Примечание нельзя добавить в режиме совместного доступа excel

Обновлено: 07.07.2024

Кто это может сделать? Человек, имеющий статус главного пользователя. Одним словом, что нужно сделать для того, чтобы совместная работа с документом стала не просто возможной, но и эффективной?

Особенности работы с общим файлом Excel

Работа с общим файлом в Excel имеет свои особенности. Так, некоторые действия недоступны для пользователей:

  1. Создание таблиц.
  2. Управление сценариями, включая их просматривание.
  3. Удаление листов.
  4. Пользователи не имеют возможности соединять несколько ячеек или наоборот, разбивать ранее объединенные.
  5. Любые операции с XML данными.

Как можно обойти эти ограничения? Необходимо просто снять общий доступ, а потом его вернуть, когда появится такая необходимость.

Вот еще таблица с некоторыми задачами, которые возможно или невозможно выполнить, если вы работаете вместе с несколькими людьми над одной таблицей.

Как сделать совместный доступ к файлу Excel

Сначала нужно понять, какой файл необходимо сделать доступным для редактирования сразу несколькими людьми. Это может быть как новый файл, так и уже существующий.

Настройка параметров

Все необходимые для создания совместного доступа к файлу в Excel действия находятся в разделе «Доступ к книге», который можно отыскать, перейдя на вкладку «Рецензирование».

Всплывет окно, в котором есть две вкладки. Нас интересует первая, которая открывается автоматически. Нам нужно поставить флажок возле пункта, отмеченного на скриншоте красным прямоугольником. С его помощью мы даем возможность нескольким пользователям управлять документом.

Как открыть совместный доступ к Excel-файлу одновременно

2

После того, как мы открыли доступ для редактирования, нам нужно его настроить. Для этого открываем вторую вкладку.

Как открыть совместный доступ к Excel-файлу одновременно

3

После внесения параметров подтверждаем свои действия. Для этого делаем левый клик по клавише «ОК». Совместный доступ может быть открытым для любой книги как новой, так и уже существующей. В первом случае нужно будет придумать имя для нее.

После этого нужно сохранить файл на компьютере.

Важно! Формат должен быть таким, чтобы файл мог открыть каждый пользователь со своей версии электронных таблиц.

Открытие общего файла

Сохранить файл нужно на сетевом ресурсе или папке, к которой имеют доступ участники, которым нужно использовать этот файл. После того, как будет выбрана директория, нам осталось только нажать кнопку «Сохранить».

При этом недопустимо использование веб-сервера, чтобы сохранить общий файл.

После выполнения всех описанных выше операций нужно проверить, получается ли подключать других людей. Для этого необходимо открыть вкладку «Данные» и там непосредственно под ней найти пункт «Подключения». Если на него нажать, появляется возможность изменить ссылки или связи. Если соответствующей кнопки нет, то нет связанных файлов.

Как открыть совместный доступ к Excel-файлу одновременно

4

Далее открывается вкладка «Состояние», с помощью которой возможно проверить связи. О том, что все хорошо, можно узнать по наличию кнопки «ОК».

Как открыть книгу Excel с совместным доступом

Excel позволяет также открыть книгу с совместным доступом. Чтобы это сделать, нужно нажать на кнопку Office. Когда появится всплывающая панель, нам необходимо выбрать пункт «Открыть» и выбрать ту книгу, которая будет использоваться для общего доступа. После этого опять нажимаем на кнопку Office, и открываем окно «Параметры Excel», которую можно найти внизу.

В левой части появившегося окна будет возможность выбрать категорию настроек, но нас интересует самая первая, где приводятся самые общие параметры.

Как открыть совместный доступ к Excel-файлу одновременно

5

Далее переходим в пункт «Личная настройка», где нужно указать данные, позволяющие отфильтровать пользователей – имя пользователя, никнейм.

После выполнения этих операций появляется возможность отредактировать информацию в документе или же добавлять какие-то данные. Не забудьте сохранить изменения после их внесения.

При этом могут иногда при сохранении появляться проблемы. Например, общий доступ открывается только для первого открытия, и при попытке открыть документ во второй раз программа выдает ошибку. Это может происходить по следующим причинам:

  1. Если в одной и той же ячейке вносят данные сразу несколько участников. Или любую другую часть.
  2. Формирование журнала изменений, из-за которого книга увеличивается в размере. Это приводит к неполадкам.
  3. Пользователь был удален из совместного доступа. В таком случае сохранить изменения не получится только на его компьютере.
  4. Сетевой ресурс перегружен.
  1. Удалить журнал изменений или стереть с него лишнюю информацию.
  2. Убрать лишнюю информацию внутри самого документа.
  3. Перезапустить совместный доступ.
  4. Открыть документ Excel в другом офисном редакторе, а потом снова сохранить его в формате xls.

Правда, в последних версиях эта ошибка случается не так часто, как в старых.

Как посмотреть действия участников

В ходе совместной работы нужно постоянно следить, чтобы какой-то из участников чего-то не испортил. Поэтому нужно научиться понимать, какие действия были совершены кем-то из них. Для этого надо выполнить следующие действия.

  1. Перейти на вкладку «Рецензирование», и там найти пункт «Исправления». В меню осуществляем выбор пункта «Выделить исправления». 6
  2. Далее появится окно, в котором можно узнать, какие изменения были внесены пользователями. Этот список формируется автоматически. В том, что это действительно так, можно убедиться, посмотрев, стоит ли галочка возле соответствующего пункта этого диалогового окна. 7

Также можно вносить и другие изменения, выставив соответствующие галочки в нужных местах.

Как открыть совместный доступ к Excel-файлу одновременно

12

Список изменений не лежит мертвым грузом. Главный пользователь может рецензировать правки других участников, подтверждая или отклоняя их. Как это сделать?

  1. Перейти на вкладку «Рецензирование». Там находится меню «Исправления», где пользователь может управлять исправлениями. Во всплывающей панели нужно выбрать опцию «Принять/отклонить исправления», после чего будет показано окно, в котором отображаются исправления. 13 14
  2. Отбор правок может осуществляться по тем же критериям, что были описаны ранее: по времени, конкретному пользователю или в определенном диапазоне. После установки необходимых параметров нажимается клавиша ОК.
  3. Далее отобразятся все коррективы, которые соответствуют условиям, выставленным на предыдущем этапе. Можно согласиться с конкретной правкой или отклонить ее, нажав на соответствующую кнопку в нижней части окна. Также возможно пакетное принятие коррективов или их отклонение. 15

Теперь нужные коррективы были оставлены, а лишние – удалены.

Как удалить пользователя из файла Excel

Время от времени появляется необходимость убирать пользователей из совместного редактирования. Причин может быть огромное количество: им было дано другое задание, участник начал вносить правки с другого компьютера и так далее. Реализовать эту задачу в Excel вовсе несложно.

Сначала открываем вкладку «Рецензирование». Там находится группа «Изменения», где есть опция «Доступ к книге».

Как открыть совместный доступ к Excel-файлу одновременно

16

После этого на экране появится то же самое окно, которое мы видели ранее. С перечнем всех людей, которые могут вносить изменения в таблицу, можно ознакомиться на вкладке «Правка». Чтобы убрать пользователя, который нам не нужен в данный момент, нужно найти его в этом списке, выделить путем нажатия левой кнопки мыши и нажать на кнопку «Удалить», которая находится ниже.

Далее Эксель предупредит пользователя, что коррективы, внесенные этим участником, могут не быть сохранены, если в данный момент он вносит в книгу изменения. Если вы согласны, то нажимайте «ОК», и пользователя теперь в совместном использовании не будет.

Как открыть совместный доступ к Excel-файлу одновременно

18

Как ограничить использование общей книги

Самый лучший способ ограничить использование общей книги – это удалить пользователя. Если это не подходит, можно выставлять право на просмотр или редактирование книги конкретным участником.

При этом важно помнить, что некоторые ограничения встроены в совместное использование по умолчанию. Они были описаны выше. Давайте их вспомним, поскольку повторение – мать учения.

  1. Запрещено создание умных таблиц, которые автоматически обновляют данные и имеют множество других возможностей.
  2. Нельзя управлять сценариями.
  3. Есть встроенное ограничение на удаление листов, соединение или разъединение ячеек.
  4. Выполнение всех операций с XML-данными. Простыми словами, есть ограничения на структурирование большого количества данных, в том числе, и редактирования их массивов. XML – это один из самых непонятных типов файлов для начинающих пользователей, но на самом деле, это все просто. С помощью файлов этого типа можно передавать данные, внося пакетные изменения в документ.

Проще говоря, совместное редактирование дает возможность осуществлять стандартные операции с документом, но более профессиональные опции доступны лишь для одного человека. Это объясняется тем, что те же макросы или пакетные изменения с помощью XML несколько сложнее откатить.

Чтобы сделать это, необходимо выполнить следующие действия.

  1. Открыть вкладку «Рецензирование», перейти на пункт «Исправления» и во всплывающем меню выбрать пункт «Выделить исправления».
  2. После этого появляется окошко, в котором нужно снять отметки возле пунктов «Пользователем» и «В диапазоне».
  3. После этого появляется журнал изменений, который необходим для бекапа данных.

После этого можно отключать совместный доступ. Для этого на той же вкладке на ленте нужно выбрать пункт «Доступ к книге» и снять отметку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».

Все, теперь совместный доступ отключен.

Таким образом, в Excel настроить совместное редактирование довольно легко. Конечно, есть некоторые ограничения, которые не дают использовать документ в полной мере. Но решаются они довольно просто, достаточно на время отключить совместный доступ, а потом его включить, когда нужные правки были внесены.

Совместная работа в Microsoft Excel

При разработке крупных проектов зачастую не хватает сил одного сотрудника. К такой работе привлекается целая группа специалистов. Естественно, что у каждого из них должен быть доступ к документу, который является объектом совместного труда. В связи с этим очень актуальным становится вопрос обеспечения одновременного коллективного доступа. Программа Excel имеет в своем распоряжении инструменты, которые могут его предоставить. Давайте разберемся в нюансах работы приложения Эксель в условиях одновременной работы нескольких пользователей с одной книгой.

Процесс совместной работы

Эксель может не только предоставить общий доступ к файлу, но решить некоторые другие задачи, которые появляются по ходу совместной работы с одной книгой. Например, инструменты приложения позволяют отслеживать изменения, производимые различными участниками, а также утверждать либо отклонять их. Выясним, что может предложить программа пользователям, столкнувшимся с подобной задачей.

Предоставление совместного доступа

Но начнем мы все же с выяснения вопроса, как предоставить общий доступ к файлу. Прежде всего, нужно сказать, что процедура включения режима совместной работы с книгой не может быть проведена на сервере, а только на локальном компьютере. Поэтому, если документ хранится на сервере, то, прежде всего, его нужно перенести на свой локальный ПК и там уже производить все нижеописанные действия.

  1. После того, как книга создана, переходим во вкладку «Рецензирование» и жмем на кнопку «Доступ к книге», которая размещена в блоке инструментов «Изменения».

Переход к окну доступа к книге в Microsoft Excel

Окно управление доступа к книге в Microsoft Excel

Сохранение файла в Microsoft Excel

После указанных выше действий совместный доступ к файлу с разных устройств и под различными учетными записями пользователей будет открыт. На это указывает то, что в верхней части окна после названия книги отображается наименование режима доступа – «Общий». Теперь файл снова можно переносить на сервер.

Обозначение общего файла в Microsoft Excel

Настройка параметров

Кроме того, все в том же окне доступа к файлу можно настроить параметры одновременной работы. Это можно сделать сразу же во время включения режима совместной работы, а можно отредактировать параметры чуть позже. Но, естественно ими управлять может только главный пользователь, который координирует общую работу с файлом.

    Переходим во вкладку «Подробнее».

Переход во вкладку Подробнее в Microsoft Excel

Также тут определяется, как обновлять изменения: только при сохранении книги (по умолчанию) или через заданный промежуток времени.

Очень важным параметром является пункт «Для противоречивых изменений». В нем указывается, как программа должна вести себя, если несколько пользователей одновременно редактируют одну и ту же ячейку. По умолчанию выставлено условие постоянного запроса, действия кого из участников проекта имеют преимущества. Но можно включить постоянное условие, при котором преимущество будет всегда у того, кто успел первым сохранить изменение.

Кроме того, при желании можно отключить из личного представления параметры печати и фильтры, сняв галочки около соответствующих пунктов.

Настройка общего доступа в Microsoft Excel

Открытие общего файла

Открытие файла, в котором включен совместный доступ, имеет некоторые особенности.

    Запускаем Эксель и переходим во вкладку «Файл». Далее жмем на кнопку «Открыть».

Переход к открытию файла в Microsoft Excel

Открытие файла в Microsoft Excel

Переход в Параметры в Microsoft Excel

Параметры в Microsoft Excel

Теперь можно приступать к работе с документом.

Просмотр действий участников

Совместная работа предусматривает постоянный контроль и координацию действий всех участников группы.

    Чтобы посмотреть действия, совершенные конкретным пользователем во время работы над книгой, находясь во вкладке «Рецензирование» кликаем по кнопке «Исправления», которая находится в группе инструментов «Изменения» на ленте. В открывшемся меню кликаем по кнопке «Выделить исправления».

Переход в окно выделения исправления в Microsoft Excel

Фиксируются все изменения, но на экране по умолчанию они отображаются в виде цветовых пометок ячеек в их левом верхнем углу, только со времени последнего сохранения документа одним из пользователей. Причем учитываются исправления всех пользователей на всем диапазоне листа. Действия каждого участника помечаются отдельным цветом.

Настройка изображения исправлений по умолчанию в Microsoft Excel

Новое отображение исправлений в Microsoft Excel

  • отображение со времени последнего сохранения;
  • вся хранящиеся в базе исправления;
  • те, которые ещё не просмотрены;
  • начиная с конкретной указанной даты.

Отображения вариантов выбора в поле По времени в окне исправлений в Microsoft Excel

В поле «Пользователем» можно выбрать конкретного участника, исправления которого будут отображаться, или оставить отображение действий всех пользователей, кроме себя.

Выбор пользователей в Microsoft Excel

В поле «В диапазоне», можно указать конкретный диапазон на листе, на котором будут учитываться действия членов команды для отображения на вашем экране.

Изменение настроек в окне исправления в Microsoft Excel

Рецензирование действий пользователей

Главный пользователь имеет возможность применять или отклонять правки других участников. Для этого требуется совершить следующие действия.

    Находясь во вкладке «Рецензирование», щелкаем по кнопке «Исправления». Выбираем пункт «Принять/отклонить исправления».

Переход к рецензированию исправлений в Microsoft Excel

Просмотр испралений в Microsoft Excel

Принятие или отказ испралений в Microsoft Excel

Удаление пользователя

Существуют случаи, когда отдельного пользователя нужно удалить. Это может быть связано с тем, что он выбыл из проекта, так и чисто по техническим причинам, например, если учетная запись была внесена неправильно или участник начал работать с другого устройства. В Экселе существует такая возможность.

    Переходим во вкладку «Рецензирование». В блоке «Изменения» на ленте жмем на кнопку «Доступ к книге».

Переход к удалению пользователя в Microsoft Excel

Удаление пользователя в Microsoft Excel

Подтверждение удаление пользвателя в Microsoft Excel

Пользователь будет удален.

Ограничения по использованию общей книги

К сожалению, одновременная работа с файлом в Экселе предусматривает целый ряд ограничений. В общем файле ни один из пользователей, включая главного участника, не может выполнять следующие операции:

  • Создавать или изменять сценарии;
  • Создавать таблицы;
  • Разделять или объединять ячейки;
  • Манипулировать с XML-данными;
  • Создавать новые таблицы;
  • Удалять листы;
  • Производить условное форматирование и ряд других действий.

Как видим, ограничения довольно существенны. Если, например, без работы с XML-данными зачастую можно обойтись, то без создания таблиц работа в Экселе вообще не мыслится. Что же делать в том случае, если нужно создать новую таблицу, объединить ячейки или выполнить любое другое действие из вышеуказанного перечня? Выход есть, и он довольно простой: нужно временно отключить общий доступ к документу, выполнить нужные изменения, а затем подключить возможность совместной работы снова.

Отключение общего доступа

Когда работа над проектом закончена, или, в случае необходимости внесения изменений в файл, о списке которых мы говорили в предыдущем разделе, следует отключить режим совместной работы.

  1. Прежде всего, все участники должны сохранить вносимые изменения и выйти из файла. С документом остается работать только главный пользователь.
  2. Если нужно сохранить журнал операций после снятия общего доступа, то, находясь во вкладке «Рецензирование», кликаем по кнопке «Исправления» на ленте. В открывшемся меню выбираем пункт «Выделить исправления…».

Переход в окно выделения исправлений в Microsoft Excel

Включение режима внесения исправлений на отдельном листе в Microsoft Excel

Исправления вынесены на отдельный лист в Microsoft Excel

Переход к отключению общего доступа в Microsoft Excel

Отключение общего доступа в Microsoft Excel

После вышеуказанных действий общий доступ к файлу будет закрыт, а журнал исправлений будет очищен. Информацию о ранее произведенных операциях теперь можно будет увидеть в виде таблицы только на листе «Журнал», если соответствующие действия по сохранению данной информации были проведены ранее.

Как видим, программа Эксель предоставляет возможность включения общего доступа к файлу и одновременной работы с ним. Кроме этого, с помощью специальных инструментов можно отслеживать действия отдельных участников рабочей группы. Данный режим имеет все-таки некоторые функциональные ограничения, которые, впрочем, можно обойти, временно отключив общий доступ и проведя необходимые операции в обычных условиях работы.

Закрыть

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Закрыть

Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

AlVer » 06.10.2006 (Пт) 6:17

написал макрос под эксел и при выполнении выдает такую ошибку
Run-Time error '1004' Примечание нельзя добавить в режиме совместного доступа.

как только этот режим снимаю все работает нормально,

если надо могу выложить код макроса, я совсем неопытен в програмировании на VB, поэтому не пинайте

GSerg » 06.10.2006 (Пт) 10:43

Как только вы переберёте все варианты решения и не найдёте нужного, тут же обнаружится решение, простое и очевидное для всех, кроме вас

uhm » 06.10.2006 (Пт) 11:06

Добавлю еще, что если Эксель говорит тебе, что что-то сделать нельзя, скорее всего, так и есть. Т. е. если ты пытаешься добавить примечание в режиме совместного доступа, как бы ты ни менял свою программу, ты этого не сделаешь.

KL » 06.10.2006 (Пт) 11:09

Пункт 7 нижеследующего списка недоступных операций в режиме совместного доступа - это ответ на незаданный вопрос:

1. Insert or delete blocks of cells
Alternative: You can insert entire rows and columns.

2. Delete worksheets
Alternative: None

3. Merge cells or split merged cells
Alternative: None

4. Add or change conditional formats
Alternative: Existing conditional formats continue to appear as cell values change, but you can't change these formats or redefine the conditions.

5. Add or change data validation
Alternative: Cells continue to be validated when you type new values, but you can't change existing data validation settings.

6. Create or change charts or PivotChart reports
Alternative: You can view existing charts and reports.

7. Insert or change pictures or other objects
Alternative: You can view existing pictures and objects.

8. Insert or change hyperlinks
Alternative: Existing hyperlinks continue to work.

9. Use drawing tools
Alternative: You can view existing drawings and graphics.

10. Assign, change, or remove passwords
Alternative: Existing passwords remain in effect.

11. Protect or unprotect worksheets or the workbook
Alternative: Existing protection remains in effect.

12. Create, change, or view scenarios
Alternative: None

13. Group or outline data
Alternative: You can continue to use existing outlines.

14. Insert automatic subtotals
Alternative: You can view existing subtotals.

15. Create data tables
Alternative: You can view existing data tables.

16. Create or change PivotTable reports
Alternative: You can view existing reports.

17. Write, record, change, view, or assign macros
Alternative: You can run existing macros that don't access unavailable features. You can record shared workbook operations into a macro stored in another non-shared workbook.

18. Add or change Microsoft Excel 4 dialog sheets
Alternative: None

19. Change or delete array formulas
Alternative: Existing array formulas continue to calculate correctly.

AlVer » 16.10.2006 (Пн) 10:16

Вот код макроса на котором выдается ошибка
.
For J = 1 To 64
Sheets("Neighbours").Activate
Range("B1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = ""
ActiveCell.FormulaR1C1 = "=COUNTIF(R[1]C:R[60000]C," & """" & sysname & """" & ")"
If ActiveCell = 1 Then
Cells.Find(What:=sysname, After:=ActiveCell, _
LookIn:=xlValues, LookAt:=xlWhole, SearchOrder:=xlByColumns, _
SearchDirection:=xlNext, MatchCase:=False).Activate
If ActiveCell.Offset(0, 1) <> "" Then
nn = ActiveCell.Offset(0, 1).Value
ActiveCell.Offset(0, 1).Delete Shift:=xlToLeft
Range("B1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "=COUNTIF(R[1]C:R[60000]C," & """" & nn & """" & ")"
If ActiveCell = 1 Then
Cells.Find(What:=nn, After:=ActiveCell, LookIn:=xlValues, LookAt:= _
xlWhole, SearchOrder:=xlByColumns, SearchDirection:=xlNext, MatchCase:= _
False, SearchFormat:=False).Activate
ActiveCell.Offset(0, 67).FormulaR1C1 = "=COUNTIF(RC[-65]:RC[-2]," & """" & sysname & """" & ")"

If ActiveCell.Offset(0, 67) = 1 Then
Cells.Find(What:=sysname, After:=ActiveCell, LookIn:=xlValues, LookAt:= _
xlPart, SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:=xlNext, MatchCase:= _
False, SearchFormat:=False).Activate
Selection.Delete Shift:=xlToLeft
End If
End If
Else: Exit For
End If
Else
Range("A1").Select
Range("A" & Application.CountA(ActiveSheet.Columns(1)) + 1).Select
ActiveCell.Offset(0, 0).FormulaR1C1 = Bsc
ActiveCell.Offset(0, 1).FormulaR1C1 = sysname
Exit For
End If
Next
.

повторюсь что отключив режим совместного доступа все работает, подскажите как избавиться от данной ошибки, пошаговое выполнение в режиме совместного доступа так же не работает

Сравнительно недавно (после весенне-летних обновлений 2017 года) многие пользователи Office 2016 заметили появление в левом верхнем углу экрана на панели быстрого доступа нового значка необычного вида:

Автосохранение

Это переключатель Автосохранения - побочный эффект от нового режима совместного редактирования, недавно появившегося в последней версии Microsoft Excel 2016. Давайте разберемся в этом поподробнее, ибо у любой медали, как обычно, две стороны и плюсы намешаны с минусами весьма причудливо.

Общий доступ в старых версиях Excel

Формально, одновременное редактирование одного файла сразу несколькими пользователями существовало в Excel еще с 1997 года. Книгу нужно было положить в общую сетевую папку, а затем выбрать в меню или на вкладке Рецензирование команду Общий доступ (Review - Share Workbook) и включить единственную галочку в открывшемся окне:

Общий доступ в старых версиях Excel

В реальности практически никто этой функцией не пользовался, т.к. реализована она была откровенно слабо:

  • Уже при 3-4 одновременных подключениях к файлу Excel начинал нещадно глючить, вылетать с ошибками, терять связь с исходным файлом (и всю вашу работу за последние N минут) и т.д.
  • При одновременном изменении одних и тех же ячеек разными пользователями должно было отображаться окно разрешения конфликтов, но, по факту, это случалось далеко не всегда.
  • Изменения, внесенные другими пользователями, становились видны только после того, как эти пользователи сохраняли файл, т.е. никакого realtime editing не было даже близко.
  • В таком режиме совместного редактирования очень много ценных функций и инструментов Excel становились недоступны. Например, нельзя было воспользоваться фильтром или сортировкой, построить сводную таблицу или диаграмму, раскрасить ячейки условным форматированием и т.д.

В общем и целом, эта штука была в Excel больше "для галочки" и реальной пользы не приносила.

Совместное редактирование в Excel 2016

Можно выбрать нужных людей прямо из адресной книги или создать короткую прямую ссылку на документ, нажав на соответствующую команду в правом нижнем углу:

Получить ссылку

Разные ссылки

По полученной ссылке другие пользователи смогут войти в общий документ и редактировать его одновременно с вами. Вы в реальном времени (задержка 1-2 секунды по ощущениям) сможете видеть кто и в каком месте листа сейчас работает - активные ячейки других пользователей наглядно помечаются цветом и всплывающими подсказками:

Совместное редактирование в Excel 2016

Всех участников редактирования также можно увидеть на иконках в правом верхнем углу окна:

Иконки пользователей

И что совсем хорошо - никаких особых ограничений на применение инструментов Excel теперь в этом режиме совместного редактирования нет. Можете смело строить сводные таблицы, диаграммы, фильтровать или сортировать ваши данные и т.д. Единственное условие - файл должен быть в новом формате (xlsx, xlsm, xlsb, а не старый xls) и в книге не должно быть включенной защиты листов или ячеек.

В общем, реализовано все на порядок лучше, чем было в старых версиях.

Автосохранение: плюсы и минусы

Платой за быстроту обновления картинки на экране при совместной работе стало Автосохранение. Эта функция, будучи включенной, автоматически сохраняет ваш текущий файл после каждого действия, отправляя остальным участникам внесенные вами изменения.

С одной стороны, это хорошо, ибо "на лету" синхронизирует все коллективные правки и отображает действия других пользователей в общей книге почти в реальном времени. Также эта функция позволяет легко откатиться к прошлым версиям книги, т.к. они автоматически сохраняются. С помощью команды Просмотреть все версии в строке заголовка:

Откат к старым версиям

. можно отобразить панель со всеми доступными предыдущими версиями файла и открыть любую из них:

Просмотр старых версий

С другой стороны, минусы у Автосохранения тоже есть:

  • Далеко не всегда нужно сохранять изменения, которые вы вносите в книгу. Представьте себе, например, что вы открыли файл, чтобы проверить какую-то идею или вероятный сценарий. Внесли изменения, посмотрели на пересчитанный результат и потом просто хотите закрыть файл без сохранения, оставив его в исходном состоянии - с включенным Автосохранением такое уже невозможно. В такой ситуации теперь нужно сразу после открытия файла не забыть отключить Автосохранение, иначе все внесенные "на пробу" изменения останутся в документе навсегда.
  • Автосохранение всегда по-умолчанию включено для всех файлов в облачных хранилищах и его статус ("вкл" или "выкл") запоминается внутри каждого файла. Если оно мешает, то его придется отключать для каждого файла отдельно. Глобального переключателя, включающего или выключающего Автосохранение сразу для всего Excel нет (точнее, придется лезть в реестр Windows, что не каждому под силу)
  • Из вкладки Файлпропали команды Сохранить и Сохранить как - теперь их заменяет Сохранить копию (Save a Copy) :

Пропали команды Сохранить и Сохранить как

Как отключить Автосохранение в Excel

Если вы не работаете в команде и новый режим совместного редактирования вам совершенно точно не нужен, а Автосохранение, наоборот, сильно мешает, то отключить его можно только путем редактирования реестра Windows.

Предупреждение : реестр - это, своего рода, база данных со всеми внутренними настройками Windows и установленных программ. Редактирование реестра - это как нейрохирургия: разрезал на сантиметр правее, чем нужно - и человек вместо выздоровления оглох (Excel перестал запускаться и т.п.). Если вы никогда раньше не редактировали реестр, то лучше обратитесь к знакомым айтишникам. Кроме того, большинству корпоративных пользователей таких прав не дают по определению, поэтому придется обращаться к системным администраторам.

Если, все же, решились сделать все сами, то жмем на клавиатуре одновременно клавиши Win (с флагом) и R, в открывшееся окно пишем regedit и жмем ОК:

редактор реестра

Затем на дереве в левой панели находим нужную ветку (папку) реестра:

HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Excel\

Ветка реестра

Теперь щелкаем правой кнопкой мыши в правую панель окна и выбираем Создать (New) - Параметр типа DWORD:

Создаем параметр DWORD

Затем вводим имя параметра DontAutoSave и, открыв его двойным щелчком, его значение - 1:

Значение параметра

Все, можно выдохнуть, закрыть редактор реестра и, для надежности, перезагрузиться. Автосохранение должно отключиться для всего Excel.

Читайте также: