Простой как оформить в 1с

Обновлено: 07.07.2024

Да, коронавирус принес много изменений в работу каждого из нас. У кого-то просто нерабочие, оплачиваемые дни, кто-то в отпуске или работает дистанционно. А вот у моих дорогих бухгалтеров работы прибавилось. Причем абсолютно во всех вопросах бухгалтер-самый главный человек в компании. И за пожарную безопасность и за аттестацию рабочих мест, а вот теперь и за получение пропусков на работу-все звонят бухгалтеру. Вот не понятно, ПОЧЕМУ? Ну, это лирическое отступление. Точнее боль души за моих любимых клиентов. Но я хотела поговорить не об этом. Вчера поступило несколько вопросов, связанных с оформлением простоев в организации, по причинам, не зависящим от работодателя и работника. Сегодня, я предлагаю вашему вниманию новую статья на эту тему.

ВАЖНО! Нерабочие дни не подходит для оформления простоя, так как простой это приостановка работы в рабочее время по производственному календарю.

Итак, чуть-чуть теории. Простой – это временная приостановка работы по различным причинам, например, экономического, технологического и т.п.

В ТК РФ установлен минимальный размер оплаты простоя. Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, оплачивается в размере не менее 2/3 тарифной ставки, оклада, рассчитанных пропорционально времени простоя (ст. 157 ТК РФ). Организация может устанавливать конкретный размер оплаты в своих нормативных актах, но не ниже минимального. Ну и конечно же, оплата простоя облагается и НДФЛ и всеми страховыми взносами.

Произведем в программе следующую настройку: в разделе Настройка расчета зарплаты открываем Настройку состава начислений и удержаний.

На закладке Учет отсутствий установите флажок Простои и отстранения

Кстати, если в организации оплачиваются простои не только по дням, но и по часам, то на закладке Почасовая оплата нужно установить флажок Применение почасовой оплаты. Тогда на закладке Учет отсутствий станет доступен флажок В том числе внутрисменные:

После этой настройки у нас появилась возможность создать документ Простой, отстранение от работы. Этот документ можно создать в разделе Зарплата ® Все начисления

В принципе, заполнение документа интуитивно понятно. Давайте рассмотрим основные реквизиты документа. Обязательно правильно выбирайте месяц в шапке документа, даты начала и окончания простоя, вид документа, в нашем случае Простой и причину.

Затем в табличной части подбираем сотрудника и программа сама рассчитывает оплату.

Проверим полученный результат.

Оклад данного сотрудника 25000 руб, рабочих дней в марте - 19, простой был оформлен на 5 рабочих дней.

Кстати, по кнопке Печать доступен приказ о временной приостановке работ:

Конечно, по кнопочке Печать доступен подробный расчет начислений, но… подробный он так себе.

Страховые взносы будут начислены документом Начисление зарплаты и взносов.

2) А теперь рассмотрим, как начислить простой в программе 1С:Бухгалтерия 8.

Здесь, к сожалению, нет возможности установить волшебный флажок, который запускает новые возможности программы. Придется настраивать начисление самим и рассчитывать сумму на калькуляторе.

В разделе Зарплата и кадры открываем Настройки зарплаты

Затем в раскрываемой группе Расчет зарплаты открываем список начислений. И создаем новое начисление.

Указываем наименование начисления, код дохода НДФЛ, напоминаю, что это доход, облагаемый страховыми взносами, при необходимости указываем способ отражения в бухучете.

Начисление простоя выполняется документом Начисление зарплаты. Можно, например, сделать это в конце месяца, при начислении зарплаты всем сотрудникам. Заполнив документ автоматически мы устанавливаем курсор на том сотруднике, котором нужно рассчитать простой и нажимаем на кнопку Начислить.

В появившемся окне надо ввести сумму, предварительно рассчитанную на калькуляторе. Для простоты исходные данные те же, что и в программе 1С:ЗУП. Оклад – 25000, простой с 23.03.20 по 29.03.20

Рассчитываем, сколько положено оплатить сотруднику за отработанные 14 дней из 19 рабочих. И исправляем сумму начислений:

Нажимаем Ок, проводим документ и откроем проводки, которые сделал документ. Так как в настройке начисления мы не указали способ отражения в бухучете, то начисление простоя отражается на тот же счет затрат, на какой отражается начисление по данному сотруднику.

Вот и все, что я хотела Вам рассказать про оплату простоя. Спасибо Вам за вопросы. Пишите нам в соцсетях или в комментариях, какие еще темы вам хотелось бы рассмотреть. А мы постараемся подготовить для вас материалы.

Обычно в трудовом договоре сотрудника прописано время, когда он должен выполнять должностные обязанности. Работодатель же со своей стороны обязан учитывать фактически отработанное время.

Что представляет собой документ?

Речь идет об обязательном документе, который организации в обязательном порядке составляют каждый месяц. На его основе сотруднику начисляется зарплата и отпускные, а также положенные командировочные. Сам бухгалтер обычно табель не заполняет. Он получает сведения от подразделений, а затем формирует расчетную ведомость и начисляет зарплату.

Наглядно документ выглядит как таблица, в которой отражаются все выходы и неявки за месяц, а также часы, которые сотрудник отработал за определенный день. Указываются и причины отсутствия работника.

До того, как форма табеля стала доступна в программах 1С 8.3, этот документ приходилось заполнять в Excel. Конечно, на это уходило много времени, что вызывало неудобство.

Сейчас табель легко формируется в 1С. Расскажем, где его отыскать в программе и как корректно настроить заполнение.

Ограничения по возможностям

Нельзя упускать из виду важные моменты. Например, тот факт, что в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0» в табеле учета нельзя автоматически отразить командировку, прогул, переработку или отпуск без сохранения заработной платы. Речь идет только о типовой конфигурации. Однако все эти опции открыты пользователям в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Еще один момент, который касается типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0». Учет отпусков, больничных, исполнительных документов ведется только в том случае, если в компании числится до 59 сотрудников включительно. Когда их 60 или более, то также следует применять 1С:ЗУП 8.

Где найти «Табель учета рабочего времени» в 1С: Бухгалтерия 8.3?

Почему-то некоторые пользователи затрудняются с поиском Табеля в программе. Однако в типовых конфигурациях все просто. Откройте раздел Зарплата и кадры, далее Кадровый учет — Отчеты по кадрам — Табель учета рабочего времени.

Таким образом, «Табель учета рабочего времени» больше напоминает отчет, нежели рабочий документ.

Автоматическое заполнение

Табель учета рабочего времени ведут и заполняют по утвержденному Правительством производственному календарю РФ и графику работы 5-ти дневной 40-часовой рабочей недели. Табель заполняется на основе данных:

производственного календаря;
отпусков;
больничных листов;
документа приема на работу;
увольнения.

Работаем с производственным календарем

В программах 1С размещен производственный календарь, который соответствует всем российским праздниками и переносам выходных, которые утверждены Правительством РФ. Но не обязательно оставлять его в таком виде, вы можете внести в него изменения. Например, добавить региональные выходные.

Чтобы это сделать, зайдите в Главное меню, затем откройте Все функции — Справочники. Далее — Производственные календари.

Производственный календарь в «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0» следует настраивать каждый год.

Чтобы при заполнении табеля учета рабочего времени учитывались данные документов «Отпуск» и «Больничный лист», необходимо в настройках расчета заработной платы поставить флажок «Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов».

Пошаговое формирование Табеля в 1С

Чтобы сформировать Табель учета рабочего времени по форме Т-13, необходимо заполнить поля:

период;
организация;
подразделение.

Сделать это нужно, нажав кнопку Настройки.

В Периоде необходимо указать месяц, за который формируется текущий табель.

Чтобы указать Организацию, выберете нужную вам из списка, если в базе их ведется несколько.

Если нужно сформировать табель по подразделению отдельно, то выберете его из справочника Подразделения.

Заходим во вкладку Отборы, вид Простой. Здесь нужно указать фамилии и должности ответственных, которые в итоге подписывают документ.

В случае, если вы составляете табель для одного работника, то можно использовать дополнительный лист и установить:

галочку Сотрудник;
фамилию выбрать из справочника Сотрудники по ссылке Подбор.

Данный вариант необходимо заполнить, если заполняете табель для всех сотрудников. Уберите галочку с поля Сотрудник и установить Вид — Расширенный.

Далее табель сформируется отдельно по каждому подразделению.

В случае, если в компании совсем мало работников, но при этом есть подразделения, то лучше формировать Табель по всей организации. Зайдите во вкладку Структура и уберите из состава группировки Подразделение.

После этого вы можете Завершить редактирование — Закрыть и сформировать.

Другие настройки

Зайдя в раздел «Настройки», вы найдете форму дополнительных настроек.

Чтобы не было путаницы, расшифруем для вас обозначения, которые предлагает форма Т-13:

Важно перед формированием документа

Очень важно обратить внимание на следующие моменты перед тем, как вы будете заполнять отчет:

производственный календарь должен быть настроен в соответствии с региональными изменениями;
все месячные отпускные и больничные должны уже быть начислены;
а вот время работы, которое отражается в документе Начисление зарплаты на формирование табеля никак не влияет.

Чтобы использовать программу с актуальными справочниками, позаботьтесь о том, чтобы у вас был действующий договор 1С:ИТС.

Если у вас возникнут трудности при формировании Табеля в 1С, обратитесь за помощью к нашим специалистам по телефону.

Возможности программы 1С позволяют пользователю сформировать табель, а также вывести его в специальное окно для последующей печати. В статье рассмотрим, как происходит формирование табеля в 1С:ЗУП, а также рассмотрим доступные варианты учета отработок и определим, для чего необходим каждый из них. Кроме того, в материале представлена подробная инструкция формирования табеля учета рабочего времени.

Антикризисное предложение с 1С:ЗУП

Настройку 1С ЗУП под изменения законодательства и новые введения в связи с ограничениями;
Настройку электронного кадрового документооборота с сотрудниками;
Настройку интеграции 1С:ЗУП с Корпоративным порталом;
Создание корпоративного портала, если у вас его нет.

Учет рабочего времени в 1С:ЗУП

В различных компаниях предусмотрены свои способы учета отработок. Они напрямую влияют на порядок внесения данных о рабочем времени в программу 1С:ЗУП, а также на дальнейшую выдачу заработной платы сотрудникам.

Учет отработки может осуществляться двумя основными способами:

Учет отработанного времени. Данный способ предполагает, что проводится сплошная фиксация (регистрация) реальных отработок. Кроме того, такой способ учета отработок предполагает не только фиксирование имеющихся отклонений, но и последующее заполнение табеля. Формирование обязательной формы отчета (табель Т–13) осуществляется на базе учтенных фактических данных.
Учет отклонений. При этом в программу 1С:ЗУП вносятся следующие данные: расхождения с исходным графиком работника, например. прогулы, невыходы на работу, взятые отпуска и т.д. При учете отклонений ведение табеля не является обязательным, а регистрация всех выявленных отклонений проводится отдельно.

Обратите внимание: программа 1С:ЗУП рекомендует использовать метод внесения отклонений.

Приказ о приеме на работу для каждого конкретного сотрудника содержит данные о графике его работы. Базой предоставления такой информации является производственный календарь. Последний, в свою очередь, учитывает предпраздничные дни, праздничные дни, а также выходные.

Для того чтобы выполнить проверку производственного календаря в программе 1С:ЗУП, необходимо обратиться к разделу "Настройки", а затем выбрать вкладку "Производственные календари". Кроме того, это можно сделать, обратившись к опции "Графики работы сотрудников".

Если в программе 1С подключена интернет–поддержка, обновление производственного календаря происходит в автоматическом режиме.

Производственный календарь – основа, позволяющая определить норму отработок. Для того чтобы вывести на экран таблицу временных норм, а также перечень рабочих и выходных, календарных дней для конкретного квартала или месяца, необходимо обратиться к кнопке "Печать".

В программе 1С: ЗУП график "Пятидневка" уже создан по умолчанию. Для того чтобы ознакомиться с перечнем всех доступных графиков, пользователю необходимо обратиться к опции "Графики".

В нашем случае открытый график "Пятидневка" содержит информацию о информацию о выходных и рабочих днях (на основе загруженного календаря).

Табель учета рабочего времени заполняется на основе данных, рассмотренных выше. при необходимости пользователь 1С может создать дополнительные графики самостоятельно. Например, исходя из установленных требований учета, выделить для своей организации смены, ночные часы. Кроме того, предусмотрена возможность задания дополнительных настроек.

Программные возможности 1С позволяют реализовать даже самые сложные схемы учета отработанного сотрудниками времени – настройка достаточно проста.

Обратившись к опции "Изменить свойства графика", оператор 1С:ЗУИ может провести настройку часов работы, а также при необходимости задать свои параметры. На рисунке представлен сменный вариант графика.

Заполнение табеля учета рабочего времени осуществляется на основе настроек, заданных пользователем ранее. Кроме того, рабочее время конкретного сотрудника будет учтено при начислении заработной платы.

Обратите внимание, что при приеме на работу каждому новому сотруднику задается график. При этом можно изменить данные, указанные ранее. Для этого пользователю необходимо обратиться к документу "Кадровое перемещение".

Кроме того, возможности программы 1С позволяют пользователю изменить график и для выбранной группы (списка) сотрудников. Для этого необходимо создать новый кадровый приказ, обратившись к разделу "Кадры" и выбрав вкладку "Приемы на работу, переводы, увольнения".

Обратите внимание, что программа ЗУП дает возможность ввести и индивидуальный график, например, в случае, если определенному сотруднику на конкретный период времени требуется изменить условия работы. Сюда относят установку сокращенных дней, а также корректировку выходных и рабочих дней.

При этом расчет временной нормы будет осуществляться не на основе основного графика (который в свою очередь обозначен в соответствующем приказе. Норма будет определена на основе обновленных данных.

Для ввода "Индивидуального графика" пользователю ЗУП необходимо обратиться к разделу "Зарплата", затем выбрать вкладку "Учет времени". Далее из раскрывающегося списка необходимо вбрать сотрудников, которых коснется изменение. Таким образом, в табличной части документа задается новый график для группы работников.

Если сотрудник не вышел на работу по каким–либо причинам, это необходимо отразить в программе. Невыход работника отображается путем внесения документов отклонений. Последние отображаются в табеле в автоматическом порядке.

Несмотря на это, при таком способе учета табель не вносится как отдельный документ. Пользователю необходимо представить его в виде отчета.

Обратите внимание, что подобная опция доступна не только в программе "Зарплата и управление персоналом", но и в программе 1С:Бухгалтерия.

Где найти табель учета рабочего времени в 1С:ЗУП?

В программе "Зарплата и управление персоналом" пользователю доступно два варианта создания табеля – в виде документа или в виде отчета.

Табель рабочего времени в виде документа доступен оператору в разделе "Зарплата". На новой странице необходимо выбрать вкладку "Отчеты по зарплате". Далее нудный табель будет автоматически заполнен на основании введенных документов начисления.

При этом в 1С формирование табеля как отчета осуществляется как по выбранной группе сотрудников, так и по всем работникам, учтенных в компании. Для того подбора сотрудников в табель пользователю необходимо обратиться к кнопке "Подбор".

Сформированный отчет содержит информацию о выходных (на основании графика), так фиксацию отработок. Если пользователь выбрал метод сплошной регистрации отработок (в свою очередь, не рекомендуется в 1С), вводится новый "Табель отработанного времени сотрудником". Для того чтобы найти документ, необходимо обратиться к разделу "Зарплата", затем выбрать кнопку "Табели" и щелкнуть кнопку создания нового табеля.

Заполнение табеля учета рабочего времени в 1С:ЗУП – пошаговая инструкция

Обратившись к форме создания нового табеля рабочего времени, пользователь устанавливает месяц, за который необходимо провести начисление, а также выбирает дату формирования документа в 1С. Далее необходимо нажать кнопку "Заполнить".

Таблица создаваемого табеля будет автоматически заполнена. При этом будут учтены документы отклонений, которые основаны на реальных отработках персонала. Обратите внимание, что необходимо следить за своевременным внесением корректировок в документ (если они при этом также вносятся в отклонения). Обязательное условие для корректности расчетов – совпадение периодов документа "Табель" с периодами документов отклонений.

Ниже приведем их обозначения:

НН – невыход сотрудника на работу.
Б – больничный.
Я – явка работника.
Н – ночные часы.
ОТ – дни отпуска.
В – выходной сотрудника.

Для того чтобы сохранить документ, необходимо обратиться к кнопке "Провести". Для того чтобы вывести табель на печать, щелкните по клавише F13. Итог – нужный табель сформирован.

Некоторые пользователь 1С сталкиваются со следующей проблемой: при нажатии на кнопку "Заполнить" в форме, заполнение табличной формы не происходит автоматически. Это происходит потому, что графики работников за выбранный период не заполнены. Такая ошибка часто характерна для начала нового календарного года.

Для того чтобы заполнить графики сотрудников, необходимо перейти в "Графики" и обратиться к опции "Заполнить".

Далее будет создан новый документ. При необходимости исходную версию можно просмотреть, кликнув на гиперссылку "Открыть исправленный документ".

Если форма документа (табеля) будет изменяться в последующие месяцы, пользователю следует устанавливать месяц начисления, а также текущую дату.

Следуя всем рекомендациям, заполнение табеля в 1С:ЗУП не составит труда. Но если у вас остались вопросы - звоните нашим специалистам!

Отличительная особенность формы отпуска «за свой счет» - оформление выхода сотрудника на отдых без сохранения заработной платы. Иногда работник по семейным обстоятельствам или в силу других причин просит организацию предоставить такой отпуск, предварительно составив соответствующее заявление. Рабочее место за сотрудником сохранится, но период пребывания в отпуске «за свой счет» не будет включаться в трудовой стаж и оплачиваться даже по минимальной ставке. В этом его принципиальное отличие от классического ежегодного отпуска.

Как оформить отпуск за свой счет в 1С:ЗУП?

Перед оформлением отпуска кадровик должен выбрать подходящие настройки расчета зарплаты. Операция выполняется в пункте «Расчет зарплаты» раздела «Настройка». Пользователь должен кликнуть по гиперссылке под названием «Настройка состава начислений и удержаний».

Далее потребуется открыть дополнительный раздел настроек под названием «Отпуска». Он находится в списке, расположенном слева. Здесь пользователю нужно отметить чекбокс напротив пункта «Отпуска без оплаты». В списке есть пункт «в том числе, внутрисменные». Его нужно отметить, если требуется учет внутрисменных отпусков. Действия подтверждаются активацией клавиши «Применить и закрыть».

Отпуск без сохранения отражен в программе в общей базе информации документом с аналогичным именем. Документ находится в разделе программы под названием «Зарплата». После перехода в этот раздел нужно выбрать пункт «Отпуска», активировать клавишу «Создать» и выбрать операцию «Отпуск без сохранения оплаты». Чуть ниже в этом же перечне операций располагается пункт под названием «Отпуск без сохранения оплаты списком». С помощью операции можно оформлять данный вид отпуска для нескольких сотрудников предприятия одновременно.

Описываемую процедуру хорошо иллюстрирует пример из практики. Сотрудник Иванова А.С. подает заявление на предоставление отпуска «за свой счет» с 1 по 10 февраля в силу семейных обстоятельств. Работник кадровой службы указывает в программе наименование организации, месяц, выбирает из списка нужного сотрудника. Если отпуск внутрисменный, проставляется чекбокс напротив фразы «Отсутствие в течение части смены». Также указываются даты и общее количество часов отсутствия. В поле «Вид отпуска» должно быть выбрано значение «…без оплаты по ч.1 ст.128 ТК РФ». Заключительные действия – определение дат начала и конца отпуска, указание причины в поле «Основание».

Перед проведением отпуска добавляются прочие реквизиты, если в этом есть необходимость. Затем в шапке формы документа следует активировать иконку принтера и сформировать приказ о предоставлении отпуска на печатном носителе. Единая форма документа – Т-6.

Если на предприятии планируется совмещение, нужно вводить одноименный документ по кнопке «Создать на основании». Он нужен для официального назначения дополнительной оплаты работнику, который возьмет на себя должностные обязанности коллеги, ушедшего в отпуск. Основные реквизиты здесь уже добавлены. Пользователю потребуется лишь указать данные совмещающего сотрудника и сумму доплаты. После выполнения всех перечисленных операций документ можно проводить.

По кнопке “Печать” можно распечатать приказ на совмещение. В будущем при расчете заработной платы за месяц документ уменьшит начисление на указанное в нем время.

Остались вопросы по оформлению отпуска за свой счёт в 1С:ЗУП? Закажите консультацию наших специалистов!

Читайте также: