Сценарий бюджетирования 1с это

Обновлено: 07.07.2024

На странице лишь часть возможностей подсистемы «Бюджетирование». С полными возможностями можно ознакомиться в документации. А с примерами применения в вебинарах «Решение практических задач с использованием 1С:ERP» и докладе «Сценарии использования подсистемы бюджетирования в 1С:ERP».

Книга Академии ERP «Финансовое планирование и бюджетирование»

Также рекомендуем книгу «Академия ERP: Финансовое планирование и бюджетирование». В книге рассматриваются теория и практика финансового планирования и бюджетирования в коммерческих организациях. Вопросы автоматизации процесса бюджетирования и казначейских функций иллюстрируются на примере 1C:ERP.

Финансовое планирование и бюджетирование являются неотъемлемой частью деятельности любой компании. Они обеспечивают прогнозирование деятельности, поддержку принятия управленческих решений, мотивацию и контроль работы подразделений и сотрудников.

Книга адресована специалистам, участвующим в бюджетных процессах в качестве исполнителей, а также отвечающим за процессы бюджетирования на стороне компаний, специалистам по внедрению систем автоматизации и пользователям программных продуктов «1С:Предприятие».

Демо версию книги можно посмотреть тут.

Основные возможности и преимущества «Бюджетирования»

Бюджетирование в «1С:ERP Управление предприятием» позволяет осуществлять финансовое планирование деятельности компании, вырабатывать оптимальные решения и контролировать достижение финансовых целей компании. Методы бюджетного планирования могут использоваться на стратегическом, тактическом и операционном уровнях. Ключевые особенности подсистемы «Бюджетирование» в «1С:ERP Управление предприятием» — это гибкость и масштабируемость для любого предприятия, удобный механизм настраиваемых бюджетных форм и финансовой отчетности.

это оперативно — не нужно ждать отчетов из соответствующих подразделений;
информация вводится только один раз — не нужно тратить время на ввод информации, полученной из других подразделений, в финансовые планы;
данные надежно защищены от потери и несанкционированного доступа;
широкие возможности финансового моделирования — планирование с учетом различных внешних и внутренних факторов;
гибкие отчеты в режиме онлайн, которые не надо «формировать» — они уже готовы.

Моделирование финансовых планов

В программе предусмотрен удобный инструментарий, позволяющий моделировать перспективные финансовые состояния предприятия с учетом имеющихся ресурсов, а также возможностей по привлечению дополнительного капитала. При построении бизнес-модели для нее предусмотрены следующие критерии:

регулируемая глубина детализации до организаций и подразделений предприятия;
индивидуальная настройка каждой из моделей с использованием подчиненных бюджетов произвольного уровня сложности;
неограниченное количество одновременно используемых моделей.

Планирование оплат по планам продаж и закупок. Интеграционные возможности бюджетирования позволяют при построении бизнес-модели учитывать данные из других источников (например, планы продаж, закупок, производства). Предусмотрено автоматическое заполнение аналитик по партнерам, контрагентам, договорам, статьям движения денежных средств из документов планирования, касающихся торгово-закупочной деятельности предприятия. Кроме того, возможно планирование оплат как по выбранной статье бюджета, так и раздельное планирование оплат на аванс и оплату после отгрузки.

Контроль расходов денежных средств. Система позволяет обеспечить оперативный контроль над расходованием денежных средств в момент формирования заявки на выплату денежных средств.

разрешающий — разрешают проведение заявок на расходование денежных средств, если сумма заявки не превысила остаток по лимитам (если превышение произошло, то проведение заявки на расходование денежных средств будет автоматически заблокировано);
дополнительно ограничивающий — выполняют функцию задания дополнительного лимита к основному, например, определен лимит по выбранной статье денежных средств, а требуется дополнительно установить лимит на партнера;
информационный — информируют о превышении лимита при проведении заявки на расходование денежных средств, но не блокируют ее проведение.

Контроль над использованием денежных средств может быть организован для произвольного периода (день, неделя, месяц, квартал, полугодие, год) по любым аналитикам доступным для документа Заявка на расходование денежных средств (например, статьи движения денежных средств, партнеры, подразделения и так далее).

Сравнение фактических и плановых данных

Сравнение прогнозных и фактических данных финансового состояния предприятия осуществляется в рамках бизнес-модели с возможностью использования различных сценариев (например, Квартальный план и Квартальный план с учетом внешних факторов) с оценкой итоговых сумм в валютах:

операции;
сценария;
управленческого/регламентированного учета.

Источниками фактических данных для бюджетирования могут быть:

оперативный учет — источниками данных являются хозяйственные операции с возможностью определения источника суммы для выбранной операции;
регламентированный/международный учет — источниками данных являются остатки и обороты по счетам соответствующего плана счетов;
произвольные данные — позволяет настроить произвольную схему получения любых доступных в учетной системе фактических данных.

Скользящее планирование

В подсистеме «Бюджетирование» поддерживается скользящее планирование, отличительной особенностью которого является последовательный сдвиг периода планирования на величину, кратную периодичности планирования.

По прошествии одного периода в ранее введенные планы вносятся корректировки и добавляются новые периоды для сохранения итогового количества плановых периодов. Например, помесячный план на 3 месяца вперед каждый месяц уточняется на следующие 3 месяца.

Анализ бизнес-модели

Анализ может быть произведен с использованием трех различных типов бюджетных отчетов:

Бюджет — отображает только плановые значения;
Сравнение сценариев — позволяет сравнивать разные планы и контролировать отклонения по бюджетным статьям;
План-фактный анализ — позволяет сравнивать выбранный сценарий с фактическими данными, полученными за отчетный период.

При помощи данных типов отчетных форм доступно проведение анализа различного вида, например, план-факт и план-план с возможностью расчета отклонений в суммовом или процентом отношении.

Ведение бюджетной компании на предприятии может быть реализовано с помощью автоматизации управленческих процессов. Регламенты бюджетирования могут быть обличены в строгие этапы бюджетного процесса с формированием задач ответственным исполнителям и контролем над исполнением.

Бюджетный процесс в системе предполагает описание бюджетного регламента в виде бюджетных этапов, определяющих ввод плановых данных, расчет планов, контроль над исполнением планов, факторный план-фактный анализ, предполагает персонифицированную ответственность исполнителей за выполнение задач.

Система позволяет высылать задачи исполнителям на электронную почту, контролировать исполнение.

Оценка исполнения бюджетного процесса

Для упрощения контроля за своевременным выполнением бюджетного процесса предусмотрено отдельное рабочее место — Монитор бюджетного процесса.

Ключевым достоинством рабочего места является компактное представление больших объемов данных, облегчающее принятие управленческих решений, основанных на визуальной оценке. Визуальные средства управления позволяют увидеть отклонения от поставленных задач управления, отставание от сроков бюджетной кампании, установить причины, и принять меры по повышению эффективности.

Кроме того, Монитор бюджетного процесса позволяет оперативно выявлять конфликты, заложенные при назначении нормативных сроков исполнения бюджетных задач. Например, процесс планирования инвестиционного бюджета на следующий месяц не будет завершен к его началу. Кроме этого возможно проведение комплексной оценки загруженности персонала, вовлеченного в бюджетный процесс, и анализ объемов поставленных пользователям задач.

Подробнее о возможностях подсистемы Бюджетирование см. доклад «Сценарии использования подсистемы бюджетирования в 1С:ERP».

Статья является первой частью методического пособия, в котором излагаются основы разработки бюджетов в подсистеме «Бюджетирование» конфигурации «1С: Управление производственным предприятием 8» (далее 1С:УПП). После знакомства с основными элементами подсистемы разобраны простейшие примеры построения Бюджета продаж и Бюджета производства. Подробный вариант статьи изложен в прилагаемом файле (upp1. zip).

1. ПОДСИСТЕМА «БЮДЖЕТИРОВАНИЕ» В 1С:УПП

1.1. Основные элементы подсистемы «Бюджетирование»

Сущность бюджетирования состоит в разработке взаимосвязанных планов хозяйственной деятельность компании, ее подразделений, исходя из текущих и стратегических целей функционирования, контроля за выполнением этих планов, в корректирующем воздействии на отклонения их исполнения. Планирование в подсистеме «Бюджетирование» конфигурации 1С:УПП ведется с помощью бюджетных операций.

Бюджетная операция похожа на проводку бухгалтерского учета. Главное различие между ними заключается в том, что бухгалтерская проводка отражает уже свершившееся событие хозяйственной жизни предприятия, а бюджетная операция отражает будущее событие или несколько будущих событий.

В бюджетной операции не указываются детали, которые не существенны для финансового планирования: конкретные расчетные банковские счета предприятия, с которых и на которые будут поступать денежные средства, конкретные подотчетные лица и т.д. Дату достаточно указывать с точностью до периода планирования, причем обычно указывается первая дата периода. В то же время в бюджетной операции фиксируются значения следующих аналитических разрезов:

сценарий планирования;
статья оборотов;
валюта операции;
центр финансовой ответственности (ЦФО);
проект;
контрагент;
номенклатура.

Сценарий планирования - это средство для разделения нескольких вариантов финансовых планов в системе. В разрезе сценариев ведется планирование продаж, производства, закупок. Это позволяет сопоставлять данные бюджетов с данными системы планирования.

В сценарии определяются следующие параметры:

детализация планирования (укрупненное планирование или планирование с точностью до элементов аналитического учета);
периодичность (временной интервал, который определяет детализацию планирования по календарным периодам: год, квартал, месяц, неделя, день);
способ планирования (циклическое планирование сразу на несколько последовательных периодов одинаковой продолжительности, скользящее планирование, когда очередной период планирования открывается по мере окончания предыдущего, планирование на определенный интервал времени);
валюта планирования;
признак использования отдельной линейки курсов валют для сценария (что позволяет подготовить несколько сценариев развития ситуации в зависимости от разных прогнозов динамики изменения курсов валют операций).

Статьи оборотов являются ключевыми элементами подсистемы «Бюджетирование». Они служат для детализации оборотов предприятия при составлении бюджетов и анализе фактической информации. Статьи оборотов характеризуются следующими параметрами:

признаки ведения учета по сумме и по количеству;
признаки ведения оборотов по номенклатуре и контрагентам;
источники получения фактических данных (указание связи между статьей оборотов и реквизитами управленческого и бухгалтерского учета, что необходимо для автоматического сопоставления плановых и фактических показателей) и др.

Статья оборота бюджетной операции соответствует сочетанию счета дебета и счета кредита счетов бюджетирования или совокупности таких сочетаний, которые устанавливаются в свойствах статьи оборота.

Одному обороту соответствует одна или несколько бюджетных проводок, характеризующих перемещение денежных средств между счетами плана счетов бюджетирования. Причем в случае использования нескольких бюджетных проводок общая сумма оборота распределяется между ними пропорционально коэффициентам, указываемым в свойствах статьи оборота.

Справочник Статьи оборотов по бюджетам имеет иерархическую структуру. В нем можно вводить группы, например, Доходы и Расходы.

Счета бюджетирования служат для отражения планируемых остатков средств. В системе 1С:УПП по каждому из счетов можно организовать количественный и валютный учет, а также ведение аналитического учета в разрезе подразделений, номенклатуры и т.п. Совокупность всех счетов представлена планом счетов бюджетирования.

План счетов бюджетирования напоминает упрощенный план счетов бухгалтерского учета. Фрагменты плана счетов бюджетирования, принятого в типовой конфигурации 1С:УПП приведены в табл. 1.1. Жирным шрифтом выделены те счета, которые в дальнейшем будут использоваться в рассматриваемых ниже примерах.

Бюджетирование в «1С:Комплексной автоматизации» позволяет осуществлять финансовое планирование деятельности компании, вырабатывать оптимальные решения и контролировать достижение финансовых целей компании.

Методы бюджетного планирования могут использоваться на стратегическом, тактическом и операционном уровнях. Ключевые особенности подсистемы «Бюджетирование» — это гибкость и масштабируемость для любого предприятия, удобный механизм настраиваемых бюджетных форм и финансовой отчетности.

это оперативно — не нужно ждать отчетов из соответствующих подразделений;
информация вводится только один раз — не нужно тратить время на ввод информации, полученной из других подразделений, в финансовые планы;
данные надежно защищены от потери и несанкционированного доступа;
широкие возможности финансового моделирования — планирование с учетом различных внешних и внутренних факторов;
гибкие отчеты в режиме онлайн, которые не надо «формировать» — они уже готовы.

Моделирование финансовых планов

регулируемая глубина детализации до организаций и подразделений предприятия;
индивидуальная настройка каждой из моделей с использованием подчиненных бюджетов произвольного уровня сложности;
неограниченное количество одновременно используемых моделей.

Контроль расходов денежных средств.

Система позволяет обеспечить оперативный контроль над расходованием денежных средств в момент формирования заявки на выплату денежных средств.

разрешающий — разрешают проведение заявок на расходование денежных средств, если сумма заявки не превысила остаток по лимитам (если превышение произошло, то проведение заявки на расходование денежных средств будет автоматически заблокировано);
дополнительно ограничивающий — выполняют функцию задания дополнительного лимита к основному, например, определен лимит по выбранной статье денежных средств, а требуется дополнительно установить лимит на партнера;
информационный — информируют о превышении лимита при проведении заявки на расходование денежных средств, но не блокируют ее проведение.

Сравнение фактических и плановых данных

операции;
сценария;
управленческого/регламентированного учета.

Источниками фактических данных для бюджетирования могут быть:

оперативный учет — источниками данных являются хозяйственные операции с возможностью определения источника суммы для выбранной операции;
регламентированный/международный учет — источниками данных являются остатки и обороты по счетам соответствующего плана счетов;
произвольные данные — позволяет настроить произвольную схему получения любых доступных в учетной системе фактических данных.

Скользящее планирование

Анализ бизнес-модели

Анализ может быть произведен с использованием трех различных типов бюджетных отчетов:

Бюджет — отображает только плановые значения;
Сравнение сценариев — позволяет сравнивать разные планы и контролировать отклонения по бюджетным статьям;
План-фактный анализ — позволяет сравнивать выбранный сценарий с фактическими данными, полученными за отчетный период.

«1С:Управление холдингом 8» обеспечивает автоматизацию процессов финансового планирования, лимитирования расходов, распределения ответственности, импорта фактических данных, план-фактного и факторного анализа результатов деятельности компании.

Система помогает комфортно автоматизировать бюджетирование в условиях многообразия учетных систем, организовать совместную работу пользователей с большими массивами данных и выполнение комплексных вычислений бюджетной модели, включает инструменты для управления в соответствии с концепцией Balanced Scorecard.

Наглядная организационно-финансовая структура

Система может применяться как в группах компаний, так и в монопредприятиях. Организационная структура центров финансовой ответственности может включать юридические лица или подразделения. Для активно развивающихся холдингов реализованы инструменты гибкого управления составом группы, позволяющие учитывать различные сценарии приобретения или выбытия компаний.

Графическое отображение структуры группы при консолидации отчетов и бюджетов

Гибкий и понятный конструктор бюджетов

Программа позволяет работать с бюджетными моделями любой сложности, показатели бюджетов могут быть связаны простыми формулами или рассчитываться по сложным алгоритмам. Встроенный конструктор бюджетной модели представляет из себя табличный редактор структуры данных. Правила расчета задаются с помощью формул, аналогично тому, как это делается в распространенных электронных таблицах.

В качестве аналитик показателей бюджетов в дополнение к ключевым измерениям (период, сценарий, валюта, ЦФО, проект) можно использовать 6 дополнительных аналитик, связанных со справочниками системы. Благодаря функции реструктуризации, при изменении аналитик бюджетной модели «1С:Управление холдингом 8» автоматически реорганизует ранее введенные данные. Для анализа сложных бюджетных моделей удобно использовать специальную диаграмму.

Единый интерфейс для ввода, согласования и анализа бюджетов

Интерфейс, с которым работает пользователь при планировании бюджетов в «1С:Управлении холдингом 8» схож с интерфейсом электронных таблиц. Он также представляет из себя таблицу с возможностью редактирования значений в ячейках, в ней поддерживаются функции копирования и вставки диапазона ячеек, копирования значений по строке или по столбцу.

планирование от достигнутого: вводом в режиме сравнения, копированием бюджетов или с помощью формул;
обратное распределение: можно вводить итоговые суммы и распределять их по детальным аналитикам;
распределение по профилю сценария — для планирования бюджетов, подверженных сезонным колебаниям;
планирование «от пустографки» — заполнением готового бланка с предопределенными аналитиками;
планирование валютных статей с автоматическим пересчетом в основную валюту по плановым курсам;
ввод плановых данных можно сочетать с план-фактным или сравнительным факторным анализом, что позволяет использовать отклонения и их причины в прошлых периодах в текущей бюджетной компании;
моделирование «Что если?» позволяет рассмотреть различные варианты развития событий и оценить последствия управленческих решений.

Сводная таблица в «1С:Управлении холдингом 8» — это удобный инструмент, который используется как для ввода, так и для анализа данных. Без изменения настроек бюджетной модели пользователь «на лету» может управлять составом показателей и аналитик. Здесь же, в настройках структуры сводной таблицы, пользователь может добавлять данные по другим ЦФО, периодам или сценариям, чтобы планировать свой бюджет, опираясь на информацию из соседних информационных срезов.

Продуктивные коммуникации участников бюджетного процесса

«1С:Управление холдингом 8» не покидая сводной таблицы помогает участникам бюджетного процесса упорядочить обсуждения и принятие решений. Подсистема согласований и оповещений предоставляет следующие возможности:

визирование и комментирование бюджетов или отдельных показателей;
возможность привлечения к согласованию дополнительных пользователей, не указанных в маршруте согласования;
назначение заместителей для участников процесса согласования;
рассылка задач согласования по электронной почте;
возможность согласовать или отклонить бюджет, не входя в программу, а просто ответив на письмо-уведомление.

Маршрут согласования настраивается без программирования, даже для ситуаций с условными переходами, последовательным и параллельным участием множества сотрудников. Ролевая адресация позволяет использовать один и тот же маршрут для нескольких организационных единиц.

Импорт файлов консолидационных пакетов

Бюджеты ЦФО можно не только вводить в сводную таблицу, но импортировать из файлов MS Excel, автоматически проверять их на соответствие формату, полноту заполнения и отсутствие ошибок. Для удобства сотрудников бизнес-единиц можно использовать специализированный клиент «1С:Управление холдингом 8» для MS Excel.

Непосредственный импорт информации из внешних информационных систем

С помощью «1С:Управления холдингом 8» фактические или плановые данные можно импортировать сразу из внешних информационных систем. Это позволяет исключить обмен файлами, уменьшив риск ошибок и модификации информации, а также снизив трудоемкость операций импорта.

Импорт информации из внешних информационных систем

Настройка расчета показателей по данным внешних информационных систем практически не отличается от настройки получения данных, хранящихся внутри «1С:Управления холдингом 8» — для этого применяются такие же Excel-подобные формулы. Важным преимуществом программы является то, что при импорте данных из учетных систем на платформе «1С:Предприятие 8» не переносятся первичные документы. Это снижает требования к оборудованию и синхронности мастер-данных. При этом доступна расшифровка от показателя бюджета до документа внешней учетной системы.

Управление бюджетным процессом

Процесс обработки бюджетов сотен центров ответственности, составляющих десятки бюджетов, состоящих в свою очередь из десятков тысяч показателей можно организовать в «1С:Управлении холдингом 8» в виде наглядной последовательности этапов с возможностью их пакетной обработки и использования других сервисов, сокращающих сроки бюджетной кампании и трудозатраты участников бюджетного процесса.

Управление мастер-данными

Для обеспечения сопоставимости данных из различных информационных систем необходимо, чтобы их справочники были синхронизированы. Для этого в «1С:Управлении холдингом» имеются инструменты для управления мастер-данными, решающие такие задачи как:

удаление дублей, гармонизация, обогащение эталонных корпоративных классификаторов;
мэппинг элементов справочников внешних систем и эталонных элементов корпоративных классификаторов;
управление изменениями корпоративных классификаторов с помощью заявок на изменение НСИ;
экспорт эталонных элементов корпоративных классификаторов в системы-потребители.

Многомерный анализ данных

Система обладает комплексом аналитических инструментов, обеспечивающих многослойный анализ от общей картины к деталям. Сводная таблица в «1С:Управлении холдингом 8» является не только полноценным инструментом ввода и редактирования данных, но и позволяет анализировать бюджеты в различных ракурсах. Аналитическая панель дает возможность на одной форме отобразить сразу несколько связанных областей — сводных таблиц, диаграмм, графиков, виджетов KPI. Вводя данные в одной области, пользователь сразу же видит изменения в связанных областях.

Аналитическая панель — ввод и анализ данных в одном интерфейсе

Бюджетирование инвестиционных проектов

По данным бюджетов проектов автоматически рассчитываются их ключевые показатели эффективности (NPV, IRR, срок окупаемости, индекс прибыльности). В целях автоматизации предынвестиционной фазы система позволяет определить критерии сравнения альтернативных проектов, провести их экспертную оценку, включить в инвестиционную программу действительно оптимальный портфель проектов.

Читайте также: