Создание вычисляемых полей в ворде
Обновлено: 08.07.2024
Пожалуй, самым запутанным вопросом в отношении сводных таблиц является создание в них вычисляемых полей и вычисляемых элементов. Большинство пользователей стараются избегать использования в сводных таблицах вычисляемых полей и элементов. В то же время данная функция может оказаться достаточно полезным подспорьем в работе; к тому же, если вы поймете ее работу, то увидите, что она не такая уж и сложная.
Прежде всего, приведем основные понятия.
• Вычисляемое поле. Это новое поле, создаваемое на основе других полей сводной таблицы. Если источником данных сводной таблицы является база данных рабочего листа, лучшей альтернативой будет добавить вычисляемое поле в саму эту базу и ввести в него соответствующую формулу. Вычисляемое поле может находиться только в области Значения сводной таблицы – его нельзя помещать в области Названия строк, Названия столбцов и Фильтр таблицы.
• Вычисляемый элемент. Такой элемент использует содержимое других элементов в пределах поля сводной таблицы. Если источником данных сводной таблицы является база данных рабочего листа, в качестве альтернативы в ней можно создать дополнительные строки и вставить в них формулы, основанные на существующих строках. Вычисляемый элемент может находиться в областях Названия строк, Названия столбцов и Фильтр таблицы – в области Значения его использовать нельзя.
Формулы, применяемые для создания вычисляемых полей и элементов, не являются стандартными формулами Excel. Другими словами, эти формулы не вводятся в ячейки – для их ввода используется специальное диалоговое окно. Эти формулы хранятся вместе с другими данными сводной таблицы.
В примерах, приведенных ниже, используется таблица базы данных рабочего листа, показанная на рисунке. Таблица содержит 5 полей и 48 записей. Каждая запись представляет информацию о месячных продажах некоторого торгового представителя. Например, Эльза, торговый представитель в северном регионе, продала за январь 239 единиц продукции на общую сумму 23049 долларов.
На рисунке ниже показана простая сводная таблица, созданная на основе этих данных. В ней показаны объемы продаж (область Значения), сгруппированные по месяцам (область Названия строк) и торговым представителям (область Названия столбцов).
В представленных далее примерах продемонстрировано следующее:
• создание вычисляемого поля для определения средней стоимости единицы продукции;
• создание вычисляемого элемента для нахождения общей суммы по кварталам.
Создание вычисляемого поля
Поскольку сводная таблица является особым типом диапазона данных, в нее нельзя вставлять строки или столбцы. Это означает, что нельзя вставить формулы, которые бы производили расчеты на основе данных, содержащихся в сводной таблице. Для этой цели следует создавать специальные вычисляемые поля. Вычисляемое поле содержит вычисления, в которых задействованы другие поля.
Вычисляемое поле обычно используется в качестве средства отображения в сводной таблице новой информации. По существу, оно выступает альтернативой создания нового столбца в исходной базе данных. В большинстве случаев проще вставить новый вычисляемый столбец в источник данных, однако при этом источник данных должен быть доступен. Как правило, вычисляемые поля сводных таблиц используют, когда доступ к источнику данных ограничен, – например, когда источником является внешняя база данных.
Примечание
Вычисляемые поля можно использовать только в области Значения сводной таблицы. В областях Названия столбцов, Названия строк и Фильтр отчета использовать их нельзя.
Для примера предположим, что требуется вычислить среднюю стоимость единицы продукции. Данная величина может быть найдена путем деления значения поля Продажи на значение поля Единиц продано. Результат должен находиться в новом поле сводной таблицы (в вычисляемом поле).
Чтобы создать вычисляемое поле, содержащее результат деления значений поля Продажи на значения поля Единиц продано, используйте следующую процедуру.
1. Выделите любую ячейку сводной таблицы.
2. Выберите команду Работа со сводными таблицами→Параметры→Вычисления→Поля, элементы и наборы→Вычисляемое поле.
3. В открывшемся диалоговом окне введите описательное имя поля и нужную формулу. Формула может содержать функции рабочего листа и другие поля источника данных. В примере мы назовем поле Средняя цена и введем следующую формулу:
4. Щелкните на кнопке Добавить, и новое поле будет добавлено в список.
5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.
Примечание
Формулу можно записать вручную, воспользовавшись клавиатурой или дважды щелкнув на элементе списка Поля. При двойном щелчке элемент переносится в поле Формула. Так как в имени поля Единиц продано есть пробел, Excel заключает его в одиночные кавычки.
Программа Excel добавляет созданное вычисляемое поле в область Значения сводной таблицы (оно также появится на панели списка полей). С ним можно обращаться так же, как и с любым другим полем, за одним исключением: его нельзя переместить в область Фильтр таблицы, Названия строк или Названия столбца – оно должно оставаться в области Значения.
На рисунке показана часть сводной таблицы после добавления в нее вычисляемого поля. В новом поле отображается средняя стоимость единицы продукции для каждого торгового представителя.
Используемые формулы могут содержать функции рабочего листа, однако последние не должны ссылаться на ячейки или именованные диапазоны.
Вставка в сводную таблицу вычисляемого элемента
В предыдущем разделе был описан процесс создания вычисляемого поля. Excel также позволяет создать для поля сводной таблицы вычисляемый элемент. Напомним, что создание вычисляемого поля сводной таблицы является альтернативой вставке в источник данных нового поля. С другой стороны, вычисляемый элемент сводной таблицы является альтернативой добавления в источник данных новой строки, содержащей формулы, ссылающиеся на другие строки.
В рассматриваемом примере созданы четыре вычисляемых элемента, содержащие комиссионные за квартальные объемы продаж согласно следующей схеме:
• квартал 1 – 10% от объема продаж за январь, февраль и март;
• квартал 2 – 11% от объема продаж за апрель, май и июнь;
• квартал 3 – 12% от объема продаж за июль, август и сентябрь;
• квартал 4 – 12,5% от объема продаж за октябрь, ноябрь и декабрь.
Примечание
Модификация источника данных для получения этой информации потребовала бы вставки шестнадцати новых строк, содержащих формулы. Таким образом, в данном примере создание вычисляемых элементов представляет собой значительно более легкую задачу.
Для создания вычисляемого элемента комиссионных за первый квартал выполните следующие действия.
1. Переместите курсор ячейки в область Названия строк или Названия столбцов сводной таблицы и выберите команду Работа со сводными таблицами→Параметры→Вычисления→Поля, элементы и наборы→Вычисляемый объект.
2. В открывшемся окне в соответствующих полях введите имя элемента и формулу. В формуле можно использовать элементы других полей, но не функции рабочего листа. В нашем примере именем элемента является Комиссия 1 кв., а формула имеет следующий вид:
3. Щелкните на кнопке Добавить.
4. Повторите пп. 2-3 для создания трех остальных вычисляемых элементов, используя следующие формулы:
• комиссия 2 кв.=11%*(Апр+Май+Июн);
• комиссия 3 кв.=12%*(Июл+Авг+Сен);
• комиссия 4 кв.=12,5%*(Окт+Ноя+Дек).
5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.
Примечание
Вычисляемые элементы, в отличие от вычисляемых полей, не отображаются на панели списка полей.
Предупреждение
При использовании в сводной таблице вычисляемых элементов лучше отключить строку итогов, чтобы избежать двойного суммирования. В представленном примере комиссионные также включаются в общий итог продаж (что не логично), так что для их отключения выберите команду Работа со сводными таблицами→Конструктор→Макет→Общие итоги→Включить только для строк.
После создания вычисляемых элементов они будут отображаться в сводной таблице. На рисунке показана сводная таблица после добавления вычисляемых элементов.
Обратите внимание, что по умолчанию вычисляемые элементы добавляются в конец списка. Однако при желании можно перетащить вычисляемые строки и заголовки в другое место. Альтернативой является создание для вычисляемых элементов отдельных групп. На рисунке ниже показаны две группы: одна – для объемов продаж и другая – для комиссионных вознаграждений. Это позволяет вычислять промежуточные итоги по каждой группе.
Создание вычисляемых полей в таблицах
В таблицах Word могут быть созданы вычисляемые поля (ячейки таблицы).
Для создания вычисляемого поля:
а) создаем таблицу, заполняем ее, выделяем ячейку, в которой н-р должна быть итоговая сумма;
б) в меню выбираем Таблица - Формула;
в) в окне ввода можно оставить предлагаемую формулу =SUM(ABOVE), ввести свою формулу или выбрать нужные для формулы функции в поле «вставить Функцию»;
Формула должна начинаться со знака "=" и может содержать числа, номера ячеек таблицы, знаки арифметических действий (+, -, *, /, ^), %, операторы сравнения (=, <, >, >=, <=, <>).
Ячейки нумеруются по горизонтали буквами (Внимание! В каждой строке порядок нумерации может быть свой, если произведено объединение ячеек!), а по вертикали - цифрами. Например формула =(B2+C2) суммирует значения, расположенные во 2й и 3й колонках 2й строки.
Сразу же после ввода формулы в клетке будет отображен результат. Чтобы посмотреть формулы в ячейках таблицы, нужно пометить таблицу и нажать клавиши < Shift + F 9>. Этой же комбинацией клавиш можно возвратиться к обычному изображению таблицы.
Внимание! При изменении содержимого ячеек с цифровыми данными вычисления по формулам автоматически не производятся! Для обновления содержимого вычисляемых ячеек нужно выделить эту ячейку и нажать < F 9>.
Создание полей со списком в таблицах
Поля со списком в таблицах дают возможность создавать серию документов с помощью одного шаблона. Т.е. значение нужных нам ячеек можно будет выбирать из списка. Это позволит вместо нескольких шаблонов (документов, таблиц…), различающихся только содержимым 2-3х объектов, создавать один.
Для этого воспользуемся элементом формы «Поле со списком»:
а) помечаем нужную ячейку;
б) в меню выбираем Вид – Панели инструментов –Формы
затем выбрать в этой панели элемент «Поле со списком», щелкаем по ячейке 2 раза (или в Контекстном меню выбираем «Свойства»);
в) в поле «Список» нужно занести все возможные значения для нашей ячейки. Первое в списке значение будет использоваться «по умолчанию».
г) можно ввести текст справки, который будет появляться в строке состояния или вызываться клавишей F1 при обращении к полю со списком. В этой справке можно, например, привести список соответствия реквизитов и наименований предприятий…
Ячейки с полем "со списком", можно выделить затенением (или убрать затенение, если оно не нужно):
Вид – Панели инструментов –Формы – «Затенение полей формы»
Далее можно защитить остальные клетки таблицы от ввода:
Вид – Панели инструментов –Формы – «Защита формы»
В результате ввод будет возможен только в те клетки, форма которых - поле со списком (если мы не убрали галку «Разрешить изменения»).
При работе в текстовом процессоре MS Word иногда могут возникать ситуации, когда нужно сделать относительно не сложные вычисления. Например, посчитать сумму, среднее значение, или вообще рассчитать уравнение.
Внимание! В данном материале мы будем производить вычисления в текстовом процессоре, если вам нужна статистическая информация по документу, например, необходимо посчитать количество символов, пробелов, рисунков, таблиц и т.д., то как это сделать написано в данном материале.
Рассчитываем уравнения в документе
Самое интересное, что сделать это можно стандартными способами Microsoft Word и при вычислениях учитывается правильный порядок вычисления, потенциальными неудобствами может быть только невозможность выбрать точность вычисления, а также то, что ответ в документ необходимо будет записать в ручную.
Добавление команды вычисления на панель быстрого доступа
Для того, чтобы воспользоваться вычислением достаточно выделить уравнение и посмотреть результат вычисления на строке состояния.
Вычисление уравнения в Word по шагам
Знак равенства в приведенных примерах можно не ставить, он выполняет только функцию визуального обозначения уравнения.
Делаем вычисления внутри таблицы
На этом возможности Word по произведению простых вычислений не ограничиваются, часто вычисления необходимо сделать в таблицах Word. Конечно, Word – это текстовый процессор и вычисления лучше оставить для Excel, но несложные операции типа суммы, среднего, или количества и т.п. можно произвести.
Вычисление в таблицах Word по шагам
Для подсчета суммы в таблице Word необходимо выполнить следующие шаги:
Вот так выглядит результат суммирования продаж за первое и второе полугодие, а также общий итог.
Итоговый результат вычислений в таблицах Word
В случае, если вам необходимо создать документ Word для заполнения другими людьми, например, создать анкету участника конференции, чтобы упростить процесс, вы можете создать форму для заполнения в Microsoft Word. Форма в ворде позволяет создавать заполнители для различных типов информации, таких как текст, дата, да-нет вопросы и т. д.
Включение вкладки «Разработчик»
Прежде чем перейти к созданию формы в ворде, вам нужно активировать вкладку « Разработчик » на ленте. Для этого нажмите « Файл » --> « Параметры », чтобы открыть диалоговое окно « Параметры Word ». Выберите « Настроить ленту », затем установите флажок для вкладки « Разработчик ».
Создание формы в Word – Параметры Word
Теперь на ленте появится вкладка « Разработчик ».
Создание формы в Word – Вкладка Разработчик
Добавление полей формы в ворде
Теперь мы готовы перейти к созданию формы в ворде. Для этого мы будем использовать разнообразные поля, которые будут являться составляющими нашей будущей формы для заполнения в ворде.
Чтобы добавить поле формы для заполнения, поместите курсор в нужное место, затем выберите необходимый элемент из группы « Элементы управления » на вкладке « Разработчик ». Вы можете навести указатель мыши на поля, чтобы увидеть различные параметры. В этом примере мы добавляем текстовое поле, чтобы пользователи могли вводить свои имена.
Создание формы в Word – Элементы управления для создания формы в ворде
В документе появится тестовое поле:
Создание формы в Word – Текстовое поле
Вы можете добавить несколько типов полей для создания формы в ворде. Например, вы можете добавить флажок для выбора:
Создание формы в Word – Поле «флажок»
Или даже поле выбора даты:
Создание формы в Word – Поле для выбора даты
После того, как вы добавили все поля в документ, ваша форма в ворде готова, и вы можете отправлять ее другим пользователям!
Настройка полей формы в ворде
Если вы хотите еще больше контролировать способ отображения полей своей формы в ворде, вы можете включить « Режим конструктора » в группе « Элементы управления » на вкладке « Разработчик ».
Создание формы в Word – Режим конструктора
Затем вы можете изменить свойства для каждого поля вашей формы в ворде, включая текст, который будет отображаться в каждом поле. Если вы готовы потратить немного времени на настройку каждого поля, вы можете создать довольно прочную форму. Например, вы можете создать в своей форме заполнения собственный выпадающий список, как в приведенном ниже примере:
Создание формы в Word – Использование выпадающего списка в форме
В итоге в нашем примере, мы получили следующую форму для заполнения в ворде:
Создание формы в Word – Пример формы для заполнения в ворде
В этой статье мы рассмотрели основы создания формы в ворде. Теперь вы можете с легкостью создать собственную форму для заполнения в Microsoft Word.
Читайте также: