога):

В программе 1С Бухгалтерия 8.3 есть специализированный перечень сведений, где хранится информация о физических лицах, обладающих правом подписи на документах. Имеется в виду та подпись, которая отражается в печатных формах документов.

Где в 1С найти и настроить ответственных лиц?

В первую очередь, нужно заполнить подписи.

Для этого открываем справочник «Организации», заходим в раздел «Подписи», где и находим ответственных лиц организации (у разных организаций они могут отличаться).

Итак, к настройке для вас будет доступно три должности, сотрудники которых обладают правом подписи документов в данной организации:

непосредственно руководитель;
главный бухгалтер;
кассир.

Перед началом работы заполняем соответствующие строки, указав непосредственно самих физических лиц (сотрудников) и их должности.

Подобную настройку можно провести двумя способами:

Воспользовавшись сведениями из карточки организации.
Перейдя по гиперссылке «История» (расположенной с правой стороны от карточки).

В форме истории подписей мы видим, что здесь отображено непосредственно само физическое лицо, его должность и дату начала выполнения действия.

Перед началом работы нажимаем кнопку «Создать».

В выплывшем окне выбираем физическое лицо, должность, дату.

Все внесенные изменения отображаются в истории.

Лица, ответственные непосредственно за подготовку отчетов настраиваются таким же способом, как и с подписями.

Чтобы произвести подобные настройки нужно перейти по одноименной гиперссылке.

Ответственные лица в справке-расчете

В данном примере подробнее остановимся на том, как правильно установить подписи ответственного лица в справке-расчете амортизации.

Выбираем нужную форму отчета и нажимаем на кнопку «Показать настройки».

Затем, перейдя на вкладку «Оформление», ставим флажок на поле «Подписи» в нижней части документа.

Как только отчет сформируется, в нижней части появится строка, где указано ответственное лицо.

Подобную настройку можно включать не только в подобных отчетах, но и многих других.

Аналог PIVOT в запросе 1С (как выполнить транспонирование таблицы в запросе 1С) Промо

В статье показывается простой метод реализации аналога оператора PIVOT в запросе 1С без использования соединений.

12.12.2020 4556 Eugen-S 23

СКД: 5 советов, как сделать лучше

Несколько примеров решения задач с использованием разных подходов

27.10.2021 4471 Neti 19

Что за ? в коде, или Секретный оператор в 1С

Инкремент, модуль и прочая магия, которая скрыта под символом "?"

21.10.2021 8365 SeiOkami 41

Полезные примеры СКД, ч.2

Еще несколько примеров решения задач в СКД.

06.04.2021 10870 Neti 8

27.01.2016 85832 Serginio 116

Обзор полезных методов БСП 3.1.4

Библиотека стандартных подсистем (далее - БСП) является частью любой типовой конфигурации, поэтому умение применять готовые процедуры и функции повышает качество разработки и избавляет от написания лишнего кода. К сожалению, не у всех есть время и упорство овладеть всей документацией, поэтому я собрал воедино наиболее популярный функционал.

25.03.2021 41392 rayastar 51

Звуковое управление в 1С 8.3

В данной статье описано создание библиотеки для звукового управления (выполнение команд голосом) для платформы 1С 8.3. Задача была поставлена так, чтобы модуль функционировал непосредственно на клиенте 1С, осуществляя управление формами, и взаимодействовал с интерфейсом.

16.03.2021 7226 velemir 33

Serverless (Faas) в 1С. Создание и вызов Yandex Cloud Functions

"Я не могу просто взять и скопировать код с гитхаба", "у нас 1С микросервисами окружена", "возможностей мало" - частые фразы 1С разработчиков. которым не хватает возможностей платформы в современном мире. Faas, конечно, история не новая, но нас сдерживало 152ФЗ и задержки по пингам. Для того, чтобы действительно использовать в 1С код, к примеру, на Python, надо было приложить усилия. Теперь всё намного проще - берём и используем.

28.12.2020 8960 comol 31

Использование программных перечислений, ч.1: строковые константы Промо

Часто ли у вас возникает необходимость в коде выполнять сравнение на строку?

10.12.2016 41156 unichkin 74

Базовые вещи БСП, которые облегчат жизнь программисту 1С

В данной публикации я опишу полезные процедуры и функции модуля общего назначения библиотеки стандартных подсистем, обязательные к использованию любым программистом 1С.

30.08.2020 20385 quazare 34

[Общий модуль] Динамическое формирование интерфейса

Версия 2.0.0.1 + добавил GitHub

28.08.2020 13063 rpgshnik 74

Форма выбора (подбор) в управляемых формах

Разбор небольших примеров того, как правильно открывать форму выбора (подбора) в управляемых формах, не прибегая к модальным окнам.

08.05.2020 79434 user5300 19

Вспомогательные инструкции в коде 1С Промо

Помогаем редактору кода 1С помогать нам писать и анализировать код.

15.10.2018 36201 tormozit 106

Программная работа с настройками СКД

Нюансы программной работы с настройками системы компоновки данных в отчетах и динамических списках. Обзор всех видов настроек компоновки. Что в каких случаях правильно применять. В качестве примера рассмотрена работа с отборами и группировками.

27.01.2020 66175 ids79 26

[СКД] Программное создание схемы компоновки данных

Сделаем отчет на СКД полностью программно, без использования макета "схема компоновки данных".

15.01.2020 43923 John_d 22

Последовательности событий при проведении документа 1С. Шпаргалка + про формы + про расширения

30.12.2019 35627 kuzyara 38

Оформление и рефакторинг сложных логических выражений Промо

В сложных логических выражениях нередко самому автору спустя какое-то время тяжело разобраться, не говоря уже о других программистах. Предлагаемая методика позволяет повысить наглядность таких выражений путем оформления в виде И-ИЛИ дерева и одновременно выполнять их рефакторинг.

20.09.2012 82909 tormozit 131

Сходство Джаро - Винклера. Нечеткое сравнение строк

В области информатики и статистики сходство Джаро - Винклера представляет собой меру схожести строк для измерения расстояния между двумя последовательностями символов. В публикации рассмотрены некоторые особенности алгоритма, и представлен вариант его реализации на языке 1С.

25.12.2019 8466 brooho 19

22.11.2019 12434 Sibars 19

Полезные процедуры и функции для программиста

Все мы пишем программный код и часто используем процедуры, облегчающие его написание. Ниже приведена выборка таких полезных процедур и функций.

07.10.2019 39856 HostHost 41

Запись значения в поле ввода/формы со срабатыванием события ПриИзменении Промо

Иногда возникает необходимость после записи значения в какое либо поле ввода/формы вызвать для него обработчик события ПриИзменении, а о вызове самого события приходится только мечтать. В этой статье приводится программный способ вызова этого события.

11.07.2007 54513 tormozit 51

Таблица значений. Нюансы

Обзор некоторых аспектов использования общеизвестного инструмента 1С.

01.10.2019 53324 Yashazz 56

[Шпаргалка] Программное создание элементов формы

Программное создание практически всех популярных элементов формы.

06.09.2019 103282 rpgshnik 75

Агрегатные функции СКД, о которых мало кто знает

Пользуетесь ли Вы всеми возможными агрегатными функциями, которые предоставляет система компоновки данных? Если Вы используете только: СУММА, КОЛИЧЕСТВО, МИНИМУМ, МАКСИМУМ, СРЕДНЕЕ, то эта статья для Вас.

05.09.2019 78153 ids79 56

Как сделать из &НаКлиентеНаСервереБезКонтекста почти &НаКлиентеНаСервере Промо

Как сделать метод формы, доступный на клиенте и на сервере одновременно, и сохранить при этом удобство разработки

10.09.2017 51281 tormozit 74

Регистры бухгалтерии. Общая информация

Общая информация о внутреннем устройстве регистров бухгалтерии.

05.09.2019 46864 YPermitin 25

Три костыля. Сказ про фокусы в коде

Три интересных (или странных) костыля в коде, которые могут помочь в повседневных и не очень задачах.

03.09.2019 30254 YPermitin 81

Иерархия без "В ИЕРАРХИИ"

22.08.2019 15102 ildarovich 24

Выгрузка документа по условию Промо

Что делать, если документы нужно выгружать не все подряд, а по какому-то фильтру: статусу, дате, набору условий. А что если он соответствовал этим условиям, а потом перестал? А если потом опять начал? Такие ситуации заставили попотеть не одного программиста.

25.04.2019 18046 m-rv 3

Отслеживание выполнения фонового задания

Запуск фонового задания из модуля внешней обработки. Отслеживание выполнения задания в виде прогресса, расположенного на форме.

17.08.2019 45361 ids79 22

Функции СКД: ВычислитьВыражение, ВычислитьВыражениеСГруппировкойМассив

Подробное описание и использование внутренних функций системы компоновки данных: Вычислить, ВычислитьВыражение, ВычислитьВыражениеСГруппировкойМассив, ВычислитьВыражениеСГруппировкойТаблицаЗначений.

08.08.2019 153350 ids79 75

Фоновое выполнение кода в 1С - это просто

Как легко запускать выполнение в фоне, не прибегая к долгому описанию фоновых процедур.

02.08.2019 61120 avalakh 27

Как прикрутить ГУИД к регистру сведений Промо

. и немного теории обмена данными. В частности, разберем боль всех, кто пишет небанальные обмены данными: как набору записей регистра сведений назначить гуид и далее использовать его в обмене для идентификации этого набора.

16.04.2019 23372 m-rv 18

Разбираемся с параметрами редактирования СКД

Связь по типу, Параметры выбора, Связи параметров выбора

31.07.2019 42088 json 17

СКД - наборы данных и связи между ними, создание собственной иерархии, вложенные отчеты

Набор данных объект. Использование в схеме компоновки нескольких наборов данных. Различные варианты связи наборов: объединение, соединение. Использование иерархии в отчетах на СКД. Создание собственной иерархии, иерархия детальных записей. Использование вложенных схем в отчетах на СКД.

26.07.2019 106281 ids79 17

Обработчики событий при записи объектов. Зачем и что за чем?

Программисту, имеющему немного опыта на платформе 1С 8.3, бывает сложно разобраться: ПередЗаписью, ПриЗаписи, ПослеЗаписи, на сервере, на клиенте, в модуле формы, в модуле объекта. Эта шпаргалка была создана в процессе обучения и реального опыта с целью разложить всё по полочкам, чтобы было четкое понимание в каком случае какой обработчик нужно использовать и в какой последовательности они запускаются при записи и проведении документов. Данная статья будет полезна в большей степени начинающим разработчикам. Но и опытным позволит освежить информацию, упорядочить её.

Читайте также: