Параметры вставки в outlook

Обновлено: 06.07.2024

Для вставки файла необходимо выполнить следующие действия.

А вот для вставки элемента Outlook произведите следующие действия.

Открытие вложения

  • Открытие вложения изнутри элемента: откройте (или просмотрите) элемент, содержащий вложение, которое необходимо сохранить, и дважды щелкните значок вложения.
  • Открытие вложения без открытия элемента: щелкните правой кнопкой мыши элемент, содержащий вложение. В контекстном меню укажите на команду Просмотреть вложения и щелкните имя вложения, которое требуется просмотреть.

Сохранение вложения

Сохранение вложения изнутри элемента:

  1. Откройте (или просмотрите) элемент, содержащий вложение, которое необходимо сохранить.
  2. Щелкните правой кнопкой мыши значок вложения и выберите команду Сохранить как.
  3. В диалоговом окне Сохранение вложения выберите папку, в которую будет сохранен файл.
  4. При необходимости введите новое имя файла в поле «Имя файла», после чего нажмите кнопку «Сохранить».
  1. Выберите элемент, содержащий вложение, щелкнув его значок в основном окне программы Microsoft Outlook.
  2. Откройте меню Файл и наведите указатель мыши на команду Сохранить вложения, затем в появившемся меню щелкните имя вложения, которое необходимо сохранить.
  3. В диалоговом окне Сохранение вложения выберите папку, в которую будет сохранен файл.
  4. При необходимости введите новое имя файла в поле «Имя файла», после чего нажмите кнопку «Сохранить».

Удаление вложений

Удаление небезопасных вложений

Удаление вложения из поля «Вложения»

  1. Щелкните правой кнопкой мыши значок вложения.
  2. В появившемся контекстном меню (Контекстное меню – это меню, содержащее список команд, относящихся к конкретному объекту. Для вызова контекстного меню щелкните объект правой кнопкой или нажмите клавиши Shift+F10.) выберите команду Удалить.

Настройка отображения вложений в экранной лупе

Общие вложения

При отправке файла в качестве общего вложения для него создается узел рабочей области для документов на указанном узле Microsoft Windows SharePoint Services, а рабочей области для документов присваивается имя присоединенного файла. При присоединении более одного файла рабочей области присваивается имя первого файла в списке вложений.

Члены рабочей области для документов

Обновление документа

Создание рабочей области для документов

Отправка общего вложения:

Чтобы добавить новых членов рабочей области для документов после отправки вложения, откройте документ и нажмите кнопку «Добавить новых членов» на вкладке Члены в области задач Общая рабочая область.

Использование кнопки «Создать» в области задач Общая рабочая область: область задач Общая рабочая область служит для создания рабочей области для документов только в Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office PowerPoint и Microsoft Office Visio.

Если при вложении файлов возникают проблемы, см. раздел Устранение проблем с вложениями.

Выберите файл из следующих расположений:

Обзор мест в Интернете.
К таким местам относятся OneDrive, сайты SharePoint и другие расположения, например библиотеки документов группы, которые вы ранее открывали. Выберите одно из расположений, чтобы открыть новое окно и выбрать в нем вложение.

Поиск на этом ПК.
Открывает окно проводника, где можно выбрать файл с компьютера.

По умолчанию у всех пользователей в организации есть возможность редактировать файл. Чтобы изменить эти разрешения, щелкните стрелку справа от имени вложения для отображения раскрывающегося меню с различными параметрами.

Организация может изменять: любой пользователь из вашей организации сможет изменять файл.

Организация может просматривать: любой пользователь из вашей организации сможет просматривать (но не изменять) файл.

Если Outlook определяет, что получатели не смогут просмотреть файл (например, если он хранится на сайте SharePoint, который доступен только для вас), под значком файла и названием появится предупреждение. Выберите Вложить как копию, чтобы вложить копию файла, а не ссылку на него.

Примечание: При этом любые изменения, внесенные получателем, не будут синхронизироваться с версией файла в OneDrive или SharePoint.

Добавление сохраненного на компьютере файла в OneDrive

На ленте нажмите кнопку Вложить файл, а затем выберите пункт Поиск на этом ПК и файл, который требуется вложить.

Выберите Добавить в OneDrive и укажите нужное расположение для файла.

Для отправки можно выбрать OneDrive и библиотеки документов групп

Примечание: Вам может быть предложено сохранить его в OneDrive для вашей рабочей учетной записи, OneDrive для личной учетной записи или в библиотеки документов для различных групп, в которых вы состоите.

Нажмите Изменить разрешения и выберите один из указанных ниже вариантов.

Организация может изменять: любой пользователь из вашей организации сможет изменять файл.

Организация может просматривать: любой пользователь из вашей организации сможет просматривать (но не изменять) файл.

На ленте выберите Вставка > Рисунки.

Найдите рисунок на компьютере или в веб-хранилище. Выберите изображение, а затем нажмите кнопку Вставить.

Чтобы изменить размер рисунка, перетащите маркер в одном из его углов к центру или от центра.

Выберите один из указанных ниже вариантов.

Визитная карточка.
Выберите электронную визитную карточку из списка контактов.

Календарь.
При необходимости выберите Диапазон дат, Подробности и т. д.

Выберите нужный элемент, а затем нажмите кнопку Вставить.

Outlook блокирует отправку и получение файлов некоторых типов. Их полный список см. в статье Блокировка вложений в Outlook.

Выберите файл, который вы хотите вложить, и нажмите кнопку Вставить.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Рисунки.

Найдите рисунок на компьютере или в веб-хранилище. Выберите изображение, а затем нажмите кнопку Вставить.

Чтобы изменить размер рисунка, перетащите маркер в одном из его углов к центру или от центра.

Выберите один из указанных ниже вариантов.

Визитная карточка.
Выберите электронную визитную карточку из списка контактов.

Календарь.
При необходимости выберите Диапазон дат, Подробности и т. д.

Выберите нужный элемент, а затем нажмите кнопку Вставить.

Найдите и щелкните файл, который нужно вложить, а затем нажмите кнопку Вставка.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Рисунки.

Найдите рисунок на компьютере или в веб-хранилище. Выберите изображение, а затем нажмите кнопку Вставить.

Чтобы изменить размер рисунка, перетащите маркер в одном из его углов к центру или от центра.

Команда "Вложить элемент" на ленте

Выполните одно из указанных ниже действий.

Выберите пункт Элемент Outlook. Найдите в списке папку, содержащую элемент, который необходимо вложить. В поле Элементы выберите элемент и нажмите кнопку ОК.

Команда вложения элемента Outlook на ленте

Важно: Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

В диалоговом окне Вставка файла перейдите к файлу, который требуется вложить, а затем нажмите кнопку Вставка.

Дополнительные сведения

Если вы не видите нужный файл в папке, убедитесь, что в поле Тип файлов выбрано значение Все файлы (*.*), а в проводнике настроено отображение расширений имен.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Рисунки.

Найдите рисунок на компьютере или в веб-хранилище. Выберите изображение, а затем нажмите кнопку Вставить.

Чтобы изменить размер рисунка, перетащите маркер в одном из его углов к центру или от центра.

В списке Поиск в выберите папку, которая содержит нужный элемент.

Выберите нужный элемент и нажмите кнопку ОК.

Чтобы вложить большой файл, сперва сожмите его с помощью программы для архивации. Автоматически сжимаются файлы стандартных форматов Open XML с такими расширениями: .docx, .dotx, .xlsx, .xltx, .pptx, .potx и .ppsx.

Если файлы во вложении сжаты, хотя вы их не сжимали, проверьте, не установлена ли в Outlook служебная программа для архивации как надстройка COM. Чтобы отключить такую надстройку, выполните указанные ниже действия.

В меню Сервис выберите пункт Центр управления безопасностью, затем — Надстройки.

В списке Управление нажмите Надстройки COM, а затем — Перейти.

В диалоговом окне Надстройки COM снимите флажок рядом с названием надстройки, затем нажмите кнопку ОК.

Задавайте вопросы и находите на них ответы в Сообществе Microsoft Office.

Приходится ли вам делать рассылки ? Если да, то информация ниже будет полезна. Если нет - то, как минимум, интересна.

1. Шаблоны писем. Чем они хороши?

Известно, что шаблоны - удобный инструмент ускорения рутинной работы. Будь то шаблоны документов или электронных писем.

Задачи, для решения которых пригодятся шаблоны электронных писем:

  • сокращение времени на форматирование текста электронного письма;
  • периодическая отправка однообразного содержимого одному или многим адресатам;
  • приём заявок на стандартные услуги, справки и т.п. по электронной почте.

Как подготовить письмо и сохранить его в виде шаблона?

  • создаём новое письмо;
  • вносим адреса получателей в поля Кому, Копия, Cкк(To. Cc. Bcc. ) ;
  • в поле Тема(Subject вписываем тему письма
Всегда пишите тему письма! Пожалейте адресатов, облегчите им сортировку почты! Письма без темы - предмет моей личной неприязни и дурной тон :)
  • далее оформляем текст. Используем советы, описанные ранее в этой статье;
  • если надо, вставляем таблицы и делаем их красивыми (об этом рассказано здесь);
  • вставляем вложения ( файлы ). Если нужно, опять же.

Сохраняем письмо в виде шаблона:

1. Жмём "Файл" (File):

2. Жмём "Сохранить как" ( Save As):

3. Выбираем сохранить в виде "Шаблона Outlook" (Outlook Template (*.oft))

4. Система предложит вам путь расположения шаблонов. Измените его на удобную папку:

Отступление. Про формат *.msg

Тут надо сказать, что многие пользуются возможностью сохранения писем в формате MSG . Т.е. письмо (Message) появится в папке в виде файла. Но шаблоны на основе такого формата делать очень неправильно . Поскольку изменяя данный файл - и сохранив его, можно потерять данные и оформление. Лучше использовать OFT . При работе с ним всегда создаётся именно "новое письмо" на основе шаблона. Для этого данный формат и придуман.

MSG - это хороший способ сохранять письма в папках. Для сохранения информации в формате писем . Можно просто мышкой перетаскивать из почты прямо в папку. Удобно!

Чуть больше о встроенной в Outlook функции работы с шаблонами.

Строго говоря, у Outlook есть особый механизм работы с шаблонами. Их называют формами (Forms). И если вы попробуете не совсем привычным способом создать новый элемент, способом, показанным на рисунке:

Для начала разберемся с основными понятиями. В наших статьях уже не раз упоминался термин смарт-тег, остановимся на нем чуть подробнее.

Смарт-тегом называется тип кнопок, которые обеспечивают возможность улучшения содержания и разметки в программах Microsoft Office. Смарт-теги отображаются при выполнении определенных задач, таких как вставка текста или рисунков, при их нажатии высвечивается список параметров. В программе Microsoft Outlook используется смарт-тег, который называется «Параметры вставки» . Кнопка «Параметры вставки» появляется после вставки текста или рисунка и позволяет быстро и легко настроить формат вставленного элемента (аналогично команде Специальная вставка).

Выделение текста полужирным шрифтом, подчеркиванием или курсивом

  1. Выделите текст, формат которого требуется изменить.
  2. На панели инструментов Форматирование (это панель инструментов с кнопками и параметрами, используемыми для форматирования текста. Чтобы вывести на экран панель форматирования, выделите в меню Вид пункт «Панели инструментов», а затем выберите команду Форматирование.) нажмите соответствующую кнопку:
    • полужирный;
    • курсив;
    • подчеркнутый.

Выравнивание текста

  1. Выделите текст, который требуется выровнять.
  2. На панели инструментов Форматирование нажмите соответствующую кнопку:
    • по левому краю;
    • по центру;
    • по правому краю.

Изменение размера текста

Изменение стиля текста и прочих элементов представления

Отображение и скрытие фактических шрифтов в списке шрифтов

Приложения Microsoft Office могут отображать названия шрифтов в списке с использованием фактических шрифтов – например, название шрифта Arial может отображаться шрифтом Arial.

  1. В меню Файл выберите команду Параметры.
  2. Откройте вкладку Настройка.
  3. Установите или снимите флажок Отображать названия шрифтов тем же шрифтом.

Состояние данного параметра отражается во всех приложениях Microsoft Office.

Изменение шрифта текста

В целом не имеет смысла останавливаться подробно на рассмотрении всех элементов форматирования текста, наверняка каждый пользователь не раз работал в редакторе Microsoft Word, где процесс создания и оформления текста происходит аналогичным способом. Поэтому продолжим рассмотрение лишь на специфических вещах, с которыми вам, возможно, придется столкнуться в процессе использования Microsoft Outlook.

Ввод ¢, £, ¥ и ® и других знаков, отсутствующих на клавиатуре

Если вставленный знак отличается от выбранного, выделите его и примените тот же шрифт, который был выбран в таблице символов.

Добавление номеров страниц, даты или другого текста в верхний или нижний колонтитул

Отключение выделения слов целиком

  1. В главном окне Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Параметры.
  2. На вкладке Дополнительно нажмите кнопку «Дополнительные параметры».
  3. Снимите флажок При выделении автоматически выделять слово целиком.

Проверка орфографии

Немедленная проверка орфографии в открытом элементе:

  1. Откройте элемент, который требуется проверить, и щелкните левой кнопкой мыши в его текстовом поле.
  2. Выберите в меню Файл команду Орфография.
  3. Если выделено какоелибо слово, выберите необходимые параметры.

Автоматическая проверка орфографии при отправке любого элемента:

  1. В главном окне Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Параметры и перейдите на вкладку Орфография.
  2. Установите флажок Всегда проверять орфографию перед отправкой.

Слова, добавляемые в ходе проверки орфографии, включаются во вспомогательный словарь, содержащийся в файле Custom.dic.

Изменение метода работы средства проверки орфографии

При задании следующих параметров в Microsoft Outlook они применяются только в редакторе электронной почты Microsoft Outlook:

  • всегда предлагать исправления для слов с ошибками;
  • пропускать слова, набранные ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ;
  • пропускать слова, содержащие цифры.

Запрещение отдельных исправлений регистра знаков и опечаток

Если в качестве редактора электронной почты используется Microsoft Word:

Чтобы запретить операцию, выполняемую средством автозамены, выполните соответствующее действие.

Замена букв слова, вводимого после заданного сокращения, на прописные

Откройте вкладку Первая буква и введите сокращение (включая точку) в поле «Не заменять прописной буквой после».

Исправление слова, содержащего прописные и строчные буквы в разнобой

Поиск слов в словаре

  1. В меню Файл выберите команду Справочные материалы.
  2. В списке Искать выберите словарь, например, Тезаурус: русский (Россия).
  3. Выполните одну из следующих процедур:
    • для поиска одного слова нажмите клавишу «Alt» и щелкните слово в документе, которое требуется найти;
    • для поиска фразы выделите нужные слова в документе, а затем нажмите клавишу «Alt» и щелкните выделенную фразу.
  4. Введите слово или фразу в поле «Искать» и нажмите кнопку «Начать поиск».
  5. Результаты поиска отображаются в области задач Справочные материалы.

Microsoft Office OneNote не поддерживает нажатие клавиши «Alt» и щелчок. Используйте щелчок правой кнопкой мыши и команду Искать контекстного меню. Если нужное определение не найдено, в области задач Справочные материалы щелкните ссылку Параметры, нажмите кнопку «Родительский контроль» и убедитесь, что режим «Родительский контроль» отключен. Режим «Родительский контроль» может отфильтровывать некоторые определения из результатов поиска.

Добавление слов во вспомогательный орфографический словарь

Для добавления слов в файл словаря Custom.dic, используемого совместно всеми программами Microsoft Office, выполните следующие действия.

Переключение словарей

Если включены несколько словарей, Microsoft Outlook проверяет правописание на одном языке. После проверки правописания для одного языка, следует выбрать другой словарь и проверить правописание снова. Повторите приведенную ниже процедуру для каждого языка.

  1. В главном окне Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Параметры и перейдите на вкладку Орфография.
  2. В списке Язык выберите словарь, который требуется использовать для проверки правописания.

Автоматическая замена

Для автоматического обнаружения и исправления опечаток, орфографических ошибок и букв в неправильном регистре может использоваться средство автозамены. Например, если введена последовательность знаков «кти» с пробелом на конце, с помощью средства автозамены она будет заменена на слово «кит». Или, если введена фраза «Этод ерево» с пробелом на конце, с помощью средства автозамены она будет заменена на фразу «Это дерево». Кроме того, с помощью средства автозамены можно быстро вставлять знаки, имеющиеся во встроенном списке автозамены. Например, чтобы вставить знак ©, достаточно ввести (c). Если во встроенном списке нет необходимых исправлений, они могут быть добавлены.

Использование средства автозамены для исправления ошибок по мере ввода текста (параметры автозамены могут быть включены или отключены):

  • обработка регистров знаков. В средстве автозамены может быть задана замена первых букв предложений, названий дней недели и других имен на прописные;
  • список средства автозамены. Встроенный список исправлений используется средством автозамены для поиска и исправления опечаток, орфографических ошибок и стандартных знаков. Имеется возможность удалять из этого списка ненужные записи и добавлять в него записи.

Читайте также: