Справочники регистры обработки отчеты 1с
Обновлено: 07.07.2024
В программах 1С реализовано множество различных отчетов. Но не всегда они могут удовлетворить пользователя в поиске и формировании нужной информации. В данной публикации мы расскажем о таком виде отчета, как «Универсальный отчет», который есть и в 1С: Бухгалтерия предприятия и 1С: ЗУП. Ранее мы даже снимали видеоурок по работе с ним, однако все равно многие бухгалтеры незаслуженно обходят этот отчет стороной, предпочитая по-старинке сделать необходимый отчет вручную. Поэтому наглядно покажем все достоинства универсального отчета на примере программы 1С: ЗУП ред. 3.1.
«Универсальный отчет» можно открыть двумя способами:
• в разделе «Администрирование»;
• используя меню «Все функции».
Вариант 1.
Перейдите в раздел «Администрирование» - «Печатные формы, отчеты и обработки». Нажмите на гиперссылку «Универсальный отчет».
Вариант 2.
Открыть отчет через панель «Все функции…». Это немного дольше, но здесь вы можете найти еще много чего интересного для себя.
Раздел открывается в кнопке меню «Сервис и настройки» строки заголовка – в виде «кнопки-стрелочки».
Что делать, если у вас того пункта нет?
Панель «Все функции…» включается в меню «Настройки» - «Параметры».
Откройте этот раздел.
Установите галочку «Отображать команду «Все функции» и нажмите «Ок». Этот пункт появится у вас в выпадающем верхнем меню.
В разделе «Все функции» пользователь может открыть и посмотреть любой документ, справочник, отчет, регистр и т.п., имеющийся в программе. Не все они отображены на рабочем столе и многие скрыты от пользователя. Все объекты программы сгруппированы по разделам.
Разверните узел «Отчеты». В разделе вы увидите все отчеты программы, выстроенные по алфавиту. Пролистав список ниже, найдите «Универсальный отчет» и откройте его.
Сразу отметим, если вам отчет понравится и вы планируете им часто пользоваться, можете добавить его в «Избранное». Для этого нажмите на «звездочку» у его названия.
Этим вы облегчите в дальнейшем доступ к отчету: нажмите «звездочку» на строке заголовка программы и откроется пункт «Избранное» с сохраненной туда формой отчета.
Рассмотрим, какие возможности представляет нам этот отчет и на основании чего он формируется.
Инструментом «Универсальный отчет» можно сделать любую выборку информации из:
• регистров расчета; планов видов регистров.
Рассмотрим некоторые примеры и принцип его работы.
«Универсальный отчет» по данным справочников
Составим отчет по данным справочника «Физические лица».
Отчет можно сформировать по данным любого справочника.
Шаг 1. Выберите объект для составления отчета – «Справочник» и укажите информацию какого справочника хотите получить. В нашем примере справочник «Физические лица».
При первом формировании отчета не надо углубляться в настройки и делать какие-то отборы. Посмотрите информацию, которую выведет отчет, а далее при необходимости можете отобрать нужную.
Нажмите «Сформировать». Отчет нам «выдал» информацию из справочника физические лица: дату рождения, пол, ИНН, СНИЛС и т.п.
Давайте уберем не нужные столбцы.
В отчет выведены данные лишь те, которые мы отметили в настройке:
Используя такой вариант отчета, пользователь может проверить, все ли сведения внесены в справочники.
Проверим, у всех ли сотрудников внесен адрес электронной почты, для автоматической отправки расчетных листков.
Шаг 4. Снимите лишние отметки с полей. В поле для вывода информации мы добавили вывод значения электронной почты из справочника. Пользователь может добавлять и удалять поля отчета.
Сформируйте отчет – «Закрыть и сформировать».
Из отчета видно, что не у всех сотрудников внесены адреса электронной почты для рассылки расчетных листков.
Таким способом можно выбирать любые данные из справочников – для проверки сведений, для формирования списков для поздравлений и т.п.
Посмотрим, какую информацию можно получить еще с помощью «Универсального отчета».
Следующий вариант – это данные по документам.
«Универсальный отчет» по данным документов
В отличие от предыдущей настройки для формирования отчета по документам добавляются поля выбора периода.
Например, сформируем информацию по документу «Отпуск» за период с начала текущего года.
Шаг 1. Установите период отчета, укажите «Документ» и название документа – «Отпуск». Проверим отчет – нажмите «Сформировать».
Шаг 2. Откройте «Настройки». Сгруппируем наши документы по месяцам начисления.
Перейдите на закладку «Структура». Изначально здесь только одна строка «Детальные записи».
Выделите ее и нажмите кнопку «Обернуть ту строку в группировку по полю» и в открывшемся окне выберите поле для группировки. В нашем примере предложено по месяцам, т.е. выбираем поле «Период регистрации. Наша детализация должна выглядеть как на скриншоте – сначала «Период регистрации», а под ним со сдвигом «Детальные записи», т.е. строки с документами.
С помощью кнопок с закругленными стрелочками можно менять местами элементы группировки, а синими стрелками менять местами строки без группировки.
Шаг 3. Нажмите «Закрыть и сформировать» и посмотрите результат отчета.
В отчете информация по документу «Отпуск» сгруппирована по месяцу отражения начисления.
А в чем же разница, когда в разделе «Структура» записи стоят подряд (если бы мы просто добавили – «Добавить») или со сдвигом (группировка).
Шаг 4. Удалите настройку (кнопка-крестик) и добавьте поля снова – «Добавить». Группировку применять не будем, а лишь укажем – «Период регистрации» и «детальные записи».
Шаг 5. Нажмите «Закрыть и сформировать».
В основной части отчета информация выведена без группировки, но в верхней части сформированы итоги по месяцам.
Все варианты группировок и детализации можно комбинировать и придумать отчет по своему усмотрению.
Шаг 6. Выделите строку «Детальные записи» и нажмите кнопку «Сгруппировать» и выберите «Период регистрации». Так у нас период регистрации имеется просто строкой и дополнительно с группировкой детальных записей - иерархия.
Шаг 7. Сформируйте отчет с такой настройкой.
Мы объединили обе группировки в одном отчете.
Кроме выбора полей и группировки отчета, в настройке есть закладка «Отбор». В зависимости от выбора объекта отчета также, как и в любом другом отчете 1С, можно установить отбор по параметрам, допустимым для данного объекта. Например, отобрать данные по подразделению, организации и т.п.
Так пользователь может выбирать данные и группировать их по периодам из любых документов, введенных в программе.
«Универсальный отчет» по данным регистров сведений
Но кроме документов и справочников в программе имеются такие инструменты, как регистры. Записи, сформированные документами или справочниками, хранятся в регистрах сведений, накоплений и расчета. Пользователь не видит их, как может видеть документ или элемент справочника, но они существуют и на их основании формируются различные отчеты, хранится история изменения реквизитов справочников и т.п.
Рассмотрим некоторые примеры формирования отчета по данным регистров.
Регистр сведений – это объект конфигурации, позволяющий хранить данные в разрезе значений. Например, курсы валют – в разрезе валюты, графики работы сотрудников – в разрезе графиков, какие-либо настройки программы и т.п. Все записи хранятся в регистрах сведений и по любым записям выбранного регистра можно сформировать отчет и посмотреть данные.
Сформируем «Универсальный отчет» по регистру сведений «График работы сотрудников».
Шаг 1. Выберите вариант отчета – «Регистр сведений», укажите период и наименование регистра. В нашем примере – «График работы сотрудников».
Настройка последнего поля зависит от выбранных данных, потому вы можете просто поэкспериментировать, меняя вариант настройки и смотреть результат формирования отчета. Для примера выберем вариант «Срез последних».
Шаг 2. Нажмите «Сформировать». В отчете мы получили значения графиков работы каждого сотрудника.
Используя кнопку «Настройки» также, как мы рассматривали выше, можно убирать из отчета лишние колонки, добавлять данные и настраивать группировку. Все эти возможности зависят от выбранного регистра.
Не так давно мы рассматривали тему «Организация воинского учета в 1С: ЗУП». Давайте с помощью «Универсального отчета» и данных регистра сведений посмотрим, у всех ли сотрудников заполнены сведения о воинском учете.
Для этого достаточно выполнить следующие действия.
Шаг 3. Выберите наименование регистра сведений «Воинский учет» и нажмите «Сформировать».
В нашем примере данные внесены лишь у сотрудника Севрюков С.М. Судя по отчету, кадровику есть над чем поработать.
Сведения записываются в регистр не только при сохранении информации в справочниках, но и документами.
Например, возник вопрос: как посмотреть бухучет зарплаты сотрудника, в случае, если для разных сотрудников назначаются разные бухгалтерские проводки. Мы знаем, что для этих целей в программе есть документ «Бухучет начислений сотрудника».
И эти данные постоянно меняются. Как узнать, какой способ отражения установлен на текущий момент и по какому регистру мы можем получить эти данные.
Если вы в любом документе, в верхнем правом углу нажмете кнопку «Еще» и выберите команду «Движения документа», то увидите какие движения и по каким регистрам сформировал данный документ.
Данный документ внес записи в регистр сведений «Бухучет плановых начислений».
Если мы сформируем «Универсальный отчет» по данному регистру, мы получим сводные данные о бухучете плановых начислений сотрудников.
Шаг 4. Укажите «Регистр сведений» - «Бухучет плановых начислений» и нажмите «Сформировать».
Так мы можем посмотреть данные регистра сведений и по бухучету организаций (если их несколько), и бухучету подразделений, и по любым другим сведениям, имеющимся в программе. Выбираем регистр и нажимаем «Сформировать».
«Универсальный отчет» по данным регистров накопления
Кроме этого регистра в программе имеется такой регистр, как «Регистр накопления». Рассмотрим, что это и какие сведения по данным этого регистра мы можем получить в отчете.
Регистр накопления, в отличие от регистра сведений, накапливает числовые данные. В результате проведения документов эти данные увеличиваются и уменьшаются. На их основе формируются различные регламентированные отчеты. И зачастую возникает ситуация, когда пользователь не может понять, откуда взялась та или иная цифра в отчете, на помощь придет «Универсальный отчет», с выборкой данной по заданному регистру накопления.
Например, сформируем отчет по регистру накопления «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ».
По отчету можно проанализировать НДФЛ по датам получения дохода. Щелкнув дважды мышкой на ячейке с суммой и выбрав поле «Регистратор», можно посмотреть, каким документом зафиксирована запись в данный регистр.
Если суммы вызывают сомнения, зная, каким документом сделана запись, несложно найти ошибку.
Регистры – сложный механизм. Чтобы научиться и анализировать, необходимо понимать, что и откуда берется.
Еще раз напомним, об отчете «Движении документа» в кнопке «Еще» любого документа в 1С.
Просматривайте и анализируйте регистры, чтобы понимать логику их записей. Так, документ «Ведомость в кассу» формирует записи сразу по нескольким регистрам и все эти данные разойдутся по своим отчетам.
«Универсальный отчет» по данным регистра расчета»
Регистр расчета собирает и хранит расчет данных заработной платы. Он схож с регистром накопления, но вместе с ним задействован параметр «План вида расчета» и он периодический.
Регистр расчета представлен:
• регистр расчета «Начисления»;
• регистр расчета «Удержания».
Посмотрите «Отчет о движении документа «Начисление зарплаты и взносов». Помимо записей в регистры сведений и регистры накопления, последней строкой сделана запись в регистр расчета «Начисления».
И если сформировать «Универсальный отчет» по регистру расчета, выбрав вид «Начисления», получим собранные данные за указанный период.
В данном примере регистр расчета «Начисления» данные выбраны за месяц – сентябрь 2020 года.
Сформируем этот же вариант отчета с начала года. Данные регистра отражают в отчете сведения за указанный период.
Так, умело пользуясь таким инструментом как «Универсальный отчет», пользователь может получить любую информацию из программы 1С: будь то справочники, документы, записи регистров. И особое умение анализировать регистры 1С и их записи с помощью «Универсального отчета» облегчит работу бухгалтера и поможет с легкостью найти ошибки в других отчетах .
Разговор сейчас, в частности, пойдет о регистрах 1С:Бухгалтерии 8. Давайте вкратце выясним, что это такое и зачем оно нужно.
В своём курсе по 1С:Бухгалтерии Предприятия 8 я рассказываю пользователям и о том, как хранятся данные в конфигурации. Конечно, особые подробности тут не нужны, но, тем не менее, необходимо знать, какие виды данных присутствуют в 1С Бухгалтерии 8 и как с ними "управляться". Это важно ещё и потому, что далеко не всегда можно полагаться на то, что в программе есть абсолютно всё, что вам нужно.
Устройство программы, в том числе работа с регистрами, справочниками, отчётами и прочими компонентами рассматривается в нашем спецкурсе по конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 (240 уроков, 42 часа на видео). Посмотрите примеры уроков, учебный план и полное описание видеокурса!
Что такое регистры 1С Бухгалтерии и зачем они нужны
Допустим, что в течение месяца мы вводим в программу различные документы. Однако, в конце концов потребуется сформировать кое-какую отчётность. Откуда тогда 1С Бухгалтерия будет брать данные для формирования отчетов?
Для примера предположим, что данные будут браться из документов. В таком случае каждый раз при формировании любого отчёта программе понадобилось бы перебрать все документы, извлечь из них данные и только потом на основании этих данных составить затребованный отчет.
Очевидно, что такой подход к формированию отчетов, был бы неэффективен. Поэтому на практике и существует такое понятие как проведение документа. При проведении документа (в отличие от его простой записи в базу 1С) на основании заполненной пользователем формы 1С Бухгалтерия формирует так называемые проводки, то есть вносит одну или более записей в один или более регистров.
Регистры 1С — это просто таблицы, содержащие колонки и строки. Принцип тот же самый, что и у таблиц Excel или обычных "бумажных" таблиц.
Движение документа по регистрам — это записи, вносимые документом в регистры при проведении, называются.
Вот из этих-то регистров и берутся данные при формировании различных отчетов. Это гораздо быстрее, чем перебирать все документы. Именно по этой причине всегда следует внимательно относиться не только к заполнению формы документа, но и при необходимости контролировать формируемые документом проводки.
Виды регистров 1С Бухгалтерии
На самом деле, регистры в 1С:Бухгалтерии используются не только для хранения проводок документов, но и для других различных целей. В связи с этим существует несколько видов регистров:
- Регистры сведений
- Регистры накопления
- Регистры расчета
- Регистры бухгалтерии
Последний тип регистра как раз и хранит бухгалтерские проводки документов. Чем отличаются все эти регистры 1С друг от друга и почему, я рассказываю в читаемом мной курсе Бухгалтерии Предприятия 8. Здесь же приведу ещё раз список существующих регистров 1С, только в виде скриншота (на примере 1С Бухгалтерии 8.2).
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
А вот то же самое на примере 1С:Бухгалтерии 8.3:
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Просмотр регистров 1С Бухгалтерии
Никогда не помешает знать, где именно находятся в программе те или иные регистры и зачем каждый из них нужен. Ну хотя бы потому, что однажды (и очень даже запросто!) может потребоваться их просмотреть с целью поиска и исправления ошибок в учете (типичная задача при закрытии месяца).
Любой из регистров можно открыть с помощью форм, приведенных мной выше. То есть из общего списка регистров определенного типа. Для примера приведу самый известный регистр — регистр бухгалтерии. Впрочем, это название больше техническое, поскольку для пользователя он называется Журнал проводок.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
При открытии любого регистра данные там отображаются "в общей куче". Их можно отфильтровать по необходимым вам параметрам в точности также, как это можно сделать с документами.
Внесение изменений в регистры
Если вы еще раз взглянете на фрагмент содержимого регистра бухгалтерии 1С Предприятие на рисунке выше, то обратите внимание на отсутствие кнопки Добавить. Дело в том, что не во все регистры можно вносить записи напрямую, т.е. открыть его и добавить элементы (строки) вручную, как это можно сделать с документами или справочниками.
Вопрос на засыпку: знаете ли вы, что в некоторые справочники также нельзя вносить данные через всеми любимую кнопку "Добавить". Как думаете, почему?
А вот пример простого регистра сведений, в который записи вручную вносить можно. Использовать такие регистры, конечно, проще.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Если в регистре нет кнопки Добавить, то данные в такие регистры вносятся только так называемыми регистраторами. Смысл понятия регистратор иллюстрирует всё та же картинка с формой регистра бухгалтерии.
Подведём итоги
В регистрах 1С Бухгалтерии хранятся данные, не менее важные, чем записаны в формах документов. Очень важно уметь правильно работать с различными регистрами — это помогает понимать, все ли правильно делает программа (в соответствии с вашими потребностями).
Умение обращаться с регистрами помогает исправлять ошибки в учете.
Особенности разных регистров, внесение в них данных, типы регистраторов, различие между периодическими и непериодическими регистрами, а также многое другое, я рассматриваю в онлайн курсе 1С:Бухгалтерии 8, представленному на данном сайте.
Ещё также хочу добавить, что если вы не уверены, зачем нужен тот или иной регистр и как он работает, то лучше не вносите в него изменения вручную, поскольку потом могут возникнуть ошибки, в том числе трудно отслеживаемые. Последнему у меня посвящена отдельная статья.
Регистры бухгалтерского учета: поддержка в «1С:Предприятии 8»
Новый закон о бухгалтерском учете
С 1 января 2013 года вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ), который внес существенные изменения в требования к ведению бухгалтерского учета в России.
Напомним, что действие Закона № 402-ФЗ распространяется на экономические субъекты, к которым, в частности, относятся коммерческие и некоммерческие организации, индивидуальные предприниматели и лица, занимающиеся частной практикой, а также находящиеся на территории РФ филиалы и представительства иностранных и международных организаций.
Согласно положениям нового Закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ, изменены понятие объектов бухгалтерского учета, принципы и субъекты регулирования бухгалтерского учета; установлены новые требования к главным бухгалтерам; изменен состав и порядок представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, отменена обязанность по применению унифицированных форм первичных учетных документов и др.* Изменения затронули и регистры бухгалтерского учета.
* Подробнее о положениях Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» читайте: в № 2 (февраль), стр. 4; № 3 (март), стр. 13; № 4 (апрель), стр. 9; № 5 (май), стр. 7; № 6 (июнь), стр. 7; № 8 (август), стр. 9; № 11 (ноябрь), стр. 4; № 12 (декабрь), стр. 4 «БУХ.1С» за 2012 год; в № 1 (январь), стр. 6; № 2 (февраль), стр. 4; № 3 (март), стр. 4 «БУХ.1С» за 2013 год.
Регистры бухгалтерского учета - основа бухгалтерской (финансовой) отчетности
Согласно части 2 статьи 1 Закона № 402-ФЗ: «Бухгалтерский учет - формирование документированной систематизированной информации об объектах, предусмотренных настоящим Федеральным законом, в соответствии с требованиями, установленными настоящим Федеральным законом, и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности».
Она «должна давать достоверное представление о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период, необходимое пользователям этой отчетности для принятия экономических решений» (ч. 1 ст. 13 Закона № 402-ФЗ).
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
В соответствии с частью 1 статьи 10 Закона № 402-ФЗ данные, которые содержатся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.
Формы регистров утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 5 ст. 10 Закона № 402-ФЗ). Это подтверждается и в Информации Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ - 10/2012.
В отличие от ранее действующего Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ, Закон № 402-ФЗ устанавливает обязательные реквизиты регистров бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 10 Закона № 402-ФЗ):
1) наименование регистра;
2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;
3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
6) наименование должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (рис. 1).
Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ЭП) (ч. 6 ст. 10 Закона № 402-ФЗ).
Исправление в регистре должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (ч. 8 ст. 10 Закона № 402-ФЗ). В регистре не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за их ведение.
Формирование регистров бухгалтерского учета в «1С:Бухгалтерии 8»
Возможность формировать регистры бухгалтерского учета с учетом требований Закона № 402-ФЗ реализована:
- в программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) - начиная с релиза 3.0.16;
- в программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 2.0) - начиная с релиза 2.0.42.
Для ведения регистров бухгалтерского учета используются стандартные отчеты, формируемые в программе автоматически на основании данных учета:
- Оборотно-сальдовая ведомость;
- Шахматная ведомость;
- Оборотно-сальдовая ведомость по счету;
- Обороты счета;
- Анализ счета;
- Карточка счета;
- Справки-расчеты;
- Анализ субконто;
- Обороты между субконто;
- Карточка субконто;
- Сводные проводки;
- Отчет по проводкам;
- Главная книга.
В каждом стандартном отчете программы можно дополнительно отобразить единицу измерения, должность и расшифровку подписи лица, ответственного за ведение регистров бухгалтерского учета (см. рис. 1). Для отображения указанных сведений необходимо предварительно выполнить настройку в регистре сведений Ответственные лица организаций.
Рассмотрим порядок настройки и формирования регистра бухгалтерского учета на примере программы «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0). Рекомендации могут применить и пользователи «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 2.0),
Настройка регистра сведений «Ответственные лица»
Чтобы настроить регистр сведений Ответственные лица из меню Справочники и настройки учета - Организации нужно нажать кнопку Изменить (или открыть) текущий элемент (F2) - закладка Ответственные лица.
Далее следует перейти по гиперссылке Все ответственные лица. В форме Ответственные лица нужно выбрать значение Ответственный за бухгалтерские регистры и нажать кнопку Создать:
- в поле Физическое лицо необходимо выбрать ответственное лицо из справочника Физические лица;
- в поле Должность - должность ответственного лица из справочника Должности;
- в поле Действует с - установить дату, начиная с которой подпись ответственного лица будет выводиться в бухгалтерских регистрах.
После нажатия кнопки Записать и закрыть информация об ответственном лице в регистре сведений будет сохранена.
Формирование регистра бухгалтерского учета
Для формирования регистра бухгалтерского учета можно использовать стандартный отчет, например, Оборотно-сальдовая ведомость по счету (меню Покупки и продажи - Стандартные отчеты - Оборотно-сальдовая ведомость по счету):
- в полях Период следует установить период, за который формируется отчет;
- в поле Счет - выбрать счет, например, «62.01»;
- нажать кнопку Сформировать отчет.
По умолчанию, отчет не содержит в себе всех необходимых реквизитов, поименованных в части 4 статьи 10 Закона № 402-ФЗ. Для формирования регистра необходимо выполнить следующее:
- нажать кнопку Показать настройки, чтобы показать Панель настроек для дальнейшего оформления регистра бухгалтерского учета;
- перейти на закладку Дополнительные настройки. Если закладка не видна, то нужно использовать кнопку Изменить форму (в правом верхнем углу - см. рис. 2);
- на закладке Дополнительные настройки - установить флаги: Выводить заголовок, Выводить подписи и Выводить единицу измерения;
- нажать еще раз кнопку Сформировать отчет.
Теперь в отчете появятся дополнительные реквизиты (см. рис. 2):
- Единица измерения: рубль (код по ОКЕИ 383);
- должность и расшифровка подписи ответственного за ведение регистров бухгалтерского учета из регистра сведений Ответственные лица.
Теперь стандартный отчет содержит все обязательные реквизиты и его можно считать регистром бухгалтерского учета.
Кроме стандартных отчетов (например, отчеты Оборотно-сальдовая ведомость), которые могут быть сформированы как регистры бухгалтерского учета, существует возможность сформировать регистры бухгалтерского учета из Справок-расчетов (рис. 3), оформляемых в программе по регламентным операциям закрытия месяца (списание косвенных расходов, себестоимость выпущенной продукции и оказанных услуг и т.п.).
Возможность формирования регистров бухгалтерского учета из Справок-расчетов реализована начиная с релиза 3.0.19 «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0).
Как уже говорилось выше, регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 6 ст. 10 Закона № 402-ФЗ).
В программах «1С:Предприятие 8» с выходом очередных релизов будет реализовано хранение в информационной базе подписанных квалифицированной электронной подписью (ЭП) регистров бухгалтерского учета в электронном виде. Возможность подписать регистр бухгалтерского учета уже реализована.
От редакции. В целях методической поддержки пользователей «1С:Предприятия 8» фирма «1С» проводит семинары в 1С:Лектории, в т. ч. по вопросам нормативного регулирования бухгалтерского учета в 2013 году, практики применения Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и реализации его положений в «1С:Предприятии 8». В таблице приведен перечень мероприятий, которые уже состоялись в 1С:Лектории:
Практика применения нового закона о бухгалтерском учете (№ 402-ФЗ) и поддержка новых положений закона в «1С:Бухгалтерии 8»
Основные изменения законодательства с 2013 года и их реализация в программах "1С"
Изменения в нормативном регулировании бухгалтерского учета в 2013 году, поддержка изменений в «1С:Предприятии 8»
Составление учетной политики на 2013 год, настройка в «1С:Предприятии 8»
Изменения в нормативном регулировании бухгалтерского учета в 2013 году
Среди множества отчетов, в программах 1С имеется Универсальный отчет , позволяющий более глубже анализировать информацию, выбирать из информационной базы данные, которые нет возможности получить в других стандартных отчетах, при этом детализируя и оформляя отчет по своему усмотрению. Рассмотрим, какую информацию мы можем с помощью него получить в нашей инструкции.
Где найти Универсальный отчет в 1С 8.3
Рассмотрим, какую информацию мы можем получить с помощью Универсального отчета в 1С 8.3.
Универсальный отчет в 1С 8.3 — инструкция по настройке и использованию
Кроме выбора периода в нем есть еще некоторые настройки, в которых мы сейчас разберемся.
Для начала выбираем Вид объекта , по которому хотим сформировать Универсальный отчет в 1С 8.3. Далее уже можно будет детализировать и выполнить дополнительную настройку.
Универсальный отчет по виду документов
Например, при выборе вида объекта Документ , будет предложено выбрать наименование документа и указать какую информацию мы хотим получить. Выберем для примера документ Начисление зарплаты .
Далее в поле укажем, что мы хотим получить информацию о начисленном НДФЛ .
Нажав кнопку Сформировать , получаем отчет, который, как видим, очень громоздкий и неудобный для просмотра, в нем много пустых колонок и лишней информации, которая не нужна. Нажмем кнопку Настройки .
Выбрав вид отчета Расширенный , на вкладке Поля и сортировки , можем галочками отрегулировать какую информацию необходимо выводить в отчет. С помощью кнопок перемещения вверх/вниз можно поменять элементы местами.
При большом объеме информации данные отчета можно сгруппировать или установить отбор, например по подразделению (вкладка Отборы , кнопка Добавить отбор ).
Отчет готов и выглядит более компактно.
При установке отбора, можем установить настройку Показывать – В шапке отчета .
После нажатия кнопки Закрыть и сформировать в шапке настройки отчета у нас появится поле отбора по Подразделению .
Универсальный отчет по справочникам
Сформируем Универсальный отчет в 1С для отражения информации Справочников .
Предположим, нужно получить информацию об адресах всех работающих сотрудников и даты их рождения.
Далее выбираем, какие значения нужны для отчета Основные данные или Дополнительные реквизиты . В нашем примере, выбираем Основные данные .
Нажав кнопку Настройки , переходим на вкладку Структура и с помощью кнопки Добавить формируем структуру нашего отчета. Из открывшегося окна Выбор поля отчета , подбираем необходимые данные.
При определении структуры отчета на вкладке Состав группировки задаем поля нашего отчета с помощью кнопки Добавить .
У нас должна получиться вот такая строка с данными.
Также можем установить Отбор, с помощью кнопки Добавить отбор , например сотрудников, которые не находятся в архиве, соответственно, это работающие сотрудники.
Нажав кнопку Закрыть и сформировать , получаем вот такой отчет.
Таким образом мы можем проверить, все ли данные по сотрудникам занесены в справочник.
Для задания параметров оформления отчета в настройке есть вкладка Оформление , где можно изменить шрифт отчета, размер, цвет, ширину линий и другие параметры.
При этом на вкладке Оформляемые поля необходимо их указать.
Наш отчет стал выглядеть вот так.
Универсальный отчет по регистрам накопления
Множество вариантов Универсального отчета в 1С 8.3 можно сформировать и по регистрам накопления.
Для примера сформируем отчет по предоставленным вычетам НДФЛ, с указанием месяца налогового периода, кода вычета и выделением документов, которыми был предоставлен вычет (поле Регистратор ).
Получившийся отчет по регистру накопления Предоставленные стандартные и социальные вычеты выглядит следующим образом.
Видим, что в отчете строки по начислениям в каждом месяце повторяются. В данном примере, можем сгруппировать наши записи по месяцам, для более удобного отображения данных. Для этого на вкладке Структура , указав строку для группировки Месяц налогового периода , нажимаем кнопку Обернуть эту строку в группировку по полю . Далее уже детализируем поля для содержания нашего отчета – Регистратор , Код вычета , Физическое лицо . Поля можно выстраивать в том порядке, как удобно.
Реквизит Сумма выделен на вкладке Поля и сортировка .
Нажимаем Закрыть и сформировать и получаем Универсальный отчет в 1С немного другого вида, где данные по месяцам мы можем свернуть в группы.
Если захотим изменить группировку, объединив данные по физическому лицу, то верхняя строка структуры должна быть закреплена – Физическое лицо . И далее также указываем необходимые поля для детализации. В нашем примере – Месяц налогового периода , Регистратор , Код вычета .
В результате получается вот такой отчет, где как видно данные сгруппированы по Физическому лицу . С помощью кнопок +- можем сворачивать и разворачивать наши данные. При этом итоги по сумме строк отображаются по строке группировки – по Физическому лицу .
Универсальный отчет по регистрам сведений
Примером отчета, сформированного по регистрам сведений могут быть данные о лицевых счетах сотрудников.
Настройка Универсального отчета в 1С 8.3 для работы с регистрами сведений выполняется аналогично описанному выше.
Универсальный отчет по регистрам бухгалтерии
Универсальный отчет в 1С по регистрам бухгалтерии по составу отражаемой информации напоминает карточку счета.
По кнопке Настройки можно также сделать настройки отчета, выбрав для себя необходимые параметры.
В отчете при отборе необходимо выбирать конечный субсчет счета, иначе отчет сформируется пустым.
На вкладке Поля и сортировки выберем показатели, которые хотим увидеть в отчете.
Например, нам интересны обороты в сумме. Для того чтобы в отчете они отразились по возрастанию, с помощью голубой стрелочки вправо, можно перенести показатель, по которому хотим включить сортировку. Таким образом, задаем порядок сортировки Сумма – По возрастанию.
На вкладке Структура задаем желаемые поля нашего отчета. В данном варианте отчета, значение показателя будет зависеть от выбранного счета. Указав в качестве группируемых полей Суконто1 Дт, Субконто2 Дт, получим отчет в разрезе субконто, какие они – зависит от счета.
Так, у счета 62.01 Субконто 1 – Контрагент, Субконто 2 – Договор. Нажав кнопку Закрыть и сформировать , получаем отчет по контрагентам, с указанием договоров и сумм по этим договорам в порядке возрастания.
Добавив к полям третье субконто, получим такой же отчет, но уже с детализацией по документам.
Группируемые поля будут выглядеть следующим образом.
В результате получаем отчет.
В результате наш отчет сформирован в разрезе организаций (в нашем примере она одна).
Таким образом, меняя настройки, можем составлять целые аналитические таблицы, с отбором, сортировкой и группировкой показателей.
Так, выбрав регистр, по которому необходимо получить сведения, выполнив настройки, можно получить любой отчет.
Например, сформируем в 1С Универсальный отчет по начислениям, с отбором данных по коду НДФЛ.
Нажав кнопку Настройка , отметим необходимые поля и для удобства отображения данных, установим сортировку их по коду (перенеся показатель для сортировки в правое окно, с помощью голубой стрелки вправо).
На вкладке Структура мы ничего не задаем, поэтому там должна остаться группировка Детальные записи (но не пустая строка).
Сформировав отчет, получаем вот такие данные. Из него видим, по каким кодам у нас проходили начисления в программе.
Таким образом, с помощью Универсального отчета в 1С 8.3, можем формировать и анализировать необходимую информацию из информационной базы, распечатывать ее, отправлять по электронной почте, можем сохранять настройки отчета и выбирать настройки из ранее сохраненных с помощью кнопки на панели инструментов.
Также Универсальный отчет из 1С можно сохранить в различных форматах (Excel, PDF и др.).
Такой отчет доступен практически во всех конфигурациях 1С.
См. также:
Если Вы еще не подписаны:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
-
В данной статье мы расскажем о том, как с помощью.В данной статье мы расскажем о том, как с помощью.Бывает, у бухгалтера возникает ошибка при формировании расчетной ведомости Т-51.В этой статье мы расскажем, как сформировать отчет по сотрудникам.
Карточка публикации
(3 оценок, среднее: 4,67 из 5)
Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>
Все комментарии (1)
Благодарю за актуальную информацию
Добавить комментарий Отменить ответ
Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.
Вы можете задать еще вопросов
Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8
Вы можете оформить заявку от имени Юр. или Физ. лица Оформить заявкуНажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>
Актуальный и своевременный семинар, помог учесть некоторые моменты в отчете за 2020г.
Читайте также: