Приложение таблица в формате excel как написать в письме

Обновлено: 07.07.2024

Прежде чем начать читать статью прошу принять к сведению объявление: используйте СВОИ АДРЕСА ЭЛ.ПОЧТЫ при тестировании кодов . Не надо отсылать письма на указанные в статье e-mail адреса- это все приходит мне на почту. Помимо этого Вы сами не сможете понять работает или нет, т.к. письма придут мне, а не Вам.
Спасибо за понимание
P.S. А если написанное выше Вы все же проигнорировали и отправили письмо на мои адреса электронной почты - это означает, что Вы соглашаетесь с тем, что вся информация внутри письма, включая вложения, может быть использована мной без ограничений в личных целях.

Отправка через меню Excel
Отправку без кода осуществить достаточно просто:

Далее выбирается способ отправки:

Также можно указать несколько получателей:

Этот код отправляет одно письмо и одно вложение за раз. Но если несколько раз вызвать метод .Attachments.Add, то можно добавить еще файлы:

.Attachments.Add "C:\Temp\Книга1.xlsx" .Attachments.Add "C:\Temp\Книга2.xlsx" .Attachments.Add "C:\Documents\Report.rar"

objOutlookApp.Session.Logon "user","1234",False, True

имеет особое значение. По сути она нужна только в тех случаях, когда в Outlook настроено несколько профилей(не путать с учетными записями) и запускать нужно от конкретного. Если профиль только один или не указан, то Outlook запускается с профилем по умолчанию. Для этого строку нужно записать без параметров(так же можно записать эту строку, если Outlook при попытке создания письма выдает ошибку профиля):

Этот код отправляет одно письмо и вставляет одну картинку. За это отвечает строка

Если картинку надо вложить с заранее указанными размерами, то строка будет выглядеть так:

"<img src=cid:" & Replace(Dir(sPicture, 16), " ", "%20") & " height=240 width=180>" 'height - высота 'width - ширина

Если надо добавить несколько картинок, то метод .Attachments.Add sPicture надо будет вызвать столько раз, сколько картинок(для каждого свой путь к картинке).

Важно помнить: пути для картинок должны содержать полный путь до файла, включая его имя и расширение: C:\Документы\Изображения\Excel_vba_ru.jpg . При указании только имени Excel_vba_ru.jpg или пути без расширения ( C:\Документы\Изображения\Excel_vba_ru ) ошибки не будет, но картинка не будет вставлена, а вместо неё скорее всего будет текст "Ошибка загрузки картинки!" или пустой квадрат вместо реальной картинки.

Outlook 2007 : Меню-Параметры-Центр управления безопасностью-Программный доступ-установить Никогда не предупреждать о подозрительной активности (не рекомендуется)
Outlook 2010 и выше : Файл-Параметры-Центр управления безопасностью-Программный доступ-установить Никогда не предупреждать о подозрительной активности (не рекомендуется)

ВАЖНО: Если компьютер управляется администратором Microsoft Exchange или Microsoft Windows Active Directory Domain Services и администратором в качестве параметров по умолчанию установлен запрет на внесение изменений в параметры безопасности пользователями, возможность изменения данных настроек безопасности программного доступа будет недоступна.

Но так же при отправке файлов и писем часто необходимо не привязываться к конкретной почтовой программе. Ведь далеко не все ставят Outlook. Многие используют иные почтовые программы, например TheBat.

Данный код отправляет письмо, используя объект CDO(Collaboration Data Objects - присутствует во всех версиях Windows) и от имени Вашей учетной записи(либо Яндекс, либо Мэйл, либо Рамблер либо др.).

Это основные моменты. Поля Кому(sTo), От кого(sFrom),Тема письма(sSubject), Текст письма(sBody) и Вложение(sAttachment) думаю не нуждаются в расшифровке.

Чтобы использовать данный код вы можете либо просто скопировать его прямо со страницы, либо скачать файл. В файле программа немного упрощена к использованию - в ячейки листа вам необходимо будет внести поля: Кому(sTo), От кого(sFrom),Тема письма(sSubject), Текст письма(sBody) и Вложение(sAttachment) и выбрать SMTPserver. SMTPserver выбирается из выпадающего списка. Сам список является динамическим и расположен на листе "Settinngs". Там же расположены поля Учетной записи и Пароль, которые автоматически подставляются в необходимые поля на листе "Отправка". Т.к. список динамический Вы можете просто добавлять к уже имеющимся новые сервисы и потом просто выбирать их из списка. Так же в файле есть еще одна возможность - выбрать файл. Для этого надо просто нажать на кнопку и выбрать файл.

Самый главный момент:
AddRelatedBodyPart

в приведенном выше коде картинка вставляется в самом начале письма и после неё так же добавляется перенос на новую строку при помощи тэга

2.2.13. Оформление приложений к документу

Приложение дополняет, разъясняет отдельные вопросы документа или документ в целом.

Отметка о наличии приложений к документу печатается от границы левого поля без абзацного отступа и отделяется от текста документа 1 - 2 межстрочными интервалами.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 2 экз.

Если приложения в тексте не названы, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Например:

1. Заключение на проект. на 3 л. в 2 экз.

2. Справка о доработке. на 2 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

письмо Росархива от 14.06.97 N 02-4/156 и приложения к нему, всего на 30 л.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

Если приложение отправляется не во все указанные в документе адреса, то это оговаривается в отметке о приложении.

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложение к документу содержится на носителе информации, представленной в электронно-цифровой форме, то в отметке о наличии приложений указываются наименование носителя информации и количество штук:

Приложение: диск CD-R - 1 шт.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие конфиденциальную информацию (ДСП), отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Справка о платежеспособности. для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

В этом случае сопроводительное письмо тоже будет иметь пометку "для служебного пользования".

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а отметка о наличии приложений оформляется следующим образом: Приложение: согласно описи на 5 л.

При направлении копий прилагаемых документов об этом указывается в приложении.

Приложение: копия приказа ФАС России от 22.10.2012 N 650 на 3 л. в 1 экз.

В приложении к распорядительному документу (приказам, правилам, инструкциям, положениям и т.д.) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N . " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, через 1 интервал.

к приказу ФАС России

от __________ N _____

Первую и последнюю строки при этом центрируют относительно второй строки.

Если приложение одно, оно не нумеруется.

Если приложением к документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.) в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа.

приказом ФАС России

от __________ N _____

Наличие приложений к организационно-распорядительным документам указывается только в тексте.

111. Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к правовым актам, планам, отчетам, договорам и другим документам.

112. В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма выше реквизита "Подпись" через 2 межстрочный интервал. Слово "Приложение" печатается от левого поля с отступом 1,25 см от левой границы текстового поля, после него ставится двоеточие.

113. Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, включает в себя сведения о количестве листов и количестве экземпляров приложений, печатается с красной строки, всегда в единственном числе, отделяется от текста 2 межстрочными интервалами и оформляется следующим образом:

Приложение: на 18 л. в 1 экз.

114. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений в отметке о приложении указывается наименование каждого приложения, количество листов и количество экземпляров они нумеруются. Наименование приложений отделяют друг от друга 1,5 межстрочными интервалами. Если наименование приложения занимает несколько строк, оно печатается через 1 межстрочный интервал.

1. Заключение на проект на 4 л. в 2 экз.

2. Справка о результатах проверки на 3 л. в 1 экз.

115. В том случае, если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

заключение Экспертно-проверочной комиссии от 22.02.2013 N 14 и приложение к нему, всего на 15 л.

116. Если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:

на 3 л. в 2 экз. только во второй адрес.

117. В том случае, если приложения сброшюрованы, указывается только количество экземпляров (без указания количества листов) одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:

Приложение: брошюра в 2 экз.

Приложение: Техническое задание на разработку системы "Электронный архив" в 2 экз.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Конечно, все зависит от значимости вопросов, для решения которых необходимо вести переписку и обмениваться документами-приложениями.

Например, никто не мешает нам по оперативным вопросам вести переписку исключительно в электронной форме. Но при отправке документов-приложений в электронной форме вызывает вопрос необходимость создания письма в бумажной форме. Ведь сопроводительное письмо к основному пересылаемому документу выполняет функцию его охраны и защищает от подмены документа-приложения, поэтому данные документы пересылаются, регистрируются и хранятся в делах вместе, как полный комплект. Ситуация неправильная – организация сама себе сознательно создает так называемые «гибридные» дела, управлять которыми по сроку действия и сроку хранения сложно.

К тому же электронные копии и электронные оригиналы документов требуют удостоверения электронной подписью того или иного вида. Простой обмен файлами не имеет смысла, т.к. неудостоверенные файлы представляют собой обычные «картинки».

Сформулируем ответ на заданный вопрос в общем виде: и первая, и вторая ситуации похожи. Рекомендуем в обоих случаях в сопроводительном письме в реквизите «адресат» вместо почтового адреса оформить адрес электронной почты получателя. В тексте специально оговорите способ отправки – «в электронной форме» (в каком формате направляется приложение, видно будет из расширения файла: в Примере 2 это скан-копия, а в Примере 3 – вордовский файл). Сопроводительное письмо еще надо зарегистрировать.

Для идентификации приложения необходимо оформить на его 1-м листе в верхнем правом углу отметку о приложении по ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.19):

Если приложение изначально изготавливалось на бумаге, то оно сканируется. В любом случае устанавливается имя и формат файла, его объем, чтобы эти сведения можно было вписать в сопроводительное письмо:

Пример 2. Фрагмент текста сопроводительного письма и отметка о приложении

Пример 3. Фрагмент текста сопроводительного письма и отметка о приложении

Направляем форму отчетности об информатизации деятельности и сопроводительное письмо к ней – файлы:

1) письмо_19.12.jpg, 0,1 Кб и

2) форма_6. jpg, 90 Кб

Направляем Положение о корпоративном планировании и бюджетировании на 2019 год и сопроводительное письмо к нему; файлы:

письмо_01.11.jpg, 0,1 Кб;
Пол_КП_2019.docx, 1 Мб.

Чтобы в работе с документами не возникали подобные вопросы у исполнителей, их необходимо разъяснить в своем ЛНА, например в Инструкции по делопроизводству. Кстати, можете обратить внимание на п. 2.51 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв.приказом Росархива от 11.04.2018 № 44). Он предписывает определенный состав сведений фиксировать в сопроводительном письме о пересылаемых электронных копиях, если они направляются на физически обособленных носителях. О пересылке по информационно-телекоммуникационной сети там сказано гораздо меньше (см. фрагмент далее).

Выше в Примерах 1–5 мы показали состав сведений при направлении электронной копии по электронной почте. Если при этом письмо и приложение созданы в СЭД, то на копии каждого из этих документов должна быть системно визуализирована отметка об удостоверении копии (Пример 6). Как видите, она делается без привычных нам слов «Верно» или «Копия верна». Если в СЭД существует электронный оригинал, то направляемый по электронной почте файл считается его электронной копией.

Пункт 2.51 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)

. Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица и высылаются. с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Читайте также: