Создать справочник в excel

Обновлено: 08.07.2024

Главная Надстройки Статьи Формулы Использование справочников

Использование справочников

При построении сложных экономических моделей обычно имеется набор данных, используемых в нескольких таблицах как в качестве параметров расчетов, так и для построения отчетных форм. Создание и использование отдельных таблиц-справочников позволяет ускорить процесс разработки модели, повышает надежность расчетов, а также дает возможность применять специальные средства интерфейса Microsoft Excel.

В прилагаемом примере рассматривается модель с использованием двух типов справочников:

Одномерный - продукты с наименованием и единицей измерения
Двумерный - прайс-листы с различными ценами по продуктам и периодам.

Поиск в одномерном справочнике

На первом этапе (лист «Пример1») добавим в прайс-листы по продуктам формулу для поиска единицы измерения каждого продукта. Если продукты в прайс-листе располагаются в той же последовательности, что и в справочнике, то очевидно, что формула может использовать простую ссылку на справочник.

Для формирования денежной единицы измерения используем строковую операцию конкатенации (соединения частей текста).

Для добавления единицы измерения в таблицу продаж прямая ссылка на справочник приведет к некопируемой формуле. Чтобы избежать этого, используем функцию поиска ВПР.

Функция ВПР ищет значение по определенному номеру столбца (в примере – второй столбец) в прямоугольном диапазоне ячеек. Последний параметр (0 или ЛОЖЬ) используется для указания искать ли ближайшее значение (ИСТИНА), либо точное совпадение (ЛОЖЬ). Первый вариант редко используется на практике, так как требует предварительно отсортированного диапазона поиска. Важное замечание по параметру «столбец». Это не номер столбца во всей электронной таблице, а номер столбца в диапазоне поиска. Для аналойного поиска по горизонтальному массиву используется функция ГПР (HLOOKUP).

Поиск в двумерном справочнике

Сложный случай поиска по двум условиям реализован в формулах выбора цены из прайс-листа для таблицы продажи.

Необходимо выбрать значение из ячейки на пересечении строки покупателя и столбца месяца. Реализация такого алгоритма напрямую приводит к формуле с использованием функций вычисляемых ссылок:

Функция ПОИСКПОЗ (MATCH) ищет и возвращает порядковый номер элемента в списке (работает аналогично ВПР). Функция СМЕЩ (OFFSET) возвращает значение по относительной ссылке от определенной ячейки – в примере, от верхнего левого угла таблицы прайс-листов. Функция преобразования даты ДАТА (DATE) превращает дату в из таблицы продаж в дату, используемую в прайс-листе – первое число месяца.

Более простой вариант решения задачи использован в нижних ячейках таблицы продаж. Здесь использована формула обработки массива. Причем суммирование ведется по двумерному массиву:

Функция суммирования в данном случае не осуществляет никаких операций кроме поиска, так как значение выбирается на пересечении строк и столбцов.

Для лучшего понимания формулы, разложим ее в виде структуры и заменим диапазоны на значения (через нажатие F9 на выделенном диапазоне). Получим следующую картину:

Первое условие на продукт возвращает массив , второе условие выбирает из этого массива последнее значение.

В принципе обе формулы являются копируемыми и можно использовать ту, которая легче для восприятия. В части производительности вероятно первый вариант будет работать быстрее. Но это заметно только на очень больших объемах данных.

Использование справочников для создания пользовательского интерфейса

Обратите внимание на выпадающий список для выбора элементов справочника на листе «Пример2», таблицы «Продажи» (Пример2!B17).

Организация подобных выпадающих списков возможна через опцию «Проверка». Доступ в Excel до 2007 через меню Данные\Проверка (Data\Validation), в Excel 2007 и старше – лента Данные\Работа с данными\Проверка данных (Data\Data Tools\Data Validation).

При выборе данного пункта меню появляется диалог, позволяющий организовать проверку вводимых в ячейку данных. Одной из возможностей такой проверки является выбор значений из списка.

Интерфейс с организацией выпадающего списка существенно снижает риск ошибок при вводе строковых значений в ячейку электронной таблицы.

К счастью, имеется обходной путь для решения этой проблемы. Проверки не допускает прямых ссылок на другие листы, но нормально понимает именованные диапазоны.

Обратите внимание на описание проверки в ячейке Пример2!B18. Здесь вместо ссылки на лист «Пример1» задана формула

Имя listProducts задано в примере как диапазон Пример1!$A$3:$A$6. Очевидно, что использование такого именованного диапазона делает более прозрачным смысл заданного условия проверки, а также снижает риск ошибки в формуле.

Кроме выбора из списка, можно добавить проверку данных на вводе. Причем в полях условий можно вводить формулы.

Выпадающий список в Excel это, пожалуй, один из самых удобных способов работы с данными. Использовать их вы можете как при заполнении форм, так и создавая дашборды и объемные таблицы. Выпадающие списки часто используют в приложениях на смартфонах, веб-сайтах. Они интуитивно понятны рядовому пользователю.

Кликните по кнопке ниже для загрузки файла с примерами выпадающих списков в Excel:

Видеоурок

Как создать выпадающий список в Экселе на основе данных из перечня

Представим, что у нас есть перечень фруктов:

Для создания выпадающего списка нам потребуется сделать следующие шаги:

Если вы хотите создать выпадающие списки в нескольких ячейках за раз, то выберите все ячейки, в которых вы хотите их создать, а затем выполните указанные выше действия. Важно убедиться, что ссылки на ячейки являются абсолютными (например, $A$2 ), а не относительными (например, A2 или A$2 или $A2 ).

Как сделать выпадающий список в Excel используя ручной ввод данных

На примере выше, мы вводили список данных для выпадающего списка путем выделения диапазона ячеек. Помимо этого способа, вы можете вводить данные для создания выпадающего списка вручную (необязательно их хранить в каких-либо ячейках).

Как создать раскрывающийся список в Эксель с помощью функции СМЕЩ

Наряду со способами описанными выше, вы также можете использовать формулу СМЕЩ для создания выпадающих списков.

Например, у нас есть список с перечнем фруктов:

Для того чтобы сделать выпадающий список с помощью формулы СМЕЩ необходимо сделать следующее:

Система создаст выпадающий список с перечнем фруктов.

Как эта формула работает?

На примере выше мы использовали формулу =СМЕЩ(ссылка;смещ_по_строкам;смещ_по_столбцам;[высота];[ширина]).

Используя эту формулу, система возвращает вам в качестве данных для выпадающего списка диапазон ячеек, начинающийся с ячейки $A$2, состоящий из 5 ячеек.

Как сделать выпадающий список в Excel с подстановкой данных (с использованием функции СМЕЩ)

Если вы используете для создания списка формулу СМЕЩ на примере выше, то вы создаете список данных, зафиксированный в определенном диапазоне ячеек. Если вы захотите добавить какое-либо значение в качестве элемента списка, вам придется корректировать формулу вручную. Ниже вы узнаете, как делать динамический выпадающий список, в который будут автоматически загружаться новые данные для отображения.

Для создания списка потребуется:

Примечание: для корректной работы формулы, важно, чтобы в списке данных для отображения в выпадающем меню не было пустых строк.

Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных

Для того чтобы в созданный вами выпадающий список автоматически подгружались новые данные, нужно проделать следующие действия:

Создаем список данных для отображения в выпадающем списке. В нашем случае это список цветов. Выделяем перечень левой кнопкой мыши:

Из раскрывающегося меню выбираем стиль оформления таблицы:

Таблица с данными готова, теперь можем создавать выпадающий список. Для этого необходимо:

Готово! Выпадающий список создан, в нем отображаются все данные из указанной таблицы:

Таблица автоматически расширит свой диапазон данных. Выпадающий список соответственно пополнится новым значением из таблицы:

Как скопировать выпадающий список в Excel

В Excel есть возможность копировать созданные выпадающие списки. Например, в ячейке А1 у нас есть выпадающий список, который мы хотим скопировать в диапазон ячеек А2:А6 .

Для того чтобы скопировать выпадающий список с текущим форматированием:

нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, которую вы хотите скопировать;
нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C ;
выделите ячейки в диапазоне А2:А6 , в которые вы хотите вставить выпадающий список;
нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+V .

Так, вы скопируете выпадающий список, сохранив исходный формат списка (цвет, шрифт и.т.д). Если вы хотите скопировать/вставить выпадающий список без сохранения формата, то:

После этого, Эксель скопирует только данные выпадающего списка, не сохраняя форматирование исходной ячейки.

Как выделить все ячейки, содержащие выпадающий список в Экселе

Иногда, сложно понять, какое количество ячеек в файле Excel содержат выпадающие списки. Есть простой способ отобразить их. Для этого:

Как сделать зависимые выпадающие списки в Excel

Иногда нам требуется создать несколько выпадающих списков, причем, таким образом, чтобы, выбирая значения из первого списка, Excel определял какие данные отобразить во втором выпадающем списке.

Предположим, что у нас есть списки городов двух стран Россия и США:

Для создания зависимого выпадающего списка нам потребуется:

Теперь, для создания зависимого выпадающего списка:

В разделе “Источник” укажите ссылку: =INDIRECT(D2) или =ДВССЫЛ(D2);

Книга — это файл, который содержит один или несколько листов для упорядочения данных. Можно создать пустую книгу или воспользоваться шаблоном.

Создание книги

Выберите элемент Пустая книга или нажмите клавиши CTRL+N.

Начните вводить текст.

Создание книги на основе шаблона

Откройте вкладку Файл и выберите пункт Создать.

Откройте шаблон двойным щелчком.

Щелкните и начните вводить текст.

Откройте новую пустую книгу.

Откройте вкладку Файл.

Щелкните Создать.

В разделе Доступные шаблоны дважды щелкните элемент Пустая книга.

Сочетание клавиш. Чтобы быстро создать пустую книгу, вы также можете нажать клавиши CTRL+N.

По умолчанию новые книга содержит три листа, но их количество можно изменить.

При необходимости также можно добавить и удалить листы.

Дополнительные сведения о добавлении и удалении листов см. в статье Вставка и удаление листов.

Создание книги на основе существующей

Откройте вкладку Файл.

Щелкните Создать.

В разделе Шаблоны щелкните Из существующего документа.

В диалоговом окне Создание из имеющейся книги выберите диск, папку или адрес в Интернете, где находится книга, которую требуется открыть.

Щелкните книгу, а затем нажмите кнопку Создать.

Создание книги на основе шаблона

Откройте вкладку Файл.

Щелкните Создать.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Чтобы использовать один из образцов шаблонов, доступных в Excel, в разделе Доступные шаблоны щелкните Образцы шаблонов, а затем дважды щелкните нужный шаблон.

Чтобы выбрать один недавно использовавшихся шаблонов, щелкните Последние шаблоны, а затем дважды щелкните нужный шаблон.

Чтобы использовать собственный шаблон, в разделе Мои шаблоны, а затем на вкладке Личные шаблоны в диалоговом окне Создать дважды щелкните нужный шаблон.

Примечание: Вкладка Личные шаблоны содержит созданные вами шаблоны. Если вы не видите шаблон, который хотите использовать, убедитесь, что он находится в правильной папке. Пользовательские шаблоны обычно хранятся в папке Шаблоны (стандартный путь в Windows Vista: C:\Пользователи\имя_пользователя\AppData\Local\Microsoft\Шаблоны; стандартный путь в Microsoft Windows XP: C:\Documents and Settings\имя_пользователя\Application Data\Microsoft\Шаблоны).

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

Если вам нужно отобразить список значений, которые сможет выбирать пользователь, добавьте на лист список.

Добавление списка на лист

Создайте перечень элементов, которые должны отображаться в списке, как показано на рисунке.

На вкладке Разработчик нажмите кнопку Вставить.

Примечание: Если вкладка Разработчик не отображается, на вкладке Файл выберите Параметры > Настроить ленту. В списке Основные вкладки установите флажок для вкладки Разработчик и нажмите кнопку ОК.

В разделе Элементы управления формы выберите элемент управления Список (элемент управления формы).

Щелкните ячейку, в которой нужно создать список.

В поле Формировать список по диапазону введите диапазон ячеек, содержащий список значений.

Примечание: Если нужно отобразить в списке больше элементов, можно изменить размер шрифта для текста.

В поле Связь с ячейкой введите ссылку на ячейку.

Совет: Выбираемая ячейка содержит число, связанное с элементом, выбранным в списке. Его можно использовать в формуле для получения фактического элемента из входного диапазона.

В группе Возможен выбор установите переключатель одинарного значения и нажмите кнопку ОК.

Примечание: Если вы хотите выбрать параметр набора значений или списка значений, подумайте о том, чтобы использовать элемент ActiveX "Список".

Добавление поля со списком на лист

Упростите ввод данных для пользователей, позволив им выбирать значение из поля со списком. Поле со списком состоит из текстового поля и списка, которые вместе образуют раскрывающийся список.

Можно добавить поле со списком одного из двух типов: элемент управления формы или элемент ActiveX. Если вы хотите создать поле со полем, которое позволит пользователю редактировать текст в текстовом поле, можно использовать ActiveX поле со ActiveX. Поле со списком ActiveX Control является более универсальным, так как можно изменить свойства шрифта, чтобы текст на листе с увеличенным масштабом было удобнее читать, и с помощью программирования отображать его в ячейках, содержащих список проверки данных.

Выберите столбец, который можно скрыть на листе, и создайте список, введя по одному значению в ячейки.

Примечание: Можно также создать список на другом листе той же книги.

На вкладке Разработчик нажмите кнопку Вставить.

Выберите тип поля со списком, которое нужно добавить:

в разделе Элементы управления формы выберите элемент управления Поле со списком (элемент управления формы);

в разделе Элементы ActiveX выберите элемент управления Поле со списком (элемент ActiveX).

Щелкните ячейку, в которую нужно добавить поле со списком, и нарисуйте его с помощью перетаскивания.

Чтобы изменить размер поля, наведите указатель мыши на один из маркеров изменения размера и перетащите границу элемента управления до достижения нужной высоты и ширины.

Чтобы переместить поле со списком на листе, выделите его и перетащите в нужное место.

Форматирование элемента управления формы "Поле со списком"

Щелкните правой кнопкой мыши поле со списком и выберите команду Формат объекта.

Откройте вкладку Элемент управления и настройте следующие параметры.

Формировать список по диапазону: введите диапазон ячеек, содержащий список элементов.

Связь с ячейкой: поле со списком можно связать с ячейкой, где отображается номер элемента при его выборе из списка. Введите номер ячейки, где должен отображаться номер элемента.

Например, в ячейке C1 отображается значение 3, если выбрать пункт Фруктовое мороженое, так как это третий элемент в списке.

Совет: Чтобы вместо номера отображать сам элемент, можно воспользоваться функцией ИНДЕКС. В нашем примере поле со списком связано с ячейкой B1, а диапазон ячеек для списка — A1:A2. Если в ячейку C1 ввести формулу =ИНДЕКС(A1:A5;B1), то при выборе третьего пункта в ячейке C1 появится текст "Фруктовое мороженое".

Количество строк списка: количество строк, которые должны отображаться, если щелкнуть стрелку вниз. Например, если список содержит 10 элементов и вы не хотите использовать прокрутку, вместо значения по умолчанию введите 10. Если ввести число, которое меньше количества элементов в списке, появится полоса прокрутки.

Форматирование элемента ActiveX "Поле со списком"

На вкладке Разработчик нажмите кнопку Режим конструктора.

Щелкните правой кнопкой мыши поле со списком и выберите пункт Свойства. Откройте вкладку Alphabetic (По алфавиту) и измените нужные свойства.

Вот как можно настроить свойства поля со списком на этом рисунке:

Щелкните свойство BackColor (Цвет фона), щелкните стрелку вниз, откройте вкладку Pallet (Палитра) и выберите цвет.

Тип, начертание или размер шрифта

Щелкните свойство Font (Шрифт), нажмите кнопку . и выберите тип, размер или начертание шрифта.

Щелкните свойство ForeColor (Цвет текста), щелкните стрелку вниз, откройте вкладку Pallet (Палитра) и выберите цвет.

Связь с ячейкой для отображения значения, выбранного в списке

Щелкните свойство LinkedCell (Связанная ячейка).

Связывание поля со списком и списка элементов

Щелкните поле рядом со свойством ListFillRange (Диапазон элементов списка) и укажите диапазон ячеек для списка.

Изменение количества отображаемых элементов списка

Щелкните поле ListRows и введите число элементов.

Закройте область Properties (Свойства) и нажмите кнопку Режим конструктора.

Завершив форматирование, можно щелкнуть правой кнопкой мыши столбец, который содержит список, и выбрать команду Скрыть.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

Чтобы упростить работу пользователей с листом, добавьте в ячейки раскрывающиеся списки. Раскрывающиеся списки позволяют пользователям выбирать элементы из созданного вами списка.

На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в таблице Excel. Если это не так, список можно быстро преобразовать в таблицу, выделив любую ячейку диапазона и нажав клавиши CTRL+T.

Почему данные следует поместить в таблицу? Потому что в этом случае при добавлении и удалении элементов все раскрывающиеся списки, созданные на основе этой таблицы, будут обновляться автоматически. Дополнительные действия не требуются.

Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.

На ленте откройте вкладку Данные и нажмите кнопку Проверка данных.

Примечание: Если кнопка Проверка данных недоступна, возможно, лист защищен или является общим. Разблокируйте определенные области защищенной книги или отмените общий доступ к листу, а затем повторите шаг 3.

На вкладке Параметры в поле Тип данных выберите пункт Список.

Щелкните поле Источник и выделите диапазон списка. В примере данные находятся на листе "Города" в диапазоне A2:A9. Обратите внимание на то, что строка заголовков отсутствует в диапазоне, так как она не является одним из вариантов, доступных для выбора.

Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок Игнорировать пустые ячейки.

Установите флажок Список допустимых значений

Не знаете, какой параметр выбрать в поле Вид?

Чтобы заблокировать пользователям ввод данных, которые не содержатся в раскрывающемся списке, выберите вариант Остановка.

Если список элементов для раскрывающегося списка находится на другом листе и вы хотите запретить пользователям его просмотр и изменение, скройте и защитите этот лист. Подробнее о защите листов см. в статье Блокировка ячеек.

Если вы решили изменить элементы раскрывающегося списка, см. статью Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка.

Чтобы удалить раскрывающийся список, см. статью Удаление раскрывающегося списка.

Ввод данных станет быстрее и точнее, если ограничить значения в ячейке вариантами из раскрывающегося списка.

Сначала создайте на листе список допустимых элементов, а затем выполните сортировку или расположите их в нужном порядке. В дальнейшем эти элементы могут служить источником для раскрывающегося списка данных. Если список небольшой, на него можно легко ссылаться и вводить элементы прямо в средстве проверки данных.

Создайте список допустимых элементов для раскрывающегося списка. Для этого введите элементы на листе в одном столбце или строке без пустых ячеек.

Выделите ячейки, для которых нужно ограничить ввод данных.

На вкладке Данные в группе Инструменты нажмите кнопку Проверка данных или Проверить.

Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье Защита книги.

Откройте вкладку Параметры и во всплывающем меню Разрешить выберите пункт Список.

Щелкните поле Источник и выделите на листе список допустимых элементов.

Диалоговое окно свернется, чтобы было видно весь лист.

Нажмите клавишу ВВОД или кнопку Развернуть , чтобы развернуть диалоговое окно, а затем нажмите кнопку ОК.

Значения также можно ввести непосредственно в поле Источник через запятую.

Чтобы изменить список допустимых элементов, просто измените значения в списке-источнике или диапазон в поле Источник.

См. также

На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в таблице Excel.

Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.

На ленте откройте вкладку Данные и нажмите кнопку Проверка данных.

На вкладке Параметры в поле Разрешить выберите пункт Список.

Если вы уже создали таблицу с элементами раскрывающегося списка, щелкните поле Источник и выделите ячейки, содержащие эти элементы. Однако не включайте в него ячейку заголовка. Добавьте только ячейки, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Список элементов также можно ввести непосредственно в поле Источник через запятую. Например:

Фрукты;Овощи;Зерновые культуры;Молочные продукты;Перекусы

Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок Игнорировать пустые ячейки.

Установите флажок Список допустимых значений

После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает правильно. Например, рекомендуется проверить, изменяется ли ширина столбцов и высота строк при отображении всех ваших записей. Если вы решили изменить элементы раскрывающегося списка, см. статью Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка. Чтобы удалить раскрывающийся список, см. статью Удаление раскрывающегося списка.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

Читайте также: