Создание макросов в word реферат

Обновлено: 04.07.2024

Презентация на тему: " Использование макросов в редакторе MS Word реферат по предмету «Информатика» выполнил студент 1 курса экономического факультета группы менеджмент 2 Шкадрецов." — Транскрипт:

1 Использование макросов в редакторе MS Word реферат по предмету «Информатика» выполнил студент 1 курса экономического факультета группы менеджмент 2 Шкадрецов Виктор Игоревич

2 В моем докладе я расскажу: 1. Введение 1. Введение 2.Термины, определения и сокращения 2.Термины, определения и сокращения 3. Являются ли макросы программой? 3. Являются ли макросы программой? 4. Когда и зачем использовать макросы? 4. Когда и зачем использовать макросы? 5. Создание макросов 5. Создание макросов 6. Запись макроса 6. Запись макроса 7. Создание макроса программными средствами 7. Создание макроса программными средствами 8. Макросы и безопасность 8. Макросы и безопасность 9. Использование макросов в приложении Word 9. Использование макросов в приложении Word

3 В моем докладе я расскажу: 10. Начало работы. Дополнительные сведения и справка по записи макросов 10. Начало работы. Дополнительные сведения и справка по записи макросов 11. Макросы часто используются для следующих целей 11. Макросы часто используются для следующих целей 12. Запись макроса 12. Запись макроса 13. Советы по записи макросов 13. Советы по записи макросов 14. Создание макроса с помощью редактора Microsoft Visual Basic 14. Создание макроса с помощью редактора Microsoft Visual Basic 15. Назначение макросу кнопок панели инструментов, команд меню или сочетания клавиш 15. Назначение макросу кнопок панели инструментов, команд меню или сочетания клавиш 16. Хранение макросов 16. Хранение макросов 17. Автоматизация задач на веб-страницах 17. Автоматизация задач на веб-страницах 18. Создание макроса 18. Создание макроса 19. Запись макроса 19. Запись макроса

5 В моем докладе я расскажу: 30. Отключение предупреждений о наличии макросов 30. Отключение предупреждений о наличии макросов 31. Не удается отредактировать макрос, когда открыт документ 31. Не удается отредактировать макрос, когда открыт документ 32. Макросы не записываются, когда открыт документ 32. Макросы не записываются, когда открыт документ 33. Макрос не выполняется, когда открыт документ 33. Макрос не выполняется, когда открыт документ 34. Необходимо использование макросов, написанных на языке WordBasic 34. Необходимо использование макросов, написанных на языке WordBasic 35. Макросы не копируются вместе с панелью инструментов 35. Макросы не копируются вместе с панелью инструментов 36. Ускорение работы с помощью макросов 36. Ускорение работы с помощью макросов 37.Попробуйте! 37.Попробуйте! 38. Как это работает? 38. Как это работает? 39. Средство записи макросов 9. Средство записи макросов 40. Диалоговое окно «Макрос» 40. Диалоговое окно «Макрос» 41. Выводы 41. Выводы 42. Литература 42.Литература

6 Введение При работе с программой Microsoft Office часто необходимо выполнять повторяющиеся задачи. Эти повторяющиеся задачи можно было бы выполнять автоматически. Если необходимо переформатировать многочисленные таблицы в документе Word или преобразовывать данные в электронных таблицах Excel, сделать однотипные изменения на нескольких похожих страницах Visio или слайдах PowerPoint, значит, необходимо применять макросы. При открытии файлов с макросами их открытие сопровождается предупреждением безопасности о том, что в файлах содержатся макросы, поэтому макросы чаще всего ассоциируются с пугающими словами «вирус» или «программирование». В большинстве случаев макросы не только безвредны, но и могут значительно экономить ваше время. Кроме того, создать макрос намного проще, чем это может показаться. При написании работы была проанализирована литература [1]- [12].

7 Термины, определения и сокращения макрос Microsoft Office Microsoft Word Visual Basic

8 Являются ли макросы программой? Макрос является программой, однако, чтобы использовать в работе макросы, вам не нужно быть разработчиком или программистом. Для создания большинства макросов, используемых в приложениях Office, применяется язык Microsoft Visual Basic for Applications, обозначаемый как язык VBA. Эта работа посвящена именно VBA-макросам.

9 Когда и зачем использовать макросы? Макросы экономят время и расширяют возможности ежедневно используемых программ. Макросы можно использовать для автоматизации выполнения повторяющихся действий при редактировании документа, оптимизации выполнения трудоемких задач и для создания решений, например для автоматизации создания документов, которые вы и ваши коллеги постоянно используете. Те, кто хорошо знаком с языком VBA, могут использовать макрос для создания пользовательских надстроек, включающих шаблоны, диалоговые окна, и даже для хранения многократно использующихся сведений. В этой работе будет рассмотрен пример форматирования многочисленных таблиц в документе Word. Предположим, что в документе имеются 50 таблиц, форматирование которых необходимо изменить. Если вы опытный пользователь и форматирование одной таблицы займет у вас пять минут, выполнение одной задачи для всех таблиц займет не один час. Если для форматирования таблиц записать макрос и задать параметр повторения действий до конца документа, задача будет выполнена в считанные минуты.

10 Создание макросов Во многих приложениях Office можно создать макрос, либо записав последовательность необходимых действий, либо написав код программы.

11 Запись макроса Записать макрос так же просто, как и включить или выключить магнитофон. При использовании средства для записи макросов запись макроса осуществляется автоматически на основании действий, выполняемых пользователем. Макрос можно записать в таких приложениях семейства Office, как Word, Excel, PowerPoint, Visio и Project.

12 Для записи этого макроса используется эта форма

13 Создание макроса программными средствами В приложениях Office, в которых можно записать макрос, например в Access, Outlook, FrontPage или Publisher, можно также написать пользовательский VBA-макрос. Чтобы написать макрос, вам потребуется минимум знаний о языке VBA, вы будете удивлены тем, насколько легко его освоить на фоне представлений о самом приложении, которым вы пользуетесь. Язык VBA предназначен для автоматизации функций, используемых каждый день. Например, в приложении Word к терминам VBA относятся документы, таблицы, абзацы и разделы.

14 Макросы и безопасность В то время как большинство макросов не только безвредны, но и полезны, макросы представляют собой важную проблему безопасности. Макрос, созданный с вредительскими целями, может содержать код, который повлечет повреждение или уничтожение документа и даже всей системы. Чтобы защитить систему и файлы, не включайте макросы из неизвестных источников. Чтобы иметь возможность включать и отключать макросы и при этом иметь доступ ко всем макросам, которые необходимо использовать, в приложениях семейства Office установите средний уровень безопасности. Тогда вы получите возможность включать или выключать макросы каждый раз при открытии файла, который содержит макрос, и при этом сможете запускать любой макрос по вашему выбору.

15 Использование макросов в приложении Word В приложении Word можно записывать и создавать макросы программными средствами

16 Начало работы. Дополнительные сведения и справка по записи макросов Если вы опытный пользователь Word и умеете записывать макросы, именно с приложения Word, лучше всего начать подробное изучение редактирования и создания пользовательских макросов программными средствами, поскольку Word VBA использует термины, с которыми вы хорошо знакомы и используете каждый день. Если какая-либо задача часто выполняется в Microsoft Word, ее выполнение можно автоматизировать с помощью макроса. Макрос это набор команд и инструкций, выполняемых как одна команда.

17 Макросы часто используются для следующих целей: Для ускорения часто выполняемых операций редактирования или форматирования Для объединения нескольких команд, например, для вставки таблицы с указанными размерами и границами и определенным числом строк и столбцов Для упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах Для автоматизации обработки сложных последовательных действий в задачах Для создания макроса в Microsoft Word существует два метода: использование средства для записи макросов и прямое программирование в редакторе Visual Basic.

18 Запись макроса В Microsoft Word средство записи макросов работает как магнитофон. С его помощью записываются нажатия клавиш и кнопок мыши, которые переводятся макросом в код Microsoft Visual Basic для приложений. При записи нового макроса допускается применение мыши только для выбора команд и параметров. Для записи такого действия, как выделение текста, необходимо использовать клавиатуру. Например, с помощью клавиши F8 можно выделить текст, а с помощью клавиши END переместить курсор в конец строки.

20 Создание макроса с помощью редактора Microsoft Visual Basic В редакторе Visual Basic можно также написать очень мощные и сложные макросы, которые не могут быть записаны первым способом. Кроме того, редактор Visual Basic позволяет получить вспомогательные сведения, помогающие при создании макроса, в частности справочную информацию об объектах и их свойствах.

21 Назначение макросу кнопок панели инструментов, команд меню или сочетания клавиш Для быстрого запуска макроса можно назначить ему кнопку панели инструментов, команду меню или сочетание клавиш. Если новому макросу задать имя встроенной команды Microsoft Word, то встроенный макрос будет заменен новым. Например, если записать новый макрос и задать для него имя FileClose, этот макрос будет связан с командой Закрыть. После этого при выборе команды Закрыть Microsoft Word будет выполнять действия, заданные в новом макросе. Примечание. Если запись макроса ошибочна, удалите новый макрос и запишите его под другим именем. Встроенная команда будет выполнять исходные действия.

22 Хранение макросов Макросы хранятся в шаблонах и документах. По умолчанию, макросы хранятся в шаблоне Normal, чтобы они были доступны всем документам Word. Если макрос будет использоваться только в одном документе, сохраните его в документе. Отдельные макросы в документе хранятся в проектах макросов, которые можно копировать из одного документа в другой.

23 Автоматизация задач на веб- страницах Для автоматизации задачи в документе Word, сохраняемом и публикуемом как веб-страница, вместо макроса можно использовать привязку сценария и редактор сценариев. Привязка сценария определяет, в каком месте вашего документа будет храниться сценарий. Если дважды щелкнуть значок привязки сценария в документе Word, запускается редактор сценариев, в котором можно программировать и редактировать сценарий. Сценарий сработает при просмотре веб- страницы в обозревателе.

24 Создание макроса Макросы можно создавать с помощью средства для записи макросов или введя его код на языке Visual Basic для приложений в редакторе Visual Basic. Можно использовать и оба метода сразу: записать часть шагов, а затем расширить макрос с помощью программного кода.

25 Запись макроса В меню Сервис выделите пункт Макрос, а затем выберите команду Начать запись. В поле Имя макроса введите имя нового макроса. В списке Макрос доступен для выберите шаблон или документ, в котором будет храниться макрос. Введите описание макроса в поле Описание. Если макросу не требуется назначать кнопку панели инструментов, команду меню или сочетание клавиш, нажмите кнопку OK, чтобы начать запись макроса. Чтобы назначить макросу кнопку панели инструментов или команду меню, нажмите кнопку Панели и перейдите на вкладку Команды. Выберите записываемый макрос в списке Команды и перетащите его на панель инструментов или в меню. нажмите кнопку Закрыть, чтобы начать запись макроса.

30 Остановка и возобновление записи макроса Чтобы приостановить запись макроса, нажмите кнопку Пауза на панели инструментов Остановить запись, которая отображается во время записи макроса. Выполните действия, которые не требуется записывать. Для возобновления записи нажмите кнопку Возобновить запись.

34 Разрешение вопросов, связанных с записью и выполнением макросов Безопасность. Проявляйте осторожность при выполнении макросов, так как они могут содержать вирусы. Применяйте следующие меры предосторожности: выполняйте на компьютере современные антивирусные программы; установите высокий уровень безопасности для макросов; снимите флажок Доверять всем установленным надстройкам и шаблонам; используйте цифровые подписи; поддерживайте список доверенных издателей.

35 При записи макроса было сделано лишнее действие Чтобы отменить лишнее действие в макросе, откройте этот макрос в редакторе Microsoft Visual Basic и удалите все ненужные инструкции. Чтобы не использовать редактор Microsoft Visual Basic, повторите запись макроса, не производя лишних действий.

38 Не удается отредактировать макрос, когда открыт документ Если документ предназначен только для чтения, невозможно сохранить изменения, внесенные в его макросы, и Microsoft Word добавляет надпись (только чтение) к имени файла в строке заголовка.

39 Макросы не записываются, когда открыт документ Если документ предназначен только для чтения, в нем нельзя записывать макросы и Microsoft Word добавляет надпись (только чтение) к имени файла в строке заголовка.

40 Макрос не выполняется, когда открыт документ Если документ предназначен только для чтения, невозможно сохранить изменения, являющиеся результатом выполнения макросов, и Microsoft Word добавляет надпись (только чтение) к имени файла в строке заголовка.

42 Макросы не копируются вместе с панелью инструментов Панель инструментов может быть скопирована из другого шаблона с помощью диалогового окна Организатор (для перехода в это окно выберите в меню Сервис выберите команду Макрос, затем команду Макросы и нажмите кнопку Организатор). В этом случае не копируются макросы, связанные с кнопками данной панели инструментов. Такие макросы следует скопировать отдельно в том же диалоговом окне Организатор.

43 Ускорение работы с помощью макросов При работе в программах Microsoft Office XP у пользователей постепенно накапливаются наборы действий, которые приходится выполнять регулярно и многократно. Знаете ли вы, что можете легко автоматизировать эти задачи с помощью макросов? В этой колонке я познакомлю вас с макросами и покажу, как использовать средство записи макросов, которое помогает создавать макросы и управлять ими для ускорения работы.

44 Попробуйте! Давайте запишем простой макрос. В качестве примера предположим, что в компании требуется вставлять некоторый стандартный юридический текст в определенной позиции каждого создаваемого документа Microsoft Word. Вот как этот процесс можно автоматизировать в Word посредством макроса: В меню Сервис укажите на пункт Макрос и выберите команду Начать запись. Откроется диалоговое окно Запись макроса.

48 Как это работает? Средство записи макросов действует подобно ленточному магнитофону. По ходу работы пользователя все нажатия клавиш и щелчки кнопкой мыши фиксируются и преобразуются в программный код Microsoft Visual Basic® for Applications (VBA). Если вам интересно, что было записано в разделе Попробуйте!, в меню Сервис укажите на команду Макрос и выберите команду Макросы. Выберите InsertLegalText и нажмите кнопку Изменить. Вот этот код VBA:

49 Как это работает? Sub InsertLegalText() ' ' InsertLegalText Macro ' Макрос записан ' Selection.TypeText Text:= _ "Copyright XYZ Corporation. Изменять, копировать и распростра" Selection.TypeText Text:= _ "нять любую информацию, содержащуюся в этом документе, без пр" Selection.TypeText Text:=_ "едварительного разрешения компании запрещено." End Sub

50 Средство записи макросов Как видно из названия, это средство позволяет записывать макросы. Оно доступно в Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint® и Word. Чтобы начать запись макроса в одной из этих программ, в меню Сервис укажите на пункт Макрос и выберите команду Начать запись.

51 Диалоговое окно «Макрос» Диалоговое окно Макрос позволяет создавать, редактировать макросы и управлять ими в программах Office XP. Диалоговое окно Macros доступно в Microsoft Excel, Microsoft Outlook®, PowerPoint и Word. Чтобы открыть диалоговое окно Макрос в одной из этих программ, в меню Сервис укажите на пункт Макрос и выберите команду Макросы. Примечание. В Microsoft Access и Microsoft FrontPage® диалогового окна Макрос нет.

52 Выводы Макросами (или макрокомандами) называют последовательность заданных пользователем команд, имеющая имя и хранящаяся в форме стандартного программного модуля на языке программирования Visual Basic for Application (VBA), название которого с английского переводится как "Visual Basic для приложений". Речь идет о приложениях (программах), входящих в состав пакета Microsoft Office, – текстовом процессоре Word, электронной таблице Excel и др. Если какая- либо задача в Microsoft Word выполняется часто, то ее выполнение можно автоматизировать с помощью макроса. В Microsoft Excel с помощью макросов можно выполнять, например, сложные расчеты, связанные с обработкой данных на нескольких рабочих листах и т.п.

53 Литература Персоальный сайт Алексея Гончарова. Википедия – свободная интернет- энциклопедия. Английская версия. aspx Сайт корпорации Mikrosoft. Создание макросов в MS Word. aspx Википедия – свободная интернет- энциклопедия. Русская версия. Сайт Вордэксперт. Сайт - Библиотека I2R. Сайт филологического факультета МГУ. Портал Софтоман. Волков В.Б. Понятный самоучитель Word 2007 С Издание: 1, г. Дэн Гукин Microsoft Office Word 2007 для "чайников" С Левин А.Ш. Word это очень просто! 2-е изд. С г. Меженный О.А. Microsoft Office Word Краткое руководство / С г.

Изучение понятия, видов и методов создания стандартных макросов Microsoft Office Word - набора инструкций, которые сообщают программе, какие действия следует выполнить, чтобы достичь определенной цели. Функции макрорекордера. Редактирование макросов.

Рубрика	Программирование, компьютеры и кибернетика
Вид	курсовая работа
Язык	русский
Дата добавления	18.04.2011
Размер файла	1,1 M

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ РАДИОТЕХНИКИ,

ЭЛЕКТРОНИКИ И АВТОМАТИКИ (ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ)

КАФЕДРА ТЕХНИЧЕСКИХ И ИНФОРМАЦИОННЫХ

СРЕДСТВ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ (ТИССУ)

Курсовая работа

по дисциплине «ИНФОРМАТИКА»

на тему «АНАЛИЗ МАКРОСОВ В Microsoft Office Word 2007»

Студент группы ИТБС-1-10

Маркин Андрей Анатольевич

Преподаватель:

Матчин Василий Тимофеевич

СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ

1) VBA - Visual Basic for Applications;

2) ЭВМ - электронная вычислительная машина.

МАКРОСЫ, АНАЛИЗ МАКРОСОВ, СОЗДАНИЕ МАКРОСОВ, РЕДАКТИРОВАНИЕ МАКРОСОВ.

В рамках курсовой работы были проанализированы, а также создан и отредактирован макрос в Microsoft Office Word 2007 на основе средства записи макросов. Результатом курсовой работы является созданный и подкорректированный макрос.

Независимо от используемой операционной системы и программных приложений пользователь часто выполняет одни и те же последовательности команд для многих рутинных задач. Вместо повторения последовательности команд каждый раз, когда необходимо выполнить какую-либо задачу, можно создать макрос, который будет выполнять эту последовательность. Макросы позволяют вводить одиночную команду, выполняющую ту же задачу, для реализации которой было бы необходимо вводить несколько команд вручную.

Словарь терминов

1. Макрос - набор инструкций, которые сообщают программе (такой как Word или Excel), какие действия следует выполнить, чтобы достичь определенной цели.

2. Visual Basic for Applications (VBA, Visual Basic для приложений) -- немного упрощённая реализация языка программирования Visual Basic, встроенная в линейку продуктов Microsoft Office (включая версии для Mac OS), а также во многие другие программные пакеты, такие как AutoCAD, SolidWorks, CorelDRAW, WordPerfect и ESRI ArcGIS. VBA покрывает и расширяет функциональность ранее использовавшихся специализированных макро-языков, таких как WordBasic.

Введение

Записанные макрорекордером последовательности команд первоначально назывались макрокомандами. Сейчас этот термин сократился до более простого слова - макрос. Применительно к информатике и программным приложениям под словом макрос всегда подразумевается макрокоманда.

Макросы, кроме удобства, имеют и другие преимущества. Поскольку компьютеры больше приспособлены для выполнения повторяющихся задач, чем люди, запись макрорекордером неоднократно выполняемых команд повышает точность и скорость работы. Другим преимуществом использования макросов является то, что при их выполнении обычно нет необходимости в присутствии человека-оператора. В случае, если макрос очень длинный или выполняет операции, требующие значительного времени, можно оставить работающий компьютер и делать что-нибудь другое, или переключиться на другое приложение.

Макрорекордер (или просто "рекордер") записывает все действия пользователя, включая ошибки и неправильные запуски. Когда программа воспроизводит макрос, она выполняет каждую записанную рекордером команду точно в такой последовательности, в которой она выполнялась во время записи. Первые макрорекордеры имели серьезный недостаток. Если во время записи длинной последовательности действий была допущена ошибка, то единственной возможностью удалить эту ошибку являлась повторная запись макроса. Кроме того, если надо было внести небольшое изменение в длинный макрос, то также приходилось перезаписывать весь макрос. Перезапись длинного макроса часто приводила к дополнительным ошибкам в новой записи. По этим причинам разработчики программного обеспечения добавили макрорекордерам возможность редактирования макросов, чтобы можно было легко исправлять небольшие ошибки или вносить другие изменения в макрос без его полной перезаписи. Каждый макрос записан в VBA.

Обычно макрос содержит следующие элементы.

Ключевое слово Sub. Этим обозначается начало макроса. Из-за ключевого слова Sub (от анг subroutine - подпрограмма) командные макросы также называются процедурами-подпрограммами.

Имя макроса. После ключевого слова Sub Excel добавляет имя макроса, за которым следует открывающаяся и закрывающаяся скобки.

Комментарии. Первые несколько строк кода начинаются с апострофа "'", которые говорят редактору VBA, что эти строки являются комментариями. Комментарии отображаются только в окне редактора, при выполнении макроса они не обрабатываются. В каждом записанном макросе в комментариях указывается имя макроса, а также описание, которые вы ввели в диалоговом окне "Запись макроса".

Макрооператоры. Основное тело макроса (другими словами, строки между ключевыми словами Sub и End Sub, исключая комментарии в начале макроса) состоит из последовательности операторов. Они являются интерпретацией действий, которые вы выполнили во время записи макроса.

Строки макроса в модуле VBA являются обычным текстом, который можно изменять также, как это делается в любом текстовом редакторе. Если макрос содержит операторы, которые необходимо удалить, можно просто удалить лишние строки из модуля.

Часто нужно добавить новые действия в записанный макрос. К сожалению, VBA не предоставляет никаких возможностей записи новых операторов в существующий макрос. Вместо этого, нужно сначала записать новый макрос, содержащий необходимые команды, и отобразить его код на экране. Затем можно использовать стандартные средства Windows копирования и вставки (можно просто перетащить текст из одного окна в другое), чтобы перенести необходимые операторы из нового макроса с исходный.

Анализ стандартных макросов

В Microsoft Office Word 2007 есть макросы «стили», «оглавление», «нумерация страниц».

В макросах «стили» тексту задается: тип шрифта, размер шрифта, положение текста на странице, полужирный, курсив, подчеркнутый, размер межстрочного интервала, цвет. Количество их может сильно меняться, но есть основные как заголовки, «сильная ссылка» и прочие таких как: «цитата», «обычный», «без интервала», «подзаголовок» и т. п. (рис. 1)

В макросе «оглавление» (автособираемое оглавление) собирает оглавление копируя текст ориентируясь на стили заголовков и устанавливает их положение в документе (на какой странице). Всего их 2. (рис.2)

В макросе «нумерация страниц» - ставит номер страницы. Всего их 12. Сверху страницы - 4. Снизу страницы - 4. На полях страницы - 4. (рис. 3).

Создание собственного макроса

Самый простой способ создать макрос - воспользоваться средством записи макросов. Для этого нужно просто запустить средство записи и затем выполнить операции, которые вы хотите автоматизировать (таким образом можно выделить текст, а также выбирать команды меню или изменить опции диалогового окна.) Средство записи переведет все, что вы сделаете, в соответствующие операторы VBA. Результат записи будет сохранен в отдельной области, называемой модулем, откуда можно будет повторить всю процедуру в любое время.

Для записи макроса выполняются следующие действия:

Открытие и подготовка приложения, в котором будет записывать макрос. В Microsoft Office, например, если хотите записать последовательность параметров форматирования, выделите текст, с которым будете работать.

Выберите команду меню Вид => Макросы =>Начать запись (рис. 4а). На экране появится диалоговое окно Запись макроса (рис. 5).

В поле Имя макроса по умолчанию предлагается стандартное имя макроса (такое как Макрос1), но его можно заменить любым другим. Тем не менее, есть несколько ограничений на имена макросов. Имя не может состоять более чем из 255 символов. Первым символом в имени должна быть буква или символ подчеркивания "_". В именах не допускается использование точек и пробелов.

В поле "Описание" можно ввести описание макроса.

Щелкните на кнопке ОК. В результате вы вернетесь в документ, а под мышкой будет значок кассеты который означает запись макроса, а также отобразится панель инструментов «Остановить запись» и «Пауза» (рис. 4б).

Выполните действия, которые нужно записать в макросе. Поскольку средство записи записывает все ваши действия (кроме щелчков на кнопках, расположенных на панели инструментов "Остановить запись"), будьте внимательны и не выполняйте никаких лишних действий и команд во время записи макроса.

После того как все действия будут записаны, выполните команду Вид =>Макросы =>Остановить запись, которая расположена на одноименной панели инструментов.

Был создан макрос который выделял весь текст ставил шрифт Times New Roman, размер шрифта 10, положение текста на странице По ширине, альбомная ориентация страницы, отступ по левому и правому и сверху, и снизу - 2см.

Макрос - набор инструкций, которые сообщают программе (Word, Excel, VBA), какие действия следует выполнить, чтобы достичь определенной цели. Возможность создания и редактирование макроса программными средствами, в Access. Установка уровня безопасности.

Рубрика	Программирование, компьютеры и кибернетика
Вид	реферат
Язык	русский
Дата добавления	29.03.2010
Размер файла	72,1 K

Что такое макрос?

Приходилось ли вам при работе с программой Microsoft Office выполнять повторяющиеся задачи, которые можно было бы выполнять автоматически? Возможно, вам приходилось переформатировать многочисленные таблицы в документе Word или преобразовывать данные в электронных таблицах Excel. А может, было необходимо сделать однотипные изменения на нескольких похожих страницах Visio или слайдах PowerPoint? Если описанные ситуации кажутся вам знакомыми, значит, вам пора узнать больше о макросах.

Возможно, вы когда-нибудь работали с файлами, открытие которых сопровождалось предупреждением безопасности о том, что в файлах содержатся макросы, поэтому макросы чаще всего ассоциируются с пугающими словами «вирус» или «программирование». Запомните, что большинство макросов не только безвредны, но и могут значительно экономить ваше время. Кроме того, создать макрос намного проще, чем это может вам показаться.

Не имеет значения, в каком приложении пакета Office вы работаете - это может быть Word, Excel или PowerPoint - вероятно вы по нескольку по нескольку раз в день выполняете некоторые рутинные операции, которые вы либо уже десятки раз выполняли раньше, либо которые вам нужно повторить много раз. В частности, это форматирование отдельных фрагментов текста, последовательное выполнение нескольких команд меню или форматирование документа определенным образом. Я думаю, что вы мечтаете избавиться от этой рутины и сократить время, необходимое на выполнение работы.

Конечно, большинство приложений пакета Office содержит в меню Правка команду повторить, с помощью которой можно повторить последнее действие. Это очень удобно, но с помощью этой команды можно повторить только одно действие. Если же нужно повторить несколько действий, то данная команда не подойдет.

Что следует делать в таких случаях?

Можно автоматизировать практически любую рутинную работу и повторяющуюся работу. Можно выполнить эту автоматизированную работу МГНОВЕННО, просто выбрать одну команду, нажав клавишу либо щелкнув на панели инструментов.

Это звучит слишком хорошо, чтобы быть правдой, но, используя VBA, можно сделать нечто, называемое МАКРОСОМ. Он в действительности состоит из списка действий, которые надо запомнить для повторного выполнения. Таким образом, макрос не сильно отличается от кулинарного рецепта, состоящего из набора инструкций, в которых говориться, какие действия необходимо выполнить, чтобы что-нибудь приготовить.

Макрос - это набор инструкций, которые сообщают программе (такой как Word или Excel), какие действия следует выполнить, чтобы достичь определенной цели.

Различие, однако, состоит в том, что макрос объединяет все эти инструкции в одном сценарии, который затем можно вызвать с помощью команды меню, кнопки панели инструментов или комбинации клавиш. С этой точки зрения макрос отличается от, скажем, рецепта приготовления хлеба, но похож на автоматическую хлебопекарню, загрузив ингредиенты в которую, можно испечь хлеб одним нажатием кнопки.

Список инструкций, составляющих макрос, как правило, состоит из макрооператоров. Некоторые операторы выполняют особые действия, связанные с выполнением самого макроса, но большинство операторов соответствует командам меню и опциям диалоговых окон приложения, в котором выполняется макрос.

Например, в любом приложении можно закрыть текущее (активное) окно, выбрав команду Закрыть из меню Файл. В макросе VBA следующий оператор позволяет сделать тоже самое: Active Window. Close (Активное Окно. Закрыть)

Названия операторов очень информативны, говорят сами за себя о том, что они делают, и не требуется отдельных пояснений.

VBA представляет собой среду программирования, разработанную специально для создания макросов в других приложениях. Возможно, последняя фраза звучит устрашающе, но наибольшим преимуществом языка программированияVBA является то, что он намного проще, чем большинство других языков программирования. Если вы не хотите ничего самостоятельно программировать, то с помощью VBA можете просто записать макрос и назначить его кнопке, расположенной непосредственно в самом документе окна простым перетаскиванием соответствующих элементов управления в окно документа. Другие средства позволяют настраивать меню и панели инструментов. Поэтому в вашем распоряжении есть все необходимое для создания простого сценария, при этом не нужно вручную писать не строчки кода.

Конечно, если вы хотите воспользоваться средствами VBA, вам нужно будет добавить в записанный макрос несколько строк кода самостоятельно. Язык VBA разработан таким образом, чтобы можно было быстро начать программировать на нем, а затем по мере изучения совершенствовать свои навыки. С помощью языка VBA можно почти сразу (без длительного обучения) начать создавать полезные макросы. Данное свойство выгодно отличает VBA от других языком программирования.

Макрос -- это набор команд, которые можно применить, нажав всего лишь одну клавишу. С помощью макроса можно автоматизировать любое действие, которое выполняется в используемом приложении, и даже выполнять действия, о возможности выполнения которых вы даже не догадывались.

Являются ли макросы программой?

Макрос является программой, однако, чтобы использовать в работе макросы, вам не нужно быть разработчиком или программистом. Для создания большинства макросов, используемых в приложениях Office, применяется язык Microsoft Visual Basic for Applications, обозначаемый как язык VBA. Эта статья посвящена именно VBA-макросам.

Когда и зачем использовать макросы?

Макросы экономят время и расширяют возможности ежедневно используемых программ. Макросы можно использовать для автоматизации выполнения повторяющихся действий при редактировании документа, оптимизации выполнения трудоемких задач и для создания решений, например для автоматизации создания документов, которые вы и ваши коллеги постоянно используете. Те, кто хорошо знаком с языком VBA, могут использовать макрос для создания пользовательских надстроек, включающих шаблоны, диалоговые окна, и даже для хранения многократно использующихся сведений.

В этой статье мы рассмотрим пример форматирования многочисленных таблиц в документе Word. Предположим, что в документе имеются 50 таблиц, форматирование которых необходимо изменить. Если вы опытный пользователь и форматирование одной таблицы займет у вас пять минут, выполнение одной задачи для всех таблиц займет не один час. Если для форматирования таблиц записать макрос и задать параметр повторения действий до конца документа, задача будет выполнена в считанные минуты.

Создание макросов

Во многих приложениях Office можно создать макрос, либо записав последовательность необходимых действий, либо написав код программы.

Запись макроса

Записать макрос так же просто, как и включить или выключить магнитофон. При использовании средства для записи макросов запись макроса осуществляется автоматически на основании действий, выполняемых пользователем. Макрос можно записать в таких приложениях семейства Office, как Word, Excel, PowerPoint, Visio и Project.

Например, рассмотрим вариант записи макроса для задачи, упомянутой в начале статьи -- изменение форматирования нескольких таблиц в большом документе Word. Применив к таблице табличный стиль, можно одновременно задать несколько параметров форматирования, но при этом может еще потребоваться изменить параметры, которые не имеют отношения к стилю, например ширину таблицы или высоту табличных ячеек.

Чтобы записать такой макрос, поместите курсор в начало таблицы, форматирование которой необходимо изменить, и выполните следующие действия:

В меню Сервис выберите команду Макрос, а затем -- команду Начать запись.

В диалоговом окне Запись макроса (см. рисунок) можно задать имя макроса, назначить для быстрого доступа к нему панель задач или сочетание клавиш, указать место, где макрос будет храниться, и добавить описание макроса для справки. При необходимости все эти шаги можно пропустить и нажать «ОК», чтобы начать запись.

Макросы и безопасность

В то время как большинство макросов не только безвредны, но и полезны, макросы представляют собой важную проблему безопасности. Макрос, созданный с вредительскими целями, может содержать код, который повлечет повреждение или уничтожение документа и даже всей системы.

Чтобы защитить систему и файлы, не включайте макросы из неизвестных источников. Чтобы иметь возможность включать и отключать макросы и при этом иметь доступ ко всем макросам, которые необходимо использовать, в приложениях семейства Office установите средний уровень безопасности. Тогда вы получите возможность включать или выключать макросы каждый раз при открытии файла, который содержит макрос, и при этом сможете запускать любой макрос по вашему выбору.

Чтобы установить уровень безопасности в приложении семейства Office, в котором можно использовать VBA-макрос, в меню Сервис выберите команду Макрос, а затем -- Безопасность. Выберите необходимый уровень безопасности и нажмите ОК. Обратите внимание, что не рекомендуется использовать низкий уровень защиты.

Использование макросов в приложении.

В приложении Word можно записывать и создавать макросы программными средствами.

Начало работы. Дополнительные сведения и справка по записи макросов

Если вы опытный пользователь Word и умеете записывать макросы, именно с приложения Word, лучше всего начать подробное изучение редактирования и создания пользовательских макросов программными средствами, поскольку Word VBA использует термины, с которыми вы хорошо знакомы и используете каждый день.

Макросы очень часто используются в Excel, потому что они значительно расширяют функциональные возможности приложения. Макросы Excel можно использовать как для автоматизации обычных задач, так и для создания пользовательских функций.

Начало работы. Запись и использование макроса в Excel

В двух статьях базы знаний Microsoft описаны два макроса Excel, которые уже созданы и готовы к использованию:

Использование VBA-макроса для расчета суммы только в отображаемых ячейках (на английском языке)

Макрос для извлечения данных из диаграммы (на английском языке)

Если вы умеете записывать и применять макросы в Excel и хотите научиться редактировать и создавать макросы в Excel с помощью программных средств, ознакомьтесь с учебным курсом, посвященным циклам.

Использование макросов Microsoft Excel для создания циклов (на английском языке)

1. Автоматически присваиваемое макросу имя можно изменить. Имена макросов могут состоять из букв и цифр и не должны содержать пробелы.

2. По умолчанию новый макрос сохраняется в общем шаблоне Normal.dot. Макрос также можно сохранить в активном документе или шаблоне, равно как и в любом пользовательском шаблоне.

3. Для быстрого доступа к макросу можно назначить панель задач или сочетание клавиш. Этот этап можно пропустить и выполнить назначения в любой момент времени.

4. Описание макроса включает дату создания и имя пользователя, записавшего макрос. Описание можно редактировать по усмотрению пользователя.

Если нажать кнопку «ОК», появится небольшая панель с двумя кнопками -- Остановить запись и Пауза .

Выполните действия по форматированию таблицы. Например, можно применить стиль к таблице, задать ширину таблицы не более 50% ширины страницы, выделить таблицу, а затем удалить параметры высоты строк для всех строк. Закончив форматирование, которое будет применено ко всем таблицам, нажмите кнопку Остановить запись.

Теперь можно щелкнуть любую таблицу в документе и запустить макрос, чтобы автоматически выполнить все действия, которые были произведены с первой таблицей.

Примечание. Если для доступа к макросу не назначена панель или сочетание клавиш, макрос можно выбрать с помощью диалогового окна «Макрос». Для этого в меню Сервис выберите команду Макрос, а затем -- Макросы. Выберите макрос из списка и нажмите Выполнить.

Создание макроса программными средствами

В приложениях Office, в которых можно записать макрос, например в Access, Outlook, FrontPage или Publisher, можно также написать пользовательский VBA-макрос. Чтобы написать макрос, вам потребуется минимум знаний о языке VBA, вы будете удивлены тем, насколько легко его освоить на фоне представлений о самом приложении, которым вы пользуетесь. Язык VBA предназначен для автоматизации функций, используемых каждый день. Например, в приложении Word к терминам VBA относятся документы, таблицы, абзацы и разделы.

Возможность создания макроса программными средствами или редактирования записанного макроса позволяет усовершенствовать макрос. Например, в макрос из описанного выше примера можно добавить так называемый цикл -- простейший код VBA, который позволяет макросу последовательно применить форматирование ко всем таблицам в документе, тогда не потребуется запускать каждый раз макрос отдельно для каждой таблицы.

Одно из наиболее удобных свойств VBA-макросов заключается в том, что, научившись писать VBA-макросы для одного из приложений Office, полученные навыки и знания можно использовать для написания и редактирования макросов в любом другом приложении Office. Терминология отличается в силу функциональных различий между приложениями, но синтаксис, применяющийся для настройки макроса или добавления новых функций, таких как циклы, один и тот же для всех приложений, которые используют VBA.

Совет. Лучше всего начать изучение VBA с записи макроса, затем можно просмотреть его в окне редактора Visual Basic. Для этого в меню Сервис выберите команду Макрос, а затем -- Макросы. Выберите записанный макрос из списка и нажмите Изменить.

PowerPoint, Visio и Project

Так же как и в приложениях Word и Excel макросы можно записывать и создавать в приложениях PowerPoint, Visio и Project.

Начинаем работать с макросами в PowerPoint

Начинаем работать с макросами в Project

Макросы очень важны для работы с Access, потому что они значительно расширяют функциональные возможности баз данных. Несмотря на то, что записать макрос в Access нельзя, можно создать макрос с помощью программных средств Access VBA или с помощью инструмента Macro Builder. Access обладает несколькими возможностями, и язык VBA -- всего лишь одно из ряда средств, с помощью которых можно задать требуемую автоматизацию.

Знакомство с основами программирования в Access

Создание и редактирование макросов в Access

FrontPage и Publisher

По аналогии с приложениями Word, Excel, PowerPoint и Visio в приложениях FrontPage и Publisher можно создавать макросы для экономии времени за счет автоматизации повторяющихся задач, а также, например в приложении FrontPage, для создания и использования надстроек, расширяющих функциональные возможности приложения.

Подобные документы

Изучение понятия, видов и методов создания стандартных макросов Microsoft Office Word - набора инструкций, которые сообщают программе, какие действия следует выполнить, чтобы достичь определенной цели. Функции макрорекордера. Редактирование макросов.

курсовая работа [1,1 M], добавлен 18.04.2011

Создание кнопки панели инструментов для выполнения макроса. Практический пример создания таблицы значений функций. Использование оператора Select Case. Создание процедуры с использованием операторов цикла For/Next и Do/Loop. Оператор InputBox, массив.

контрольная работа [501,8 K], добавлен 06.12.2013

Изучение теоретических основ работы в Word, процесса создания и редактирования таблиц, преобразования текста в таблицу, объединения и разделения ячеек. Характеристика ввода формул с клавиатуры в программе Excel, особенностей их перемещения и копирования.

курсовая работа [3,1 M], добавлен 02.05.2012

Работа с текстом в Microsoft Word 2007. Набор и редактирование текста. Поиск и замена. Проверка орфографии, использование тезауруса. Форматирование символов и абзацев. Вставка элемента списка автотекста. Microsoft Excel: сохранение и печать документа.

курсовая работа [2,2 M], добавлен 22.06.2013

Запись макроса в VBA в Excel. Структура редактора, основные окна и элементы управления. Правила создания процедуры, функций. Коды задания командных кнопок. Виды условных операторов. Циклическая обработка инструкций. Разработка пользовательских приложений.

методичка [2,4 M], добавлен 18.11.2011

Средства автоматизации в офисных приложениях. Различные подходы создания отчётов в Word. Управление офисными приложениями в проектах Delphi. Стандартные и пользовательские макросы. Управление объектами Word и Excel 2000. Создание цифрового сертификата.

дипломная работа [1,1 M], добавлен 27.01.2013

Назначение и классификация текстовых редакторов. Создание, открытие, сохранение и редактирование документа. Шаблоны, шрифты и абзацы. Программа PageMaker. Вставка и форматирование таблиц. Рисунки и их создание. Запись, запуск и разработка макроса.

Создаём макрос форматирования текста
С амое интересное то, что в офисном пакете существует возможность написания макросов – специальных дополнений выполняющих какие-либо действия на языке программирования Visual Basic. Но не пугайтесь сразу, макрос мы будем делать без программирования, а воспользуемся автоматической записью команд. Одним из самых востребованных уроков стал полезный урок о создании автоматического оглавления в Word 2007. Я решил продолжить тему Word и написать про ещё одну полезную примочку для редактора, которая позволит нам нажатием горячей кнопки производить определённые действия над документом.

Макрос мы посвятим заданному форматированию текста по определённым параметрам: укажем необходимый шрифт, кегль (размер шрифта), интерлиньяж (междустрочный интервал) и т.д.

Возможность создания макросов есть во всех приложениях Microsoft Office. Я начинаю с текстового редактора Word так как он чуть проще и знаком большому числу пользователей.

1.Что такое макросы?

Определение: Макрос это последовательность команд и инструкций для данного приложения (Word, Excel, Access, Outlook и т.д.), которые сгруппированы в одну для ее автоматического выполнения.

Чаще всего макросы используются для:

 ускорения шаблонных, рутинных действий или форматирования

Пример:
Макрос вставляющий таблицу определенного размера с заданным форматом, количеством строк и столбцов.

 для ускорения доступа к командам из диалоговых окон

Пример:
Макрос, присваивающий шрифт Times, размера 16, начертание полужирное (Bold) выделенному слову.

 для автоматизации сложных задач

Пример:
Построитель графиков: система макросов для построения графика заданной функции.

2.Создание и выполнение макроса

1. Лучше всего сразу начать с текста, поэтому открываем сразу небольшой текст (достаточно одной страницы).

2. Для того чтобы приступить к записи макроса (записи всех выполненных команд) нужно перейти в меню Вид. На панели быстрого доступа в области Макросы необходимо нажать на надпись Макросы, что под картинкой. (Именно на надпись, так как нажатие на саму картинку откроет нам окно создание макроса с помощью Visual Basic, а мы решили создать его без ковыряния в коде).

Из выпадающего меню выбираем Запись макроса…, в поле Имя макроса задаём необходимое нам имя, к примеру, Форматирование.

В разделе Назначить макрос выбираем Клавишам.

У нас открывается окно Настройка клавиатуры, где мы должны зажать необходимые горячие кнопки, которые как раз и будут запускать наш макрос на выполнение. (Лучше выбрать такое сочетание кнопок, которое наверняка не используется в Word, я нажал Ctrl+Shift+1, что в результате вышло так Ctrl+!). Нажимаем кнопку Назначить и потом Закрыть. Наш курсор мышки стал с небольшой кассетой, сигнализируя нам о начале записи команд. Теперь мы можем приступить к записи команд.

3. Чтобы приступить к записи макроса мы должны понимать, что он у нас должен срабатывать на любом открытом документе и чтобы выполнение команд применилось к нашему документу в дальнейшем нам необходимо начать запись с выделения всего текста. Легче всего использовать сочетание клавиш Ctrl+A (All), текст выделен. (Обратите внимание на тот факт, что пропустить этот пункт НЕЛЬЗЯ НИ В КОЕМ СЛУЧАЕ, иначе ничего не выйдет).

3. Задаём поля для нашего документа. Для этого переходим в меню Разметка страницы, на панели быстрого доступа в области Параметры страницы щёлкаем мышкой на Поля из выпадающего списка выбираем Настраиваемые поля…

Вносим значения, к примеру, Верхнее – 0,7 см., Левое – 2 см., Нижнее – 0,7 см., Правое – 0,7 см. (Поля выбраны, в данном случае, для подшивки в папку, а почему 0,7 см., а не 0,5 см., как требуется по правилам технической документации, потому что не все старые принтеры могут печатать поля 0,5 см. Поля выбираются исходя из ваших требований). Переплёт ставим в 0. Нажимаем кнопку ОК.

4. Переходим в меню Главная и выбираем шрифт (гарнитура), к примеру, Time New Roman, кегль (размер шрифта) – 14. Выравнивание выбираем По ширине (по формату). В этой же области Абзац нужно щёлкнуть квадратик со стрелкой, что позволит нам открыть настройки абзаца.

Слева – 0, Справа – 0, первая строка: выбираем Отступ на: 1,25. В разделе Интервал ставим Перед – 0, После – 0, междустрочный: 1,5 строки. Нажимаем ОК.

(ОЧЕНЬ ВАЖНО. Если у вас какой-то параметр уже стоит в нужное вам значение, то всё равно нужно ещё раз его указать, иначе команда не запишется. Т.е. если вы видите, что шрифт Times New Roman у вас уже стоит, то всё равно его нужно выбрать).

5. На этом будем считать, что настройка документа закончена. Идём снова в меню Вид, снова нажимаем на Макросы и уже выбираем Остановить запись.

Наш макрос готов. Для проверки работоспособности макросы можно «сломать» свой документ: изменить шрифт, убрать поля, выравнивание и т.д. и попробовать нажать выбранную нами комбинацию Ctrl+Shift+1. Если всё сделано верно, то наш документ, в считанные секунды обретёт нужный нам вид. Либо пробуйте открыть другой документ и испытайте работу макроса на нём.

В этом уроке вы узнали:

Что такое макрос?
Как создавать макрос двумя способами?
Как выполнять макрос?

Читайте также: