Программа 1с для учета компьютерной техники
Обновлено: 07.07.2024
Сисадмину на заметку: "Как сэкономить до 6 тысяч рублей при покупке дополнительного клиентского ключа 1С и подписки ИТС ПРОФ + получить конфигурацию 1С для учета компьютерного оборудования, оргтехники и ПО".
Отдел продаж Компании Онлайн делится полезными советами для бухгалтеров и системных администраторов.
Если организация регулярно продлевает подписку "ИТС ПРОФ" и ей потребовался дополнительный клиентский ключ от платформы "1С:Предприятие", то вместо того, чтобы просто купить еще один USB-ключ на 1 рабочее место за 8200 руб. можно купить программный продукт "1С:Предприятие 8. ITIL Управление информационными технологиями предприятия СТАНДАРТ".
| Наименование | Стоимость, руб. |
|---|---|
| 1С:Предприятие 8. ITIL Управление информационными технологиями предприятия СТАНДАРТ | 11500 |
В комплект поставки данного продукта входит USB-ключ от платформы 1С:Предприятие 8 на 1 рабочее место + купон льготной подписки ИТС ПРОФ на 3 месяца + собственно сама конфигурация "1С:ITIL Управление информационными технологиями", которая позволяет вести учет компьютерного оборудования, оргтехники и ПО, учет ремонтов и обслуживания + служба "Service Desk" для автоматизации службы технической поддержки (регистрация обращений пользователей, контроль исполнения, учет трудозатрат), что также может оказаться очень полезным для IT-службы предприятия.
Если покупать ключ и подписку ИТС отдельно, то стоимость оставит:
Таким образом, приобретение данного программного продукта выгодно с экономической точки зрения даже если не устанавливать конфигурацию "1С:ITIL Управление информационными технологиями предприятия СТАНДАРТ" из комплекта поставки, но мы рекомендуем ее использовать, т.к. данная конфигурация является очень полезным инструментом автоматизации IT-службы любого предприятия.
Конфигурация не имеет дополнительной защиты и в пределах одной локальной сети может использоваться на всех рабочих местах, которые обеспечены лицензиями на платформу "1С:Предприятие 8".
Решение является универсальным и подходит, как для коммерческих организаций, так и для бюджетных учреждений.
Функциональные возможности
- Учет компьютерного оборудования, оргтехники и программного обеспечения в разрезе серийных номеров, цен, статей затрат, рабочих мест, материально ответственных лиц и организаций, а также учет ремонтов и обслуживания. Встроенные отчеты позволяют производить анализ совокупной стоимости владения с учетом стоимости обслуживания, контроль исполнения и уровня сервиса.
- Service Desk (служба поддержки) позволяет регистрировать обращения пользователей, контролировать инциденты на первой линии поддержки, назначать исполнителей и вести учет трудозатрат. Есть возможность гибкой настройки бизнес-процессов обработки обращения пользователя, а также уведомление пользователей.
- Встроенная база знаний позволяет накапливать информацию об инцидентах и увеличивать количество обращений, решенных на первой линии "Service Desk".
Если данная статья была для Вас полезной, то Вы можете поддержать авторов нашего сайта, оставив свой отзыв. Если у Вас установлен Яндекс.Браузер, то в правом верхнем углу браузера нажмите на кнопку отзывов.
Рост бизнеса многих компаний часто сопровождается увеличением количества и расширением парка используемого оборудования. В результате задача организации оперативного учета оборудования становится для таких компаний очень актуальной.
Для автоматизации учета оборудования в средних и крупных организациях предлагается прикладное решение «Бизнес-Плюс:Оборудование». Данный программный продукт разработан на платформе «1С:Предприятие 8» и позволяет организовать учет производственного, торгового, офисного и ИТ-оборудования.
В программе предусмотрена возможность создавать наглядные планы размещения оборудования на территории предприятия, автоматизирована инвентаризация парка оборудования с использованием штрихкодирования. Жизненный цикл единицы учета в программе включает ввод в эксплуатацию, перемещение, обслуживание, ремонт и вывод из эксплуатации. Предусмотрен расчет совокупной стоимости владения (TCO – Total Cost of Ownership). Рассмотрим основные возможности программы.
Список рабочих мест
В системе реализовано хранение иерархического списка рабочих мест – мест использования или хранения оборудования. Группировка рабочих мест отражает их территориальное расположение, например город/адрес/этаж/кабинет. К каждому рабочему месту можно прикрепить иерархический список оборудования, отражающий взаимосвязь объектов учета. Список оборудования рабочего места кассира может содержать, например, «Денежный ящик Posiflex», «Клавиатуру LPOS со считывателем магнитных карт», «Монитор 15” Samsung», «Сканер штрихкода Metrologic» и «Фискальный регистратор ФЕЛИКС».
Для каждого рабочего места можно задать произвольное количество параметров: инвентарный номер, номер розетки, IP-адрес, напряжение электросети и т.д. За каждым рабочим местом закрепляется ответственный.
Планы размещения оборудования
Программа содержит инструменты, которые позволяют создавать в графическом виде планы помещений и указывать на них расположение конкретных рабочих мест. Можно создавать иерархию планов, например здание/этаж/магазин, здание/этаж/офис и т.д. Таким образом, в случае если на плане территории завода отражено здание цеха, то возможен быстрый переход к работе с планом этого цеха.
Планы помещений тесно взаимосвязаны с иерархией рабочих мест и списком оборудования. При выборе рабочего места выводятся список установленного оборудования и расположение рабочего места на плане.
Жизненный цикл оборудования
Для регистрации операций с оборудованием в программе используются документы «Поступление оборудования», «Перемещение оборудования», «Передача в ремонт», «Приемка из ремонта» и др. Программа позволяет отслеживать жизненный цикл каждой учетной единицы. В карточке единицы оборудования можно посмотреть историю операций и при необходимости открыть соответствующий документ.
Планирование и регистрация факта обслуживания оборудования выполняются с помощью документа «Обслуживание». Реализованы два вида нормативов обслуживания – «по периоду» и «по выработке». Норматив «по периоду» используется, например, для станка, который необходимо обслуживать периодически, каждые полгода. Для планирования обслуживания принтера, например после печати на нем 15 000 страниц, применяется норматив «по выработке».
В программе предусмотрена возможность хранения параметров моделей оборудования, а также отдельных экземпляров оборудования. Можно хранить, например, такие параметры, как «гарантийный срок обслуживания», «серийный номер», «инвентарный номер», «емкость жесткого диска» и т.д.
Реализовано ведение учета «по экземплярам» и «по партиям». Учет «по экземплярам» применяется для учета компьютеров, оргтехники, мебели и т.д. Для расходных материалов используется укрупненный учет «по партиям».
Для анализа данных об оборудовании используется гибкий отчет. Параметры данного отчета, а также оформление можно настроить. Есть предустановленные наборы настроек, позволяющие сформировать, например, отчет по остаткам, отчет по движениям за период, отчет по совокупной стоимости владения (TCO).
Использование штрихкодирования
В процессе инвентаризации оборудования выполняется сверка учетных и фактических данных. Для облегчения операции массового пересчета в программе предусмотрено использование технологии штрихкодирования.
Штрихкодирование также удобно использовать для оформления операций с отдельными единицами оборудования при передаче в ремонт и приемке из ремонта, при переоценке, планировании и регистрации факта обслуживания и т.д. Например, при поступлении в ремонт вышедшего из строя кассового аппарата достаточно отсканировать его штрихкод, чтобы определить рабочее место, на котором он был установлен.
Дистанционный сбор данных по IT-оборудованию
Учет IT-оборудования в программе в некоторой степени отличается от учета прочего оборудования. Так, программа позволяет автоматизировать дистанционный сбор данных об IT-оборудовании, которое находится в сети. При оформлении операции ответственный работник должен только выбрать тип документа движения. Заполнение документов производится автоматически, поэтому вероятность ошибки в данных сведена к минимуму.
Разграничение прав доступа
В программе реализованы различные варианты разграничения прав доступа пользователей в работе с данными. Можно разграничить доступ к спискам оборудования, например по подразделениям. Подразделения могут самостоятельно вести учет, при этом данные всех подразделений доступны в головной организации.
Для ситуации, в которой разные сотрудники отвечают за учет различных типов оборудования, можно разграничить права доступа к данным по типу оборудования. Например, учетом торгового оборудования может заниматься один работник, а учетом компьютеров и оргтехники – другой.
Простота внедрения
Перед началом работы с программой «Бизнес-Плюс:Оборудование» заполняются списки ответственных за оборудование, рабочих мест и моделей оборудования. Затем оборудование приходуется на рабочие места и закрепляется за материально ответственными лицами.
Для упрощения внедрения в программе предусмотрено использование таких встроенных технологий операционных систем Windows, как Active Directory и WMI (Windows Management Instrumentation). Это позволило автоматизировать загрузку списка ответственных, первоначальное заполнение сведений о парке ИТ-оборудования, а также создание списка рабочих мест.
Интеграция и учет основных средств
Программу «Бизнес-Плюс:Оборудование» можно использовать как отдельный продукт. Ее можно также интегрировать с программами «1С:Управление производственным предприятием 8» или «1С:Управление торговлей 8».
При интеграции повышается удобство работы, все операции регистрируются в одной информационной базе. Еще одно преимущество интеграции с «1С:Управление производственным предприятием 8» заключается в возможности настройки совместного использования «Бизнес-Плюс:Оборудование» с подсистемой учета основных средств.
Сегодня программный продукт «Бизнес-Плюс:Оборудование» успешно используют более десяти компаний в г. Челябинске и других городах России. В результате его внедрения на предприятиях поставлен управленческий учет оборудования, упорядочено закрепление материальной ответственности, ведется учет ремонтов и технического обслуживания, автоматизирован сбор данных об ИТ-оборудовании. Стали также доступны для анализа данные о составе и стоимости парка оборудования.
Программный продукт «Бизнес-Плюс: Оборудование» получил от фирмы «1С» сертификат «Совместимо! 1С:Предприятие».
Оперативность и комплексность предоставляемой информации — вот основные преимущества данной подсистемы в «1С:ITIL».
Используемые технологии
- Один клик — одна операция.
- Интеграция с внешними справочниками, НСИ ERP систем.
- Штрихкодирование.
- Расширяемый набор свойств объектов учета.
- Интеграция с бухгалтерским учетом.
- Любой отчет без изменения конфигурации.
Мы постарались сделать данную подсистему не только функциональной, но и удобной для оперативной работы каждого сотрудника. Использование передового опыта ITIL и интеграция с требованиями бухгалтерии позволяет в разы сократить трудоемкость учета и инвентаризации активов. Почувствуйте разницу, узнайте как можно повысить эффективность своей работы:
Директору по ИТ:
Создать комплексную систему управления, включающую в себя процесс управления конфигурациями, отчетность и метрики оценки результата работы сотрудников. В любой момент получить отчет о количестве единиц вычислительной техники, лицензий, комплектующих, их расположении и расходах по статьям бюджета и видам работ.
Руководителям компании:
Реализовать эффективный учет, оптимизировать затраты, стандартизовать управление вычислительной техникой и активами. Возможность отображать состояния объектов обслуживания,по всем услугам и проектам, их работоспособность, стоимость и влияние простоев на ход проекта.
Инженерам службы сопровождения:
База знаний и история ремонтов техники, позволяет быстрее производить диагностику оборудования. Все необходимые в оперативной работе действия выполняются не далее одного клика мышкой (поступление, перемещение, комплектация, обслуживание,списание). Возможно оперативное формирование документов для бухгалтерии (ОС-1,ОС-2, накладная). Вы можете в любой момент добавить необходимые формы, например паспорт оборудования.
Системным администраторам:
Вести учет техники, расходных материалов по каждому клиенту, рабочему месту. Управлять событиями систем мониторинга как ИТ* компонентов инфраструктуры, систематизировать информацию о предоставлении прав доступа к настройкам оборудования.Вести учет программного обеспечения и оборудования как объектов основных средств в единой базе регламентированного учета.
Возможности подсистемы Управления конфигурациями и активами услуг:
Единый классификатор моделей активов — самостоятельное создание моделей активов произвольным набором атрибутов (серийный номер, ответственный, напряжение питания, тип подключения, необходимые библиотеки и т.п.). Количественный учет в разрезе рабочих мест, материально ответственных лиц и организаций.
В версии Cтандарт отображение возможно по определенному рабочему месту и материально ответственным лицам.
В версии ПРОФ/КОРП возможен учет по клиентам,организациям, филиалам, ЦФО, объектам Active Directory, местам расположения, установки, монтажа, обслуживания, подразделениям компании.
Суммовой учет активов ведется в разрезе статей затрат, что облегчает анализ совокупной стоимости владения активами. Учитывается стоимость активов, их обслуживания. Стоимость относится на определенную статью затрат с возможностью последующей оценки.
Поштучный учет активов в разрезе серийных номеров. Каждый актив имеет уникальный серийный номер.
Учет ремонтов и обслуживания. В процессе эксплуатации активы изнашиваются и требуют ремонта и обслуживания. Существуют параметры выработки актива, они определяют необходимость обслуживания.
Дополнительные свойства моделей актива и рабочих мест. Вы можете самостоятельно создать нужные ему свойства актива, модели актива или рабочего места и указать их значения. Как только Вы добавили новое свойство или реквизит, Вы тут же можете сформировать отчет>с использованием данного реквизита.
Модуль «Smart Service Desk» содержит механизмы учета компьютерного и прочего оборудования предприятия. Учет оборудования ведется в отдельном справочнике «Оборудование предприятия».
В справочнике можно указать дату приобретения оборудования, срок гарантии, поставщика, контактное лицо и договор поставки. Кроме того, можно указать заводской и инвентарный номер оборудования, а также подразделение предприятия, где используется оборудование и ответственного сотрудника.
Ссылки на оборудование могут быть указаны в документах регистрации инцидентов и проблем
Подсистема содержит механизм для автоматического сканирования сетевого оборудования и автоматического формирования элементов справочника.
Для запуска автоматического сканирования нажмите кнопку «Прочитать оборудование сети». Данная опция доступна для запуска в операционных системах Windows 10 / 8 / 7 / Vista / XP.
Если пункт меню «Прочитать оборудование сети» недоступен в верхней командной панели формы (из-за недостаточной ширины окна), то он расположен в группе пунктов «Еще».
После выполнения сканирования сетевого окружения справочник будет заполнен автоматически. В дальнейшем его можно отредактировать, создать необходимые группы и новые элементы.
Важно! В программе поддерживается печать наклеек с qr-кодами для оборудования.
Для удобства заполнения справочника предусмотрен автоматический поиск изображений оборудования в интернете. Для поиска изображения в интернете откройте элемент справочника оборудования и нажмите на ссылку как показано на рисунке ниже – откроется форма поиска изображений.
Пользователь также может выбрать подходящий размер изображения, для этого после нажатия на картинку необходимо выбрать пункт «Показать доступные размеры» и выбрать подходящий размер изображения. Доступен и вариант выбора изображения с диска компьютера.
Ссылку на оборудование предприятия можно указывать в документах «Заявка в тех. поддержку».
Учет лицензий на ПО
Подсистема «Service Desk» позволяет вести детальный учет оборудования и лицензий на программное обеспечение (ПО).
Учет лицензий на программное обеспечение ведется в справочнике «Лицензии предприятия». В форме лицензии можно указать различные параметры, связанные с лицензий, например, начало срока действия лицензии, окончание срока лицензии (если установлен), а также серийный номер программного продукта (если необходимо), подразделение в котором используется лицензия и ответственного сотрудника. В форме также можно указать лицензиара (поставщика) программного обеспечения, договор поставки и контактное лицо лицензиара.
К каждому элементу справочника «Лицензии предприятия» можно приложить один или несколько файлов. Открыть справочник лицензий можно в подсистеме «Service Desk», пункт «Информация \ Лицензии предприятия (ПО)»
Пример элементов справочника «Лицензии предприятия» приведен на рисунке ниже.
В заявках на техническую поддержку можно указывать ссылки на элементы справочника лицензий.
В форме списка лицензий можно установить отбор по подразделению, а также флажок «Только действующие лицензии», в таком случае в списке будут отображаться только лицензии, у которых либо не установлен срок действия, либо он еще не истек.
Читайте также: