Первый шаг при применении автоматического форматирования группы ячеек excel

Обновлено: 04.07.2024

Улучшение читаемости и экономия времени благодаря встроенным в Excel форматам таблиц

Форматирование заставляет рабочий лист выглядеть хорошо. Выбор цвета фона, стиля шрифта, размера шрифта и других параметров форматирования упрощает анализ данных. Это также облегчает просмотр важной информации и придает электронной таблице профессиональный вид. Одним из способов упростить работу по форматированию листа в Excel является использование параметра Автоформат.

Инструкции в этой статье относятся к Excel 2019, 2016, 2013, 2010; и Excel для Office 365.

Понять основные области форматирования

В Excel доступно 17 стилей автоформатов. Эти стили влияют на шесть основных областей форматирования:

Форматирование чисел
Границы
шрифты
Узоры и цвет фона
центровка
Размер столбца и строки

Добавить автоформат на панель быстрого доступа

Чтобы использовать автоформат, добавьте значок автоформат на панель быстрого доступа, чтобы к нему можно было обращаться при необходимости. Это разовая операция. После добавления автоформатов он остается на панели быстрого доступа.

Выберите стрелку раскрывающегося списка Панель быстрого доступа .

Выберите Дополнительные команды , чтобы открыть диалоговое окно Настройка панели быстрого доступа .

Выберите стрелку Выбрать команды из .

Выберите Все команды , чтобы отобразить все команды, доступные в Excel.

Прокрутите алфавитный список и выберите Автоформат .

Выберите Добавить .

Нажмите ОК , чтобы добавить значок автоформатирования на панель быстрого доступа.

Применить стиль автоформат

Чтобы быстро применить стиль автоформат к таблице:

Выделите данные на листе, который вы хотите отформатировать.

Перейдите на панель быстрого доступа и выберите Автоформат .

В диалоговом окне Автоформат выберите стиль.

Выберите ОК , чтобы закрыть диалоговое окно.

Новый стиль применяется к таблице.

Чтобы применить другой стиль, выберите любую ячейку в таблице и выберите Автоформат .

Изменить стиль автоформатирования перед его применением

Если вам не нравится какой-либо из доступных стилей, измените стиль, прежде чем применять его к рабочему листу.

В диалоговом окне Автоформат выберите Параметры .

В разделе Форматы для применения снимите флажки для форматов, которые вы не хотите использовать в таблице.

Примеры в диалоговом окне обновляются для отражения изменений.

Выберите ОК , чтобы применить измененный стиль.

Изменить стиль автоформат после его применения

После применения стиля к таблице измените стиль таблицы с помощью параметров форматирования на вкладке «Главная» ленты. Затем сохраните измененный стиль Автоформат в качестве пользовательского стиля, который можно использовать с другими таблицами и рабочими листами.

Чтобы создать собственные стили автоформатов для таблиц:

Выберите любую ячейку в таблице.

Перейдите на вкладку Главная , выберите Форматировать как Таблица , затем выберите Новый стиль таблицы .

В диалоговом окне Новый стиль таблицы выберите элемент таблицы и выберите Формат , чтобы применить форматирование шрифта, границы или заливки, которое вам нравится. Сделайте это для каждого элемента таблицы, который вы хотите изменить.

Установите флажок Установить в качестве стиля таблицы по умолчанию для этого документа , если вы хотите автоматически использовать этот стиль при форматировании таблиц, затем выберите ОК , чтобы сохранить стиль автоформатирования.

Чтобы использовать пользовательский стиль, выделите таблицу, перейдите в Главная , выберите Форматировать как таблицу и выберите пользовательский стиль.

Работай умом, а не силой

Функции автоформатирования в Excel экономят много времени при создании таблиц данных.Быстро применяйте форматирование таблицы одним щелчком мыши, а не форматируйте элементы электронной таблицы с нуля каждый раз.

For more information about plan types and included capabilities, see the Smartsheet Plans page.

Этот Справочная статья есть в следующих учебных курсах:

Учебный курс

Уровень 1. Начало работы

Познакомьтесь с основами построения таблиц.

Возможности

Кому доступна эта возможность?

Чтобы создать или изменить правила условного форматирования, необходимо быть владельцем таблицы или иметь доступ к ней с правами администратора. Для использования этой возможности необходима лицензия.

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

Правила условного форматирования автоматически применяют форматирование к строкам или ячейкам с учётом содержащихся в них значений.

Условное форматирование не меняет значения в ячейках. Для изменения значений ячеек в соответствии с заданными критериями можно использовать формулы. Дополнительные сведения о создании формул см. в статье Создание и изменение формул в Smartsheet.

Условное форматирование связанных ячеек в целевой таблице не сохраняется.

Создание правила условного форматирования

На панели инструментов нажмите кнопку Условное форматирование . Появится окно "Условное форматирование".
Чтобы создать пустое правило условного форматирования, нажмите кнопку Добавить новое правило.

Определение условий для правила

Щёлкните ссылку , чтобы открыть окно Задать условие.

Заданное условие определяет, в каком случае будет применяться форматирование. Например, если ко всем строкам, назначенным Алексею, нужно применить определённый цвет фона, выберите столбец Назначено на панели слева и критерий Алексей на панели справа.

Доступные критерии зависят от типа столбца. Например, к столбцу с флажком форматирование можно применять в зависимости от того, установлен ли флажок. В столбце с датами форматирование может зависеть от того, приходится ли дата на прошлый период или на один из [x] следующих дней и т. п.
Числа в столбцах, к которым применён формат процентных значений (например, в столбце "% выполнения"), рассматриваются как значения от 0 до 1. Поэтому чтобы значения сравнивались правильно, используйте не целые числа, а десятичные дроби (например, 0,25 для 25 % и 0,5 для 50 %).

Определение формата для правила

В окне Условное форматирование щёлкните ссылку этот формат, чтобы выбрать форматирование, которое будет применяться при выполнении условия.

Откроется всплывающее меню с параметрами форматирования.

Параметры форматирования

Параметр	Действие
Шрифт и размер шрифта	Служат для выбора типа шрифта (Arial, Tahoma, Times, Verdana или Авто) и его размера.
B, I, U, S	Позволяют сделать шрифт полужирным, курсивным, подчеркнутым и (или) ~~зачеркнутым~~.
(Цвет фона)	Позволяет изменять цвет фона в ячейках.
(Цвет шрифта)	Позволяет применить к шрифту цвет.
Цвет полоски задачи	Позволяет применить цвет (для строк, соответствующих условию) к границам карточек в представлении карточек либо к полоскам диаграммы Ганта или календаря в представлении Ганта или представлении календаря. Цвет будет применён к карточке, полоске диаграммы Ганта или полоске календаря только в том случае, если вы примените правило ко всей строке.

Добавление условия, клонирование или изменение порядка правила

Добавление условия

На панели инструментов нажмите кнопку Условное форматирование . Появится окно "Условное форматирование".
Чтобы просмотреть дополнительные параметры, щёлкните стрелку раскрывающегося списка слева от правила в окне Условное форматирование.
Чтобы добавить в правило несколько условий, выберите пункт Добавить условие (И).

Например, выполнив указанные выше шаги, можно создать правило со следующими двумя условиями:

Если Назначено равно "Алексей" и Состояние равно "Выполняется" то применить этот формат к всей строке

Это правило форматирует все задачи Алексея, которые выполняются на данный момент. В полях справа от правила показан пример того, как будет выглядеть форматирование. В поле слева показано, что текст станет серым, курсивным и зачёркнутым. В поле справа показано, что полоски, соответствующие строкам, которые удовлетворяют условиям, 1на диаграмме Ганта и в календаре будут синими.

Клонирование правила

Клонирование позволяет создать копию сложного правила, чтобы на его основе сформировать новое. Чтобы клонировать правило, щёлкните стрелку раскрывающегося списка слева от него и выберите пункт Клонировать правило.

Изменение порядка правил

Вы можете изменить порядок, в котором выполняются правила. Для этого щёлкните правило и перетащите его вверх или вниз в списке.

Правила применяются сверху вниз. Если правила конфликтуют, приоритет будет иметь правило, находящееся выше в списке. Например, если в соответствии с первым правилом строка должна становиться красной, когда поле Состояние имеет значение Под угрозой, а в соответствии со вторым правилом она должна становиться зеленой, когда поле Назначено имеет значение Алексей, то при выполнении обоих этих условий (Состояние — Под угрозой и Назначено равно Алексей) строка станет красной, так как приоритетным является первое правило. Обратите внимание: правила дополняют друг друга, а не исключают. Поэтому если одно правило делает красным текст, а другое — фон ячейки, то они оба будут применены.

Внешний вид Excel таблицы очень сильно способствует хорошему восприятию таблицы. Также форматирование дает возможность сделать ее более функциональной. С помощью цвета фона, особенностей шрифта, его величины и других параметров внешнего вида таблицы анализ данных становится значительно проще, а также делает таблицу более профессиональной.

При этом тонкая настройка элементов форматирования таблицы может отнимать немало времени и сил. Чтобы решить эту проблему, существует функция автоформатирования, о которой мы более детально поговорим уже сейчас.

Итак, автоформат в Эксель – это возможность автоматизировать настройку параметров внешнего вида таблицы с помощью предустановленных стилей. Все, что остается делать человеку – это выбрать подходящий внешний вид, а все остальное программа сделает за него. Также пользователь может изменить те стили, которые были предустановлены или добавить собственные для того, чтобы выполнить определенные настройки брендинга электронной таблицы.

Также возможно изменение стиля уже после того, как он был применен, что дает дополнительные возможности.

Области форматирования

Какие же конкретно настройки пользователь Excel может автоматизировать? По умолчанию в Excel предустановлено 17 стилей, каждый из которых затрагивает 6 областей:

Форматирование чисел.
Настройка границ.
Параметры шрифтов.
Цвет фона и разнообразные узоры.
Центровка.
Величина строк и колонок.

Пользователь также может произвольно менять эти параметры. Но можно воспользоваться предустановленными и ничего больше не делать. В 80% случаев этого достаточно. Итак, что нужно делать для этого?

Как добавить автоформат в Excel на панель быстрого доступа

Для использования автоформата сначала необходимо добавить его иконку на панель быстрого доступа. Это достаточно сделать один раз, и в дальнейшем надо к ней обращаться, чтобы применить эту функцию. После выполнения этих действий пользователь сможет его найти на панели быстрого доступа. Какие действия нужно предпринять?

Наконец, нужно подтвердить свои действия нажатием клавиши ОК.

Как применить стиль автоформат в таблице

После того, как иконка автоформатирования была добавлена на панель быстрого доступа, нам нужно выделить те данные, внешний вид которых нужно изменить.

После этого находим кнопку автоформата на панели быстрого доступа, и в появившемся диалоговом окне выбираем тот стиль, который нам нужен. После этого закрываем диалоговое окно, и наш стиль автоматически применяется к таблице.

Если вы вдруг решили изменить стиль на другой, который уже есть в перечне, то всю описанную выше процедуру нужно выполнить повторно.

Изменить стиль автоформатирования перед его применением

А что же делать, если вам не нравится ни один из тех стилей, которые на данный момент предлагает программа? В таком случае его можно отредактировать. Для этого нужно открыть диалоговое окно «Автоформат» и там выбрать пункт «Параметры».

В открывшемся окне нужно убрать галочки, которые находятся возле тех форматов, которые вы не хотите редактировать в таблице.

В этом диалоговом окне доступен предварительный просмотр, который дает возможность посмотреть, как будет выглядеть диапазон после внесения изменений. Чтобы применить стиль сообразно вашим пожеланиям, нужно нажать на кнопку «ОК».

Изменение стиля автоформатирования после его применения

В некоторых же ситуациях пользователь сталкивается с тем, что стиль, который он применил к таблице, ему не нравится. Если он уже использовал его, то тогда нужно вносить изменения вручную, с помощью стандартных инструментов форматирования, после чего его сохранить в перечне стилей, чтобы потом использовать его в других документах и листах.

Простыми словами, действия по изменению стиля автоформатирования после его применения и создания нового стиля абсолютно аналогичные. Что же нужно сделать?

Воспользоваться вкладкой «Главная» на ленте. Перед этим нужно выделить любую ячейку, форматирование которой мы будем изменять. Ну или диапазон. После этого переходим на вкладку «Главная» и выбираем пункт «Форматировать, как Таблица». После этого нажимаем на кнопку «Новый стиль таблицы».
После этого откроется диалоговое окно, в котором нужно выбрать элемент таблицы, с которым мы будем работать, а потом нажать на кнопку «Формат», чтобы настроить шрифт, заливку, границы и так далее. Такие же действия нужно выполнить по отношению к любому другому элементу таблицы.
Затем ставим галочку возле пункта «Установить в качестве стиля таблицы по умолчанию для этого документа», если вы хотите, чтобы этот стиль автоматически применялся к таблицам, а потом нажмите ОК, чтобы подтвердить внесенные изменения.
Для применения вашего собственного стиля необходимо выделить таблицу, перейти во вкладку «Главная», нажать на «Форматировать, как таблицу» и выбрать подходящий пользовательский стиль.

Как видим, можно сохранить огромное количество времени, если использовать функцию автоформатирования в Excel. Это поможет обрабатывать данные еще более оперативно по сравнению с предыдущими разами, поскольку выделять ключевые элементы программа будет самостоятельно. Остается лишь вносить данные. В Эксель существует еще несколько инструментов автоматизации форматирования, такие как «Условное форматирование». И все они в совокупности способны подарить вам суперсилу. Не упускайте этой возможности.

Для ускорения принятия решений о форматировании данных, набранных пользователем в Excel, в Excel предусмотрена функция автоформатирования. Автоформат помогает пользователю легко форматировать свои данные и представлять их осмысленно, придавая выбранные данные в электронной таблице профессионально. Форматирование выполняется не только для того, чтобы ваша работа выглядела хорошо, но также влияет на шесть основных компонентов форматирования из 17 предопределенных стилей автоформатирования, доступных в Excel. Эти шесть основных компонентов форматирования следующие:

Форматирование чисел
Границы
Стиль шрифтов
Узоры и цвет фона
Выравнивание текста
Размер столбца и строки

Добавление автоформатов в Excel

Параметр автоформатирования был доступен в предыдущих версиях Excel. В версиях 2007 и выше Excel этот параметр необходимо добавлять вручную, так как он отсутствует на вкладке или на панели быстрого доступа. Чтобы добавить функцию автоформатирования в Excel, нужно выполнить следующие шаги:

Щелкните правой кнопкой мыши любую вкладку, доступную или показанную на панели быстрого доступа.

В показанных параметрах нажмите «Настроить панель быстрого доступа». После выбора опции «Настроить панель быстрого доступа» появится диалоговое окно параметров Excel. Нажмите на раскрывающееся меню «Выбрать команды из».

После выбора всех команд появится другой список. Из этого списка прокрутите вниз и выберите «Автоформат» и нажмите кнопку «Добавить».

После добавления опции Автоформат. Нажмите на ОК.

Параметр Автоформат отображается в верхней части Excel.

Как использовать автоформат в Excel?

Этот автоформат очень прост в использовании. Давайте теперь посмотрим, как использовать автоформат в Excel с помощью нескольких примеров.

Вы можете скачать этот Авто Формат Excel шаблон здесь - Авто Формат Excel Шаблон

Пример № 1 - Автоформат в Excel

Рассмотрим приведенную ниже таблицу данных, в которой показан квартальный доход в миллионах долларов США для нескольких компаний.

Для использования функции Автоформат выполните следующие действия:

После выбора всех данных нажмите на опцию Автоформат.

Появится диалоговое окно автоформатирования, в котором будут отображаться 16 различных стилей форматирования.

Выберите любой стиль форматирования, нажмите OK.

Выходные данные приведены ниже:

Пример № 2 - Автоформат в Excel

Как изменить дизайн форматирования в автоформате?

Чтобы изменить форматированный дизайн в автоформате, есть только 6 ограниченных компонентов форматирования, как упомянуто ранее, которые могут быть добавлены или удалены с помощью комбинации из 6 различных компонентов или одного.

Выполните следующие шаги, чтобы изменить дизайн форматирования при использовании функции автоформатирования.

Появится диалоговое окно автоформатирования. В этом диалоговом окне нажмите «Параметры».

Добавьте или удалите параметры оформления в соответствии с вашими предпочтениями, которые вы хотите применить к выбранным данным, и нажмите кнопку «ОК».

На приведенном выше рисунке компоненты форматирования выравнивания и ширины / высоты не отмечены, а выбраны число, шрифт, рамка и шаблоны. И выбранный стиль форматирования также подсвечивается.

Автоформат в Excel

Как удалить форматирование, сделанное для вашего набора данных?

Форматирование, выполненное для вашего набора данных, можно удалить с помощью функции автоформатирования. Есть два способа сделать это, но это полностью зависит от вашего выбора, где вам нужно выбрать форматирование, которое нужно удалить.

Два способа или метода к этому следующие:

Удаление отдельных компонентов форматирования.

Например, рассмотрите рисунок ниже, который показывает, где была выбрана опция форматирования шаблона для удаления.

На рисунке выше видно, что выделенный стиль форматирования выбран из списка из 16 различных стилей форматирования, а опция форматирования «Шаблоны» удалена.

На рисунке выше показан эффект удаления опции форматирования рисунка.

Вы также можете удалить все компоненты форматирования, выбрав весь набор данных, а затем щелкнув опцию «Автоформат», и из 16 различных стилей форматирования выберите опцию «Нет». Рисунок проиллюстрирует этот шаг.

На рисунке выше показан выделенный форматированный стиль, выбранный форматированный стиль, который удаляет все компоненты форматирования.

На этом рисунке все форматирование удалено, и мы получаем исходные данные обратно.

Ограничения автоформатов в Excel

Существует множество других параметров форматирования / дизайна, доступных на панели инструментов ленты Excel, поэтому использование функции автоформатирования сокращено.

Вещи, которые нужно помнить

Он будет игнорировать форматирование, когда вы попытаетесь выполнить форматирование для набора данных, который уже отформатирован, он будет применять новое форматирование, которое вы выбрали.
Для выполнения функции автоформатирования должно быть не менее двух ячеек с данными.
Набор данных таблицы должен иметь одну строку заголовка и столбец заголовка.

Основы условного форматирования в Excel

Используя условное форматирование, мы можем:

закрашивать значения цветом
менять шрифт
задавать формат границ

Применять его возможно как на одну, так и на несколько ячеек, строк и столбцов. Производить настройку формата мы можем с помощью условий. Далее мы на практике разберем как это делать.

Где находится условное форматирование в Эксель?

Как сделать условное форматирование в Excel?

При применении условного форматирования системе необходимо задать две настройки:

Каким ячейкам вы хотите задать формат;
По каким условиям будет присвоен формат.

Ниже, мы рассмотрим как применить условное форматирование. Представим, что у нас есть таблица с динамикой курса доллара в рублях за год. Наша задача выделить красным цветом те данные, в которых курс снижался предыдущему месяцу. Итак, выполним следующие шаги:

В таблице с данными выделим диапазон, для которого мы хотим применить выделение цветом:

Также, доступны следующие условия:

Для присвоения формата вы можете использовать пред настроенные цветовые палитры, а также создать свою палитру. Для этого кликните по пункту:

Во всплывающем окне формата укажите:
- цвет заливки
- цвет шрифта
- шрифт
- границы ячеек
Ниже пример таблицы с применением условного форматирования по заданным нами параметрам. Данные с отрицательными значениями выделены красным цветом:

Как создать правило

Если пред настроенные условия не подходят, вы можете создавать свои правила. Для настройки проделаем следующие шаги:

Условное форматирование по значению другой ячейки

На примерах выше мы задавали формат ячейкам, на основе их собственных значений. В Excel возможно задавать формат, на основе значений из других ячеек. Например, в таблице с данными курса доллара мы можем выделить цветом ячейки по правилу. Если курс доллара ниже чем в предыдущем месяце, то значение курса в текущем месяце будет выделено цветом.

Для создания условия по значению другой ячейки выполним следующие шаги:

На скриншоте ниже цветом выделены данные, в которых курс валюты стал ниже к предыдущему периоду:

Как применить несколько правил условного форматирования к одной ячейке

Возможно применять несколько правил к одной ячейке.

Для применения нескольких условий к одной ячейке выполним следующие действия:

Как редактировать правило условного форматирования

Для редактирования присвоенного правила выполните следующие шаги:

Как копировать правило условного форматирования

Для копирования формата на другие ячейки выполним следующие действия:

Как удалить условное форматирование

Для удаления формата проделайте следующие действия:

Читайте также: