Протокол exchange microsoft outlook общий почтовый ящик индивидуальный вид

Обновлено: 07.07.2024

Каждый администратор Microsoft Exchange Server или Exchange Online имеет представление об обычных (regular) почтовых ящиках. Но что вам известно о возможности добавления в их состав общих почтовых ящиков (shared mailboxes), причем бесплатно? Эффективное использование общих почтовых ящиков позволяет повысить производительность, как в организации Exchange Server на площадке заказчика, так и в домене владельца Microsoft Office 365

* Различия в получении разрешения и регистрации в сети.

* Доступная настройка системного реестра.

* Exchange 2010 поддерживает почтовые ящики для особых целей.

* Exchange Online в Office 365 – это Exchange 2010, адаптированный для среды хостинга Microsoft.

Что такое общие почтовые ящики?

Создание общего почтового ящика

1. Запустите New-Mailbox, чтобы создать общий почтовый ящик. Убедитесь, что указали параметр –Shared, чтобы отметить почтовый ящик как общий. Еще один параметр, который необходимо указать, это имя общего почтового ящика.

2. Запустите Add-MailboxPermission, чтобы делегировать право FullAccess учетным записям, которым вы хотели бы предоставить доступ к общему почтовому ящику. Эта передача позволяет пользователям почтовых ящиков открывать общий почтовый ящик с помощью Microsoft Outlook или Outlook Web App (OWA). Вы также можете предоставить доступ группе доставки Distribution Group (DG).

4. Если вам нужен архив для общего почтового ящика, запустите Enable-Mailbox для почтового ящика и включите параметр –Archive.

Вы можете выполнить шаги 2, 3 и 4 с помощью мастеров Exchange Management Console (EMC), если запустите гибридную организацию Exchange на площадке заказчика или в «облаке».

На экране 1 показано, как шаг за шагом создать новый общий почтовый ящик под названием Billing и назначить разрешения FullAccess и SendAs моему почтовому ящику. После того, как общий почтовый ящик создан, вы можете управлять им через ECP, как если бы это был обычный почтовый ящик. Например, вы можете редактировать свойства общего почтового ящика, чтобы добавлять детали, равно как и отделы.

Экран 1. Использование PowerShell для добавления нового общего почтового ящика к?Office?365

Организация доступа к общим почтовым ящикам

Если вы работаете с Outlook 2010 или 2007, вам не нужно что-либо предпринимать для получения доступа к общим почтовым ящикам, после того, как будет получено разрешение FullAccess. В следующий раз при запуске функции автоматического обнаружения Autodiscover окажется, что ваш почтовый ящик может открыть общий почтовый ящик и предоставит Outlook описание почтового ящика. Разработчики Microsoft внесли изменения в Autodiscover, функция получила название auto-mapping в Exchange 2010 Service Pack 1 (SP1) и затем была скорректирована в Exchange 2010 SP2. Это изменение позволяет администратору обеспечить новый дополнительный параметр к Add-MailboxPermission, чтобы сообщить Autodiscover, что привязывать общий почтовый ящик к Outlook не нужно. Office 365 не поддерживает ранние версии Outlook, но вы можете подключить почтовый ящик Outlook 2003 к общему почтовому ящику на сервере Exchange 2010, вручную добавив детали общего почтового ящика к профилю Outlook.

Клиенты Outlook 2010 и 2007 запускают Autodiscover в фоновом режиме каждый раз, когда начинают работу, и каждые 60 минут после начала работы, чтобы убедиться, что клиенты постоянно подключены к нужным ресурсам. Для подключения к новому общему почтовому ящику вы должны закрыть и снова запустить Outlook или же подождать, пока Autodiscover начнет работу снова, что должно занять не больше, чем 60 минут. В том или ином случае Outlook получает информацию о новых общих почтовых ящиках от Autodiscover, автоматически открывает общий почтовый ящик и вносит его в список доступных ресурсов. На экране 2 показан перечень ресурсов, доступных мне, когда я начинаю работать в Outlook. Вы можете заметить, что почтовый ящик Billing есть в списке, наряду с его архивом.

Экран 2. Общие почтовые?ящики, перечисленные Outlook

OWA не использует Autodiscover, поэтому необходимо открывать общий почтовый ящик каждый раз, когда вы хотите получить доступ к его содержимому. Чтобы открыть общий почтовый ящик в OWA, щелкните на имени вашего почтового ящика в правом верхнем углу для отображения меню, затем выберите Open Other Mailbox. Введите имя почтового ящика, который хотите открыть, нажмите комбинацию клавиш Ctrl+K, чтобы Exchange проверил его имя, а затем нажмите Open. OWA открывает общий почтовый ящик вместо вашего обычного почтового ящика.

Отправка почты из общего почтового ящика

Кто отправляет почту?

Аудит почтового ящика заблокирован по умолчанию; вряд ли вы хотите, чтобы записи аудита накапливались без особой причины. Следовательно, в первую очередь нужно включить аудит для избранных общих почтовых ящиков. Ни один пользовательский интерфейс ECP не годится для этой задачи, поэтому запустите команду Set-Mailbox

Экран 4. Просмотр записей SendAs журнала аудита почтового ящика

Что делать дальше?

Подобная проблема существует и с письмами, которые делегат удаляет из общего почтового ящика. Если рассуждать логически, эти элементы могли бы войти в папку Deleted Items общего почтового ящика. Однако по умолчанию Outlook перемещает такие письма в папку Deleted Items почтового ящика делегата. К счастью, нам доступны для изменения параметры системного реестра, чтобы заставить Outlook, в свою очередь, переместить удаленные письма в папку Deleted Items общего почтового ящика. Вставьте новый параметр типа DWORD с именем HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\[version]\Outlook\Options\General\DelegateWastebasketStyle и установите его значение равным 4 (четырем). Было бы хорошо, если бы Microsoft сохранила эти параметры в одном и том же месте в системном реестре, чтобы можно было контролировать те или иные предпочтения, но я полагаю, что выявление и устранение ошибок предпринято различными командами. И, как всегда, вы изменяете системный реестр на свой страх и риск!

Другие типы нестандартных почтовых ящиков

В дополнение к обычным и общим почтовым ящикам Exchange 2010 поддерживает почтовые ящики для особых целей, которые используются для резервирования переговорных и оборудования. На самом деле, существует несколько видов общих почтовых ящиков. ECP для Office 365 не позволяет создавать какой-либо из этих видов почтовых ящиков, но, опять же, это легко осуществить из EMS.

Учетные записи почтовых ящиков переговорной и оборудования реализованы как ресурсы планируемого собрания. У вас никогда не будет доступа к этим почтовым ящикам или связанным с ними учетным записям; единственная папка, используемая для доступа к таким почтовым ящикам, это папка календаря Calendar.

Вам не нужно платить за подписку Office 365, чтобы создавать и использовать почтовые ящики переговорных и оборудования. Для создания почтового ящика переговорной запустите New-Mailbox и укажите параметр -Roomr, как я сделал в следующем примере:

Почтовый ящик оборудования создается точно так же, но с применением параметра -Equipment:

Хотя элементарного создания почтовых ящиков достаточно для использования их в намеченных целях, я еще запускаю команду Set-CalendarProcessing, что позволяет Exchange договариваться о встречах автоматически. И я запускаю команду Set-MailboxCalendarConfiguration, чтобы Exchange знал, в каком часовом поясе находится переговорная или оборудование:

Незаметно Exchange запускает в фоновом режиме мастер для выполнения различных задач. Настройка AutoAccept в почтовом ящике переговорной или оборудования означает, что мастер Calendar Attendant будет обновлять календари по мере формирования запросов пользователей. Мастер Resource Booking Assistant при резервировании основывается на политике, которую вы применяете. Например, вы можете установить свойства почтового ящика переговорной таким образом, что лишь определенным пользователям будет разрешено ее резервировать. Все эти подходы одинаково хорошо работают с развернутыми локально серверами Exchange 2010.

Списки переговорных

Exchange 2010 SP1 включает понятие списка переговорных (room list), чтобы пользователи могли легко ориентироваться в большом количестве помещений крупной компании. Опять же, хотя ECP в Office 365 официально не поддерживает списки переговорных, ничто не помешает вам создать списки для работы с Outlook 2010 – единственным клиентом, поддерживающим данную функцию.

Список переговорных – это просто специальная группа DG, в состав которой входит почтовый ящик переговорной. Exchange не позволяет добавлять другие виды почтовых ящиков в список переговорных. Чтобы создать список переговорных, запустите команду New-DistributionGroup и укажите параметр -RoomList, как показано в примере:

Таким образом вы создадите пустой контейнер, который впоследствии заполните почтовыми ящиками переговорных. Имеет смысл назначить сотрудника, который будет управлять DG, если вы хотите дать задачу кому-то еще, помимо администратора.

Затем добавьте почтовый ящик переговорной к списку переговорных командой Add-DistributionGroupMember:

На самом деле данное действие позволяет создать соответствие между каждой переговорной и списком помещений таким образом, чтобы Exchange «знал», какие переговорные показать, когда пользователь получает доступ к списку. Вы можете посмотреть список переговорных с помощью команды Get-DistributionGroupMember:

Заполнив свой список переговорных, вы можете работать с ним в Outlook. На экране 5 показана общая схема в действии. Раздел под названием Show a room list в правой стороне формы назначения встречи Schedule Appointment показывает список переговорных, указанных в GAL, как и любой из почтовых ящиков переговорных, которые вы указывали в Outlook. Если вы щелкните по разделу и выберете список переговорных, Outlook создаст список доступных переговорных из всех помещений, свободных ко времени встречи. Затем вы можете выбрать переговорную и добавить ее к планируемому мероприятию.

Экран 5. Работа со списком переговорных в Outlook 2010

Переговорные могут быть зарезервированы в качестве ресурсов из OWA, но OWA не поддерживает списки переговорных. В этом случае придется выбрать отдельные переговорные и добавить их к запросу о встрече. К тому же все это прекрасно работает с локальной установленным Exchange 2010, равно как и с Office 365.

Exchange Online — это Exchange!

Об Exchange Online в среде Office 365 нужно помнить, что, в сущности, это тот самый Exchange 2010, адаптированный для окружения хостинга Microsoft. Большинство функций, работающих для локально установленных Exchange 2010 с тем же успехом работают и для Exchange Online, даже если Microsoft еще не полностью реализовала их в ECP. Я не сомневаюсь, что со временем Microsoft увеличит количество возможностей, поддерживаемых ECP, но нет причин не воспользоваться этими свойствами сейчас. Поэтому не ждите — начинайте работу с нестандартными почтовыми ящиками сегодня.

Технология общих почтовых ящиков (Shared mailboxes) в Exchange далеко не нова и, насколько я понимаю, на сегодняшний день считается даже морально устаревшей. Ведь не зря в Exchange 2010 в пользовательский интерфейс консоли управления до сих пор не включена возможность даже создания такого рода ящиков и сделать это можно только с помощью PowerShell. Не смотря на то, что в статье TechNet Library - Understanding Mailbox - Understanding Recipients сказано, что вместо общих ящиков рекомендуется использовать ресурсные ящики (Resource mailboxes) или механизмы совместной работы на SharePoint Server, иногда могут встретиться ситуации, в которых использование общих почтовых ящиков является более удобным вариантом.

Рассмотрим основные моменты управления общими почтовыми ящиками и ряд проблем, с которыми можно столкнуться при их использовании на практике. Сразу отмечу, что речь пойдёт об использовании общих почтовых ящиков на связке Exchange 2010 SP2 и Outlook 2010 SP1.

Создание Shared Mailbox

При создании общего почтового ящика в домене должна быть создана сервисная учетная запись доменного пользователя, к которому этот ящик линкуется. Эта учётная запись должна находиться в выключенном состоянии.

Для того, чтобы создать общий почтовый ящик вместе с учетной записью пользователя, воспользуемся Exchange Management Shell и командлетом New-Mailbox:

После создания в указанном контейнере учетная запись доменного пользователя автоматически выключается.

Включение Shared Mailbox

Если нужно создать общий почтовый ящик для уже существующего в домене пользователя, воспользуемся командлетом Enable-Mailbox, предварительно выключив эту учетную запись ( иначе получим ошибку создания ящика):

Преобразование Shared Mailbox

Можно сконвертировать имеющийся пользовательский ящик в общий почтовый ящик с помощью командлета Set-Mailbox:

Перед запуском командлета нужно помнить, что в процессе преобразования доменная учетная запись пользователя, к которой прилинкован данный ящик, будет автоматически выключена.

Для обратного преобразования общего почтового ящика в обычный пользовательский выполним:

При этом учетная запись соответствующего пользователя будет автоматически включена в домене.

Доступ к Shared Mailbox

Для того, чтобы несколько пользователей смогли подключаться к общему почтовому ящику и отправлять из него письма, необходимо предоставить право полного доступа (Full Access Permission) и право отправки от имени (Send As Permission).

Сделать это можно через графическую консоль Exchange Management Console..

… а так же через Exchange Management Shell …

Даём право на полный доступ к общему ящику:

После этого можно увидеть изменение значения атрибута msExchDelegateListLink в свойствах учетной записи общего почтового ящика.

Для того, чтобы дать право отправки от имени, выполним:

При этом для пользователя, которому даётся право отправки, будет изменено значение атрибута msExchDelegateListBL.

Подключаем Shared Mailbox пользователям

Если в Outlook 2010 уже имеется настроенное подключение к серверу Exchange 2010, то общий почтовый ящик, на который текущему пользователю даны права, автоматически появится через несколько минут после перезапуска Outlook.

Если учетных записей подключенных Exchange в Outlook нет, можно воспользоваться механизмом авто-настройки, с одним условием – адрес общего ящика в процессе подключения нужно указать вручную (пароль указывать не нужно)

И е сли пользователю предварительно были предоставлены права доступа к общему ящику, то он без проблем должен подключиться к этому ящику.

Дополнительные настройки Outlook

Когда вы начнёте использование общего почтового ящика в Outlook, то можете столкнуться с несколькими проблемами:

При отсылке письма от имени общего почтового ящика оправленное письмо сохраняется в основном почтовом ящике пользователя.
При удалении письма из общего ящика, удалённое письмо перемещается а папку "Удалённые" в основной почтовый ящик пользователя.
Нет возможности воспользоваться функцией восстановления удалённых элементов для общего почтового ящика

Для того чтобы решить эти проблемы, необходимо выполнить ряд изменений системного реестра Windows на компьютере пользователя. Для решения первых двух проблем на компьютере пользователя необходимо добавить два значения в системный реестр Windows в раздел HKEY_CURRENT_USER:

Для других версий Office в адресе ветки реестра заменяется номер версии по следующему принципу:

14.0 = Office 2010
15.0 = Office 2013
16.0 = Office 2016

Указанные значения будут работать только в том случае, если на Outlook 2010 установлены все обновления доступные с WSUS для пакета MS Office 2010.

Если используется RTM версия Outlook 2010, без каких либо установленных обновлений, то понадобится отдельно установить исправление KB2459115 - Outlook 2010 hotfix package (outlook-x-none.msp): December 14, 2010 . Это исправление входит также в накопительный пакет обновлений KB2479673 - Office 2010 Cumulative Update for December 2010. Этот CU, в свою очередь, включён в состав сервис-пака KB2460049 - Office 2010 SP1

В статье KB202517 - Письма, удаляемые из общего почтового ящика, перемещаются в неверную папку в Outlook говорится о том, что ключ для папки "Удаленные" работает в версиях Outlook 2000/2003/2007, но могу сказать, что он также точно работает и для Outlook 2010 и более новых версий.

Есть так же информация о том, что данные ключи работают только в том случае, если профиль Outlook настроен в режиме кэширования, но я её не проверял, так как все мои клиенты работают только в режиме кэширования.

Теперь по третьей проблеме. При попытке доступа к функциям восстановления удалённых элементов в общем почтовом ящике вы можете увидеть, что эта функция в Outlook недоступна.

Тоже самое касается и дополнительно подключаемых обычных пользовательских почтовых ящиков Exchange.

Есть статья, которая описывает эту проблему - KB246153 - Восстановление необратимо удаленных элементов в Outlook . И не смотря на то, что в статье описано исправление данной проблемы в старых версиях связки Outlook/Exchange, этот метод работает и для связки Outlook 2010/Exchange 2010.

Для решения этой проблемы на компьютере пользователя необходимо добавить значение в системный реестр Windows в раздел HKEY_LOCAL_MACHINE:

Обратите внимание на то, что раздел Options в реестре может отсутствовать. В таком случае раздел нужно создать самостоятельно.

Возможно, описанные параметры реестра лучше всего будет распространить на клиентские компьютеры с помощью групповых политик.

Shared Mailbox и OWA

После указания имени общего почтового ящика появляется доступ к соответствующей папке

Если же потребуется через OWA получить полноценный доступ к общему почтовому ящику, то его нужно будет открывать с помощью функции "Открыть другой почтовый ящик"

При установке специализированного ПО на компьютер потребуется определенный набор действий по инсталляции и настройке почтового клиента. Данные, хранящиеся на сервере локального почтового клиента, доступны в режиме офлайн в любое время, в том числе по сети эзернет.

Исторически наиболее популярными и известными почтовыми клиентами являются приложения The Bat! и Microsoft Outlook. Продукт компании Майкрософт редко используется в частных целях, получив наибольшее распространение при решении задач построения корпоративной IT-инфраструктуры. В то же время настройка MS Outlook для индивидуального использования не представляет особой сложности.

Модификации Outlook и альтернативные почтовые клиенты

Локальные почтовые сервисы обладают широким набором дополнительных функций с возможностью практически неограниченной настройки, а также взаимодействуют с пакетом сторонних приложений. Бесплатная почта, размещенная на стороннем сервере, предоставляет большую свободу клиенту, но в то же время снижает ответственность провайдера услуги. Известно немало случаев, когда злоумышленники получали доступ к персональным данным огромного количества email-аккаунтов, находящихся на серверах известных почтовых веб-регистраторов. Локализация базы данных на собственном оборудовании дает возможность индивидуальной настройки внутренней и внешней политики безопасности, а также обеспечивает практически стопроцентную гарантию от взлома.

Наиболее популярными почтовыми программами для Windows являются:

Opera Mail;
Mozilla Thunderbird;
Koma-Mail;
SeaMonkey;
The Bat!

С января 1997 года в составе приложений MS Office поставляется почтовый клиент под названием Outlook. Существует несколько вариантов почтовых продуктов, которые не следует путать между собой: Outlook, Outlook Express, Windows Live Mail и Почта.

Для почтового сервера Microsoft Exchange Server приложение Outlook может использоваться как отдельно, так и выступать в роли клиента. Данный функционал расширяет возможности корпоративного использования, позволяет создавать общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планировать и резервировать время общих встреч, согласовывать документы. Интеграция приложений служит платформой для организации сложного документооборота и программирования дополнительных функций при помощи пользовательских плагинов и скриптов.

Личный опыт. Пользоваться MS Outlook я начал более 15 лет назад. Вначале установил его как почтовый клиент взамен неплохого, но менее функционального приложения The Bat!. Программа с годами совершенствовалась и стала незаменимым помощником в решении многопользовательских управленческих задач. В день приходилось обрабатывать несколько сотен входящих писем от клиентов, партнеров и сотрудников, находясь в постоянных поездках. Количество одновременно подключенных почтовых аккаунтов достигло двух десятков. Синхронизация с мобильным устройством позволяла ничего не забывать, где бы я ни находился. Несколько раз я восстанавливал годами наработанные контакты, переписку и остальную информацию, предусмотрительно сохраненную в виде архивных файлов на сторонних носителях. Могу твердо сказать, что среди всех программных продуктов Microsoft приложение ассистентского уровня Outlook является одним из наиболее удачных.

Настройка подключения бесплатных почтовых сервисов в Outlook

Рассмотрим на практических примерах последовательность действий по подключению к MS Outlook существующих электронных ящиков, созданных в наиболее популярных почтовых сервисах. Вне зависимости от релиза Аутлук и выбора почтового сервиса, существуют общие требования, которые следует учесть перед началом настройки:

На последние параметры следует обратить особое внимание. Протокол SMTP используется для отправки почты. Варианты выбора настройки TCP\IP-соединения для получения корреспонденции имеют существенные отличия. Подключение по протоколу POP3 создает безусловную синхронизацию, при которой все письма автоматически перенаправляются в локальное хранилище на вашем компьютере, на сервере же они помечаются как прочитанные либо удаляются. Протокол IMAP позволяет управлять входящей почтой прямо на сервере – с его помощью можно отметить письмо как прочитанное и произвести другие действия. При этом по протоколу IMAP письма будут всегда оставаться на сервере и каждый раз загружаться заново как неполученные.

В случае индивидуального использования почтового сервиса более подойдет POP3. Если к ящику имеют доступ несколько пользователей, то лучше выбирать IMAP-протокол.

Личные данные в виде названия почтового ящика и пароля вы создаете самостоятельно при регистрации. Настройки протоколов IMAP/POP и SMTP предоставляются провайдером. На сайтах почтовых сервисов они доступны в соответствующих справочных разделах.

Настройка работы с Яндекс.Почтой в Microsoft Outlook

Если вы выбрали IMAP, определите способ авторизации:

портальный пароль — ваш пароль на Яндексе;
пароль приложения — более надежный пароль, требующий дополнительной аутентифик ации.

При первоначальном запуске Outlook вас приветствует «Мастер настройки»:

Жмем «Далее» и соглашаемся на подключение к серверу электронной почты.

Вводим личные данные, они будут видны в соответствующем поле письма при отправке и получении корреспонденции. В поле «Адрес электронной почты» указываем существующий e-mail. Пароль доступа к вашему аккаунту нужно повторить два раза. Помечаем окошко «Настроить вручную параметры сервера или дополнительные типы серверов» и нажимаем кнопку «Далее». Следует учесть, что копирование и вставка при помощи ПКМ не работают, но доступны «горячие клавиши» (Ctrl+C/V).

Теперь выбираем службу электронной почты. В нашем случае это «Электронная почта интернета».

В следующем окне настройки выбираем протокол IMAP или POP3, исходя из индивидуальных задач по обработке входящей почты. Смотрим на сайте параметры – для Яндекса они записываются так:

Перейдите на вкладку «Сервер исходящей почты», включите опцию «SMTP-серверу требуется проверка подлинности» и выберите значение «Аналогично серверу для входящей почты». В «Дополнительно» выберите в пункте «Использовать» одинаковый тип шифрованного подключения SSL для IMAP и SMTP-сервера. Укажите следующие параметры:

С помощью кнопки «Проверка учетной записи» проведите тестовую отправку и получение письма. Если все было сделано правильно и система не сообщила об ошибках, переходим к интерфейсу Outlook.

В завершение синхронизируйте созданную учетную запись с сервером, чтобы получить список папок. Откройте меню «Файл» → «Настройка учетных записей», выберите учетную запись на вкладке «Электронная почта» и нажмите кнопку «Изменить». Установите значение «Сохранять отправленные элементы в следующей папке на сервере» и укажите папку «Отправленные».

Вот так можно подключить к Outlook несколько почтовых аккаунтов путем создания новых учетных записей.

Особенности настроек Outlook и почтовых сервисов

Общий принцип последовательности действий при подключении альтернативных аккаунтов онлайн-почты принципиально не зависит от версий программы Аутлук. В релизах разного года выпуска могут присутствовать отличающиеся названия в параметрах настройки и немного другой интерфейс.

Подключение к Outlook почты Gmail

Далее последовательность действий такая же, как при подключении почты Яндекс. Параметры для настройки IMAP-соединения указаны на сайте Гугл.

Если вы удачно подключили почту Яндекс или Гугл к Outlook, то настроить синхронизацию с Мэйл.ру не составит труда. Для понимания альтернативных возможностей воспользуемся протоколом POP3 вместо IMAP.

Создаем новую учетную запись электронной почты в Outlook. После введения адреса и пароля не забываем выбрать ручную настройку.

Возвращаемся в окно настроек, проверяем правильность введенных данных. Устраняем неточности записей, после чего проверка дает положительный результат.

Поздравляем! Еще один виртуальный почтовый ящик локализован на вашем компьютере и доступен для дальнейшего использования в приложении MS Outlook.

На сайте соответствующего почтового сервиса в разделе «Помощь» есть советы по решению наиболее часто встречающихся проблем подключения к Outlook. Справочная информация также доступна на официальном сайте Майкрософт.

Обзор дополнительных возможностей Outlook

Храните важные дела в Задачах, добавляйте в поле записей ссылки на файлы, текстовые фрагменты, картинки, url-адреса сайтов и многое другое.

Синхронизируйте Outlook с мобильным устройством – все запланированные встречи всегда будут под рукой, а контакты сохранятся как на ПК, так и смартфоне. Скачайте приложение для смартфона и пользуйтесь возможностями сервиса в любом месте.

Существенным отличием программного почтового клиента от виртуальных сервисов является расположение самого ПО и динамической базы данных на локальном компьютере или сервере. Каждая учетная запись Outlook создает файл личных папок с расширением .pst, который по умолчанию находится по пути C:\Users\UserName\AppData\Local\Microsoft\Outlook. Это позволяет легко копировать и бэкапить информацию любым доступным способом. В случае необходимости файл с данными может быть подключен к вновь созданной учетной записи в любой версии Outlook, в том числе установленной на стороннем компьютере. Вся информация и настройки приложений на последнюю дату записи будут сохранены.

В самой программе предусмотрена возможность создания архивов базы данных, в том числе в автоматическом режиме.

Даже в случае глобальной аварийной ситуации, когда могут быть уничтожены данные на компьютере или утерян доступ к виртуальному email, достаточно запустить Outlook и восстановить подключение учетной записи к зарезервированному файлу .pst. Вся переписка, данные календаря и контакты снова будут доступны.

Новые функции Outlook 2019

Компания Microsoft постоянно совершенствует свой продукт, добавляет к нему новые пользовательские функции. В последнем релизе MS Outlook 2019 доступны новые возможности:

Карточка «Люди» позволяет накапливать информацию о каждом партнере – телефон, почтовые адреса, сведения об организации, должность, социальные сети. В любой момент можно посмотреть, не находится ли нужный человек онлайн, чтобы связаться с ним через социальную сеть.

Не помните, в каком именно послании находится важная информация? Нет проблем, ведь Outlook имеет многоуровневую систему поиска по всем мыслимым параметрам, в том числе и по содержанию вложений к письмам.

Хотите узнать прогноз погоды? Встроенный метеоцентр покажет погоду на несколько дней вперед.

Заключение

С точки зрения обработки электронной корреспонденции Outlook удобен в первую очередь тем, что позволяет в едином интерфейсе агрегировать неограниченное количество локальных и виртуальных почтовых аккаунтов. В приложении легко создавать единые правила фильтрации, обработки и хранения данных. Нет необходимости настраивать, например, индивидуальный спам-фильтр для каждого почтового ящика на виртуальном сервере. Достаточно один раз внести в блэк-лист отправителя в приложении, и настройки сохранятся для всей входящей почты, подключенной в Аутлук. Общая единовременная настройка по принципу «сделал и забыл» экономит время и трафик.

Интеграция со встроенными и внешними приложениями Windows позволяет быстро переносить и обрабатывать отдельные файлы, созданные в различных программах. При отсутствии подключения к интернету сохраняется возможность работать с письмами, в том числе исходящими, которым назначается отложенная отправка. Как только произойдет соединение с виртуальным почтовым сервером, автоматически начнется обмен входящей и исходящей корреспонденцией.

Получение почты по протоколу IMAP сохраняет письма на сервере. Это удобно при коллективном использовании общего корпоративного почтового аккаунта несколькими сотрудниками компании. Письма можно получать при подключении к серверу одним пользователем на разных устройствах.

Полный функционал MS Outlook востребован для построения сложных информационных систем корпоративного уровня. Но и при частном использовании Outlook значительно облегчит процесс обработки корреспонденции, предоставит дополнительные возможности организации и планирования личного времени. Согласитесь, намного удобнее один раз запустить приложение и получить доступ ко всем возможным почтовым сервисам. Нет необходимости открывать браузер, авторизовываться в отдельных вкладках на каждом сайте, где есть личный аккаунт, изучать и производить настройки в зависимости от правил виртуального почтового сервиса. Даже в режиме офлайн остаются доступными Календарь, Задачи и Контакты.

Возможность установить бесплатное приложение MS Outlook на мобильное устройство еще более упрощает использование данного приложения в личных целях. При этом политика Майкрософт в этом плане довольно толерантна – к приложению можно подключить не только учетную запись MS, но и аккаунты Google, Яндекс и т.д.

В рамках серии этих постов я хочу рассказать о такой технологии как EWS и о том, как ее использовать для работы с почтой, хранящейся на серверах MS Exchange 2007 — 2010. Я постараюсь показать, как просто и удобно использовать EWS.

Мы начнем с самого начала, с знакомства с это технологией и создания первого проекта, а закончим более сложными манипуляциями с почтой.

Данный пост является вводным и он, скорее всего, окажется неинтересен тем, кто уже знаком с EWS.

Введение

Exchange Web Services (EWS) — это специальный протокол, разработанный MS, и предназначенный для управления почтой и другими компонентами составляющими MS Exchange. В основе протокола лежит XML. Описание поддерживаемых операций и примеры можно найти здесь.

EWS сравнительно молодая технология, появившаяся в Exchange 2007, и пришедшая на смену протоколу WebDAV. MS вкладывает много усилий в разработку и усовершенствование EWS. Сейчас это мощнейший инструмент, с простым и понятным API, а также с прекрасной документацией, позволяющий решать задачи менеджмента объектов MS Exchange.

Архитектура EWS показана на следующей картинке:

Как видно, EWS размещается на серверах имеющих Client Access Server (CAS) роль. Это роль отвечает за обработку запросов от пользователя, т.е. любые клиента, такие как Outlook, MFCMapi, браузер + OWA и т.д., все они подсоединяются к CAS'у. Запрос от клиентского приложения попадает в IIS, где и находится application имплементирующий функциональность EWS. Т.е. EWS «живет» в IIS и выполняется в отдельном процессе или процессах w3wp.exe (процессы в которых исполняются IIS application pool'ы). Помимо EWS там могут «крутится» и другие приложения, например, OWA, ECP и PowerShell.

EWS выступает в виде прослойки между клиентским запросом и внутренностями Exchange. Когда поступает EWS-запрос от клиентского приложения, то он проксируется во внутренние вызовы Exchange, после чего поступает на Mailbox Server role, где уже и производятся сами операции.

Примечание: Немного о внутреннем устройстве Mailbox роли можно прочитать в моей предыдущей статье.

Общее представление мы получили, можем переходить к программированию.

Разработка

MS Exchange Server 2007 — 2010 для тестирования
Visual Studio 2008 — 2010

После нажатия далее начнется загрузка reference'ов, и если все пройдет хорошо, вам предложат указать имя этого reference'а, и по окончанию он будет добавлен в проект.

Всё, теперь мы можем попытаться подсоединиться к серверу. И первое, что нужно сделать это получить объект ExchangeServiceBinding, это, пожалуй, самый важный объект в EWS, именно через него будут вызываться все допустимые методы и именно он идентифицирует конкретное подключение на стороне клиента. Для создания данного объекта можно воспользоваться следующим методом:

Примечание: Если сервер использует self-signed сертификат, то соединиться не получится т.к. такой сертификат не пройдет валидацию. В качестве workaround'а можно добавить дополнительный код apply'щий любые сертификаты:

Вызов этого кода можно сделать так:

Если вам показалось, что код выполнился пугающе долго (у меня порядка 5 секунд), не беспокойтесь, так происходит только при первом вызове. Почти все время занимает инициализация выполняющаяся только один раз. Так же, если это был первый EWS-вызов для сервера, то серверу необходимо произвести инициализацию со своей стороны и создать новый instance w3wp для обработки запроса, а это тоже может занять какое-то время.

Заключение

Мы коротко познакомились с технологией EWS и написали простой пример отправки письма адресату.

Как видно код получается очень кратким и понятным. Документация MS достаточно хорошая и почти всегда с примерами. Если вы программировали на C++ MAPI, то вы оцените на сколько данный способ проще.

Если у вас появится задача написания почтового клиента или любые другие задачи, связанные с удаленной работой над объектами Exchange, я надеюсь, что вы воспользуетесь EWS. т.к. ИМХО данный способ наиболее простой и понятный из всех с которыми мне приходилось работать.

Общий почтовый ящик является функцией Office 365 и требует подписки на Exchange Online .

Что такое общий почтовый ящик?

Зачем использовать общий почтовый ящик?

Общие почтовые ящики идеальны для отделов обслуживания клиентов или отделов маркетинга, которые хотят, чтобы на следующий почтовый ящик отвечал следующий доступный член команды. Общие почтовые ящики также поставляются с общим списком контактов и общим календарем, поэтому члены группы могут создавать встречи в центральном местоположении, которое могут видеть все участники.

Как настроить общий почтовый ящик в Office 365

Войдите в центр администрирования Microsoft 365, используя учетную запись глобального администратора Office 365 или учетную запись администратора Exchange.

Центр администрирования Microsoft 365 ранее был известен как центр администрирования Office 365.

В области навигации выберите Группы > Общие почтовые ящики .

На странице « Общий почтовый ящик» выберите « Добавить почтовый ящик» .

На странице Добавить почтовый ящик в поле Имя введите имя для общего почтового ящика.

Псевдоним почтового ящика автоматически создается в поле « Электронная почта» , но вы можете изменить псевдоним, если хотите. Когда вы назвали общий почтовый ящик, выберите Добавить .

В разделе « Следующие шаги» выберите « Добавить участников в этот почтовый ящик» .

На странице Добавить участников общего почтового ящика выберите Добавить участников .

В разделе Участники установите флажок рядом с именем каждого человека, который будет иметь доступ к общему почтовому ящику. Если вы не видите имени человека в списке, выберите « Поиск» , а затем введите имя человека. Когда вы закончите, выберите Сохранить , а затем нажмите Закрыть .

Сохранить отправленное письмо в общий почтовый ящик

В центре администрирования Microsoft 365 на панели навигации выберите Группы > Общие почтовые ящики .

Выберите общий почтовый ящик, который вы только что создали.

В свойствах почтового ящика, кроме Отправленных , выберите Изменить .

На странице Отправленные элементы установите для параметра Копировать элементы, отправленные в качестве этого почтового ящика, и Копировать элементы, отправленные от имени этого почтового ящика, значение Вкл . Затем выберите Сохранить .

Использование общего почтового ящика в Outlook 2016, Outlook 2013 и Outlook 2010

После настройки общего почтового ящика пользователям не нужно ничего делать, чтобы отобразить общий почтовый ящик в настольной версии Outlook . Общий почтовый ящик появляется автоматически на боковой панели Outlook.

Доступ к общему почтовому ящику в Outlook в Интернете

Если вы хотите работать с общим почтовым ящиком в веб-браузере, вы должны добавить почтовый ящик вручную.

Чтобы добавить общий почтовый ящик в Outlook в Интернете, выполните следующие действия:

Войдите в свою учетную запись Microsoft 365, а затем выберите приложение Outlook .

В панели навигации щелкните правой кнопкой мыши (щелкните при нажатой клавише «Control» на Mac) имя своего почтового ящика и выберите « Добавить общую папку» .

В диалоговом окне « Добавить общую папку » введите адрес электронной почты общего почтового ящика и нажмите « Добавить» .

Общие почтовые ящики и приложение Outlook Mobile

Общие почтовые ящики не отображаются в мобильном приложении Outlook. Итак, если вы хотите получить доступ к общему почтовому ящику со своего смартфона, вы должны открыть браузер и использовать Outlook в Интернете.

Вы заметите небольшую разницу в том, как вы работаете с отдельной учетной записью электронной почты в Outlook и с общим почтовым ящиком. Благодаря общему почтовому ящику вы и члены вашей команды будете лучше работать вместе, чтобы отвечать на электронные письма ваших клиентов, поставщиков, поставщиков и других лиц.

Читайте также: