Предварительный просмотр не соответствует печати в excel
Обновлено: 04.07.2024
Недавно я обновил клиентский компьютер с Office 2003 до Office 2013, и при печати из Word 2013 возникла следующая странная проблема: Предварительный просмотр печати выглядит нормально, но вывод на принтер другой и неправильный. На самом деле, напечатанный документ меньше оригинала, и все поля неверны.
Проблема возникла для многих документов, которые в прошлом печатались нормально, используя один и тот же драйвер принтера на одном и том же аппарате.
В этом учебном пособии вы найдете подробные инструкции по исправлению печатного вывода неправильного размера (полей) при печати из Word 2013 или Word 2016.
Проблемы с печатью в Office или других программах, как правило, возникают из-за недопустимых драйверов принтера или неисправной надстройки стороннего производителя, которая влияет на макет документа. Итак, прежде чем продолжить исправление ниже, попробуйте следующие шаги:
Шаг 1. Отключите любые сторонние надстройки Office а затем попробуйте распечатать.
Шаг 2. Удалить принтер с вашего компьютера, а затем переустановите последнюю версию драйвера для вашей модели принтера, а затем повторите попытку печати. Если после переустановки драйвера принтера вы столкнулись с той же проблемой, переходите к следующему шагу.
Шаг 3. Изменить параметры содержимого Scale.
4. щелчок хорошо и попробуйте распечатать документ. (В моем случае это было решением проблемы «неправильный вывод на печать»). *
* Примечание. Если после снятия флажка «Масштабировать содержимое…» вы по-прежнему получаете неверный вывод на печать, попробуйте следующее:
а. открыто Свойства принтера и убедитесь, что размер бумаги A4.
б. Перейти к файл > Опции > продвинутый > Варианты совместимости и установите «Разложить этот документ, как если бы он был создан в: Microsoft Word 2010» или «Microsoft Word 2007» и т. д. Кроме того, разверните параметры макета и снимите все флажки.
с. Изменить шрифты документа.
Это оно! Дайте мне знать, если это руководство помогло вам, оставив свой комментарий о вашем опыте. Пожалуйста, любите и делитесь этим руководством, чтобы помочь другим.
Можно было бы сказать, что проблема нерешаемая, так как мне известны случаи, когда видимое в Предварительном просмотре не соответствовало результату на бумаге.
Между тем, (так как скорее всего Вы пытаетесь добиться требуемого перевода строки с помошью пробелов) могу посоветовать следующее:
Если в Блокноте набрать нужный текст, нажимая Enter там где это необходимо, а потом скопировать этот текст в ячейку в режиме редактирования (т.е. посте двойного щелчка или F2), то Вы получите весьма устойчивое форматирование.
Кстати, атрибут "переносить по словам" в этом случае может быть и выключен. Все равно будет несколько строк.
Naeel Maqsudov, спасибо за реакцию - наконец хоть кто-то отозвался(задавала этот вопрос и на других форумах).Предложенное решение вызывает очередной вопрос - в блокноте я могу работать с текстом, но таблицы там не существует - как я узнаю, сколько информации я должна ввести, чтобы она поместилась в строку ячейки после переноса в EXCEL-ую таблицу - это во-первых, а во-вторых - таких строк таблицы с многострочным представлением в ячейке - сотни, копировать отдельно каждую ячейку - это ногократно увеличиваешь свою работу. Кстати, перевод строки в EXCEL-ой ячейке я делаю не с помощью добавления пробелов,а через символ перевода строки(<Alt>+<Enter>) и если бы то, что ввожу и то, что на просмотре, соответствовало друг другу, все было бы быстро и OK'.
[quote]"переносить по словам" в этом случае может быть и выключен[/quote]
Виноват, погорячился. Если выключить, то вместо перевода строки получатся квадратики.
Кстати, Alt+Enter - это то же самое, что вставить из блокнота разбитый на строки текст.
К сожалению, Excel не понимает такие символы как Длинный пробел, Неразрывный пробел и т.п.
А посему в Excel это нерешаемая задача.
Вы не думали использовать Word для оформления этого текста? Например, если в строке "ГОСТ 12821-80" после "ГОСТ" нажать Ctrl+Shift+Пробел, то Word ни за что при переносе не оторвет "ГОСТ" от цифр.
Excel (по крайней мере 2000 и XP) действительно не понимает неразрывного пробела (Alt+0160) и переносит текст на нем как на обычном пробеле.
А что касается вопроса почему Excel так делает - это вопрос к разработчику. Просто он так делает и все тут! Ничего с этим поделать будет нельзя если в следующих версиях ничего не изменят, конечно.
Как использовать предварительный просмотр в Excel? (с примером)
Когда отчет или данные готовы, мы обычно отправляем данные пользователю онлайн. Возникает ситуация, когда нам нужно предоставить пользователям доступ в автономном режиме, распечатав их. В таких ситуациях нужно знать, как распечатать большой объем данных.
Например, предположим, что у вас есть большой объем данных, как показано ниже.
Чтобы распечатать это, сначала выберите все данные.
Затем нажмите горячую клавишу Excel Ctrl + P.
Это приведет нас к окну ниже.
Также внизу мы видим еще одну плиту, то есть она покажет, сколько листов будет напечатано. Выше указано 1 из 36, т. Е. Из тридцати шести листов предварительный просмотр печати виден для 1 ул лист.
Теперь взгляните на заголовки данных и сравните их с предварительным просмотром печати.
В наших данных всего 11 заголовков, и ниже приведены заголовки по порядку.
First_name, Last_name, Company_name, Address, City, County, State, Zip, Phone1, Phone2 и Email.
Когда мы печатаем эти данные, мы обычно ожидаем, что данные поступят только на одном листе, но посмотрите на предварительный просмотр печати сейчас.
Из 11 заголовков мы могли видеть только 4 заголовка; после печати этих столбцов сначала будут напечатаны оставшиеся столбцы. После того, как мы получили все печатные копии, нам нужно расположить их по порядку.
Настройте страницу для предварительного просмотра
Чтобы сначала настроить страницу, сначала выберите данные, затем перейдите в Макет страницы >> Область печати >> Установить область печати.
Это определит область, которую мы собираемся напечатать. Теперь нажмите Ctrl + P еще раз, чтобы увидеть предварительный просмотр перед печатью.
Мы все еще можем видеть ту же точку зрения. Проблема здесь в том, что мы можем видеть только 4 столбца из 11 столбцов. Поэтому нам нужно установить настройку «Уместить все столбцы на одной странице» в разделе «Масштаб страницы».
Щелкните раскрывающийся список «Без масштабирования» чтобы просмотреть все варианты.
Выберите «Уместить все столбцы на одной странице», чтобы уместить все столбцы на одной странице.
Теперь он поместил все столбцы на одной странице. Поскольку данные большие, размер шрифтов был обрезан до очень маленького.
Несмотря на то, что мы печатаем это, мы не могли прочитать содержимое, так как же нам решить эту проблему сейчас .
Чтобы настроить масштаб, нам нужно изменить ориентацию страницы с «Книжная» на «Альбомная».
Теперь мы можем читать содержимое немного лучше, чем предыдущее.
Теперь общее количество страниц уменьшено с 36 до 13.
Подобно этой опции, мы можем настроить область печати, настроить столбцы, выбрать ориентацию страницы и выполнить многие другие настройки с помощью простой опции предварительного просмотра печати в Excel.
Прежде, чем отправлять готовый документ на печать, лучше сначала проверить, как он будет выглядеть в распечатанном виде, так как его вид мониторе и на листе бумаги может различаться. Например, часть документа может не поместиться на листе или будет отображаться не так, как мы ожидали. В Экселе для этой цели существует специальная функция – предварительный просмотр. Давайте разберемся, что это за инструмент, и как им пользоваться.
Зачем нужен предварительный просмотр документа
Предпросмотр позволяет взглянуть на документ в том виде, в котором он будет представлен на распечатанном листе, включая разбивку по страницам, если листов больше, чем один. На основании увиденного можно понять, будет ли нас удовлетворять конечный результат на физическом носителе, т.е. на бумаге. Если да, то файл можно смело отправлять на принтер. Если же нам что-то не нравится, можно настроить параметры печати или внести корректировки в сам документ, чтобы привести его к тому виду, который нам нужен.
Как открыть предварительный просмотра файла
Приведенный ниже порядок действий актуален для Excel 2019, однако, с небольшими поправками он применим и к более ранним версиям программы, например, версии 2010 года.
Примечание: Чтобы, минуя первые два шага выше, сразу попасть в настройки печати документа с областью предпросмотра можно воспользоваться горячими клавишами – Ctrl+F2.
Пролистывание страниц в режиме предпросмотра
В случае, когда документ содержит более одной страницы, в окне предпросмотра по умолчанию отображается его первая страница. Снизу окна будет отображаться порядковый номер отображенной страницы, а справа будет показано общее число страниц открытого документа.
Пролистывать страницы можно разными способами:
- Кликаем по области предпросмотра и затем крутим колесо мыши вверх-вниз
- Используем для пролистывания кнопки вправо-влево, расположенные сразу под областью предварительного просмотра, или пишем в поле с текущим номером страницы (между этими кнопками) желаемую цифру, после чего жмем Enter.
- Пользуемся дополнительными инструментами скролинга внутри области предпросмотра:
- зажав левой кнопкой мыши тянем ползунок вверх-вниз;
- или кликаем по стрелкам, расположенным на концах полосы прокрутки.
- Нажимаем клавиши на клавиатуре:
- End – перемещение в конец документа
- Home – перемещение в начало документа
- Стрелка вверх – пролистывание назад
- Стрелка вниз – пролистывание вперед
Режимы предварительного просмотра
На вкладке предпросмотра у нас есть возможность переключаться между различными режимами, что осуществляется посредством двух кнопок, находящихся справа внизу окна.
Настройка печати документа
В случае, когда нас не устраивает то, как документ выглядит в режиме предпросмотра, мы можем как внести корректировки, непосредственно, в данные таблицы, так и настроить параметры печати. В последнем варианте делается это в том же разделе “Печать”, с левой стороны от области предпросмотра.
Тут можно поменять ориентацию страницы, настроить поля, выбрать формат бумаги и т.д. Здесь же предусмотрена возможность изменения масштаба печатаемого документа, чтобы уместить его на листе. После внесения необходимых правок можно приступать к печати документа, нажав на соответствующую кнопку.
Предпросмотр в более ранних версиях Эксель
В версиях Эксель, вышедших до 2010 года, переход в режим предпросмотра выполняется иначе. Хотя эти версии программы на сегодняшний день вряд ли использует большинство пользователей, мы все же расскажем, как это сделать.
Алгоритм действий в Эксель 2007:
- В открытом документе щелкаем по иконке Microsoft Office (в верхнем углу окна программы слева).
- В появившемся перечне команд выбираем курсором “Печать”.
- В результате откроется список дополнительных команд, где нажимаем на “Предварительный просмотр”.
- В результате проделанных действий откроется окно с предварительным просмотром документа.
План действий в Эксель 2003:
- В открытом документе щелкаем по меню “Файл”.
- В появившемся списке команд кликаем по надписи “Предварительный просмотр”.
- Откроется окно предпросмотра документа.
Заключение
Читайте также: