Сбросить категории почты outlook что это

Обновлено: 06.07.2024

Outlook — это мощнейший инструмент для работы с электронной почтой, который уделывает веб-версию Gmail. Вот несколько неочевидных возможностей этого монстра, которые могут вам пригодиться.

1. Предварительный просмотр писем

2. Основной почтовый ящик

Если у вас несколько учётных записей в Outlook, можно выбрать одну в качестве основной, чтобы соответствующая папка открывалась при запуске почты. Для этого нажмите «Файл» → «Параметры» и в появившемся окне выберите на панели слева вкладку «Дополнительно».

3. Папки поиска

Если вы часто ищете письма, вбивая в строку поиска одни и те же слова и выражения, можно упростить себе задачу. Outlook поддерживает папки поиска, или смарт-папки. Настройте их, и сможете забыть о ручной сортировке корреспонденции.

4. Очистка папок

5. Отложенная доставка

6. Быстрые действия

На вкладке «Главная» найдите кнопку «Быстрые действия». Здесь представлено несколько шаблонов, но вы можете сделать и собственные. Для этого нажмите на «Создать новое» в разделе «Быстрые действия» и задайте имя. Затем, нажимая на кнопку «Действия», выберите те операции, которые хотите выполнить, шаг за шагом. Быстрое действие можно будет сохранить на панели инструментов или назначить ему комбинацию горячих клавиш.

7. Окна Outlook

Вы можете открыть одновременно несколько окон Outlook. Это позволит просматривать электронную почту, календарь и задачи на большом мониторе, не используя кнопки навигации для переключения между почтой и календарём.

Сделать это очень просто. Щёлкните правой кнопкой мыши по значку открытого почтового клиента в панели задач и в появившемся меню выберите Outlook. Откроется второе окно. Когда будете закрывать почтовый клиент, перейдите в «Файл» → «Выход» в любом из открытых окон, не нажимая кнопку закрытия окна в верхнем правом углу. При следующем запуске Outlook откроется с тем же количеством окон.

8. Правила

Эта функция позволяет автоматически совершать определённые действия с новой почтой. Нажмите «Правила» на вкладке «Главная» и выберите «Управление правилами и оповещениями». Здесь вы сможете создавать, изменять и вручную запускать их.

Щёлкните «Создать правило», а затем установите свои настройки в появившемся окне. Можно указать приложению, чтобы оно подавало определённый звуковой сигнал, отображало оповещение и переносило в нужную папку письма, соответствующие тем или иным критериям.

9. Имена учётных записей

По умолчанию в качестве имени учётной записи в Outlook используется ваш email, но имя аккаунта можно и изменить. При этом на сервере вашего провайдера электронной почты он останется прежним, поэтому можно называть свои почтовые ящики по их содержанию: «Работа», «Дом» и так далее.

Чтобы изменить имя аккаунта, кликните правой кнопкой мыши на учётной записи (панель слева) и выберите «Свойства учётной записи». Или перейдите в «Файл» → «Сведения». Затем откройте «Настройки учётной записи», выберите учётку, имя которой вы хотите поменять, и нажмите «Изменить». Введите новое имя, затем нажмите «Далее» и «Готово».

10. Командная строка

Гиковские штучки, которые помогут использовать Outlook эффективнее, подойдут тем, кто привык работать с клавиатурой, а не с мышью. Нажмите Win + R, чтобы открыть командную строку, и вводите команды:

outlook.exe /nopreview — открыть Outlook без окна предпросмотра писем.
outlook.exe /select имя_папки — открыть Outlook с конкретной папкой электронной почты вместо той, что у вас назначена основной. Если вместо имя_папки ввести outlook:calendar, откроется календарь.
outlook.exe /restore — открыть Outlook, восстановив все окна, если программа была закрыта в результате системной ошибки.
outlook.exe /finder — открыть мощный поисковый инструмент Outlook.

Если вы знаете ещё какие-нибудь крутые фишки Outlook, поделитесь в комментариях.

Как известно, можно создавать множество цветовых категорий в Outlook. Кроме того, вы также можете экспортировать все свои настроенные категории и поделиться ими с коллегами или импортировать на новый компьютер и т. Д. Эта статья предназначена для того, чтобы помочь вам экспортировать и импортировать категории в Microsoft Outlook.

Вкладка Office - включите редактирование и просмотр с вкладками в Office и сделайте работу намного проще . Kutools for Outlook - приносит 100 мощных расширенных функций в Microsoft Outlook

Экспорт категорий из Microsoft Outlook

Все цветовые категории, включая категории по умолчанию и настраиваемые категории, можно экспортировать из Microsoft Outlook. Сделать это можно следующим образом:

Шаг 1. Создайте новую заметку:

В Outlook 2007 щелкните значок Файл > НОВИНКИ > Внимание.
В Outlook 2010 щелкните значок Новые предметы > Больше элементов > Внимание.

Шаг 2: В диалоговом окне новой заметки введите в него текст. В этом случае мы вводим текст Категории.

Шаг 3: нажмите кнопку в верхнем левом углу окна заметки, а затем нажмите кнопку Сохранить и закрыть в Outlook 2010 (или Закрыть в Outlook 2007).

Шаг 4: перейдите в режим заметок, нажав Внимание в области навигации.

Шаг 5. Щелкните созданную ранее заметку, а затем щелкните значок классифицировать > Все Категории в Теги группы на Главная вкладка в Outlook 2010.

В Outlook 2007 щелкните значок классифицировать > Все Категории на панели инструментов.

Шаг 6. В диалоговом окне «Цветовые категории» отметьте цветовые категории, которые вы будете экспортировать позже, а затем щелкните значок OK кнопку.

Шаг 7: Перетащите заметку в папку Windows, чтобы сохранить ее. Эта заметка будет сохранена как файл .msg.

Импортировать категории в Microsoft Outlook

Перед тем, как импортировать цветовые категории в Microsoft Outlook, требуется файл заметки .msg с цветовыми категориями.

Шаг 1: перейдите в режим заметок, нажав Внимание в области навигации.

Шаг 2. Перетащите файл заметки .msg с цветовыми категориями в Microsoft Outlook.

Шаг 3: перейдите в режим просмотра почты, нажав кнопку почта в области навигации.

Шаг 3. Щелкните правой кнопкой мыши имя учетной записи электронной почты в области навигации и выберите Свойства файла данных в контекстном меню.

Шаг 4: В диалоговом окне Свойства папки щелкните значок Перейти на цветовые категории кнопку.

Шаг 5. Появится диалоговое окно с предупреждением, и просто нажмите Да кнопку.

Затем все цветовые категории, добавленные в заметный файл .msg, копируются и импортируются в Microsoft Outlook.

Шаг 6: нажмите OK в диалоговом окне Свойства папки.

Примечание:
1. Если тип вашей учетной записи электронной почты - SMTP, который не поддерживает Note, например Gmail, этот трюк недоступен.
2. Вы можете обновить цветовые категории, только если вставленная заметка и ваша почтовая папка принадлежат одному и тому же файлу данных pst или ost.

При установке специализированного ПО на компьютер потребуется определенный набор действий по инсталляции и настройке почтового клиента. Данные, хранящиеся на сервере локального почтового клиента, доступны в режиме офлайн в любое время, в том числе по сети эзернет.

Исторически наиболее популярными и известными почтовыми клиентами являются приложения The Bat! и Microsoft Outlook. Продукт компании Майкрософт редко используется в частных целях, получив наибольшее распространение при решении задач построения корпоративной IT-инфраструктуры. В то же время настройка MS Outlook для индивидуального использования не представляет особой сложности.

Модификации Outlook и альтернативные почтовые клиенты

Локальные почтовые сервисы обладают широким набором дополнительных функций с возможностью практически неограниченной настройки, а также взаимодействуют с пакетом сторонних приложений. Бесплатная почта, размещенная на стороннем сервере, предоставляет большую свободу клиенту, но в то же время снижает ответственность провайдера услуги. Известно немало случаев, когда злоумышленники получали доступ к персональным данным огромного количества email-аккаунтов, находящихся на серверах известных почтовых веб-регистраторов. Локализация базы данных на собственном оборудовании дает возможность индивидуальной настройки внутренней и внешней политики безопасности, а также обеспечивает практически стопроцентную гарантию от взлома.

Наиболее популярными почтовыми программами для Windows являются:

Opera Mail;
Mozilla Thunderbird;
Koma-Mail;
SeaMonkey;
The Bat!

С января 1997 года в составе приложений MS Office поставляется почтовый клиент под названием Outlook. Существует несколько вариантов почтовых продуктов, которые не следует путать между собой: Outlook, Outlook Express, Windows Live Mail и Почта.

Для почтового сервера Microsoft Exchange Server приложение Outlook может использоваться как отдельно, так и выступать в роли клиента. Данный функционал расширяет возможности корпоративного использования, позволяет создавать общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планировать и резервировать время общих встреч, согласовывать документы. Интеграция приложений служит платформой для организации сложного документооборота и программирования дополнительных функций при помощи пользовательских плагинов и скриптов.

Личный опыт. Пользоваться MS Outlook я начал более 15 лет назад. Вначале установил его как почтовый клиент взамен неплохого, но менее функционального приложения The Bat!. Программа с годами совершенствовалась и стала незаменимым помощником в решении многопользовательских управленческих задач. В день приходилось обрабатывать несколько сотен входящих писем от клиентов, партнеров и сотрудников, находясь в постоянных поездках. Количество одновременно подключенных почтовых аккаунтов достигло двух десятков. Синхронизация с мобильным устройством позволяла ничего не забывать, где бы я ни находился. Несколько раз я восстанавливал годами наработанные контакты, переписку и остальную информацию, предусмотрительно сохраненную в виде архивных файлов на сторонних носителях. Могу твердо сказать, что среди всех программных продуктов Microsoft приложение ассистентского уровня Outlook является одним из наиболее удачных.

Настройка подключения бесплатных почтовых сервисов в Outlook

Рассмотрим на практических примерах последовательность действий по подключению к MS Outlook существующих электронных ящиков, созданных в наиболее популярных почтовых сервисах. Вне зависимости от релиза Аутлук и выбора почтового сервиса, существуют общие требования, которые следует учесть перед началом настройки:

На последние параметры следует обратить особое внимание. Протокол SMTP используется для отправки почты. Варианты выбора настройки TCP\IP-соединения для получения корреспонденции имеют существенные отличия. Подключение по протоколу POP3 создает безусловную синхронизацию, при которой все письма автоматически перенаправляются в локальное хранилище на вашем компьютере, на сервере же они помечаются как прочитанные либо удаляются. Протокол IMAP позволяет управлять входящей почтой прямо на сервере – с его помощью можно отметить письмо как прочитанное и произвести другие действия. При этом по протоколу IMAP письма будут всегда оставаться на сервере и каждый раз загружаться заново как неполученные.

В случае индивидуального использования почтового сервиса более подойдет POP3. Если к ящику имеют доступ несколько пользователей, то лучше выбирать IMAP-протокол.

Личные данные в виде названия почтового ящика и пароля вы создаете самостоятельно при регистрации. Настройки протоколов IMAP/POP и SMTP предоставляются провайдером. На сайтах почтовых сервисов они доступны в соответствующих справочных разделах.

Настройка работы с Яндекс.Почтой в Microsoft Outlook

Если вы выбрали IMAP, определите способ авторизации:

портальный пароль — ваш пароль на Яндексе;
пароль приложения — более надежный пароль, требующий дополнительной аутентифик ации.

При первоначальном запуске Outlook вас приветствует «Мастер настройки»:

Жмем «Далее» и соглашаемся на подключение к серверу электронной почты.

Вводим личные данные, они будут видны в соответствующем поле письма при отправке и получении корреспонденции. В поле «Адрес электронной почты» указываем существующий e-mail. Пароль доступа к вашему аккаунту нужно повторить два раза. Помечаем окошко «Настроить вручную параметры сервера или дополнительные типы серверов» и нажимаем кнопку «Далее». Следует учесть, что копирование и вставка при помощи ПКМ не работают, но доступны «горячие клавиши» (Ctrl+C/V).

Теперь выбираем службу электронной почты. В нашем случае это «Электронная почта интернета».

В следующем окне настройки выбираем протокол IMAP или POP3, исходя из индивидуальных задач по обработке входящей почты. Смотрим на сайте параметры – для Яндекса они записываются так:

Перейдите на вкладку «Сервер исходящей почты», включите опцию «SMTP-серверу требуется проверка подлинности» и выберите значение «Аналогично серверу для входящей почты». В «Дополнительно» выберите в пункте «Использовать» одинаковый тип шифрованного подключения SSL для IMAP и SMTP-сервера. Укажите следующие параметры:

С помощью кнопки «Проверка учетной записи» проведите тестовую отправку и получение письма. Если все было сделано правильно и система не сообщила об ошибках, переходим к интерфейсу Outlook.

В завершение синхронизируйте созданную учетную запись с сервером, чтобы получить список папок. Откройте меню «Файл» → «Настройка учетных записей», выберите учетную запись на вкладке «Электронная почта» и нажмите кнопку «Изменить». Установите значение «Сохранять отправленные элементы в следующей папке на сервере» и укажите папку «Отправленные».

Вот так можно подключить к Outlook несколько почтовых аккаунтов путем создания новых учетных записей.

Особенности настроек Outlook и почтовых сервисов

Общий принцип последовательности действий при подключении альтернативных аккаунтов онлайн-почты принципиально не зависит от версий программы Аутлук. В релизах разного года выпуска могут присутствовать отличающиеся названия в параметрах настройки и немного другой интерфейс.

Подключение к Outlook почты Gmail

Далее последовательность действий такая же, как при подключении почты Яндекс. Параметры для настройки IMAP-соединения указаны на сайте Гугл.

Если вы удачно подключили почту Яндекс или Гугл к Outlook, то настроить синхронизацию с Мэйл.ру не составит труда. Для понимания альтернативных возможностей воспользуемся протоколом POP3 вместо IMAP.

Создаем новую учетную запись электронной почты в Outlook. После введения адреса и пароля не забываем выбрать ручную настройку.

Возвращаемся в окно настроек, проверяем правильность введенных данных. Устраняем неточности записей, после чего проверка дает положительный результат.

Поздравляем! Еще один виртуальный почтовый ящик локализован на вашем компьютере и доступен для дальнейшего использования в приложении MS Outlook.

На сайте соответствующего почтового сервиса в разделе «Помощь» есть советы по решению наиболее часто встречающихся проблем подключения к Outlook. Справочная информация также доступна на официальном сайте Майкрософт.

Обзор дополнительных возможностей Outlook

Храните важные дела в Задачах, добавляйте в поле записей ссылки на файлы, текстовые фрагменты, картинки, url-адреса сайтов и многое другое.

Синхронизируйте Outlook с мобильным устройством – все запланированные встречи всегда будут под рукой, а контакты сохранятся как на ПК, так и смартфоне. Скачайте приложение для смартфона и пользуйтесь возможностями сервиса в любом месте.

Существенным отличием программного почтового клиента от виртуальных сервисов является расположение самого ПО и динамической базы данных на локальном компьютере или сервере. Каждая учетная запись Outlook создает файл личных папок с расширением .pst, который по умолчанию находится по пути C:\Users\UserName\AppData\Local\Microsoft\Outlook. Это позволяет легко копировать и бэкапить информацию любым доступным способом. В случае необходимости файл с данными может быть подключен к вновь созданной учетной записи в любой версии Outlook, в том числе установленной на стороннем компьютере. Вся информация и настройки приложений на последнюю дату записи будут сохранены.

В самой программе предусмотрена возможность создания архивов базы данных, в том числе в автоматическом режиме.

Даже в случае глобальной аварийной ситуации, когда могут быть уничтожены данные на компьютере или утерян доступ к виртуальному email, достаточно запустить Outlook и восстановить подключение учетной записи к зарезервированному файлу .pst. Вся переписка, данные календаря и контакты снова будут доступны.

Новые функции Outlook 2019

Компания Microsoft постоянно совершенствует свой продукт, добавляет к нему новые пользовательские функции. В последнем релизе MS Outlook 2019 доступны новые возможности:

Карточка «Люди» позволяет накапливать информацию о каждом партнере – телефон, почтовые адреса, сведения об организации, должность, социальные сети. В любой момент можно посмотреть, не находится ли нужный человек онлайн, чтобы связаться с ним через социальную сеть.

Не помните, в каком именно послании находится важная информация? Нет проблем, ведь Outlook имеет многоуровневую систему поиска по всем мыслимым параметрам, в том числе и по содержанию вложений к письмам.

Хотите узнать прогноз погоды? Встроенный метеоцентр покажет погоду на несколько дней вперед.

Заключение

С точки зрения обработки электронной корреспонденции Outlook удобен в первую очередь тем, что позволяет в едином интерфейсе агрегировать неограниченное количество локальных и виртуальных почтовых аккаунтов. В приложении легко создавать единые правила фильтрации, обработки и хранения данных. Нет необходимости настраивать, например, индивидуальный спам-фильтр для каждого почтового ящика на виртуальном сервере. Достаточно один раз внести в блэк-лист отправителя в приложении, и настройки сохранятся для всей входящей почты, подключенной в Аутлук. Общая единовременная настройка по принципу «сделал и забыл» экономит время и трафик.

Интеграция со встроенными и внешними приложениями Windows позволяет быстро переносить и обрабатывать отдельные файлы, созданные в различных программах. При отсутствии подключения к интернету сохраняется возможность работать с письмами, в том числе исходящими, которым назначается отложенная отправка. Как только произойдет соединение с виртуальным почтовым сервером, автоматически начнется обмен входящей и исходящей корреспонденцией.

Получение почты по протоколу IMAP сохраняет письма на сервере. Это удобно при коллективном использовании общего корпоративного почтового аккаунта несколькими сотрудниками компании. Письма можно получать при подключении к серверу одним пользователем на разных устройствах.

Полный функционал MS Outlook востребован для построения сложных информационных систем корпоративного уровня. Но и при частном использовании Outlook значительно облегчит процесс обработки корреспонденции, предоставит дополнительные возможности организации и планирования личного времени. Согласитесь, намного удобнее один раз запустить приложение и получить доступ ко всем возможным почтовым сервисам. Нет необходимости открывать браузер, авторизовываться в отдельных вкладках на каждом сайте, где есть личный аккаунт, изучать и производить настройки в зависимости от правил виртуального почтового сервиса. Даже в режиме офлайн остаются доступными Календарь, Задачи и Контакты.

Возможность установить бесплатное приложение MS Outlook на мобильное устройство еще более упрощает использование данного приложения в личных целях. При этом политика Майкрософт в этом плане довольно толерантна – к приложению можно подключить не только учетную запись MS, но и аккаунты Google, Яндекс и т.д.

Инструкции в этой статье применяются к Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 и Outlook для Office 365.

Причины для правил Outlook не работает

Многочисленные проблемы могут привести к тому, что правила Outlook не запускаются автоматически или даже полностью отключаются. Любой из них может быть виновником:

Правила превышают установленную квоту для вашего почтового ящика.
Повреждение в файле настроек отправки / получения.
Правила установлены для запуска только на одном компьютере.
Коррупция с использованием учетной записи POP3 или IMAP.

Это печально, когда вы заканчиваете настройку правил в Outlook, только когда они перестают работать через некоторое время. Поскольку существует несколько факторов, которые могут повлиять на автоматическое выполнение правил Outlook, устранение неполадок — лучший способ заставить их работать снова. Вот некоторые вещи, которые вы можете попробовать:

Размер имеет значение в правилах Outlook. Во многих случаях размер, доступный для всех ваших правил Outlook, будет ограничен 64 КБ или меньше. Это не проблема, если у вас есть несколько простых правил для автоматического запуска, но если у вас много правил или очень сложные правила, размер может быть вашей проблемой. Несколько из приведенных здесь шагов по устранению неполадок помогут вам уменьшить размер правил Outlook.

Переименуйте правила . Если ваши правила имеют длинные имена, их изменение на более короткие имена может уменьшить размер существующих правил и позволить им работать должным образом.

Удалить старые правила . Еще один способ уменьшить общий размер существующих правил — избавиться от тех, которые вам больше не нужны.

Снимите флажок только для клиента или только на этом компьютере . Возможно, что при создании правила был выбран этот параметр, который не позволит правилу работать при доступе к учетной записи Outlook на другом устройстве.

Объедините похожие правила . Превращение нескольких похожих правил в единое правило — это еще один способ уменьшить общий размер ваших правил. После того, как вы объединили похожие правила, удалите ненужные правила.

Сбросьте свои правила и проверьте почтовый ящик на наличие повреждений, если вы используете учетную запись POP3 или IMAP в Outlook. Начните с удаления правила, которое не работает, затем запустите Inbox Repair Tool.

Если вы используете учетную запись Exchange, удалив правило, отключив режим кэширования Exchange, а затем воссоздав правило, можно решить проблему. После того, как это будет исправлено, попробуйте снова включить режим обмена кэшем.

Вы можете узнать, как организовать Outlook, чтобы он был более эффективным. Microsoft Outlook включает несколько инструментов, которые вы можете использовать, чтобы сделать ваш почтовый ящик более организованным. Если вы только начинаете работать с Outlook, вы можете не использовать все его функции в полном объеме.

В этом уроке мы покажем вам, как настроить электронную почту Outlook. Мы объясним, как работают папки и категории. Мы кратко коснемся средства Focused Inbox . Наконец, вы узнаете, как настроить электронную почту в Outlook, используя функции «Архивации и удаления» .

Изучайте полезные советы по настройке электронной почты и стратегии

Теперь перейдем к изучению папок и категорий в MS Outlook:

Как настроить почтовый ящик электронной почты Outlook с папками (видео)

Просмотрите это пособие по скринкастам, чтобы узнать, как быстро использовать папки в Outlook

Чтобы просмотреть дополнительную информацию о том, как настроить почтовый ящик Outlook, выполните описанные ниже шаги.

Что вам нужно знать о папках и категориях

Если вы хотите узнать, как настроить электронную почту в Outlook, вам нужно понимание о папках и категориях, которые будут использоваться. Это основные инструменты, которые вы будете использовать для управления входящей почтой.

Папки Microsoft Outlook

Для примеров каждого типа папок см. версию почтового ящика MS Outlook:

Лента Microsoft Outlook появляется над почтовым ящиком.

Обратите внимание на папку с именем My Boss. Это не папка по умолчанию . Скорее это личная папка, которую я добавил для этого примера.

Категории Microsoft Outlook

Вы можете использовать значок категоризировать, чтобы настроить и использовать категории. Значок категоризировать появляется в середине ленты:

Заметка: Значек «Категоризация» доступна только для пользователей Microsoft почты с помощью настройки электронной почты Pop или Exchange. Если вы используете настройку IMAP, эта опция недоступна.

1. Как использовать папки

Папки в Outlook довольно просты в использовании, если вы знаете, для чего они нужны. Вот некоторые из основ использования папок:

Шаг 1. Создайте новую папку

Чтобы создать папку в MS Outlook, откройте вкладку « Папка » на ленте . Затем щелкните значок « Новая папка» . Диалоговое окно « Создать новую папку » отображает:

Используйте диалоговое окно « Создать новую папку », чтобы добавлять папки и настраивать электронную почту.

Введите имя новой папки в поле « Имя» . Щелкните папку, в которую вы хотите поместить новую папку, и нажмите «ОК», когда закончите.

В этом примере я создал папку под названием Memos и поместил ее в папку From My Boss. Вот как выглядят папки:

Вы можете добавить подпапку под существующей папкой.

Шаг 2. Переименование папки

Вы можете изменить имя папки после ее создания. Выберите папку, которую вы хотите переименовать, щелкнув по ней. Нажмите на значок «Переименовать папку» на вкладке «Папка». Вы заметите, что вокруг имени папки появляется поле:

Используйте значок «Переименовать папку», чтобы переименовать существующую папку в MS Outlook.

Введите новое имя папки в поле. Когда вы закончите печатать, нажмите клавишу Enter на клавиатуре. Ваше новое имя папки будет сохранено.

Шаг 4. Удаление папки

Иногда вы можете обнаружить, что вам не нужна папка, которую вы создали. Когда это произойдет, вы можете легко удалить папку.

Нажмите на папку, которую вы хотите удалить, на панели навигации (слева):

Вот как организовать почтовый ящик электронной почты Outlook, удалив ненужные папки.

Нажмите значок «Удалить» в ленте. (Он похож на X.) Папка удалена.

2. Как использовать категории для удобства в Outlook

Шаг 1. Переименуйте категорию

Ниже приведен пример некоторых переименованных категорий:

Назовите каждую категорию цветов, чтобы настроить почтовый ящик Outlook

Ваши собственные пользовательские категории могут отличаться.

Шаг 2. Удаление категории

После того как вы настроили свои категории, вы можите обнаружить, что не используете их все. Если так случится, вы можете удалить неиспользуемую категорию.

Вы можете удалить категории цвета, которые вы не используете.

В раскрывающемся меню «Категоризация» используйте категории для отправки писем и настройки своего почтового ящик.

Вы можете удалить назначенную категорию из электронной почты.

Используйте параметр «Очистить все категории», чтобы удалить все категории из электронной почты с более чем одной назначенной категорией.

Microsoft запускает новую функцию, называемую Focused Inbox, для пользователей Outlook. Независимо от того, есть ли у вас доступ к Focused Inbox, это зависит от версии используемого вами Microsoft Office .

Microsoft Outlook Focused Inbox предназначен для автоматической организации входящих почтовых ящиков. Когда он активирован, ваш почтовый ящик делится на две вкладки

Чтобы перейти на вкладку « Другие» на вкладке « Фокусировка », просто нажмите на нее:

Легко удалить старую электронную почту. Просто нажмите на электронное письмо, чтобы выбрать его:

Храните старые письма в папке « Архив », чтобы настроить входящие письма

В будущем, когда вы заархивируете электронное письмо, оно попадет в эту папку.

Шаг 3. Настройка параметров архива

Вы также можете изменить настройки автоматического архивирования MS Outlook. Нажмите «Файл»> «Параметры», чтобы открыть окно «Параметры Outlook» :

Используйте диалоговое окно автоархивации для определения параметров архивации в Outlook.

Установите флажки, чтобы выбрать параметры архива. Нажмите OK в диалоговом окне автоархивации, когда закончите. Затем нажмите «ОК» в окне «Параметры Outlook».

Шаг 4. Используйте средство очистки Outlook

Вы можете использовать средство очистки для очистки беседы, папки или подпапок. В этом случае мы будем использовать его для очистки папки From My Boss.

Щелкните папку, чтобы выбрать ее. Нажмите стрелку вниз на значке «Очистить инструмент» . (Он находится на вкладке «Главная» слева от значка «Удалить» .) Вы увидите раскрывающееся меню «Очистка» :

5. Настройте свою электронную почту с улучшенным управлением

У вас будет меньше шансов иметь переполненный почтовый ящик MS Outlook, если вы следуете хорошим методам управления электронной почтой. Узнайте, как уменьшить беспорядок в почтовом ящике электронной почты с помощью нашей бесплатной книги:

Вывод

Читайте также: