Создание ложных заказов в эксель

Обновлено: 05.07.2024

Для оптовых продавцов автозапчастей актуальна функция Пакетной обработки заказа.

Для настройки данной функции выполните описанные ниже шаги.

ШАГ 1. Перейдите в меню Заказы → Шаблоны загрузки. Откроется список всех шаблонов, которые можно отредактировать либо удалить. Также можно просмотреть лог или повторно настроить загрузку.
Для создания нового шаблона нажмите на кнопку «Создать». В открывшейся форме Новый шаблон укажите:

название шаблона;
валюту, в которой приходит заказ;
контрагента, к которому будет привязан шаблон.

Нажмите на кнопку «Создать».

Фото 1. Создать новый шаблон

РЕЗУЛЬТАТ: откроется форма редактирования настроек шаблона.

ШАГ 2. Заполните необходимые поля на странице настроек шаблона. Описание настроек приведено в справочном разделе Шаблон заказа клиента. При нажатии кнопки «Сохранить» новый шаблон появляется в общем списке.

ШАГ 3. Нажмите на кнопку «Настроить файл» для настройки формата загружаемого файла. Вы попадете в стандартный интерфейс Мастера загрузки файла, знакомый Вам по настройке прайс-листов (см. справочный раздел Настройка прайс-листов разных форматов).
Пример настройки файла с заказом в Мастере приведен в справочном разделе Шаблон заказа клиента.

ШАГ 4. Для загрузки заказа по настроенному шаблону перейдите в меню Заказы → Загрузить заказ (1). Выберите контрагента (2), для которого настраивали шаблон. Затем выберите файл (3) с заказом и нажмите на кнопку «Загрузить».
ВАЖНО! Повторная настройка шаблона не требуется. При загрузке применяется шаблон, привязанный к выбранному контрагенту.

Фото 2. Загрузка заказа

РЕЗУЛЬТАТ: после загрузки откроется форма обработки заказа, в которой Вы можете быстро распределить заказ по поставщикам.

ШАГ 5. В открывшейся форме для каждой необработанной позиции подберите подходящее предложение из прайс-листов (нажмите на кнопку «Купить» для подходящего предложения).
В блоке проценки доступны дополнительные настройки:

Использовать веб-сервисы (1) – при активной опции поиск осуществляется в том числе и по веб-сервисам;
Контролировать цену продажи (2) – при активной опции выводится предупреждение в случае некорректной цены продажи;
Подтверждать отказ (3) – при активной опции появляется всплывающее окно с просьбой подтведить отказ от позиции (при нажатии на ярлык Отказ), при снятой галочке отказ происходит сразу.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ на удобный инструмент-подсказку.
В блоке проценки рядом с ценой закупки сразу выводится процент наценки = ((ЦП - ЦЗ) / ЦЗ) * 100%, где ЦП - цена продажи, а ЦЗ - цена закупки.
Данный функционал требует подключения. Подробнее в главе Процент наценки.

Фото 3. Форма обработки заказа

РЕЗУЛЬТАТ: после полной обработки заказа осуществляется переход к списку заказов (меню Заказы → Все).

В случае неполной обработки заказа можно вернуться к данной форме через меню Заказы → По группам. Найдите в списке нужный заказ и нажмите на кнопку «Обработать».

Фото 4. Список заказов

Процент наценки

Для отображения процента наценки в меню Сайт → Общие настройки найдите опцию Отображать наценки в форме обработки заказов .
Отметьте ее галочкой и выполните настройку порогов и цветов наценки . По окончании нажмите на кнопку «Сохранить» в нижней части страницы.

Оба значения От и До должны быть заполнены, чтобы указанный порог участвовал при установке цветов.
Например, если указан порог от 1 до 3 и выбран оранжевый цвет, то значения процента закупки, находящиеся в заданном диапазоне, будут отображаться оранжевым цветом.
В качестве максимального значения можно указать число побольше, чтобы охватить все возможные варианты наценок.

Фото 9. Общие настройки сайта

ВАЖНО! Цена закупки и соответственно процент наценки доступны только тем менеджерам, у которых нет запрета на просмотр закупочных цен ( роль пользователя Менеджер не сможет просматривать закупочные цены должна быть не активна).

Нам потребуется обычный файл Excel. Вы можете взять за основу имеющийся или начать с чистого листа.

Составляем список данных, которыми нам требуется заполнять договор: номер, дата, предмет договора, сумма, срок, данные заказчика и так далее. Для каждого элемента нам потребуется создать в Excel свою ячейку для заполнения. У меня получилась примерно такая форма:

Оформление может быть любым, на ваш вкус и цвет. При формировании формы я использовал стили, расположенные на вкладке Главная. Это быстро и удобно, а также позволяет в один клик изменить цветовую гамму на вкладке меню "Разметка страницы" - "Тема"

Автоматизация формы

Часть данных (номер договора, сумма, срок), необходимо заполнять всегда тут ничего не сделаешь. Но как мы видим есть часть данных, которые хорошо бы заполнить автоматически. Это - сумма прописью, срок прописью, данные заказчика в родительном падеже и так далее. Давайте их автоматизируем.

Дата договора

В Excel существует множество функций по работе с датами. Если дата договора всегда текущая, то можно использовать функцию =СЕГОДНЯ(). При необходимости можно настроить, чтобы дата рассчитывалась как следующий рабочий день =РАБДЕНЬ(СЕГОДНЯ();1).

Для вставки даты вы можете использовать календарь из программы:

Сумма договора

Тут можно автоматизировать заполнение значения суммы договора прописью, для этого в программе есть специальная кнопка Деньги прописью, которая поможет сформировать формулу для автоматического расчета. Программа умеет склонять по всем падежам и поддерживает формирование суммы в нескольких форматах.

Срок прописью

Срок прописью аналогично, хочется вводить только цифры, чтобы в документ вставлялось прописью полностью. Кстати, это касается не только срока, это может быть количество чего угодно: услуги, штуки, килограммы, яблоки, помидоры и так далее. В программе Doc.filler все это можно автоматизировать. Откройте функции и выберите Вещи прописью.

В диалоговом окне сформируйте нужную вам формулу.

Заполнение заказчика

Данные заказчика идеально подгружать из внутренней системы заказчика 1С или другой CRM. Если такой возможности нет, то для начала можно упростить жизнь путем создания справочника правовых форм (ООО, ОАО и т.д.) Тогда нам потребуется просто выбрать из списка нужную форму и указать наименование. Остальное мы сделаем на формулах.

Итак создадим отдельный лист и разместим там таблицу со списком правовых форм.

Таблицу можно отформатировать как табличный диапазон, так с ней будет проще работать далее.

Теперь на форме создадим динамичный выпадающий список с данными правовых форм.

Осталось создать формулы для заполнения заказчика сокращенно в моем случае это формула = Правовая_форма &" "& Заказчик_наименование . Замените на соответствующие ячейки.

Формула для полного наименования заказчика следующая =ВПР( Правовая_форма ; ПравовыеФормы ;2;0)&" "& Заказчик_наименование . ПравовыеФормы - название таблицы со справочником форм.

Результат выглядит следующим образом:

Склонение ФИО подписанта

Сейчас посмотрим как автоматически склонять ФИО подписанта. Для этого в программе есть соответствующая функция, которую можно вставить из меню:

Программа умеет склонять 90% русских ФИО по всем падежам.

Склонение должности и других фраз

Аналогичным образом склоняются должности и другие короткие фразы договора, например Устав. Вставьте функцию Склонение фраз через ленту меню:

Итоговая форма

В результате мы создали форму и автоматизировали часть информации, чтобы не приходилось вводить ее по нескольку раз.

Следующим нашим шагом будет создание шаблона договора и последующее его автоматическое заполнение данными из формы.

За 2-3 года работы у Вас может накопиться несколько десятков постоянных клиентов и заказчиков, кому нужны Ваши услуги время от времени. Кроме них, накопится огромное количество заказчиков, которые обращались за услугами 1-2 раза, и в идеале с ними необходимо поддерживать контакт и постараться перевести в категорию постоянных клиентов.

Решить эти задачи можно при помощи ведения базы клиентов. Для этого существуют различные CRM, но как правило, они платные. Бесплатный вариант – создать и вести базу клиентов в Excel. Давайте посмотрим, как может формироваться база клиентов в данной программе.

В статье рассмотрим два варианта ведения базы - простой и сложный, с большим числом полей и функций.

База клиентов в Excel (простой вариант)

Специально для фрилансеров мы сделали бесплатную программу для ведения базы клиентов в Excel. В принципе, она универсальна и при небольшой адаптации может использоваться в торговых или сервисных компаниях с небольшим числом клиентов. Ниже будут комментарии, как с ней работать.

Лист «Мои услуги» – представляет список, в который можно включить до 10 услуг. Услуги из этого списка Вы сможете выбрать при добавлении информации о клиенте в базу данных.

Лист «Клиенты» – база клиентов, с которыми Вы работаете или работали. База включает следующую информацию:

Порядковый номер клиента. Позволяет понять, насколько велико число Ваших клиентов.
Имя клиента – можно вводить имя или ФИО, а также название компании
Телефон
E-mail
Что заказывает – поле заполняется путем выбора услуги из выпадающего списка. Если клиент заказывает несколько услуг, можно выбрать из списка основную, а другие указать в комментариях.
Комментарий – описание клиента в свободной форме, особенности работы с заказчиком.
Дата первого заказа – дата получения первого заказа. Позволяет понять, насколько долго Вы уже работаете с клиентом.
Дата последнего заказа – важный параметр, позволяет отследить последнюю продажу клиенту. Например, Вы можете отсортировать клиентов по дате последнего заказа и посмотреть, кто из клиентов давно ничего не заказывал – написать им, напомнить о себе и, возможно, получить новый заказ.

По каждому полю список клиентов можно сортировать. Например, сделать сортировку по типам заказываемых услуг, чтобы понять, кто из клиентов покупает «копирайтинг» и сделать им специальное предложение на написание текстов (если Вы решили сделать таковое).

При желании количество полей в базе клиентов в Excel можно дополнять, но на мой взгляд, слишком перегружать таблицу не стоит.

Как работать с простой базой клиентов в Excel?

Добавляйте в базу всех новых клиентов, которые оформили реальный заказ (т.е. тех, кто просто позвонил или один раз что-то написал, но не купил – добавлять не нужно);
Раз в полгода отслеживайте клиентов, которые давно не делали заказы. Напишите им, напомните о себе. Чаще, чем раз в полгода, писать не стоит – иначе Вы рискуете слишком надоесть клиенту. Но это верно только для фрилансеров, в каких-то сферах стоит чаще напоминать о себе :)
Если Вы чувствуете спад в количестве заказов, сделайте клиентам специальное предложение. Например, сделайте скидку на копирайтинг и напишите постоянным клиентам, кто заказывает тексты, о снижении цен.
Используйте столбец с комментариями, чтобы указать особенности каждого клиента, которые помогут Вам эффективно работать с заказчиком. Например, каким-то заказчикам нужно помочь с составлением технического задания – отметьте это в комментариях, чтобы не забыть помочь с ТЗ.

База клиентов в Excel (расширенный вариант)

В расширенном варианте базы у каждого клиента можно указать дополнительные сведения:

Канал привлечения – источник получения клиента. Список источников можно отредактировать на листе «Каналы привлечения». Допускается указывать до 20 каналов.
Статус – активный или не активный. По умолчанию ставьте всем клиентам активный статус. Ниже я расскажу, в каких случаях его нужно менять на не активный.

В расширенной базе имеется функция отслеживания клиентов, которым нужно напомнить о своих услугах. Если у активного клиента с момента последнего заказа прошло более 6 месяцев, в столбике «Пора звонить» ячейка станет красной. В примере выше Вы можете увидеть такую ячейку у клиента №1. В этом случае рекомендую написать клиенту и напомнить о себе.

Если Вы получили новый заказ от такого клиента, укажите дату нового заказ в столбике «Дата последнего заказа». Если клиент ничего не ответит, переводите его в не активный статус. По не активным клиентам система не делает напоминаний.

Резюме

Программа Excel позволяет создать еще более сложные и интересные базы клиентов. В наших примерах достаточно простые варианты, но именно из-за простоты они позволяют не тратить много времени на ведение базы клиентов, а с другой – помогают поддерживать отношения с клиентами и получать больше заказов.

Если у Вас есть предложения по доработке шаблонов, представленных в статье, пишите в комментариях.