Списки sharepoint outlook что это

Обновлено: 07.07.2024

Чтобы начать использовать возможности интеграции списков и библиотек SharePoint с Outlook 2007, необходимо подключить список или библиотеку. Подключить к Outlook 2007 можно большинство типов списков и библиотек SharePoint. Подключение к Outlook 2007 не поддерживают следующие типы списков и библиотек:

• Опрос (Survey);

• Отслеживание вопросов (Issue Tracking);

• Извещения (Announcements);

• Ссылки (Links);

• Настраиваемый список (Custom);

В Outlook 2003 подключение к списку SharePoint называлось связыванием, и можно было связываться только со списками Контакты (Contacts) и Календарь (Calendar). Хотя при помощи Outlook 2003 можно просматривать содержимое этих списков SharePoint как онлайн, так и оффлайн, доступ возможен только для чтения. Чтобы изменять содержимое этих списков, нужно использовать обозреватель.

Outlook 2007 предоставляет более тесную интеграцию со службами SharePoint. После подключения списка к Outlook 2007 можно изменять его содержимое при помощи Outlook в любое время, и онлайн, и оффлайн. Также можно совместно использовать это подключение с другими пользователями, применяя средства Sharing Message.

Внимание! Разрешения на доступ к ресурсам SharePoint переносятся и в Outlook 2007. Например, если у пользователя есть разрешение на изменение документа или списка на узле SharePoint, то он сможет изменять этот документ или список и в Outlook 2007.

В следующем упражнении вы подключите список SharePoint Контакты (Contacts) к Outlook 2007. Затем точно так же вы подключите к Outlook 2007 другие списки или библиотеки.

Убедитесь, что на вашем компьютере установлен и активирован пакет Microsoft Office, который понадобится для выполнения всех упражнений из этой главы.

Убедитесь, что имеете список Контакты (Contacts). Если этого списка нет, выполните упражнение из главы 4, в котором объясняется, как создавать списки. Также можете создать учебный узел для этой главы, воспользовавшись шаблоном узла Chapter 11 Starter.stp из папки с файлами занятий для этой главы. Файлы занятий расположены в папке DocumentsMicrosoft Press SBS_WSSv3Chapter 11.

Инструкции по созданию учебных узлов приведены в разделе «Использование компакт-диска».

Совет. В этом упражнении можно использовать как Outlook 2007, так и Outlook 2003.

1. В области быстрого запуска в группе Списки (Lists) щелкните на ссылке Контакты (Contacts).

2. В меню Действия (Actions) выберите команду Подключиться к Outlook (Connect to Outlook).

3. Может появиться диалоговое окно Internet Explorer с предупреждением о том, что веб-узел пытается открыть веб-содержимое. В этом случае щелкните на кнопке Разрешить (Allow).

Запустится Outlook 2007, и может появиться окно с запросом имени пользователя и пароля.

4. Щелкните на кнопке Дополнительно (Advanced). От кроется диалоговое окно Параметры списка SharePoint (SharePoint List Options).

5. В текстовое поле Имя папки (Folder Name) введите WideWorldlmporters – Контакты и щелкните ОК.

6. В диалоговом окне Microsoft Office Outlook щелкните Да (Yes). Список Контакты (Contacts) откроется в Outlook 2007.

При подключении списка или библиотеки к Outlook 2007 этот список или библиотека появляется в соответствующей области панели навигации Outlook 2007. Календари появляются на панели Календарь (Calendar) в группе Другие календари (Other Calendar), задачи появляются на панели Задачи (Tasks) в группе Другие задачи (Other Tasks), а список Контакты (Contacts) появляется на панели Контакты (Contacts) в группе Другие контакты (Other Contacts). Списки обсуждений и библиотеки появляются в папке области Почта (Mail) в группе Списки SharePoint (SharePoint Lists).

Совет. Чтобы удалить подключенный список или библиотеку SharePoint из Outlook 2007, щелкните правой кнопкой мыши на имени папки на панели навигации и выберите в появившемся меню команду Удалить (имя папки) (Delete [имя папки]). Удаление подключенных списков и библиотек из Outlook 2007 помогает сфокусироваться на текущих проектах.

При удалении подключенной папки списка SharePoint из Outlook 2007 этот список или данные из него не удаляются на сервере SharePoint. Однако данные из этого списка больше не будут доступны в Outlook 2007 в режиме оффлайн. Альтернативный способ управления подключенными списками и библиотеками SharePoint – щелкнуть на кнопке Инструменты (Tools) на стандартной панели инструментов, выбрать Параметры учетной записи (Account Settings), после чего снова щелкнуть на вкладке Списки SharePoint (SharePoint Lists).

Закройте Outlook 2007 и все окна обозревателя.

3.4. Microsoft Office SharePoint Server 2007

3.4. Microsoft Office SharePoint Server 2007 Возможности совместной работы, предоставляемые MOSS, заключаются в создании узла рабочих областей для документов. С его помощью вы сможете автоматически получать обновления таких файлов, как документы и XML-файлы Word, веб-страницы MHTML, книги и XML-файлы

Просмотр доски обсуждений в Outlook 2007

Просмотр доски обсуждений в Outlook 2007 Службы Windows SharePoint 3.0 позволяют работать с досками обсуждений из Outlook 2007. Обсуждения и ответы могут быть доступны даже в режиме оффлайн. Подробнее об интеграции служб SharePoint и Outlook 2007 рассказывается в главе 11.В следующем упражнении вы

Глава 11 Использование служб SharePoint совместно с Outlook 2007

Перемещение контакта Outlook 2007 в список SharePoint Контакты

Перемещение контакта Outlook 2007 в список SharePoint Контакты Подключив список SharePoint Контакты (Contacts) к Outlook 2007, вы создали в Outlook папку Контакты (Contacts). Теперь можно копировать контактную информацию из этой папки Outlook в список SharePoint Контакты (Contacts). Новые контакты из папки Контакты

Копирование контактов SharePoint в Outlook 2007

Копирование контактов SharePoint в Outlook 2007 Из списка SharePoint можно скопировать в Outlook 2007 любой одиночный контакт или элемент события. Элемент, скопированный в папку Контакты (Contacts), становится независимым от элемента из списка SharePoint Контакты (Contacts), т.е. связи между этими двумя

Отправка электронной почты с использованием списка SharePoint Контакты

Отправка электронной почты с использованием списка SharePoint Контакты Если перемещать и копировать контакты в список SharePoint Контакты (Contacts) приходится не часто, может возникать необходимость найти в списке Контакты (Contacts) определенную контактную информацию, такую как номер

Синхронизация содержимого списка SharePoint Задачи

Синхронизация содержимого списка SharePoint Задачи В пакете Microsoft Office 2007 задачи интегрированы с Outlook 2007, службами SharePoint и Microsoft OneNote 2007, что позволяет обеспечить взаимодействие этих приложений. Подключение списка Задачи (Tasks) к Outlook 2007 позволяет собрать все задачи в одном месте.

Управление оповещениями SharePoint в Outlook 2007

Управление оповещениями SharePoint в Outlook 2007 При создании оповещения для элемента, такого как документ, элемент списка, библиотека документов, список, опрос или результаты поиска, вы немедленно получаете по электронной почте уведомление о том, что оповещение было успешно

Использование рабочих процессов в Outlook 2007

Использование рабочих процессов в Outlook 2007 С рабочими процессами вы познакомились в главе 5. Используя обозреватель или программу SharePoint Designer, можно связать рабочие процессы со списками, библиотеками или типами содержимого, чтобы их можно было выполнять для элементов

Глава 12 Использование служб SharePoint совместно с Excel 2007

Глава 12 Использование служб SharePoint совместно с Excel 2007 В этой главе вы научитесь:• импортировать данные из электронных таблиц Microsoft Office Excel 2007 в службы SharePoint;• использовать веб-таблицы данных Access;• экспортировать списки SharePoint в электронные таблицы Office Excel 2007;•

Импорт данных из электронных таблиц Excel 2007 в списки SharePoint

Импорт данных из электронных таблиц Excel 2007 в списки SharePoint Часто встречаются такие ситуации, когда данные уже введены в электронные таблицы, но их нужно предоставить в совместное пользование другим членам группы. Службы SharePoint предоставляют возможность импорта данных из

Экспорт списка SharePoint в электронную таблицу Excel 2007

Экспорт списка SharePoint в электронную таблицу Excel 2007 В электронные таблицы Excel 2007 можно экспортировать содержимое списков SharePoint, результаты опросов и библиотеки документов. Экспортированный список или библиотека – это веб-запрос, который сохраняется обновленным, с

Экспорт таблицы Excel 2007 на узел SharePoint

Экспорт таблицы Excel 2007 на узел SharePoint Операцию создания списка SharePoint из Excel 2007 называют экспортом таблицы Excel. В Excel 2003 это называлось публикацией списка Excel. После размещения данных на узле SharePoint пользователи могут просматривать данные Excel 2007, не открывая Excel 2007. Как и в

Глава 13 Использование служб SharePoint совместно с Access 2007

Глава 13 Использование служб SharePoint совместно с Access 2007 В этой главе вы научитесь:• экспортировать данные из базы данных Microsoft Office Access 2007 в список SharePoint;• импортировать таблицу Access 2007 в список SharePoint;• перемещать данные из базы данных Access 2007 на узел SharePoint;• работать в

Связь таблицы Access 2007 со списком SharePoint

Связь таблицы Access 2007 со списком SharePoint В предыдущих двух упражнениях вы копировали данные так, что отдельные копии этих данных хранились и в базе данных Access 2007, и на узле SharePoint. Однако синхронизация этих двух наборов данных не выполнялась. Если вы не хотите хранить две

Глава 14 Использование служб SharePoint совместно с InfoPath 2007

Глава 14 Использование служб SharePoint совместно с InfoPath 2007 В этой главе вы научитесь:• создавать библиотеку форм при помощи Microsoft Office InfoPath 2007;• изменять существующую библиотеку форм;• заполнять форму;• изменять существующую форму;• создавать тип содержимого при помощи Office

Список — это набор данных, которыми можно поделиться с участниками группы и людьми, к которым вы предоставили доступ. Вы найдете готовые шаблоны списков, которые можно использовать в качестве отправной точки для организации элементов списков. Подробнее об этом можно узнать в Microsoft 365.

В этой статье описаны основы создания и использования списков. Вы можете создавать списки в Microsoft SharePoint, в приложении Списки Microsoft 365 или Teams. Узнайте, как начать работу со списками в Microsoft Teams.

Сведения о списках см. в следующих статьях:

Примечание: Обратите внимание, что сведения в этой области и типы доступных списков зависят отSharePoint используемой версии. Если вы не знаете версию, обратитесь к администратору, в службу поддержки или к руководителю либо см. SharePoint какую версию я использую?

Выберите заголовок ниже, чтобы открыть его и увидеть подробные сведения.

В организациях обычно используются списки разных типов, включая ссылки, объявления, контакты, отслеживание вопросов и опросы.

Списки также могут включать задачи, которые можно использовать в качестве точки для совместной работы группы или бизнес-решения. Во многих случаях списки обеспечивают быстрое и эффективное решение практически без изменений.

Например, можно использовать:

Задачи Включаем отслеживание владения и хода выполнения, а также временную шкалу на странице для привлекательной наглядной презентации контента списка.

Отслеживание вопросов Включает в себя хранение версий и версий для глубокого анализа проектов группы и общих задач.

Списки — это мощный и гибкий инструмент с большим количеством встроенных функций, представляющий собой надежный способ работы с данными, их хранения и совместного использования.

Можно создать список с большим количеством столбцов таких типов данных, как текст, число, выбор, денежное значение, дата и время, подстановка, да/нет и вычисляемый. К элементу списка можно также прикрепить один или несколько файлов, чтобы предоставить дополнительные сведения, например электронную таблицу с номерами телефонов службы поддержки или документ со справочной информацией.

создание представлений списка для у упорядотки, сортировки и фильтрации данных различными способами; изменение метаданных, таких как добавление и удаление столбцов, а также изменение правил проверки; и согласованно используйте списки на всех сайтах с типами контента, столбцами сайта и шаблонами. Например, можно просмотреть только текущие события из календаря на домашней странице и создать на другой странице визуальное представление ( аналогично настенному календарю).

Между списками можно создавать отношения, используя сочетание уникальных столбцов, столбцов подстановки и обеспечения отношений (каскадное и ограниченное удаление). Все это позволяет создать более подготовленное бизнес-решение и обеспечить целостность данных.

Можно создавать настраиваемые списки, отображать данные в веб-частях и на страницах веб-частей, импортировать данные из других программ, таких как Excel и Access, а также экспортировать их и устанавливать с ними связь.

Можно отслеживать версии и вести подробный журнал, требовать утверждение для изменения данных, обеспечивать безопасность на уровне элементов и папок, выполнять извлечение и возврат файлов, а также автоматически получать уведомления об изменениях с помощью извещений и RSS-каналов.

Можно упорядочить контент одного списка по папкам для удобства и повышения производительности, а также повысить общее быстродействие путем индексации крупных списков.

Ниже описаны некоторые способы работы со списками, которые упрощают управление данными в группе.

<c0>Отслеживание версий и ведение подробного журнала</c0>. Отслеживайте версии элементов списка,чтобы видеть, какие элементы изменились с версии на версию, а также кто изменил элементы списка. Если в более новой версии допущена ошибка, можно восстановить предыдущую версию элемента. Вести журнал списка особенно важно, если организации требуется отслеживать его развитие.

Требование утверждения. Укажите, что для просмотра элементом списка требуется утверждение. В этом случае элементы будут находиться в состоянии ожидания, пока сотрудник с соответствующим разрешением не утвердит или не отклонит их. Вы также можете определить, какие группы пользователей смогут просматривать каждый элемент списка до его утверждения.

Настройка разрешений. Укажите, могут ли участники списка читать и редактировать только созданные им элементы или все элементы списка. Люди, у которых есть разрешение на управление списками, могут читать и изменять все элементы списков. Вы также можете назначать отдельным элементам особые уровни разрешений (например, если в них содержится конфиденциальная информация).

Создание представлений и управление ими. Создание различных представленийодного и того же списка. Содержимое самого списка при этом не изменится, однако его элементы будут упорядочены или отфильтрованы, чтобы облегчить пользователям поиск самых важных или интересных данных.

Обновление списков. Независимо от типа обновляемого списка процесс добавления,редактирования и удаления элементов списка аналогичн.

Добавить или изменить элементы списка можно двумя способами:

с помощью формы (способ по умолчанию);

с помощью встроенной правки, при которой элемент добавляется непосредственно на странице списка.

Если список настроен на запись версий, при изменении элемента списка создается новая версия элемента списка. Можно просмотреть историю изменений элемента списка и восстановить предыдущую версию в том случае, если в новой была допущена ошибка.

Использование формул и вычисляемых значений. С помощью формул и вычисляемого значения можно динамически создавать данные в столбцах списка. Для этого можно использовать как сведения из других столбцов списка, так и системные функции. Например, с помощью функции [сегодня] можно назначить дату выполнения на день, отстающий от текущего на неделю.

Получение сведений об изменениях. В списках и представлениях используется технология RSS, поэтому участники рабочей группы могут получать обновления автоматически. С помощью RSS-каналов пользователи могут централизованно получать и просматривать обновления, а также сводки новостей и прочих сведений. Вы также можете создать оповещения, с помощью которых будете по электронной почте узнавать об обновлении списков или добавлении в них элементов. Таким образом можно удобно отслеживать важные изменения.

Создание связей между списками Создайте связь между двумя списками. В списке-источнике создается столбец подыска, который извлекает (или "ищет") одно или несколько значений из целевого списка, если они совпадают со значением в столбце подыска в списке.) При этом вы можете добавить в исходный список дополнительные столбцы из целевого списка. При создании столбца подытого можно также включить поведение связи, установив параметр каскадного удаления или ограничения удаления, который помогает обеспечить актуальность данных и предотвратить несоответствия, которые могут привести к проблемам в будущем.

Совместное доступ к сведениям о списке с помощью программы управления базами данных Если у вас установлена программа для работы с базами данных, например Access, вы можете экспортировать и импортировать данные на сайт и с сайта, а также связать таблицу из базы данных со списком. При работе с данными списка в базе данных Access также можно создавать запросы, формы и отчеты. См. статью Импорт данных в базу данных Access.

Согласованное использование списков на сайтах. Если ваша рабочая группа использует списки разных типов, вы можете обеспечить их согласованность с помощью типов контента, столбцов сайта и шаблонов. Благодаря этим возможностям вы можете повторно использовать параметры и структуру списка, чтобы повысить продуктивность работы. Например, можно создать тип контента для вопроса службе поддержки, задав для него определенные столбцы (такие как контактные данные клиента) и бизнес-процессы. Другой пример — создание столбца сайта с раскрывающимся списком названий отделов. Этот столбец можно будет повторно использовать в множестве других списков, чтобы исключить расхождения в названиях подразделений.

Работа с элементами списка в приложении электронной почты. Используйте почтовую программу, совместимую с технологиями Майкрософт, вы можете взять с себя важную информацию из списка. Например, с помощью Outlook вы можете просматривать и обновлять задачи, контакты и доски обсуждений на сайте. См. Подключение внешний список, чтобы Outlook.

Настройка целевой аудитории контента. Позволяет фильтровать элементы по группам.

Используемый тип списка определяется типом сведений, к которым предоставляется общий доступ.

Извещения. Делитесь новостями и статусом, а также напоминаниями. Поддерживает расширенные возможности форматирования, включая рисунки, гиперссылки и форматированный текст.

Контакты. Хранение сведений о группах и группах, с которых вы работаете. Если вы используете программу для управления электронной почтой или контактами, совместимую с технологиями Майкрософт, вы можете просматривать и обновлять контакты с сайта в другой программе. Например, вы можете обновить список всех поставщиков организации из почтовой программы, совместимой с технологиями Майкрософт, например Outlook. Список "Контакты" не предназначен для управления участниками сайта, но его можно использовать для хранения и передачи контактов в организации (например, списка внешних поставщиков).

Ссылки. Централизованное расположение для ссылок на Интернет, интрасеть организации и других ресурсов. Например, вы можете создать список ссылок на веб-сайты заказчиков.

Повышенные ссылки. Отображение набора действий связывать в визуальном макете.

Календарь Хранение событий группы или определенных ситуаций, например праздников компании. Содержит визуальные представления событий группы (как на настольном или настенном календаре), включая собрания, неофициальные встречи и события на целый день. С помощью этого вида списков также можно отслеживать основные вехи рабочей группы, такие как крайние сроки или даты выпуска продуктов, не относящиеся к определенным временным интервалам. См. создание представления календаря из списка.

Задачи Отслеживайте сведения о проектах и других событиях для вашей группы. Вы можете назначать людям задачи, а также отслеживать их состояние и ход выполнения. Если вы используете программу для работы с электронной почтой или задачами, совместимую с технологиями Майкрософт, вы можете просматривать и обновлять задачи с сайта в другой программе. Например, можно создать список "Задачи" для распределения бюджета организации, а затем просматривать и обновлять его в Outlook вместе с другими задачами. См. создание списка.

Project задач Хранение сведений о задачах с помощью представления Гэтта и оттеков хода выполнения. С помощью списков этого типа вы можете отслеживать состояние и ход выполнения задач. Если вы используете программу для работы с электронной почтой или задачами, совместимую с технологиями Майкрософт, вы можете просматривать и обновлять задачи проекта с сайта в другой программе. Например, можно создать на сайте список "Задачи проекта" для назначения заданий по созданию учебных руководств, а затем отслеживать ход их выполнения в приложении Project. См. создание списка.

Отслеживание вопросов Хранение сведений об определенных проблемах, таких как проблемы со службой поддержки, и отслеживание хода их выполнения. Вы можете назначать вопросы, распределять их по категориям и связывать друг с другом. Например, можно создать список "Отслеживание вопросов" для управления проблемами службы поддержки и их решения. При редактировании вопросов вы можете добавлять примечания, ведя таким образом историю примечаний без изменения исходного описания вопроса. Например, представитель службы поддержки может записывать каждое действие, выполненное для решения проблемы, а также его результаты. Список "Отслеживание вопросов" также можно использовать в сочетании с трехэтапным рабочим процессом, чтобы упростить управление решением вопросов и отслеживание состояния проектов. См. создание списка.

Опрос Собирайте и собирайте отзывы, например опрос об удовлетворенности сотрудников или тест. С помощью опроса вы можете создавать вопросы и ответы разными способами, а также просматривать отзывы и предложения. Если у вас установлена программа для работы с электронными таблицами или базами данных, совместимая с технологиями Майкрософт, вы можете экспортировать результаты для дальнейшего анализа. См. создание опроса.

Настраиваемые Начните список с нуля. Вы также можете создать настраиваемый список на основе таблицы, если у вас есть совместимая с технологиями Майкрософт программа для создания электронных таблиц. Например, можно импортировать из Excel список, предназначенный для хранения контрактов с поставщиками и управления этими документами. См. создание списка на основе таблицы.

Внешний список. Работа с данными, которые хранятся за пределами списка, но которые можно читать и писать в Microsoft 365. Источник данных для внешнего списка называется внешним типом контента. В отличие от Microsoft 365, внешний список использует Business Connectivity Services для доступа к данным непосредственно из внешней системы (такой как SAP, Siebel и Microsoft SQL Server), будь то база данных, веб-служба или бизнес-система.

Настраиваемый список в режиме таблицы. Создайте пустой список, похожий на настраиваемый список, но отображаемый по умолчанию в режиме таблицы. В режиме таблицы есть сетка данных для просмотра и редактирования данных в строках и столбцах. Можно добавлять и изменять строки и столбцы, применять фильтры и сортировку, отображать вычисляемые значения и итоги, а также без труда редактировать данные в ячейках сетки. Для работы в представлении таблицы Office 32-битный клиентский компьютер и браузер, который ActiveX элементов управления.

Список состояний. Отображение и отслеживание целей проекта. В этот список входит набор цветных значков, с помощью которых можно оценить степень выполнения поставленных задач.

Циркуляры. Отправьте участникам группы информацию, включая штампы подтверждения.

Список словарей IME (Майкрософт). Используйте данные из списка в качестве словаря IME (Майкрософт). С помощью редакторов метода ввода (IME) Майкрософт можно преобразовывать элементы столбца "Чтение" в элементы типа "Отображение" и просматривать контент в поле "Примечания" в окне примечаний IME. Эти данные можно связать с конкретным URL-адресом.

Список контента PerformancePoint. Хранение элементов панелей мониторинга, таких как системы показателей, отчеты, фильтры, страницы панелей мониторинга и другие элементы панели мониторинга, которые вы создаете с помощью конструктора панели мониторинга PerformancePoint.

Языки и переводчики. Используется для работы с процессом управления переводами в многоярной библиотеке. В этом рабочем процессе задачи перевода назначаются переводчикам, указанным в списке для соответствующих языков. Этот список можно создать вручную или автоматически при добавлении рабочего процесса "Управление переводом" в многоязыковую библиотеку.

Список ключевых показателей эффективности. Отслеживайте ключевые показатели эффективности, позволяющие быстро оценить ход выполнения задач, которые можно измеримы. Списки ключевых показателей эффективности можно настроить для отслеживания производительности с помощью одного из четырех источников данных: вручную, данных в списке Microsoft 365, данных в книгах Excel или данных из служб Analysis Services , которые являются компонентом Microsoft SQL Server. После создания списка ключевых показателей эффективности его можно использовать для отображения состояния соответствующих показателей на странице панели мониторинга.

Импорт листа. Используйте столбцы и данные из существующей таблицы. Для импорта листа требуется Microsoft Excel или другая совместимая программа.

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Сводка

Процесс синхронизации списков задач в Microsoft Outlook значительно различается в связи с Microsoft SharePoint Server 2013 и Microsoft SharePoint Server 2010. В этой статье описаны различия между функцией "Синхронизация с Outlook" в SharePoint Server 2013 и функцией "подключиться к Outlook" в SharePoint Server 2010.

Дополнительные сведения

В SharePoint Server 2013 списки задач синхронизируются с помощью сервера Microsoft Exchange Server. В настоящий сервер SharePoint Server и Exchange Server должны быть установлены в той же среде, чтобы списки задач могли правильно синхронизироваться. Например, SharePoint Server 2013 и Exchange Server 2013 или SharePoint Online 2013 и Exchange Online 2013 должны быть установлены в той же среде.

Сведения о том, как включить и использовать списки задач для синхронизации, см. в следующей статье:

Новые функции "Синхронизация с Outlook" в SharePoint Server 2013

SharePoint Server 2013 и Exchange Server 2013 должны быть установлены в одной среде.

SharePoint Server и Exchange Server должны быть либо локальными, либо подключенными к сети.

Элементы списка задач SharePoint синхронизируются с учетными записями Outlook только в том случае, если они назначены конкретному пользователю.

Сводка функции "Синхронизация с Outlook" в SharePoint Server 2013

Вы можете синхронизировать задачи из списка задач SharePoint Server 2013 с приложением Outlook для настольных компьютеров только в том случае, если эти задачи назначены вам.

Поскольку списки задач SharePoint Server 2013 используют Exchange Server для синхронизации, задачи обновляются в режиме реального времени и могут отображаться на любом устройстве, которое используется для доступа к Microsoft Outlook.

Если сервер SharePoint Server подключен к серверу Microsoft Exchange Server, а все клиентские компьютеры подключены к серверу Exchange Server, клиентские компьютеры получают сведения из списков задач непосредственно с сервера Exchange Server.

Чтобы списки задач SharePoint Server 2013 были синхронизированы с Microsoft Outlook, необходимо присоединиться. Самый простой способ сделать это — нажать кнопку "синхронизировать с Outlook" в одном из списков задач SharePoint Server.

Общие сведения о функции "подключение к Outlook" в SharePoint Server 2010

Списки задач вслепую синхронизируются с локальным классом приложения Outlook.

Задачи SharePoint можно просматривать только на клиентском компьютере, на котором был загружен список задач SharePoint. При входе на другое устройство необходимо синхронизировать список задач SharePoint с этим устройством, чтобы просматривать задачи.

Если задача создана для пользователя в списке задач SharePoint, пользователь не получит уведомление о том, что задача создана.

Чтобы списки задач SharePoint были синхронизированы с учетными записями Outlook, необходимо синхронизировать каждый список по отдельности.

Если вы выйдете из SharePoint Server, вы не сможете синхронизировать списки задач с сервером SharePoint, пока не снова войдет в нее.

Но хотя клиент электронной почты является основой основ для работы с общими календарями, планирования и других офисных функций, для управления контентом и документами он плохо подходит. Администраторы Microsoft Exchange Server имеют все основания полагать, что отправка больших документов в виде вложений по электронной почте - не лучший способ совместной работы с документами. Некоторые администраторы предлагают разумные компромиссы, которые слабо затрагивают заведенный порядок работы, ведь очень трудно изменить привычки пользователей, особенно если дело касается удобства. Microsoft Windows SharePoint Services (WSS) предназначен для решения именно этих задач.

Выберите правильные версии

Первая задача для совместного использования Outlook и SharePoint заключается в правильном выборе версий. Microsoft предлагает следующие версии продуктов SharePoint:

Есть и другие варианты SharePoint, но они основаны на одном из перечисленных выше четырех продуктов. Их отличие с точки зрения пользователя Outlook незначительно.

Для получения преимущества совместного применения Outlook и SharePoint, как минимум, потребуются версии WSS 2.0 и Outlook 2003. Это преимущество станет более заметным, если у вас есть версии WSS 3.0 и Outlook 2007. Не обязательно применять MOSS 2007 и SPS 2.0, так как WSS 2.0 и WSS 3.0 прекрасно справляются с задачей.

Полнота получаемых от интеграции преимуществ зависит от версии используемого программного обеспечения. В таблице 1 показаны возможности взаимодействия в зависимости от версий SharePoint и Outlook. WSS 2.0 и Outlook 2003 обеспечивают базовую, одностороннюю степень интеграции. В этой комбинации Outlook получает данные из SharePoint, однако изменения, выполненные в Outlook, не переносятся обратно в SharePoint. Для обновления ресурсов в SharePoint необходимо задействовать браузер, затем обновленный контент снова копируется в Outlook. Хотя это не самый удобный способ работы, он вполне подходит для многих групп и проектов и позволяет воспользоваться преимуществами специальных или групповых хранилищ, которые можно просматривать из Outlook.

Контент SharePoint, доступный из Outlook

При настройке совместного использования Outlook и SharePoint в первую очередь необходимо разобраться, как SharePoint хранит контент. Хотя интерфейс SharePoint использует web-страницы и web-сайты, большая часть контента SharePoint хранится в виде списков - календарные события, контакты, документы и т.п. Интерфейс SharePoint спроектирован именно для удобного доступа к этим основным спискам. Начиная с WSS 2.0 и Office 2003, Microsoft предоставляет интеграционные возможности, разрешающие приложениям Office типа Outlook пользоваться списками SharePoint для промежуточного обмена данными в формате HTML. На Рисунке 1 показан типичный список документов SharePoint при просмотре через web-браузер; на Рисунке 2 - тот же список документов из Outlook.

Рабочие области встреч (Meeting workspaces). На рисунке 3 показано, как собирать в одном месте все обычные типы контента, который может быть на встрече. Пользователи Outlook могут легко вставить рабочую область встреч при настройке приглашения на встречу. Рабочие области встреч предлагают списки повесток дня (agenda list), присоединенную библиотеку документов (associated document library), список задач и список решений (task list, decision list). Все приглашенные могут иметь доступ к ним и обновлять их, что позволит участникам обновлять повестку дня и предоставлять необходимые документы, не посылая изменения всем участникам.

Контакты (Contacts). Контакты - это записи, идентифицирующие людей, с которым мы взаимодействуем. В SharePoint контакты как правило используют совместно для работы над проектом или на сайте; контакты для группы ИТ будут отличаться от контактов отдела кадров. Контакты SharePoint аналогичны элементам Contact в Outlook и содержат много одинаковых свойств, как показано на рисунке 4. Используя список контактов в SharePoint, все, кто имеет доступ к этому списку, имеют одно место для обновления контактов, поэтому нет необходимости отслеживать и изменять объекты Contact. Можно было бы также задействовать общие папки для совместного использования контактов, но в этом случае каждый получатель должен будет самостоятельно следить за самыми последними версиями и вручную обновлять их.

События (Events). События представляют собой записи, описывающие назначенные встречи, совещания или другие календарные даты (appointments, meetings, calendar data). В SharePoint информация о календарных датах, как правило, является общей для проекта или сайта, это удобный инструмент для всех групп. Пользователи Outlook хорошо знакомы с календарными датами, поэтому наличие общих календарей для специальных проектов - причем с автоматическим обновлением этих календарей - большое достижение.

Задачи (Tasks). Задачи - это записи, перечисляющие закрепленные за участником проекта задания и сроки исполнения, как показано на рисунке 5. Как SharePoint, так и Outlook предлагают поддержку для создания и назначения задач, но список задач SharePoint виден всем пользователям. В этом случае не надо вручную посылать и обновлять эти задачи. Outlook напомнит о задачах SharePoint, которые необходимо выполнить, и покажет их в календаре ответственного лица.

Ленты RSS (RSS feeds) представляют собой файлы XML, описывающие web-контент без форматирования. Они позволяют пользователям подписываться на источники контента с регулярным обновлением. Хотя можно модифицировать WSS 2.0 для обеспечения лент RSS, ленты встроены в WSS 3.0 и доступны для большинства типов списков. Эта способность использовать ленты RSS является встроенной функцией Microsoft Internet Explorer (IE) 7.0 и Outlook 2007 и обеспечивает доступ практически ко всем типам данных, хранящимся в SharePoint. На Рисунке 6 показана лента RSS в Outlook.

Синхронизация контента

Для связывания Outlook с SharePoint не требуется устанавливать дополнительные компоненты; все необходимые элементы ActiveX уже включены при установке Outlook. По мере добавления ресурсов SharePoint, Outlook начинает отслеживать эти ресурсы. Обе рассматриваемые версии Outlook создают отдельный файл PST на локальном жестком диске для хранения контента SharePoint. Каждый список SharePoint представлен в Outlook как отдельная папка внутри этого нового хранилища. Когда новый контент публикуется в списке SharePoint, Outlook копирует его в соответствующую папку.

Этот способ синхронизации имеет свои особенности, о которых следует помнить. Во-первых, где бы ни запускался Outlook, он автоматически пытается синхронизовать ресурсы SharePoint. При доступе к серверу SharePoint всегда просматривается самая последняя версия ресурсов SharePoint, причем в автономном режиме не требуется запускать синхронизацию вручную. Отрицательная сторона заключается в том, что если Outlook не может подключиться к настроенным ресурсам SharePoint, появляются надоедливые напоминания об аутентификации и ошибки синхронизации.

Из-за этого способа синхронизации для поддержки автоматической синхронизации следует держать рабочие папки в хранилище SharePoint. Можно копировать из них в обычные папки только отдельные элементы, но при удалении связанных папок Outlook потеряет ссылку на SharePoint и прекратит их обновление. Соответственно, элементы, которые вы копируете или удаляете из этих папок, не будут обновляться в новых местах.

Наконец, персональное хранилище SharePoint привязано к используемому профилю Outlook и рабочему компьютеру; если вы одновременно пользуетесь настольным компьютером и ноутбуком, требуется добавить нужные ресурсы SharePoint к обоим экземплярам Outlook.

Настройка Outlook

Процесс для использования Outlook с SharePoint прост. Перечисленные ниже шаги дают представление об общих процедурах для доступа и работы с различными типами контента.

Для получения доступа к списку SharePoint:

Получите доступ к списку SharePoint, который нужно синхронизировать с Outlook.
Выполните одно из следующих действий:
Для списков контактов и событий WSS 2.0 и SPS 2.0 (Contact and Event) выберите параметр Link to Outlook (Связать с Outlook) в заголовке списка - см. пример этого параметра на Рисунке 4.
Для большей части списков WSS 3.0 и MOSS 2007 выберите пункт ConnectwithOutlook (Подключить к Outlook) в меню Actions (Действия) в заголовке списка.
Разрешите автоматическую синхронизацию Outlook с ресурсами SharePoint.
Если требуется, можно скопировать данные SharePoint в другие папки Outlook.

Для привязки вложенных файлов Outlook к совместным рабочим областям SharePoint Shared Workspace:

Для связывания приглашения на встречу Outlook с рабочей областью встречи SharePoint Meeting Workspace:

Откройте приглашение на встречу в Outlook. Введите необходимую информацию и заполните список участников.
Щелкните кнопку Meeting Workspace (рабочая область встречи) и укажите URL родительского сайта SharePoint.
Выполните одно из следующих действий:
Создав новую рабочую область, выберите параметр Createanewworkspace («Создать новую рабочую область»). Выберите язык шаблона и тип шаблона из списков.
При использовании существующей рабочей области выберите ее из списка.
Щелкните OK, чтобы создать приглашение на встречу и создать или связать рабочую область встречи.

Ограничения

Интеграция Outlook и SharePoint имеет свои подводные камни. Необходимо помнить о следующих ограничениях:

Другие ресурсы

Существует бесчисленное множество ресурсов посвященных SharePoint и Office. Многие из них содержат ценнейшую информацию по интеграции SharePoint с Outlook и с другими приложениями Office. Приведем здесь несколько лучших:

Лучше вместе

WSS представляет собой предпочтительную платформу Microsoft для совместного использования и управления документами и списками контента. Хотя продукт с каждой версией приобретает новые полезные свойства, предлагая больше степеней взаимодействия с приложениями Office, многие пользователи и администраторы далеко не полностью задействуют преимущества его возможностей, считая web-интерфейс слишком громоздким и неудобным.

Outlook - популярное приложение для повышения продуктивности, помогающее справляться с почтой, контактами, календарями и планами. Что касается интеграции, совместное использование SharePoint и Outlook позволяет в полной мере оценить возможности каждого продукта. Этот вид взаимодействия может преодолеть многие ограничения и недостатки инфраструктуры почтовых серверов (типа Exchange Server), такие как неконтролируемый рост версий документов и затруднения управления, предоставляя вместе с тем унифицированный интерфейс для решения ежедневных задач.

Таблица 1. Взаимодействие между версиями SharePoint и Outlook

Читайте также: