Парикмахер перестал вносить всех своих клиентов в записную книжку и записывает в табличку excel это

Обновлено: 07.07.2024

Любой стоматолог ведет карточки своих клиентов, в которых отмечает, кто, когда приходил, на что жаловался, какой зуб лечили и что с ним делали + сумма. Карточки могут быть бумажными, в специализированной программе, которая денег стоит, или в самом примитивном варианте, который вам и предлагается. Максимум простоты и надежности. Для "нулевых" пользователей!

Особенности: автоматическая сортировка базы клиентов по алфавиту и легкое открытие новой карточки. После работы с любой карточкой её нужно закрыть сохранением. Единственное условие! Приложение легко адаптируется из-под Эксель в Гугл таблицы или Оупен офис, работает в WPS офисе. Алгоритм работы — макрос, нужно использовать не только в стоматологии, а для ведения любой базы данных в Эксель, таблицах Гугла или в любых других электронных таблицах!

Это альтернатива любым базам данных. Как более простой, легкий и заметно более надежный вариант работы с базой данных. Визуально понятный. Не требующий подготовки пользователя. Просто адаптировать под любые нужды. Достаточно лишь изменить файл шаблона. Под любые нужды. Не требует SQL, раздельного хранения информации и т.д. и т.п.

Эксельки. Здесь хвалятся своими наработками в «Гугл-таблицах»

Очень, очень, ну прям очень хочется узнать, а как Вам сей опус? Буду счастлив увидев Ваше мнение, любое. Без него нет роста, а как хочется . Не сочтите за труд, капните мне на душу чего нибудь :)

Владимир, интересно, но непонятно ) в заголовке статьи речь о таблице, дальше по тексту употребляется слово "приложение", а в архиве, на который дается ссылка, - папка с набором таблиц. Я открыла несколько таблиц наугад, потыкала, увидела какие-то скрытые колонки, ничего не поняла и закрыла. Возможно, стоило бы описать процесс работы с ними, в двух словах.

ВНИМАНИЕ! читать всем! Мия, день добрый. Согласен. 5 баллов тебе. Про главное не сказал ни слова. Основной файл - база клиентов - пациенты. Открыли, видим список всех пациентов ваших. ФИО выделено синим цветом - гиперссылка. Нажали на нужную фамилию - открылась карточка этого пациента. С описанием когда был и что и почем ему делали. В правом верхнем углу - карта зубов, стоматологи знают.
Хотите нового пациента добавить? На желтом фоне пишите ФИО, год рождения (дата), адрес и телефон. Нажимаете на рисунок дискеты, срабатывает макрос и 1. заводит новую карточку пациента с его ФИО - файл, 2. сохраняет его в указанное в макросе место, 3. Прописывает нового клиента в файл пациенты и ставит ссылку на вновь созданный файл.
Файл - Тест - это заготовка для новой карточки.
Это принцип работы.
Если хотите изменить назначение программы - таблицы - сохраните под именем Тест любой файл Ексель и получите базу своей работы. Крайне желательно ключевые слова для реестра оставить на своем месте столбец С от 2 до 5 строки. Или подредактировать макрос. Чтобы он брал значение "ключевых слов" из нужной вам ячейки.
Не сработал макрос? Да, по умолчанию макросы в Ексель выключены. Их предварительно нужно включить!
Второе - предварительно на диске С должна быть создана папка Zyb. В которой и должна находиться - таблица, или файлы, или данное приложение, оно же программа. Назовите как хотите, суть одна и та же.
Третье есть вариант этой же таблицы написан для Оупен офиса, там макрос немного иной.
Мия жду оценки моего труда, со вчерашнего дня. Что не так допишу поправлю.

Дмитрий, Не спорю, вариантов всегда много. Каждый выбирает оптимальный. Для себя. В меру своих знаний и нужд. Предлагаю учебник я, как самому повысить свою грамотность и элементарным программированием научиться решать собственные проблемы. Повседневные и практические. Любому. Разве это плохо? С уважением и благодарностью за Ваш отзыв. Дай Вам Господь Здоровья!

Владимир, Я просто поделился тем, что сам недавно нашел. Куда можно копать. У Вас прекрасный рабочий пример.

Микробизнесы комфортно ведут дела в Excel, а со временем переходят на полноценную CRM. Однако некоторые компании остаются верны таблицам и мирятся с их ограничениями. Разберемся, почему Excel так популярен и когда он перестает справляться со своими задачами.

Когда продвигают CRM, работу в Гугл таблицах и Excel представляют как антипример. При этом они полезны частным специалистам или начинающим бизнесменам. Разберемся, когда работа в таблицах помогает, а когда тормозит развитие бизнеса.

Почему Excel используют для замены CRM

CRM сохраняет информацию о клиентах, чтобы бизнес автоматизировал продажи, маркетинг и лучше взаимодействовал с клиентами. На первый взгляд, Гугл таблицы отлично справляются с этой задачей. Они бесплатные, гибкие в настройке, поддерживают автоматизацию и даже позволяют настроить отчетность.

CRM в Excel может выглядеть так:

Однако компания может инвестировать в настройку таблиц чуть больше времени и получится так:

Вариант CRM в Excel и Гугл таблицах. Сделали сами за 15 минут<

Сам Google предоставляет шаблоны со статистикой. Осталось связать их с другими таблицами.

Стандартный шаблон Google sheets для отображения статистики продаж

При сноровке, в таблицах настраивается сквозная аналитика, e-mail-рассылка и другие функции. Большинство функций не нужно прописывать самостоятельно — они опубликованы в маркете расширений.

Бесплатные расширения для Google таблиц

Функциональность CRM на базе таблиц ограничивается навыками специалистов, которые ее настраивают. Однако Excel — популярный и задокументированный продукт. На любой запрос наверняка найдется готовый ответ на тематическом форуме.

Вероятно, у вас сложилось мнение, что CRM в Excel и Гугл таблицах — отличное решение для малого и среднего бизнеса. Действительно, на раннем этапе таблицы могут закрыть потребности компании в автоматизации. При этом на каждое достоинство Excel найдется существенное «но».

Эксель привлекает простотой и гибкостью, чем негласно заслужил звание «народного» заменителя CRM. Словно «заменитель» здесь не просто так. Все функции CRM таблицы выполняют либо хуже, либо с ограничениями.

Хотите увеличить прибыль компании? Начните пользоваться Контур.CRM

Настраиваем Контур.CRM под процессы компании и помогаем внедрить систему в бизнес.

Плюсы и минусы работы в таблицах

Google sheets не разрабатывались как CRM-система, поэтому они проигрывают в сравнении со специализированными программами.

Закрепим преимущества Гугл таблиц: это бесплатно, работает на любом компьютере и настраивается под запросы компании. А какие есть недостатки?

 Ошибки. По информации Google, 88% используемых таблиц содержат ошибки: как явные, так и скрытые. Это касается формул и скриптов, автоматизирующих рутину. Возможно, сейчас таблица работает без нареканий, но стоит добавить ячейку и все подсчеты «сломаются».

 Требовательность к исполнителю. CRM в Excel и Гугл таблицах крайне чувствительны к человеческому фактору. Данные из ячейки удаляются по невнимательности или содержание скрывается из-за некорректного фильтра — это самые безобидные проблемы, которые могут произойти. Помимо этого копятся дубли, сбивается форматирование, менеджеры тратят время на вечное исправление красных ячеек. Последний пункт войдет в рутину.

 Низкая прозрачность процессов. Руководитель увидит только то, что заполнили менеджеры. Технически, он может отследить время ввода данных, но это требует времени. Стоит учесть: каждое изменение сохраняется отдельно. Чтобы найти дату ввода конкретной ячейки, придется пересмотреть сотни строчек с историей. В итоге руководителю приходится заниматься микроменеджментом, а не работой над развитием бизнеса.

 Обманчивое удобство. CRM в Excel и Гугл таблицах кажется удобным решением, пока клиентская база не разрослась до 30 наименований. И это не вопрос настройки визуализации. Допустим, менеджеру звонит клиент и спрашивает, когда ему ждать доставку. Чтобы проверить статус, менеджеру придется найти клиента в табличке, просмотреть все связанные ячейки и найти трек-код.

 Безопасность. В таблицах не предусмотрели возможности по продвинутому ограничению прав доступа. Если пользователю разрешено редактировать таблицу, значит, он волен делать что угодно. В худшем случае базы могут скопировать.

Помимо перечисленных недостатков, есть функции, которые недоступны CRM в Excel и Гугл таблицах. Это автозаполнение задач, интеграции с телефонией и другими сервисами, менеджер задач, контроль исполнения поручений, продвинутой сегментации клиентов.

Google sheets — оптимальный вариант для старта, но со временем бизнес из него вырастает, ошибки становятся все критичнее, а ручное заполнение требует больше времени.

Таблицы против CRM

Разберем функции, которые предоставляют таблицы и CRM.

Таблицы	CRM
Удобство	Теряется, когда база расширяется на 30+ клиентов. Менеджеры вынуждены переключаться между таблицами и программами.	Заказы со всех источников попадают в единый список и автоматически распределяются между менеджерами. Все заявки в одном окне. Лиды не теряются.
Интеграции	Нет интеграции с рекламными кабинетами, телефонией, почтовыми сервисами и другими бизнес-решениями.	Может быть интегрирована со сторонними инструментами, которые делают повседневную работу бизнеса эффективнее.
Автоматизация	Все ячейки заполняются вручную. Менеджер либо зафиксировал изменения, либо упустил их навсегда.	CRM создает сделки при входящем вызове, назначает перезвон после пропущенного звонка и напоминает менеджерам о ближайших задачах.
Воронка продаж	Прописывается как варианты для выпадающего списка: первый контакт, разговор с менеджером, отправлено коммерческое предложение и т.д.	Отражает движение лида по воронке: затраченное время, рекомендуемые действия и т.д. CRM автоматически меняет стадию лида в воронке.
Контроль работы менеджеров	Руководитель видит финальный отчет, который предоставит менеджер в конце отчетного периода.	Программа готовит отчеты о работе каждого менеджера. Их эффективность отслеживается в реальном времени.
Общение с клиентами	Руководитель способен оценить конечный отчет: клиент думает, отказался или согласился. Причины решения придется спрашивать у менеджера.	Договоренности контролируются, а звонки можно прослушать. Это позволяет улучшать воронку продажи и общий уровень обслуживания.
Корректность работы	Чтобы система работала, лучше пригласить программиста — он настроит формулы и корректно внедрит скрипты.	Внедрением занимается специальная служба или сертифицированный подрядчик.

При всем уважении к Google doc и Эксель, они создавались не для автоматизации продаж. CRM на их базе — не более, чем оцифровка записной книжки.

Что выбрать?

Начинающим бизнесам и частным экспертам хватит функционала Гугл таблиц. Конечно, для начала их придется грамотно настроить.

Допустим, в торговом центре магазин островного типа. Ему будет достаточно таблиц, чтобы фиксировать продажи, ожидания покупателей и их решения. Компании с отделом продаж уже нужна CRM — так менеджеры будут заняты работой, а не обновлением ячеек.

Если вы представляете средний бизнес, присмотритесь к Контур.CRM. Это технологичная система, которая работает бесперебойно и быстро, экономя время менеджеров продаж для общения с клиентами. Внедрением занимаются разработчики Контура. Это гарантирует качество работы и позволяет сделать доработки под заказчика после анализа его бизнес-процессов.

Настроим Контур.CRM под задачи вашего бизнеса. Оставьте заявку — расскажем, как увеличить прибыль.

Записать клиента, легко и удобно сменить/перенести дату записи или дать возможность клиентам самим записываться на услугу в режиме 24/7, а не бежать во время звонка за бумажным блокнотом стало возможным и простым благодаря большому количеству приложений.

В силу того, что многие мастера предпочитают вести такие записи в телефоне, большинство приложений представлены как на iOS, так и Android, а также имеют десктопные версии для удобного использования на ПК или ноутбуке.

В данном материале мы собрали шесть приложений для записи клиентов, которые пользуются популярностью среди мастеров многие годы.

MyClient

Это приложение для онлайн-записи клиентов, в котором мастер сможет использовать онлайн-календарь, создавать свою электронную базу клиентов и автоматические уведомления.

С помощью MyClient можно создать и разместить ссылку на онлайн-запись на услуги во всех социальных сетях и сайте, вести календарь записи, а также синхронизировать работу с личными событиями.

Для формирования удобной и подробной базы клиентов есть функция создания профилей для каждого клиента со специальными заметками: данные о клиенте, история посещений, личные предпочтения.

Еще одна удобная функция – автоматические Viber-напоминания, которые будут до начала записи и помогут снизить количество опозданий и пропусков визитов.

В случае смены или потери телефона все контакты и всю архивную информацию можно легко восстановить.

Приложение доступно в App Store и Google play. Бесплатный период использования – 7 дней.

Цена: 199 грн в месяц.

Bumpix

Это приложение удобно использовать для записи клиентов к парикмахерам, визажистам, мастерам ногтевого сервиса, бровистам и даже врачам, а также другим специалистам.

Bumpix можно использовать как частным мастерам, так и салонам красоты, поскольку есть возможность вести учет клиентов, управлять работой мастеров.

Bumpix не требует обязательного наличия интернет-соединения, надежно хранит данные на сервере и позволяет восстановить их в случае потери, а также дает возможность работать в приложении с нескольких устройств.

К общим функциям можно отнести также напоминания для клиентов, ведет учет доходов и расходов, позволяет создавать как рабочие записи, так и личные события.

Доступно для ОП IOS, Android, а также Web-кабинет мастера

Check in beauty

Простое в использовании приложение для записи клиентов в любых направлениях красоты. Позволяет создать графики посещения клиентов наперед, легко отправлять и предлагать свободные места в сетке клиенту, а также имеет упрощенную систему быстрой записи. Кроме стандартного набора понятных функций записи, в приложении доступна возможность учитывать закупки материалов, расходы на рекламу и затраты на аренду.

В базе можно посмотреть все записи каждого клиента, а также отследить доход от каждой оказанной услуги.

Dikidi Business

Бесплатная онлайн-запись и система управления бизнесом в сфере услуг, которая пользуется невероятным успехом.

Актуальное созданное расписание доступно со смартфона или компьютера для всех сотрудников салона, оно обновляется в режиме реального времени и исключает накладки в записях и бронированиях.

Одним из преимуществ является то, что у клиентов есть восемь способов брони услуги. Клиенты могут записываться буквально везде: приложение, запись в Instagram и Facebook, прямая ссылка, сайт, виджет на сайте салона, виджет Вконтакте и даже брендовое приложение.

Dikidi Business также автоматические смс и пуш-уведомления о напоминаниях.

Система DIKIDI формирует понятные отчеты по продажам, финансам, возвращаемости клиентов и всем ключевым показателям бизнеса. В приложении можно запускать рассылки клиентам, предлагать акции, бонусные программы.

Основной функционал сервиса доступен бесплатно, но также есть возможность приобрести один из трех тарифов с дополнительным набором функций.

Арбуз

CRM-система для учета записи клиентов упрощает рутинные рабочие процессы и позволяет сосредоточить свое внимание на клиентах.

Арбуз или Melon доступный в любом месте и на любом устройстве. Автоматические смс-напоминания клиентам позволят избежать неожиданных отмен записи и эффективно выстроить свое расписание. В личных профилях клиентов можно указывать дни рождения, чтобы не забыть поздравить клиентов.

Приложение позволяет нескольким сотрудникам работать с разных устройств одновременно и предусматривает учет платежей клиентов: внесение авансов и отслеживание должников, соответственно, возможность отслеживать расходы и доходы.

За 2-3 года работы у Вас может накопиться несколько десятков постоянных клиентов и заказчиков, кому нужны Ваши услуги время от времени. Кроме них, накопится огромное количество заказчиков, которые обращались за услугами 1-2 раза, и в идеале с ними необходимо поддерживать контакт и постараться перевести в категорию постоянных клиентов.

Решить эти задачи можно при помощи ведения базы клиентов. Для этого существуют различные CRM, но как правило, они платные. Бесплатный вариант – создать и вести базу клиентов в Excel. Давайте посмотрим, как может формироваться база клиентов в данной программе.

В статье рассмотрим два варианта ведения базы - простой и сложный, с большим числом полей и функций.

База клиентов в Excel (простой вариант)

Специально для фрилансеров мы сделали бесплатную программу для ведения базы клиентов в Excel. В принципе, она универсальна и при небольшой адаптации может использоваться в торговых или сервисных компаниях с небольшим числом клиентов. Ниже будут комментарии, как с ней работать.

Лист «Мои услуги» – представляет список, в который можно включить до 10 услуг. Услуги из этого списка Вы сможете выбрать при добавлении информации о клиенте в базу данных.

Лист «Клиенты» – база клиентов, с которыми Вы работаете или работали. База включает следующую информацию:

Порядковый номер клиента. Позволяет понять, насколько велико число Ваших клиентов.
Имя клиента – можно вводить имя или ФИО, а также название компании
Телефон
E-mail
Что заказывает – поле заполняется путем выбора услуги из выпадающего списка. Если клиент заказывает несколько услуг, можно выбрать из списка основную, а другие указать в комментариях.
Комментарий – описание клиента в свободной форме, особенности работы с заказчиком.
Дата первого заказа – дата получения первого заказа. Позволяет понять, насколько долго Вы уже работаете с клиентом.
Дата последнего заказа – важный параметр, позволяет отследить последнюю продажу клиенту. Например, Вы можете отсортировать клиентов по дате последнего заказа и посмотреть, кто из клиентов давно ничего не заказывал – написать им, напомнить о себе и, возможно, получить новый заказ.

По каждому полю список клиентов можно сортировать. Например, сделать сортировку по типам заказываемых услуг, чтобы понять, кто из клиентов покупает «копирайтинг» и сделать им специальное предложение на написание текстов (если Вы решили сделать таковое).

При желании количество полей в базе клиентов в Excel можно дополнять, но на мой взгляд, слишком перегружать таблицу не стоит.

Как работать с простой базой клиентов в Excel?

Добавляйте в базу всех новых клиентов, которые оформили реальный заказ (т.е. тех, кто просто позвонил или один раз что-то написал, но не купил – добавлять не нужно);
Раз в полгода отслеживайте клиентов, которые давно не делали заказы. Напишите им, напомните о себе. Чаще, чем раз в полгода, писать не стоит – иначе Вы рискуете слишком надоесть клиенту. Но это верно только для фрилансеров, в каких-то сферах стоит чаще напоминать о себе :)
Если Вы чувствуете спад в количестве заказов, сделайте клиентам специальное предложение. Например, сделайте скидку на копирайтинг и напишите постоянным клиентам, кто заказывает тексты, о снижении цен.
Используйте столбец с комментариями, чтобы указать особенности каждого клиента, которые помогут Вам эффективно работать с заказчиком. Например, каким-то заказчикам нужно помочь с составлением технического задания – отметьте это в комментариях, чтобы не забыть помочь с ТЗ.

База клиентов в Excel (расширенный вариант)

В расширенном варианте базы у каждого клиента можно указать дополнительные сведения:

Канал привлечения – источник получения клиента. Список источников можно отредактировать на листе «Каналы привлечения». Допускается указывать до 20 каналов.
Статус – активный или не активный. По умолчанию ставьте всем клиентам активный статус. Ниже я расскажу, в каких случаях его нужно менять на не активный.

В расширенной базе имеется функция отслеживания клиентов, которым нужно напомнить о своих услугах. Если у активного клиента с момента последнего заказа прошло более 6 месяцев, в столбике «Пора звонить» ячейка станет красной. В примере выше Вы можете увидеть такую ячейку у клиента №1. В этом случае рекомендую написать клиенту и напомнить о себе.

Если Вы получили новый заказ от такого клиента, укажите дату нового заказ в столбике «Дата последнего заказа». Если клиент ничего не ответит, переводите его в не активный статус. По не активным клиентам система не делает напоминаний.

Резюме

Программа Excel позволяет создать еще более сложные и интересные базы клиентов. В наших примерах достаточно простые варианты, но именно из-за простоты они позволяют не тратить много времени на ведение базы клиентов, а с другой – помогают поддерживать отношения с клиентами и получать больше заказов.

Если у Вас есть предложения по доработке шаблонов, представленных в статье, пишите в комментариях.

Дополнительные материалы

Что такое CRM-система?
Обзор бесплатных и платных CRM, помогающих вести проекты и отслеживать важные задачи.

Как планировать рабочее время и вести учет дел в Excel?
Бесплатная программа в Excel, которая поможет вам привести дела в порядок.

Читайте также: