Sharepoint совместная работа с документами excel
Обновлено: 04.07.2024
В прошлой статье [1] мы познакомились с продуктом SharePoint и разместили на страницах корпоративного сайта библиотеки документов разных отделов. Но библиотеки документов позволяют не только хранить файлы и предоставлять кним доступ пользователям, а и дают возможность одновременно открывать некоторые офисные файлы для редактирования. Удобство при работе с одним документом нескольких сотрудников из разных отделов заключается в том, что ненужно «висеть» на телефоне, обсуждая изменения в файле и сообщать о завершении работы с ним.
О режимах доступов
Права на главную страницу для просмотра сайта мы предоставили доменной группе Все, чтобы любой пользователь компании смог посещать данный раздел. По умолчанию эти права наследуются на все страницы и компоненты, а это несовсем правильно, потому как конфиденциальные данные видеть должны не все. Следовательно, необходимо поработать над разграничением прав доступа к файлам и папкам.
Администратор системы SharePoint может предоставлять или отключать следующие режимы доступа [2]:
- Права на страницу сайта – можно запретить заходить на некоторые страницы сайта.
- Права на библиотеку – при наличии прав можно открывать любые папки и файлы.
- Права на папку – отключить доступ к библиотеке и разрешить открывать только некоторые папки, при этом другие папки видны не будут.
- Права на файл – результат, как с папками.
- Отключить кнопку «…», с помощью которой сотрудник сам может предоставлять общий доступ другим.
В нашем случае достаточно предоставить доступ только к папкам. Для этого выделяем библиотеку документов, заходим во вкладку Библиотека, нажимаем на кнопку Параметры библиотеки, жмем на ссылку Библиотека документов: разрешения. Здесь мы видим (см. рис. 1) группы Владельцы (полный доступ), Посетители (чтение), Участники (изменение), Средства просмотра служб Excel (только просмотр), которые по умолчанию были унаследованы при разрешении входа на главную страницу доменной группе Все.
Рисунок 1. Распределение прав доступа
Рисунок 2. Предоставление доступа к папкам
После этого можно вернуться в раздел по управлению доступом. Там увидим, что появившейся пользователь имеет Ограниченный доступ, а также, нажав на ссылку Отображение этих элементов, увидим, к каким именно папкам и какой унего имеется доступ.
Опытные пользователи самостоятельно могут предоставить доступ ко всей папке или отдельному файлу своему коллеге для скачивания, чтения или редактирования. Для этого ему нужно нажать на кнопку с тремя точками, а затем кнопку Общий доступ, ввести ФИО и выбрать нужные права. Если такая опция не нужна, то данную кнопку можно отключить c помощью CSS-кода:
display: none !important;
или деактивировать ее на уровне сайта, зайдя в Параметры сайта → Разрешения для сайта, нажав на кнопку Параметры запросов на доступ и сняв первую галочку Разрешить участникам совместный доступ к этому сайту, а также отдельным файлам и папкам.
ПРИМЕНЯЕТСЯ К: 2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint Microsoft 365
Службы Excel в SharePoint Server 2013 позволяет предоставить общий доступ ко всем частям книги Excel в централизованном расположении. При публикации книги для SharePoint Server 2013 можно выбрать несколько вариантов представления браузера (например, представление таблицы и представление галереи). Вы также можете отобразить контент Excel в специальной веб-части SharePoint, которую называют веб-частью Excel Web Access. Чтобы узнать, как обмениваться книгами с помощью службы Excel, см. в этой статье.
Подготовка
Прежде чем приступить к этой задаче, просмотрите следующую информацию о необходимых предпосылках:
Необходимо использовать Excel и SharePoint Server 2013.
службы Excel должна быть настроена на то, чтобы включить в нее библиотеку надежных подключений к данным и библиотеку надежных документов. В идеале у вас должен быть настроен сайт центра бизнес-аналитики, который можно использовать для книг и подключений к данным. Дополнительные сведения см. в веб-сайте Configure a Business Intelligence Center in SharePoint Server 2013.
Вам потребуется информация от администратора SharePoint о настройке проверки подлинности данных для баз данных, которые использует ваша организация. Это может влиять на способ подключения к разным источникам данных.
Если вы планируете опубликовать книгу, вам должно быть назначено по крайней мере разрешение "Участие" в библиотеке SharePoint.
Необходимо создать книгу Excel, содержащую хотя бы один элемент, например диаграмму, таблицу, отчет сводной диаграммы, отчет сводной таблицы или диапазон данных.
Если вы планируете публиковать книги, содержащие модели данных для SharePoint Server 2013, службы Excel необходимо настроить для поддержки моделей данных. Дополнительные сведения см. в службы Excel в SharePoint Server 2013 Preview.
Если вы планируете опубликовать книгу с Power View, SQL Server Reporting Services необходимо настроить SharePoint интегрированном режиме. Дополнительные сведения см. в SQL Server bi Features с SharePoint 2013 (SQL Server 2012 SP1).
Предоставление общего доступа к книгам с помощью служб Excel
Предположим, что вы создали Excel книгу, которая содержит сведения, которые вы хотите поделиться с другими. Кроме того, вы хотите отобразить определенный контент в этой книге в нескольких расположениях. Службы Excel позволяет сделать это с помощью следующего простого процесса:
Определите один или несколько именованных элементов в книге. Это могут быть диаграммы, таблицы, отчеты сводной диаграммы, отчеты сводной таблицы, диапазоны данных и т. д.
Выберите параметры просмотра в браузере для книги. Можно выбрать представление листа или представление gallery.
Опубликуйте книгу в библиотеке SharePoint. В идеале следует использовать библиотеку документов на сайте центра бизнес-аналитики.
(Необязательный шаг.) Отобразите всю книгу Excel или ее часть в веб-части Excel Web Access.
В следующих разделах описывается выполнение шагов для предоставления общего доступа к книге с помощью Службы Excel.
Определение именованных элементов в книге
Определение именованных элементов не является абсолютным требованием для общего доступа к книге с помощью Службы Excel. Однако мы рекомендуем определить эти элементы в Excel. Это позволит избежать затруднений в будущем, особенно если вы хотите показать один элемент в веб-части SharePoint (вместо отображения всей книги). Именованным элементом может быть диаграмма, таблица, отчет сводной диаграммы, отчет сводной таблицы, срез, элемент временной шкалы, лист или диапазон данных на листе.
При создании элементов, таких как отчеты сводная диаграмма, отчеты pivotTable, срезы, элементы управления Timeline и т. д., каждый элемент по умолчанию Excel. Например, предположим, что вы создаете отчет PivotTable на листе1 в Excel. По умолчанию этот отчет сводной таблицы будут отмечен как Сводная таблица1. Теперь предположим, что вы добавляете отчет сводной диаграммы на этот же лист. Его именем по умолчанию будет Сводная диаграмма1. Если вы откроете sheet2 и создадите отчет PivotTable на этом листе, его имя по умолчанию будет PivotTable1. Легко запутаться между PivotTable1 на листе1 и PivotTable1 на sheet2. Чтобы избежать этой путаницы, определите каждый элемент как именованный с использованием уникальных имен. Используйте следующую процедуру для определения именных элементов в Excel.
Определение именных элементов в книге
В книге Excel выберите лист, диаграмму, таблицу, диапазон данных или другой элемент, который вы хотите определить как именованный элемент. Выберите диапазон ячеек, содержащий элемент (или элементы), которые нужно включить в именованный элемент.
Чтобы определить весь лист как именованный элемент, выберите пустую ячейку на листе и нажмите клавиши CTRL+A.
На вкладке Формулы в группе Defined Names выберите Определение имени, чтобы открыть диалоговое окно New Name.
В поле Имя введите имя элемента. Выберите уникальное имя, которое не повторяется в книге.
В списке Область выберите Книга.
Используйте поле Диапазон, чтобы подтвердить или изменить диапазон выделенных ячеек.
Повторите шаги 1–6 для каждого элемента, который необходимо определить в качестве именованного.
Указание способа отображения книги
При использовании Службы Excel для предоставления общего доступа к книге вы можете выбрать, как книга будет отображаться в окне браузера. В частности, можно выбрать следующие варианты просмотра в браузере:
Представление листа. Этот параметр отображает весь лист в окне браузера, как он показывается в Excel.
На следующем рисунке показан пример панели мониторинга в представлении листа.
Представление коллекции. Этот параметр приводит к отображению одного элемента, например отчета сводной диаграммы или таблицы, в центральной части окна браузера. Срезы, фильтры и элементы временной шкалы отображаются в левой части окна. Дополнительные элементы, например другие отчеты сводной диаграммы или таблицы, показываются как эскизные изображения в правой части окна. В представлении gallery пользователи могут выбрать эскиз, чтобы изменить элемент, показываемый в центральной части окна браузера.
На следующем рисунке тот же пример панели мониторинга в представлении gallery.
Используйте одну из следующих процедур для выбора параметров просмотра книги в браузере.
Настройка книги для отображения с помощью представления таблицы
В Excel на вкладке Файл щелкните Параметры просмотра в браузере.
На вкладке Отображение выберите в списке Лист, затем выберите листы, которые необходимо показать, и нажмите кнопку ОК.
Сохраните книгу и закройте Excel.
Настройка книги для отображения с помощью представления галереи
В Excel на вкладке Файл щелкните Параметры просмотра в браузере.
На вкладке Отображать воспользуйтесь списком для выбора параметра Элементы в книге.
Выберите именованные элементы, которые необходимо показать, и откройте вкладку Параметры.
Если книга содержит срезы или элемент временной шкалы, нажмите кнопку Добавить, выберите срезы или элементы временной шкалы, которые нужно показать, и затем нажмите кнопку ОК.
Затем закройте Excel.
После указанных вариантов просмотра браузера для книги следующим шагом является публикация книги в SharePoint Server 2013.
Публикация книги
При публикации книги вы добавляете ее в библиотеку SharePoint, например библиотеку документов на сайте центра бизнес-аналитики. Расположение, которое вы используете, должно быть указано в качестве надежного расположения для службы Excel.
Публикация книги в библиотеке SharePoint
Сведения о том, как указать расположение как надежное в Службы Excel, см. в статье Управление надежными расположениями файлов служб Excel (SharePoint Server 2013).
В выбранной библиотеке выберите + Новый документ, чтобы открыть диалоговое окно Добавить документ.
Выберите Просмотр, а затем выберите файл Upload диалоговое окно, чтобы выбрать книгу, которую вы хотите опубликовать. Затем нажмите кнопку Открыть.
В диалоговом окне Добавление документа нажмите кнопку ОК. Книга будет добавлена в библиотеку.
После публикации книги в библиотеке SharePoint вы можете отобразить контент из этой книги в веб-части Excel Web Access.
Отображение контента Excel в веб-части Excel Web Access
Службы Excel в SharePoint Server 2013 содержит специальную веб-часть SharePoint веб-часть Excel Web Access. Она позволяет предоставить общий доступ ко всей книге Excel или ее части в собственной веб-части на странице веб-части SharePoint. Можно показать один элемент, определенный как именованный, или всю книгу.
Далее описывается, как добавить веб-часть Excel Web Access на страницу SharePoint и затем показать контент в веб-части.
Добавление веб Excel веб-части веб-SharePoint веб SharePoint.
Для начала откройте страницу SharePoint для редактирования.
В зоне на странице выберите гипертекст Добавить веб-часть.
Рядом с верхней частью страницы появятся области, содержащие доступные категории и типы веб-частей.
В области Категории выберите Бизнес-данные. Затем в области Части выберите Excel Web Access.
Следующий шаг подключение книги к веб-части Excel Web Access.
Отображение Excel контента в Excel веб-части веб-доступа
Для начала откройте страницу SharePoint для редактирования и добавьте на нее пустую веб-часть Excel Web Access.
В пустой веб-части Excel Web Access в разделе Выбор книги щелкните гипертекст Щелкните здесь, чтобы открыть область инструментов. Откроется область инструментов.
В разделе Отображение книги в текстовом поле Книга введите адрес веб-сайта (URL) для книги. Если вы не знаете URL-адрес, нажмите кнопку Обзор, перейдите в библиотеку, в которой опубликована книга, выберите нужную книгу и нажмите кнопку Вставить.
(Необязательный шаг.) Чтобы показать один элемент, например диаграмму, таблицу, отчет сводной диаграммы или отчет сводной таблицы, в поле Именованный элемент введите имя элемента. После этого в веб-части будет показан только один элемент, а не вся книга.
В нижней части области инструментов нажмите кнопку ОК.
Теперь книга отображается в веб-части. Если вы хотите, вы можете перейти к определению параметров перемещения и взаимодействия для веб-части Excel Web Access.
Указание параметров навигации и интерактивности для книги, отображаемой в веб-части Excel веб-Excel доступа.
Для начала откройте страницу SharePoint для редактирования. В верхнем правом углу веб-части Excel щелкните стрелку вниз, чтобы открыть меню веб-части, и выберите команду Изменить веб-часть. Откроется область инструментов веб-части Excel.
В разделе Панель инструментов и строка заголовка и в разделе Перемещение и взаимодействие выберите свойства, которые нужно включить. Если вы хотите отключить свойство, снимите его флажок.
В нижней части области инструментов нажмите кнопку ОК, чтобы применить изменения и закрыть область инструментов.
На сайте SharePoint нажмите кнопку Остановить изменение, чтобы сохранить изменения.
С этого вступления я хочу начать цикл «разоблачения» SP, пройтись по настройкам и честном сравнении с альтернативными сервисами.
Microsoft каждый год сообщает о добавлении функций совместной работы в свои продукты Office и SharePoint, а заголовки статей-обзоров обещают нам «киллера» Google Docs. Что же мы имеем в данный момент, кому это будет полезно, и как это работает – об этом и будут следующие строчки в этой статье.
- Для совместной работы документы должны располагаться в облаке ( OneDrive, SharePoint Online), либо на on-premise сервере SharePoint.
- Просмотр и редактирование c PC осуществляется 2-мя способами:
- Через web браузер с помощью Office Online apps (ранее Office Web Apps)
- И через приложения пакета Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote)
- Отдельным пунктом вынесу просмотр-редактирование с мобильных устройств.
Совместная работа в Office Online:
Alarm: Дальше будет много сравнений одинаковых действий для тех, кому важны детали.
Тем, кому важна суть вкратце – прошу пожаловать в Вывод.
Word Online
Excel Online
В Excel Online изменения в ячейке отобразятся у других соавторов только при переходе первого на следующую ячейку. При этом ячейки не блокируются и вносить изменения могут сразу несколько пользователей.
PowerPoint Online
PowerPoint Online позволяет работать одновременно над одним слайдом, но лучше работать над разными элементами, иначе пользователи не видят real time изменений друг друга.
Совместная работа в настольной версии Office:
Опыт совместной работы с документами через Office Online оставляет приятные впечатления, когда речь идет о правках текста без необходимости значительных изменений форматирования. Если вам захочется вставить диаграммы, smart art, оглавление, макросы, форматировать таблицы, использовать формулы и т.д. тут придётся использовать настольную версию программ. О разнице функционала настольной версии и online можно писать отдельную статью. Здесь же рассмотрим отличия, связанные с совместной работой.
MS Word
При редактировании в настольной версии программы блокируется абзац, над которым работает другой пользователь.
Вносимые изменения станут видны другим соавторам только после их сохранения автором и обновления документа остальными пользователями.
Сохранение-обновление объединено в кнопке Save (Ctrl+S)
Наличие обновлений индицируется иконкой напротив имени автора.
MS Excel
В случае с Excel возможности одновременной работы над документом нет. Нам предлагают либо всем перейти в онлайн версию –
MS PowerPoint
Напротив, в PowerPoint ни блокировки, ни обозначения элемента, над которым работает другой пользователь, нет. Так что, о том, что кто-то ещё работает над той же презентацией, вы можете понять разве что через панель Share.
Наличие обновлений сигнализируется малоприметным статусом Updates Available. Статус появляется только после сохранения изменений автором, сами изменения появляются после обновления документа с помощью Save (Ctrl+S).
Совместная работа в мобильных устройствах:
Microsoft Word App + Microsoft PowerPoint App
Абзац или элемент, над которым работает пользователь, не блокируется и не подсвечивается для других соавторов, возможна одновременная работа. Правки отображаются без дополнительных действий с небольшой задержкой. То, что кто-то другой работает над этим же элементом можно видеть в меню “Share”.
Интересно было бы ещё протестировать на Windows Phone с Windows 10, но в компании таких не нашлось.
Microsoft Excel App
Совместная работа real time в Excel App не поддерживается.
Microsoft не первооткрыватель в нише co-working, но его Office Online Server может оказаться отличным подспорьем для корпоративного клиента, не желающего уходить в облако. В список вещей на которые можно смотреть вечно, могу добавить движущиеся флажки с именами коллег и постепенно заполняющийся документ. К сожалению, за полноценным функционалом редактора по-прежнему придётся обращаться к настольным версиям программ, в которых ещё осталась и нужна кнопка сохранения.
Далее мы рассмотрим, как осуществить процесс разворачивания on-premise компонент совместного доступа в корпоративной инфраструктуре. Ферма SharePoint 2016, Office Online Server, публикация. Задавайте свои вопросы и оставляйте комментарии здесь.
Совместная работа над документами – одно из самых ожидаемых и востребованных нововведений в Microsoft Office 2010. Обзор основных преимуществ данного функционала представлен в статье «Office 2010: ожидания перед внедрением». Здесь же будет рассмотрен процесс настройки и использования режима совместной работе на примере Microsoft Word 2010 и Microsoft SharePoint Foundation 2010.
Настройка
Для реализации совместной работы с документами создан тестовый стенд на базе компьютера с операционной системой Microsoft Windows 7 x64. На нем установлены Microsoft Office 2010 Professional Beta и Microsoft SharePoint Foundation 2010 Beta. Компьютер включен в домен Active Directory. Для редактирования документов в этом же домене созданы две учетные записи пользователей: Dmitry Rudykh и sharing_test. Имя рабочей станции: mow010075.
Установка SharePoint Foundation 2010 произведена согласно статье «Установка SharePoint 2010 на Windows 7». В результате работы мастера по установке, возникло окно управления порталом SharePoint (рис. 1).
Рисунок 1 - Стартовая страница портала
В данном примере доменное имя портала совпадает с именем рабочей станции, на которой он установлен. Для удобства работы рекомендуется добавить данный сайт в список надежных узлов.
Данный портал будет использоваться в качестве хранилища общих документов. По умолчанию в библиотеках документов уже есть раздел для хранения общих документов. Однако, в целях структуризации хранимой информации, лучше создать новую рабочую область. Для этого необходимо выполнить следующие действия.
- Щелкнуть по кнопке «Весь контент сайта»;
- Щелкнуть по кнопке «Создать» (рис. 2);
Рисунок 3 - Создание рабочей области для документов
Рисунок 4 - Стартовая страница рабочей области
На следующем шаге необходимо добавить участников совместной работы с документами. Пользователя, под чьей учетной записью проводилась установка SharePoint Foundation, добавлять необязательно, т.к. у него по умолчанию уже есть права владельца сайта. В связи с этим добавим только пользователя sharing_test.
Для этого следует перейти в раздел «Сайт группы – участники» (рис. 5) и нажать кнопку «Создать».
В результате появится окно ввода нового пользователя (рис. 6).
Рисунок 6 - Добавление нового пользователя
В него следует ввести имена пользователей, которым будет разрешена совместная работа над общими документами. При этом рекомендуется воспользоваться функцией проверки имен, нажав кнопку «Проверить имена» (рис. 7).
Рисунок 7 - Проверка имени нового участника
После добавления пользователей следует нажать кнопку «ОК». В списке участников совместной работы с документами добавится новый пользователь (рис. 8).
Рисунок 8 - Отображение добавленного пользователя
Следует отметить, что при создании в свойства пользователя на портале SharePoint автоматически добавляется информация из Active Directory (должность, отдел, адрес электронной почты). Также можно вручную добавить дополнительную информацию (например, загрузить фотографию). Кроме того, через меню «Действия» доступны:
- отправка электронной почты;
- вызов пользователя через систему корпоративной телефонной связи;
- удаление участников из группы.
На этом этап первоначальной настройки закончен.
Резюмируя вышесказанное, следует отметить, что для предоставления возможности совместной работы достаточно установить SharePoint Foundation 2010 и добавить нужных пользователей домена Active Directory в группу участников. Также для структуризации хранимой информации можно создать новую рабочую область, предназначенную для хранения общих документов, но это не является обязательным условием.
Совместная работа
Рассмотрим совместную работу с документами на примере Microsoft Word 2010 и созданного ранее портала. Для этого создадим новый документ и внесем в него какую-либо информацию (рис. 9).
Рисунок 9 - Первоначальная версия документа
Сохраним созданный документ на портал SharePoint. Для этого необходимо выполнить следующие действия.
-
Нажать кнопку «Файл» и выбрать пункт «Доступ» (рис. 10);
Рисунок 10 - Сохранение документа для общего доступа
Рисунок 11 - Сохранение документа на портал SharePoint
Рисунок 12 - Вид портала в окне сохранения документа
Рисунок 13 - Выбор раздела для сохранения
Рисунок 14 - Индикатор отправки на сервер
Рисунок 15 - Открытие документа, расположенного на портале SharePoint
В открывшемся документе отобразится информация, введенная первым пользователем. При добавлении в документ новой информации изменяемый фрагмент текста выделится прямоугольной пунктирной скобкой (рис. 16).
Рисунок 16 - Вид документа при совместной работе
В левом нижнем углу приложения появится значок совместной работы. Над ним возникнет оповещение о том, что первый автор продолжает редактирование документа.
Оставаясь в сеансе второго пользователя, добавим в документ несколько строчек и сохраним его (рис. 17).
Рисунок 17 - Измененная версия документа
Вернемся к сеансу первого пользователя. В окне приложения также появился значок совместной работы. Фрагмент текста, с которым проводились изменения, выделен круглой скобкой. Слева от неё отобразилось имя пользователя, редактирующего выделенный фрагмент (рис. 18).
Рисунок 18 - Уведомление об изменениях, сделанных другим пользователем
Кроме того, внизу появился значок, сигнализирующий об обновлении документа. При нажатии на него появится окно сведений о документе (рис. 19).
Рисунок 19 - Сведения о документе
Здесь можно выполнить следующие действия:
После сохранения документ принимает вид, представленный на рис. 20.
Рисунок 20 - Отображение изменений, сделанных другим автором
Светло-зеленным цветом автоматически выделены изменения, сделанные с момента последнего сохранения. Выделение изменений цветом будет оставаться до следующего сохранения документа.
Фрагмент текста, редактируемый другим автором, обозначен круглой скобкой. Слева от неё отображается имя пользователя, работающего с ним.
Существует возможность заблокировать фрагмент текста от внесения в него изменений со стороны других пользователей. Для этого необходимо выполнить следующие действия.
- Выделить нужный фрагмент;
- Щелкнуть по нему правой клавишей мыши (рис. 21);
Рисунок 21 - Блокировка фрагмента текста
Рисунок 22 - Отображение заблокированного фрагмента
Со стороны второго пользователя это будет выглядеть следующим образом (рис. 23).
Рисунок 23 - Отображение заблокированного фрагмента у соавтора
При обновлении содержимого документа отображается предупреждение (рис. 24).
Рисунок 24 - Уведомление об изменении документа
У первого пользователя после этого появится значок, сигнализирующий о том, что второй автор получил внесенные им изменения и продолжает работать над своим фрагментом (рис. 25).
Рисунок 25 - Уведомление о получении изменений другим автором
Работа с предыдущими версиями документа
Еще одним преимуществом при совместной работе является хранение на портале SharePoint предыдущих версий документов. Действительно, для важных документов иногда бывает жизненно необходимо определить внесенные в процессе редактирования изменения, а также восстановить более старую версию. По умолчанию при создании библиотеки документов версионность была отключена. Для её включения необходимо выполнить следующие действия.
Рисунок 26 - Изменение параметров сайта
Рисунок 27 - Изменение настроек библиотек и списков сайта
Рисунок 28 - Настройка общих документов
Рисунок 29 – Изменение параметров управления версиями
Рисунок 30 - Настройка хранения версий документа
Кроме того, на этой странице можно установить следующие параметры.
- Определить, требуется или нет утверждение содержимого. Если выбрано «Да», то документы будут находиться в состоянии «черновик» до их утверждения ответственным сотрудником;
- Выбрать какие группы участников имеют право просматривать черновики;
- Указать требуется ли создавать новую версию при каждом изменении файлов в библиотеке.
Проверим добавленную функциональность на примере документа Word 2010. Для этого создадим в Microsoft Word новый документ. Назовем его «Тестовый документ2» и сохраним в настроенной ранее библиотеке SharePoint. Добавим в текст две строки (рис. 31).
Рисунок 31 - Первоначальная версия документа
Сохраним изменения. Добавим в документ еще четыре строчки и удалим первую. Сохраним внесенные изменения. Перейдем в меню «Файл» и откроем список «Управления версиями» (рис. 32).
Рисунок 32 - Управление версиями документа
Выберем пункт «Сравнить с последней сохраненной версией» (рис. 33).
Рисунок 33 - Сравнение с основной версией
В результате отобразится первоначальная версия документа. Нажав кнопку «Сравнение», получим дополнительное окно Microsoft Word 2010 с названием «Результаты сравнения» (рис. 34).
Рисунок 34 - Просмотр исправлений
Здесь в поле «Измененный документ» показана первоначальная версия. В поле «Исходный документ» - текущая версия. Список изменений представлен в поле «Сравниваемый документ».
Мы можем вернуться к первоначальной версии документа, нажав кнопку «Восстановить» (рис. 33).
Таким образом, можно контролировать исправления, вносимые в документ, и при необходимости восстанавливать предыдущие версии.
Заключение
В статье рассмотрен процесс организации совместной работы с документами при помощи бета-версий Microsoft Office 2010 и SharePoint Foundation 2010. Аналогичным образом можно организовать совместную работу в Excel 2010, PowerPoint 2010 и OneNote 2010.
Дополнительно хочу поделиться своими впечатлениями от режима совместной работы.
- Несмотря на то, что SharePoint был установлен на рабочую станцию, я не заметил каких-либо потерь производительности при работе с документами и сохранении их на сервер.
- Серверная часть продукта проста в конфигурации и по сути работает «из коробки».
- Вся необходимая функциональность присутствует в бесплатной версии продукта.
- Работать с документами также удобно, как если бы они располагались локально.
Всё это позволяет сделать вывод, что возможности совместной работы в Microsoft Office 2010 достаточно удобны на практике и могут активно применяться даже в небольших организациях.
Дополнительные ресурсы
Статья опубликована в рамках конкурса «Microsoft Office 2010 – эффективное воплощение ваших идей».
Читайте также: