Переименование должности без изменения трудовой функции как оформить в 1с
Обновлено: 07.07.2024
Переименование должности — мероприятие, оформляемое полным комплектом кадровых документов с внесением корректировок в штатное расписание, трудовой договор и другие документы. Следует ли отражать переименование должности в новой отчетной форме СЗВ-ТД, которую с 2020 года работодатели обязаны представлять в ПФР? Какие сложности могут возникнуть при этом? Как Минтруд и ПФР рекомендует отражать переименование должности в СЗВ-ТД? Узнайте ответы из нашего материала.
Переименование должности — на что обратить внимание
Наименование должности прописывается в трудовом договоре с работником и является одним из обязательных его условий (ст. 57 ТК РФ).
Переименование должности может сопровождаться:
- изменением трудовой функции работника;
- сохранением прежнего функционала.
Для обоих случаев кадровое оформление производится по единому алгоритму:
- с внесением корректировок в штатное расписание и изданием приказа;
- ознакомлением с приказом сотрудника, чья должность меняет название.
При наличии согласия с изменением названия должности с работником заключается письменное допсоглашение к трудовому договору, вносятся записи в личную карточку и трудовую книжку (п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69, Письмо Роструда от 13.05.2009 №
Если работник с переименованием должности не согласен, то такую процедуру можно провести в порядке ст. 74 ТК РФ с предупреждением в письменной форме за 2 месяца, так как речь идет об изменении организационных условий труда.
С кадровым оформлением переименования должности все понятно. Что касается отражения переименования должности в СЗВ-ТД, то здесь не все так однозначно и могут возникнуть сложности (об этом расскажем в следующем разделе).
Как отразить в СЗВ-ТД переименование должности с изменением трудовых функций
В кадровом делопроизводстве переименование должности с изменение трудовой функции оформляется переводом. Такой вид кадрового мероприятия, как перевод, подлежит обязательному отражению в СЗВ-ТД.
При заполнении в СЗВ-ТД графы 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении» нужное название мероприятия выбирается из следующего перечня (п. 2.5.3 Порядка заполнения СЗВ-ТД, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п):
Рассмотрим пример отражения переименования должности с изменением трудовых функций.
Сотрудник принят на работу 17.02.2020 в должности «Инспектор по кадрам» (приказ от 17.02.2020 № 163/К). В октябре 2020 года в должностные обязанности сотрудника ввели функции по подбору персонала и работе с кадровыми агентствами, переименовав должность в «HR-менеджер». Сотрудника перевели на эту должность приказом от 12.10.2020 № 206/К.
В СЗВ-ТД за октябрь данное кадровое мероприятие отразили так:
В этом примере СЗВ-ТД представляется впервые в отношении данного работника, поэтому работодатель одновременно представил сведения о последнем кадровом событии (п. 1, 2.4, 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете. », п. 1.7 Порядка заполнения СЗВ-ТД № 730п).
Записи в СЗВ-ТД о наименовании трудовой функции производятся в соответствии со штатным расписанием работодателя. Если по закону выполнение работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано с предоставлением льгот или наличием ограничений, то наименование таких должностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным квалификационными справочниками, положениям профессиональных стандартов или реестров соответствующих должностей (п. 2.4 Порядка заполнения СЗВ-ТД № 730п).Отражение в СЗВ-ТД переименование должности без изменения трудовых обязанностей
По нормам трудового законодательства изменение наименования должности при сохранении прежнего функционала переводом не признается. Однако все необходимые кадровые документы оформляются в аналогичном порядке с последующей корректировкой трудового договора, изданием приказа, а также внесением сведений о переименовании должности в личную карточку работника и его трудовую книжку.
Учитывая, что переименование должности производится на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, это является кадровым мероприятием. Следовательно, если в отчетном месяце такое кадровое мероприятие имело место, работодатель обязан отразить его в СЗВ-ТД. Такое мнение высказали специалисты ПФР на своем официальном сайте. При этом в графе 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении» отчета СЗВ-ТД чиновники ПФР рекомендуют указывать кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД».
Таким образом, вне зависимости от того, сопровождается переименование должности изменением трудовых функций или нет, форму СЗВ-ТД следует представлять в ПФР в обязательном порядке с указанием кадрового мероприятия «ПЕРЕВОД».
Почему нельзя отразить в СЗВ-ТД мероприятие «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» при переименовании должности
Наименование кадрового мероприятия «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ», которое содержится перечне допустимых для заполнения в СЗВ-ТД графы 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении», использовать при переименовании должности нельзя.
Объяснение такому запрету простое — в п. 2.5.3 Порядка заполнения СЗВ-ТД, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п, мероприятием «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» можно обозначить исключительно одно кадровое событие — переименование страхователя. То есть его использование в отчетной форме предусмотрено при изменении названия компании или смене фамилии работодателя-ИП.
Когда работодателю отразить в СЗВ-ТД переименование должности
Кадровое мероприятие по переименованию должности сотрудника следует отразить в СЗВ-ТД за тот месяц, в котором оно произошло.
Сдать отчетную форму со сведениями о переименовании должности следует по общим правилам — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором проведено кадровое мероприятие (п. 1.6 Порядка заполнения СЗВ-ТД № 730п, п. 1 Постановления от 26.04.2020 № 590 «Об особенностях порядка и сроках представления. » № 590, п. 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете. »).
Что делать, если в СЗВ-ТД не отразили переименование должности
Если работодатель не отразил переименование должности в СЗВ-ТД за тот месяц, в котором произошло это кадровое событие, следует подать новую форму СЗВ-ТД по данному сотруднику. В новой СЗВ-ТД нужно отразить только недостающее мероприятие, не повторяя тех, что ПФР уже принял на основании первоначального отчета (п. 1.2 Порядка заполнения СЗВ-ТД, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п).
Наказание работодателя за просчеты в переименовании должности и неотражении этого мероприятия в СЗВ-ТД
С 01.01.2021 за неполные или недостоверные сведения о трудовой деятельности сотрудника должностных лиц ждет наказание по ст. 15.33.2 КоАП РФ в виде предупреждения или штрафа от 300 до 500 руб. (ст. 1 Закона «О внесении изменений в КоАП РФ от 01.04.2020 № 90-ФЗ).
В ст. 17 Закона № 27-ФЗ также внесены изменения (Закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений. »). Теперь в указанной статье зафиксировано, что за ненадлежащее исполнение обязанности по передаче сведений о трудовой деятельности страхователь (его должностное лицо) несет административную ответственность за нарушение трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права.
В 2020 году такие погрешности в оформлении СЗВ-ТД тоже наказываются — предупреждением или штрафом на компанию от 30 000 до 50 000 руб., на должностное лицо от 1 000 до 5 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Напомним также, что работодателя ждет административное наказание, если он халатно отнесется к процедуре оформления кадрового мероприятия по изменению названия должности:
- не согласует с работником изменение названия должности и в одностороннем порядке проведет эту процедуру (если это не обусловлено изменениями организационных или технологических условий труда) — по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.
- вопреки требованиям ст. 72 ТК РФ не оформит письменное допсоглашение к трудовому договору об изменении наименования должности сотрудника — по ч. 4, 5 ст. 5.27 КоАП РФ.
Мнение ПФР и Минтруда по отражению в СЗВ-ТД переименования должности
Сегодня работодатели вынуждены довольствоваться неофициальными разъяснениями ПФР и Минтруда в этом вопросе, поскольку в действующих правилах заполнения СЗВ-ТД не описан порядок отражения кадрового мероприятия под названием «Переименование должности без изменения трудовой функции». Специалисты ПФР, отвечая работодателям на этот вопрос, ограничились лишь одной фразой: при изменении наименования отдела или должности без изменения трудовой функции работника представляется форма СЗВ-ТД с кадровым мероприятием «ПЕРЕВОД».
Следует отметить, что трудовое законодательство не признает переводом такое кадровое событие, как переименование должности без изменения трудовой функции. Напомним, что перевод на другую работу — это постоянное или временное изменение трудовой функции и(или) структурного подразделения, в котором трудился сотрудник, при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем (ст. 72.1 ТК РФ).
Поэтому странно слышать от Роструда, в лице заместителя руководителя И. Шкловца, разъяснение о том, что любое изменение наименования должности является переводом, изменением трудовой функции. По мнению чиновника, как только должность переименована, нужно издать приказ и отразить данное кадровое событие в СЗВ-ТД.
В условиях нормативной неопределенности в этом вопросе можно сделать следующий вывод: переименование должности без изменения трудовых функций является кадровым мероприятием, хотя трудно признать его переводом по нормам трудового законодательства.Работодателю безопаснее своевременно отражать в СЗВ-ТД кадровое событие под названием «Переименование должности без изменения трудовых функций» как мероприятие «ПЕРЕВОД». Это позволит избежать ненужных разборок с контролерами и снизит риски наказания работодателя за ошибки в отчетной форме.
Вопрос от читательницы Клерк.Ру Любови (г. Москва)
У нас в компании сменилась структура, а так же штатное расписание. Сменились департаменты на управления и изменились должности, но обязанности остались теми же. Как правильно оформить кадровые документы, приказы и запись в трудовую книжку?
Переименование должности и структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении было включено в трудовые договоры с работниками) означает изменение определенных сторонами условий трудового договора (абз. 3 ч. 2, абз. 2 ч. 4 ст. 57 Трудового кодекса РФ. Такое изменение может происходить либо по соглашению работника и работодателя, либо по инициативе работодателя по причинам, связанным с изменением организационных условий труда (ст. 74 Трудового кодекса РФ). Из вопроса следует, что трудовая функция работников не изменилась вместе с переименованием должностей, а также они фактически не переходят в другие структурные подразделения. Значит, оформлять перевод в данном случае не потребуется.
Если переименование должностей и структурных подразделений происходит по соглашению сторон трудового договора, то нужно:
– заключить с каждым работником, которого коснулись изменения, дополнительное соглашение к трудовому договору, где прописать новое наименование должности. Изменить в трудовом договоре наименование структурного подразделения нужно в том случае, если условие о работе в конкретном структурном подразделении было в него включено;
– внести изменения в штатное расписание;
– внести в трудовые книжки работников записи о переименовании должности и структурного подразделения. Сформулировать их можно, например, так: "Должность "начальник юридического департамента" с 01.08.2013 переименована в "руководитель управления по юридическим вопросам", "структурное подразделение "юридический департамент" с 01.08.2013 переименовано в "управление по юридическим вопросам". Изменения в трудовые книжки вносятся в порядке, предусмотренном п. 3.2. Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г. (по аналогии с записью о переименовании организации, так как отдельного порядка для переименования должности и структурного подразделения не предусмотрено);
– внести соответствующие изменения в личные карточки работников;
– внести изменения в должностные инструкции, если они утверждены в организации.
Подтверждение: ст. 72 Трудового кодекса РФ.
Альтернативный вариант– оформить переименование должностей и структурных подразделений по инициативе работодателя по причинам, связанным с изменением организационных условий труда. В этом случае нужно:
– не позднее чем за два месяца уведомить работников в письменной форме о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений. При отказе работника работать в новых условиях нужно в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, вакантную нижестоящую должность или менее оплачиваемую работу), которую он может выполнять с учетом его состояния здоровья. При отказе от предложенной работы или если указанная работа отсутствует – оформить увольнение по основанию, предусмотренному п. 7 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса РФ.
Далее нужно действовать, как описано выше: издать приказ о внесении изменений в штатное расписание, заключить с работниками, которые не отказались работать в новых условиях, дополнительные соглашения к трудовому договору, внести изменения в штатное расписание, трудовые книжки и личные карточки работников, должностные инструкции.
Подтверждение: ст. 74, 72, 72.1 Трудового кодекса РФ.
Получить персональную консультацию Елены Ширимовой в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.
Порядок действий работодателя при переименовании должности без изменения трудовой функции работника
22.11.2017 Обычная важность
К обязательным условиям трудового договора относится наименование должности работника (ст. 57 ТК РФ)
При этом должность должна быть предусмотрена штатным расписанием организации. Переименование должности возможно тогда, когда у работника, выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции.
О переименовании должности работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее чем за два месяца.
Для переименования должности издается приказ. Как и в любом другом случае, в приказе о переименовании должности должны быть обоснование (например, “В целях приведения наименований должностей в соответствие с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих”) и распорядительная часть, в которой нужно указать прежнее и новое наименование должности. Важно, чтобы в этом случае речь шла именно о переименовании, а не об изменении содержания трудовой функции.
Статья 74 ТК РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий, по инициативе работодателя допускается изменение условий трудового договора с работником с соблюдением обязательного требования: в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной.
С приказом о переименовании должности работника необходимо ознакомить под роспись и заключить с ним дополнительное соглашение. После этого необходимо внести соответствующие корректировки в личную карточку (унифицированная форма N Т-2) и трудовую книжку работника.
Таким образом порядок действия работодателя будет следующий:
Уведомить работников в письменной форме о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, не позднее чем за два месяца до предстоящих изменений
При отказе работника трудиться в новых условиях необходимо предложить работнику в письменной форме другую имеющуюся у работодателя работу (вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, вакантную нижестоящую должность или менее оплачиваемую работу), которую он может выполнять с учетом состояния его здоровья. При отказе от предложенной работы или отсутствии указанной работы расторгнуть с сотрудником трудовой договор по основанию, предусмотренному п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ и выплатить работнику при увольнении выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка (ст. 178 ТК РФ).
Если работник выразил согласие, необходимо внести корректировки в личную карточку, трудовую книжку и штатное расписание, для этого необходимо издать приказ о внесении изменений в штатное расписание за подписью руководителя или иного уполномоченного лица.
ГКУ КК “Центр занятости населения Каневского района”
Читайте также: